Доложить руководителю по организации хранения архивных документов. Архивное делопроизводство организации: гост, инструкция, документы, правила

Каждая организация должна ежегодно сдавать на хранение дела, состоящие из завершенных документов. Это необходимо для того, чтобы освободить место для текущих документов, а также чтобы обеспечить сохранность и доступность архивных документов. О том, как правильно организовать архивное хранение дел – читайте в статье.

Из данной статьи вы узнаете:

что такое архивное хранение дел в организации;
правила архивного хранения дел;
сроки архивного хранения дел.

Каждая организация или предприятие обязаны обеспечивать сохранность документов, которые так или иначе имеют отношение к деятельности организации. Это касается как бухгалтерской и налоговой отчетности, так и бумаг по личному составу. Более того, срок хранения последних документов может доходить до 75 лет. Вполне логично, что обеспечить сохранность кадровых документов без надлежащих условий на протяжении такого длительного периода практически не представляется возможным. А если учитывать тот факт, что за 75 лет документы по личному составу будут исчисляться тысячами листов, то станет понятна необходимость организации архивного хранения дел.

Архивное хранение дел в организации

Для удобства и практичности хранения документов необходимо включать их в состав дел. Причем каждое подразделение в организации группирует документы в дела самостоятельно с учетом их специфики и сроков хранения. К примеру, ни в коем случае нельзя включать в состав одного дела бухгалтерскую документацию и кадровые документы. Таким образом вы рискуете потерять важные деловые бумаги или случайно их уничтожить. Более того, формирование дел в подразделении лучше организовывать с учетом сроков хранения. Этот метод оправдан тем, что при проведении экспертизы ценности документов, включенных в состав дела, потребуется значительно меньше времени для проверки сроков хранения. В противном случае необходимо выполнять полистную проверку документов дела.

Архивное хранение дел в организации подразумевает наличие действующей и эффективной номенклатуры дел. Она необходима для того, чтобы при первом взгляде на дело можно было определить к какому подразделению оно относится и какого рода документацию содержит. Отсутствие номенклатуры дел чревато постоянной путаницей в документах и неправильной организацией дел, что недопустимо при организации документооборота.

Качество ведения архивных дел обусловливается подготовкой к отправке на хранение, включающей:

экспертизу ценности дел;
последующее оформление;
опись документов;
составление актов для уничтожения бумаг, не представляющих ценности.

Правила архивного хранения дел

Правила архивного хранения дел регламентируются нормативными документами, федеральными законами, а также правилами Росархива. Такое большое количество требований и нормативов объясняется сложностью организации длительного хранения бумаги. Поэтому у любого руководителя компании всегда есть два варианта: оборудовать собственный архив или сдать документы на хранение в государственный или муниципальный архив. Второй способ является наиболее простым и надежным, так как данные архивы полностью соответствуют всем требованиям к архивному хранению и гарантируют сохранность деловых бумаг.

В случае, если вы планируете создать свой собственный архив, необходимо соблюдать основные правила архивного хранения дел. Так, сами дела должны быть подшиты в скоросшиватели и иметь опись, которая содержит подробный перечень документов, включенных в состав дела. Обложка дела должна содержать наименование подразделения, номенклатуру и заголовок, который даст представление о составе дела. К примеру, «Приказы об отпуске», «Объяснительные сотрудников», «Зарплатные ведомости» и т.д.

Кроме того, правила архивного хранения дел предусматривают и подготовку помещения под архив.

Существует несколько основных режимов, в соответствии с которыми необходимо хранить полученные в архив дела. Рассмотрим некоторые из них:

Световой режим. Немаловажным фактором длительного хранения дел в архиве является правильная организация освещения. Лучше всего оборудовать архив в помещении без окон. Прямое попадание солнечного света на бумагу лишь сокращает срок ее хранения. Если же исключить естественный свет не предвидится возможным, то необходимо хранить дела в закрывающихся шкафах.
Температурно-влажностный режим. В любом архивном помещении температура, а также влажность имеет очень большое значение при хранении документов. Резкое изменение температуры внутри помещения может пагубно влиять на бумагу. Следует постоянно контролировать данные показатели около 2 раза в неделю с помощью специальных приборов. Для того чтобы контролировать температуру, можно установить кондиционер.
Санитарно-гигиенический режим. В архивном помещении необходимо постоянно поддерживать чистоту. Важно не допустить появление грызунов плесени, а также грибка. Для этого необходимо регулярно проводить уборку архива.

