Какой по закону должен быть расчетный лист. Расчетные листки

Расчетный листок представляет собой специальный документ, посредством которого работодатели сообщают работникам предприятия о начислении заработной платы: из чего складывается их оплата труда, сколько они получат на руки и сколько с них удержали. Существует множество нюансов касательно того, как подобная бумага оформляется и в каком виде сотрудник обязан ее представить. Известно, что в настоящее время подавляющее число организаций не выдают работникам соответствующие документы, несмотря на то, что за невыдачу предусмотрена административная ответственность.

Во многих предприятиях расчетные листки считаются простой формальностью, однако действующее законодательство закрепляет право на получение такой бумаги сотрудниками.

Когда сотрудник, находясь в ежегодном отпуске, заболевает или получает травму, следует выплатить больничное пособие, а отпуск продлить или перенести его часть. Сумма больничного пособия отражается в расчетном листке среди других выплат.

к меню

Как часто выдавать, Срок выдачи расчетных листков

Зарплата должна выплачиваться минимум два раза в месяц, что отражено в Трудовом кодексе РФ. Тем не менее, расчетный листок предоставляется лишь при окончательном расчете (письмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1), а в случае выплаты сотруднику аванса, данный документ не выдается. Это связано с тем, что при предварительном расчете не все показатели, которые влияют на начисляемую сумму, будут известны, а потому не будет возможности отразить их в документе. При выплате отпускных, расчетный листок не нужно выдавать раньше срока. В случае увольнения работника необходимо провести окончательный расчет и выдать соответствующий документ, в котором будут указаны все начисленные и удержанные средства. Таким образом, данный документ оформляется лишь раз в месяц, когда проходит окончательный расчет.

к меню

Порядок выдачи документов и ответственность работодателя

Следует помнить, что расчетный билет содержит персональную информацию о сотруднике, которая не подлежит разглашению. Таким образом, этот документ необходимо предоставлять конкретному работнику, с целью недопущения утечки данных.

Выдачу данных документов чаще всего проводит бухгалтер-расчетчик, который располагает информацией обо всех средствах начисляемых работникам. По этой причине, работодатель обязан ознакомить уполномоченных сотрудников, которые имеют доступ к личным данным с положением о конфиденциальности. Оно отражено в и 88 Трудового кодекса РФ. За нарушение положения о неразглашении персональной информации, виновному могут угрожать штрафы, а также, согласно Трудового кодекса РФ, уголовная ответственность. Размер штрафов варьируется в зависимости от виновного лица. Для простых граждан сумма штрафа составляет от 300 до 500 рублей, для должностных лиц - тысячу рублей, и для юридических лиц сумма будет составлять от 5000 до 10 000 рублей.

В настоящее время, с повсеместным распространением интернета, работодатели могут высылать расчетный листок на электронную почту сотрудника. Нельзя с точностью определить, правомерны ли подобные действия. Согласно Трудовому кодексу, расчетные листки должны предоставляться строго в письменной форме, что указано в статье 136 ТК РФ. Однако существует ряд судебных прецедентов, в соответствии с которыми, отправка расчетных листков посредством электронной почты не запрещена законом. Трудового кодекса РФ гарантирует возможность получения расчетных листков через e-mail исключительно для .

В случае, когда работодатель принимает решение о выдаче расчетных листков с помощью электронной почты, необходимо закрепить данное положение в локальном акте (ЛНА) организации или предприятия. Однако оптимальным вариантом будет выдача бумажных документов, поскольку это позволит избежать лишних .

В случае судебных разбирательств, компанию может обезопасить журнал выдачи расчетных листков. В нем, сотрудники будут ставить подпись о получении соответствующего документа. Также, можно предусмотреть отрывную часть расчетного листка, на котором будет стоять подпись подтверждающая факт выдачи. Каким образом будет подтверждаться выдача расчетного листка, работодатель может выбирать самостоятельно.

к меню

Разные ситуации выдачи расчеток

Нужно ли выдавать расчетный листок, если сотрудники получают зарплату на банковскую карту

Организация или предприниматель обязаны в данной ситуации выдавать сотрудникам расчетные листки. Это требование Трудового кодекса. При этом не важно, каким способом выплачиваете зарплату – через кассу, на банковские карты или в натуральной форме. Такой вывод следует из буквального толкования положений статьи 136 Трудового кодекса РФ и подтверждается письмом Роструда от 18 марта 2010 № 739-6-1 .

Как отразить в расчетном листке выплаты, если сотрудник болел во время отпуска

Укажите все выплаты за месяц, в том числе отпускные и больничное пособие. В расчетном листке сотрудник должен видеть составные части зарплаты и другие выплаты, в том числе отпускные. Это следует из положений частей 1 и 2 статьи 136 Трудового кодекса РФ.

Включение районного коэффициента отдельной строкой листка

Районный коэффициент не должен включаться в оклад сотрудника. Если работнику устанавливается окладная система оплаты труда с применением районного коэффициента к заработной плате, то размер оклада и районного коэффициента в трудовом договоре необходимо указывать отдельно. В расчетном листке обязательно должна быть отдельная строка с указанием размера коэффициента.

к меню

Каким способом выдавать листок о зарплате?

В Трудовом кодексе нет четкого требования, каким способом передавать расчетные листки сотрудникам. Работодатель вправе сам выбрать: на бумаге или в электронном виде.

Электронный способ удобен тем, что экономит время бухгалтера. Расчетные листки можно рассылать на электронную почту или размещать в личных кабинетах каждого сотрудника на сайте организации, если такой есть. Минтруд не запрещает электронные способы выдачи (письмо Минтруда России от 21 февраля 2017 № 14-1/ООГ-1560 (ссылка выше)). Но важно соблюсти требования.

