Как оформить доверенность на получение денежных средств сторонним лицом - процедура и необходимые документы. Доверенности: правила оформления и обращения

от 31/12/2018

Предлагаем доверенности на любые жизненные ситуации. На сайте вы сможете найти примеры разнообразных доверенностей, узнать порядок их оформления и скачать необходимые образцы и бланки.

Институт доверенности в современном мире имеет широкое распространение. Действительно, иногда выдать письменное полномочие действовать от своего имени, проще и дешевле, чем действовать самому. А часто передача полномочий необходима по объективным причинам: переезд, болезнь, отсутствие специальных познаний (например, оформление полномочий на представление интересов в суде), отсутствие времени.

Лицо, действующее за другое, создает правоотношения от его имени и для него.

Виды доверенностей

Доверенности можно делить по разным основаниям. Бывают доверенности от юридических лиц, как общего плана, так и на получение ТМЦ (товарно-материальных ценностей), почты и т.п. Есть доверенности от физических лиц: генеральная, на получение пенсии, зарплаты и др.

От вида доверенности зависит и порядок удостоверения: нотариус, простая письменная форма, работодатель и т.п. Поэтому до составления документа необходимо понять, какие задачи будут стоять перед лицом, которому передаются полномочия. Какие доверенности приравниваются к нотариальным закреплено в статье 185.1 Гражданского кодекса РФ.

Полномочия могут быть разовыми – на совершение конкретного действия (которое и надлежит указать в содержании документа), специальными (на совершение однородных действий), общими или генеральными (неограниченный объем полномочий).

Срок действия и передоверие

Порядок оформления доверенностей регламентирован главой 10 Гражданского кодекса РФ. Новые правила о сроке полномочий не содержат ограничение максимального срока действия документа, то есть документ может быть и бессрочным. Однако если в доверенности не указать срок ее действия, действителен документ будет в течение года с даты выдачи.

Кстати, единственным требованием к документу ГК РФ называет дату выдачи, без которой документ считается ничтожным.
Можно ли передать полномочия другому лицу? Ответ на этот вопрос зависит от текста: прямое разрешение позволяет передоверить полномочия (при нотариальном удостоверении), а также при отсутствии запрета на передачу полномочий и условии необходимости передоверия исходя из интересов доверителя.

Образцы доверенностей

На сайте представлено большое количество образцов и бланков доверенностей, которые можно свободно скачать и заполнить для себя. Для удобства составления приведены примеры оформления доверенностей и даны рекомендации юриста.

Доверенность в свободной форме — документ, предоставляющий право представительства одного лица другим перед третьими лицами (пункт 1 При правильном заполнении он может быть оформлен от руки.

Виды и сроки доверенностей

Согласно закону РФ, документ может быть выдан одному или нескольким дееспособным людям в возрасте от 14 лет с целью:

• распоряжения доходами;
• осуществления авторских прав;
• внесения и распоряжения вкладами в кредитных организациях;
• совершения бытовых сделок, согласно закону не требующих заверения у нотариуса;
• приобретения членства в различных организациях;
• совершения любых сделок, не противоречащих закону, и др.

Виды доверенностей:

1. Общая. Выдается для совершения разнообразных сделок на определенное время (например, для представительства головного офиса компании региональными филиалами).
2. Специальная. Выдается для совершения сделок определенного рода (получение ТМЦ, представительство в суде, и т. д).
3. Разовая. Выдается для одной строго оговоренной сделки.

Если срок действия в документе не указан, то доверенность действует в течение 12 месяцев с момента оформления. Как составить доверенность? Это не сложно. Принцип заполнения документов различного вида похож.

Алгоритм заполнения

Доверенность в свободной форме пишется по следующему плану:

Как писать доверенность

Как написать доверенность в свободной форме? Чтобы документ приобрел юридическую силу, нужно правильно его оформить, соблюдая определенные условия:

1. Использование черных или синих чернил.
2. Пишется документ на любом чистом листке бумаги, предпочтительно А4.
3. Доверенность может быть оформлена отдельным документом, а может быть признана таковой в другом виде (как часть приказа, телеграммы, договора).
4. Документ должен быть правильно заверен (в предусмотренных законом случаях - нотариально).
5. В доверенности в обязательном порядке прописывается срок ее оформления (срок действия документа писать необязательно, если на его осуществление не требуется более 1 года).
6. Данные доверителя и должны быть точно прописаны.
7. В документе должна присутствовать четкая формулировка полномочий доверенного лица.

Доверенность, которая требует заверения у нотариуса:

Кроме того, к нотариально заверенным доверенностям (но без фактической отметки нотариуса) относятся документы, оформленные:

• военнослужащими;
• людьми, находящимися в местах лишения свободы;
• лицами, находящимися в соцучреждениях (при условии их совершеннолетия и дееспособности).

