Сроки хранения первичных документов, в том числе в электронном виде. Зачем хранить бухгалтерские документы

Сколько лет хранятся бухгалтерские документы? Вопрос очень важный и актуальный. В статье содержится выборка, в которой указаны сроки хранения бухгалтерских документов в организации (таблица): первичных, кассовых, а также отчетности.

Как указано в основном законе о бухучете 402-ФЗ , срок хранения документов бухгалтерского учета не должен быть

• меньше чем 5 лет после отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона 402-ФЗ) для первичных и кассовых регистров учета;
• не менее 5 лет, начиная с года, в котором ими пользовались в последний раз. Это касается учетной политики и иных локальных актов, устанавливающих порядок, методы и способы учета на конкретном предприятии.

Однако, следует учитывать, что порядок хранения бухгалтерских документов, включая и сроки их хранения, устанавливаются каждой организацией самостоятельно, с учетом норм и требований:

• Налогового кодекса РФ ;
• положения, утвержденного Постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс для АО.

Если в каждом из указанных актов законодательства для одних и тех же документов указан разный срок, установить фактический нужно в соответствии с тем актом, в котором указан максимальный срок.

В таблице вы можете найти ответы на вопрос, сколько хранить бухгалтерские документы по их виду с отсылками на законодательные акты.

Хранение бухгалтерских документов в организации важно организовать в соответствии с упомянутыми выше законодательными актами. Если срок хранения документа не истек и его запрашивает в рамках выездной или камеральной проверок налоговый орган, ФСС или трудовая инспекция, а его физически нет, будет предъявлен штраф организации на основании п. 1 ст. 126 НК РФ в размере 200 руб. за каждый непредоставленный документ. А также организации и должностному лицу грозят административные штрафы (ч. 1 ст. 5.27 , ч. 1 ст. 15.6 , ч. 3, 4 ст. 15.33 КоАП РФ , ст. 26.31 Закона № 125-ФЗ).

Рассмотрим на примере, как определить срок хранения товарной накладной и счета-фактуры, полученных в 3 квартале 2017 г. Товары приняты к учету, а НДС — к вычету в этом же квартале. В 4 кв. 2017 г. товары реализованы, и их стоимость учтена в расходах при исчислении налога на прибыль.

Период хранения для счета-фактуры — до 30.09.2021, т. к. он использовался для расчета НДС в 3 кв.2017 г. (заявлен вычет), а срок исчисляется как 4 года после налогового периода, в котором счет-фактура использовался, т. е. с 01.10.2017.

Период хранения товарной накладной зависит от ее квалификации:

• для подтверждения права на вычет НДС отсчитываем четырехлетний период с 01.10.2017 и получаем 30.09.2021 (по аналогии со счетом-фактурой);
• для признания стоимости товаров в расходах при исчислении налога на прибыль отсчитываем четырехлетний период с 01.01.2018 (так как налоговый период по налогу на прибыль — год) и получаем 31.12.2021;
• как первичный документ — отсчитываем 5 лет после года, в котором стоимость товаров признана в расходах, т. е. с 01.01.2018, и получаем 31.12.2022.

В каждой организации должно быть обеспечено хранение документов согласно их срокам. Известно, что разные виды документов имеют различные сроки хранения. Чтобы не запутаться и не наделать уничтожить в предстоящем 2017 году нужную документацию, рекомендуем узнать из данной статьи о сроках хранения основных видов документов организации.

Из данной статьи вы узнаете:

• сроки хранения документов в 2017 году;
• как организовать хранение документов в 2017 году;
• уничтожение документов с истекшими сроками хранения.

Сроки хранения документов в 2017 году следует проверить как можно раньше. Данная мера должна проводиться ежегодно в каждой организации с наступлением нового календарного года. Особенно это актуально в организациях с большим документооборотом. Лучше всего осуществлять проверку сроков хранения до того, как в архив будут сданы новые документы, чтобы не выполнять одну и ту же работу дважды. Документы, передаваемые на хранение в архив, следует проверять при непосредственном факте приема-передачи. Однако, чтобы иметь возможность правильно распознать срок хранения того или иного документа, необходимо знать о том, как они подразделяются.

