Правильная и эффективная организация работы организация работы в офисе. Как руководителю успешно организовать работу сотрудников по должностным инструкциям

В данном материале мы обсудим, как эффективно организовать работу сотрудников: штатных и удаленных.

Если посмотреть на опыт успешных крупных компаний, таких как Гугл или Кока-Кола, то можно заметить, насколько много внимания руководство уделяет именно работе с персоналом. Ведь что бы ни говорили, но именно на отношении сотрудников к компании, к своей работе и к руководству базируется успешная работа всего производства.

Недостаточно, просто нанять профессионалов, чтобы получить максимальный результат, важно еще и сама организация рабочего процесса. Каждый работник, независимо от его должности и квалификации, должен стремиться приложить как можно больше усилий для достижения общей цели – успеха организации. Именно выстраивать организационную структуру работы всего персонала, необходимо сделать это так, чтобы каждый подчиненный имел возможность реализовать себя, выложиться на максимум.

Речь идет не только о тех работниках, которые находятся в офисе. Большинство компаний сейчас используют так же и удаленный тип сотрудничества с подчиненными, а некоторые компании приглашают работников на неполный рабочий день или неделю. Так часто работают с бухгалтерами небольшие фирмы, или с психологами – крупные западные компании.

Основы успешной работы.

Практически все акулы бизнеса в один голос подтвердят: для того чтобы предприятие работало эффективно и выходило на новый уровень, необходимо тщательно подбирать персонал. Однако после того как вы соберете высокооплачиваемых профессионалов, перспективных молодых сотрудников и опытных работников постарше, придется еще и организовать их работу так, чтобы она была слаженно, взаимодополняющей и эффективной. Для этого каждому из них необходима мотивация. Это достаточно тяжело сделать тем, кто находится на этапе развития своего дела, и является новичком в бизнесе. Причем основная сложность заключается не столько в наличие достаточного баланса финансовых средств, чтобы мотивировать персонал. Скорее, это умение управленца работать с людьми, находить к ним подход, знание основ психологии и менеджмента.

Как мотивировать сотрудников: ошибки и рекомендации

Источник:

При выборе подчиненных не достаточно опираться только на регалии, дипломы и профессионализм. Даже самый квалифицированный сотрудник может иметь такие черты характера, которые способны развалить весь коллектив. Человек должен быть заинтересован в длительном сотрудничестве с компанией не только с целью удовлетворения собственных потребностей, но и на благо фирмы. Он так же должен понимать, что в любой работе присутствует определенный финансовый риск, и вероятность того, что компания может попасть в тяжелое положение, такая же, как и то, что она взлетит на первые места в рейтингах среди конкурентов.

Как руководитель организации, управленец при найме персонала, должен заключать договор с каждым сотрудником. Причем в договоре следует указать все права и обязанности сторон, требования к организации и работнику, размер оклада, штрафы и прочее. Однако, не смотря ни на что, работа с сотрудниками, которые трудятся в офисе, значительно отличается от той. Которую необходимо вести с внештатными сотрудниками. Давайте сравним тенденции сотрудничества.

Специалисты советуют начинающим руководителям ассоциировать своих подчиненных со своими руками, причем в прямом смысле представлять, что вы ничего не можете сделать самостоятельно: ни кофе приготовить, ни документ найти, ни клиентов обзвонить. Для всего этого у вас есть подчиненные, которым необходимо перепоручить все свои обязанности и дела. Задание для новичка в сфере управления – справиться со всеми поставленными задачами, не делая ничего самостоятельно, а лишь указывая подчиненным, что необходимо выполнить. Распространенная проблема заключается в том, что многие управленцы просто не готовы переложить ответственность на плечи сотрудников. Они все еще уверенны, что являются более компетентными, могут сделать дело качественнее и профессиональнее. Пока вы не научитесь полностью перепоручать задания своим подчиненным, управлять персоналом будет довольно тяжело. Получится, что помимо существовавших ранее дел, появились еще и новые, связанные с управленческой деятельностью.

Основная цель руководителя – формирование и построение такого коллектива, которому можно будет доверить самое сложное задание, и не переживать о том, что сотрудники не смогут его выполнить. Для этого в компании должна быть четко отлаженная организационная структура, каждый подчиненный должен нести ответственность за определенный этап работы. Это единственный способ выполнять задачи, которые посильны не одному человеку, а группе людей.

И так, бизнес только начинает развиваться. И сейчас вам нужно подобрать костяк будущего коллектива. Когда штат расшириться, может появиться небольшая текучка кадров – это довольно частое явление, которое имеет место в процессе расширения компании. Однако те сотрудники, с которыми вы вместе начинали развитие дела, должны быть стабильными и постоянными, ведь они знают все от начала и до нынешнего момента. Исключение можно сделать лишь для того работника, который просто необходим для того, чтобы развивать свое дело, с учетом его профессионализма и компетенции, но он претендует только на официальное трудоустройство.

Не так-то просто официально трудоустроить человека, как это кажется на первый взгляд. Существует ряд юридических нюансов, которые нацелены не только обеспечение безопасности сотрудника, но и в целях защиты работодателя от обмана и непредвиденных ситуаций. Придется составить соглашение, в котором будут прописаны все правила сотрудничества обеих сторон, и заверить документ. Это поможет и руководителю и работнику быстро и легко разобраться в конфликтной ситуации, или в случае решения спорных моментов.