1. Способ выдачи расчетных листков закрепите в локальном акте

• трудовом договоре;
• коллективном договоре;
• ином локальном нормативном акте работодателя, например в Положении об оплате труда.

Например, для электронного способа формулировка может быть такой:

«Работодатель обязуется в день выдачи зарплаты за вторую половину месяца высылать на корпоративный адрес электронной почты работника расчетный листок по форме, утвержденной в приложении 4 к настоящему Положению».

С документом, где прописали порядок, ознакомьте каждого сотрудника под подпись (ч. 2 ст. 22, ч. 3 ст. 68 ТК РФ, письмо Минтруда России от 21 февраля 2017 № 14-1/ООГ-1560).

2. С работника возьмите заявление для электронного расчетного

Если решили выдавать расчетные листки электронно, попросите сотрудника написать заявление (формат Ворд, 33 Кб) . В нем пусть укажет свой адрес электронной почты, куда направлять расчетные листки. Также попросите сотрудника подписать согласие на обработку его персональных данных. В расчетном листке – персональная информацию о сотруднике, которую просто так разглашать нельзя ( , ст. 7 Закона от 27 июля 2006 № 152-ФЗ).

Форма согласия произвольная. В ней должны быть обязательные элементы, которые названы в части 4 статьи 9 Закона от 27 июля 2006 № 152-ФЗ.

3. Если за сотрудника получает зарплату и листок кто-то другой, нужна доверенность

По заявлению сотрудника за него может получать зарплату кто-то другой. Ему же можно выдать расчетный листок. Но так поступайте, только если «этот другой» предоставил доверенность и в ней есть запись и про зарплату, и про расчетный листок.

Если доверенности нет или в ней нет упоминания, что представитель вправе получить расчетный листок, то документ не выдавайте. В расчетном листке – персональная информация о сотруднике, которую работодатель не имеет права разглашать без его согласия (ст. 88 ТК РФ, ст. 7 Закона от 27 июля 2006 № 152-ФЗ).

Об этом говорят пункт 1 , пункта 1 статьи 187 Гражданского кодекса РФ и частей 1, 2 Трудового кодекса РФ.

к меню

Штрафы, если не выдавать расчетные листки

Право на получение расчетного листка закреплено в трудовом законодательстве, поэтому в случае невыдачи подобного документа, работодателю грозит административная ответственность согласно . Помимо этого, а повторное нарушение, должностное лицо предприятия может быть отстранено от работы на срок до трех лет.

Ответственность за нарушение правил выдачи расчетных листков сотрудникам возникнет, если одновременно соблюдаются два условия:

• нет локального акта, где утверждена форма листка,
• поступили в трудовую инспекцию.

Существуют такие виды ответственности:

• для организаций – административный штраф в размере от 30 000 до 50 000 руб.;
• должностных лиц организации (например, руководителя или главного бухгалтера) – предупреждение или штраф от 1000 до 5000 руб.;
• предпринимателей – административный штраф в размере от 1000 до 5000 руб.

Если инспекторы установят повторно нарушение, за которое ранее уже наказывали, то размеры штрафов будут больше:

• для организаций – от 50 000 до 70 000 руб.;
• для предпринимателей и должностных лиц организации – от 10 000 до 20 000 руб.

1. 
   Приведен расчет на калькуляторе компенсации за задержку зарплаты.
2. 
   На сколько увеличат зарплаты бюджетникам? Какое ожидается повышение заработной платы труда врачей, учителей, различных чиновников в 2019 г.

Получая расчетный листок, каждый работник задается вопросом: как расшифровать расчетный листок и проверить цифры, указанные в нем. Насколько бы мы ни доверяли своему работодателю, желание проверить, правильно ли он оплачивает наш труд, является абсолютно естественным. Попробуем разобраться, из чего складывается та сумма, которую нам выдадут в кассе организации либо перечислят на банковскую зарплатную карту.

Согласно Трудового Кодекса работодатель обязан при выплате заработной платы информировать в письменной форме каждого своего сотрудника о составных частях начисленной ему оплаты труда и их размерах, о видах и суммах удержаний, о денежной сумме, подлежащей выплате.

Форма расчетного листа

Бланк листа по зарплате выдается каждому сотруднику индивидуально ответственным лицом, обычно, бухгалтером. Не допускается передача через другого человека, поскольку уровень Вашей зарплаты является коммерческой тайной и не подлежит разглашению. Полученный нами расчетный листок будет выглядеть примерно так:

Рис. 1. Расчетный листок по зарплате расшифровка (образец)

Форма бланка может быть различной, поскольку она никак не установлена законодательно, но содержать он будет следующие разделы:

• Начислено;
• Удержано;
• Выплачено;
• К выплате (либо задолженность работодателя/работника).

Некоторые компании, особенно это актуально для крупных компаний, в бланке указывают коды выплат и удержаний. Получив такой закодированный расчетный листок по зарплате расшифровка кодов в нем ставит работника в тупик. Важно знать, что использование таких кодов не установлено законодательно и работодатель должен либо привести вместе с кодами в листке также и наименование начисления или удержания, либо ознакомить сотрудника с расшифровкой кодов, применяемых в организации.

Расшифровка расчетного листка по заработной плате

В разделе «Начислено» отражаются суммы начисленного заработка в соответствии с трудовым договором: оклад, надбавки, премии. Также в этом разделе отражаются оплата за отпуск, оплата больничного листа, материальная помощь и другие выплаты в соответствии с трудовым законодательством или приказами работодателя.

