В какой архив сдавать документы при ликвидации. Какие документы сдаются в архив при ликвидации предприятия

На основании положения статьи 9 закона «Об архивном деле в Российской Федерации» документация негосударственной организации считается ее частной собственностью. Однако при ликвидации организации обязательным условием является сдача документов на хранение в архив. Данное мероприятие проводится и в случаях реорганизации, когда осуществляется передача документации правопреемнику (срок передачи дел в обоих случаях - два месяца).

Также нужно передавать на ведомственное хранение дела с периодичностью примерно раз в 3 года. При наличии значительного документооборота может потребоваться временное хранение документации, для чего предусматривается возможности организации временного хранения документов.

Порядок формирования архивных дел

Для упрощения последующего поиска требуемого документа в архиве дела должны быть сформированы по определенным параметрам. С этой целью был разработан специальный справочник, в котором указывается порядок распределения служебных документов по заголовкам в систематизированном порядке - номенклатура дел. Ее составление происходит в конце календарного года, она вводится в действие уже в наступившем году.

Для формирования дел могут использоваться различные признаки, например, номинальный (приказы, протоколы и пр. объединяются в отдельные папки). Также может применяться предметно-вопросный метод (с учетом содержания документа - судебное, личное дело и пр.), корреспондентский (по адресу) и иные.

Максимальное количество листов в одном деле не должно насчитывать свыше 250 листов. Когда же число документов, которые относятся к данному делу, значительно больше, то требуется разбивка на тома.

Сроки хранения документации

Документы налогового учета

В данную категорию входят документы, по которым осуществляется расчет, уплата налогов. К ним относятся акты, чеки, квитанции, накладные, платежки на уплату налога. Согласно Налоговому Кодексу (пп.8 п.1 ст. 23) они подлежат хранению на протяжении 4 лет. В случае же списывания приобретенного основного средства отсчет срока длительности хранения документов начинается только после полного признания этого основного средства в расходах.

Бухгалтерская документация

Сдача бухгалтерских документов в архив производится на основании Федерального закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011 и архивным законодательством (Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»). Длительность хранения банковских и кассовых документов, всей первичной документации, учетной политики, документов инвентаризации, бухгалтерской отчетности равняется 5 годам. Расчет срока начинается с начала года, который следует после года прекращения применения документа. Готовая бухгалтерская отчетность должна храниться на постоянной основе.

При выявлении срока хранения бухгалтерских документов, стоит принимать во внимание вероятность их востребованности в случае возникновения в организации убытка, который списывается на протяжении 10 лет. При этом налоговые органы могут осуществить проверку за последние три года, вследствие чего рекомендуемый срок хранения документации возрастает до 13 лет.

Кадровая документация

Сдача кадровых документов в архив осуществляется в соответствии с архивным законодательством. В течении 75 лет осуществляется хранение документации, в которой зафиксированы льготы граждан, социальные выплаты (аттестационные заключения, личные дела, карточки, трудовые договора и иные.). На протяжении 5 лет сохраняется табели учета рабочего времени, документация о командировки и пр.

Этапы подготовки документов перед сдачей на архивное хранение

1) Экспертиза практической и научной ценности документации

Данное мероприятие производится специально созданной комиссией, в число которой обычно входят представители бухгалтерии, кадровой службы и архивист. Задачей членов комиссии является полистный осмотр документов, в ходе которого происходит разграничение документации по трем категориям:

• Для передачи в архив . В архив отправляются дела по личному составу, постоянного и временного хранения со сроком от 10 лет.
• Для хранения в структурных подразделениях компании. Сдача документов в архив организации подразумевает выявление документов с временным сроком хранения меньше 10 лет.
• Для уничтожения.

В ходе полистного осмотра также происходит выявление недостатков, подлежащих устранению. Затем оформляются протоколы, в которых утверждаются описи на хранение либо уничтожение. По периодичности заседания комиссии специально оговоренных сроков нет, оптимальный вариант - раз в год.

2) Оформление архивных дел.

Под оформлением дел понимаются работы по их учету, нумерации листов, а также составлению заверительной надписи с внутренней описью документации. Для оформления дел временного хранения используется упрощенная схема (проверка их наличия, предварительная систематизации, передача в архив). Нумерация и подшивка не требуются. Для дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и личного состава обязательно проходят такие процедуры, как подшивка, переплет, нумерацию, оформление реквизитов титульного листа. Для особо ценных дел (среди них - личных, судебных и т. п.) предусматривается составление внутренних описей.

В качестве верхнего листа должен выступать самый первый в году документ. Каждый лист подвергается нумерации черным графитным карандашом с 1 по 250 в верхней правой части документа обязательно на лицевой стороне. В листе-заверителе указываются отсутствующие страницы и с дефектами (надорванные, подклеенные и пр.).

