Типы документов их структура и содержание кратко. Виды документов и их классификация

Документ возник, прежде всего, ɥᴛᴏбы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу.

ГОСТ Р 51141-98 дает нам такое определение:

Документ (документированная информация) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

В ГОСТ ИСО 15489-1-2007

Документ определяется как зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

Сущность, признаки и ϲʙᴏйства документа

Как видно из определений, все они подчеркивают информационную сущность документа .

Новый Закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 определяет информацию как «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления».

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Носитель документированной информации — материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в т.ч. в преобразованном виде.

Как носитель информации , документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация будет основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

Внешние признаки документа — признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления.

Юридическая сила документа — ϲʙᴏйство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Реквизиты документа

Сам документ состоит из ряда составляющих его элементов, кᴏᴛᴏᴩые называются реквизитами. Поскольку побудет профессиональный термин реквизит , раскроем его содержание.

В ГОСТ 351141-98 на термины и определения реквизитом документа называется «обязательный элемент оформления официального документа».

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

Многие документы имеют строго ограниченное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным.

Формуляр документа

Совокупность реквизитов, из кᴏᴛᴏᴩых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документа, например приказа, акта, называется типовым формуляром. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Материал опубликован на http://сайт
К примеру, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа, текст, подпись, дата.

Важно заметить, что один документ — ϶ᴛᴏ единичный акт документирования. Но деятельность учреждения оформляется и демонстрируется совокупностью целого ряда определенным образом взаимодействующих документов, обычно ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙующих функциям управления. «Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению» составляет систему документации.

Классификация документов

Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям.

• личного происхождения;
• официальные.

Документ личного происхождения — документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Стоит заметить, что они создаются в частной жизни человека, вне сферы служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Официальный документ — документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Среди официальных документов выделяют группу личных — ϶ᴛᴏ документы, удостоверяющие личность (паспорт, вид на жительство), специальность, образование (диплом, аттестат), трудовой стаж (трудовая книжка) и др.

Делопроизводственные службытрадиционно работают с официальными документами, подавляющее большинство кᴏᴛᴏᴩых составляют управленческие документы. Управленческие документы создаются для реализации управленческих функций, таких как планирование, прогнозирование, финансирование, учет, контроль, снабжение и др.

Служебный документ — официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.

• Письменный документ — текстовый документ, информация кᴏᴛᴏᴩого зафиксирована любым типом письма.
• Отметим, что текстовый документ — документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
• Рукописный документ — письменный документ, при создании кᴏᴛᴏᴩого знаки письма наносят от руки.
• Машинописный документ — письменный документ, при создании кᴏᴛᴏᴩого знаки письма наносят техническими средствами.
• Электронный документ — созданный и читаемый с помощью компьютерной техники.
• Изобразительный документ — документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.
• Фотодокумент — изобразительный документ, созданный фотографическим способом.
• Фонодокумент — документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.
• Кинодокумент - изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.
• Документ на машинном носителе — документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.
• Видеограмма документа — изображение документа на экране электронно-лучевой трубки.

В управленческой деятельности любой организации присутствуют письменные (текстовые) документы, созданные рукописным, машинописным способом, а также электронные документы. Делопроизводственные службы заняты обработкой и хранением именно таких документов. В случае если в деятельности организации могут быть использованы иные документы (например, фотодокументы или графические документы), их созданием и обработкой занимаются специализированные подразделения.

Беловой документ — рукописный или машинописный документ, текст кᴏᴛᴏᴩого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.

Черновой документ — рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.

• входящие (поступившие в организацию);
• исходящие (отправляемые из организации);
• внутренние (создаваемые в данной организации и используемые во внутренних связях)
• Совокупность данных документов образует документооборот организации.

• простые;
• сложные.

Простые документы (например, письма, заявления) содержат изложение одного вопроса. Сложные документы включают несколько вопросов, они могут касаться нескольких должностных лиц, структурных подразделений, учреждений (например, приказы, протоколы, постановления, решения, регламенты, инструкции)

• секретные;
• для служебного пользования;
• несекретные (простые)

Секретные документы снабжаются особой пометкой и грифом секретности. Использование таких документов и работа с ними осуществляются по особой технологии и требуют специального разрешения. Документы для служебного пользования, содержащие несекретные сведения, могут использоваться работниками данного учреждения. Нужно помнить, такие документы помечаются грифом «Для служебного пользования».

