Унификация и стандартизация документов. Развитие унификации и стандартизации документов

Стандартизация и унификация

Рисунок 1. Определение унификации документов. Автор24 - интернет-биржа студенческих работ

Управленческая информация в огромных массивах закреплена в виде различных документов. Во всем мире процесс документооборота во многом имеет схожие признаки, которые имеют свойства многократной повторяемости. Этим характеризуется весь процесс управления. Рабочие ситуации уже имеют свою систему по разрешению конфликтных ситуаций. Поэтому предпринимаемые действия фиксируются в документальной форме. Иногда количество подобных документов имеет неоправданно раздутые размеры. Для того, чтобы избежать негативной тенденции, активно стали использовать возможности по стандартизации и унификации документов.

Экономическая эффективность унификации и стандартизации

Стандартизация и унификация дает ощутимую эффективность на экономическом уровне. Такими методами можно:

снизить затраты на составление, изготовление и оформление документов;
снизить затраты на обработку документов;
получить повышение уровня оперативности за счет сокращения времени на составление документов.

Косвенный экономический успех выражается в приближении принимаемых решений к оптимальным вариантам за счет повышения качественного уровня документов.

Замечание 1

Отсюда следует, что процесс унификации представляет собой решение задач, направленных на совершенствование формы и содержание документов.

В управлении используются документы, в которых существует составная часть и значение реквизитов.

Реквизиты могут быть различными, но к ним всегда применяются одинаковые требования. Объектами стандартизации и унификации являются форма, состав, входящих в нее реквизитов.

Задачи совершенствования документа

Среди основных задач, которые направлены на совершенствование документа выделяют: отбор реквизитов для процесса унификации и установку общих требований к реквизитам, которые включают в различные документы.

При унификации реквизиты должны полностью соответствовать назначению документа, где они используются, а также методам его обработки.

Основные задачи совершенствования форм документов:

разумное уменьшение в разнообразии массива документов по форме и правилам оформления;
формирование и внедрение как обязательная норма определенных ограничений, которые позволяют использовать наиболее эффективные правила и формы оформления документов.

Подобные меры позволяют сохранять архив документов на длительный срок без потери качества и эффективности использования.

Под стандартизацией принято считать деятельность, которая направлена на установление характеристик и правил в целях многократного добровольного использования. Она играет существенную роль в процессе упорядочивания в различных сферах производства, а также при обращении продукции и повышению конкурентоспособности продукции, работ или услуг.

Замечание 2

Качество документа сегодня имеет особое значение, поскольку он является главным носителем управленческой информации.

Отсюда следует, что особое внимание уделяется повышению уровня унификации и информативности. Эти показатели должны повышаться по форме и содержанию. Подобная задача может быть решена путем внедрения стандартизации документов.

Стандартизация складывается из ряда принципиальных особенностей. Прежде всего, этот термин означает установление на длительный промежуток времени общих государственных требований (стандартов), которые используются при создании документов. Стандартизация не только вводит ряд норм обязательных для всех, но и гарантирует соблюдение этих норм.

Стандартизация предполагает унификацию качеств и свойств документов, то есть на основе введения и действия единых правил, форм и размеров для всех существующих документов.

Также стандартизация закрепляет и распространяет такие качества и свойства документа, которые имеют самую серьезную функциональную оправданность. В этом случае документы способны в полной мере обеспечить наибольший управленческий эффект.

Стандартизация в делопроизводстве трактуется в качестве необходимого процесса применения оптимальных норм и правил по оформлению документации. Эти правила принимаются в установленном порядке для многократного и общего использования.

В России действует государственный стандарт по унификации системы документации. На его основе происходит процесс разработки унифицированной системы документации, имеющей признаки организационно-распорядительной функции. В делопроизводстве используют основной стандарт ГОСТ Р 6.30-2003, который имеет различные аспекты применения. Обычно он действует для правильного составления документов различных форм собственности, в организациях при разработке правил, инструкций и стандартов по обеспечению управленческой деятельности.

Работа по стандартизации может иметь различные результаты. Специалисты разрабатывают стандарты на отдельные виды документов, регламентирующих любую сферу деятельности человека или организации, а также на их отдельные части. Итогом работы по стандартизации также может стать выпуск норм по унифицированной системе документации.

Унификация на государственном уровне

Унификация документов проводится на государственном уровне и заключается в создании унифицированных систем документации. Сама унификация родилась из-за проблемы по неоправданной разновидности документов. Встал вопрос о серьезном их сокращении, то есть приведению к единой форме, структуре, языковых конструкций, а также действий по обработке, составлению и хранению информации.

Унификацию можно представить в процессе единообразного установления форм и состава управленческих документов, которые фиксируют одинаковые функции и задачи в области управления.

В процессе проведения унификации происходит:

Разработка, внедрение и функционирование унифицированных систем документации.
Разработка комплексов отраслевых унифицированных форм документов.
Разработка отраслевых классификаторов технико-экономической информации, которые отражают всю специфику сферы применения.

Определение 1

Унифицированная система документации представляет собой такую систему документации, которая создана по единым требованиям и правилам.

В ней содержится вся информация, которая необходима для процесса управления в конкретной области деятельности.

Такую систему разрабатывают обычно высшие органы исполнительной власти государства (министерства и ведомства). Сегодня ведется разработка подобных классификаторов сразу по нескольким направлениям, в том числе обеспечивающих работу в сфере социальной информации и технико-экономической информации.

По общегосударственному классификатору России управленческой документации действуют основные системы управленческой документации: унифицированная система документации по труду, унифицированная система первичной учетной документации, унифицированная система банковской документации, а также ряд иных УСД, которые полностью обеспечивают работу финансовых учреждений, учреждений культуры и спорта, пенсионного фонда РФ и др.

Стандартизация и унификация документов тесно переплетены между собой. Унификацию часто видят в образе эффективного метода стандартизации. Унификация документов может проводиться на самостоятельной основе. В таком случае стандартизация как правовое закрепление требований унификации будет лишь одним из методов её практического выражения.

Введение

· Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

· Унифицированная система отчетно-статистической документации;

· Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

· Унифицированная система документации по труду;

· Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

Уголовный кодекс РФ (Федеральный закон от 13.06.96) (в ред. От 20.03.2002) – устанавливает уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией;

Основы законодательства РФ об архивном фонде Российской Федерации и архивах от 07.06.93 – определяют порядок формирования, хранения, учета и использования архивных документов

Общероссийские классификаторы:

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) – содержит коды унифицированных форм документов, используемых в деятельности органов власти и управления, которые должны проставляться на документах.

