Формирование дел. Формирование дел в организации и их текущее хранение Процедура группировки исполненных документов в

Формирование дел и хранение документов

Формирование дел и хранение документов 1

Формирование дел 1

Номенклатура дел 2

Подготовка документов к архивному хранению 3

Оформление дел 5

Оформление обложки дела 7

Формирование дел

Важным участком работы секретаря является установление порядка в организации делопроизводства и обеспечение сохранности документов.

Все документы, образующиеся в процессе деятельности предприятия, секретарь обязан организовывать в папки (ДЕЛА). Каждой папке дать заголовок, т.е. общее название тех документов, которые находятся в ней. Во избежание путаницы и дублирования папок секретарь должен составить список заведенных дел с указанием сроков их хранения. Этот список носит название номенклатура дел предприятия. Дела следует формировать в строгом соответствии с разработанной заранее номенклатурой.

Таким образом, формирование дел – это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела формируются в организациях централизовано или децентрализовано. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за документацию. Контроль за правильным формированием дел в организации и ее структурных подразделениях осуществляется службой документационного обеспечения или лицом ответственным за документацию.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

Помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заглавиями дел по номенклатуре.

Помещать вместе все документы, которые относятся к решению данного вопроса.

Группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходных дел.

Раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков сохранения.

Включение документов в дела должно проводиться в день окончания их исполнения, после проставления на них отметки «В дело №_____» (Реквизит 29). При включении документов в дело необходимо проверить правильность их оформления (наличие дат, номера, отметки «В дело») и соответствие содержания документа содержанию дела, в которое он направляется.

В деле не должны содержаться документы, которые подлежат возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов.

Номенклатура дел

Для создания в организации единой системы формирования дел, обеспечения их учета, быстрого поиска документа, отбора документов на государственное хранение составляется номенклатура дел.

Номенклатура дел – это обязательный для каждого учреждения систематизированный перечень дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.

В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности организации, кроме технической документации и печатных изданий (брошюр, справочников, бюллетеней, реферативных журналов и др.)

Различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и индивидуальную.

Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типичный состав дел с единой системой индексации в отрасли и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для однородных по характеру деятельности, но различных по структуре организаций с указанием их индекса и носит рекомендательный характер.

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются органами высшего уровня для организаций, которые принадлежат к сфере управления учреждения, и используются ими как методические пособия во время составления индивидуальных номенклатур дел.

Каждая организация должна иметь индивидуальную номенклатуру дел. Как правило, она состоит из номенклатур дел отдельных структурных подразделений.

Размещение заголовков дел в номенклатуре структурного подразделения должно отвечать степени важности решаемых вопросов с учетом взаимосвязи документов, включенных в конкретные дела. Как правило, первой размещается группа дел, которая включает документы органов высшего уровня, далее группа организационно-распорядительной документации самой организации (приказы, распоряжения, решения и т. п.), планово-отчетная документация и переписка.

Каждое дело, включенное в номенклатуру дел, должно имеет условное обозначение – индекс. Индекс дела – это цифровое и (или) алфавитно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел, которое фиксируют на обложке дела. Индекс дела структурного подразделения состоит из индекса структурного подразделения (по штатному расписанию) и порядкового номера в пределах подразделения.

По окончании года номенклатура дел структурного подразделения в обязательном порядке закрывается итоговой записью, в которой указывают количество и категории фактически заведенных в течение года дел. Итоговую запись скрепляет своей подписью лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении.

Номенклатура дел структурного подразделения организации составляется в трех экземплярах, на каждом из которых обязательно заполняются грифы согласования с экспертной комиссией организации и руководителем архивного подразделения: первый экземпляр – неприкосновенный, хранится в структурном подразделении; второй экземпляр – передается в службу ДОУ организации; третий экземпляр – используется для формирования дел и поиска необходимого документа.

Номенклатура дел структурного подразделения после ее рассмотрения и анализа сводится в единую (сводную) номенклатуру дел организации.

Документы в зависимости от производственной необходимости и степени ограничения доступа допускается группировать в дела отдельно или вместе с другими документами по одному и тому же вопросу.
В случаях, когда в организации образуется большое количество одних и тех же видов документов и дел (приказы, инструкции, сводки и т.д.) с грифом ограничения доступа и без этого грифа, целесообразно предусматривать их обособленное формирование в дела. При этом в графе номенклатуры "Индекс дела" к номеру дела с документами добавляется указанная отметка об ограничении доступа.

При включении документа ограниченного доступа в дело с несекретными документами, не имеющими аналогичного грифа, данное дело получает отметку ограничения доступа и соответствующее уточнение вносится в номенклатуру дел организации (учреждения).
В организациях, в деятельности которых образуется небольшое количество документов ограниченного доступа, номенклатурой дел может быть предусмотрено заведение одного дела. Например: " Документы "Для служебного пользования".