Сроки архивного хранения дел

Сроки архивного хранения дел могут варьироваться в зависимости от их значимости. Средний срок хранения документации составляет 3 года. Однако он может составлять как 1 год, так и 75 лет, например, личные дела сотрудников. Кроме того, есть определенные виды документов, которые необходимо хранить постоянно. Законодательство регламентирует условия и сроки хранения архивных дел и обязывает организацию сдавать необходимые деловые бумаги в ведомственный архив. Важно соблюдение норм и правил оформления актов, сопутствующих архивоведению.

Вопрос сохранности ценной информации является составной частью единого технологического процесса производственной деятельности предприятий любого вида. Выгодным и наиболее удобным решением данного вопроса является Архивное хранение документов на аутсорсинге. ГК «ТЭЛОС АРХИВ» предоставляет максимально надёжную, удобную комплексную систему внеофисного хранения, соответствующую действующим госстандартам.

Преимущества архивного хранения документов (архивации) в ГК «ТЭЛОС АРХИВ»

Ответственное хранение документов в архиве ГК «ТЭЛОС АРХИВ» производится в соответствии с Законодательством РФ, учитывая все пожелания клиентов и более чем 20-ти летний опыт работы в архивной отрасли. Преимущества сдачи документов в архив нашей организации заключаются в следующем:

Сотрудники постоянно проходят переобучение со сдачей квалификационного экзамена.
Хранение архивов выполняется с учетом обязательных требований климатических условий в помещении, обеспечиваются необходимые параметры влажности и температурный режим.
Автоматизированный алгоритм размещения документов на полках, позволяет найти материалы и доставить их владельцу в срок до 4 часов.
Нашим клиентам не нужно беспокоиться об аренде помещений под архив и найме персонала.

Специализация работы ГК «ТЭЛОС АРХИВ» не ограничивается учётом и внеофисным хранением документов.

Для удобства наших клиентов мы также предлагаем следующие услуги:

Сканирование бумажных носителей любых форматов, ветхих бумаг, индексацию, введение данных.
Интеграцию ПО с актуальными системами, облачные решения, разрабатываем ПО.
Услуги архивиста: заполнение описей, формирование дел.
Выделение и комплектацию носителей информации к уничтожению с составлением акта согласно нормативным правилам.
Качественные переплётные и реставрационные работы.

Услуги архивного хранения в ГК «ТЭЛОС АРХИВ» предоставляют высококвалифицированные специалисты компании. Этапы работы:

Заключение договора;
Формирование дел или коробов для передачи на архивное хранение;
Упаковка дел в архивные короба и маркировка штрих-кодом и RFID метками;
Доставка документов в архивохранилище;
Выгрузка документов в архивохранилище;
Обработка документов, внесение в базу данных;
Размещение на стеллажах;
Работа с хранящимися документами по запросу.

Собственная служба доставки обеспечит получение документов в течении 4-х часов после запроса. По желанию заказчика мы обеспечим доступ авторизованных лиц к необходимой документации через личный кабинет на сайте ГК «ТЭЛОС АРХИВ».

Сдача документов в архив

Сдача документов в архив проводится с соблюдением утверждённых нормативных стандартов. Процедура архивации документов может быть выполнена как силами самой организации, так и с помощью высококлассных специалистов нашей компании.

ГК «ТЭЛОС АРХИВ» гарантирует быстрое и качественное проведение архивных работ с выездом на объект. Наши специалисты обладают необходимыми знаниями и многолетним опытом по подготовке документов в архив, различной формы секретности, подлинников или копий.

Учёт и хранение документов

Выбор в пользу ГК «ТЭЛОС АРХИВ» является правильным не только с точки зрения надёжности, но и с точки зрения экономии. Хранение архивов производится в специальных коробах разных форматов с прикреплённым идентификационным номером, обеспечивающим оперативный поиск запрашиваемых документов в самые короткие сроки. Цена хранения короба на аутсорсинге всегда ниже. При хранении архивов своими силами появляются расходы на помещение, персонал, противопожарную систему, также необходимо выполнять действующие требования законодательства РФ в области хранения документации. Это приводит к ежемесячному росту расходов организации на содержание собственного архивохранилища.