Сроки хранения документов в 2017 году

В первую очередь хочется отметить, что сроки хранения документов в 2017 году не претерпят никаких изменений. Это означает, что все документы также можно будет разделить на три категории: временного, долговременного и постоянного сроков хранения. К категории временного хранения относятся документы, срок хранения которых не превышает десяти лет.

Долговременная документация должна храниться в организации от 10 (включительно) и более лет. Соответственно деловые бумаги с постоянным сроком не имеют ограничений по длительности их хранения (зачастую даже после ликвидации организации их следует сдавать на хранение в государственный или муниципальный архив).

Те же самые сроки хранения предусмотрены и для электронных документов. Важно запомнить, что на срок хранения не влияет носитель, на котором оформлен документ. Конечно, электронные носители во многом более надежны в плане сохранности, нежели бумага, однако хранить их необходимо на протяжении одного и того же периода времени, а проверку и перезапись электронных документов требуется проводить значительно чаще (хотя бы 2 раза в год).

Также отметим, что организация должна не только сохранить документ, но и обеспечить его читаемость. То есть мало того, чтобы бумаги пролежали в коробках положенный срок – они еще должны быть в хорошем состоянии и не потерять своего вида. В противном случае контролирующие органы могут обвинить вас в недобросовестном обеспечении сохранности документов.

Организация хранения документов в 2017 году

Организация хранения документов в 2017 году должна вестись с учетом современных способов хранения. Так, в последние годы многие организации стараются организовать архивное хранение документов полностью в электронном виде, избавившись тем самым от больших объемов бумаг. Однако при таком подходе необходимо учитывать, что недопустимо хранить только копии документа в электронном виде – нужно позаботиться о сохранности оригинала документа в первую очередь.

Несмотря на то, что на данный момент многие деловые бумаги уже изначально оформляются в электронном виде, такие виды документации, как кадровая или бухгалтерская все еще имеют преимущественно бумажные носители, а их срок хранения исчисляется десятилетиями. Поэтому все-таки следует позаботиться об обеспечении максимальной сохранности бумажной документации.

Если документооборот в организации настолько мал, что выделять отдельное помещение под архив нецелесообразно и слишком затратно, то рекомендуем сдать документацию на хранение в муниципальный или государственный архив. Однако в этом случае необходимо учитывать тот факт, что документы должны быть оформлены в строгом соответствии с требованиями данного архивного учреждения.

Уничтожение документов

Чтобы определить сроки удаления документов, следует обратиться к номенклатуре дел. Если вы не уверены, истек ли срок хранения документов, то вы всегда можете уточнить их по типовым и ведомственным перечням. Следует отметить, что организация не имеет права оставлять на хранение документацию с истекшим сроком хранения (допустимо в случае предстоящих или текущих судебных разбирательств). Также категорически запрещается уменьшать сроки хранения деловых бумаг.

Чтобы сделать хранение и уничтожение документов более легкой и понятной процедурой, рекомендуем всегда иметь под рукой перечень деловых бумаг с указанием сроков хранения. Несмотря на обширный список, большая часть документации может храниться в течение пяти лет. Именно такой срок указан в типовом перечне.

Разрешается включать в акт об уничтожении те документы, срок хранения которых истек к 1 января текущего года. Например, если организация проводит процедуру уничтожения документов в 2017 году в мае, то разрешается уничтожить документы, срок хранения которых истек до 1 января 2017 года. Если срок хранения деловой бумаги истек 2 января 2017 года, то данная документация ни в коем случае не может быть уничтожена, а должна оставаться в архиве организации до следующего года.

Все документы, которые входят в перечень бухгалтерских и кассовых, имеют свой определенный срок хранения. Одно из первых требований для организации – чтобы таблица с документацией временного и постоянного хранения была различных папках.

В перечень обязательной входят первичные акты, бухгалтерская отчетность, регистр бухгалтерского учета.

В каждой ООО порядок хранения и точный срок закрепляется в уставе (чаще всего их записывают в определенных положениях). На законодательном уровне порядок устанавливается ФКЦБ России. При этом учитывается соответствующий приказ Министерства культуры РФ.

Какие сроки хранения документов в организации?

Перечень документов необходимых к хранению в организации является достаточно широким. В первую очередь туда входят официальные акты, которые связаны с амортизируемым имуществом (акт приема-передачи и договор покупки).

Хранение данных в таблице должно продолжаться на протяжении четырех лет после отчетного периода, когда с баланса было списано данное имущество.