Срок хранения одного такого дела не устанавливается. а в соответствующей графе номенклатуры дел проставляется отметка "ЭК" (экспертная комиссия).

По окончании делопроизводственного года дело ограниченного доступа просматривается экспертной комиссией организации (учреждения) полистно и, в случае необходимости принимается решение о перегруппировке документов. Содержащиеся в деле документы долговременного и постоянного хранения группируются в отдельное дело, которое получает самостоятельный заголовок и дополнительно включается в номенклатуру дел.

Если в дело включены документы только временных сроков хранения, оно может не переформировываться. Срок хранения такого дела устанавливается по максимальному сроку содержащихся в нем документов.

В дела с документами открытого делопроизводства. в которых по мере накопления материалов сосредоточиваются сведения ограниченного распространения, должны быть отнесены к аналогичной категории. На обложках этих дел также проставляется гриф ограничения доступа. Соответствующие уточнения вносятся в номенклатуру дел.

9.1.7 Использование документов, дел и изданий. Снятие с дел грифа ограничения доступа

Не допускается пользоваться сведениями из документов ограниченного доступа в открытых выступлениях, в публикациях в открытой печати. в передачах по радио и телевидению, экспонировать такие документы и издания на открытых выставках, демонстрировать их на стендах, в витринах или других местах массового обозрения.
Дела и издания выдаются пользователям и принимаются от них под расписку в РКФ "Учета выдаваемых дел и изданий".
Снятие копий для сторонних организаций с документов производится на основании письменных запросов по разрешению руководителя организации (структурного подразделения), подготовившей эти документы.
Копирование для сторонних организаций документов. полученных от других организаций, производится по согласованию с организациями-составителями.

Дела постоянного и временных сроков хранения с грифом ограничения доступа периодически просматриваются с целью возможного снятия этого грифа. Просмотр осуществляется при передаче дел из структурных подразделений в архив организации, а также при подготовке дел постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет) к передаче в государственный архив (для коммерческих организаций при их ликвидации). Решение вопроса о снятии грифа возлагается на создаваемую в установленном порядке специальную комиссию, в состав которой включаются заместитель руководителя организации, курирующего данные вопросы, представители службы делопроизводства. Решение комиссии оформляется составляемым по произвольной форме актом, который утверждается руководителем организации. Один экземпляр акта вместе с делами передается в архив организации, а на дела постоянного хранения и долговременного хранения - в государственный архив. На обложках дел с ограниченным доступом гриф погашается штампом или записью от руки с указанием даты и номера акта послужившего основанием для его снятия. Аналогичные отметки вносятся в описи и номенклатуры дел.

Дела ограниченного доступа, переданные организациями в государственные архивы, используются на правах документов ограниченного пользования в соответствии с требованиями Госархива.

Документы после исполнения группируются в дела. Порядок их группировки предусматривается номенклатурой дел несекретного делопроизводства. В номенклатуру дел в обязательном порядке включаются все ИПС на документы и издания. Документы в зависимости от производственной необходимости и степени ограничения доступа допускается группировать в дела отдельно или вместе с другими документами по одному и тому же вопросу.

В случаях, когда в организации образуется большое количество одних и тех же видов документов и дел (приказы, инструкции, сводки и т.д.) с грифом ограничения доступа и без этого грифа, целесообразно предусматривать их обособленное формирование в дела. При этом в графе номенклатуры «Индекс дела» к номеру дела с документами добавляется указанная отметка об ограничении доступа. Например, (рисунок 10.1).

При включении документа ограниченного доступа в дело с несекретными документами, не имеющими аналогичного грифа, данное дело получает отметку ограничения доступа, и соответствующее уточнение вносится в номенклатуру дел организации (учреждения).

В организациях, в деятельности которых образуется небольшое количество документов ограниченного доступа, номенклатурой дел может быть предусмотрено заведение одного дела. Например: «Документы «Для служебного пользования».

Рисунок 10.1. Вид номенклатуры дел

Срок хранения одного такого дела не устанавливается, а в соответствующей графе номенклатуры дел проставляется отметка «ЭК» (экспертная комиссия). По окончании делопроизводственного года дело ограниченного доступа просматривается экспертной комиссией организации (учреждения) полистно и, в случае необходимости принимается решение о перегруппировке документов. Содержащиеся в деле документы долговременного и постоянного хранения группируются в отдельное дело, которое получает самостоятельный заголовок и дополнительно включается в номенклатуру дел. Если в дело включены документы только временных сроков хранения, оно может не переформировываться. Срок хранения такого дела устанавливается по максимальному сроку содержащихся в нем документов.

Использование документов, дел и изданий, снятие с дел грифа ограничения доступа

Не допускается пользоваться сведениями из документов ограниченного доступа в открытых выступлениях, в публикациях в открытой печати, в передачах по радио и телевидению, экспонировать такие документы и издания на открытых выставках, демонстрировать их на стендах, в витринах или других местах массового обозрения. Дела и издания выдаются пользователям и принимаются от них под расписку в РКФ «Учета выдаваемых дел и изданий».