Архивохранилища класса А++ ГК «ТЭЛОС АРХИВ» расположены в Москве и других крупных промышленных городах России, поэтому можно быстро осуществить доставку документации клиенту или поработать с документами в специально-оборудованной аудит-комнате на территории архивохранилища.

Помещения для хранения архива ГК «ТЭЛОС АРХИВ» оснащены в соответствии с требованиями к данному виду хранилищ:

Установлена газовая система пожаротушения.
Поддерживается необходимый для сохранности документов температурно-влажностный режим.
Защиту обеспечивает круглосуточная охрана, установлены видеокамеры и система наблюдения.
На территорию архива могут проходить только авторизированные сотрудники.

Что получают клиенты ГК «ТЭЛОС АРХИВ»

Доверив ответственное хранение Ваших документов ГК «ТЭЛОС АРХИВ», Вы получаете:

Экономию денежных средств — внеофисное хранение документов избавляет Вас от необходимости оплачивать аренду помещения, инженерные системы, коммунальные платежи и другие обязательные статьи расходов на содержание собственного хранилища;
Безопасность — Ваши документы находятся в специализированно оборудованных хранилищах Класса А++, доступ к ним возможен только авторизированным лицам, документы не могут пропасть, а благодаря специальным условиям в хранилище, срок эксплуатации бумажных носителей информации продлен на много лет;
Быстрый доступ к информации – благодаря специальным возможностям личного кабинета на сайте или срочной доставки документации, Вы получаете быстрый доступ к необходимым документам;
Увеличение КПД сотрудников – благодаря аутсорсингу хранения архива, Вы освобождаете своих сотрудников от непрофильных функций в компании. Подготовкой документов, учетом и их хранением занимаются квалифицированные сотрудники ГК «ТЭЛОС АРХИВ»
Контроль всех манипуляциях с документами – Вы получаете протоколирование всех действий с документами в архиве;
Освобождение дополнительного пространства для профильного функционирования компании — в Вашем офисе находится минимум документов, что позволяет более выгодно использовать освобожденные квадратные метры помещений.

НАШИ КЛИЕНТЫ

ОТЗЫВЫ:

Е.В. Кардыш, руководитель канцелярии АО «ОПК «ОБОРОНПРОМ» Работаем с компанией ТЭЛОС АРХИВ с 2015 года. За это время было реализовано несколько проектов, в том числе организовано внеофисное хранение документов, проведено обследование документального фонда. Благодаря профессиональной работе команды менеджеров и архивистов ГК "ТЭЛОС АРХИВ" нам удалось в кратчайшие сроки передать архивный фонд в Федеральный архив экономики. Е.П. Котельникова, начальник отдела комплектования и хранения архивных документов ООО «ГАЗПРОМ ГАЗЭНЕРГОСЕТЬ» Наша компания сотрудничает с ГК «ТЭЛОС» на протяжении многих лет. Мы очень довольны выбором именно этой компании для обслуживания нашего бизнеса. За годы работы не было ни одного сбоя – всегда четко и вовремя вывезут документы на аутсорсинговое хранение, если нужно запросить какие-то документы обратно для оперативной работы – сроки очень сжатые, компания всегда идет навстречу, если нужно сделать подборку пораньше. Компания экономит нам огромное количество площадей, которые мы бы вынуждены были арендовать под хранение архивных документов. Работают четко и слаженно, менеджер Солодянкина всегда на связи и всегда готова помочь! Спасибо большое!

На рабочих местах исполнителей документы хранятся в папках, скоросшивателях, папкахрегистраторах. В свою очередь для хранения последних служат лотки, блоки подвесные, которые устанавливаются на конторских столах или встраиваются в них.

В текущих архивах подразделений, для размещения большого количества укомплектованных в деле документов, применяются стеллажи и шкафы с подвижными и неподвижными секциями.

В архивах организации, в специальных архивах документы хранятся в особых помещениях, обеспечивающих условия хранения, с использованием металлических стеллажей различных размеров и разной степени механизации.

АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ

Понятие архива и история формирования Государственной архивной службы Российской Федерации

Система хранения информации стала формироваться одновременно с формированием системы деловой письменности. Хранение информации из хаотичного становится системным в результате оценки (экспертизы) скапливающихся документов и распределения их на хранение в зависимости от проведенной оценки. Потому в документационном обеспечении управления существуют два понятия - документальный фонд и архивный фонд.

И если документальный фонд объединяет в своем составе всю документацию организации (или отдельных лиц): документы текущего управления, документы, отобранные для постоянного или длительного хранения, в том числе и переданные на хранение в Государственный архивный фонд, собранные коллекции документов, то архивный фонд - лишь часть документального фонда. В отличие от документального фонда архивный фонд не включает в себя документы с временными сроками хранения и имеет стабильный состав, который может только наполняться. В состав архивного фонда включаются документы, имеющие политическое, экономическое, научное, социальное, культурное, историческое или иное значение.

Архивное дело может отмечать несколько «дней рождения» в зависимости от точки зрения конкретного историка. Естественно, с появлением первых документов, известия о которых восходят к Х в., появилась и задача сохранения этих документов и ларник, ответственный за сохранность документов и «скреплявший» их, может считаться первым архивистом. Первая опись, а точнее перечневая роспись, датированная 1288 г. и вошедшая позднее в Ипатьевскую летопись, может считаться первым научно-справочным аппаратом, хотя различия между рукописями и книгами в ней не проведено.

С появлением системы государственных учреждений - приказов система хранения документов, их учета и использования значительно усовершенствовалась. С возрастанием объема книгопечатания письменные материалы - документы, отделялись в XIV в. от библиотек. К XVI в. крупные комплексы документов отлагались в приказах, ведавших определенными отраслями управления, прежде " всего Поместном, Разрядном, Посольском и др. Имелись хранилища документов по имущественному положению и повинностям посадских людей согласно Судебнику 1550 г. у старост, сотских, десятских. В 1836 г. опубликована неполная рукопись 70-х гг. XVI в. под,; названием «Опись Царского архива», так как в подлиннике заголовок и точная дата составления отсутствовали, о полной картине развития архивного дела в этот период судить трудно, так как генеральные описания стали проводиться после освобождения Москвы от интервентов 1614- 1615 гг. и после Большого московского пожара 3 мая 1626 г. по именным указам. В 1680 г. такой указ адресован 23 (но не всем) центральным учреждениям.

В период приказной системы управления еще не сложилось представление об архивном деле как одной из функций управления" информацией. Места хранения документов не были стабильными, по мере практической надобности их перемещали из одного хранилища в другое. Имелись случаи сознательного уничтожения документов, например удалялись из столбцов листы с повторяющимся содержанием для повышения их информационной насыщенности»;

Но никаких нормативных материалов того времени об уничтожении документов, не имеющих практического значения или дублетных, нам не известно. Зато хорошо известна практика сня-

тия копий для воссоздания хранилищ документной информации, понесших серьезный урон вследствие войны, плохих условий хранения и стихийных бедствий, особенно пожаров. Копии документов помещались в хранилища и их использование и хранение не отличались в дальнейшей от работы с подлинными документами.

16 июля 1712 г. - особая дата в истории архивного дела, связанная с указом о создании из дел и «приговоров» правительствующего Сената первого в государстве архива: «...собрать помесячно и учинить тем приговорам реестры с объявлением каждой дела» и отдать их на постоянное хранение в архив. Так был создан Московский сенатский архив как первый архив ведомства. Положения о ведомственных архивах развиты в 44-й главе «Генерального регламента», например впервые в мировой практике предусматривалась обязательная сдача учреждениями своих документов в архивы по истечении определенного срока. Для документов, необходимых в работе учреждений, сроков сдачи в архив не существовало, а для утративших практическую ценность устанавливался в 3 года. Тем самым создавались самостоятельны структурные подразделения - архивы, документы текущего делопроизводства были отделены от архивных документов. Вводилась и специальная должность - архивариус.