Следующая категория актов – первичная. Речь идет о первичных документах за время, в которое ООО имела убыток по налоговому учету. Пока учитывается убыток во время расчетов по «прибыльному» налогу, эти бумаги нужно хранить. Еще одна категория – акты по списанию безнадежной дебиторской задолженностью. Такие письма, договора с контрагентами, а также платежки сохраняются в течение четырех лет после периода, когда контрагент был назван безнадежным.

Сроки хранения бухгалтерских и кассовых документов в организации 2017

Сохранять документы на протяжении установленных сроков можно в виде электронной таблицы. Также кассовые и бухгалтерские официальные отчеты по закону можно передавать в архивные органы. В архив можно по ФЗ передавать и кассовые документы. В перечень кассовых официальных бумаг входят приходной и расходный кассовые ордеры, а также книга учета и платежная ведомость. В регистре указано, что для первичных актов сроки составляют 4 года . А вот финансовая отчетность после истечения отчетного периода будут содержаться еще пять лет. По кассовой документации в таблице указаны пять лет. А вот установлено, что зарплатные сведения, если нет лицевых счетов, хранить эту информацию нужно на протяжении 75 лет.

Сроки хранения документов по охране труда

В таблице приведено, что положения и протоколы, решения и заключения, предложения и перечни стандартов от организации должны оставаться в базе документации на протяжении 45 годов. Если же условия труда являются особо опасными, то хранение продлевается до 75. Меньше периоды установлены для актов и предписаний по технике безопасности – всего 5. Столько же нужно сохранять переписку о разработке комплексных планов по улучшению условий, а также о санитарных мероприятиях. Планы по улучшению, переписке о состоянии ТБ, документация о состоянии ТБ – все это хранится пять лет. А вот табели и наряды сохраняются по 75 – столько, сколько же и списки работающих с особо вредными условиями.

Сроки хранения первичных документов в организации

Что касается первичных официальных бумаг, то для них периоды определяются ФЗ под номером 402, в Налоговом Кодексе РФ, а также в соответствующем приказе Минкультуры РФ. Если официальные акты используются для целей налоговых расчетов, то ровно на протяжении четырех лет эти официальные бумаги должны оставаться в базе данных организации. Однако эксперты рекомендуют увеличивать этот период до пяти лет, чтобы не возникало лишних проблем.

Сроки хранения документов в бюджетной организации отличаются?

Для бюджетных организаций количество лет, на протяжении которых следует сохранять документацию, равно тем же 4-5 годам. Однако если для многих документов в небюджетной организации датой отсчета зачастую становится проверки, а вот в бюджетных организациях речь идет о ревизиях. А вот если возникли споры или судебные дела, то как минимум – до их окончания.

По Закону о бухучете бухгалтерские документы должны храниться пять лет после отчетного года ч. 1 ст. 29 Закона о бухучете . Это касается, в частности, кассовых документов и бухгалтерских регистров. А документы, связанные с организацией и ведением бухучета, например , должны храниться не менее пяти лет после окончания года, в котором они последний раз использовались для составления бухгалтерской отчетности ч. 2 ст. 29 Закона о бухучете .

В дополнение к этому могут устанавливаться и более длительные сроки хранения бухгалтерских документов - Налоговым кодексом РФ, Законом об архивном деле и Перечнем , утвержденным Приказом Минкультуры от 25.08.2010 N 558 (далее - Перечень).

Например, бухгалтерская отчетность должна храниться постоянно, то есть в течение всего срока существования организации ч. 1 ст. 29 Закона о бухучете, ст. 351 Перечня .

Если в разных нормативных правовых актах установлены разные сроки хранения одного и того же документа, то определять срок хранения документа надо по тому акту, который предусматривает больший срок. Основные из специальных сроков хранения документов приведены в таблице.

Пример. Определение срока хранения товарной накладной и счета-фактуры

В 3 квартале 2019 г. получены товарная накладная и счет-фактура поставщика. В этом же квартале товары приняты к учету, а НДС по ним - к вычету. Товары проданы в 4 квартале 2019 г., тогда же их стоимость включена в налоговые расходы.