• индивидуальные;
• трафаретные;
• типовые.

В индивидуальных документах содержание излагается в виде связанного текста. Составитель (исполнитель) индивидуального документа готовит оригинальный текст, посвященный одному (или нескольким) вопросу, для выполнения конкретной управленческой задачи. Эти документы представляют собой традиционный литературный текст.

В трафаретных документах структура изложения текста формализована, в них могут быть использованы заранее подготовленные стандартные фразы или отдельные части постоянно повторяющегося текста и пропуски для заполнения переменной информации. В наибольшей степени известным видом таких документов будет анкета или справка. Нужно помнить, такие документытрадиционно напечатаны на бланке, содержащем постоянную информацию, а переменная вписывается от руки. Не стоит забывать, что вариант использования трафаретных текстов — введение их в память компьютера (шаблон текстовых редакторов)

Типовые документы могут быть использованы для документирования однотипных (повторяющихся) ситуаций, они составляются на базе образца (например, типовые письма, инструкции, договоры и др.) В документоведении метод типизации используется для создания типовых форм документов и текстов, т.е. образцов или эталонов, на базе кᴏᴛᴏᴩых создаются конкретные документы. Тйповой текст — текст-образец, на базе кᴏᴛᴏᴩого создаются в последующем тексты аналогичного содержания.

• подлинники (оригиналы);
• копии;
• дубликаты.

Подлинник официального документа (оригинал) — первый (или единственный) экземпляр документа, обладающий юридической силой. Подлинник удостоверяет собственноручная подпись должностного лица, гриф утверждения, оттиск печати, регистрационный индекс. Подлинник обязательно содержит сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания)

Подлинный документ — документ, сведения об авторе, времени и месте создания кᴏᴛᴏᴩого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Подлинник (официального) документа — первый или единичный экземпляр официального документа

Дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу

Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы

Заверенная копия документа — копия документа, на кᴏᴛᴏᴩой в ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу

Дублетный документ — один из экземпляров копии документа. Дубликат — копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника и сопровождаемая отметкой «Дубликат».

Оформление дубликатов практикуется в случаях потери подлинника; например, при утрате работником трудовой книжки работодатель отдела кадров обязан оформить ему дубликат трудовой книжки.

• документы постоянного;
• долговременного (свыше 10 лет);
• временного (до 10 лет) хранения.

Сроки хранения документов определяются Федеральной архивной службой и закрепляются в перечнях документов с указанием сроков хранения.

• письма;
• телеграммы;
• телефонограммы;
• телексы;
• факсограммы;
• электронные сообщения.

Виды документов и их классификация

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая – это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятий. Вторая группа – документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными:

по месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);

по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;

по срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;

по происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты;

по средствам фиксации: письменные, графические, фотокинодокументы и т.д.

Подлинник – это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз.

Копия – повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.

Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат.»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.

4. Правила оформления управленческих (организационно-распорядительных) документов

Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от латинского reguisitum – требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.

Постановлением Госстандарта России от 31.07.97 № 273 принят и введен в действие с 1 июля 1998 г. ГОСТ Р 6-30.97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации», изменения к нему внесены постановлением Государственного комитета РФ по стандартизации и метрологии от 21.01.2000 № 9-ст и введены в действие с 01.04.2000. Настоящий стандарт определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правила их оформления, место расположения на документах, требования к изготовлению бланков, требования к учету бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Федерации. Эти же правила оформления изложены в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной распоряжением Правительства РФ от 31.10.2000 № 1547-р.

В различных сферах деятельности физических и юридических лиц используются документы. Правила их составления, хранения, оборота и применения входят в дисциплину, называемую делопроизводством. В каждой организации должен быть такой сотрудник, иначе не будет слаженной работы. Чтобы понять принципы этой деятельности, следует узнать о том, какие существуют виды документов в делопроизводстве, а также об их правильном составлении, хранении, использовании.

Общая информация

Документы требуют правильного оформления, составления, хранения и обработки. От сведений, изложенных на бумаге, а также грамотности зависит своевременность решения. В каждой стране действуют свои принципы оформления документации. Взять, к примеру, делопроизводство РБ: их виды регулируются законодательством Беларуси. В России свои порядки, поэтому принципы оформления деловых бумаг могут отличаться.