Характеристики, которыми должен обладать будущий работник:

Человек создает впечатление надежного, стабильного, ответственного работника, причем это проверено либо долгосрочным сотрудничеством ранее на условиях удаленной работы, либо другими весомыми показателями.
Кандидат является настоящим профессионалом, компетентным в своей сфере деятельности.
На человека можно рассчитывать в плане выполнения важных стратегических задач.
Является одним из тех, кто вкладывал силы, навыки, умения и старания в развитие вашего бизнес проекта.

Должностная инструкция, как необходимый элемент организации работы персонала.

Каждый, кто сталкивался с официальной работой, наверняка знает, насколько важным документом является должностная инструкция. Именно этот документ будет в дальнейшем регламентировать все взаимоотношения между руководителем и подчиненным, особенно, если работник будет числиться в штате. Документ должен содержать все требования к квалификации и обязанности подчиненного, которые должны быть присущи человеку, занимающему ту или иную должность, регламентировать степень ответственности служащего, и указывать на трудовое право рабочего. При отсутствии должностного регламента, страдает в первую очередь, руководитель организации. Он не сможет:

Осуществить объективное оценивание работы сотрудников организации;
Равномерно поделить рабочие обязанности между всеми служащими штата;
Осуществить временный перевод подчиненного на другую должность;
Правильно выстроить иерархию отношений между руководящими должностями и подчиненными.

Если на предприятии отсутствует должностная инструкция для того или иного работника, то в любом спорном моменте, он имеет право на то, чтобы подать в суд за нарушение его прав со стороны начальника. Ведь нигде в документах не указано, что обязан делать сотрудник, а чего не обязан.

Пример: Должностная инструкция главного бухгалтера

Источник:

За что является ответственным работник;
Какими правами он обладает;
Какие требования имеются к его квалификации;
Какими обязанностями он обременен, и какие задания должен решать;
Какие функции должен выполнять работник на его должности.

Желательно составлять этот документ вместе со специалистом по кадровым вопросам, начальником отдела работника и владельцем бизнеса. На начальных этапах именно владелец чаще всего и выступает начальником отдела. Участие руководящего звена необходимо для того, чтобы он указал все нюансы, на основе которых планирует сотрудничать с подчиненным, а кадровик поможет ему составить документ в рамках закона.

На предприятии должно быть три составлено , один из которых предоставляется подчиненному, другой – работодателю, а третий следует передать начальнику отдела, где трудится указанный сотрудник. Соглашение должно содержать информацию о фиксированной зарплате работника, о бонусных начислениях, и об условиях работы. Иногда в соглашении присутствует пункт о неразглашении секретной информации, о правах на интеллектуальную собственность, и многие другие аспекты. После того как предприятие будет зарегистрировано, желательно проконсультироваться с юристом касательно всех юридических нюансов. Не забывайте, что бы будете иметь дело с реальными людьми, рассчитываться и вкладывать свои финансовые ресурсы, нести ответственность за свою деятельность. Для того чтобы выстроить доверительные, но в тоже время строго регламентированные отношения между начальством и подчиненным, следует найти ту тонкую грань между юридическими аспектами и человеческим отношением.

Все бизнесмены знают, что постоянная смена подчиненных несет с собой ряд неудобств и проблем, как для компании, так и для коллектива. Чаще всего текучка появляется на тех должностных позициях, где вероятность карьерного роста ничтожно мала, а заработная плата недалека от минимальной. Например, операторы колл центров, менеджеры по продажам, работники торговых залов, кассиры в супермаркетах. К сожалению, не так-то легко, поэтому убытки от нее имеют место в большинстве компаний, которые находятся на стадии развития. Чтобы избавиться от этой проблемы, необходимо ею напрямую заниматься, а когда бизнес только начинает развиваться, на это просто не хватает времени.

Редко специалисты с опытом работы, высшим образованием и приличным багажом знаний, готовы пойти работать на стартовую должность, например, продавца или ассистента. А для того чтобы брать на фирму новичков, придется обучать их основам работы. В таких случаях на обучение тратиться множество сил, времени и ресурсов, поэтому, когда спустя два месяца сотрудник решает уволиться, это становится ощутимым уроном для нового предприятия, ведь придется начинать все сначала.

Как остановить текучку кадров – четыре варианта воздействия на персонал.

1. Мотивация.

Как мы уже говорили ранее, многие россияне покидают свои рабочие места потому, что зарплаты едва хватает на питание, оплату коммунальных услуг и скромную жизнь. Поэтому, в нашей стране материальное стимулирование сотрудников занимает лидирующие позиции. Допустим, задача фирмы состоит в том, чтобы остановить текучку среди операторов колл центра. На самом деле эта деятельность не так проста, как кажется. Постоянное общение по телефону. Выслушивание недовольств и требований клиента, необходимость найти быстрое и правильное решение практически любой проблемы – все это утомляет и морально, и эмоционально. Но оплачивается этот труд незаслуженно низко, да и по поводу повышения в должности мечтать не приходится.

На эту работу чаще всего набирают студентов, молодежь, которые, спустя некоторое время, находят себе более высокооплачиваемые работы и отправляются дальше продвигаться по службе. Чтобы избежать этого и заинтересовать работников колл центра, попробуйте сделать их работу интересной для них самих. Проводите тренинги и семинары, которые постепенно будут развивать молодой штат, и со временем они уже будут разбираться в деятельности вашей компании.

Тем более, что если оператор хорошо разбирается в ассортименте товаров или услуг, он всегда сможет подменить менеджера, а то и занять его место. Конечно, придется увеличить и оклад, но это меньше ударит по бюджету компании, чем постоянное обучение, стажировка все новых и новых подчиненных, которые меняются, как в калейдоскопе. Кроме материального стимулирования, можно мотивировать сотрудников тем, что за успешную работу на протяжении определенного времени их ждет карьерный рост.

