Приказ о штатном расписании. Штатное расписание организации: кто оформляет, сроки, образец заполнения

Чтобы узнать какие профессии существуют и сколько получают сотрудники, занятые на них, необходимо посмотреть штатное расписание. Этот документ является одним из основных на предприятии, в нем закрепляются не только зарплата, но и необходимая для деятельности численность работников. В связи с важностью документа, штатное расписание на 2019 год оформляем по всем правилам.

Штатное расписание по форме Т-3 - это локальный нормативный акт, закрепляющий на предприятии его организационную структуру.

А также перечень профессий, существующих в компании с указанием числа необходимых для деятельности людей. Фактически документ полностью состоит из таблицы, где данные сгруппированы по отделам.

Зарплата в нем отражается за календарный месяц, с расшифровкой по ее составляющим частям. Исходя из этих показателей определяются расходы компании на привлечение наемного труда, составляются различные планы, а также осуществляется принятие важнейших решений в области управления фирмой.

Штатным расписанием руководствуются при внесении данных в сотрудников - это соглашение должно содержать название профессии работника, соответствующее строго утвержденному штатному расписанию, а также определенный размер зарплаты.

На основании этого документа также кадровый специалист может определить наличие вакансий. Для этого им необходимо сведения из штатного расписания сравнить с фактическим числом принятых работников. Если на предприятии существует потребность, инспектор по кадрам подает заявку в службу занятости.

Внимание! Законодательство не закрепляет данный локальный акт в составе обязательных нормативов, которые должны быть в каждой фирме. Однако, если на предприятии принимается решение о проведении установленных государством процедур (например, увольнение по сокращению штата), то штатное расписание должно существовать.

К тому же другие локальные акты компании могут предусматривать обязательное наличие его в фирме. К ним в первую очередь относится . А также необходимость существования на предприятии штатного расписания может устанавливать ссылка в трудовом контракте с работником к нему.

При этом каждому руководителю следует помнить, что его компанию могут привлечь к ответственности не за отсутствие штатного расписания, а за его неправильное оформление.

ООО и ИП – кто должен составлять штатку?

ТК РФ в части регламентирования обязательных условий устанавливает необходимость соответствия указанной в договоре профессии и соответствующей ей зарплаты данным штатного расписания хозяйствующего субъекта.

Отсюда можно сделать вывод, что штатное расписание обязательно должно быть в компании или предпринимателя, если у них существуют трудовые контракты.

Таким образом, если ИП работает самостоятельно без привлечения наемных сотрудников, штатное расписание он не должен составлять. Привлечение им исполнителей по гражданским договорам также не потребует оформление этого локального акта.

ООО и другие формы организации юридического лица, у которых есть хотя бы договор с директором фирмы, уже должны разрабатывать и использовать штатное расписание.

Создание штатного расписания в компаниях, в основном, возлагается на специалистов кадровой фирмы, которые проводят ряд мероприятий по определению трудозатрат по каждой указанной в этом акте профессии. На основе полученных изысканий определяют требуемое количество работников, чтобы предприятие могло осуществлять свою деятельность.

Если численность работников на предприятии незначительна, данная обязанность может быть возложена на бухгалтера, экономиста, юриста или самого руководителя.

Требования к документу

Законодательство не требует соблюдения каких-либо особых правил в отношении штатного расписания, за исключением того, что должность или профессия, указанная в нем, должна соответствовать должностям и профессиям, которые работодатель записывает в трудовых соглашениях, оформляемым с каждым работником.

Рекомендуется придерживаться формы штатного расписания, которая установлена Росстатом (форма Т-3).
Утверждать локальный акт следует приказом руководителя.
Допускается составление штатного расписания на нескольких листах, при этом прошнуровывать и скреплять их подписью и печатью необязательно. Можно просто скрепить листы скрепкой.
В некоторых ситуациях профессии, отраженный в штатном расписании обязательно должны соответствовать справочникам профессий и должностей, а также помимо названия надо еще отражать в документах их шифры (Например, наличие профессий с опасными и вредными факторами).
Наличие на штатном расписании фирменной печати не является обязательным.
При изменении штатного расписания, если они незначительные, можно просто издать приказ на эти коррективы, а само штатное оставить в прежнем виде.

Скачать бланк и пример заполнения формы Т-3 на 2019 год

Образец заполнения штатного расписание

Для оформления штатного расписания была разработана специальная форма Т-3. Однако она не является строгой к применению - фирма может ее изменить, исходя из собственных нужд, либо разработать свою собственную, с применением обязательных реквизитов. Штатное расписание на 2019 год оформляем по всем правилам по предложенной ниже инструкции.

Внесение информации в штатное расписание начинается с указания наименования компании, а в специальном поле справа - согласно справочнику ее .

Далее проставляется номер текущего штатного расписания. Его необходимо присваивать исходя из количества документов, которые ранее использовались в этом году. Рядом записывается дата, когда было составлено данное расписание.

Следом записывается дата, с которой документ начинает действовать. Она может быть аналогична дате составления, либо наступать позднее. Однако недопустимо, чтобы день начала действия был раньше, чем день оформления документа.