В 1728 г. Сенат разослал наказы губернаторам о целесообразности создания объединенных губернских архивов и архивов городского самоуправления. Коллежскому асессору А.Д. Почайнову в 1720 г. поручили разработку и описание дипломатических дел и документов, хранившихся в Москве и Петербурге; он же стал архивариусом обоих архивохранилищ. И только в 1724 г. оформился фактически и юридически первый исторический архив России (получил штаты из шести сотрудников, печать и собственного руководителя - асессора П. Курбатова) - Московский архив Коллегии иностранных дел. Тем самым заложено начало формирования сети исторических архивов, принимающих на государственное хранение архивные фонды юридических и физических лиц

- фондообразователей. Указом Сената 1736 г. предписывалось строить для архивов каменные здания с железными затворами и решетками на окнах, от деревянных строений «не в близости». Архивы было положено опечатывать, а вынос документов, как и по Судебнику 1550 г., категорически запрещался.

В течение XVIII - XIX вв. росло количество исторических архивов, велся поиск наилучшей схемы их систематизации - архивы возникали, сливались, переподчинялись, иногда ликвидировались.

Закон «Учреждение губернских правлений» 1845г. впервые в мировой практике архивного дела требовал располагать и содержать дела постоянно в том порядке, в котором они были зарегистрированы в текущем делопроизводстве, т.е. с сохранением внутренней структуры документальных комплексов. В настоящее время этот порядок называется принципом систематизации по происхождению.

Первое упоминание о сознательном отборе хранившихся документов к уничтожению относится к 1829 г., когда на описи дел Кабинета Его Императорского Величества Николай I .оставил резолюцию «Разобрать, что важно - отобрать, прочее можно и уничтожить». Годом позже комиссии по разборке петербургских архивов императором даны аналогичные указания о том, что «несекретные дела, не нужные для будущего времени, можно по строгому разбору уничтожить», что было началом экспертизы ценности дел и документов.

В последующие годы большинство министерств разработало специальные инструкции по разбору дел, в которых делались попытки определить ценность различных категорий документов и.сроки их хранения. Уже тогда выделялись три основные группы сроков хранения: «всегдашнее», временное <5-20лет), кратковременное (1-3 года). Первоначально описи дел, подлежащих уничтожению, представлялись на рассмотрение (согласование? утверждение?) Комитета министров. Дела могли уничтожаться только с его санкции. Однако с середины XIX в. ведомства, а затем и местные органы власти получили право самостоятельного решения вопросов отбора документов к уничтожению. Секретные документы уничтожались путем их сжигания, а несекретные продавались в качестве вторсырья на бумажные фабрики.

Следствием непоследовательной политики в области архивного дела в XIX в. явилась концентрация в многочисленных учреждениях крупных комплексов документов XVIII-XIX вв., потерявших практическую ценность и рассредоточенных по самостоятельным архивохранилищам отдельных департаментов. Документы за более ранние периоды концентрировались в историче-

ских архивах, подчиненных различным ведомствам. Неоднократно возникавшие предложения по созданию единой системы архивов и общей методологии архивного дела не получали правительственной поддержки. Борьба с бесконтрольным уничтожением документов, попытки упорядочить архивное дело в провинции и частном секторе экономики, зарождение системы подготовки кадров профессиональных архивистов и т.д. осуществлялись в основном усилиями энтузиастов.

Очередная попытка спроектировать государственную систему архивного дела поддержана правительством только в XX в. В апреле 1918 г. создан Центральный Комитет по управлению архивным делом, а 1 июня 1918 г. Советом народных комиссаров принят декрет «О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР», вобравший в себя многое из ранее готовившихся проектов и предложений. Был создан Единый государственный архивный фонд (ЕГАФ), в который передавались дела, утратившие практическое значение, а отдельные части Государственного архивного фонда соединились по принципу централизации архивного дела. Одновременно правительственным учреждениям запрещалось уничтожать без специального разрешения какие бы то ни было дела или отдельные бумаги под угрозой судебной ответственности. Для управления ЕГАФ создан правительственный орган - Главное управление архивным делом.