2. Заключение соглашения.

Чтобы помешать подчиненным увольняться, когда им заблагорассудиться, можно принимать людей на работу только при условии подписания договора, в котором будет указан необходимый минимальный период сотрудничества с фирмой. Допустим, вы решили набрать в коллектив ребят, которые пока еще являются студентами университета. Чтобы обезопасить себя от того, что они уволятся сразу, как получат диплом, и перейдут на специализированную работу, предложите им подписать договор. Например, в условиях можно указать, что человек обязуется продолжать трудиться на благо компании на протяжении определенного периода даже после того, как закончит ВУЗ или стажировку.

С одной стороны, они уже будут располагать опытом работы, а с другой – вы сможете быть уверенны, что через пару месяцев не придется искать новых работников. Так вы сможете сократить и потраченное время на поиск новых сотрудников, и предотвратить остановку в работе. Ведь если один менеджер уволился, то пока вы подберете другого, обучите его, компания теряет деньги.

3. Рабочая атмосфера.

Не один раз было замечено специалистами, что в компаниях, где зарплаты имеют довольно низкий уровень конкурентоспособности, сотрудники задерживаются на длительный период. Чем это объяснить? Чаще всего это значит, что работники чувствуют себя комфортно в психологическом плане, испытывают положительные эмоции к коллективу, начальству. Даже работник, который трудится на самой простой должности, играет огромную роль в механизме работы всей фирмы. Главное уметь показать каждому работнику, что он является значимым и его деятельность полезна для компании. Чтобы подчиненные прониклись командным духом, можно проводить различные совместные мероприятия, общаться со всеми сотрудниками, а не только с теми, кто занимает управляющие должности, организовывать общие проекты. Главное, всеми возможными способами сделать так, чтобы люди чувствовали себя в коллективе, как в большой семье.

Руководитель должен показывать пример своим подчиненным, быть для них помощником, авторитетом, человеком, за которым они будут готовы пойти. Ситуации, в которых начальник сам показывает свою растерянность, сомневается, не может принять решение, вызывают сомнения и у персонала. Поэтому, даже если вы не знаете, как поступить в конкретном случае, следует не показывать этого, а показать подчиненным, что вы знаете, как решить проблему. Это вселит им уверенности в завтрашнем дне, стабильности и надежности компании. На руководящие должности следует брать только тех кандидатов, которые готовы долго и плодотворно сотрудничать с компанией, в противном случае, если управленец уйдет с должности, это может вызвать и текучку кадров в его отделе.

С каждым годом удаленная работа с подчиненными начинает пользоваться все большим спросом, как среди соискателей, так и среди владельцев бизнеса. Намного удобнее работнику самостоятельно организовать свой рабочий день, главное, выполнить поставленную задачу в указанные сроки. Да и все исследования, и анализы рынка труда говорят о том, что умение работать с удаленными сотрудниками также важно для руководителя, как и выстраивать стратегию управления рабочими в стенах организации. У многих до сих пор возникает вопрос, как лучше осуществить управление удаленными сотрудниками и контроль их деятельности. Одни продолжают работать на основании устной договоренности, в том время, как другие руководители предпочитают заключать агентский договор.

В современном мире практически все граждане используют социальные сети, как средство общения, поэтому у руководителя есть возможность проводить совещания в онлайн режиме, с использованием веб-камеры, микрофона или общий чата. Главное сделать так, чтобы удаленные работники понимали, что работают в коллективе, и каждый из них выполняет свою конкретную задачу, от которой зависит работа остальных сотрудников. Психологи утверждают, что индивиды, которые не встречаются вживую, не общаются с глаза на глаз, не могут плодотворно сотрудничать друг с другом. Однако, существует несколько методик, которые помогут руководителю организовать максимально комфортное пространство для стимулирования совместной работы удаленных сотрудников. Ведь чем лучше взаимодействуют между собой все элементы системы, тем более эффективно она функционирует.

Шесть методик, как организовать эффективное управление удаленными сотрудниками.

Все больше молодых специалистов, которые являются профессионалами в своем деле, предпочитают сотрудничать с компаниями в удаленном режиме. Причем, работодатель может находиться не только в другом городе, но и даже в другой стране. С течением времени все больше компаний согласны на такие условия сотрудничества. Например, на одну организацию, которая занимается разработками программных продуктов, трудятся около тридцати программистов, при этом они живут в разных странах и городах, и никогда не общались лично ни между собой, ни с руководством. Здесь возникает проблема организации общения, причем продуктивного, и доступного всем работникам. Желательно, чтобы все они могли контактировать не только с организацией, но и между собой, причем не тратили при этом баснословные средства на переговоры.

Почему молодые специалисты все больше склоняются к работе на основе удаленного сотрудничества? Для большинства работа вызывает ужас только потому, что необходимо просыпать не свет не заря, ехать в общественном транспорте или стоять в пробках, тратить деньги на бензин, питание в кафе и так далее. Удаленная работа освобождает от всего этого, во-первых. Нет дополнительных трат на ежедневную дорогу и еду, во-вторых, человек может проснуться в полдень и завершить работу в полночь, если ему так удобно.

Для работников профессий, которые требуют частых выездов из офиса, командировок и встреч, такой вариант тоже очень удобный. Менеджер может назначать сразу несколько встреч на один день, так как ему не придется тратить время на то, чтобы утром приехать в офис, отчитаться, поехать на встречу, а потом снова возвращаться в компанию с отчетом. Он все это выполнит в онлайн режиме, освободив тем самым время для большего количества встреч. Но как же организовать контроль удаленных сотрудников?