Рис.2. Раздел "Начислено"

Как показывает практика, у работников часто возникают вопросы по поводу начисления отпускных и оплаты больничного листа. Довольно часто, сумма начисления оказывается меньше, чем ожидал сотрудник. Сегодня отпускные начисляются исходя из доходов за 12 месяцев, предшествующих начислению отпуска. Оплата больничного листа исходя из доходов за два предшествующих года. Следовательно, если Ваши доходы в предыдущие периоды работы были меньше тех, которые вы получаете в настоящее время, то и начисленные суммы оплаты отпуска и больничного листа будут меньше.

В разделе «Удержано» работодатель указывает суммы, подлежащие удержанию с доходов работника:

• По закону. Например, всегда будет присутствовать в расчетном листке информация об удержании Налога на доходы физических лиц. Он составляет 13% от начисленной заработной платы и удерживается практически со всех доходов, выплачиваемых работодателем своим работникам. В нашем примере он рассчитывается так:

• По исполнительным листам. Такие удержания производится после удержания из зарплаты налога на доходы физических лиц. В нашем примере менеджер Васечкин Петр Иванович выплачивает алименты на одного ребенка в размере 25% от заработной платы:

• На основании приказов работодателя или заявлений работника: ущерб, нанесенный материально-ответственным лицом работодателю, членские взносы в профсоюз.

Рис. 3. Раздел "Удержано"

Раздел «Выплачено». Согласно трудовому законодательству заработная плата работникам должна выплачиваться не менее двух раз в месяц. Поэтому в разделе «Выплачено» должна быть, как минимум, одна строка о выплате аванса. Также в ней отражаются прочие выплаты, произведенные в течение месяца до срока выплаты заработной платы, например, отпускные.

Рис.4. Раздел "Выплачено"

Основная сумма, отражающая величину заработной платы, которую работник получит на руки, за вычетом всех удержаний и ранее произведенных выплат отражается в строке «К выплате». В нашем примере она сложилась следующим образом.

Случаи нарушения Трудового кодекса сейчас встречаются сплошь и рядом. В большинстве случаев работники знают о своих законных правах, но не пользуются ими. Зачастую руководство в любой компании не любит таких «выскочек», и поэтому люди не хотят портить с ним отношения.

Одним из самых частых нарушений Трудового кодекса является пренебрежение выдачей расчетных листов.

Что это и для чего он нужен

Расчетный лист – это документ, в котором работодатель информирует работника о полученной заработной плате, а также о произведенных удержаниях . В нем также указывается сумма подоходного налога и другие сведения, к примеру, премии за выслугу и т. д.

Он представляет собой выписку, которая должна выдаваться работнику при получении им заработной платы.

Согласно Трудовому кодексу РФ любая организация обязана сопровождать выдачу зарплаты расчетным листом. То есть, это является не правом, а обязанностью работодателя.

Их выдача в первую очередь направлена на защиту прав работника. Он должен получать документированное подтверждение о своевременной и полной заработной плате. Если без указания причин зарплата не соответствует той, которая была указана при заключении , с помощью данного документа работник может в судебном порядке оспорить это.

Порядок выдачи и ответственность работодателя

В 136 статье Трудового кодекса сказано, что работодатель обязан выдавать расчетный лист в день выдачи заработной платы . Она должна выдаваться в день, установленный внутренним трудовым распорядком и трудовым договором. Листок не должен выдаваться при начислении средств за отпуск или в день аванса. Однако при получении основной части зарплаты в нем должны быть указаны сделанные ранее начисления.

Заработанные средства должны быть выданы работнику на месте работы или перечислены на банковскую карту, если это указано в трудовом договоре.

Выдача расчетного листа не зависит от способа получения зарплаты (на руки или на счет в банке).

При начислении средств на банковский счет работодатель вправе сам определить порядок выдачи документа. Например, он может выдавать его не только в бумажном виде, но и на электронную почту. Однако в любом случае, ему необходимо будет получить свидетельство работника о его получении. Для этого необходимо создать журнал, в котором будет зарегистрирована выдача листов сотрудникам с их подписями.

Так как выдача является законодательно установленной обязанностью работодателей, то за нарушение этого закона предусмотрена следующая ответственность в виде штрафных санкций:

• Для должностных лиц штраф в размере от 1000 до 5000 рублей.
• Для индивидуальных предпринимателей — от 1000 до 5000 рублей с возможной остановкой деятельности организации до 90 дней.
• Для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей с возможной остановкой деятельности организации до 90 дней.

При повторном нарушении этого закона на должностное лицо может быть наложен штраф, запрещающий заниматься индивидуальной деятельностью на срок до трех лет.

Еще одним пунктом можно назвать обязательное соблюдение конфиденциальности . В расчетном листе работника должны быть указаны его Ф.И.О., а также размер заработной платы. Поэтому работодатель обязан убедиться, что данные документы не попадут в чужие руки. Вся зарплата и сопутствующие им листы должны выдаваться сотруднику лично.

Утверждение формы документа

Единой унифицированной формы расчетного листа не существует. Каждый работодатель имеет право самостоятельно разработать и утвердить ее на своем предприятии. Как правило, в организациях, в которых бухгалтерский учет идет с помощью автоматизированной программы, форма выбирается в соответствии с ней.

Если в компании присутствует профсоюз, или есть выбранные представители от работников, в листе должна быть отметка об этом. Кроме того, они имеют право вместе с руководством вносить поправки в документ. Если начальство не идет на соглашение, то комитет имеет право вносить иск в инспекцию труда.

Его содержание

Есть ряд пунктов, которые обязательно должны входить в состав документа:

• Ф.И.О. сотрудника.
• Количество отработанного времени.
• Все составные части заработной платы.
• Общая сумма без учета налогов и удержаний.
• Расчет при увольнении.