3) Работы по описанию документов постоянного и долговременного хранения.

Данные мероприятия подразумевают составление внутренней описи документов дела, в которой фиксируются индекс дела, номера листов дела, его заголовок. Заполненная опись должна быть в начале дела. Далее наступает черед прошивки, переплета и оформления обложки, в которой должны быть указаны название организации, подразделение, номер дела и тома, заголовок, дата заведения, дата закрытия дела. Готовые дела вносятся в описи, составляемые для каждого вида дел по отдельности (личного состава, постоянного и временного хранения) в минимум трех экземплярах. Один экземпляр описи передается на хранение в структурное подразделение для подтверждения сдачи дел в архив.

4) Обеспечение их сохранности.

До момента передачи в архив хранение подготовленных дел осуществляется специалистами делопроизводственной службы самой организации, которые несут за них ответственность. Для их хранения требуется наличие запирающихся шкафов, которые не допускают попадания света и пыли на документацию. Расположение дел осуществляется на основании номенклатуры дел, которая располагается на внутренней стороне шкафа.

Предусматривается возможность их временного использования, для чего требуется разрешение начальника делопроизводственного подразделения. В деле сохраняется заверенная копия документа, фиксируется причина выдачи оригинала.

5) Непосредственная передача документации в архив

В целях оптимизации процесса дела передаются в архив на основании графика, который составлен архивным учреждением, согласовывается руководителем структурного подразделения, производящего сдачу документов, утверждается руководителем организации.

Передача документации осуществляется на основании описей. В обязанности сотрудника архива входит проверка правильности формирования дел, оформления, соответствия количества дел в предоставленной описи, номенклатуре дел организации. При обнаружении недостатков их устранение производится силами сотрудников делопроизводственной службы организации.

Сотрудник архива принимает каждое дело, при этом на двух экземплярах описи ставится пометка о наличии дела. После сверки дел внизу описи документируется число принятых в архив по факту дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, подписи сотрудника архива и организации.

Нюансы процедуры уничтожения документов

Утилизации подлежит документация временного срока хранения до 10 лет при условии истечения указанного периода. Основанием для уничтожения является решение экспертной комиссии, которое зафиксировано в протоколе. Внесение документов, подлежащих утилизации, осуществляется в специальную форму - Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. В нем присутствуют такие графы, как индексы, заголовки дел, сроки хранения и крайние даты.

В любом государстве и при любом его политическом устройстве время от времени происходит такое явление, как .

Думаю, ни для кого не секрет, что процесс этот чрезвычайно сложный, во многом даже болезненный: передаются основные средства, выплачивается задолженность поставщикам и подрядчикам, осуществляются окончательные расчеты с персоналом по оплате труда, а также иные предусмотренные им по законодательству выплаты; сверка отчетности с налоговым органом, и т.д. и т.п. И вместе со всеми перечисленными мероприятиями этой громоздкой процедуры одним из значительных является передача архива предприятия в организацию, которая обеспечит его хранение.

Проблема сохранения той части архива, которая касается дел по личному составу, главным образом затрагивает кадровиков. Но прежде чем рассказать, каким образом осуществляется процесс передачи дел, обратимся к действующему законодательству.

Архивное законодательство о передаче документов при ликвидации предприятий

Фрагмент документа. Пункт 9.7 Основных правил работы архивов организаций

9.7. При ликвидации организации ее документы подлежат передаче в организацию, являющуюся ее правопреемником.

9.7.1. При ликвидации организации, являющейся источником комплектования государственного архива, без правопреемника документы постоянного срока хранения и документы по личному составу передаются в архив вышестоящей организации. В случае невозможности передачи документов в вышестоящую организацию по решению комиссии, образованной для передачи дел и имущества (ликвидационной комиссии), согласованному с соответствующим органом управления архивным делом, эти документы передаются в государственный архив.

9.7.2. Документы по личному составу ликвидированной организации при отсутствии правопреемника и вышестоящей организации передаются на временное хранение в специализированный архив (центр) документов по личному составу, а при его отсутствии - в государственный архив.

9.7.3. Уничтожение документов с неистекшими сроками временного хранения организаций, ликвидируемых без правопреемника, проводится только по решению соответствующего органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации или муниципального образования и оформляется актом с приложением описи уничтожаемых документов.

9.7.4. Документы ликвидируемой без правопреемника организации, срок хранения которых на момент ликвидации истек, уничтожаются в порядке, установленном в п. 2.4.1 - 2.4.7 настоящих Правил.

9.7.5. Организацию упорядочения документов ликвидируемой организации, передачи их на хранение или уничтожение осуществляет ликвидационная комиссия.