Документация является частью работы любой компании, поскольку определяет ее деятельность. Поэтому делопроизводство контролируется государством с помощью законов. Во время проверок в первую очередь обращают внимание на деловые бумаги.

Главные сферы делопроизводства

Эта область деятельности подразумевает:

• правильное и качественное составление бумаг;
• организацию работы с документацией.

Делопроизводство особенно важно в следующих сферах:

• стандартизация;
• законодательное регулирование;
• создание правовых актов.

Принципы работы

Для работы в сфере делопроизводства требуется наличие определенных знаний и навыков. Из-за этого на предприятиях есть подразделения, каждое из которых отвечает за конкретную деятельность.

В маленьких фирмах эту работу выполняют секретари, отвечающие за документацию предприятия. Все приказного делопроизводства очень важны, и каждый может понадобиться в любой момент. Обычно их хранят в надежных шкафах. За неправильное ведение документации на ответственных лиц налагаются штрафы.

Что говорится в законодательстве?

В законе прописана необходимость документирования сведений и содержатся основные определения. Этот нормативный акт определяет отношения, появляющиеся с использованием информационных технологий. О необходимости документирования сказано и в других законах.

В законе представлены также образцы документов. В ГК есть требования по составлению учредительных договоров, уставов, доверенностей. Нормативные акты включают формы документов, пересылаемых разными методами - почтой, факсом, через интернет.

Документация в России

Существуют общепринятые виды документов и их классификация в делопроизводстве. Деловые бумаги бывают следующими:

• организационно-распорядительными: протоколы, решения, уставы;
• справочно-информационными: акты, справки, телеграммы;
• личными: трудовые книжки, заявления, договоры.

Виды документов в делопроизводстве классифицируются и по формам. Основные - следующие:

• трафаретные;
• индивидуальные;
• типовые.

Все виды приказного делопроизводства необходимы для слаженной работы всего предприятия. Важно их грамотное и правильное заполнение. В связи с развитием современных технологий, сегодня появилось электронное делопроизводство. Виды документов в нем такие же, только работа осуществляется с помощью различных программ. Обычно для этого используются компьютерные системы, позволяющие выполнять множество функций.

Электронным документооборотом называют составную часть делопроизводства, в котором создание, передача и хранение документации поддерживается сетевой структурой. Эта работа позволяет управлять всеми сферами производства.

Другая классификация

Документация классифицируется и по времени хранения: постоянные бумаги, те, что хранятся более или менее 10 лет. По гласности они бывают несекретными и секретными. Документы могут отличаться и по варианту фиксации: звуковые, графические, печатные и рукописные, фото- и киноматериалы.

Существует разделение бумаг на срочные и несрочные. Если распределить их по стадиям, то бывают выписки, черновики, оригиналы, копии. Отдельную отрасль составляют государственные документы, предназначенные для регулирования конкретных сфер жизнедеятельности. Уполномоченные органы занимаются разработкой инструкций, указаний, приказов.

Первичная документация

В нее входят бумаги, состоящие из исходной информации, полученной при разработке, исследовании, наблюдении и другой работы человека. Они в бухгалтерской деятельности создаются при хозяйственных вопросах. Эти бумаги подтверждают факты. К таковым относят акты, справки, накладные. Обычно для заполнения применяются унифицированные бланки.

Даже если нет общепринятой формы документа, в компании создается свой образец. В нем должны быть следующие реквизиты:

• название;
• дата оформления;
• наименование фирмы;
• описание операции;
• измерители;
• перечень ответственных лиц;
• подписи.

Какие бы ни были виды документов, информации в делопроизводстве должно быть достаточно для выполнения работы предприятия. Из-за любых нарушений слаженность деятельности усложняется.

Делопроизводство компаний

На основе распоряжений начальников создаются разные положения. На этом базируется делопроизводство. Основные виды документов на предприятии представлены в виде индивидуальных и типовых актов. Первые регулируют работу подразделений, цехов, отделов, которые ведут организационную деятельность.

Типовые документы относятся ко всем отделам компании. Проект положения выполняет исполнитель, после чего работа проверяется При наличии недостатков их прописывают в отдельном документе. Главным актом при работе фирмы является приказ руководителя. На его основе создаются правила работы учреждения, принимаются решения, проводятся мероприятия.