Стоит отметить, что максимально допустимый размер удержаний из зарплаты не должен превышать 20% . Однако в некоторых случаях, предусмотренных федеральными законами, размер штрафных санкций может составлять до 50%.

К числу возможных удержаний относятся:

• НДФЛ, а также взносы в страховые компании.
• Взносы в профсоюзный комитет.
• Аванс, выданный за счет зарплаты, при условии, что он не был отработан.
• Суммы, ошибочно начисленные вследствие неполадок в системе.
• Алименты.

Так как листок выдается во время основной зарплаты, в нем должны отражаться все суммы, полученные за месяц. Отдельным пунктом также должны быть указаны сверхурочные, различные премии и штрафы, работа в выходные дни, а также дополнительная оплата за вредные условия труда.

О том, как сформировать и заполнить документ в программе 1С — смотрите на видео:

Расшифровка листа

В каждой компании бухгалтерский учет ведется с применением специальных кодов, которые представлены счетами фирмы. И для правильного ведения документации при составлении расчетных листов необходима их расшифровка. Это необходимо для грамотного расчета причитающихся средств.

Заработная плата работника высчитывается с учетом следующих факторов:

• Опыт работника.
• Уровень подготовки и разряд.
• Уровень сложности выполняемых им операций.
• Результат работы.
• Качество полученного результата.
• Условия, в которых работа выполнялась.

В каждом предприятии имеются свои собственные шифры и цифровые показатели. У каждого из них различный набор и количество цифр. Оцифровка листов необходима для облегчения расчета зарплаты бухгалтерским отделом, а расшифровка необходима самим работникам для установки правильности начисления выплат.

Д ействующее трудовое законодательство содержит требование при выплате заработной платы в обязательном порядке извещать в письменной форме каждого работника о составных частях оплаты труда и произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате (ст. 136 ТК РФ). Такая информация представляется посредством выдачи так называемого расчетного листка. Рассмотрим связанные с ним вопросы.

Расчетный листок должен включать в себя следующую информацию:

1. о составных частях заработной платы, причитающейся работнику за соответствующий период. Например, оклад, ставка, количество часов, премии, надбавки, доплаты, коэффициенты и т.п.;
2. размерах оплаты отпуска, больничных, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;
3. размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока выплаты заработной платы (ст. 236 ТК РФ);
4. размерах произведенных удержаний с указанием оснований (алименты, НДФЛ, удержания по заявлению работника);
5. общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Не может расчетный листок содержать только общую величину начисления и удержанную сумму. В нем следует указывать полную и достоверную информацию о том, из чего именно сложилась полученная работником заработная плата, с целью обеспечения осуществления контроля за соблюдением работодателем предусмотренных трудовым договором условий труда. Аналогичное мнение высказано, например, судом в апелляционном определении Магаданского областного суда от 02.09.2015 № 33-922/2015 по делу № 2-2695/2015.

Форма расчетного листка

Действующим законодательством не предусмотрена ни обязательная, ни рекомендуемая форма расчетного листка. Следовательно, работодатель должен самостоятельно ее разработать на основании ст. 136 ТК РФ и утвердить с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

Применение не утвержденной работодателем формы расчетного листка либо неполное или некорректное отражение в них всех необходимых сведений является нарушением трудового законодательства и может повлечь ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ (постановление Верховного Суда РФ от 23.12.2010 № 75-АД10-3, решение Пермского краевого суда от 24.02.2014 № 7-271-2013-21-185-2014). А в случае совершения такого нарушения повторно - по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ.

Кстати, отсутствие утвержденной формы расчетного лица в организации не поможет ей в решении судебных споров с работниками.

Судебная практика

Свернуть Показать

Суд примет в качестве доказательства вины работодателя любой расчетный листок, пусть и не утвержденный работодателем (апелляционное определение Забайкальского краевого суда от 25.06.2014 № 33-2498-2014).

Заверять расчетные листки подписью ответственного за их выдачу лица либо руководителя организации, а также печатью организации не требуется, так как такой обязанности не содержит действующее законодательство и расчетный лист не относится к документам, подлежащим заверению надлежащим образом. При этом такие действия не запрещены, и при желании либо по просьбе работника расчетные листки можно и заверить.

Судебная практика

Свернуть Показать

Суды тоже могут запросить заверенные расчетные листки, т.к. отсутствие печати не позволяет определить лицо, выдавшее соответствующий документ (апелляционное определение Верховного суда Республики Башкортостан от 29.05.2014 № 33-5719/2014).

Когда выдавать расчетный листок

Расчетный листок следует выдавать при выплате заработной платы (ст. 136 ТК РФ). В какой именно момент - законодательство не оговаривает, поэтому срок и порядок выдачи следует определить внутри организации самостоятельно и закрепить в локальном нормативном акте. Установление способа доведения до работника сведений в расчетном листке является прерогативой работодателя (апелляционное определение Магаданского областного суда от 02.09.2015 № 33-922/2015 по делу № 2-2695/2015, письмо Роструда от 18.03.2010 № 739-6-1).

При этом заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, трудовым договором (ст. 136 ТК РФ). Так вот, расчетные листки достаточно выдавать при начислении и выплате зарплаты за вторую половину месяца , когда определены все ее составляющие, так как при выплате зарплаты за первую половину месяца (так называемого аванса) отдельные ее составные части могут быть еще не определены.