Эти основные положения, приведенные в разд. 9 Основных правил, являются основанием для проведения процедуры передачи дел.

Рассмотрим ситуацию, когда у ликвидируемого предприятия его правопреемник отсутствует. При этом мы должны руководствоваться п. 9.7.1 Основных правил. В данном случае прежде всего мы должны определить, является ли наше ликвидируемое предприятие источником комплектования государственного архива. Это можно узнать у соответствующего органа управления архивным делом.

Обычно госархив формируют крупные предприятия, действующие в системе федеральных министерств или ведомств. Основные правила для ликвидируемых организаций, у которых правопреемник отсутствует, предлагают два алгоритма действий:

Первый вариант - это передача архива ликвидируемого предприятия в вышестоящую организацию;

Второй вариант - передача такого архива в соответствующий государственный архив.

Если у организации нет ни правопреемника, ни вышестоящей организации, следует передать бумаги в один из специализированных архивов (центров) документов по личному составу. Они созданы в некоторых субъектах Российской Федерации. Например, в Москве подобные архивы действуют на основании Постановления Правительства Москвы от 01.02.2000 N 81 "О создании архивов административных округов".

Но следует отметить, что такие архивы или центры в нашей стране пока созданы далеко не везде. В случае отсутствия такого архива функции архивов по личному составу возложены на соответствующие государственные архивы.

Итак, наиболее частой бывает ситуация, когда ликвидируется предприятие, которое ранее никогда не являлось источником комплектования государственного архива. При этом отсутствует правопреемник ликвидируемого предприятия (допустим, его хозяин просто официально решил закрыть свое дело). Естественно, отсутствует и вышестоящая организация. На этом наиболее распространенном случае автор данной статьи и хотел бы остановиться подробнее.

Сдача документов в архив при ликвидации - Куда обращаться, чем руководствоваться, что передавать

В период своей ликвидации для решения вопроса о передаче архивных документов предприятию необходимо обратиться в соответствующий орган управления архивным делом, действующий на территории своего субъекта Российской Федерации. Информацией о его местонахождении обычно располагает местная администрация. В настоящее время практически каждая администрация имеет свой сайт в сети Интернет, поиск соответствующей информации в которой значительно ускорит получение необходимых сведений.

К первоначальной беседе с архивистами вам необходимо подготовиться:
- установить крайние даты документов, образующих архивный фонд вашего предприятия и
- подсчитать количество дел, подлежащих передаче на архивное хранение, отдельно по каждой категории (постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения, временного (до 10 лет) хранения и по личному составу).

Приступая к передаче в государственный архив документов по личному составу, необходимо учитывать требования соответствующего государственного архива, в который они будут передаваться. В Основных правилах говорится, что они обязательны для всех негосударственных организаций. Но при наличии у конкретного архива своих особых требований, которые, как правило, всегда обусловлены весомыми причинами, следует относиться к ним с уважением и принять их к сведению и исполнению.

К категории документов по личному составу относятся документы, образующиеся в деятельности кадровых служб (приказы по личному составу, личные дела, личные карточки сотрудников и т.п.) и бухгалтерии (лицевые счета по заработной плате). При ликвидации предприятия, для отбора документов, подлежащих передаче на архивное хранение, мы руководствуемся пп. 8.1 разд. 8 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

Вот примерный перечень документов по личному составу, которые могут существовать на предприятии:
- приказы по личному составу (или распоряжения, записки и т.п.);
- должностные инструкции;
- личные дела уволенных сотрудников;
- трудовые договоры;
- личные карточки уволенных сотрудников, в том числе временных (ф. Т-2);
- характеристики работников;
- документы (выписки из протоколов, списки трудов, отчеты) конкурсной комиссии по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц (работников);
- протоколы заседаний комиссии по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет;
- списки работников;
- указатели к приказам по личному составу;
- книги (журналы, карточки) учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников;
- книги (журналы, карточки) учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов), трудовых соглашений;
- книги (журналы, карточки) учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним;
- невостребованные личные документы (трудовые книжки/трудовые списки, дипломы, аттестаты, свидетельства и т.п.);
- лицевые счета по заработной плате сотрудников (либо при отсутствии таковых - документы, их заменяющие: расчетно-платежные ведомости, налоговые карточки);
- акты о несчастных случаях.

По требованию принимающей стороны предприятие должно передать ряд дополнительных документов, например, учредительные (подлинники или копии свидетельств о регистрации, перерегистрации, ликвидации, уставов, учредительных договоров и т.п.).

