Законодательные нормативно методические документы. Внутриорганизационные нормативно-методические документы

Нормативно-методическая база ДОУ- это совокупность законов, нормативно-правовых актов, организационных и ме­тодических документов, регламентирующих технологию созда­ния, обработки, хранения и использования документов в те­кущей деятельности организации или учреждения. Эта база так­же включает регламентацию деятельности службы ДОУ и дру­гих служб аппарата управления (штаты, функции, структуру, техническое обеспечение и другие аспекты).

2.1.Состав нормативно-методической базы ДОУ

Нормативно-методическая база ДОУ включает:

Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

Постановления и распоряжения Правительства Россий­ской Федерации, федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регла­ментирующие вопросы документационного обеспечения управ­ления на федеральном уровне;

Государственную систему документационного обеспече­ния управления (Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ - Приказ Главархива СССР от 25.05.88 № 33);

Правовые акты органов представительной и исполни­тельной власти субъектов Российской Федерации и их терри­ториальных образований, регламентирующих вопросы ДОУ;

Правовые акты нормативного и инструктивного характе­ра, методические документы по ДОУ различных организаций;

Государственные стандарты на документацию;

Унифицированные системы документации;

Общероссийские классификаторы технико-экономичес­кой и социальной информации;

Нормативные документы по организации и охране уп­равленческого труда служащих службы ДОУ;

Нормативные документы по организации архивного хра­нения документов.

1.2 Законодательство Российской Федерации, правовые акты Президента, Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти в области ДОУ.

Основу гражданского законодательства составляет Граж­данский кодекс Российской Федерации, который устанавли­вает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и др. Например, ст. 51 и последующие статьи главы 4 Гражданского кодекса устанавливают виды докумен­тов, применяемых при создании, регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица.

Закон Российской Федерации «О стандартизации» от 10 июля 1993 г. № 5154-I устанавливает правовые основы стан­дартизации в Российской Федерации, обязательные для всех органов управления, и определяет меры государственной за­щиты интересов потребителей и государства посредством раз­работки и применения нормативных документов по стандар­тизации и в области документационного обеспечения управ­ления.

Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ уста­навливает, что информационные ресурсы (документы и мас­сивы документов) являются объектами отношений физичес­ких, юридических лиц, государства и защищаются законом, наряду с другими ресурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информаци­онных ресурсов.

Закон Российской Федерации «О государственной тайне» от 21 июля 1993 г. № 5485-I регулирует отношения, возникаю­щие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безо­пасности Российской Федерации. К государственной тайне за­кон относит защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведыватель­ной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятель­ности, распространение которых может нанести ущерб безо­пасности Российской Федерации. Закон устанавливает полно­мочия государственных органов и должностных лиц, призван­ных обеспечить сохранение и защиту государственной тайны; перечень сведений, составляющих государственную тайну; по­рядок засекречивания и рассекречивания сведений и их носи­телей; распоряжение сведениями, составляющими государствен­ную тайну; порядок ее защиты, контроль и надзор за обеспече­нием государственной тайны и другие вопросы.

В Федеральном законе от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» отражены основные требования к веде­нию бухгалтерского учета, определены обязательные реквизи­ты первичных учетных документов, уточнен состав бухгалтерс­кой отчетности коммерческих организаций и установлены сро­ки хранения учетных документов, бухгалтерской отчетности в соответствии с правилами организации государственного ар­хивного дела.

Верховным Советом Российской Федерации 7 июля 1993 г. приняты Основы законодательства об Архивном фонде и ар­хивах Российской Федерации, в которых определены направ­ления совершенствования организации архивного дела в стра­не, а также меры по предотвращению порчи, уничтожения, хищения, незаконной скупки, продажи, приобретения и вы­воза архивных документов за границу. Эти основы регулиру­ют формирование, организацию хранения, учет, использова­ние архивов и архивных фондов и управление ими в целях обеспечения сохранности архивных документов и их всесто­роннего использования в интересах граждан, общества и го­сударства.

Гражданский кодекс РФ, Основы законодательства и Фе­деральные законы нашли свое дальнейшее развитие в указах Президента РФ, постановлениях Правительства РФ, положе­ниях и правилах.

Будущий руководитель должен знать положения:

Указа Президента РФ от 30 ноября 1995 г. № 1203 «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» (в редакции Указа Президента РФ от 24.01.98 № 61);

Постановления Правительства РФ от 5 декабря 1991 г. № 35 «О перечне сведений, которые не могут составлять ком­мерческую тайну»;

Приказа Министерства финансов РФ от 29 июля 1998 г. № 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерско­го учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» (с изм. на 30.12.99);

Приказов Министерства финансов РФ об утверждении ПБУ по отдельным направлениям бухгалтерского учета;

Указания Центрального банка РФ от 3 декабря 1997 г. № 51-У «О введении новых форматов расчетных документов» (с изм. на 22.02.99);

Других нормативных правовых.документов.

Необходимо также знать основные положения Правил ока­зания услуг почтовой связи (Постановление Правительства РФ от 26.09.97 № 1239); Правил оказания услуг телефонной связи (Постановление Правительства РФ от 26.09.97 № 1235); Правил предоставления услуг телеграфной связи (приказ Госкомсвязи России от 03.10.97 № 43) и т.д.