На вопрос, надо ли расчетные листки выдавать при выплате отпускных , Роструд в письме от 24.12.2007 № 5277-6-1 ответил, что поскольку оплата отпуска из расчета среднего заработка не является выплатой заработной платы, то и основания специально выдавать расчетный листок работнику при выплате отпускных сумм отсутствуют. А вот при увольнении сотрудника расчетный листок следует выдать в день увольнения , т.к. при прекращении трудового договора работодатель обязан произвести с ним окончательный расчет в виде зарплаты и иных причитающихся работнику сумм именно в день увольнения (ст. 140 ТК РФ).

Порядок и условия выдачи расчетных листков не ставятся в зависимость от способа выплаты заработной платы, они должны быть едины как для перечисления на банковские зарплатные карты, так и при выдаче наличными из кассы. При определении порядка выдачи расчетных листков следует помнить о том, что он содержит персональные данные работника, разглашение которых не допускается (ст. 88 ТК РФ, ст. 7 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).

Последствия невыдачи расчетного листка

Невыдача расчетного листка подпадает под нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). На должностное лицо может быть наложен штраф в размере от 1000 до 5000 рублей, а на организацию - от 30 000 до 50 000 рублей. Штрафные санкции увеличиваются, если нарушение допущено лицом, ранее уже подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение (ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ). Так, для должностного лица штраф максимально может вырасти до 20 000 рублей, для организации - до 70 000 рублей. К тому же ответственный работник может быть дисквалифицирован на срок от года до трех лет.

К сведению

Свернуть Показать

Лицо, которому назначено административное наказание за совершение административного правонарушения, считается подвергнутым данному наказанию со дня вступления в законную силу постановления о назначении административного наказания до истечения года со дня окончания его (постановления) исполнения (ст. 4.6 КоАП РФ).

Еще один важный момент. Если работник решит обратиться с иском к работодателю в суд, то подать исковое заявление согласно ст. 392 ТК РФ он имеет право в течение трех месяцев со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права, а по спорам об увольнении - в течение месяца со дня вручения ему копии приказа об увольнении либо со дня выдачи трудовой книжки. И если работник опоздает с подачей заявления, то организация сможет заявить в суде о пропуске срока на обращение в суд и таким образом избежать дальнейших разбирательств. Датой подтверждения такого срока как раз таки является дата выдачи расчетного листка. Соответственно, не выданный сотруднику расчетный листок может сдвинуть дату «нарушения своего права» на неопределенный срок.

Подтверждение факта выдачи расчетных листков

Расчетные листки работникам предоставляются, но часто встает вопрос, как подтвердить сам факт их выдачи и то, что выдаются они регулярно. Ведь при проверке может возникнуть прецедент, когда проверяющие запросят данную информацию, либо на случай судебных разбирательств, когда в суде придется подтверждать факт выдачи работникам расчетных листков.

Действующее законодательство опять-таки не предусмотрело данный момент и, следовательно, позаботиться об этом придется работодателю. Другими словами - продумать наиболее оптимальный для него способ подтверждения и закрепить его в локальном нормативном акте.

На практике работодатели используют следующие способы:

Выдача копий

Согласно ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению сотрудника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать ему копии документов, связанных с работой. Расчетные листки можно отнести к документам, связанным с работой, а, следовательно, работодатель не вправе отказать в их выдаче.

Хранение расчетных листков

Расчетные листки на выдачу заработной платы должны храниться при условии проведения проверки (ревизии) 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов - 75 лет (п. 412 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558). Также экземпляр распечатки расчетного листка, содержащий данные о составных частях заработной платы, размерах и основаниях произведенных удержаний, об общей денежной сумме, подлежащей выплате, ежемесячно вкладывается (вклеивается) в лицевой счет работника (по ) на бумажном носителе.

Свернуть Показать

>Галина Изотова, руководитель юридической службы аудиторской компании МКПЦ

Специалисты по кадрам и бухгалтеры единодушны: форму расчетного листка пора менять. Мы широко применяем современные технологии в работе и в жизни, но до сих пор законодательство требует обязательной письменной формы расчетного листка. Этот вопрос поднимают и на сайте Онлайнинспекция.рф, где ведется обсуждение избыточных требований трудового законодательства. Логично было бы предусмотреть возможность по соглашению работника и работодателя выдавать расчетный листок в электронной форме, направив его на личную или корпоративную электронную почту работника. Так работник оперативно и в удобном формате получит информацию о произведенных ему начислениях, а работодатель значительно сэкономит время и другие ресурсы: не нужно будет распечатывать расчетные листки или направлять их по почте, когда вручить расчетный листок на руки по тем или иным причинам невозможно. Кроме того, направлять работникам расчетные листки по электронной почте намного проще, чем выдавать их под подпись при ежемесячной выдаче зарплаты. Некоторые работодатели считают - и, замечу, ошибочно - что, изменив порядок выплаты заработной платы с наличного на безналичный расчет, они не должны выдавать работникам расчетные листки (особенно в случае, когда работнику на мобильный телефон приходит сообщение о перечислении на его счет средств от работодателя, в котором указан конкретный размер суммы). Обязанность информировать работников о начисленной и выплаченной им заработной плате, обо всех ее составных частях, а также о размерах удержаний никто не отменял. Такого же мнения придерживаются специалисты Федеральной службы по труду и занятости в комментариях на сайте Онлайнинспекция.рф. Не так давно через этот сервис задавали вопрос: «Выплата заработной платы переведена на карточку. С тех пор я не имею возможности контролировать свою зарплату. Должна ли бухгалтерия предоставлять индивидуальную распечатку начислений каждый месяц?» Специалисты Роструда ответили: «При выплате заработной платы работодатель обязан выдавать вам расчетный листок. В расчетном листке указываются сведения об общей сумме, подлежащей выплате, и все составляющие ее части».