Правее от этого поля располагаются графы, в которые записываются сведения о приказе, утвердившем документ (его номер и дата), а также общее количество штатных единиц в нем.

Сам документ выглядит как большая таблица.

Графа таблицы «Структурное подразделение» должна содержать наименование отдела, согласно разработанной организационной структуре. В том случае, когда вместе с письменным обозначением отдела введено еще и цифровое, оно должно быть указано в следующей графе.

Как правило, код формируется из цифр, либо первых букв наименования отдела. Однако если у компании открыто несколько филиалов или обособленных подразделений, то в код отдела можно также включить обозначение города, код региона и т. д.

В графу «Должность» необходимо записать название должностей, которые присутствуют в компании. Очень важно оформить структуру документа таким образом, чтобы после указания названия подразделения в предыдущей графе столбцом перечислялись входящие в него должности.

Рекомендуется при указании наименований должностей руководствоваться справочником ОКПДТР. Но для коммерческих компаний это правило не является обязательным к использованию. В то же время бюджетные учреждения обязаны заносить в штатное расписание должности только из этого справочника, и дополнительно еще указывать разряд либо класс работника.

бухпроффи

Важно! Коммерческая компания обязана указывать разряд и класс у тех должностей, которые относятся к вредным либо опасным. Этот факт имеет значение при установлении льготного стажа и времени досрочного выхода на пенсию.

В графу «Количество штатных единиц» вносится число работников, которые должны быть приняты на эту должность. Если по ней предусматривается также прием совместителей, то их количество записывается дробным выражением, соответствующем размеру выплачиваемой ставки - например, 0,5.

В графу «Размер оклада» записывается тот оклад, который работник будет получать во время работы на этой должности. Нужно помнить, что точно такой же оклад записывается и в трудовом соглашении с сотрудником.

Также следует учитывать:

Если на предприятии либо в отношении данной должности принята сдельная форма оплаты, то в данную графу записывается размер заработка, полученный путем умножения тарифной ставки на объем созданной продукции за месяц.
Если для данной должности введена почасовая оплата, то в этой графе можно записать размер оплаты труда за один час. После этого в этой же строке, но в графе «Примечание» необходимо указать – «Почасовая оплата труда», а также сделать отсылку к распорядительному документу, который установил данную особенность.

Далее следует несколько граф, объединенных одним подзаголовком «Надбавки». Сюда нужно записывать сведения о различных стимулирующих выплатах, если таковые имеются и установлены Положением о зарплате, Положением о премировании либо другими внутренними актами. Размер премии может записываться не только фиксированной суммой, но также в виде процента, коэффициента и т. д.

В графу «Всего» записывается общий фонд зарплаты по этой должности. Он рассчитывается как умножение размера зарплаты на число штатных единиц.

В графу «Примечание» нужно заносить различные пояснительные надписи. Например, если на момент оформления нового штатного расписания по какой-либо должности есть вакансия, то этот факт необходимо отразить в данной графе.

Завершается составление документа путем подсчета и указания общего количества штатных единиц и общего фонда оплаты труда.

После этого полностью составленный документ должен быть подписан главным бухгалтером и кадровым сотрудником, ответственным за его оформление.

Порядок утверждения штатного расписания

Шаг 1. Разработать документ

Прежде всего необходимо выявить все потребности организации в штатных единицах составить предлагаемую к рассмотрению форму штатного расписания.

Шаг 2. Издать приказ руководителя

Введение в действие штатного расписания производится путем издания приказа, который утверждается руководителем фирмы. Для него нет обязательной формы - такое распоряжение можно составить на фирменном бланке в произвольном виде. Главное, чтобы приказ об утверждении штатного расписания включал в себя дату, с которой начинает действовать новый документ.

Причем такая дата может как быть одинаковой с датой принятия приказа, так и наступать заметно позднее. Однако вводить в действие штатное расписание задним числом нельзя. Не получится указать в приказе дату, которая на момент его принятия уже прошла.

Если в компании принято, что каждый год нумерация всех значимых документов начинается сначала, то выполнять нумерацию штатного расписания можно по тому же принципу. Причем это будет наиболее целесообразным, если изменения штатного расписания каждый год носят массовый характер - это будет избавлять от больших номеров документа в будущем.

Внимание! Если вводится в действие новое штатное расписание, то в него целесообразно включить пункт об отмене действия старого, которым руководствовалась кадровая служба до этого времени.

Шаг 3. Ознакомить сотрудников компании с принятым документом

Все принятые в компанию сотрудники должны быть ознакомлены с действующими в ней локальными нормативными актами, которые затрагивают трудовую деятельность. Данные документ не затрагивает напрямую трудовую деятельность и по мнению Роструда с ним знакомить работников не обязательно.

Внимание! Если в трудовом контракте или коллективном договоре оклад сотрудников устанавливается на основании утвержденного в компании штатного расписания, то с ним обязательно нужно ознакомить всех работников. Для этого можно применять .

Порядок внесения изменение в штатное расписание

Этот документ должен сохранять свою актуальность в любое время. Поскольку штатку периодически запрашивают во время проверок государственные органы, необходимо своевременно вносить в нее все возникающие изменения.