2.3. Государственная система ДОУ. Основные требования к документам

Основу ДОУ составляет Государственная система документационного обеспечения управления, разработанная Все­союзным научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела, одобренная Главархивом СССР 27.04.88. В этой системе установлены единые требования к документированию управленческой деятельности и организа­ции работы с документами в органах государственного уп­равления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.

6 июля 1992 г. Государственной архивной службой утверж­дена Типовая инструкция по делопроизводству в министер­ствах и ведомствах Российской Федерации. Она введена с це­лью совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности пу­тем унификации состава и форм управленческих документов и технологии работы с ними.В соответствии с системой ДОУ и Типовой инструкцией по делопроизводству министерства и организации разрабаты­вают аналогичные документы с учетом специфики отрасли и конкретной организации.

2.4. Государственные стандарты на документацию.

К нормативным документам ДОУ относятся государствен­ные стандарты Российской Федерации (ГОСТ). Требования, устанавливаемые стандартами, обязательны для всех государ­ственных органов управления и субъектов хозяйственной де­ятельности. Государственные стандарты, действующие на территории нашей страны, объединены в единую Государствен­ную систему стандартизации - иерархически организован­ную систему классификации и кодирования самих государ­ственных стандартов.

Серия 1 Государственной системы стандартизации содер­жит комплекс основополагающих стандартов, в которых зак­реплены положения о порядке разработки стандартов, о по­строении, изложении и оформлении стандартов, их утверж­дении, регистрации, введении в действие и т.д. Например, ГОСТ 1.РО-92 «Государственная система стандартизации Рос­сийской Федерации. Основные положения».

В системе государственных стандартов, представляемых ежегодно в 4 томах, содержится 7 частей. В разделе Т 5. Система документации выделены следующие подразделы:

Т 50. Государственная система стандартизации и норма­тивно-технической документации;

Т 52. Система проектно-конструкторской документации;

Т 54. Система планово-экономической, учетной, стати­стической, товаросопроводительной, потребительской, транс­портной, банковской и других видов документации;

Т 55. Система административно-управленческой докумен­тации, документооборота, организации архивного дела;

Т 62. Информация, библиотечное и издательское дело и т.д.

Для работников службы ДОУ и аппарата управления в це­лом наибольший интерес представляет подраздел Т 54, где отражены следующие государственные стандарты:

ГОСТ6.01.1-87 «Единая система классификации и ко­дирования технико-экономической информации»;

ГОСТ 6.10.1-88 «УСД. Основные положения»;

ГОСТ 6.10.3-83 «УСД. Запись информации унифициро­ванных документов в коммуникативном формате»;

ГОСТ 6.10.4-84 «УСД. Придание юридической силы до­кументам на машинном носителе и машинограмме, создавае­мым средствами вычислительной техники. Основные положения»;

ГОСТ 6.10.5-87 «УСД. Требования к построению форму­ляра-образца»;

ГОСТ 6.10.6-87 «Единая система внешнеторговой доку­ментации СЭВ. Формуляр-образец»;

ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированная система организа­ционно-распорядительной документации. Требования к офор­млению документов» (с изм. на 21.01.2000).

Из подраздела Т 62 для студентов и специалистов имеют большое значение следующие стандарты:

ГОСТ 7.1-84 «Библиографическое описание документа. Общие требования и правила составления»;

ГОСТ 7.9-77 «Реферат и аннотация»;

ГОСТ 7.32-91 «Отчет о НИРС Структура и правила оформления».

2.5.Унифицированные системы документации.

Указанные выше государственные стандарты регламенти­руют создание унифицированных систем документации (УСД)- совокупности взаимосвязанных унифицированных форм доку­ментов, созданных по единым правилам и требованиям, содер­жащих информацию, необходимую для управления в опреде­ленной сфере деятельности.

В Общероссийском классификаторе управленческой доку­ментации (ОКУД) выделены следующие унифицированные системы документации:

Унифицированная система организационно-распоряди­тельной документации;

Унифицированная система банковской документации;

Унифицированная система финансовой, учетной и от­четной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

Унифицированная система отчетно-статистической до­кументации;

Унифицированная система учетной и отчетной бухгал­терской документации предприятий;

Унифицированная система документации по труду;

Унифицированная система документации пенсионного фонда Российской Федерации;

Унифицированная система внешнеторговой докумен­тации.

Действующие сегодня общегосударственные нормативно-методические документы по организации делопроизводства должны быть в каждой организации. К ним относятся:

1. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к доку­ментам и службам документационного обеспечения.

В настоящее время в соответствии с федеральной целевой программой разрабатывается новая редакция ГСДОУ - системы положений, определяющих основные правила работы с документами в организациях. Система ориентирована и на коммерческие структуры. Она будет состоять из двух частей: нормативной и методической. В нормативной части, как и в существующем сегодня документе, определяются основные задачи и функции, правовое регулирование деятельности службы документационного обеспечения в организации, ее примерная структура; порядок подготовки и оформления до­кументов; все этапы работы с ними: доставка, прохождение, обработка, учет, регистрация, контроль исполнения, инфор­мационно-справочная работа, оперативное хранение документов, поиск документов и информации; защита информацион­но-поисковых систем; подготовка документов в архив; поря­док проведения экспертизы ценности документов; организация хранения документов.