Виды записок

Докладная записка является важной бумагой, в которой описывается факт, предложение или вывод. Ее отправляют руководителю, который дает дальнейшие указания по документу.

Служебная записка - это или внутренняя переписка в компании. Она отдается в подразделения, но не руководству. Бумага направляется и должностным лицам. Такая документация имеет отчетные и информативные свойства.

Объяснительная записка представляет собой документ, где излагаются определенные положения, а также причины каких-либо нарушений, невыполнения работы. Необходимы такие бумаги для слаженной деятельности любого предприятия.

Инструкции

Документы бывают 2 видов. Первые определяют порядок выполнения конкретной работы, осуществляемой подразделениями, должностными лицами. Инструкции содержат информацию о правах, обязанностях, ответственности работников.

Благодаря этой документации понятен порядок выполнения любой работы. Инструкции по сроку бывают постоянными или на определенный период. Если время действия не установлено, то пересмотр выполняется каждые 3-5 лет.

Стадии формирования документа

Каждый документ проходит:

• регистрацию;
• издание;
• исполнение.

Если все этапы пройдены, документ кладут в папку, в которой должно быть не больше 250 листов. Если их больше, заводится 2 том.

Особенности хранения бумаг

Хранят документы по следующим правилам:

• их формируют в разные дела - по времени хранения;
• папки должны группироваться по году;
• не следует допускать перенаполнения дела;
• бумаги хранятся в хронологическом порядке;
• с приказами хранятся положения, инструкции, если они есть;
• приказы по разным делам распределяют в разные отделы.

После исполнения документ отправляется в дело, что позволяет предотвратить потерю. Не следует откладывать это на потом, иначе может произойти неразбериха в работе. Тем более что за утрату документов предусмотрена ответственность, причем это касается не только отдельного сотрудника, но и всей фирмы.

Классификация документации очень удобная, поскольку позволяет вести делопроизводство без проблем. Правильное обращение с бумагами поможет сохранить их и не допустить сбоев в работе предприятия. Если все разложено, так сказать, по полочкам, то в случае проверки проблем с бумагами не возникнет.

Документ, который создан в обществе, входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации.

Важнейшим признаком для классификации документов является его содержание. Служебные документы могут подразделяться: по административным вопросам; материально-техническому снабжению; планированию; оперативной деятельности; бухгалтерскому учету; подготовке и расстановке кадров; финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т.д.

Все документы, обращающиеся на предприятии, могут классифицироваться по следующим признакам.

По наименованию существует множество разновидностей документов. Приведем лишь некоторые: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности и т.д.

По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах), графические и фотофоно-кинодокументы.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые - это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных освещается несколько вопросов.

По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности: совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования (ДСП), с грифом “конфиденциально”.

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные (письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб).

По срокам хранения документы делятся на документы временного и постоянного срока хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные - обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы.

Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования. Типовыми являются документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и носят обязательный характер. Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Такие документы перспективны, т.к. экономят время на подготовку. Примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

Введение

Курс «Документационное обеспечение управления (делопроизводство)» содержит

СУЩНОСТЬ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ (ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА)

Основные понятия и определения

Приступая к изучению курса, прежде всего следует ознакомиться с основными профессиональными терминами и определениями, постоянно встречающимися в работе с документами.

Делопроизводство или документационное обеспечение управления (ДОУ) - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» являются синонимами и применяются для обозначения одной и той же деятельности. И тот, и другой термин можно встретить в названиях документов, регламентирующих организацию документационных процессов: «Государственная система документационного обеспечения управления» и «Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации».

Документирование – это процесс создания и оформления документа. ГОСТ Р 51141-98 (Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения) трактует документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам». Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина – документоведение .

Документирование включает все операции по подготовке, составлению, согласованию, оформлению и изготовлению документа.

Древнейшей техникой документирования было текстовое рукописное письмо. В конце 19 в. с изобретением пишущей машинки для документирования все больше стали применяться средства механизации труда. В течение 20 в. канцелярская пишущая машинка постоянно совершенствовалась за счет появления новых моделей пишущих и организационных автоматов и создания электронных пишущих машинок различного назначения. С внедрением в 1980-е годы в управленческую деятельность персональных компьютеров их стали активно использовать для создания документов. В настоящее время практически все компьютеры имеют программное обеспечение, позволяющее автоматизировать процессы составления, корректировки, редактирования, оформления, изготовления и пересылки текстовых документов. Но следует отметить, что внедрение новых информационных технологий не исключает составления документов на бумажной основе и их обязательного оформления в соответствии с установленными требованиями и правилами.