Сдача документов в архив при ликвидации организации 0 Как подготовить документы

Согласно подразделу 9.3 Основных правил все имеющиеся на предприятии документы "передаются... в государственный архив в упорядоченном состоянии...". В пп. 3.7.23 Основных правил описан порядок систематизации дел по личному составу.

Фрагмент документа. Подпункт 3.7.23 Основных правил
Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности:
приказы (распоряжения) по личному составу;
списки личного состава;
карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной описи личных дел);
личные дела (при отсутствии отдельной описи личных дел);
лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);
невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);
акты о несчастных случаях.

Приказы по личному составу

Приказы по личному составу необходимо сформировать так, чтобы каждое дело ограничивалось только приказами, изданными в рамках одного года. Затем внутри года приказы должны быть систематизированы в хронологическом порядке. Обратите внимание на следующий нюанс: обычно номера ставятся в соответствии с датами, но встречаются случаи нарушения такого порядка. Например, приказ от 28 января имеет номер 12-к, а приказ от 16 февраля - номер 7-к и т.п. Это - явное нарушение правил регистрации внутренних служебных документов, которое, к сожалению, исправить юридически корректно невозможно. Если вы столкнулись с подобным казусом, необходимо придерживаться порядка систематизации приказов только по датам, отразив этот факт при составлении предисловия к описи.

Теперь несколько слов об основаниях и приложениях к приказам. Следует помнить, что приложение является составной частью документа, а значит, должно остаться вместе с ним. Основания таковыми не являются и поэтому должны из приказов изыматься и формироваться в отдельные дела (если так не было сделано изначально). Автор данной статьи обращает особое внимание и на необходимость изъятия копий и черновиков приказов.

К сожалению, в небольших предприятиях приказы директора по основной деятельности, как и приказы по административно-хозяйственным вопросам, часто ведутся вместе с приказами по личному составу. Это тоже нарушение правил регистрации и правил формирования документов. По логике, в таких случаях изменить ничего нельзя: ведь приказы уже зарегистрированы в валовом порядке, и поэтому их необходимо оставить в деле по порядку тех номеров и дат, в соответствии с которым они были заведены. Правда, даже в таких ситуациях некоторые архивы требуют, чтобы приказы по основной деятельности и приказы по административно-хозяйственным вопросам от приказов по личному составу были отделены. В связи с этим данный вопрос нужно оговорить с архивом, в который будут передаваться документы, и руководствоваться в своей работе разъяснением, полученным от архива.

Личные дела

Личное дело ведется несколько лет (и учитывается в архивном деле по дате увольнения сотрудника). Основанием для завершения личного дела является наличие в нем соответствующих документов об увольнении.

Для удобства практического использования личных дел в архиве каждое дело желательно формировать по отдельности. Но есть другой способ: формировать несколько личных дел в комплексы (несколько дел сотрудников в одну или несколько папок за каждый год). Документы, которые сотрудник заполняет до приема на работу (личный листок и автобиография), должны располагаться в начале дела; затем - копии документов об образовании сотрудника, направления на работу, характеристики, рекомендательные письма и т.п. И только после них, по хронологии дат, должны располагаться документы, отражающие вопросы приема, внутреннего перемещения (перевода) и увольнения сотрудника (его личное заявление, копии или экземпляры приказов и т.п.).

Особое внимание необходимо обращать на соответствие внутренней описи документов личного дела, составленной специалистом кадровой службы предприятия, фактическому содержанию дела. При обнаружении недостачи каких-либо документов необходимо принять оперативные меры к их розыску либо к документальной фиксации установленных фактов. Поскольку все мероприятия по ликвидации требуют максимальной оперативности их исполнения, достаточно хотя бы составить о таком случае соответствующий акт и поместить один его экземпляр в конкретное личное дело.

Личные карточки

Обязательным условием приема документов на архивное хранение является наличие личных карточек сотрудников формы Т-2. Ведь если в делопроизводстве кадровой службы предприятия личные дела не велись, личные карточки являются единственным видом документов, в которых фиксируются личные данные о сотрудниках. Кроме того, если личные карточки заполнялись правильно, они могут быть очень удобным справочным материалом для поиска необходимых документов при выполнении запросов граждан и организаций.

Личные карточки формируются по годам увольнений сотрудников (как и личные дела), систематизируются по алфавиту фамилий, имен и отчеств сотрудников; при необходимости - внутри конкретных годов делятся на тома.