Декрет, положивший начало общегосударственной системе архивного дела в России, вскоре дополнили другими законодательными актами и практическими шагами. Так, все ранее существовавшие исторические архивы получили от органов власти охранные грамоты на помещения. В 1919 г. декретами правительства созданы областные (губернские) управления архивным делом, в состав ЕГАФ включены документы профсоюзных и кооперативных организаций, армии, умерших русских писателей, композиторов, художников и ученых, том числе находившихся на хранении в библиотеках и музеях. Постановлением ВЦИК и СНК РСФСР от 21 апреля 1924 г. состав ЕГАФ пополнился большим количеством документов научных, культурных, профессиональных, сословных, религиозных и других общественных организаций, а также национализированных бывших частных предприятий. Был установлен единый порядок двойной подчиненности территориальных архивных учреждений местным органам власти и государственным органам управления архивным делом.

С образованием 10 апреля 1929 г. общесоюзных органов управления архивным делом местные архивные органы и государственные архивы РСФСР утратили республиканское звено управления и были подчинены Центральному архивному управлению СССР и восстановлены Советом Министров РСФСР только 28 октября 1971 г.

В связи с прекращением существования Союза ССР государствами - участниками Содружества Независимых государств 6 июня 1992 г. заключено Соглашение о правопреемстве в отношении государственных архивов бывшего Союза ССР, по которому взаимно признается переход под участников Соглашения государственных архивов и других архивов союзного уровня, включая государственные отраслевые архивные фонды бывшего Союза ССР, находящиеся на их территории, а возникающие вопросы с возвращением документов, другие вопросы взаимного сотрудничества должны быть в каждом случае предметом двусторонних соглашений. В соответствии с принятым документом прекратило существование Главное архивное управление при Совете Министров ССР, а все центральные государственные архивы СССР вошли в систему Российских государственных архивов.

Архивный фонд Российской Федерации, архивный фонд организации, архив коммерческой фирмы

В соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от

ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение и являющихся частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации» образуют Архивный фонд Российской Федерации.

В состав Архивного фонда входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные фонды и архивные документы независимо от источников их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности.

Юридическим и физическим лицам Российской Федерации гарантируется право на создание своих архивов. При этом под архивом понимается «совокупность архивных документов, а также специальное учреждение или структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение документов в интересах пользователей.

Государственную часть Архивного фонда составляют архивные документы, являющиеся федеральной собственностью, собственностью территориальных образований в составе Российской Федерации, городов Москвы и Санкт-Петербурга, муниципальной собственностью.

Государственное хранение этой части Архивного фонда страны осуществляется постоянно сетью государственных архивов и центров хранения документации, государственными музеями и библиотеками, отдельными министерствами и ведомствами (отраслевые фонды). Временное хранение осуществляется городскими и районными госархивами с переменным составом, а также архивами учреждений, организаций и предприятий до передачи этих документов на постоянное хранение в своих архивах, называемых ведомственными И не входящих в Государственную архивную службу. Не входят в нее также архивы академий наук и академических институтов. Они, как и другие ведомственные архивы, контролируются Государственной архивной службой.

Временное хранение документов государственной части Архивного фонда в государственных организациях ограничено сроками, .устанавливаемыми Правительством дифференцировано, в зависимости от категории организации и вида документов:

документы федеральных органов государственной власти, ГенПрокуратуры, отраслевых академий, государственных объединений, организаций и предприятий федерального и республиканского подчинения - в течение 15 лет;

- ; документы органов государственной власти и прокуратур краев, Областей, автономных округов, городов федерального значения, учреждений, организации краевого и областного подчинения - в течение 10 лет;

документы органов местного самоуправления, предприятии сельского хозяйства, организаций городского и районного подчинения - в течение 5 лет;

записи актов гражданского состояния, записи нотариальных действий, судебных дел, документов по личному составу - в течение 75 лет;

документы, образовавшиеся при осуществлении деятельности совместных (с участием государства) предприятий и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля федеральной или государственной собственности, - в течение

научной, технологической и патентной документации - в течение 10 лет; конструкторской документации - в течение 15 лет; проектной документации по капитальному строительству - в течение 25 лет; телеметрической документации - в течение 5 лет;

кинодокументов, фотодокументов и видеофонограмм - не более 3 лет со времени изготов-

фотодокументы - в течение 3 лет; документы на машинных носителях - в течение 5 лет.