Сегодня в управленческой практике преобладающим способом документирования является машинописная или компьютерная печать. Однако ряд документов, таких, например, как заявления, объяснительные записки, создаются как правило рукописным способом.

Система документирования предполагает наличие определенных требований и норм создания документов. Эти нормы закреплены законодательными актами, ГСДОУ (государственной системой документационного обеспечения управления), инструкциями и ведомственными нормативными документами о делопроизводстве.

Документооборот включает в себя комплекс работ с готовыми документами, созданными в какой-либо организации и полученными извне. ГОСТ Р 51141-98 документооборотом называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В технологию работы с документами входит:

· прием и первичная обработка документов;

· предварительное рассмотрение и распределение;

· регистрация документов;

· контроль исполнения документов;

· информационно-справочная работа;

· исполнение документов;

· отправка документов;

· систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.

Раскроем некоторые из перечисленных понятий. Так, регистрация означает запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения;контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих их своевременное исполнение; формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел (систематизированным перечнем наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке) и систематизация документов внутри дела.

Любое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация тождественна понятиям «данные», «сведения», «показатели». Федеральным законом Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 года закреплен следующий термин:

Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Наиболее существенными требованиями к управленческой информации являются своевременность и достаточность для принятия оптимального решения. Кроме этого, важны полнота, оперативность, достоверность, точность, адресность, доступность информации для восприятия человеком. В настоящее время объемы информации удваиваются каждые три года. Общество переживает информационный бум. В существующих условиях тот, кто владеет информацией, владеет ситуацией.

Преобладающая часть используемой в управлении информации фиксируется. Материальным носителем фиксируемой информации является документ.

«Документ» в переводе с латинского – «поучительный пример», «способ доказательства». В современном употреблении термин имеет несколько значений. В «Словаре русского языка» С.И. Ожегова дается такое толкование этого слова:

1. Деловая бумага, подтверждающая какой-нибудь факт или право на что-нибудь…

2. То, что официально удостоверяет личность предъявителя (паспорт и т.п.)…

3. Письменное свидетельство о чем-нибудь…

Многозначность термина обусловлена тем, что документы используются для разнообразных целей в самых различных областях человеческой деятельности. Для юриста, например, это в первую очередь средство доказательства (что видно даже из происхождения данного слова), для историка – первоисточник, а для работника управления – средство фиксации и передачи информации.

Cпециалисты по организации и технике управленческого труда О.Д. Жуковская и Б.А. Гольцев считают документом всякий материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде; по мнению В.И. Лосева документ представляет собой результат отображения фактов, событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека посредством письма, графики, рисунка фотографии, звукозаписи на специальном материале (бумаге, фотопленке) и т.д.

Документ (в трактовке Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации» и ГОСТа Р 51141-98) – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Общее и наиболее характерное свойство всех документов то, что они являются источниками или носителями информации, следовательно, способствуют улучшению внутренней организации любого предприятия или учреждения, служат основанием для принятия решений, обобщений, справочно-поисковой работы.

Документы в соответствии со своим назначением могут выступать как средства:

· регламентации деятельности (уставы, положения, правила, инструкции и др.);

· распорядительной деятельности (приказы, указания, постановления, решения, распоряжения и др.);

· накопления и обобщения информации (отчеты, акты, доклады и др.);

· передачи информации (письма, телеграммы, телефонограммы и др.).

Кроме того, важную роль в сфере управления играют документы, отражающие деятельность различных коллегиальных органов (протоколы), которые могут выступать и средством осуществления распорядительной деятельности, и средством накопления и обобщения информации.

Ценным для управления является то, что документы как средства свидетельства, доказательства определенных фактов имеют правовое значение.

Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций.