При наличии нескольких личных карточек, заведенных на одного и того же сотрудника, архивы обычно требуют формирования в дело всех имеющихся карточек. Это положение, конечно, можно оспорить, так как очень часто более новые карточки не только продолжают, но и повторяют записи, сделанные в прежних карточках. Однако требование оставить обе обусловлено желанием иметь возможность в дальнейшем обнаружить ошибки, которые могли быть сделаны при переносе сведений из одной карточки в другую.
Иногда личные карточки формируются в личных делах. Автор данной статьи не сторонник такого способа их формирования. Но окончательное решение, безусловно, за принимающей стороной. Поэтому если у вас используется именно такой способ, обязательно проконсультируйтесь с принимающей стороной по поводу того, как отобразить этот факт в учетных документах - в описи, предисловии к описи и т.п.

Лицевые счета по заработной плате

Лицевые счета по заработной плате уникальны тем, что только в них содержатся сведения о размерах заработной платы и прочих выплатах. В случае отсутствия на предприятии лицевых счетов на архивное хранение вместо них могут быть приняты расчетно-платежные ведомости или налоговые карточки.

Трудовые книжки и иные невостребованные документы

В кадровой службе предприятия могут храниться невостребованные трудовые книжки и другие личные документы: дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства, которые в свое время и по разным причинам не получили уволенные сотрудники. В соответствии со ст. 342 Типового перечня данные документы подлежат хранению в срок "до востребования", а невостребованные - не менее 50 лет. На основании этой статьи Типового перечня все невостребованные трудовые книжки и аналогичные им документы должны быть переданы на архивное хранение.

Передача таких документов осуществляется следующим образом. Документы систематизируются по годам увольнения сотрудников на основании записей об увольнении. Трудовые книжки, если записи об увольнении сотрудников в них были в свое время внесены, систематизировать по годам обычно не сложно. Если же записей об увольнении в трудовых книжках не имеется, кадровой службе необходимо их сделать на основании имеющихся документов по личному составу (приказов, личных карточек, лицевых счетов и т.п.) и заверить запись в трудовой книжке печатью предприятия.

Безусловно, одну или две невостребованные трудовые книжки, появившиеся за один календарный год, сформировать в дело нетрудно. Сложнее, если их имеется не один десяток. В таком случае мы, в соответствии с требованиями Основных правил, осуществляем деление всего годового объема трудовых книжек на тома. При этом объем одного дела не должен превышать 250 листов, а толщина корешка дела не должна превышать 4 сантиметров.

Теперь поговорим о папках для таких дел. Все невостребованные подлинные личные документы не должны подвергаться традиционному переплету, то есть нитками в четыре прокола. Они формируются в картонные папки с завязками. Обычно не рекомендуется использовать папки с покрытием из очень темного материала или материала, на который трудно поставить архивные штампы и оформить обложку. На каждое дело (том) необходимо составить внутреннюю опись (образец внутренней описи см. в примере 1). Опись составляют следующим образом.

Номера в первой графе проставляются в рамках одного дела (тома) валовой нумерацией.
Индекс дела, необходимый для второй графы, указывается по последней номенклатуре дел. Если номенклатуры дел на предприятии нет и никогда не было, что в коммерческих организациях бывает очень часто, данную графу придется оставить пустой.

В третьей графе указывается дата документа. Посоветуйтесь с архивом, принимающим ваши дела, как лучше указать даты: только дату выдачи трудовой книжки или крайние даты, то есть с начала записей до последней записи, зафиксировавшей увольнение сотрудника.

В четвертую графу вносится заголовок документа - его фактическое название и полные фамилия, имя и отчество бывшего сотрудника, которому они принадлежат, в родительном падеже. Для лиц, изменявших фамилию в период трудовой деятельности на предприятии, как основная используется последняя фамилия, по которой данный сотрудник увольнялся из данного предприятия. Она указывается первой, а за ней (в скобках) - прежняя или прежние фамилии.

В связи с тем что данные документы являются личными и мы не имеем права нумеровать листы такого дела, пятая графа должна остаться незаполненной.

Шестая графа используется для необходимых примечаний, касающихся особенностей физического состояния дела, отдельных его листов и т.п.

Составляем лист-заверитель, оформляем обложку дела и опись передаваемых дел

После завершения работы по формированию документов в дела осуществляется их переплет (кроме невостребованных личных документов). Затем оформляются заверительные листы, обложки дел и составляется сводная опись дел по личному составу. Опись составляется по годовым разделам. Дела связываются в связки или формируются в архивные коробки в зависимости от того, какие требования будут на этот счет у принимающей стороны.

При составлении данного листа-заверителя предполагалось, что при нумерации отсутствуют литерные и пропущенные листы; к делу не составлялась внутренняя опись; при формировании дела не возникло существенных отступлений от требований Основных правил; не имеется существенных недостатков в части физического состояния дела.

Оформления обложки дела по личному составу.

Здесь остались незаполненными реквизиты "Код государственного архива", "Код организации" и "Наименование архивного учреждения". Это обусловлено тем, что оформление данных реквизитов требуют не все государственные архивы либо заполняются они не полностью. Стоит учитывать, что при отсутствии деления дела на тома реквизит "Том" не заполняется.