Государственные инструкции по делопроизводству:

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти– содержит общие требования к документированию управленческой деятельности и технологии работы с документами, требования по подготовке законодательных актов и правила оформления отдельных документов;

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организацией, с указанием сроков хранения – устанавливает сроки хранения документов

На основе типовых, разрабатываются отраслевые инструкции по делопроизводству и инструкции предприятия.

Инструкция по делопроизводству конкретного предприятия содержит разделы:

· общие положения;

· порядок составления и оформления служебных документов;

· порядок приема, регистрации и рассмотрения входящих документов;

· контроль исполнения документов;

· порядок работы с исходящими документами;

· порядок работы с внутренними документами;

· составление номенклатуры дел;

· правила формирования дел;

· порядок обеспечения сохранности документов;

· порядок подготовки и передачи документов на архивное хранение.

2. Состав управленческих документов.

Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями. Но вне зависимости от специфики организации (предприятия) среди многообразия видов документов можно выделить следующие основные группы документов:

04 - код организации,

17 - резолюция,

18 - заголовок к тексту,

19 - отметка о контроле,

20 - текст документа,

21 - отметка о наличии приложения,

22 - подпись,

23 - гриф согласования документа,

24 - визы согласования документа,

25 - печать,

26 - отметка о заверении копии,

27 - отметка об исполнителе,

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело,

29 - отметка о поступлении документа в организацию,

30 - идентификатор электронной копии документа

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документов. В процессе подготовки и оформления документа, состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка и т. д.

4.2. Оформление реквизитов документов

1. Государственный герб РФ. Помещается на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе РФ.

2. Герб субъекта РФ. Помещается на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.

3. Эмблема организации - условное или символическое изображение, зарегистрированное в установленном законом порядке. В качестве эмблемы организации может быть использован товарный знак, рисунок, аббревиатура , комбинированное буквенно-графическое изображение и т. п. Изображение эмблемы не заменяет название организации. Эмблема организации помещается на бланках организаций в соответствии с уставом и независимо от их организационно-правового положения, формы собственности, направления деятельности. Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб РФ или герб субъекта РФ.

При угловом расположении реквизитов эмблема располагается в левом верхнем углу перед реквизитом «наименование организации», а при продольном - над этим же реквизитом в середине верхней части листа.

4. Код организации по Российскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код ОКПО присваивается организации при ее регистрации.

5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговым органом.

6. Идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

7. Код документа по Российскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Используется для автоматизированной обработки документов. Реквизит проставляется при оформлении конкретного вида документа.

8. Наименование организации (как полное, так и сокращенное), являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах . Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним. Наименование организации должно содержать указания на его организационно-правовую форму (ОАО - открытое акционерное общество , ЗАО - закрытое акционерное общество , 000 - общество с ограниченной ответственностью и др.).

Например:

ОАО "Центрэнергострой"

(ОАО "ЦЭС")

Если документ оформляется не на бланке, то реквизит "наименование организации" является составной частью наименования должности в реквизите "подпись", удостоверяющей происхождение документа.

Например:

Генеральный директор

ООО "Нижегородспецгидрострой"

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке, если оно закреплено в уставе, располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

9. Справочные данные об организации включают: почтовый адрес, номера телефонов и факсов, адрес электронной почты, банковские реквизиты, номер лицензии и дату ее выдачи и другие сведения по усмотрению организации.

10. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД и ОКУД (класс 0200000). Это один из важнейших реквизитов и проставляется на всех документах, кроме писем, т. е. он указывается только на общем бланке. Название вида документа дает общее представление о назначении документа, определяет состав его реквизитов, структуру текста, степень обязательности выполнения его требований.

Например: АКТ, ПРИКАЗ.

Неправильным считается написание этого реквизита как "Приказ директора" или "Приказ по заводу".

В том случае, если документ создается совместно несколькими организациями, он оформляется на стандартных листах бумаги (а не на бланке). В заголовочной части этого документа указывается:

Полное наименование организаций, от имени которых составляется документ,

Название вида документа,

Место его составления или издания.

Подписи в таких документах располагаются на одном уровне. В наименованиях должностей лиц, подписавших документы, включаются наименования организаций.

Все экземпляры совместно созданных документов, включая приложения к ним, должны быть подлинниками, т. е. содержать подписи должностных лиц, включающие:

Наименование должностей,

Личные подписи,

Расшифровку личных подписей (инициалы, фамилия подписавшего).

11. Дата документа - один из важнейших реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу.

Датой документа является:

Дата его подписания (для приказов, писем, справок);

Дата его утверждения (для планов отчетов, правил, инструкций и т. п.);

Дата события, которое в нем зафиксировано (для актов)

Дата заседания или принятия решения (для протоколов).

Дата - составная часть поискового признака документа. Она оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Если цифра одна, то перед ней обязательно ставится ноль.

Наименование структурного подразделения (в именительном падеже),

Указание должности получателя (в дательном падеже),

Инициалы и фамилия (в дательном падеже),

Почтовый адрес (в соответствии с Почтовыми правилами)..

Состав реквизита "адресат" меняется в зависимости от адресата и вида отправляемого документа.

Каждый элемент адресата печатается строчными буквами (кроме заглавных) с новой строки от одного положения табулятора, точка в конце составных частей реквизита не ставится. Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. На типографских бланках организации для реквизита "адресат" устанавливаются ограничительные знаки "уголки".

Существует несколько вариантов адресования.

1. При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименования пишут в именительном падеже. Например:

Минобразования Российской Федерации

Управление ДОУ

2. При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. Например:

Минобразования

Российской Федерации

Управление ДОУ

Ведущему специалисту

3. При адресовании документа руководителю или заместителю руководителя организации наименование ее входит в состав наименования должности адресата. Документ адресуют руководителю в тех случаях, когда решение вопроса зависит непосредственно от него. Не принято указывать фамилию адресата без инициалов. Например:

Генеральному директору

4. При адресовании документа в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, их следует называть обобщенно. Чаще всего это документы в адрес подведомственных организаций.

Например:

5. При адресовании документа лицу, имеющему ученые степени и звания, указывают сведения о них перед фамилией и инициалами адресата. "

Например:

Ректору ВГИПИ

доктору педагогических наук, профессору

6. При направлении документа в правительственное учреждение, а также постоянным адресатам почтовый адрес не указывается.

7. Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам (это облегчает работу экспедиции учреждения по обработке и отправке корреспонденции). Сначала пишется наименование организации, а затем адрес.