Так как входной НДС по товарам принят к вычету в 3 квартале 2019 г., а налоговый период по НДС - квартал, четырехлетний срок хранения счета-фактуры отсчитывается с 01.10.2019, то есть с квартала, следующего за кварталом, в котором входной НДС был принят к вычету. Соответственно, счет-фактуру нужно хранить по 30.09.2023 включительно.

Сроки хранения товарной накладной указаны в таблице.

Поскольку для товарной накладной установлены разные сроки хранения, выбираем максимальный из них - тот, который оканчивается 31.12.2024.

Пример. Определение срока хранения табеля учета рабочего времени

Организация составляет табели учета рабочего времени помесячно.

Сроки хранения табеля учета рабочего времени за июнь 2019 г. указаны в таблице.

Таким образом, табель следует хранить.

В статье найдете готовую таблицу по срокам хранения бухгалтерских, налоговых и других документов в организации. Если уничтожите бумаги раньше, грозят штрафы и доначисления.

Есть документы, которые учреждение должно хранить постоянно, например учетную политику. Таблица со сроками хранения, поможет определить какие бумаги можно выбросить. Ведь сроки у всех разные. Если ошибетесь со сроком и уничтожите архив раньше, то учреждение оштрафуют.

Сколько лет хранить документы по налогам и бухучету

Срок хранения документов бухгалтерского учета и прочих дел, образующихся в ходе хозяйственной деятельности любого экономического субъекта, определяется на законодательном уровне.

Продолжительность хранения регламентирована в следующих законодательных актах:

• Налоговый Кодекс РФ;
• ФЗ «О бухгалтерском учете» от 12.2011 года за № 402-ФЗ (далее – ФЗ № 402);
• ФЗ « Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 года за № 125- ФЗ (далее ФЗ № 125).
• Перечень типовых управленческих документов, утвержденный Приказом Минкультуры от 25.08.2010 года за № 558 (далее – Перечень).

Согласно этим нормативным актам большая часть налоговых и бухгалтерских бумаг хранится в течение 5 лет с момента завершения их действия.

Могут устанавливаться иные временные рамки, продолжительность которых больше или меньше 5 лет:

• 1 год – для месячной отчетности;
• 3 года – для квартальных отчетов о поступлении валютных средств и платежах;
• 4 года – для счетов-фактур;
• 10 лет – договора, акты о продаже движимого имущества.
• 15 лет – иски, судебные решения и приказы.
• 25 лет или постоянно – уставные документы.

ФЗ № 402 и Перечень устанавливают конкретные сроки хранения бухгалтерских документов в организации. Таблица, приведенная в предыдущем разделе, регламентирует их для каждого наименования (группы) в отдельности.

Таблица: сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов

Проверить, можно ли выкидывать бумаги, поможет таблица сроков хранения:

* Продолжительность хранения не может быть менее 10 лет (это касается организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов).

Ответы на популярные вопросы на тему:

Как долго хранить кадровые документы

Сроки для кадровой документации определяются Перечнем. Они варьируются от 12 месяцев до 50 (75) лет. Есть дела, которые следует сохранять постоянно, то есть пока юридическое лицо осуществляет свою деятельность.

В 2016 году в ФЗ № 125 было внесено изменение, которое коснулось кадровых файлов по личному составу. После введения изменений в действие применяются следующие сроки:

• 75 лет для всех бумаг по личному составу, которые были отправлены в архив до 01.01.2003 года.
• 50 лет, для дел, которые были завершены и отправлены на хранение в 2003 году и позже.

Постоянно в компании должны храниться:

• Приказы по основной деятельности;
• Предложения по охране труда, касающиеся улучшения условий труда и списки рабочих мест на которых присутствуют опасные и вредные факторы.
• Протоколы проверки отдела кадров.
• Локально-нормативные акты, касающиеся персональных данных;
• Штатные расписания и т.д.

Оригиналы личных документов работников должны храниться до востребования. Если они остались невостребованными их отправляют в архив на 75 лет.

Меньшие сроки устанавливают для:

• 1 год – для графиков отпусков;
• 3 года – приказы по командировкам;
• 5 лет – табеля учета рабочего времени и приказы, для которых не установлен иной период (премии, выговора и т.д.).
• 10 лет – коллективные договора.

Обратите внимание! Если приведенные в этом перечне бумаги содержат сведения о работе во вредных и опасных условиях продолжительность их хранения возрастает до 75 лет.