Порядок внесения изменений в штатное расписание будет прямо зависеть от того, какое количество изменений нужно отразить в документе:

Если их большое количество, то проще полностью отменить старое штатное расписание, и ввести в действие новый документ, учитывающий все необходимые изменения.
Если же количество правок, которые нужно внести в штатку небольшое, тогда ответственному работнику лучше всего составить приказ о внесении изменений в штатное расписание.

Обычно можно выделить следующие ситуации, при которых требуется выполнить изменения в документе:

Создание новых отделов или подразделений;
Организация новых должностей;
Изменение названия имеющихся должностей;
Изменение оклада либо ставок работников;
Закрытие отдела, подразделение, штатной единицы.

Если изменение штатки влечет за собой изменение условий труда работника (изменение оклада, должности и т. д.), то обязательно необходимо предварительно получить у него письменное согласие. А после того, как новый документ будет введен в действие, с сотрудником оформляется дополнительное соглашение к договору, которое учитывает все сделанные изменения.

С новым приказом нужно познакомить всех тех работников, которые далее будут заниматься оформлением необходимых документов. Также в список ознакомления можно также внести и тех сотрудников, которых напрямую будут затрагивать производимые изменения.

Если в приказе производится введение новых должностей, то нужно указать их наименование, а также какое количество штатных единиц организовывается. Этот документ принимается незамедлительно, если им не затрагиваются интересы каких-либо из уже нанятых работников.

Внимание! Если производится сокращение количества единиц, то в составленном документе нужно записать название, количество выводимых штатных единиц и дату введения приказа в действие. При этом нужно помнить, что процесс сокращения - это долгий процесс, при котором необходимо своевременно уведомить как самих работников, так и компетентные органы.

Срок уведомления может составлять 2-3 месяца, в зависимости от количества сокращаемых человек. Также, закон определяет виды работников, которых сокращать нельзя.

Периодичность составления документа и сроки хранения

Обычно штатное расписание оформляется сроком на год, и действительно в течение всего этого периода. Однако если организация маленькая, и движение штата в ней происходит очень редко, можно принять этот документ сразу на несколько лет вперед.

После того, как производится внесение изменений в штатное расписание, предыдущий документ перестает действовать и утрачивает юридическую силу. Однако, оно еще некоторый период должно храниться на предприятии, потому, как обычно, проверки затрагивают несколько предыдущих периодов. А это как правило, до 2-3 лет.

Внимание! Существует правило, по которому недействительное штатное расписание должно храниться в архиве еще как минимум 3 года с момента завершения действия. Это же правило распространяется и на документы, при помощи которых производились изменения в штатном расписании.

Штатное расписание унифицированной формы Т-3 применяется для указания структуры, персонального состава организации. Рассмотрим эту форму подробнее, а также приведем штатное расписание с образцом заполнения.

Штатное расписание: бланк унифицированной формы Т-3

С 1 января 2013 года коммерческие организации не обязаны оформлять кадровые документы по утвержденным формам, то есть могут использовать самостоятельно разработанные бланки документов.

Подробнее об этом см. в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения» .

Однако унифицированная форма Т-3 — это достаточно удобный и привычный способ оформления штатного расписания. Кроме того, штатное расписание образца формы Т-3 содержит все необходимые сведения, поэтому большинство работодателей продолжают использовать именно эту форму документа.

Напомним, штатное расписание - бланк унифицированной формы Т-3 - и порядок его заполнения утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Для того чтобы пользователи нашего сайта знали, как составить штатное расписание, образец документа представлен как в чистом виде (в этом разделе), так и в заполненном состоянии (в последнем разделе).

Какие сведения содержит унифицированная форма штатного расписания?

Штатное расписание — это один из внутренних нормативных документов, который обязана иметь каждая организация (или предприниматель с наемными работниками).

Штатное расписание содержит:

перечень структурных подразделений;
наименование должностей, специальностей и профессий с указанием квалификации;
сведения о количестве штатных единиц;
информацию о зарплате: тарифные ставки и оклады, надбавки, фонд оплаты труда (ФОТ), в т. ч. по организации в целом.

Штатное расписание своей главной целью имеет определение структуры, штатной численности и размера ФОТ. Документ не содержит фамилии работников и их штатную расстановку по должностям. Штатная расстановка (синонимы: штатное замещение, штатный список) нормативными документами не установлена. Штатное замещение в отличие от штатного расписания не является обязательным документом для организации, тем не менее оно часто используется. Обусловлено это тем, что штатное замещение позволяет отслеживать вакансии, а также заполнение штатных единиц при приеме на работу совместителя или если должность делится между несколькими сотрудниками. Штатное замещение обычно разрабатывается на основе штатного расписания формы Т-3 с добавлением столбца, в который вносятся фамилии, имена, отчества работников, занимающих определенные должности. Если организация применяет в своей деятельности штатное замещение, то нужно учитывать, что этот документ должен храниться 75 лет.

О сроках хранения кадровых документов читайте .

Как правильно составить штатное расписание

Составление штатного расписания может быть возложено на любого работника организации, при этом оно в обязательном порядке утверждается приказом (распоряжением) руководителя или иного уполномоченного лица. Порядок издания документов об утверждении штатного расписания должен закрепляться в учредительных документах.