Для держателей отраслевых фондов сроки устанавливаются в соответствующих соглаше-

В течение установленных сроков организации обязаны обеспечить сохранность, учет, отбор

и подготовку документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации для передачи на постоянное хранение в соответствии с правилами и инструкциями Государственной архивной службы России.

Все работы, связанные с подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, в том числе изготовление страховых копий, научно-справочного аппарата, обработка и транспортировка документов, осуществляются за счет организаций, создающих документы.

При ликвидации или реорганизации, а также в случае изменения форм собственности держатели государственной части Архивного фонда передают документы правопреемникам (при со-

хранении на них прав государственной собственности), а при их отсутствии сдают в соответствующие государственные архивы. Эти документы при1 -ватизации не подлежат.

Архив - это организация или ее структурное подразделение, которые осуществляют приём и хранение документов с целью использования ретроспективной информации. За хранение документов в крупной организации отвечает ведомственный архив, а архив организации малого и среднего бизнеса ведется секретарём или в канцелярий.

Для систематизации помещаемых в архив документов образуется такая единица их хранения, как дело. Дело - документ или совокупность документов, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в отдельную обложку. Документы формируются в дела, согласно номенклатуре дел систематизированному перечню наименований дел, регистрируемых в организации, с указанием сроков их хранения.

При, подготовке документов к архивному хранению совершаются две делопроизводственные операции: формирование дела и его оформление. Формирование дел - отнесение документов к определенному делу и их систематизация. Оформление дела, определяемая, установленными правилами подготовка к хранению документов.

Организация архивного хранения документов и их эффективного использования - одна из основных задач службы документационного обеспечения. Структура архива организации формируется согласно номенклатуре дел. Это самостоятельный документ, составление которого является сложной и многоступенчатой работой.

Номенклатура дел пересматривается ежегодно до наступления делопроизводственного года. При ее составлении учитываются структура предшествующей номенклатуры и планы функционирования организации в следующем году. Каждое структурное подразделение готовит свою часть, а затем отдельные куски централизованно сводятся в общую номенклатуру. Проект номенклатуры подлежит утверждению руководителем организации.

В течение делопроизводственного года документы, оперативная работа с которыми закончена, подшиваются в дела согласно действующей номенклатуре. При этом возможно появление документов, которые не были предусмотрены при ее составлении. Если это происходит, заводится дело с новым заголовком, о чем делается пометка в номенклатуре. Также вполне вероятно, что за весь год не появится ни одного документа для заведения дела с предусмотренным заголовком. О каждом заведенном деле в номенклатуре делается соответствующая пометка.

Архивное хранение документов в организации может осуществляться в несколько этапов. Определенное время они хранятся в архиве структурного подразделения, а затем передаются в архив организации. После этого часть документов подлежит передаче на государственное хранение.

Российское делопроизводство имеет многовековую историю, отличающуюся национальными чертами. Документы проживают долгую жизнь - от оформления до архивного хранения и уничтожения. Правила работы с ними в конкретной организации составляют систему делопроизводства. Она представляет собой набор общих принципов и конкретных технологий обработки документов. Формирование их происходит под влиянием многих факторов. Наиболее значимыми из них являются имеющиеся традиции работы, как национальные, так и возникшие в рамках определенной организации, а также разнообразные нормативно-методические документы государственных органов.

Архивное хранение документов является обязательным для каждой организации, поскольку это регламентируется множеством российских законов. Именно благодаря такому содержанию документов можно добиться того, что они будут всегда в сохранности, а также при необходимости можно легко и быстро найти необходимый документ.

Организация архивного хранения документов

Такое хранение должно быть обеспечено в отношении всей документации, которая относится к деятельности каждой компании. Особенно это касается бухгалтерских документов, которые являются подтверждением совершения той или иной сделки. Сегодня наибольшей популярностью пользуются электронные архивы, которые могут располагаться как на платных, так и на бесплатных сервисах. С помощью этих сервисов можно хранить документы в правильном порядке, а найти определённый файл очень легко за счет удобного поиска.