Например:

Редакция журнала "Справочник Кадровика" Большая Ордынка ул., д.8 , Москва 136104

8. При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию, инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

ул. Рождественскаяая,

9. Несколько адресов на документе указывают с целью информировать каждого получателя об учреждениях и лицах, которым одновременно направляется данный документ. В этом случае документ не должен содержать более 4-х адресов. При направлении документа более чем в 4 адреса составляется список рассылки и на каждом документе указывается только один адресат. Адреса разделяются двумя межстрочными интервалами.

10. Для внутренних документов (заявление, докладная записка и др.) указывается лишь название структурного подразделения или руководитель, которому подается документ. В этом случае название организации входит в название должности.

Например: Начальнику учебного отдела ВГИПА

11. При направлении документов иностранным корреспондентам они адресуются в организации или конкретному лицу (обычно без указания должности). При этом сначала указываются инициалы и фамилия, затем наименование организации, далее ее адрес в такой последовательности: номер почтового ящика, номер дома, название улицы, название города и страны, почтовый индекс.

Например:

100, South Street London, KW CR24TW

16. Гриф утверждения документа. Оформляется в верхнем правом углу документа. Утверждение документа - особый способ удостоверения некоторых видов документов. Оно санкционирует их содержание и свидетельствует о распространении действия документа на определенный круг учреждений, должностных лиц и граждан. Только после утверждения такие документы приобретают юридическую силу. Утверждению подлежат положения, уставы, акты и др. Примерный перечень документов, подлежащих утверждению прилагается.

В таких документах как структура, штатная численность, штатное расписание гриф утверждения дополнительно удостоверяется оттиском печати.

Утверждение производится после подписания документа и имеет два варианта оформления;

1. Утверждение документа руководителем.

2. Издание распорядительного документа (приказ, постановление).

Оба способа имеют одинаковую юридическую силу. Второй вариант целесообразно использовать в том случае, когда требуются разъяснения, дополнительные предписания, устанавливается срок ввода утверждаемого документа в действие и т. п.

Если утверждаемый документ издается одновременно с распорядительным, то он оформляется как приложение к этому распорядительному документу.

При любом способе утверждения на утверждаемом документе проставляется гриф утверждения, который соответственно имеет два варианта:

В первом случае он состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, указания должности руководителя, наименования учреждения, личной подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Например: УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

текстиль»

Во втором случае пишется слово УТВЕРЖДЕНО, наименование утверждающего документа в творительном падеже , его даты, номера.

Например:

УТВЕРЖДЕНО

Приказом ректора ВГИПУ

Слова УТВЕРЖДАЮ и УТВЕРЖДЕНО пишутся прописными буквами без кавычек и двоеточия.

Дополнения и исправления в утвержденный документ могут быть внесены только с разрешения утверждавшего его лица.

17. Резолюция - это распорядительная надпись на полученном документе, сделанная соответствующим должностным лицом рукописным способом и включает фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. К резолюции предъявляются те же требования, что и к любому распорядительному документу: четкость, конкретность, краткость.

Например:

Прошу подготовить проект

договора к 05.12.2004

Подпись, дата

В случае, если в резолюции указано несколько фамилий, то ответственным за исполнение является тот, чья фамилия стоит первой.

На документах, не требующих дополнительных указаний, указываются только ф. и.о. исполнителя, подпись автора резолюции и дата.

Для лучшего прочтения резолюции допускается отделять чертой исполнителя и предписываемые действия от подписи руководителя.

Нецелесообразно применять резолюции типа "Прошу исполнить", и т. п., т. к. они не несут новой информации.

Резолюция располагается в верхней части документа между реквизитами "адресат" и "текст" на первом листе документа. Если площади под резолюцию недостаточно, можно помещать ее на любой свободной площади документа кроме полей. Недопустимо помещение резолюции на тексте, адресате и др. важных реквизитах.

В некоторых случаях, когда резолюцию нецелесообразно располагать на документе, допускается оформлять резолюцию на отдельном листе. Но это делать нежелательно, т. к. лист может быть заменен или потеряться. Резолюция является основанием постановки документа на контроль и определения контрольного срока исполнения.

18 . Заголовок к тексту - это краткое содержание документа. Заголовок должен быть максимально коротким и точным. Наличие заголовка избавляет от необходимости чтения документа полностью при его регистрации. Он формулируется составителем документа, печатается строчными буквами флатовым способом.

Объем заголовка должен быть не более 5-ти строк. В сложных документах большого объема составляют подзаголовки. Рекомендуется избегать переноса слов. На типографских бланках организации для реквизита "заголовок" устанавливаются ограничительные знаки "уголки". Допускается не указывать заголовок на документах формата А5. В заголовке допускаются сокращения слов и словосочетаний, соответствующих правилам орфографии и пунктуации .

Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Может отвечать на вопросы о чем? или о ком?

Например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

Заголовки к текстам протоколов, инструкций, актов, правил и т. п. должны сочетаться в падеже с наименованием вида документа (отвечает на вопрос чего (кого)?). Например:

Акт проверки санитарного состояния

Правила внутреннего трудового распорядка

Должностная инструкция секретаря-референта

Протокол заседания трудового коллектива

19. Отметка о контроле. Документы, требующие исполнения и ответа, берутся на контроль. Срок исполнения документов может быть указан в резолюции руководителя. Если срок не указан, то он определяется в соответствии с Типовыми сроками исполнения документов или как указано в тексте документа.

Отметка о контроле обозначается буквой "К" словом или штампом"Контроль" . Наносится в правом верхнем углу первого листа документа красным фломастером или специальным штампом.

20. Текст документа. Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках. Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их:

В федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;

На предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Тексты документов могут оформляться в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты используются глаголы «владеете», «были», «находились», В качестве примера можно привести типовую форму «Личный листок по учету кадров»: «Какими иностранными языками владеете».

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связанный текст как правило состоит из 2-х частей. В 1-й части указывают основания, причины, цели составления документа, во 2-й - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать только 2-ю часть (например, письма, заявления - просьбу без пояснения; приказы - распорядительную часть без констатирующей; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия , а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил"),

В совместных распорядительных документах текст излагается от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили").

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положениях, инструкциях), а также содержащих описание или оценку фактов и выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного и множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав управления входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:

От первого лица множественного числа ("просим направить"),

От первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить"),

От третьего лица единственного числа ("администрация не возражает", "комитет по экологии считает возможным").

21. Отметка о наличии приложения. В зависимости от назначения и содержания приложений к документу их условно можно подразделить; на 3 вида:

1. Приложения к распорядительным документам, утверждаемые или вводимые ими в действие (приложения к правовым актам).

2. Приложения, разъясняющие или дополняющие основной документ.

3. Приложения, направляемые сопроводительными письмами и являющиеся самостоятельным документом.