О нюансах составления таких приказов читайте в материале «Приказы по основной деятельности - это какие приказы?» .

При составлении штатного расписания впервые ему присваивается номер 1, а в дальнейшем применяется сквозная нумерация. В штатном расписании указывается дата составления, а также дата, с которой штатное расписание вводится в действие. Эти две даты могут различаться. В форме Т-3 предусмотрено указание периода действия штатного расписания, реквизитов приказа о его утверждении и количества штатных единиц.

Код структурного подразделения в штатном расписании и прочие сведения

Штатное расписание в табличной части начинают заполнять с указания наименований и кодов структурных подразделений. Как правило, код подразделения в штатном расписании указывают в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации.

Если у организации есть филиалы и представительства, то нужно учитывать, что они являются структурным подразделением организации, и соответственно, штатное расписание должно составляться по организации в целом. Даже если руководителю филиала передали право самостоятельно утверждать штатное расписание, то составляется оно все равно как часть единого штатного расписания.

В графе 3 штатного расписания приводится наименование должности, специальности, профессии, которые указываются в именительном падеже без сокращений. Наименование должности, профессии присваивает работодатель, если работа не связана с тяжелыми условиями труда и представлением льгот, в противном случае при указании должности в штатном расписании нужно ориентироваться:

на Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) (утв. постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367);
Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ-08) (утв. приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст);
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 7);
единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям;
профессиональные стандарты (абз. 3 ч. 2 ст. 57, ст. 195.1 ТК РФ).

Как привести наименования должностей в соответствие профстандартам, читайте .

Если организация принимает на работу сотрудников для выполнения определенного вида работы, а не на должность (профессию, специальность), то это тоже нужно отразить в штатном расписании.

Далее в графе 4 штатного расписания указывается количество штатных единиц. Штатные единицы могут быть указаны как полные, так и неполные. Содержание неполной штатной единицы в штатном расписании указывается в долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.

При составлении штатного расписания особое внимание нужно уделить графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.». В самом простом случае в этой графе штатного расписания указывается фиксированный размер оплаты труда за месяц.

На практике при составлении штатного расписания часто возникает вопрос о правильном оформлении документа в ситуациях, когда нет фиксированного размера оплаты труда, например при сдельной оплате. В этом случае рекомендуется в графе 4 штатного расписания поставить прочерк, а в графе 10 указать: «Сдельная оплата труда / Сдельно-премиальная оплата труда» и привести ссылку на локальный нормативный акт, определяющий порядок установления оплаты труда, а также ее размер за определенную норму выработки. В аналогичном порядке рекомендуется поступать, заполняя штатное расписание в ситуации, когда работнику установлена часовая тарифная ставка.

Если в штатном расписании предусмотрена неполная штатная единица, то в графе «Тарифная ставка (оклад)» всё равно указывается сумма полного оклада по должности.

Как заполнить штатное расписание: образец и пример

Образец заполнения штатного расписания формы Т-3 в ситуации, когда нет фиксированной оплаты труда, а также есть неполная штатная единица, можно найти на нашем сайте.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В ст. 22 ТК РФ указано, что оплата должна быть равной за равный труд. Из этого следует, что «вилка» окладов в штатном расписании является нарушением Трудового кодекса. Роструд в письме от 27.04.2011 № 1111-6-1 рекомендует по одноименным должностям в штатном расписании указывать одинаковые размеры окладов, а возможность выплаты одному из работников заработной платы (не оклада) в большем размере регулировать за счет надбавок и доплат в зависимости от сложности работы, количества и качества труда.

В графах 6, 7, 8 «Надбавки, руб.» указываются надбавки — как принятые в организации (за ненормированный рабочий день, повышенную ответственность, знание иностранных языков, стаж работы и др.), так и установленные на законодательном уровне (например, за работу в районах Крайнего Севера). Штатное расписание унифицированной формы предполагает, что эти графы заполняются в рублях. Если для указания всех надбавок, действующих в организации в штатном расписании, недостаточно граф, то их количество можно увеличить, издав приказ о дополнении формы штатного расписания. Аналогично рекомендуется поступить, если надбавки устанавливаются в процентах.

Графа 9 «Всего за месяц» заполняется только в том случае, когда оклад и надбавки указаны в рублях. В указаниях по составлению штатного расписания говорится о том, что «при невозможности заполнения организацией граф 5-9 в рублевом исчислении... графы заполняются в соответствующих единицах измерения (процентах, коэффициентах и пр.)». Однако фактически оформить штатное расписание таким образом невозможно. В такой ситуации можно в этой графе поставить прочерки, а в графе 10 «Примечание» указать ссылку на нормативные акты, как внутренние, так и нормативные, которыми установлены надбавки. Ссылка в графе 10 на документ, позволяющий устанавливать надбавку за стаж, позволит не менять расписание при изменении размера надбавки. Также в графе 10 указывается любая информация, имеющая отношение к штатному расписанию.

Нюансы оформления и внесения изменений в штатное расписание

Бланком унифицированной формы Т-3 предусмотрены подписи руководителя кадровой службы и главбуха, но вот такого реквизита, как печать, в нем нет. Периодичность и сроки утверждения штатного расписания законом не установлены, и каждый работодатель решает этот вопрос самостоятельно.