1. Не экономьте на средствах связи между удаленными работниками.

Усложнить контроль удаленных работников и снизить их производительность может невозможность каждого из них общаться друг с другом. Ведь любой специалист хочет знать, что он делает, с какой целью, полезен ли его труд и важен для работы всего предприятия. Программисту хочется знать, как маркетолог подаст его проект, дизайнеру – какую идею бы хотел видеть потребитель, а это знает менеджер по продажам, и так далее. Поэтому важно организовать общение между всеми удаленными работниками. Элементарно, создать группу в социальной сети и пригласить туда всех участников проекта.

Если есть финансовые ресурсы, можно создать отдельный сайт, со специальной зоной интранета, на которой будут видны все коммуникационные связи между работниками. Главное, чтобы сотрудники могли зайти на командный ресурс в любое время суток. Это поможет им решать вопросы сразу, по мере их поступления, советоваться и общаться между собой. Кстати, наши компании еще не внедрили такую методику управления в работе с удаленными подчиненными, так что есть шанс одним из первых.

2. Возьмите в команду сотрудников, которые уже работали по своей профессии долгое время, за счет чего имеют много полезных знакомств, могут воспользоваться нужными связями.

Желательно, чтобы их было как минимум пятнадцать процентов коллектива. Определите количество людей, с которыми должен поддерживать общение каждый сотрудник вне своего отдела. Так он сможет расширить круг знакомых, пообщаться с новыми представителями компании. Главное, чтобы этого внешнего общения не было слишком много – это приведет к рассеиванию внимания, дезориентации касательно целевых преимуществ.

3. Пошаговая работа над масштабным заданием всегда выполняется более эффективно и быстро.

Необходимо выдавать задания таким образом, чтобы сотрудники могли выполнять их, не ожидая, пока другой закончит свою часть работы. Если в команде удаленных трудяг, есть люди из разных стран, которые живут по разному времени, то именно такая организация работы будет максимально эффективной. Если не продумать этот нюанс, то сроки выполнения того или иного задания могут быть сильно затянуты. Продумайте, как лучше систематизировать удаленных сотрудников. Возможно, те кто работают в одной стране и живут по своему времени должны в определенные часы отправлять свою часть проекта. Но все же, желательно выдать работу так, чтобы сотрудникам не приходилось приостанавливать свою деятельность из-за того, что коллега, проживающий на другом континенте, еще не проснулся.

4. Удаленные работники должны общаться между собой, но делать это, потому что так приказывает начальник, а по собственной инициативе.

Вы, как руководитель, можете подтолкнуть подчиненных к мысли о том, что им стоит обсудить между собой ту или иную деталь, или использовать другие хитрости. Общение может осуществляться через любые коммуникаторы: электронную почту, Скайп, социальные сети, видео звонки и так далее.

Учитывая, что работники выполняют свои обязанности, находясь в разных городах, странах, имея разные графики работы, то устроить общее собрание всех довольно сложно. У каждого свои планы и дела, и вряд ли все тридцать человек из разных концов планеты соберутся все в одно и то же время. Поэтому, желательно выстроить доверительное общение в общем сайте или чате.

5. Не нагружайте удаленных сотрудников ненужной работой.

Чтобы команда не распалась, необходимо давать такие задания, которые будут показывать работникам, что на них действительно лежит большая ответственность. Иными способами вы никак не сможете контролировать и стимулировать рабочий процесс. Основной упор стоит делать на то, что человек сам не захочет прослыть безответственным, необязательным или недостаточно квалифицированным, поэтому будет стараться выполнить задачу как можно лучше и уложиться в сроки. Когда человек понимает, что он выполняет нечто важное, то и сам увлекается работой, начинает размышлять, подбирать наиболее актуальные и выгодные решения проблемы.

6. Чтобы команда получилась прочная и надежная, желательно, чтобы люди сами добровольно хотели работать в режиме онлайн.

Тем более, что сейчас множество квалифицированных, современных молодых специалистов с радостью принимают такие предложения. Если же человек привык работать в штатном режиме, то ему будет элементарно сложно привыкнуть к новым правилам и стандартам работы. Для того чтобы понять, как эффективно организовать работу сотрудников штатных и удаленных, необходимо учитывать психологические особенности людей, принимать к сведению их предпочтения при выборе режима работы.

В современном мире, умение управлять коллективом является важной характеристикой успешного человека. Неважно, чью работу тебе предстоит организовать: творческий коллектив, студенческое объединение, некоммерческая организация или бизнес – это всё группы людей, стремящихся к одной цели. Или нет? Есть ли разница в управлении ими? И как не допустить ошибок начинающему руководителю и добиться максимальной эффективности от работы своего коллектива? Всё это мы рассмотрим в данной статье.

Безусловно, существуют люди, для которых управление – это стиль жизни, и «жилка» руководителя в них заложена, будто с рождения. Но так везет далеко не всем, зачастую, этому делу приходиться учиться долгие годы. Но что делать, если пост руководителя светит вам уже сейчас, и на долгое обучение времени попросту нет? Для начала нужно успокоиться и ответить себе на главный вопрос – хочу ли я этого? Если да, поздравляю, вы обладаете самым главным – желанием работать и развивать себя и тех, кого вам доверили. Далее следует разобраться в том, чего от вас ждут как от руководителя, зачем вы нужны этим людям и какими навыками должны обладать? Кому-то необходим строгий начальник, а кому-то идейный вдохновитель, всё зависит от того, кем вам предстоит руководить. Конечно, существуют основные навыки, которыми должен обладать каждый руководитель, независимо от специфики работы. Руководитель, прежде всего, умеет:

ü принимать решения;

ü нести ответственность;

ü ставить цели;

ü управлять своим временем и временем своих подчиненных;

ü мотивировать людей;

ü организовывать командную работу;

ü налаживать эффективную коммуникацию;

Только развив в себе эти навыки, можно говорить о своей эффективности как руководителя и, как следствие, об эффективности работы своего коллектива.