Реквизит "Приложение" располагают между реквизитами "текст" и "подпись" с красной строки. Независимо от количества приложений пишется слово "Приложение" в единственном числе, после него ставится двоеточие:

Существует несколько видов оформления приложения.

1. Если документ имеет приложения, названные в тексте, то указывается только количество листов и экземпляров.

Например:

Приложение: на 5 л. в 3 экз.

2. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то его наименование необходимо перечислять с указанием количества листов в каждом приложении и количества их экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Например:

Приложение: 1. Контракт /25 на 5 л. в 2 экз.

2. Акт приема работ на 1 л. в 3 экз.

При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а на самом документе указывается:

Приложение: опись на 5 л.

3. Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, то отметка о приложении оформляется по следующей форме:

Приложение: Инструкция по ведению делопроизводства в ОАО "ЗМЗ" и приложения к ней, всего на 3 л.

4. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

Например:

Приложение: Правила внутреннего трудового распорядка ВГИПА 5 экз.

Если документ направляется в несколько адресов, а приложение не во все, то в отметке указывается порядковый номер адреса, куда направляется приложение.

Например:

Приложение: на 2 л. в 1 экз. только в третий адрес.

Если приложение к документу в единственном экземпляре, то количество экземпляров можно не указывать.

если приложений несколько.

Например:

Приложение

к постановлению администрации

Нижегородской области

от 01.01.2001 №31

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

К приказу Минюста России

.22. Подпись - обязательный реквизит любого служебного документа. Под подписью понимают полномочие должностных лиц учреждений, организаций и предприятий на подписание исходящих от них документов.

Подписание документов, так же как утверждение и проставление печати - один из способов удостоверения документов. Удостоверение документов является формой выражения ответственности за их содержание и законность.

Должностные лица имеют право подписывать служебные документы в пределах их компетенции, что обычно определено в положениях об организации и структурных подразделениях, а также в должностных инструкциях.

В состав реквизита "подпись" входят:

Наименование должности лица, подписавшего документ (сокращенное, без указания организации, если документ оформлен на бланке и полное, если документ оформлен не на бланке),

Личная подпись,

Расшифровка подписи (инициалы и фамилия - без пробелов между ними). Если наименование должности состоит из нескольких слов, оно печатается в несколько строк и подпись с расшифровкой размещаются на уровне последней

строки наименования должности.

Например:

Генеральный директор подпись

Генеральный директор

В научных и учебных учреждениях в подписи могут указываться звания и ученые степени.

Ректор ВГИПУ

д. п.н., профессор подпись

Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

Исполнительный директор

Документы могут быть подписаны несколькими лицами. В этом случае реквизит "подпись" оформляется следующим образом.

1. Документы, связанные с получением и выдачей денежных средств , получением товарно-материальных ценностей и гарантийные письма обязательно имеют две подписи: первую и вторую. Право первой подписи принадлежит руководителю или его заместителям, а право второй - главному бухгалтеру или лицу, уполномоченному на это. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Например:

Генеральный директор личная подпись

Главный бухгалтер личная подпись

2. На документах, принимаемых коллегиальными органами (протоколы собраний, заседаний и т. п.), проставляются две подписи - председателя и секретаря, должности при этом не указываются.

Например:

Председатель (подпись) Д. Л Вихров

Секретарь (подпись)

3. Если документ подписывается несколькими равными по должностям лицами, их подписи располагают на одном уровне. Например, на договорах проставляются подписи всех договаривающихся сторон.

Например: "

Заместитель директора Заместитель директора

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т. д.);

Инструкции (правила) - (должностные; по документационному обеспечению управления; технике безопасности ; внутреннего трудового распорядка и т. д.);

Нормативы (расходы сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования ; численности работников и т. д.);

Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т. д.);

Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем;

предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документов, образующихся в деятельности министерств , ведомств и др. организаций с указанием сроков хранения документов и т. д.);

Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; по капитальному ремонту ;

работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т. д.);

Положения (о министерстве; структурном подразделении; премировании и т. д.);

Программы (проведения работ и мероприятий, командировок и т. д.);

Расценки на производство работ;

Сметы (расходов на содержание аппарата управления , зданий, помещений, сооружений, использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство);

Стандарты (государственные, отраслевые, республиканские, технические условия);

Структура и штатная численность;

Тарифные ставки;

Примерный перечень документов, на которых ставится печать организации

Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ , списания, экспертизы и т. д.);

Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т. д.);

Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений, о производстве работ и т. д.);

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические задания и т. д.);

Заявки (на оборудование, изобретения и т. д.);

Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;

Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк; на получение и перевод валюты, на импорт и т. д.);

Положения о министерствах (ведомствах);

Протоколы (согласования планов поставок; выдвижения народных заседателей и т. д.);

Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк);

Смета расходов (на содержание аппарата управления; на подготовку и освоение производства новых изделий; на калькуляцию в договору; на капитальное строительство и т. д.);

Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных

ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т. д.);

Спецификации (изделий, продукции и т. д.);

Штатные расписания и изменения к ним.

Приложение 2

ПЕРЕЧЕНЬ ВОПРОСОВ ДЛЯ ПОДГОТОВКИ К ЗАЧЕТУ ПО ДИСЦИПЛИНЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

1. Унификация и стандартизация управленческих документов. Государственный стандарт на организационно-распорядительную документацию.

2. Реквизиты документа. Постоянные и переменные реквизиты.

3. Реквизиты заголовочной части документа.

4. Реквизиты содержательной части документа.

5. Реквизиты оформляющей части документа.

6. Вспомогательные делопроизводственные отметки на документе.

7. Реквизиты, обязательные для каждого вида управленческого документа, их оформление.

8. Дата документа. Дата служебного письма, протокола, приказа, акта.

9. Оформление реквизита «Справочные данные об организации»

10. Оформление реквизита «Адресат» при адресовании документа

руководителю организации;

в организацию без указания конкретного лица;

конкретному должностному лицу;

частному лицу;

12. Оформление утверждения документа

13. Оформление согласования документа.

14. Оформление подписи в гарантийных письмах, приказах, протоколах, актах, договорах,

15. Заверение копии документа.

16. Бланк документа. Виды бланков организационно-распорядительных документов. Требования к бланкам.

17. Отличия бланка письма от общего бланка. Постоянные и переменные реквизиты документа.

18. Форматы бумаги при изготовлении бланков, Размеры полей для бланков. Нумерация страниц в много страничных документах.

19. Назначение и оформление заголовка письма, приказа, протокола, инструкции.

20. Способы расположения реквизитов бланка. Расположение реквизитов для бланка служебного письма.

21. Распорядительная документация. Виды приказов. Оформление приказов по основной деятельности.

22. Служебные письма, Виды служебных писем. Правила оформления.