Ознакомление со штатным расписанием работников производится только в том случае, если эта обязанность работодателя закреплена коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом (письмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1).

В штатное расписание могут вноситься изменения, если нужно дополнить его новыми должностями и структурными подразделениями или, наоборот, исключить их, а также при изменении окладов, переименовании подразделений и должностей. Изменение в штатном расписании оформляется приказом. Есть 2 способа внести изменение в штатное расписание:

1) издание приказа о соответствующем изменении;

2) издание приказа об утверждении нового штатного расписания.

При сокращении штата или численности, изменении окладов в штатное расписание также вносятся изменения, при этом нужно учитывать, что дата ввода в действие изменений не может наступать раньше чем через 2 месяца после издания приказа. Это связано с тем, что работников нужно предупредить за 2 месяца о предстоящем сокращении (ч. 2 ст. 180 ТК РФ) или о предстоящих изменениях в условиях трудовых договоров.

Штатное расписание хранится в организации постоянно. Организации, осуществляющие контрольно-надзорные функции (например, инспекция по труду, контролирующие органы ФСС РФ, ПФР, налоговые органы), при проведении проверок вправе затребовать этот документ. В случае непредставления затребованных контролерами документов или их копий, включая штатное расписание, на работодателя может быть наложен штраф в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ (, п. 1 ст. 126 НК РФ).

Итоги

Штатное расписание - обязательный документ, который должен быть у любого работодателя. Пример заполнения штатного расписания по форме Т-3 можно найти в интернете на многих бухгалтерско-юридических сайтах, однако образец с описанными выше ситуациями приводится достаточно редко. При подготовке штатного расписания формы Т-3, образец заполнения которого приведен в данной статье, может быть хорошим подспорьем как для опытного, так и для начинающего кадровика.

О том, как правильно организовать кадровый учет, читайте в статье

Субъект бизнеса при ведении предпринимательской деятельности часто использует наемный труд физлиц. При этом в своем локальном документе, называемом штатное расписание, он фиксирует перечень профессий, где трудятся сотрудники. Это важный документ, существование которого предусмотрено ТК РФ. Поэтому штатное расписание на 2018 год оформляем по всем правилам согласно законодательству.

Штатное расписание – локально нормативный акт компании, где записываются все профессии, используемые в организации, численность работников, необходимых в компании по каждой из них, и еще размеры оплаты труда по каждой специальности.

Этот документ представлен, в основном, как таблица, содержащая информацию, объединенную по подразделениям. Поэтому в нем отражается информация о существующих в компании отделах.

В штатке фиксируются сведения по зарплате за временной промежуток в виде месяца, при этом они конкретизируются по всем входящим в ее состав элементам.

Используя эти данные, специалисты организации могут осуществлять планирование затрат фирмы на привлечение наемного персонала, а также осуществлять управление и принятие решений в отношении дальнейшей деятельности компании.

Внимание! Когда с физлицом, при поступлении его на работу в фирму, составляется трудовое соглашение, то сведения о профессии и соответствующем вознаграждении за исполнение работником обязанностей берутся из штатного расписания.

Кроме этого, именно этот документ используется для определения, существует ли в компании потребность в новых работниках или нет. Кадровик производит сравнение численности сотрудников, трудящихся в компании с потребностью в новых кадрах согласно штатного расписания.

Обязательный ли это локальный документ

Штатное расписание не включено в перечень обязательных актов, какие необходимо создавать в каждой организации. Однако, в некоторых ситуациях его существование является обязательным требованием закона. К упомянутого рода случаям относится в частности сокращение персонала.

ТК РФ требует, чтобы профессия сотрудника, и устанавливаемое ему вознаграждение соответствовали существующему в организации штатному расписанию.

Из этого требования следует, что штатку необходимо оформлять всем работодателям, как фирмам, так и предпринимателям. Но с другой стороны, если предприниматель работает самостоятельно, то ему не надо создать и применять в деятельности штатное расписание.

Любое предприятие должно иметь ряд определенных нормативных документов, действующих только внутри самой фирмы. Положения этих нормативных актов могут включать в себя обязанность фирмы создавать и применять штатное расписание. Ответственные лица обязательно должны учитывать эту особенность.

Законодательство устанавливает, что штатное расписание должны иметь в обязательном порядке предприятий бюджетной сферы.

При проверках контролирующие органы часто требуют предоставить данный документ, поэтому фирме, чтобы не было проблем, лучше разработать его. Многие проверяющие, приходящие с трудинспекции, даже могут привлечь компанию к ответственности в виде штрафа за то, что не произведено оформление штатного расписания.

Какие существуют требования к документу

Нормы права не включают определенных требований, которым должно соответствовать разработанное и используемое в организации штатное расписание.

Можно только выделить условие соответствия между штатным расписанием и оформляемыми с поступающими в компанию новичками трудовыми контрактами. Необходимо, чтобы были записаны одинаково профессия работника и зарплата. Если между документами будет допущено расхождение, это станет нарушением.