Разобравшись со своей ролью, переходим к тому, что же следует учесть при работе с различными коллективами. Если основная цель – это коммерческая прибыль, то ваша задача упрощается. От того как люди будут работать, зависит их личный доход, а это, согласитесь, неплохая мотивация к работе. С некоммерческими организациями похожая история. Пусть они и не ставят своей целью получение прибыли, но в большинстве случаев, сотрудники получают зарплату и также работают с ориентацией на доход. Ваша задача усложняется, если вам, к примеру, необходимо организовать работу творческого коллектива, ведь люди там, зачастую, не самые организованные, живущие вдохновением и эмоциями. А значит, вам придется максимально включить свои эмоции и интуицию, чтобы понимать, почему у кого-то сегодня нет настроения работать, и как за 5 минут «слепить» кому-то музу из подручных средств. Не менее сложным я считаю организацию работы студенческих объединений, ведь там речь о доходах ведется весьма редко, если ведется вообще. В основе работы такого коллектива стоит личная инициатива и желание проявить себя. Работы там всегда много, а людей мало, и руководителю приходится искать индивидуальный подход к каждому, постоянно следить за тем, чтобы человек не «выгорал», иначе вся работа ляжет на плечи руководителя. Выходит, что любой руководитель, это, прежде всего, тонкий психолог, мотиватор и обладатель дополнительной пары глаз (чтобы успешно контролировать весь рабочий процесс).

Что же думают об этом практики, те, кто уже не первый год «варится» в этом деле? Своими мыслями о том, как правильно выстроить работу в коллективе и какие ошибки допускает молодой руководитель с нами поделился председатель Объединенного Совета Обучающихся УрГПУ, советник ректора по молодежной политике Денис Островкин:

«В своей работе стараюсь придерживаться трёх принципов: принцип равенства - не важно, большое или маленькое объединение, каждое мнение важно, принцип открытости - оставаться на равных с другими и прилагать все усилия при просьбе о помощи и принцип ответственности за деятельность коллектива – руководитель отвечает за всё. Ошибки просты: некоторые начинающие руководители ставят себя выше других, не хотят брать ответственность, не умеют управлять коллективом и чувствовать этот коллектив, теряют интерес к деятельности, но при этом держаться за руководящие места. Основные шаги по организации правильной работы коллектива исходят из принципов: выстраивание доверительных взаимоотношений с коллективом, объединение общей целью и обязательно, принятие на себя ответственности за коллектив и результат».

Не менее честным и полезным для вас окажется мнение директора агентства системной контекстной рекламы "SPROSO" Романа Соснова:

«Вклад каждого человека должен быть справедливо оценен в соответствии с тем, что он привносит в общее дело. Необходимо, чтобы люди говорили о своих проблемах, пожеланиях, успехах, планах, и чтобы они чувствовали, что их мнение важно (для этого проводятся планерки и неформальны встречи). Должна соблюдаться дисциплина в рабочем графике, регламенте, корпоративной культуре. Необходимо всегда держать свое слово и требовать того же от коллектива. Каждый человек должен ясно понимать, в чем его задача и как ее выполнить, должны быть инструкции на все случаи жизни. Некомпетентность руководителя я вижу в том, что он не может организовать эффективно работу сотрудника, а после винит его, что тот ничего не знает и вообще раскладывает «косынку» в рабочее время».

Что же делать для того, чтобы люди с удовольствием выполняли свою работу и на что стоит обратить внимания, принимая новых людей в коллектив? Этими и другими секретами с нами поделился ведущий специалист дирекции по персоналу компании «МОТИВ» Александр Храпейчук:

«Важно соблюдение принципов мотивации. Человека нужно ценить, уважать, замечать, воодушевлять, слушать и не обижать! Сделал хорошо дело – поощряем, мотивируем на новые достижения. Можно монетарно, в виде премии, можно нематериально: тренинги, корпоративы, благодарность, а быть может, повышение. Человек проводит на работе 1/3 суток. Он с коллегами видится чаще, чем с родными. В коллективе человеку должно быть комфортно, как эмоционально, так и в бытовом плане. Все мы люди и все мы совершаем ошибки. Руководитель, он хоть и на высокой должности, но тоже не застрахован от ошибок в своей работе, например, с подчиненными. Из всех проблем, назову одну: постановка цели. Это, наверное, самая частая проблема. Одни руководители, на начальном этапе, «плывут» в конкретике, другие, в результате профессионального стажа, говорят односложно, «без лишних вопросов». Босс сказал: «Копать!», и подчиненные начали копать. «А куда копать?», - непонятно. И в первом, и во втором случаях ожидания и реальность будут отличаться. Чтобы этого избежать, цель должна быть понятная, чёткая и досягаемая. Если подчиненному цель не ясна, стоит задавать дополнительные вопросы, чтобы и у него, и у руководителя, сложилась одна картинка. Не ошибается тот, кто не работает. Нужно оперативно реагировать на сложившиеся обстоятельства. Профессионал ценен тем, что умеет отключать эмоции, трезво смотреть на проблему и на любом этапе корректировать действия. Принимая новых людей в коллектив, стоит обратить внимание на реакцию и поведение:

1. В режиме обычной работы.