Снятие копий для сторонних организаций с документов производится на основании письменных запросов по разрешению руководителя организации (структурного подразделения), подготовившей эти документы. Копирование для сторонних организаций документов, полученных от других организаций, производится по согласованию с организациями-составителями.

На обложках дел с ограниченным доступом гриф погашается штампом или записью от руки с указанием даты и номера акта, послужившего основанием для его снятия. Аналогичные отметки вносятся в описи и номенклатуры дел.

Контрольные вопросы к теме 10

1. В каком нормативном акте закреплено понятие «Государственных секретов»?

2. Дайте определение понятия «конфиденциальная информация».

3. Назовите три степени секретности, которые были установлены законом «О государственных секретах».

4. Какими нормативными актами регламентируется порядок отнесения документов к государственным секретам.

5. Какие основные принципы должны быть соблюдены при организации работы с документами ограниченного доступа.

Организация работает с иностранными поставщиками запасных частей, агрегатов к воздушным судам, сопроводительные документы к которым приходят на английском языке. Документы подлежат переводу. Можно ли в налоговом и бухгалтерском учете (в первичных документах) использовать названия (наименование) ТМЦ и ОС на иностранном языке?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

Наименования активов в первичных документах должны быть указаны на русском языке при возможности перевода на русский язык соответствующих наименований.

Обоснование позиции:

Государственным языком РФ на всей ее территории является русский язык (ч. 1 ст. 68 Конституции Российской Федерации, ч. 1 ст. 1 Федерального закона от 01.06.2005 N 53-ФЗ "О государственном языке Российской Федерации").

На территории РФ официальное делопроизводство в государственных органах, организациях, на предприятиях и в учреждениях ведется на русском языке как государственном языке РФ (ч. 1 ст. 16 Закона РФ от 25.10.1991 N 1807-I "О языках народов Российской Федерации").

Одной из основных задач бухгалтерского учета является формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности (п. 3 ст. 1 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ)).

В соответствии с п. 1 ст. 9 Закона N 129-ФЗ все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется .

Согласно п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в указанной норме.

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Согласно ст. 313 НК РФ основанием для определения налоговой базы по налогу на прибыль являются данные первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным НК РФ. Первичные документы являются подтверждением данных налогового учета.

Согласно п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н, бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций (фактов хозяйственной деятельности) ведется в валюте РФ - в рублях. Документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности осуществляется на русском языке. Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык.

В письме ФНС России от 10.12.2004 N 03-1-08/2472/16 выражена следующая позиция: документирование хозяйственных операций, включая оформление первичных учетных документов, осуществляется на русском языке. Аналогичный вывод содержится в письмах Минфина России от 26.03.2010 N 03-08-05/1, УФНС России по г. Москве от 17.05.2005 N 19-11/35344, от 15.03.2005 N 19-11/16874.

Суды в общем случае также придерживаются позиции, в соответствии с которой документирование хозяйственных операций, включая оформление первичных учетных документов, осуществляется на русском языке (постановления ФАС Уральского округа от 22.09.2009 N Ф09-7082/09-С2, ФАС Северо-Западного округа от 01.03.2006 N А26-6826/04-25, Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 18.04.2011 N 13АП-3461/11).

Однако в постановлении Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.08.2006 N 17АП-7/06 суд пришел к следующему выводу. Первичные учетные документы, составленные на иностранном языке или иных языках народов РФ, должны иметь построчный перевод на русский язык. Однако из представленных первичных учетных документов усматривается, что на иностранном языке в них указано только фирменное наименование товара. Доказательств того, что указанное фирменное наименование имеет перевод на русский язык без нарушения прав лицензионного правообладателя, или же невозможности из совокупных документов (счета-фактуры, накладной, акта приема-передачи товара, приходного ордера) установить факт понесения истцом расходов, связанных с ведением предпринимательской деятельности, налоговым органом не представлено.

В постановлении ФАС Северо-Западного округа от 02.12.2005 N А56-1114/2005 суд принял в качестве документального подтверждения расходов первичные документы, в которых наименования товаров указаны на иностранном языке.

На наш взгляд, установленное российским законодательством требование о построчном переводе документов, составленных на иностранном языке, а также о составлении первичных документов на русском языке имеет целью обеспечение возможности правильной квалификации фактов хозяйственной деятельности, активов и обязательств и их измерителей для корректного отражения операций в бухгалтерском и налоговом учете. Поэтому считаем, что наименования активов в первичных документах должны быть указаны на русском языке при возможности перевода на русский язык соответствующих наименований. В противном случае мы не исключаем вероятности споров с налоговыми органами.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Арыков Степан

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Игнатьев Дмитрий

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.