Также сложились следующие советы, к которым лучше прислушиваться, для избежания различных вопросов от органов контроля:

При создании штатного расписания лучше применять стандартизированную форму, предлагаемую Росстатом.
Чтобы придать штатному расписанию законную силу, нужно на его ввод издать приказ о наделении документа юридической силой.
Если в штатное расписание входит более одной страницы, документ не надо прошнуровывать и пропечатывать. Достаточно просто соединить листы скрепкой.
Проставляя в штатном расписании должности, в определенных условиях название профессии надо строго вносить согласно общепринятых справочников и классификаторов, а также фиксировать шифр должности. Это встречается если профессия предполагает условия работы являются для сотрудника вредными или опасными. В организациях бюджетной сферы обозначения должностей обязательно должны соответствовать справочникам.
Проставлять на штатном расписании фирменную печать необязательно.
Под роспись нужно познакомить с ним всех работающих на предприятии людей.
Допускается осуществлять изменения в штатном расписании. Когда они не являются большими, можно оформить приказ, которым они будут учтены в деятельности, а прежнее расписание можно оставить. Однако, если требуется откорректировать большую часть расписания, то будет оптимальнее издать новый документ.

Скачать бланк унифицированной формы Т-2

Скачать в формате Word.

Скачать в формате Excel.

Скачать в формате PDF.

Образец заполнения штатного расписания

Субъекты бизнеса могут заполнять штатное расписание с использованием бланка Т-3 или же разрабатывать свои бланки.

Здесь можно увидеть штатное расписание на 2017 год оформляем по всем правилам, установленным законодательством и действующей практикой.

Вверху этого акта указывается название субъекта бизнеса, а также отражается регистрационный код, который присвоен ему Росстатом.

Рядом с наименованием документа записывается его номер согласно очередности издания. Для штатного расписания лучше всего использовать отдельную нумерацию от всех иных внутренних бланков. Далее записывается дата издания нормативного акта.

Чуть ниже надо указать время, начиная с которого документ будет считаться действующим. Она может дублировать, или отличаться от даты создания расписания. Но не допускается, чтобы документ имел обратную силу, поэтому дата создания документа должна быть раньше или одинаковой с датой введения его в действие.

Справа нужно проставить гриф утверждения документа, в который нужно отметить реквизиты приказа, устанавливающего штатное расписание действительным, а также суммарное количество единиц, входящего в штат организации.

Штатное расписание выглядит как бланк, основную часть которого занимает таблица.

В поле «Структурное подразделение» отмечаются названия отделов, функционирующие в компании и имеющие место в организационной структуре. Если подразделения имеют цифровой и или буквенный шифр, вместе с наименованием надо отражать и его.

Буквенный шифр может составляться из первых букв или аббревиатуры названия отдела. При территориальном разделении подразделений, можно указывать название или код населенного пункта, района, региона.

В поле «Должность» указываются обозначения всех тех должностей, какие требуются для функционирования организации. При создании штатного расписания его структуру необходимо строить по такому принципу, когда после записи наименования отдела в предыдущем поле, здесь перечислялись все те должности, какие включены в него.

При выборе обозначения должности лучше всего использовать принятый справочник ОКПДТР. Коммерческие организации это правило могут не соблюдать, и присваивать названия там, как будет удобно для их деятельности.

Бюджетные же, наоборот, обязаны руководствоваться только им, а также для каждой должности проставлять класс либо разряд служащего.

Нужно отметить, что проставлять разряд в штатке коммерческой организации тоже будет нужно, если в бланк включены должности с опасными либо вредными факторами труда. Это будет необходимо для начисления данным работникам льготного стажа раннего оформления трудовой пенсии.

В поле «Количество штатных единиц» записывается общее количество сотрудников, которых нужно принять на указанную должность. При этом сюда включаются как полные рабочие места, так и совместители. В последнем случае число необходимо записывать дробью, которая будет выражать размер назначаемой денежной ставки - например, 0,25.

В поле «Размер оклада» вносится денежная сумма, какая будет выплачиваться работнику по результатам выполнения своих обязанностей. Это число необходимо продублировать в заключенном трудовом контракте между сторонами.

Если для рабочего на указанной должности назначается сдельная система оплаты, то в графу заносится размер зарплаты, рассчитанный при помощи умножения объема выпуска продукции за месяц и тарифной ставки.
Если принята почасовая система оплаты, то для такой должности в графе отмечается сумма оплаты за 1 час. Однако дополнительно в поле «Примечание» сделать пометку, что это почасовая оплата, и внести реквизиты приказа либо распоряжения, на основании которого это было установлено.

Следующие несколько полей документа объединяются единым подзаголовком «Надбавки». В них проставляются суммы дополнительных выплат, установленных Положением по премированию, по оплате труда и т. д. Сумма доплаты может назначаться не только в фиксированном выражении, но еще в качестве процента, коэффициента и т. д.

В поле «Всего» вносится общая сумма оплаты труда по рассматриваемой должности. Она рассчитывается путем перемножения числа штатных единиц для этой должности на сумму зарплаты одной единицы.

Графа «Примечание» необходима для проставления прочих сопроводительных надписей. Например, здесь можно поставить отметку, если на дату создания штатного расписания на указанных профессиях имеются вакансии.