Главное отличие новой системы заключается в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизирован­ного документирования на базе современных текстовых редак­торов, автоматизированного документооборота (включая электронную почту), баз данных и автоматизированного хранения и использования документов (в том числе автоматизированные Номенклатуры дел, описи дел и т.д.). 1

2. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации.

Инструкция зарегистрирована в Министерстве юстиции РФ. Она включает как общий порядок подготовки и оформления документов, так и особенности подготовки отдельных видов документов: приказа, указания, инструкции, протокола. В ней расписаны процедура регистрации документов, построение поисковых систем для справочной работы, организация контроля исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, формирование дел, проведение экспертизы ценности документов, оформление дел, составление описей, оперативное хранение дел и передача их на архивное хранение. В приложении к Инструкции даны формы номенклатуры дел, акта о выделении документов к уничтожению, описей и др. Как видно из краткого перечисления содержания Инструкции, она отражает практически все вопросы организации делопроизводства. Хотя она предназначена первую очередь для министерств и ведомств, ею могут воспользоваться и найдут много полезного для себя службы делопроизводства организаций любых форм собственности. Она может быть положена в основу при разработке инструкции по делопроизводству конкретной организации.

3. ГОСТ Р 6.30-2003 УСД Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Стандарт распространяется на «организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы акты, письма и др., используемые в деятельности:

Федеральных органов гос. власти, органов гос. власти субъектов РФ, включая субъектов РФ, имеющие на-1 ряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

Предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы».

4. Основные правила работы ведомственных архивов : Правила условно можно разделить на две части. В первой

(разд. 2-4) детально освещены делопроизводственные вопросы:

требования к номенклатурам дел, их виды, порядок их со­ставления, заполнения, ведения;

порядок формирования дел в делопроизводстве;

Организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве;

порядок выделения документов к уничтожению;

подготовка дел к передаче в архив: оформление дел (нумерация, подшивка, дооформление обложки и т.д.), составление описей, передача в архив.

В другой части правил (разд. 5-14) подробно раскрывается работа с документами в архиве.

Для коммерческих организаций, не передающих документы на гос. хранение, а хранящих их у себя, правила являются незаменимыми в организации их архива.

5. Перечни документов с указанием сроков хранения (Типовой или ведомственный).

6. Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях.

Здесь описаны принципиальные положения по организации работы с этой категорией документов: особенности регистрации, сроки исполнения, ведение справочной картотеки, формирование дел, сроки хранения дел, ведение аналитической справки по обращениям. Методика, изложенная в Положении, может быть использована для организации работы с любыми документами частных лиц.

Кроме того, надо знать, что работа с определенной категорией документов регламентируется специальными актами. Так, например, правила работы с бухгалтерскими документами отра­жает не только Федеральный закон о бухгалтерском учете, но и Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ.

При работе с кадровой документацией необходима Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях.

Пакет этих документов надо постоянно обновлять по мере замены нормативно-методических актов новыми.

Но помимо того, что надо знать как выполнять ту или иную работу, надо еще иметь представление о нормах времени или выработки, существующих на эти виды работ.

Центральным бюро нормативов по труду разработано достаточно большое количество нормативных документов, содержащих нормы времени на работы, выполняемые работниками управленческого аппарата. Работу с документами отражают:

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на ра­боты по документационному обеспечению управления;

Нормы времени на работы по автоматизированной архив­ной технологии и документационному обеспечению органов управления;

Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы;

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на ра­боты по комплектованию и учету кадров.

Пакет общегосударственных нормативно-методических документов необходимо иметь каждой делопроизводственной служи как справочный материал. Он используется при разработке таких индивидуальных организационных документов, как Положение службе ДОУ, должностные инструкции ее работников и инструкция по делопроизводству конкретной организации.

©2015-2019 сайт
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2017-06-13

Документирование организационной деятельности аппарата управления выступает одной из существенных форм его работы, то нормативно-методическое обеспечение делопроизводства является неотъемлемой частью организации процесса управления. Нормативное регулирование вопросов ДОУ ставит вопросы нормативно-методического обеспечения.

Законодательная основа корпоративного регулирования доу

Регламентация вопросов ДОУ на государственном уровне ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование; стандартизация; разработка нормативно-правовых и нормативно-методических документов. Высшей юридической силой обладают законы Российской Федерации. Отдельные направления деятельности организаций и предприятий регламентируются соответствующими законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ, приказами и распоряжениями органов государственной власти и управления. Деятельность каждого предприятия определяется положением о нем (Уставом). В действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста. На основе законодательной базы, затрагивающей различные аспекты ДОУ, разрабатываются локальные (корпоративные) нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления и архивному делу, которые составляют область корпоративного регулирования ДОУ любой организации.

Состав внутренней нормативно-методической базы доу

Такая нормативно-методическая база ДОУ предполагает создание системы работы с документами, учитывающей специфику конкретной компании. С этой целью разрабатываются документы, закрепляющие состав управленческой документации компании, требования к формам используемых в компании документов, правила и процедуры подготовки и оформления документов, технологические процессы организации работы с документами и способы, обеспечивающие эффективное и рациональное хранение документов, а также нормативные документы, которые закрепляют правовой статус, задачи и функции службы документации и регламентируют деятельность ее работников.