Классификация документов

Рассмотрим классификацию документов по разным критериям:

1)по способу фиксации (запечатления) информации документы делятся на письменные, графические, фото-, фоно- и кинодокументы:

Письменные (или рукописно-печатные) включают в себя все рукописные и машинописные документы, изготовленные на различных множительных аппаратах, типографским и компьютерным способом;

К графическим относятся чертежи, графики, карты, рисунки, схемы, планы, ценные своей иллюстративностью;

Фото-, кинодокументы позволяют запечатлеть объекты, явления и процессы, которые зафиксировать другими средствами трудно или невозможно;

Фонодокументы позволяют производить точную звукозапись информации и широко используются при протоколировании собраний, совещаний и т.п.;

3) по наименованию различают многие виды документов: положения, приказы, распоряжения, инструкции, отчеты, акты, записки, письма, ордера, планы, балансы и т.п. Такая классификация, на наш взгляд, представляется нецелесообразной, т.к. существует немало документов одного и того же наименования, но совершенно разного содержания. Например, заявление о предоставлении отпуска и заявление об открытии расчетного счета в банке, принадлежат к разным системам документации, хотя имеют одно наименование - «заявление»;

4) по способу изготовления документы могут быть типовыми, трафаретными и индивидуальными. Типовые документы составляются заблаговременно и служат текстом-образцом для индивидуальных (типовые правила, инструкции и др.) На их основе составляются конкретные документы с сохранением композиции, формы и текста образца.

В трафаретных документах часть текста отпечатана на бланке, а часть вписывается при его заполнении (соответственно постоянная и переменная информация). Эта форма находит все большее распространение, т.к. позволяет составителям экономить время и облегчает машинную обработку.

Индивидуальные документы создаются каждый раз заново и трудно поддаются трафаретизации, потому что составляются произвольно (например, докладные и объяснительные записки, автобиографии), либо по образцу типового документа;

5) по степени сложности можно выделить простые и сложные документы. К первым относятся документы, содержащие один вопрос, а ко вторым - документы, содержащие два или несколько вопросов. Предпочтительнее простые документы: их легко обрабатывать, контролировать исполнение, хранить;

6) по месту составления различают внутренние и внешние документы. К первой группе принадлежат документы, создаваемые внутри того или иного предприятия, ко второй – поступившие извне или направленные другим документы;

7) по срокам исполнения документы делятся на срочные и несрочные. Первые требуют исполнения в сроки, установленные законом, правовым актом, руководителем. Эту категорию составляют также те из них, которые являются срочными по способу отправления или вручения (телеграммы, фототелеграммы, телефонограммы, факсы, командировочные удостоверения и т.п.). Все остальные считаются несрочными, их исполняют по необходимости в пределах сроков, установленных администрацией;

8) по происхождению документы делятся на служебные и официально-личные (именные). В первую группу входят документы, созданные в организациях, учреждениях, на предприятиях по вопросам их деятельности, во вторую – документы, касающиеся конкретных лиц, т.е. именные (заявления, письма, жалобы и т.п.);

9) по степени гласности выделяют обычные, секретные, конфиденциальные документы и документы для служебного пользования (ДСП);

10) по юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинными считаются документы, выданные в установленном законом порядке с соблюдением всех правил; подложными – документы, реквизиты или содержание которых не соответствуют истинным.

Подлинные документы, в свою очередь, бывают действительными (имеющими в данный момент юридическую силу) и недействительными (утратившими ее по каким-либо причинам, например, из-за истечения срока действия договора).

Подложными документы могут оказаться вследствие материального или интеллектуального подлога. Первый бывает, когда в содержание подлинного документа вместо правильных вносят ложные сведения, делают поправки, подчистки и т.п. Интеллектуальный подлог выражается в составлении и выдаче документа с заведомо ложным содержанием, хотя и безупречного с формальной стороны;

11) по назначению (стадиям создания) документы подразделяются на подлинники (оригиналы) и копии. Подлинник (тот, что создан впервые) может быть размножен копиями (точное воспроизведение подлинника). В юридическом отношении подлинник и копия равноценны, если копия имеет специальное удостоверение (например, нотариально заверенная копия или дубликат документа – повторный экземпляр подлинника).

Различают 3 разновидности копий: отпуск (устар.), выписка и дубликат.Отпуск – полная копия отправленного куда-либо подлинника, оставшаяся у отправителя. Выписка – копия, воспроизводящая часть текста документа.Дубликат – второй (повторный) экземпляр документа, выданный, например, в связи с утерей подлинника.