23. Протокол. Правила оформления, Виды протоколов.

24. Выписка из протокола, приказа. Придание выписке юридической силы подлинника.

25. Правила оформления акта.

26. Справки. Докладная и объяснительная записки.

27. Оформление телеграмм, телефонограмм.

28. Документы по личному составу. Особенности этих документов.

29. Оформление кадровых приказов. Приведите примеры.

30. Оформление заявления, автобиографии, характеристики, резюме.

31. Трудовая книжка. Правила оформления трудовых книжек.

32. Личные дела и личные карточки формы Т-2.

33. Документооборот. Основные потоки документации.

34. Технологическая цепочка работы с исходящими документами.

35. Технологическая цепочка работы с входящими документами.

36. Регистрация документов и контроль исполнения документов.

37. Номенклатура дел организации. Формирование дел.

38. Подготовка документов к архивному хранению.

Обязательным условием организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях является документирование. Организация и управление характеризуются разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.

Унификация и стандартизация документов — основные направления совершенствования документации, ведущие к снижению затрат на управленческие документы.

Основная цель унификации и стандартизации документации — создание системы документов, которая может дать экономический эффект. Использование унифицированных документов должно одновременно способствовать росту творческих элементов в управленческом труде, повышению его культуры.

Стандартизация - это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов. Стандарт, как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом». В России деятельность по стандартизации координируется Комитетом Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (в настоящее время комитет включен в состав Министерства промышленности и торговли РФ). Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (документа).

Стандартизация - сложный процесс, в состав которого входят такие элементы, как типизация и унификация. С одной стороны, это методы стандартизации, которые могут осуществляться и как самостоятельные виды работы. В документоведении типизация используется для создания типовых форм документов и типовых текстов, т. е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы. Типовой текст - это текст-образец, на основе которого создаются в последующем тексты аналогичного содержания. Типовая форма - утвержденная определенным компетентным органом государственной власти форма документа, используемая для сбора и представления каких-либо данных в самых различных сферах управленческой деятельности.

В документоведении унификация и стандартизация рассматриваются как процесс установления единообразия в процессах создания и оформления документов. Однако между этими двумя понятиями нельзя поставить знак равенства. Стандартизация документов - высшая ступень их унификации, доведение ее результатов до уровня обязательной правовой нормы. Требования стандарта имеют обязательный характер в пределах сферы его распространения. Поэтому унификация обычно проводится как предварительный этап стандартизации, но может быть и самостоятельным видом деятельности. Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть стандарты как на отдельные документы (например, на отчет о научно-исследовательской работе, на обложку дел постоянного хранения), на отдельные виды продукции (например, форматы бумаги), так и на унифицированные системы документации.

Стандартизация - закрепление результатов унификации в нормативно-технических документах - стандартах. Стандартизация может проводиться на государственном уровне, на отраслевом уровне и на уровне предприятия.

Под унификацией в широком теоретическом смысле обычно понимают оптимальное сокращение числа элементов в объектах, составляющих какой-либо комплекс или систему. Существует 3 способа унификации текстов: трафарет, анкета и таблица.

Разработка унифицированных форм документов включает следующие этапы:

- формирование объекта унификации - исходного массива документов по управленческим функциям и задачам (в соответствии с табелем унифицированных форм документов отдела);

- анализ документов и обобщение результатов анализа;

- разработка эталонных образцов унифицированных форм и формирование альбома унифицированных форм документов отдела.

Основным методом унификации внешней формы документа - бланка могут быть:

- создание модели построения документов (формуляра-образца), устанавливающего размеры и принципиальное расположение основных реквизитов;

- разработка единого формуляра-образца для всех управленческих документов, принятого в организации.

Формуляр-образец представляет собой схему расположения всех реквизитов группы документов на листе бумаги стандартных форматов.

Методами формальной унификации документов являются:

- унификация структуры документов;

- создание общих синтаксических правил построения документов;

- унификация методов контро-ля информации в документах;

- унификация типов носителей и форматов документов.

Унификации могут подвергаться все создаваемые в отделе виды и разновидности документов, независимо от частоты их повторяемости. Для разработки унифицированных форм документов используются образцы документов, хранящиеся в архиве Управления, и карты документов, полученные в процессе подготовки табеля унифицированных форм документов отдела, при этом для каждой типовой ситуации должно быть отобрано не менее 3-5 образцов документов. Увеличение количества исходных образцов документов повышает надежность разрабатываемой унифицированной формы.

Состав реквизитов унифицированных форм документов и последовательность их размещения на бланке должны соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В основе разработки унифицированных текстов документов лежит метод выделения постоянной и переменной информации. Постоянная информация - повторяющаяся, общая для всех документов унифицируемой совокупности, переменная информация, индивидуальная для каждого конкретного документа. В унифицированной форме документа фиксируется постоянная информация, переменная вносится при составлении документа в отведенные для этого поля.

Формой представления унифицированного текста может быть: трафарет, таблица, анкета. В одном тексте допускается сочетать различные формы представления, например, текст в форме трафарета и таблицы и др.

Итак, унифицированная система документации способствует:

- сокращению затрат ручного труда в информационных процессах (в результате от человека требуется минимум усилий для заполнения или прочтения документов);

- широкому использованию электронно-вычислительной техники, поскольку унифицированные формы документов удобны для электронной обработки;

- упорядочению информационных потоков;

- сокращению количества документов;

- дальнейшему совершенствованию культуры документа и в целом информационной культуры.

Трафарет- это способ фиксации постоянной информации в виде связанного текста с пробелами для переменной информации. В форме трафарета создаются ряд приказов, заявлений.

Анкета- способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. В унифицированной системе документации на организационно- распорядительные документы анкетным методом смоделированы приказы по приему, переводу, увольнению; кадровые докладные и объяснительные записки. Достоинства анкет: упрощается подготовка документа, облегчаются машинописные работы; создаются предпосылки для копирования информации.

Таблица - разорванный текст, расположенный по определенному принципу: постоянная информация расположена в заголовках граф и боковике, а переменная - на пересечении соответствующих граф и строк. Обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать, кодировать информацию, легко суммировать данные. Однако он более сложен в машинописи. В табличной форме в УСД по ОРД представлены: штатное расписание, график отпусков, кадровые приказы.

Экономическая эффективность унификации и стандартизации документов достигается в результате снижения затрат на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение, уничтожение.

Кроме того, может быть получен косвенный эффект за счет совершенствования системы управления, выражающийся в повышении оперативности управления за счет сокращения времени на все виды работ с документами и приближении принимаемых решений к оптимальным вариантам в результате повышения качества документов.