В состав разрабатываемых корпоративных документов включаются:

классификаторы (справочники, перечни) управленческой документации (документных систем, справочной информации и других объектов);

табель и альбом форм документов;

номенклатура дел компании;

стандарты, положения, инструкции, методические рекомендации по организации делопроизводства и архивного дела, в т.ч. с использованием автоматизированных систем электронного документооборота;

положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее работников.

Внутренний стандарт по управлению документами может быть разработан на основе национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

Инструкция по делопроизводст ву определяет правила, приемы, процессы создания документов и порядок работы с ними. В инструкции закрепляется форма организации документооборота, определяется порядок работы с документами сотрудников компании как исполнителей документов, закрепляются функциональные обязанности лиц, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях. При разработке инструкции по делопроизводству можно руководствоваться Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Инструкция по делопроизводству – это регламентирующий документ не только для службы ДОУ, но и для всех сотрудников аппарата управления компании. Поэтому чем более подробными будут разделы инструкции, тем более понятным и прозрачным для всех будет как сами документы, так и процессы работы с ними.

Возникает необходимость в разработке и других нормативных документов, в большей степени учитывающих особенности работы в условиях функционирования автоматизированных систем электронного документооборота. Такими документами могут быть:

регламент или инструкция по организации работы с документами в автоматизированной системе делопроизводства и электронного документооборота;

инструкция по работе с корпоративной электронной почтой;

инструкция пользователя и др.

Положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее сотрудников разрабатываются на основании типовых либо примерных положений или инструкций, а также организационных документов, регламентирующих деятельность самой компании (устава, положений о структурных подразделениях). При разработке положения о подразделении необходимо помнить, что оно должно содержать четкие формулировки, не допускающие разногласий в вопросе о том, кто и что должен делать, кто кому подчинен и т.д. Пункты положения, определяющие взаимоотношения службы ДОУ с другими подразделениями компании, должны быть согласованы с этими подразделениями. На основании Положения о службе ДОУ разрабатывается должностная инструкция для каждого работника службы. Должностная инструкция определяет организационно-правовое положение работника в структурном подразделении и условия для его эффективной работы, регламентирует разграничение обязанностей и прав между другими сотрудниками, а также служит основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций, для установления взаимосвязей отдельных должностей.

Конституция Российской Федерации и кодексы Российской Федерации в регулировании работы с документами и информацией. Законодательство Российской Федерации в области информационной политики. Правовое регулирование архивной деятельности. Правовое регулирование кадрового делопроизводства. Правовое регулирование работы с информацией, составляющей персональные данные. Правовое регулирование работы с документами, составляющими государственную и иную охраняемую законом тайну (конфиденциальная информация). Правовое регулирование использования изображений Государственного герба Российской Федерации, государственного языка Российской Федерации и иных языков народов Российской Федерации в документах. Правовое регулирование работы с обращениями граждан. Правовое регулирование электронного документооборота. Государственные стандарты в области работы с документами и информацией. Особенности регулирования делопроизводства в органах государственной власти и управления.

Работа с документами неизбежно требует регламентации всего комплекса выполняемых процедур – от момента создания документов до их хранения.

Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности организации, а также деятельности службы делопроизводства: её структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативно-методическую базу делопроизводства составляют:

законодательные акты РФ в сфере информации и документации;

указы и распоряжения Президента РФ, постановления Правительства РФ;

нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, регламентирующие правовые вопросы документационного обеспечения управленческой деятельности;

государственные стандарты на документы;

общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

нормативные правовые акты организации, а также методические документы по делопроизводству, разработанные в организации.

В нормативно-методическую базу делопроизводства входят также законодательные акты субъектов РФ и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов РФ.

Основным законом государства является Конституция РФ , 12 декабря 1993 г., она обладает высшей юридической силой и устанавливает основы политической, правовой и экономической систем на всей территории РФ. В Конституции РФ имеется ряд статей, посвященных вопросам работы с документами и информацией. Например, в ст. 29 - закреплено право каждого гражданина свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом; в ст. 24 - гарантировано право ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы, если иное не предусмотрено законом.

Вопросы работы с документами и информацией нашли отражение и во всех кодексах РФ.

Особенно много статей, посвященных документам, содержатся в Гражданском кодексе РФ, регулирующем гражданские правоотношения и устанавливающем виды и разновидности документов, создаваемых в процессе этих правоотношений. Ст. 52 - посвящена учредительным документам юридических лиц (названы виды документов - учредительный договор, устав, положение и порядок придания им юридической силы (например, устав утверждается его учредителями).

Много указаний на порядок документирования и виды документов содержат статьи Трудового кодекса РФ. Значительная его часть освещает процесс документирования трудовых взаимоотношений. В ст. 40 дано определение коллективного договора как правового акта, регулирующего социально-трудовые отношения в организации или у индивидуального предпринимателя и заключаемого работниками и работодателем в лице их представителей. Глава 14 ТК РФ затрагивает вопросы защиты персональных данных работника. В ней содержаться определения терминов «персональные данные работника» и «обработка персональных данных работника» (ст. 85), прописаны общие требования к обработке, защите, хранению, использованию и передаче персональных данных (ст. 86 - 88).