М.Г. Мошкович, юрист

Тайны расчетного листка

Зачем организации нужны расчетные листки и как правильно выдавать их работникам

Расчетные листки при выдаче зарплаты зачастую не выдают работникам даже вполне законопослушные организации. Дескать, оплата труда белая, выплачиваем вовремя - к чему лишний раз бумагу переводить? Попросит работник - так мы ему сразу листок и распечатаем. А некоторые работодатели, чего греха таить, и вовсе не знают о том, что у них есть такая обязанность.

Поэтому сегодня мы будем разбираться, что такое расчетный листок и зачем он нужен организации и работнику.

Зачем работнику расчетный листок

Цель выдачи расчетного листка - проинформировать работника о том, из чего складывается очередная полученная им сумма зарплаты. Ведь общую величину мы узнаем и так, при получении денег у кассира или когда они «прилетят» на карту. А вот что за что - не всегда понятно.

Можно предположить, что часть работодателей избегает выдачи расчетных листков намеренно, дабы избежать «ненужных» вопросов. Изучит работник свой листок и начнет интересоваться: где оплата за сверхурочные, почему премия стала меньше и т. д.

Почему расчетный листок важен для организации

Расчетные листки предусмотрены ТКст. 136 ТК РФ , поэтому при проверке трудинспектор отметит их невыдачу как нарушение и накажет организаци юп. 3.7 приложения № 2 к Методическим рекомендациям, утв. Приказом Роструда от 25.11.2011 № 280 ; Постановление Самарского облсуда от 06.05.2014 № 4а-275/2014 .

ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РУКОВОДИТЕЛЯ

Штраф за невыдачу расчетного листка может составить: от 1 тыс. до 5 тыс. руб. для директора или ИП, от 30 тыс. до 50 тыс. руб. для организаци ич. 1 ст. 5.27 КоАП РФ . А если директора поймают на этом нарушении повторно в течение года со дня уплаты штрафа, то могут дисквалифицироват ьч. 2 ст. 5.27 , ст. 4.6 КоАП РФ ; Обзор ВС, утв. Постановлением Президиума ВС от 07.03.2007 (вопрос 8) .

Однако это не самое главное. Штраф, конечно, вещь неприятная, но трудинспекторы приходят с проверками редко. Выдача расчетных листков важна в другом аспекте - на случай, если работник пойдет судиться с вами, считая, что ему недоплатили. Дело в том, что по закону гражданин должен подать исковое заявление в очень короткие срок ист. 392 ТК РФ :

• по спорам об увольнении - в течение 1 месяца со дня вручения ему копии приказа об увольнении либо со дня выдачи трудовой книжки;
• по другим трудовым спорам - в течение 3 месяцев со дня, когда работник узнал или должен был узнать о нарушении своего права.

Если работник опоздает с подачей заявления, то организация сможет заявить в суде о пропуске срока на обращение в суд и таким образом избежать дальнейших разбирательств. Но многие судьи считают, что работник не мог знать о нарушении своих прав по оплате труда, если расчетный листок не выдавался. Поэтому они отсчитывают срок не с даты выплаты работнику спорной суммы, а с даты, когда он из других источников узнал о том, что его обидели.

К примеру, работница уволилась 29.12.2012 и через суд потребовала выплатить ей сверхурочные за май - декабрь 2012 г. Работодатель пытался отбить хотя бы часть суммы (май - сентябрь), указывая, что 3 месяца с момента выплаты зарплаты за эти месяцы давно прошли. Однако суд решил так: поскольку расчетные листки не выдавались, работница не могла знать о составе выплачиваемых ей сумм. О нарушении своих прав она узнала только при увольнении и обратилась в суд в пределах месяца после него. С организации взыскали также компенсацию за просрочку выплаты, за моральный вред и судебные расход ыАпелляционное определение Воронежского облсуда от 02.07.2013 № 33-3271 .

В другом случае женщина уволилась 31.07.2012. И только в сентябре 2012 г., когда пошли судиться другие работники, она узнала, что и ей зарплату в период 2010- 2012 гг. начисляли без уральского коэффициента. Формально срок для обращения в суд она пропустила, но суд восстановил его, указав, что истица не получала расчетные листки и не имела возможности узнать о недоплатах. В результате с работодателя взыскали задолженность за весь период, компенсацию морального вреда и расходы на адвокат аОпределение Свердловского облсуда от 22.02.2013 № 33-1620/2013 .

Еще один работник вообще сослался на рассказ коллег о неправильном расчете выходного пособия. Через несколько месяцев после увольнения они сообщили ему: при расчете среднего заработка не были учтены суммы выплаченных премий. Работодатель не смог доказать обратное, а расчетный листок при увольнении не выдавался. Поэтому суд решил, что 3 месяца надо отсчитывать от даты, когда, по словам гражданина, его «просветили» бывшие коллеги. Иск был удовлетворе нАпелляционное определение Хабаровского крайсуда от 13.06.2012 № 33-4044/2012 .

Таким образом, выводы следующие:

• <если> расчетный листок выдается, у работника есть только 3 месяца после даты его выдачи, чтобы судиться с вами по зарплате. В случае опоздания вы просто заявляете в суде о пропуске срока подачи заявления и иск не рассматривается по существ уАпелляционное определение Суда Ямало-Ненецкого автономного округа от 07.08.2014 № 33-1800/2014 . Конечно, если судья не увидит каких-либо уважительных причин для восстановления срока;
• <если> расчетный листок не выдается, время для обращения работника в суд ничем не ограничено. Он приведет в суде любой источник, из которого узнал о нарушении своих прав, и вам будет сложно это опровергнуть. И даже если в итоге суд закончится вашей победой, будут потрачены финансы и время на судебные заседания.