Следовательно, унификация документов будет представлять собой решение задач по совершенствованию их содержания и форм.

Таким образом, унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций.

Стандартизация документов — это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники. Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.

Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стандартов и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).

Цель стандартизации и унификации документов добиться:

- рационализации процессов подготовки, исполнения, поиска документов;

Введение

Наиболее эффективным способом создания рациональных норм документирования является унификация и стандартизация документов.

Унификация в документоведении рассматривается как сокращение исходного количества форм документов и приведение их к единообразным правилам оформления.

Стандартизация – это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается “образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов. Стандарт, как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом”(ГОСТ 6.10.1–88). В России деятельность по стандартизации координируется Комитетом Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (в настоящее время комитет включен в состав Министерства промышленности и торговли РФ). Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (документа).

Стандартизация – сложный процесс, в состав которого входят такие элементы, как типизация и унификация. С одной стороны, это методы стандартизации, которые могут осуществляться и как самостоятельные виды работы. В документоведении типизация используется для создания типовых форм документов и типовых текстов, т. е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы. Типовой текст – это текст-образец, на основе которого создаются в последующем тексты аналогичного содержания. Типовая форма – утвержденная определенным компетентным органом государственной власти форма документа, используемая для сбора и представления каких-либо данных в самых различных сферах управленческой деятельности.

Требования стандарта имеют обязательный характер в пределах сферы его распространения. Поэтому унификация обычно проводится как предварительный этап стандартизации, но может быть и самостоятельным видом деятельности. Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть стандарты как на отдельные документы (например, на отчет о научно-исследовательской работе, на обложку дел постоянного хранения), на отдельные виды продукции (например, форматы бумаги), так и на унифицированные системы документации. Стандартизация – закрепление результатов унификации в нормативно-технических документах – стандартах. Стандартизация может проводится на государственном уровне, на отраслевом уровне и на уровне предприятия.

Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению (ГОСТ Р 51141-98). Система документации складывается в процессе реализации в органах власти и управления, в учреждениях, организациях и предприятиях той или иной управленческой функции; состав документов, которые в нее входят, предназначен для документирования определенных видов деятельности, например планирования, финансирования, учета. Системы документации классифицируют по отраслям деятельности и помимо типовых систем документации выделяют также системы документации по здравоохранению, образованию (общему и специальному), нотариальные, судебные и др.

Глава 1. Назначение и состав унифицированной системы документации

Унифицированная система документации (УСД) - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Непосредственные разработчики конкретных форм документов и систем документации - министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности. Ими же утверждаются унифицированные формы документов, Так, министерство финансов отвечает за бухгалтерские документы, министерство здравоохранения РФ - за медицинские, Государственный комитет РФ по статистике - за формы первичной учетной и статистической документации, Росархив РФ - за систему организационно-распорядительной документации.

Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.

Таким образом, унифицированные системы документации - это приведенный к максимально возможному единообразию формы документов, объединенные в основные общеуправленческие функциональные системы и предназначенные для использования всеми организациями, независимо от уровня управления и формы собственности, применяющими как традиционные, так и смешанные, с использованием компьютерных технологий, методы обработки документной информации.

Унифицированные системы управленческой документации разрабатываются на основе:

Единообразия построения форм документов;

Регламентации содержания документов, входящих в каждую систему;

Исключения из документов дублируемых данных, добиваясь однократности ввода информации в процессе решения управленческой задачи;

Сокращения количества традиционно включаемых в них данных, не используемых при решении конкретных управленческих задач;

Единства применяемой терминологии и условных обозначений, добиваясь сопоставимости показателей не только на разных уровнях управления, но и в различных системах документации на основе единства алгоритмов формирования документов и показателей в них;

Определения совокупности реквизитов и показателей для каждого вида документа и создания единых моделей их построения, ориентированных на компьютерную обработку, но пригодных и к восприятию человеком;

Установления единых правил составления и оформления реквизитов документов, общих для всех систем документации и конкретизированных в случаях наличия специфических особенностей.

К настоящему времени на общеуправленческом уровне унифицировано было свыше трех с половиной тысяч (3500) форм плановых, учетных, финансовых и других документов, сведенных в 1993 г. в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Каждый из документов получил кодовое обозначение, определяющее его принадлежность к одной из систем документации и место в этой системе. Код формы подтверждает само его право на существование и соответствие утвержденному образцу-эталону.

Обязательны к применению следующие общероссийские унифицированные системы управленческой документации, включающие в себя комплексы документов, сгруппированные по задачам.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации:

· документация по созданию организации, предприятия;

· документация по реорганизации организации, предприятия;

· документация по ликвидации организации, предприятия;

· документация по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий;

· документация по распорядительной деятельности организации, предприятия;

· документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия;

· документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия;

· документация по кадрам.

Глава 2. Характеристика унифицированной системы документации

Унифицированная система документации (УСД) создается по единым правилам и требованиям и должна содержать информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Обычно она состоит из одного-двух государственных стандартов, совокупности взаимоувязанных общероссийских унифицированных форм, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических документов по их разработке, ведению и применению. Непосредственными разработчиками конкретных форм документов и систем документации являются министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности.

Особенность документов по личному составу – их одновременная унификация в составе двух унифицированных систем документации: организационно-распорядительной и первичной учетной. Приказ по личному составу можно рассматривать как документ распорядительного действия, подтверждающего наличие юридического факта возникновения (изменения, прекращения и др.) трудового договора. Однако этот же приказ регистрирует факт возникновения (расторжения) трудовых правоотношений, и в этом случае он является первичным учетным документом, служащим основанием для создания других учетных документов.

Так как единого ведомства, которое координировало бы кадровую деятельность, никогда не существовало, то ведомство, осуществляющее унификацию организационно-распорядительной документации (Главархив), подготовило систему документации по личному составу, а органы статистики – формы документов по учету личного состава. Первая система использовалась в органах власти и управления, вторая – в организациях строительства и промышленности.

На сегодняшний день эта исторически сложившиеся особенность сохраняется: часть учреждений и организаций ведет учет личного состава в текстовых формах документов, а другая – в табличных. Поэтому работник кадровой службы должен знать действующие требования к оформлению кадровых документов и уметь использовать их в практической деятельности.

Порядок оформления документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации, требования к бланкам и текстам определен ГОСТом Р 6.30-97. По требованиям, заложенным в этом стандарте, разрабатываются текстовые бланки документов, составляются приказы о приеме, переводе, увольнении и др., а также протоколы, письма, докладные и объяснительные записки.