Сводная опись дел поличному составу.

Если предприятие не имеет структуры, вместо наименований структурных подразделений указывается только год годового раздела. Необходимые рекомендации об особенностях составления заголовков дел, оформления описи и т.п. следует получить у специалистов архива, в который будут поступать документы, так как в Основных правилах учтено далеко не все.

После завершения обработки дел сводная опись дел по личному составу предприятия должна быть рассмотрена экспертной комиссией (далее - ЭК) предприятия, которая создается на основании разработанного предприятием Положения об ЭК и приказа директора предприятия о ее создании. Результаты рассмотрения оформляются протоколом (см. пример 5), о котором в грифе согласования (в левом нижнем углу последнего листа описи) указывается соответствующая отметка (дата и номер). Затем происходит согласование описей с передающей стороной.

Что еще следует учесть при садче документов в архив

Представим себе, что на момент ликвидации предприятия сроки хранения некоторых документов истекли. В этом случае после завершения упорядочения документов по личному составу на них составляется соответствующий акт, а дальнейшая работа по их официальному уничтожению проводится в в соответствии с требованиями п. п. 2.4.1 - 2.4.7 Основных правил. Иными словами, сначала должны быть обработаны дела, составлены, утверждены и согласованы описи дел по личному составу, а только потом можно браться за уничтожение документов.

Причем следует помнить, что уничтожение документов производится в специальных пунктах вторсырья, где вам необходимо получить соответствующую квитанцию, наличие которой отражается в акте. Сама квитанция будет являться приложением к нему.

Кстати, к документам, сроки хранения которых истекли, согласно п. 2.4.2. Типового перечня можно отнести документы постоянного хранения, отложившиеся в процессе делопроизводства ликвидируемого предприятия. Если у предприятия нет правопреемника, уничтожить их будет легче, так как при этом возникает меньше оснований, обусловливающих необходимость их хранения. Государственные архивы такие документы, как правило, стараются не принимать.

Но если все же имеется правопреемник, данные документы могут потребоваться последнему в его работе. Словом, этот вопрос также необходимо проработать и решить с принимающей стороной исходя из практической ценности данных документов.

Что касается уничтожения документов с неистекшими сроками хранения, то если данные документы ни для кого не могут представлять какой-либо ценности (имеются в виду юридические лица, главным образом - налоговые, правоохранительные, судебные и т.п. органы), их уничтожение в принципе возможно, но только "по решению соответствующего органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации или муниципального образования", которое "оформляется актом с приложением описи уничтожаемых документов".

Отдайте важную документацию в надежные руки. Любая компания, начинающая процедуру ликвидации (банкротства), непременно сталкивается с проблемой сдачи документов на долговременное хранение в архив. Это связано со многими факторами, в первую очередь с правилами, установленными законодательством России.

Ответственность за сдачу архива

При банкротстве предприятия ответственность за сдачу архива несут конкурсные управляющие. Данная процедура очень сложна для неосведомленных лиц и должна выполняться профессионалами. Наша компания имеет солидный опыт данной сфере. Гораздо проще обратиться к нам, чем пытаться что-то сделать самим. Не теряйте времени – оно бесценно!

Наша компания при заключении договора обязуется в установленные сроки передать на постоянное хранение особенно ценные и уникальные документы вашей фирмы. Вся документация пройдет процедуру упорядочения в соответствии с научно-справочным аппаратом.

Срок сдачи в архив при ликвидации и банкротстве.

Юр.адрес компании на момент ликвидации

Москва Московская обл. Другой регион

Период функционирования организации

Менее 3 лет от 3 до 5 лет от 5 до 10 лет более 10 лет

Среднее число работников в год Общее число работников всего

чел.

Существует ли база по зарплате, которую в случае необходимости можно будет использовать для восполнения недостающих лицевых счетов / расчетных ведомостей?

Есть ли договоры подряда (заключенные не со штатными работниками)

примерное числов в год всего

Имеется документ, подтверждающий факт или процесс ликвидации (решение суда, лист записи ЕГРЮЛ и т.д.)?

Все работники уволены?

Срок сдачи в архив: 2 мес.

Документы для Госархива

Вся кадровая документация, например, дела по личному составу, личные карточки Т-2, трудовые договоры, ликвидируемые вашей организацией, подлежат хранению в городском архиве. Передача документов в архив при банкротстве в соответствии с законодательством РФ является обязательной. Такого рода документы хранятся в государственном архиве после завершения процесса банкротства (ликвидации) организации.