2. В ситуации напряженных сроков.

3. В ситуации стресса.

4. В ситуации проблемы.

5. В неформальной обстановке.

Иногда истинная сущность человека раскрывается уже после его прихода и с этим приходится мириться всему коллективу. Вредные советы: как довести коллектив до «белого каления» и заставить почувствовать себя крысами на тонущем корабле. Если ты руководитель и задался этой целью, тебе хватит и двух часов:

1. Не доверяй дело никому. Хочешь сделать правильно – сделай сам.

2. Включаем тотальный контроль, абсолютный и посекундный.

3. Напоминай почаще работнику, что он «тормоз», особенно при его коллегах.

4. Покритикуй, с переходом на личности, его дело, и, конечно, со зрителями.

5. Если сотрудник в чем-то молодец, загрузи его работой по полной программе, без передыха.

6. Забери дело, которое нравится подчинённому.

7. Не делись информацией. Меньше знают - крепче спят.

8. В коллективе царит «командный дух» и товарищеская поддержка? «Страви» их.

9. Никаких перерывов, чай дома попьете!

Не стоит следовать вредным советам, лучше чаще говорите своим подчиненным: «Спасибо».

Надеюсь, после прочтения этой статьи вы стали яснее понимать свои задачи и то, как правильно выстраивать работу в коллективе, чтобы это приносило максимум результата, и минимум стресса. Будьте требовательным, конкретным, но в тоже время справедливым, честным и открытым руководителем. Учитесь ставить четкие цели перед своим коллективом и перед собой. И не забывайте, что коллектив это не просто группа людей, объединенных одной целью! Каждый человек в нём личность, интересы которой необходимо учитывать, и с мнением которой необходимо считаться. Взаимоуважение и открытый диалог всегда будут стоять во главе угла. Соблюдая все эти советы, вам под силу сделать из любой «группы людей» - коллектив, и научить его работать эффективно!

©2015-2019 сайт
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2017-10-25

Приходилось ли Вам целый день работать, крутится, как белка в колесе, а к вечеру обнаружить, что Вы так ничего и не успели?

Это - удел неорганизованных людей. Даже больше, это - искусство тратить время впустую. Такому искусству даже есть название - Фаффинг .

Фаффинг (англ. faffing - суечение) - неорганизованная работа над чем-то. Неорганизованность преследует нас не только в бизнесе. Мы сталкиваемся с этой проблемой и в повседневной жизни:

• готовим презентацию;
• записываем видео;
• пишем статью или пост для соцсети и т. д.

Выполняя какую-то работу, мы не замечаем, как уходят целые часы.

Что мешает работать лучше ?

Я знаю, что ответ у Вас на губах: “Нас отвлекают”. И правда, звонки, сообщения в соцсетях, желание перекусить заставляют нас отвлекаться от работы. Нередко мы просто зацикливаемся на какой-то одной работе. В конечном итоге, может оказаться, что это бесполезная работа .

Нет смысла объяснять, зачем избавляться от фаффинг а. Вы сами на себя злитесь из-за бездействия и, я уверен, просто мечтаете узнать, как организовать работу . Ведь нужно действовать. Если не для своей выгоды, то на благо окружающих. Это уже зависит от Ваших предпочтений.

И сегодня я Вам открою 5 простых, но эффективных правил , что позволят выполнять больше дел за меньший объем времени.

Как правильно организовать работу ?

1. Оглашайте результат. Каждый знает свою цель при выполнении задачи. Но все, следует напоминать себе о ней вслух. В следующий раз, по окончании какого-то дела, скажите себе: “Все! Я это сделал”. Поблагодарите себя.

Неважно, что Вы сделали - обзвонили 20 клиентов в 2 часа или записали видео - сделайте себе небольшой подарок. Сходите на кофе или съешьте мороженое. Так Вы будете себя поощрять.

1. Изолируйтесь от всего, что может Вас отвлечь:

• телевидение;
• радио;
• социальные сети и проч.

Если Вы взялись написать статью на ноутбуке, откройте только то, что Вам для этого нужно: текстовый редактор, исходный текст (если в нем есть необходимость). Все остальное, что может прервать работу , уберите со стола или позакрывайте. Уйдите комнату, где никого нет. Никаких ВКонтакте или ФейсБук!

Да, я понимаю. У всех есть семья, у всех есть другие заботы, помимо работы. Впрочем, также, как и у меня. У меня есть 2-е детей. Я стараюсь воспитать их хорошими людьми. Но когда я мне нужно поработать и дети просят меня с ними поиграть, я дипломатично их “отфутболиваю”. Говорю, как есть: “Сейчас мне нужно сделать определенное задание, а после мы поиграем”. Вот и все. Ничего сложного.

1. Устанавливайте реальные сроки для выполнение работы. Не стоит растягивать написание статьи на целый день, также, как и втискивать долгосрочную работу в один час.

Когда мы приступаем к какой-то работе, мы, ясное дело, представляем в какое время вложимся. Также мы примерно представляем, сколько времени отбирает то или иное задание. Но если поставить задачей сделать 30 звонков за 30 минут, ясен перец, что это нереально.

Те, кто обзванивали знают, что в среднем на один звонок в среднем уходит 3 минуты. Выходит, для 30 звонков следует уделить не меньше 1,5 часа. С другой стороны, выделять 4 часа на 30 звонков - бессмысленно. Ведь оставшееся время Вы вполне можете потратить на другую работу.