Итог в бланке подводится путем вычисления общего объема штатных единиц, рассмотренных в расписании, а также суммарного фонда на оплату труда.

Завершающим этапом оформленный документ должны завизировать главный бухгалтер и работник, какой занимался его подготовкой.

Как утверждается штатное расписание

Созданное штатное расписание становится действительным с помощью издания приказа. Последний подписывается руководителем компании. Для такого документа нет какой-либо стандартной утвержденной формы.

Его можно оформить на бланке организации в произвольном порядке. Очень важно, чтобы приказ об утверждении штатного расписания в тексте имел дату, с какой принятый документ начинает действовать. Причем она может быть одинаковой с датой составления распоряжения, а может отличаться от нее.

Внимание! Принимать штатное расписание более ранней датой запрещается - то есть невозможно в приказе записать число, какое на дату его оформления уже прошло.

Если в правилах документооборота компании указано, что все значимые документы с начала года начинают нумероваться сначала, то это можно применять и для штатки. Такой подход будет наиболее выгоден тогда, когда изменения штатного расписания внутри одного года носят неоднократный характер - это даст возможность уйти от многозначной нумерации документов в дальнейшем.

Когда приказ принимает новую штатку, взамен предыдущей, то в него не будет лишним добавить пункт о признании старого документа недействующим с момента принятия нового.

Как вносятся изменения

Штатное расписание должно включать достоверные данные на протяжении всего периода действия. В связи с тем, что она входит в пакет документов, которые часто при проверках просят предоставить контролирующие органы, нужно вовремя применять к нему все происходящие на предприятии изменения.

Процесс изменения штатного расписания ставится в прямую зависимость от того, какое число корректировок нужно учесть. Если их насчитывается существенное число, то будет лучше отменить действие старого бланка и оформить новый, который уже будет учитывать все корректировки.

Если же число исправлений не очень больше, то ответственный сотрудник оформляет приказ о внесении изменений в штатное расписание.

Чаще всего в таких случаях возникает потребность произвести изменения в документе:

Создаются новые подразделения либо отделы;
Вводятся новые должности;
У должностей, которые уже введены в штатку, изменяется название;
У работников меняются размеры окладов или тарифные ставки;
Решено ликвидировать должность, отдел и т. д.

В ситуации, если вносимые корректировки будут затрагивать действующие условия труда работника (к примеру, у него меняется должность), то перед проведением такого изменения нужно оформить письменное согласие на это действие. А уже когда в документ внесены необходимые сведения, с этим работником нужно подписать дополнительное соглашение, какое будет учитывать в себе данные изменения.

С принятым бланком также нужно ознакомить исполнителей, которые будут задействованы на подготовке всех необходимых документов. Также всех действующих работников, каких затронут произведенные изменения, также нужно будет добавить в лист ознакомления.

Когда в штатное расписание нужно добавить новые должности, то в распоряжении нужно будет списком указать их название, и какое число единиц добавляется. Обычно такие бланки принимаются сразу же, без дополнительных согласований. Однако, оно может потребоваться, когда введенные должности будут каким-либо образом затрагивать сотрудником на уже имеющихся.

Если администрация решает произвести сокращение штата, то в приказе перечисляются названия должностей, количество выводимых единиц и дата, с которой распоряжение будет считаться действующим.

Важно! При проведении сокращения нужно не забывать о том, что это очень длительный процесс с обязательной процедурой. В обязательном порядке необходимо будет уведомить как самих сокращаемых работников, так и госорганы.

Срок, за который нужно всех предупредить, колеблется от 2 до 3 месяцев, исходя из числа увольняемых работников. Также в нормативных актах указаны те сотрудники, кого нельзя будет сократить в любой ситуации.

Периодичность составления и срок хранения

Как правило, на предприятии штатное расписание составляется на ближайший год, и является действующим во время всего данного периода.

Если компания, в которой составлен документ, имеет небольшую численность работников, и изменение должностей и числа задействованных на них проходит редко, то в такой ситуации можно принять штатку сразу на несколько лет вперед.

Когда ответственный специалист производит внесение изменений в штатное расписание, старая редакция сразу же перестает действовать. Однако уничтожать такие документы сразу нельзя - необходимо хранить в архиве бланки, как минимум, за предыдущие 2-3 года, поскольку именно такой период запрашивают проверяющие органы.

Внимание! Закон устанавливает, что документ, который прекратил действовать, необходимо сохранять еще как минимум 3 года. Это же распространяется и на распоряжения, при помощи которых происходит ввод его в действие, либо утверждались изменения в штатном расписании.

Узнайте, как правильно ввести в действие новое штатное расписание: готовый образец приказа, подробную инструкцию по его составлению, советы экспертов и перечень обязательных реквизитов вы найдете в статье.

В статье

Скачайте полезный документ:

Когда нужен приказ об утверждении документа

Штатное расписание разрабатывают в любом предприятии - крупном и небольшом, государственном учреждении, коммерческих структурах. Это условно обязательный документ, благодаря которому оптимизируется работа с кадрами, управленческая деятельность, налоговый и бухгалтерский учет в организации. Как он будет выглядеть, работодатель решает самостоятельно, хотя в большинстве случаев используют унифицированную форму Т-3. Утверждение штатного расписания оформляют письменным приказом.