Статьи Уголовного кодекса РФ устанавливают уголовную ответственность за преступления в сфере документационного обеспечения управления и информационной сфере. Например, в ст. 183 предусматривает ответственность за незаконное получение и разглашение сведений, составляющих коммерческую, налоговую или банковскую тайну, в том числе и путем похищения документов.

В КоАП (ст. 13, 20) к правонарушениям относится несоблюдение правил хранения, комплектования, учета, использования архивных доков.

Федеральные законы

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации".

Федеральный закон от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ "О государственном языке Российской Федерации".

Федеральный закон от 25.12.2000 № 2-ФЗ «О Государственном гербе Российской Федерации».

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи" регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций;

Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (утрачивает силу с 01 июля 2012 г.).

Федеральный закон от 21.07.2005 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» (ст. 25 устанавливает порядок составления заявки на участие в конкурсе в электронной форме в соответствии со ст. 160 Гражданского кодекса РФ либо в бумажной форме в запечатанном конверте).

закон от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании» - определяет порядок проведения работ по стандартизации, виды документов по стандартизации и их применение, осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением требований государственных стандартов, ответственность за нарушение положений закона, порядок финансирования работ по стандартизации и др.

Основным законом, регулирующим порядок создания и использования информации (информационных ресурсов), является Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (с изм. на 06.04. 2011) - Закон устанавливает правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, определяет основные понятия в сфере информационных технологий, например: Документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством РФ случаях ее материальный носитель. Закон регулирует отношения, возникающие при: осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации; применении информационных технологий; обеспечении защиты информации (ст. 5 - закреплено разделение информации в зависимости от категории доступа к ней на общедоступную и информацию ограниченного доступа).

Федеральный закон от 22.10 2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в РФ в интересах граждан, общества и государства. В настоящем законе даются основные понятия: архивный документ, уникальный документ, экспертиза ценности документов и т.д.

Указы и распоряжения Президента РФ, постановления Правительства РФ.

Постановление Правительства от 15.06.2009 № 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" - устанавливают единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, кроме того, устанавливает общие требования организации работы с электронными документами в федеральных органах исполнительной власти и др.

Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 "О трудовых книжках" (с изменениями на 19 мая 2008 г.)

Распоряжение Правительства РФ от 21.03.1994 № 358-р "О сохранности документов по личному составу высвобождаемых работников";

Постановление Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации";

Постановление Правительства РФ от 04.09.1995 № 870 "Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности";

Указ Президента РФ от 30.11.1995 № 1203 "Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне";

Указ Президента РФ от 06.03.1997 № 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера";

Постановление Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации";

Постановление Правительства РФ от 22.09.2009 № 754 «Об утверждении положения о системе межведомственного электронного документооборота».

Постановление Правительства Республики Коми от 20.09.2011 № 396«Об организации межведомственной системы электронного документооборота» - порядок работы, безопасность системы…

Распоряжение Правительства РФ от 12.02.2011 № 176-р «Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности» - табличная форма со сроками выполнения.

Правила оказания услуг почтовой связи, утверж. Постановлением Правительства.

Доки федеральных органов исполнительной власти

Главархивом СССР в 1988 г. разработан и внедрен важный для грамотной организации делопроизводства в организации документ « Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ)» (одобрена коллегией Главархива СССР от 27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 23.05.1988 № 33). Опубликована в 1991.

ГСДОУ – совокупность правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и работе с документами в органах государственного управления и в организациях. Цель ГСДОУ - упорядочение доборота орг-ций, сокращение кол-ва и повышение качества доков, создание благоприятных условий для применения техн. средств и соврем. технологий сбора, обработки, использования и хранения инф-ции, совершенствование работы аппарата управления.

Основные Правила работы архивов организаций , одобренные решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г. - распространяются на архивы гос. организаций, а также обязательны для всех негосуд. орг-ций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования доков АФ РФ, отнесенных к гос. собств-ти. Данные Правила устанавливают виды архивов, основные задачи и функции, права и обязанности архивов.

Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76 утверждены Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти - разработаны в целях оптимизации процедуры и порядка разработки федеральными органами исполнительной власти инструкций по делопроизводству, определения их структуры и содержания и применяются федеральными органами исполнительной власти и их территориальными органами.

"Квалификационный справочник должностей руководителей , специалистов и других служащих" (утв Постановлением Минтруда 1998) является нормат доком и рекомендуется для наименования должностей и предъявляемых к ним квалификационных требований.

Приказ Минкультуры от 25 августа 2010 г. № 558"Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранени я"

Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"

Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек"

Приказ Росархива от 19 января 1995 г. № 2 "Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия "

Приказ Росархива от 18 августа 1992 г. № 176 "О Примерном положении об архиве государственного учреждения, организации, предприятия"

Классификаторы - ОКУД (содержит коды УФД) и ОКПО (коды предприятий и орг-ций)

ГОСТы

1. ГОСТ Р 6.30-2003 "УСД. УСОРД. Требования к оформлению доков". Стандарт распространяется на орд- устанавливает состав реквизитов доков, требования к их оформлению и требования к содержанию информации бланка.