1. Огласите свои сроки. Это послужит Вам дополнительным стимулом. Перед тем, как приступить к работе (обзваниванию клиентов), определитесь, до какого времени Вы будете выполнять эту работу.

Если Вам нужно сделать 30 звонков, то начиная с 9.00 до 11.00 Вы должны прервать работу . Даже, если Вы не успели обзвонить всех, прекращайте! Лучше проанализируйте, на что Вы потратили время и к следующему разу постарайтесь не допускаться такой ошибки.

1. Поощряйте себя за выполненную вовремя работу. Сходите в кино или купите любимую еду. В меру своих финансовых возможностей, делайте себе разные подарки.

Я помню, когда у меня почти не оставалось денег, а я делал много хорошей работы. Тогда я тратил почти все средства на кофе или поход в кино. Потому что я знал, что это правильно. И не ошибся. К следующему разу мне хотелось делать больше и лучше, потому что я знал, что меня ждет подарок.

С другой стороны, подарками самому себе Вы доказываете, что любите себя. А это очень важно. Ведь большая любовь, любовь к миру начинается с любви к самому себе. Делайте себе подарки и поощрения. Любите себя и все у Вас получится!

Зафиксируйте где-то себе эти 5 простых правил, что развивают умение эффективно действовать . Распечатайте и разместите их над рабочим столом, чтобы всегда помнить о них и примерять в жизни. Вы увидите, что вскоре Ваши дела резко пойдут вгору.

А ниже напишите свои предложения и советы, что мотивируют Вас работать больше. Буду рад и другим комментариям.

Facebook Комментарии

Инструкция

Изучите работу вверенного вам подразделения, ознакомьтесь с методами и технологиями, используемыми в работе, продумайте, как их можно . Разбейте весь процесс на технологические блоки, которые можно поручить выполнять разным группам людей. Определитесь с тем, что вы имеете на входе и что должны получить на выходе.

Познакомьтесь с сотрудниками своего подразделения поближе. Определите действительную степень и опыта каждого. Присмотритесь к их характеру и поведению, изучите психотипы. Зная это, вы сможете как поведет себя в разных ситуациях тот или иной сотрудник, какую работу можно ему поручить с тем, чтобы она была для него наиболее подходящей и соответствовала его психотипу. Составьте с учетом этого рабочие группы, в которых каждый будет дополнять своих коллег психологически, чтобы оптимизировать рабочие процессы.

Поговорите с каждым из своих сотрудников, объясните, как важен его труд и творческий подход в технологической цепочке, которую выполняет ваше подразделение. Расскажите о тех надеждах, которые вы возлагаете на него, обрисуйте перспективы. Ваши работники должны ощущать, что от них многое зависит, что они могут участвовать в обсуждениях, в которых принимаются окончательные решения. Это один из мощнейших стимулов для каждого сотрудника.

Ваша задача – объединить всех своих подчиненных в единый коллектив, чтобы у всех была зона своей ответственности, и любой ощущал важность выполняемой им задачи. Проводите регулярные планерки в подразделении, чтобы рабочий процесс обсуждался и труд каждого был на виду. В этом случае, сами коллеги не позволят кому-то из сотрудников работать плохо или некачественно.

Мотивируйте своих сотрудников и справедливо поощряйте их материально. Каждый должен быть уверен, что стоимость его труда напрямую зависит от качества работы. Не тешьте самолюбие, поощряя льстецов, не заводите фаворитов. Это будет способствовать спокойной, рабочей обстановке в вашем отделе и самым положительным образом отразится на производительности труда.

Несколько сильных и опытных сотрудников могут никогда не добиться отличного результата работы без правильной организации. Грамотная и продуманная координация работы подчиненных поможет существенно ускорить выполнение поставленных целей и застрахует от неудач.

Вам понадобится

• - должностные инструкции.

Инструкция

Определите план работы всей компании или отдела на определенный отчетный период. Вы должны иметь четкое представление о том, какие ресурсы необходимы для ее осуществления. Исходя из этого, вы сможете понять, как лучше распределить работу между подчиненными.

Проанализируйте существующую деятельность сотрудников. Если вы работаете в данной компании уже давно, наверняка вам не составит труда оценить потенциал работников, их способность действовать в команде, результативность. Используйте полученные данные для последующего планирования работы.

Пропишите для каждого работника должностные инструкции. Данный документ не должен носить формальный характер: сотрудник должен четко понимать свой функционал и в полной мере выполнять требования.

Ставьте конкретные задачи в рамках общей стратегии развития. Это может быть работа над определенным проектом, либо выполнение плана в отчетном периоде (месяце, квартале). Каждый сотрудник должен получить свой личный список задач с указанием ожидаемых итогов и показателей. Такой подход помогает подчиненному структурировать работу, а также настроиться на конкретный результат.

Введите систему отчетности. Это может быть регулярная сдача отчетов в электронном виде, либо коллективное обсуждение итогов работы в устной форме. Второй вариант поможет скорректировать общую работу подразделения или всей компании. Никогда не пускайте работу подчиненных на самотек, даже если имеете дело с опытным сотрудником. Своевременная отчетность поможет вам всегда держать ситуацию под контролем.

Продумайте систему мотивации сотрудников, которая является также важным организующим фактором. Например, введите прогрессивную систему оплаты, либо стимулируйте персонал определенными бонусами за перевыполнение плана.