★ В журнале «Кадровое дело» вы найдете

Составить приказ без ошибок несложно, если под рукой есть стандартный бланк и подробные рекомендации по его заполнению. Если же у документа нет установленной формы, риск ошибок резко возрастает: не всегда удается придумать правильный заголовок и преамбулу, непонятно, какой должна быть структура.

★

Как оформить приказ об утверждении штатного расписания: образец

Унифицированной формы приказа об утверждении штатного расписания нет. Поэтому составляйте ее в произвольной форме с учетом общих требований к оформлению организационно-распорядительной документации. На сегодняшний день актуален стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016. Его применяют как бюджетные, так и коммерческие организации.

Чтобы составить грамотный приказ, придерживайтесь инструкции:

Заполните «шапку»

Если вы не используете фирменный бланк с данными о компании - полным и сокращенным наименованием юридического лица, адресом и другими реквизитами, укажите их в верхней части бланка. Ниже впишите заголовок, дату и место составления, регистрационный номер документа.

Регистрационный номер, иногда - вместе с индексом, присваивают в соответствии с применяемой работодателем номенклатурой дел и инструкцией по кадровому делопроизводству. Нумерация может быть сквозной либо разделенной по типам документов. Под присвоенным номером приказ о штатном расписании вносят в бумажный или электронный журнал регистрации, подшивается в дело, хранят в архиве.

★ Эксперт журнала «Кадровое дело» расскажет,

Укажите основание, на котором издается документ

Поскольку речь идет о штатном расписании, ссылайтесь на норму закона, которая требует вводить его в действие письменным распоряжением руководства компании (раздел 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России №1 от 5.01.2004).

Оформите распорядительную часть

Напишите, какой конкретно документ вступает в силу, укажите его регистрационный номер и дату составления. Здесь же можно привести ключевые характеристики утверждаемого штатного расписания, например, «с численным составом в количестве 30 штатных единиц, с месячным фондом оплаты труда 932 000 рублей ». Подробно расписывать содержание формы Т-3 не нужно, достаточно скопировать данные итоговой строки.

Перечислите приложения к приказу

Обычно прилагается один документ - штатное расписание, но могут быть и другие приложения. Укажите наименования прилагаемых документов и количество листов в каждом из них.

Заверьте приказ в установленном порядке

Порядок заверения распорядительных документов по основной деятельности прописывают в локальных нормативных актах компании. Обычно ставят печать организации (если есть) и подпись должностного лица, уполномоченного издавать приказы.

Так выглядит типовой приказ на штатное расписание (образец). Скачать бесплатно его вы сможете в начале статьи .

Чтобы придать документу юридическую силу и минимизировать риск ошибок, используйте готовый пример приказа об утверждении штатного расписания. Перед тем, как передать его на подпись, убедитесь в наличии всех обязательных реквизитов - каких конкретно, подскажет наглядная шпаргалка от «Системы Кадры».

Кто подписывает приказ о введении в действие штатного расписания

На распорядительном документе обязательно должна стоять подпись генерального директора. Без заверительной подписи руководителя организации приказ об утверждении штатного расписания в ДОУ (документационном обеспечении управления) не вступает в силу. Если документ перед утверждением проходит согласование в бухгалтерии, отделе кадров и других службах, дополните бланк полями для подписей ответственных должностных лиц: главбуха, начальника отдела кадров. Возле каждой подписи предусматривается место для расшифровки - фамилии и инициалов сотрудника, наименования занимаемой должности.

Директор компании вправе делегировать право подписи другому сотруднику - например, своему заместителю или главному бухгалтеру. В большинстве случаев достаточно издать письменный приказ о предоставлении права подписи кадровых документов. Но если уставом организации такая возможность не предусмотрена, придется оформлять доверенность от имени работодателя. Эксперт «Системы Кадры» расскажет, как правильно составить такую доверенность и может ли доверитель в любой момент прекратить ее действие

Внимание! Закон не требует наличия подписей кадровика и главного бухгалтера организации на приказе об утверждении штатного расписания, в то время как бланк штатного расписания они обязаны заверить.

Знакомить остальной персонал с приказом под подпись или нет, решайте самостоятельно. Все, что работник должен знать о своей должности - наименование, оклад, надбавки, режим работы, основные функции и обязанности - прописано в трудовом и коллективном договоре, дополнительных соглашениях, должностной инструкции и локальных нормативных актах. Поэтому отсутствие его подписи на приказе об утверждении штатного расписания в любом случае не вызовет нареканий ГИТ.

Новое штатное расписание утвердите письменным приказом, составленным в произвольной форме. Ориентируйтесь на общие нормы трудового законодательства и актуальный ГОСТ, убедитесь, что на бланке проставлены все необходимые реквизиты.

Приложите к распорядительному документу штатное расписание, заверенное подписями главного бухгалтера и начальника отдела кадров. Чтобы приказ вступил в действие, заверьте его подписью руководителя организации и печатью, если используете ее в работе.