Сдача документов в архив при банкротстве

Помимо всего вышеперечисленного, к каждому сформированному делу необходимо прикрепить описи и предисловия к ним. Без такого научно-справочного аппарата вашу документацию не примет ни один архив. Принимая то или иное дело, сотрудники Главархива склонны тщательнейшим образом сверять дело. Сверка происходит с описью и с правильностью оформления. Также у разных подразделений архива имеются в запасе свои, уникальные требования к документам, принимаемым ими на долгое хранение.

Сдача архива при банкротстве профессионалами

Если сдача архива при банкротстве стала для вас непосильной задачей, не тоните в этой процедуре, поручите дело профессионалам. Нашей компании по плечу любые трудности, связанные с процессом передаче документов в архив при банкротстве

Cдача документов в архив при ликвидации или реорганизации на государственное хранение.

В случае официальной ликвидации юридического лица, а также при смене юридического адреса на другой субъект РФ, смене собственника - в обязательном порядке передаются на государственное хранение документы по личному составу. Эти документы имеют особую ценность для государства, так как на их основании рассчитывается трудовая пенсия сотрудников, работавших на ликвидируемом предприятии. В состав, документов передаваемых в обязательном порядке на государственное хранение, входят: приказы по личному составу, личные карточки формы Т-2, лицевые счета либо р/п ведомости, трудовые договоры. Эти документы хранятся в государственных архивах 75 лет.

Архивисты компании «Архивная служба» выполняют полный комплекс услуг по сдаче документов на государственное хранение при ликвидации компании. Наши сотрудники полностью обработают архивный фонд предприятия: систематизируют дела, переплетут документы, оформят обложки дел с проставлением архивных шрифтов и штампов, составят описи на документы, напишут научно-справочный аппарат к фонду передаваемых на государственное хранение документов. После обработки фонда ликвидируемой компании мы согласуем с государственным архивом историческую справку и описи на передаваемые документы, пройдем экспертную комиссию. Более того, наша курьерская служба доставит ваши документы в принимающий архив.

В результате сотрудничества с компанией «Архивная служба» вы снимаете с себя все заботы, связанные с передачей документов на государственное хранение при ликвидации юридического лица, всю рутинную работу мы возьмем на себя, вы получите на руки документы из архива, подтверждающие факт передачи архивного фонда вашей компании на государственное хранение.

Наши цены

Наши преимущества

• 7 лет успешной работы на рынке
• Оплата после выполнения работ
• Возможна отсрочка платежа
• Гибкая ценовая политика
• Безналичная/ наличная форма оплаты
• Широкий спектр услуг
• У нас работают профессионалы
• Работаем быстро и качественно

Куда отдавать документы после ликвидации фирмы или ИП? Такой вопрос возникает очень часто. Любая организация, совершая процесс самоликвидации, сталкивается с большим количеством проблем, начиная от выплат задолженностей или сверки налоговых отчетов и заканчивая грамотным оформлением документации фирмы, а также определением места ее хранения.

Согласно законам РФ, документы ликвидируемой компании следует передать в распоряжение государственного или муниципального архива, при этом никакого значения не имеет официальный статус и конечная цель упраздняемого предприятия.

На сегодняшний день на территории России порядок мероприятий с документами при аннулировании фирмы регламентируют, помимо Гражданского Кодекса, следующие законодательные акты:

• «Основные правила работы архивов организаций»;
• «Об архивном деле в РФ»;
• «Об обществах с ограниченной ответственностью»;
• «Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ».

Документы, подлежащие передаче в архивное учреждение

Следует обязательно при ликвидации компании отправлять в архив документы постоянного хранения и по личному составу, срок действия которых равен 75 годам. Выполнение данного требования является крайне важным для уволенных работников, так как вышеуказанная документация – это единственное основание для начисления им в будущем пенсий, а также восстановления трудового стажа, в том числе и льготного.

1. Документы постоянного срока хранения (т.е. эти документы после закрытия или ликвидации организации) руководитель обязан передать в обработанном состоянии на постоянное хранение в Архивный фонд РФ (Государственный, городской или муниципальный архивы):

• приказы по основной деятельности
• журнал регистрации приказов по основной деятельности
• штатные расписания
• структура организации
• номенклатура дел
• описи дел
• акты об уничтожении дел и утрате документов
• целевые программы информатизации
• прейскуранты, ценники, тарифы на продукцию и услуги
• годовые планы и отчеты
• годовые бухгалтерские балансы
• годовые отчеты в фонды (ФСС, ПФ, Статистика) и ИФНС
• годовые сметы и др.
• уставные документы
• документы о приватизации
• реестры акционеров
• реестры владельцев ценных бумаг
• списки лиц, имеющих право на дивиденды
• журналы, книги учета работы с акциями
• заключение ревизионных комиссий, аудиторов, органов финансового контроля
• гранты
• лимиты
• паспорта сделок
• документы о благотворительной деятельности
• и другие документы