2. ГОСТ Р 51141-98. Дп и арх дело. Термины и опред-ния

3. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Нац стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотеч и издательскому делу. Управление доками. Общие треб-ния. Утв приказом Фед агентства по технич регулированию и метрологии 2007.

Стандарт регулирует процессы управления доками гос, коммерч и общест организаций, предназначаемыми для внутр или внешнего пользования. Положения стандарта являются рекомендациями по созданию систем управления доками, включению в нее доков, а также обеспечению соответствия доков установленным в стандарте характеристикам(аутентичность, достоверность, целостность, пригодность для использования).

Требования к оформлению документов установлены государственным стандартом- ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Положения стандарта определяют:

состав реквизитов документов,

требования к оформлению реквизитов документов,

требования к бланкам документов.

ГОСТ Р 6.30-2003 принят постановлением Госстандарта России

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД) (далее - документы) - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а так же вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирование деятельности:

федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.

В решении задач по совершенствованию документирования и документального обеспечения большое значение имеет Единая Государственная система делопроизводства (ЕГСД).

Основные положения ЕГСД приобретают особое значение в период внедрения АСУ, здесь главным носителем информации является документ. С целью создания оптимальных условий для машинной обработки информации проведена стандартизация и унификация документов.

Стандартизация - это установление единых норм и требований, предъявляемых к документам.

Унификация - это единообразие, установление максимального набора реквизитов, формата бумаги.

В настоящее время разработаны унифицированные системы документации (УСД) - организационно- распорядительная, плановая, первично- учетная и т.д. Они используются в организациях для всех органов управления с целью получения необходимой информации для учета, планирования, управления и т.д.

Документы содержат определенные данные - реквизиты (название документа, индекс, дата, текст, подпись и т.д.). Реквизиты документов подразделяются на обязательные (текст, подпись) и необязательные (заголовок, печать). Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Для того чтобы документ отвечал своему назначению, имел юридическую силу, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов.

Совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа называется формуляром.

Существует 2 варианта расположения реквизитов - угловой и продольный. Главным в любом документе является текст, его содержание. Текст документа должен быть ясным, точным и кратким, предложения должны быть простыми.

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве.

Общероссийский классификатор управленческой документации разработан взамен Общесоюзного классификатора управленческой документации (1 89 012) на территории Российской Федерации.

ОКУД предназначен для решения следующих задач:

регистрации форм документов;

упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве;

сокращения количества применяемых форм;

исключения из обращения неунифицированных форм документов;

обеспечения учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации;

контроля за составом форм документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления;

рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов.

Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации - разработчиками унифицированных систем документации (УСД).

В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в унифицированные системы документации.

Код унифицированной формы документов (код) состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ).

В ОКУД принята иерархическая классификация с тремя ступенями.

Каждая позиция классификатора состоит из двух блоков:

блока идентификации;

блока наименований объекта классификации.

Идентификация унифицированной формы проводится через классификацию.

Структура кодового обозначения унифицированной формы документа по ОКУД:

делопроизводство документ архив оформление

В кодовом обозначении унифицированной формы документа отражены следующие признаки классификации: первый и второй знаки (класс форм) - принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей унифицированной системе документации; третий и четвертый знаки (подкласс форм) - общность содержания множества форм документов и направленность их использования; пятый, шестой и седьмой знаки - регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса; восьмой знак - контрольное число.

Блок наименований объекта классификации представляет собой запись наименования конкретной унифицированной формы документа.

В унифицированной системе отчетно-статистической документации (06 класс) помимо кодового обозначения унифицированной формы документа, контрольного числа и наименования формы содержатся также "индекс" и "периодичность" представления в связи с необходимостью обеспечения преемственности обозначений, сложившихся в органах государственной статистики.

Коды ОКУД подлежат простановке в унифицированных формах документов.

Классы с 60 по 79 включены не приведенные в ОКУД, выделены для унифицированных систем документации Вооруженных Сил Российской Федерации. Регистрацию унифицированных форм документов этих систем осуществляет Генеральный штаб Вооруженных Сил Российской Федерации в установленном им порядке.

Вновь разработанные унифицированные формы документов, входящие в УСД, подлежат регистрации во ВНИИКИ Госстандарта России путем включения их в ОКУД.

Система ведения ОКУД предусматривает взаимодействие ВНИИКИ Госстандарта России с организациями (подразделениями) министерств и ведомств России, ответственных за разработку и утверждение УСД.

Любой документ, создаваемый в обществе, входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Отнесение документов к той или иной группе начинается с разделения всех документов на официальные и документы личного происхождения.

Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности подразделяются на управленческие, научные, технические (конструкторские), технологические, производственные и др. Управленческие документы составляют ядро учрежденческой документации. Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Управленческие документы и составляют собственно объект делопроизводства.

Государственный стандарт 6.30-2003 распространяется на организационно-распорядительную документацию, относящуюся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, вошедшей в состав Общероссийского классификатора управленческой документации по классу 020000. Детально, путем перечисления сфера распространения стандарта не установлена. Ориентация на документы, включенные в ОКУД, свидетельствует о том, что правила оформления в равной мере относятся к документам как государственных организаций, так и хозяйствующих субъектов негосударственных структур.