Однако важно помнить, что хранить документы следует не только в электронном виде, но и в бумажном, а для этого лучше всего выделить в офисе определенный кабинет или хранить их в отдельном строении. Чаще всего хранятся документы около 5 лет, поскольку в это время они сохраняют свою актуальность, однако можно выделить насколько документов, которые вовсе не могут быть удалены. Сюда относится документация, которая указывает, какое количество работников работало в конкретной фирме в определенный момент времени. Во время ликвидации конкретного предприятия необходимо все документы передать в государственный архив. После этого за сохранность документов отвечает государство.

Архив, в котором будут храниться бумажные варианты документов, должен располагаться только в подходящем здании, поэтому запрещается хранить документацию в строениях из дерева или в тех, которые причисляются к ветхим. При этом важно изолировать архив от других помещения, а особенно от различных заведений общественного питания. В архиве должен работать сотрудник, который отвечает за все документы, ведет их учет, а также нумерует и раскладывает их.

Сроки хранения документов в архиве

Каждый документ должен быть сохранен на определенное время. Чаще всего данный срок составляет 5 лет, однако многие документы различных организаций должны храниться больше 10 лет. К ним относятся годовые отчетности или налоговые декларации, а также статистические отчеты и книги, в которых осуществляется учет информирования работников о технике безопасности. 5 лет хранятся документы, которые представляют собой квартальную отчетность или план счетов, счета-фактуры и путевые листы, книги продаж и другие схожие документы.

Хранение и учет архивных документов

Важно помнить, что документы, которые должны быть в обязательном порядке сохранены определённый срок, должны содержаться в оптимальных условиях, а иначе они могут быть повреждены. Храниться они должны только в том месте, о котором осведомлен руководитель компании, а также в штате должен быть работник, который является ответственным за хранение документов.

Правила хранения архивных документов

Во время хранения различной документации необходимо учитывать определенные правила и требования. К ним в первую очередь относится то, что должен соблюдаться определенный световой режим, поэтому освещение в архиве должно быть соответствующим и качественным. При этом на документы не должен падать яркий свет, поэтому идеальным решением становится создание архива на северной стороне строения, а также в помещении вовсе могут отсутствовать окна, в результате чего будет использоваться исключительно искусственное освещение. Использовать можно только качественные осветительные приборы, снабжённые специальным плафоном.

Дополнительно в помещении должны быть установлены оптимальные показатели температуры и влажности. Особенно это относится к влажности, поскольку при ее повышенном значении может произойти быстрое разрушение определенных материалов. Также на бумагу негативно воздействуют резкие и постоянные смены температуры, поэтому нужно использовать специальные электрические приборы, которые будут поддерживать оптимальные условия в помещении. Следует учитывать, что в архиве всегда должно быть очень чисто, поэтому необходимо регулярно проводить уборку, а также должна быть обеспечена хорошая охрана документов, которые могут стать целью злоумышленников и конкурентов.

Как происходит передача документов на архивное хранение?

Обычно передаются документы из компании в архив поочерёдно, а сами сотрудники архива чаще всего самостоятельно создают и утверждают определённый график принятия документов из компании. При этом руководитель фирмы должен знать об этом графике и должен подписать его. Обычно сдача документов осуществляется сотрудниками предприятия, которые назначаются ответственными за данную работу соответствующим приказом.

Как проходит подготовка документов к архивному хранению?

Передавать документацию в архив нужно в определенном состоянии, поэтому она еще на фирме проходит через специальную процедуру подготовки. Изначально необходимо точно определить, когда именно документы компании будут отправлены на архивное хранение. После этого в фирме создаётся специальная комиссия, в составе которой обычно имеется около 5 человек. Эта комиссия является ответственной за подготовку документов, которая происходит в несколько этапов. Изначально выполняется оформление всех дел, после чего осуществляется специальная экспертиза, на основе которой определяется, являются ли документы ценными и подлежат ли архивному хранению. На дела, которые должны быть уничтожены, составляется особый акт, а в конце проводится опись всех документов.

Можно разделить все документы на две основные группы. Первая группа состоит из дел, которые хранятся только временно, а вторая из материалов, которые должны храниться постоянно. Временное хранение документов осуществляется не больше 10 лет, а вот постоянные должны быть в сохранности минимум 75 лет.

Таким образом, каждый документ организации должен быть в сохранности, а для этого он передается в специальный архив, где содержится в оптимальных условиях определенное время.