Кроме государственного стандарта, в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации входит альбом унифицированных форм документов, созданный в развитие требований стандарта и содержащий конкретные формы документов (структура и штатная численность, штатное расписание, график отпусков и др.). Альбом содержит примеры оформления всех кадровых документов, а для сложных и объемных документов (положение, должностная инструкция) – не только состав и расположение обязательных реквизитов, но и обязательную структуру текста.

НИИстатинформ Госкомстата России разработан альбом унифицированных форм первичной учетной документации, включающий 6 форм по учету личного состава и 7 форм по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда, в том числе формы приказов (распоряжений) о приме, переводе, увольнении.

Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях (утв. постановлением Госкомтруда СССР от 20.06.74 № 162, с изм. и доп.) устанавливает значение трудовой книжки как основного документа о трудовой деятельности работника, закрепляет порядок ее оформления, выдачи, учета и ведения, правила выдачи вкладыша и дубликата трудовой книжки. Инструкция относится к тем нормативным актам, которые в полной мере регламентируют порядок получения и ведения трудовой книжки, и является незаменимым справочным пособием в деятельности специалиста кадровой службы.

В практической работе по созданию и оформлению документов все большее значение приобретает кодирование технико-экономической и социальной информации.

Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов позволяет кодировать анкетно-биографические данные о работниках, сведения об образовании, занимаемой должности и др. Классификатор предназначен для решения задач, связанных: с оценкой численности рабочих и служащих; учетом состава и распределением кадров по категориям персонала, уровню квалификации, степени механизации и условиям труда; обеспечением занятости; организацией заработной платы рабочих и служащих, начислением пенсий; определением дополнительной потребности в кадрах и др. Классификатор используется при заполнении ряда учетных форм (например, Т-2), используемых в деятельности кадровой службы.

Тем же целям служит Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО).

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) служит основой для кодирования документов в информационно-поисковых системах. ОКУД предназначен для решения задач по регистрации унифицированных форм документов, их учету, сокращению применяемых форм документов, а также для контроля за составом документов и исключения дублирования унифицированных форм. Объектами классификации в ОКУД являются унифицированные формы девяти действующих в настоящее время унифицированных систем документации, в том числе организационно-распорядительной, первично-учетной документации и документации по труду, используемых для документирования кадровой деятельности.

К последним относятся документы по приему, переводу, увольнению работников, оформлению отпусков, поощрений и взысканий. Код по ОКУД должен проставляться на каждой унифицированной форме. Вновь разрабатываемые формы подлежат регистрации путем включения в ОКУД.

В составе унифицированных систем документации имеются элементы дублирования. Например, приказ о приеме на работу отнесен к организационно-распорядительной документации и в ОКУД имеет код 0281151, а форма Т-1 “Приказ (распоряжение) о приеме на работу” относится к системе первичной учетной документации (код 0301006).

К числу нормативных документов относятся и Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров. Трудозатраты работников кадровых служб, связанные с подготовкой и обработкой кадровой документации, влияют на штатную численность кадровых служб. С помощью нормативов можно обосновать необходимую численность работников кадровых служб, так как суммарная трудоемкость выполняемых работ – одна из составных частей формулы расчета штатной численности, включенной в Укрупненные нормативы. Но основное значение этого документа – регламентация состава кадровых документов, а также последовательности выполняемых операций:

при оформлении документов при приеме на работу и увольнении рабочих и служащих;

оформлении и учете трудовых книжек;

оформлении документов по учету движения кадров;

составлении статистической отчетности по учету личного состава;

составлении справок, разработке планов и выполнении других работ;

работе по табельному учету;

работе бюро пропусков;

работе военно-учетного стола.

Заключение

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач.

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Работа по унификации включает: разработку УСД, которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации; внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в республиканских и отраслевых УСД: внедрение разработанных ОКТЭИ; ведение УСД и ОКТЭИ с целью поддержания достоверности информации и их дальнейшее развитие; разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию; разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу ведет головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.

Унификацию и стандартизацию управленческих документов следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда. Унификация документов - это выбор рациональных структур их построения, приведение документов единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизация их построения.

Она применяется не только к управленческим документам, но и к новым системам. Например, унифицированы проездные, авиационные и железнодорожные билеты.

Основными принципами унификации документов являются:

1) Унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра - образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д.;

2) Единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки технологий и условных сокращений;

3) Комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств;

4) Информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документа;

5) Сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении повсеместного применения оргтехники; стабильность требований к документам (установлены государственными и отраслевыми стандартами);

6)Сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико - экономической информации; экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов.

Список использованных источников и литературы

I .Источники

1. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Издательство стандартов, 2003.

2. Государственная система документационного обеспечения управления: Основные положения: Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: Издательство стандартов, 1991.

3. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Издательство стандартов, 1998.

4. Общероссийский классификатор управленческой документации. Утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. N 299. – М.: Госстандарт, 1993.

II. Литература

5. Андреева, В.И. Делопроизводство. Учеб. пособие / В.И. Андреева. Изд. 6-е, перераб. и доп. - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2000 - 187 с.

6. Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления): Учебное пособие. – М.: ИКЦ «Маркетинг», 2003 – 336 с.

7. Быкова, Т.А. ЕГСД и ГСДОУ по-прежнему нужны секретарям //Секретарское дело. – 2001 - №2.

8. Кузнецова, Т.В. Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузнецова. - М.: Экономика, 2001. - 271 с.

9. Кузнецова, Т.В. Секретарское дело. Учеб. пособие / Т.В. Кузнецова. Изд. 8-е, испр. и доп. - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2003. - 288 с.

Репетиторство

Нужна помощь по изучению какой-либы темы?

Наши специалисты проконсультируют или окажут репетиторские услуги по интересующей вас тематике.
Отправь заявку с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.

Управленческая деятельность, с одной стороны, сложна, динамична и непредсказуема, с другой - для неё характерна повторяемость рабочих ситуаций, способов действий. К основным управленческим функциям, как правило, относят: планирование, организацию, регулирование, стимулирование, контроль. Осуществляя эти функции, руководитель постоянно обращается к многочисленным документам (или создаёт их).

Без преувеличения можно утверждать, что документы сопровождают каждое более или менее значительное действие управленца.

В связи с этим управленческая документация и разнообразна, и в тоже время поддаётся унификации и стандартизации.

Суть унификации сводится к установлению единообразия состава и форм управленческих документов, операций по их обработке, учету и хранению.

Унификация позволяет упорядочить работу с многочисленными документами, упрощает и ускоряет обмен деловой информацией. В основу унификации был положен принцип общей модели документа.

Основная цель унификации и стандартизации управленческой документации - создание системы документов, которая может дать экономический эффект. Использование унифицированных документов должно одновременно способствовать росту творческих элементов в управленческом труде, повышению его культуры.