Видео по теме

Руководитель является важной составной частью коллектива, он особый работник организации и выполняет несколько основных функций. Это планирование, организация, выработка мотивации и контроль. Коллектив только тогда достигнет свой цели, когда руководитель сможет правильно организовать свою работу.

Инструкция

Планирование заключается в нескольких вариантах. Планируйте свой рабочий график с учетом специфики организации. Как правило, рабочий не лимитирован. В течение дня проводятся встречи и заседания, разговоры по телефону и проверка документации, поездки на объекты и т.д. Временные затраты на каждый пункт рабочего дня должны соблюдаться согласно производственной необходимости.

Основу работы любой организации составляет планирование ее рабочего процесса. Для этого руководитель должен четко представлять миссию и функции предприятия, а также видеть конечный результат. Составьте план развития, распишите предполагаемые результаты по , кварталам и месяцам. План распределите между отделами или конкретными сотрудниками, в зависимости от величины организации.

Организуйте слаженное взаимодействие структурных подразделений. Для этого каждому отделу или цеху пропишите задачи, которые в совокупности приведут к желаемому результату. Донесите эти задачи до руководителей структурных отделений, распределите их по срокам и объемам.

Для того чтобы определенные вами задачи выполнялись точно по объемам и срокам, распишите мотивацию для сотрудников. Помимо оговоренной в трудовом контракте заработной платы, просчитайте систему дополнительных вознаграждений. Это могут быть ежемесячные или квартальные премии, льготные путевки в санатории и т.д. Систему мотивации держите под контролем, периодически она может меняться у каждого работника. Для этого поручите кадровой службе вести пометки в личных делах; если предприятие небольшое и отдельного отдела кадров нет, ведите учет мотивации самостоятельно.

Контроль над процессом выполнения выработанной вами стратегией осуществляйте совместно руководителями подразделений. Для этого введите систему , ежемесячных, еженедельных или ежеквартальных, в зависимости от специфики организации. На этих собраниях починенные отчитываются в выполнении плана, который вы составили. Озвучиваются причины невыполнения, перевыполнения, а также обсуждаются мероприятия, направленные на улучшения показателей эффективности предприятия. Учитывается не только рост прибыли, но и сокращение расходов.

Постоянно проводите анализ текущего состояния организации. Сравнивайте его с эталоном, который вы выработали в начале своей деятельности. Выявляйте сильные и слабые стороны, своевременно принимайте меры по увеличению эффективности деятельности своего предприятия. В настоящее время окружающий мир подвержен быстрым и радикальным переменам, и успешному руководителю нужно всегда быть в курсе событий.

Сотрудники и организация работы персонала – ключевой фактор успешности любой компании, организация работы происходит постоянно, но в цикле менеджмента её принято осуществлять после этапа . При этом само по себе наличие высококлассных сотрудников не даст Вам максимальной отдачи. Крайне важно эффективно организовать работу Вашей команды, использовать возможности и компетенции работников по максимуму, создав условия, в которых каждый сотрудник сможет проявить себя в лучшем свете. Как эффективно организовать работу штатных специалистов, и, что особенно сложно, но актуально на старте бизнеса, внештатных сотрудников. Как выстроить работу с сотрудниками на удалёнке и с теми, кто работает на условиях неполного рабочего дня? Правильная организация работы сотрудников решит много проблем.

Что нужно для организации работы персонала

Итак, давайте разберём что должен уметь делать менеджер для того чтобы эффективно организовывать работу персонала:

1. Ставить цели и задачи. Без этого совсем никак, правильно поставленная задача это 90% успеха. Прочитайте статью про
2. Быть лидером. Это отдельная наука и мы об этом говорили во многих статьях, начать нужно с , так же рекомендую прочитать о .
3. Командообразование, сейчас это блинное слово часто заменяют английским тимбилдинг.

Спросите любого венчурного капиталиста о том, что главное в начале работы предпринимателя, и он скажет: самое главное - ! При этом, чтобы привлечь перспективных или уже высококлассных специалистов нужно суметь создать каждому из них конкурентные, мотивирующие условия работы. Это не для зарождающегося бизнеса, на организацию таких условий нет бюджета? А он далеко не всегда нужен – важнее бюджет времени на выстраивание рабочего процесса и управленческая воля, помноженная на предпринимательскую гибкость. Статьи на тему тимбилдинга: , и .

Создание системы организации работы персонала

Отличным примером гениального построения организации работы является Макдональдс. Все рестораны работают по единой бизнес модели, и она показывает свою эффективность по всему миру. При этом не важно кто управляет конкретным рестораном, организация работы настолько проста и эффективна, что даже в управлении молодых и неопытных сотрудников бизнес успешен.

Система организации труда – это четкий алгоритм действий каждого операционного сотрудника. Данные действия прописываются в регламентах и бизнес процессах. Мир постоянно меняется, в продажах изменения происходят по несколько раз в год, это связано как сезонными колебаниями так и с колебаниями рынка. Любая система нуждается в постоянном контроле и настройке, это задача стратегического менеджмента.

Важны не только профессиональные навыки и опыт работы каждого нового члена команды. Не последнюю роль играет характер человека, а также его желание трудиться в развивающейся компании, готовность к финансовым рискам и нестабильности, которые присущи такой работе. А Вам необходимо защитить себя: подробно оговорите все условия работы с каждым сотрудником и составьте письменный договор/соглашение.

Специфика организации работы с сотрудниками принципиально зависит от того, о каком виде оформления сотрудника идёт речь – штатном или внештатном. В связи с желание экономить деньги, работодатели всё чаще используют удалённых сотрудников, или .

Литература