Эти документы представлены комплексом систем, основными из которых являются следующие системы документации:

• * организационно-правовая документация;
• * плановая документация;
• * распорядительная документация;
• * информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;
• * отчетная документация;
• * документация по обеспечению кадрами (по личному составу);
• * финансовая документация (бухгалтерский учет и отчетность);
• * документация по материально-техническому обеспечению;
• * договорная документация;
• * документация по документационному и информационному обеспечению деятельности учреждения и другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность учреждения, организации или предприятия.

Документы, составляющие одну систему документации, связаны единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности. Вся совокупность этих видов документов и составляет ОКУД.

Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, -- это функция организации системы и процессов управления, которая включает в себя:

• * создание организации, включая выбор ее организационно-правовой формы;
• * установление ее структуры;
• * определение штатной численности и состава (номенклатуры) должностей -- руководителей, специалистов, технических исполнителей и их тарификация по Единой тарифной сетке (ЕТС);
• * регламентацию деятельности структурных подразделений и работников;
• * формирование совещательных органов управления;
• * регламентацию деятельности аппарата управления;
• * лицензирование деятельности (в необходимых случаях);
• * установление режима работы и системы охраны;
• * организацию труда работников и оценка труда работников;
• * реорганизацию;
• * ликвидацию организации и некоторые другие виды работ.

Организационная деятельность учреждения выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

К организационно-правовым документам относятся: устав организации, положение об организации; положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах учреждения; регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства; штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации (например, инструкция по документационному обеспечению); должностные инструкции работникам, правила, памятки и др.

Организационно-правовые документы содержат положения строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности учреждения. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом -- вышестоящей организацией, руководителем данной организации или ее коллегиальным органом (например, собранием акционеров или советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения -- в зависимости от вида и разновидности организационно-правового документа. Организационные документы могут утверждаться непосредственно актом руководителя с проставлением грифа утверждения на организационно-правовом документе или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением).

Цель разработки организационных документов -- наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками.

Организационно-правовые документы, с точки зрения срока действия, относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до утверждения новых. В стабильно работающем учреждении необходимость пересмотра, изменения или дополнения организационно-правовых документов может возникать один раз в несколько лет. В зависимости от характера и глубины изменений в деятельности учреждения организационно-правовые документы либо разрабатываются заново, либо в них вносятся необходимые изменения и дополнения распорядительными документами (приказом или распоряжением руководителя). В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационно-правовые документы и их утверждение.

Порядок внесения изменений и дополнений и их пересмотра зависит от вида организационно-правовых документов. Например, изменения и дополнения в устав организации вносятся по мере их возникновения в соответствии с установленной законом процедурой -- по решению высшего органа управления организацией (общего собрания акционеров или участников и др.) с обязательным информированием органа, осуществляющего государственную регистрацию организаций. Изменения в штатное расписание вносятся по мере необходимости приказами или распоряжениями руководителя.

Изменения в положения о структурных подразделениях и иных органах учреждения также вносятся распорядительными документами руководства по мере необходимости.

Разрабатываются организационно-правовые документы руководством учреждения или подразделения с привлечением квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу учреждения как в целом, так и по отдельным направлениям.

Организационно-правовые документы оформляются на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов: название учреждения и/или подразделения (если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.

Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты, нумеруемые арабскими цифрами.

В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

Практическое задание

• 1. Введение (краткое описание предприятия и его структуры).
• - ООО «Дружба», образована в 2002 г и является коммерческой организацией, уставный капитал который разделен на определенное число акций. В основном организационном документе Уставе определены основные цели и виды деятельности общества. ООО «Дружба» специализируется по дизайну помещений, составление архитектурных планов, смет и т.д.

2. Служба ДОУ (делопроизводства) как структурное подразделение предприятия: состав и функции. Документы, регламентирующие ее деятельность (положение, должностные инструкции).

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

правовые акты федеральных органов исполнительной власти: министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятии.

государственные стандарты на документацию;

унифицированные системы документации;

общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

Государственную систему документационного обеспечения управления.

Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);

Нормативные документы по организации управленческого тру да и охране труда;

Канцелярия. Основными функциями секретариата являются:

• - прием и первичная обработка документов, поступающих на имя руководства,
• - регистрация документов,
• - машинописные работы,
• - распределение телефонных звонков,
• - отправка документов,
• - информационно-справочная работа с документами;
• - снабжает канцелярскими принадлежностями;
• - обеспечивает мебелью, хозяйственным инвентарем;
• - ведет контроль за сохранностью материальных ценностей;
• - устраняет неполадки организационной техники, мебели и выполняет многие другие хозяйственные функции.
• 3. Документы, определяющие порядок работы с документами на предприятии (инструкция по делопроизводству, номенклатура дел, табель унифицированных форм документов). Их значение в рациональной и эффективной организации ДОУ на предприятии.

Основным нормативным документом по делопроизводству любого предприятия является инструкция по делопроизводству. Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.