Если у вас остались вопросы по срокам хранение каких-либо документов, смотрите полную таблицу сроков в памятке

Хранение документов в электронном виде

В случае длительного хранения файлов на бумажных носителях всегда существует риск их утраты или порчи (переезд, авария и т.д.) поэтому многие компании дублируют их в электронном виде. Эти файлы также можно сдавать в архив. Для такого способа нужно учесть ряд нюансов:

• Передача может быть произведена посредством отправки через коммуникационные каналы связи или непосредственная передача электронных носителей.
• Распечатывать файлы не нужно.
• Необходимо составить опись передаваемых файлов. В ней нужно указать способ передачи информации (носителя).
• Перед отправкой оцифрованных файлов на хранение нужно убедиться, что они не повреждены и на носителях отсутствуют вирусы.
• В архиве должны быть созданы условия для сохранности и воспроизведения таких файлов.
• Передавать документы нужно на двух носителях, дублирующих друг друга.
• Электронные архивы нужно проверять не реже одного раза в пять лет.

Чтобы передать на уничтожение электронные документы, по которым истек срок хранения, оформите акт о выделении к уничтожению документов

Обратите внимание! Передавать на архивное хранение нужно бумаги, срок хранения которых составляет более 10 лет. Остальные документы можно хранить на рабочем месте. Это в равной степени касается и бумажных носителей.

Как считать сроки хранения документов

Срок хранения документа отсчитывают с момента окончания его действия или закрытия отчетного периода (года). Как правило, отсчет периода, в течение которого необходимо хранить документ начинают с 01 января, года следующего за годом, в котором документ закончил свой срок действия.

При этом имеют место несколько исключений:

• Организация признает дебиторскую задолженность безнадежной. Срок хранения подтверждающих бумаг составит 4 года с момента завершения периода, в котором это произошло.
• Хозяйствующий субъект понес убытки. Документы, которые это подтверждают, хранят весь период, пока убыток учитывается.
• Покупка амортизируемого имущества. Бумаги на него нужно хранить еще 4 года после списания.

Что делать с бухгалтерскими документами, если истек срок хранения

Когда срок хранения документа истек, его можно уничтожить. Обычно для этого один раз в год проводят инвентаризацию архивных дел. Утилизация бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения должна происходить строго в соответствии с требованиями нормативов. Нельзя изъять и уничтожить из архива дела без оформления положенных документов.

Как уничтожить старые бумаги

Уничтожение дел с истекшим сроком хранения происходит следующим образом:

• Создается специальная комиссия, с председателем во главе. В нее включают заведующего (ответственного) за архив компании, а также работников, которые формируют и сдают дела на хранение (бухгалтера, кадровики, секретари и т.д.). В отдельных случаях может быть приглашен сотрудник Росархива.
• Комиссия отбирает дела, срок хранения которых уже истек. Их включают в специальный перечень, и составляется акт «Об уничтожении документов».
• На основании акта руководитель предприятия издает приказ об уничтожении, в котором определяет срок, место и способ утилизации бумаг.

Если объем небольшой, то можно уничтожить их самостоятельно, в противном случае лучше обратиться в специализированную организацию.

Как правило, уничтожение производится путем использования шредера.

Нельзя уничтожать файлы следующим способом:

• Сжигать на открытом воздухе или в помещении.
• Утилизировать (выбрасывать) вместе с отходами в контейнер дела целиком.

Обратите внимание! Законодательство не обязывает предприятия уничтожать документы сразу же после истечения срока хранения. Более того, некоторые документы целесообразно не уничтожать до проведения проверки налоговой инспекцией.

Ответственность за нарушение сроков хранения

При нарушении сроков хранения предусмотрена следующая ответственность:

• За отсутствие бухгалтерских и налоговых документов за один период налагается штраф в размере 10 000 рублей.
• За отсутствие этих бумаг за два и более периода штраф возрастает до 30 000 рублей.
• Если отсутствие документации явилось причиной снижения налоговой базы, на виновное лицо налагается штраф в размере 40 000 рублей или 20% от недоплаченных налоговых сумм.

Это устанавливает НК РФ, статья 120.

Помимо этого в статье 15.11 КоАП РФ предусмотрено наказание для виновного должностного лица. Штраф в этом случае составляет 2000 – 3000 рублей.