Кстати, расчетный листок может пригодиться и в налоговых спорах. С его помощью можно подтвердить, например, понесенные затраты на оплату труд аПостановление ФАС МО от 22.05.2013 № А40-91515/12-115-603 .

Что включается в расчетный листок

В расчетном листке должны быть показаны следующие сумм ыст. 136 ТК РФ :

• составные части заработной платы, причитающейся работнику за соответствующий период. То есть, например, оклад, надбавка, премия, коэффициент и т. д.;
• иные начисления работнику, в том числе оплата больничного, компенсация за задержку зарплаты или других выпла тст. 236 ТК РФ ;
• удержания из зарплаты с указанием оснований, например НДФЛ или алименты;
• общая денежная сумма, подлежащая выплате.

Эти требования важно соблюдать, поскольку неполное заполнение расчетного листка - это тоже нарушение ТК.

Начисленные взносы в фонды показывать в расчетном листке не нужно, за исключением следующей ситуации. Работники могут подать заявление об удержании с них дополнительных взносов в ПФР, а у работодателя есть право присоединиться и также начислять в их пользу дополнительные взнос ыстатьи 5 , 8 Закона от 30.04.2008 № 56-ФЗ . Если это ваш случай, то таких работников надо информировать как об удержанных дополнительных взносах в ПФР, так и о перечисленных за них дополнительно организацией. Поскольку полагается делать это одновременно с предоставлением расчетного листк ач. 8 ст. 9 Закона от 30.04.2008 № 56-ФЗ , то лучше просто включить эту информацию в их листки.

Как оформить расчетный листок

Форма расчетного листка нормативно не утверждена, но она есть в любой бухгалтерской программе. Вы можете использовать ее или разработать свою.

Главное - не забудьте утвердить применяемую форму в порядке, установленном для принятия локальных нормативных акто вст. 136 ТК РФ . Ведь применение неутвержденной формы расчетного листка - это тоже основание для взыскания штрафа за нарушение трудового законодательств аПостановление ВС от 23.12.2010 № 75-АД 10-3 ; Решение Пермского крайсуда от 24.02.2014 № 7-271-2013-21-185-2014 .

А вот для работника факт утверждения формы не важен. Суд примет у него в качестве доказательства и неутвержденный листок, если организация не докажет, что у них применялась другая форм аАпелляционное определение Забайкальского крайсуда от 25.06.2014 № 33-2498-2014 . Поэтому не надейтесь, что неутвержденная форма поможет вам выиграть спор с работником.

Форму утверждает работодатель приказом следующего содержания.

Общество с ограниченной ответственностью «Рамзес»

ПРИКАЗ

В соответствии со ст. 136 Трудового кодекса РФ

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить форму расчетного листка - приложение № 1 к приказу.

3. Назначить бухгалтера А.С. Кириенко ответственной за выдачу расчетных листков сотрудникам в день выплаты заработной платы.

С приказом ознакомлена:

Если у вас в компании есть профсоюзная организация, нужно предварительно направить туда проект формы расчетного листка и получить мотивированное мнение профсоюза об этой форме в том же порядке, что и при согласовании локальных нормативных акто вст. 372 ТК РФ .

Всю процедуру следует повторить, если вы статьи 8 , 138 ТК РФ :

• <или> сменили программу и форма листка в новой версии другая;
• <или> внесли изменения в самостоятельно разработанную форму.

Покажем вариант заполнения расчетного листка на примере.

Пример. Заполнение расчетного листка работника

/ условие / Сергиенко Ирина Александровна работает в ООО «Компонент» в должности руководителя отдела консалтинга по графику 40-ча -совой рабочей недели. Ее оклад - 50 000 руб. в месяц. В соответствии с положением о премировании в октябре ей полагается ежемесячная премия в размере 20% от оклада.

С 1 по 5 октября И.А. Сергиенко была на больничном. Сумма пособия по нетрудоспособности составила 11 560 руб.

5 ноября ей выплачена зарплата за вторую половину октября, а также оплачен период нетрудоспособности.

/ решение / Рассчитаем размер зарплаты за фактически отработанное в октябре время. Он составит 43 478,26 руб. (50 000 руб. / 23 раб. дн. х 20 раб. дн.).

Премия за отработанное время составит 8695,65 руб. ((50 000 руб. х 20%) / 23 раб. дн. х 20 раб. дн.).

Сумма НДФЛ за октябрь с начисленных сумм составит 8285 руб. ((43 478,26 руб. + 11 560 руб. + 8695,65 руб.) х 13%).

Сумма зарплаты к выплате 5 ноября составит 23 888,91 руб. (43 478,26 руб. + 8695,65 руб. – 8285 руб. – 20 000 руб.).

Заполним расчетный листок.

Требуются ли печать и подпись ответственного лица на расчетном листке? Закон об этом умалчивает, и на практике их обычно не ставят. За разъяснениями мы обратились в Роструд.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

Заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

“ Заверять расчетные листки печатью и подписью при ежемесячной выдаче работникам нет необходимости, такого требования в ТК нет. Не нужно это делать и в том случае, когда работник просит выдать ему расчетные листки при увольнении в порядке ст. 84.1 ТК РФ. Представляется, что расчетный листок не относится к документам, которые должны заверяться надлежащим образо м” .

Что ж, цель составления листков и правда чисто информационная, поэтому регулярно ставить на них печать и подпись действительно не стоит. Но если работник просит или вы представляете листки в качестве доказательств в суде, то можно и заверить, нарушения в этом нет. Были случаи, когда судьи не принимали расчетные листки, указывая, что без печати невозможно определить, кем выдан такой докумен тАпелляционные определения ВС Республики Башкортостан от 29.05.2014 № 33-5719/2014 , от 29.05.2014 № 33-5742/2014 .