Экономическая эффективность унификации и стандартизации документов достигается в результате снижения затрат на составление, изготовление и оформление документов, их передачу обработку, хранение, уничтожение.

Объектами унификации и стандартизации документа является не только его форма, но и состав включенных в него реквизитов.

Задачами унификации является - отбор реквизитов, соответствующих назначению документа и методам его обработки, а задачами стандартизации является - установление единых требований к реквизитам включаемым в документы. унификация формуляр реквизит телефонограмма

Стандарты на документы должны способствовать унификации форм управленческой документации, организации централизованного изготовления бланков, созданию возможности централизованной обработки служебных документов и облегчению труда управленческого персонала, а так же уменьшению затрат на канцелярские расходы.

Термин «стандартизация» характеризуется тремя основными моментами. Во-первых, стандартизация есть устанавливаемые на длительный промежуток времени общегосударственные нормы создания документов. Причем она не только вводит нормы но и гарантирует их соблюдение. Во-вторых, это унификация свойств и качеств документа, введение единых размеров форм, правил, требований для всех документов и, в - третьих, стандартизация - это закрепление и распространение лишь тех качеств и свойств документов, которые имеют небольшую функциональную оправданность, обеспечивают наибольший управленческий эффект.

Стандартизация означает возведение в юридическую норму основных правил и требований к разработке и оформлению управленческих документов. Эти нормативные предписания ОБЯЗАТЕЛЬНЫ для применения.

Они изложены в государственных стандартах (ГОСТ), отраслевых стандартах (ОСТ) и стандартах предприятий, учреждений и организаций (СТП).

С 1 июля 2003 года вступил в силу ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”.

Стандарт распространяется как на государственные, так и негосударственные организации.

ГОСТ Р 6.30-2003 перечисляет максимальный набор реквизитов, устанавливает состав реквизитов документов и требования к оформлению реквизитов, которые могут встретиться при составлении, оформлении и обработке документов, требования к бланкам документов. Требования введенного стандарта являются РЕКОМЕНДУЕМЫМИ.

Унификация и стандартизация документов тесно связаны между собой. Унификацию часто рассматривают как один из методов стандартизации. Унификация документов также может производиться и самостоятельно. В этом случае стандартизация как правовое закрепление требований унификации будет лишь одним из методов ее практического выражения, общим для этих двух требований является требование введения единообразия; различие заключается в правовой силе и сфере распространения, причем общим является понятие «унификация».

Унификация и стандартизация позволяют осуществить типизацию документов, ускорить их подготовку, оформление, обработку, успешнее внедрять в делопроизводство информационные технологии. Благодаря стандартизации огромная масса документов создаётся по одним и тем же правилам, быстрее и легче воспринимается получателями.

Однако степень унификации и стандартизации должна быть разумной. При чрезмерных регламентирующих предписаниях работа с документами замедляется, их оформление становится дорогостоящим занятием. Снижается мобильность управленческих действий.

Требования стандартов будут выполняться на практике только в том случае, когда они обоснованы, удобны, выгодны для предприятия, учреждения. И никакие принудительные меры здесь не помогут.

Применение государственных стандартов вводит единообразие в оформление документов, что является необходимым условием для механизации и автоматизации работы с ними, повышает культуру управленческого труда.

Выполнение единых правил оформления обеспечивает юридическую силу документов.

Однако существующие нормы, стандарты и правила работы с документами должны периодически пересматриваться и обновляться. Серьёзнейшей проблемой является не только введение чрезмерного количества новых, но и сохранение ненужных, устаревших или утративших свою актуальность регламентирующих норм.

Ведущим методом для достижения целей унификации и стандартизации является метод единого формуляра, который представляет собой концентрацию свойств и качеств определенного множества документов в единой матрице - формуляре.

Формуляром-образцом называют графическую модель или схему построения документа.

Для документов, подлежащих унификации, формуляр-образец устанавливает форматы, размеры полей, расположение зон для размещения информационных элементов документа, называемых в делопроизводстве реквизитами.

Унифицированные реквизиты позволяют и быстрее оформлять документы, и быстрее с ними знакомиться.

Реквизит документа - это обязательный элемент его оформления. Например, наименование документа, его автор, адресат, текст, дата составления документа, подпись на нем - все это реквизиты документа.

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, составляющих документы, определяется их видом, назначением и другими факторами.

Для некоторых документов число реквизитов строго ограничено. С другой стороны, отсутствие или неправильное указание какого-либо обязательного реквизита в служебном документе делает его недействительным.

Набор реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа.

Формуляр, характерный для конкретного вида документов, (например, приказа, заявления, протокола) называется типовым формуляром. Формуляры документов разрабатываются в соответствии со стандартами, принятыми в каждой стране. Например, в Республике Беларусь в соответствии со стандартом СТБ 6.38-2004.

В стандарте перечислены в определенной последовательности реквизиты, присущие всем видам организационно-распорядительных документов, изложены правила грамотного написания и оформления каждого реквизита, а каждому реквизиту отведено определенное место на листе бумаги.

Состав реквизитов:

1. Государственный герб Республики Беларусь;
2. эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
3. код организации: код ОКОГУ для министерств и других органов управления, код ОКЮЛП для других организаций;
4. код документа;
5. наименование вышестоящей организации;
6. наименование организации;
7. наименование структурного подразделения;
8. почтовый адрес отправителя;
9. коммуникационные и коммерческие данные;
10. название вида документа;
11. дата;
12. регистрационный индекс;
13. ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа;
14. место составления или издания;
15. гриф ограничения доступа;
16. адресат;
17. гриф утверждения;
18. резолюция;
19. заголовок к тексту;
20. отметка о контроле;
21. текст;
22. отметка о наличии приложения;
23. подпись;
24. гриф приложения;
25. гриф согласования;
26. визы;
27. печать;
28. отметка об исполнителе;
29. отметка о заверении копии;
30. отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
31. отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов);
32. отметка о переносе данных на машинный носитель.

Формуляр также определяет площадь рабочих и служебных полей.

Рабочее поле документа - место, где располагаются реквизиты.

Служебное поле не заполняется никаким текстом и предназначено для закрепления документа в технических средствах хранения.

Для документации установлены следующие размеры служебных полей:

левое поле - 35 мм;

правое поле - не менее 10 мм;

верхнее поле - 15-20 мм;

нижнее - для формата А4 - не менее 20 мм.

Таким образом, подведя итоги под этим вопросом можно сделать вывод о том что, все эти понятия унификация, стандартизация и формуляр-образец, тесно связаны между собой и представляют собой неотъемлемую часть повседневной жизни управленца.