Инструкция должна разрабатываться в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления и Типовой инструкцией по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти РФ. Утверждается инструкция Генеральным директором по согласованию с начальником Общего отдела. В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены следующие пункты:

Общие положения.

Правила подготовки и оформления документов.

Требования к реквизитам документов.

Организация документооборота

Порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящей корреспонденции

Порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов.

Организация контроля исполнения документов.

Поисковая система по документам.

Составление номенклатуры дел.

Формирование и оформление дел.

Экспертиза ценности документов.

Передача дел в архив

Круг обязанностей, прав; установление взаимоотношений; должностные обязанности работников Компании и квалификационные требования к ним закреплены и регламентированы должностными инструкциями. Это позволяет равномерно распределить обязанности и установить подчиненность работников.

4. Документооборот на предприятии. Основные принципы рациональной его организации.

Основным направлением деятельности архитектурно-планировочной мастерской является подготовка и техническое сопровождение проектов. Основными задачами службы научно-технической документации являются:

• - Получение проектно-сметной документации и проверка комплектности;
• - Входной контроль и регистрация технической документации;
• - Проверка и составление экспертизы проектно-сметной документации с выдачей замечаний Заказчику;
• - Подготовка документации для разработки проекта производства работ БК;
• - Разработка проекта производства работ на строительно-монтажные работы;
• - Документальная подготовка сдачи объекта;
• - Оформление и согласование проектов технической документации;
• - Сопровождение договоров с подрядными организациями на работы отдела;
• - Разработка технической части договоров на работы отдела; - Лицензирование и сертификация работ и видов деятельности;
• - Обеспечение производственных участков проектной документацией, журналами работ, проектами производства работ и другой технической документацией.

Ответственным за делопроизводство в службе научно-технической документации является секретарь.

5. Схема движения входящей документации (первичная обработка, регистрация, рассмотрение руководством предприятия, внесение резолюции в регистрационно-учетные формы, передача на исполнение, контроль за исполнением, списание документа в дело).

При первичной обработке корреспонденции проверяется по адресу ли она доставлена, целостность конвертов. Корреспонденцию, доставленную ошибочно секретарь-референт возвращает или пересылает по назначению.

Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Вскрываются конверты и уничтожаются вручную, что требует значительного времени.

Конверты от поступающих документов, в том числе писем граждан, не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить:

• - адрес отправителя;
• - время отправки и получения документа;
• - при поступлении личных или доплатных документов.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп, он проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны, он состоит из учетного номера и даты поступления. Документы с грифом «лично» секретарем не вскрываются и передаются адресату. Документация, поступающая на имя Генерального директора, передается секретарю Генерального директора. Заканчивается первичная обработка распределением на документы регистрируемые и нерегистрируемые. Иногда поступает такая корреспонденция, при рассмотрении которой секретарь-референт затрудняется определить к регистрируемой ли она относится или нет. Для уточнения он идет к руководителю. В организации должен быть список нерегистрируемой документации.

6. Схема прохождения исходящих документов (подготовка текста, согласование, доработка по замечанием, подписание, регистрация, отправка, списание копии в дело).

Отправляемые предприятием документы называются исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

• - составление проекта документа исполнителем;
• - проверка правильности оформления проекта документа секретарем;
• - согласование проекта документа;
• - подписание документа руководителем (в необходимых случаях - утверждение);
• - регистрация документа;
• - отправка документа адресату;
• - подшивка второго экземпляра (копии) в дело.

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется сотрудником Общего отдела. Начальник Общего отдела Компании вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.

После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют его номер и дату рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах. Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской.

7. Работа с внутренними документами (составление проекта текста документа, согласование, доработка по замечаниям, регистрация, тиражирование, передача на исполнение, контроль исполнения, списание исполненного документа в дело).

Сотрудниками Общего отдела осуществляются следующие операции:

• - формирование базы контролируемых документов; направление контролируемого документа (пункта задания) в подразделение-исполнитель;
• - напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;
• - получение информации о ходе и результатах исполнения;
• - занесение в базу данных информацию о ходе и результатах исполнения контролируемого документа;
• - регулярное информирование руководителя о состоянии и результатах исполнения;
• - снятие документов с контроля по указанию руководителя.

Заключение

Отсутствие необходимых нормативно-методических документов, таких как инструкция, по делопроизводству, положение о службе документационного обеспечения управления создает необходимость в разработке целого ряда документов - инструкции по делопроизводству, внутреннему распорядку и некоторых других, так же необходимо установить точную номенклатуру дел и распределение обязанностей, так же нужно расширить канцелярию.

Список литературы

• 1. А.Ю.Чуковенков, В.Ф. Янковая Правила оформления документов. Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».-Москва, «ПРОСПЕКТ», 2004.
• 2. В.В.Галахов, И.К.Корнеев и др. Делопроизводство. Образцы, документы организация и технология работы с учетом нового ГОСТ Р 6.30-2003«Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» 2-е издание.-Москва, «ПРОСПЕКТ», 2005.
• 3. Делопроизводство: Справ. Пособие - 4-е изд., доп. - Омск: Фирма «ЛЕО», 1995..
• 4. Документы и делопроизводство: Справ. Пособие/ Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум; Сост.: М.Т. Лихачев. М.: Экономика, 1991.