Когда нужно выдавать расчетный листок

По закону расчетный листок нужно выдавать при выплате зарплаты, а зарплата по общему правилу выплачивается не реже двух раз в меся цст. 136 ТК РФ . Однако в Роструде считают, что достаточно выдавать листки только при выплате второй части зарплаты с указанием всех сумм, выплаченных в текущем месяце.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

“ При выплате зарплаты за первую половину месяца (аванса) отдельные ее составные части могут быть не определены и, таким образом, расчетные листки не будут содержать исчерпывающую информацию о заработной плате. Поэтому расчетные листки выдаются при начислении и выплате зарплаты за вторую половину месяца, когда определены все ее составляющие. При этом отдельно показывать в листке составные части за каждые полмесяца не требуетс я” .

Роструд

Имейте в виду, что при выплате отпускных расчетный листок не оформляется, поскольку оплата отпуска из расчета среднего заработка - это не зарплат аст. 129 ТК РФ ; Письмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1 (п. 3) . А вот при увольнении его нужно сделать. Ведь в этом случае делается полный расчет, то есть работнику выплачиваются все полагающиеся ему суммы, в том числе зарплата. Это нам подтвердили и в Роструде.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

“ При прекращении трудового договора день выплаты заработной платы и день увольнения могут не совпадать. Зарплата и иные причитающиеся работнику суммы в таких случаях должны быть выплачены в день увольнения. Таким образом, при увольнении работнику следует выдать расчетный листо к” .

Роструд

Если деньги выплачиваются через кассу, то листки лучше выдавать одновременно с деньгами, чтобы не бегать потом за работниками. А в какой момент их выдавать, если зарплата перечисляется на карточки, - до или после перечисления? Решите этот вопрос сами и пропишите порядок выдачи в локальном нормативном акте (ЛНА)Письмо Роструда от 18.03.2010 № 739-6-1 .

Как подтвердить факт выдачи расчетных листков

Распространенный вариант - распечатка расчетного листка по запросу работника. Бухгалтеры рассуждают так: кому надо, тому выдадим, а при проверке скажем, что выдавали всем. Ан нет, не получится. Если нельзя подтвердить факт выдачи документально, то инспекторы при проверке могут вам не поверить и оштрафовать вас. Поэтому надо выдавать листки регулярно, а также продумать способ подтверждения:

• <или> сделать журнал выдачи расчетных листков, где работники будут расписываться;
• <или> внести в платежную ведомость отдельный столбец, в котором работники будут расписываться за получение расчетного листка.

В унифицированной форме платежной ведомости (№ Т-53) есть графа «Примечание», можно использовать ее для подписи работника;

• <или> сделать форму из двух частей, чтобы корешок с подписью работника оставался у организации.

В любом случае, определяясь с порядком выдачи расчетного листка, помните, что он содержит персональные данные работника, разглашение которых не допускаетс яст. 88 ТК РФ ; ст. 7 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ . Поэтому при предоставлении расчетных листков вам нужно исключить возможность доступа к этой информации кого-либо, кроме самого работника-адресата. То есть нельзя просто раскладывать расчетные листки на столы работникам, нельзя передавать через других лиц и т. д. Иначе можно нарушить Закон о персональных данных и тоже попасть под административный штраф. Он может составить от 300 до 500 руб. для сотрудника, от 500 до 1000 руб. для руководителя и от 5000 до 10 000 руб. для организаци ист. 13.11 КоАП РФ .

Административное дело о нарушении персональных данных вправе завести прокурор, к примеру, по жалобе пострадавшего работник ач. 1 ст. 28.4 КоАП РФ , а штраф налагается по решению судач. 1 ст. 23.1 КоАП РФ .

Отметим, что если работник получает зарплату на карточку, то распечатывать листки каждому работнику неудобно. Проще было бы рассылать их по электронной почте с подтверждением о получении. Однако в Роструде с этим не согласны.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

“ Развитие информационных технологий дает все основания для применения различных способов доведения информации до работников. Однако пока ТК разрешает направлять расчетный листок по электронной почте только дистанционным работника мч. 5 ст. 312.1 ТК РФ . Для остальных же обязателен письменный документ. Причем если сотрудник работает вне основного офиса, то о получении им расчетного листка обязан позаботиться работодател ь” .

Роструд

Заметим, что некоторые судьи не видят криминала в рассылке расчетных листков работникам по email Апелляционное определение ВС Карачаево-Черкесской Республики от 29.04.2013 № 33-204/2013 . Так, Мосгорсуд отказал инспектору по кадрам в иске о взыскании оплаты за сверхурочную работу. Работодатель заявил, что женщина регулярно получала расчетные листки по электронной почте и могла вовремя узнать о нарушении своих прав. Когда она обратилась в суд, 3 месяца с момента получения расчетного листка уже прошли. Следовательно, срок для подачи искового заявления был пропуще нОпределение Мосгорсуда от 18.07.2011 № 33-22203 .

Тем не менее для отправки расчетных листков по электронной почте надежней будет подождать внесения соответствующих поправок в ТК.

Лучше всего урегулировать все вопросы по расчетным листкам в локальном нормативном акте, например в положении об оплате труда или в специальном ЛНА. Там можно утвердить форму листка, периодичность выдачи, способ передачи работнику с учетом требований конфиденциальности и т. д. Так и бухгалтеру будет проще, и работники будут в курсе, ведь со всеми ЛНА организации они должны быть ознакомлены под роспис ьст. 68 ТК РФ .