2. Документы по личному составу (45 — 75 лет хранения):

• приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение работников)
• журналы регистрации приказов по личному составу
• штатные расстановки (с указанием Ф.И.О. и окладов сотрудников)
• личные дела работников
• личные карточки форма Т-2
• трудовые договоры с физическими лицами
• журналы регистрации трудовых книжек (50 лет)
• лицевые счета работников
• расчетно-платежные ведомости (при отсутствии лицевых счетов)
• сведения о совокупном доходе работника за год
• индивидуальные сведения о доходе работника (для ПФ)
• списки работников на производстве с вредными условиями труда
• табели и наряды работников вредных профессий
• акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний (45 лет хранения ЭПК)
• акты, заключения, отчеты, протоколы, справки о производственных авариях и несчастных случаев (45 лет хранения ЭПК). Если связано с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами — хранить постоянно.
• и другие документы

Кроме того, в государственный архив должны быть переданы и документы временного хранения, которые продолжают быть в силе, ведь данная информация может оказаться значимой с юридической или экономической точки зрения. Стоит также подчеркнуть, что передача документации в упорядоченном виде осуществляется ликвидатором и только на основании соглашения, подписанного представителями архива и ликвидационной комиссии.

Документы временного срока хранения (5 — 10 лет хранения)

Приказы на отпуска и командировки

Приказы по административно-хозяйственной деятельности

Договоры с юридическими лицами

Документы по госзакупкам

Акты о приеме выполненных работ

Бухгалтерские документы

Путевые листы

И другие документы

Подготовка документов в архив

Совершить процедуру самостоятельной обработки документов для непрофессионала крайне сложно, поэтому рекомендуется воспользоваться помощью сотрудников специализированных фирм, заключив с ними предварительно соглашение на оказание услуг по упорядочению и экспертизе ценности документации.

Места хранения ценных бумаг аннулируемой организации

При упразднении компании первоочередное право на получение документации имеет фирма-правопреемник либо вышестоящее в отношении ликвидируемой организации предприятие. В случае если по закону таких учреждений нет, ликвидационная комиссия обязана обратиться в специализированный центр, в обязанности которого входит временное хранение документов по личному составу.

К сожалению, на текущий момент такие особые архивы созданы только в некоторых регионах страны, что существенно затрудняет деятельность не только государственной архивной организации, но и ликвидационного органа.

Так, согласно законодательным нормам, муниципальный архив обязан принять в распоряжение документы личного состава и постоянного хранения, однако при отсутствии свободных площадей на момент обращения он вправе отказать и разместить на своей территории бумаги временного срока. В подобной ситуации достаточно целесообразно воспользоваться услугами профессиональных архивных фирм, при сотрудничестве с которыми возникает куда меньше проблем.

Условия передачи документов в архив или иное специализированное учреждение

Крайне важно соблюсти при оформлении документов в архивную организацию все формальности. Не следует забывать, что во время фактического вручения бумажного наследия компании ликвидационной комиссии, стоит подписать передаточный акт, согласно которому она получает все права по управлению делами.

В последствие именно данный орган по аннулированию предприятия заключает договор с архивным центром, где прописывается отдельным пунктом, что финансовые затраты, связанные с подготовкой и последующим хранением документов, возлагает на себя ликвидируемая компания. В договоре с архивной организацией также имеет принципиальное значение указание об уничтожении документов в связи со сроком истечения их действия и возмещением расходов.

Вместе с тем, заключать соглашение не требуется источникам государственного комплектования, которыми чаще всего являются крупные ведомственные предприятия. Для выяснения, обладает ли компания подобным статусом, следует обратиться в соответствующий орган управления архивными делами.

На какие нюансы обратить внимание при аннулировании организации?

При ликвидации компании необходимо учесть следующие немаловажные аспекты:

• ознакомиться с архивным учреждением посредством запросов в местную администрацию и до передачи документов в архив выяснить заранее предъявляемые к ним требования;
• продумать все пункты договора приема-передачи, зафиксировать обязательства всех сторон, проверить наличие дел и составить акт с указанием их количества, а также технического состояния;
• позаботиться об особо важных документах и передать их в специальные архивохранилища.

Таким образом, каждая компания, подвергающаяся ликвидации, обязана провести данную процедуру согласно всем нормативным актам и требованиям, поскольку от правильности действий напрямую зависит будущее бывших работников фирмы.

Надеюсь теперь вам стало более понятно, куда и каким образом сдаются документы после ликвидации фирмы или ИП