Передоверие

В некоторых жизненных обстоятельствах действующая доверенность на физическое лицо от физического лица может быть передоверена. Это осуществляется только при выполнении следующих условий:

Обязательные поля

Доверенность на физическое лицо от физического лица заполняется следующим образом (обязательные поля):

1. Дата оформления. Желательно указывать ее прописью.
2. Человек, выдавший доверенность, в свободной форме (доверитель).
3. Лицо, на которое выписывается документ. Во втором и третьем пунктах нужно избегать сокращений. Полностью прописывать ФИО, паспортные данные, места прописки и проживания.
4. Полномочия доверенного лица, которые четко и без "туманностей" перечисляются. Общих формулировок в этом пункте лучше избегать.
5. Подпись доверителя, которая должна быть подлинной.
6. Срок действия доверенности указывается по желанию (может быть любой).

Образец документа в свободной форме

Пример доверенности в свободной форме выглядит следующим образом (таблица ниже).

Самые востребованные виды доверенностей

Любой найденный пример доверенности можно переписать под свои потребности. Самые популярные виды документа:

Доверенность в свободной форме на получение посылки

Если по какой-либо причине владелец посылки не может сам забрать ее из отделения связи, то получателем может выступить доверенное лицо.

Есть несколько вариантов предъявления документа:

• доверенное лицо забирает посылку на почте, предъявив паспорт и разовую доверенность в свободной форме (которая остается у работников отделения связи);
• получатель предъявляет паспорт и оставляет на почте долгосрочную доверенность (для получения нескольких посылок);
• доверенное лицо предъявляет паспорт и копию долгосрочной доверенности работникам почты.

Как составить Пример такого документа рассмотрен в таблице.

Доверенность в свободной форме на получение документов

Доверенность от физического лица на получение документов составляется по аналогии с другими видами подобной документации. Но если требуется получить бумаги, например, на право собственности или зарегистрировать недвижимость, то заверение у нотариуса — необходимое условие.

Доверенность — важный документ. От знания основных правил его оформления и заполнения может зависеть успех того или иного дела.

В гражданском обществе часто встречаются обстоятельства, при которых возникает необходимость в передачи тех или иных полномочий третьим лицам. При этом далеко не всегда требуется удостоверять такой документ в нотариальной конторе. Более того, его можно составлять простым рукописным способом. Главное – разобраться в том, как написать доверенность, чтобы она имела полную юридическую силу и было не возможно её оспорить в судебном порядке.

Чтобы избежать неприятных правовых последствий нужно руководствоваться законом. В данном случае речь идёт о положениях Гражданского Кодекса РФ, где указаны основы и условия правильного оформления полномочий. Например, полное указание наименования организации, либо физического лица, которые именуются доверителем с одной стороны и поверенным с другой.

Требования к написанию доверенности рукописным способом

Неотъемлемой частью такого документа будет являться определение конкретного объема полномочий, которыми наделяется поверенный. Они должны быть чётко прописаны, чтобы их было легко оценивать. Поскольку “размытость” или неточность могут привести как к ненужным проблемам (двусмысленности), так и недействительности всего документа.

Доверенность как документ имеет две основных цели:

• реализовать определённую функцию через третье лицо (поверенного);
• предоставление возможности пользоваться тем или иным предметом другому лицу (организации).

Чтобы не допускать серьёзных ошибок необходимо выяснить как пишется доверенность, а также, – какие имеются требования к её составлению. Прежде всего будут нужны полные паспортные данные как доверителя, так и поверенного. Обязательно указывается дата и место заполнения документа. Первым делом указывается название составляемого документа, затем дата, далее основной текст, который должен быть максимально емким и подпись.

Если форма документа оформлена без указания конкретного срока действия полномочий, то по общему правилу, такая доверенность будет считаться действительной в течении одного календарного года. Следует отметить, что отменить действие полномочий доверитель может в любое время и без каких-либо последствий, поскольку это его законное гражданское право. Всё что требуется – это уведомить поверенного о том, что бланк признаётся недействительным и забрать его у представителя.

Читайте также Каков период действия выданной доверенности

Гражданским законодательством также установлена возможность самому поверенному отказаться от предоставленных полномочий, уведомив при этом другую сторону.

Основные универсальные формы

Нет ничего сложного в том, чтобы понять, как правильно написать доверенность от руки. Рассмотрим пример оформления:

Наименование документа

Дата и место заполнения

Я, (вносятся полные сведения Ф.И.О., дата рождения, паспортные данные, место официальной регистрации), доверяю (аналогичная информация по поверенному лицу) действовать от моего имени и представлять интересы в (точные сведения по организациям или государственным органам), которые касаются (здесь необходимо чётко прописать весь объём передаваемых полномочий: получение материальных ценностей, официальных бумаг, а также их запрос или передача).

Ниже указывается период, на который представитель наделяется теми или иными полномочиями (их перечень довольно широк, но в некоторых случаях потребуется удостоверение документа нотариусом). Необходимо обратить внимание на то, – предоставляется ли возможность передоверия определённых юридических действий другим лицам, либо она не допускается. Затем необходимо всё заверить подписью, указать срок действия полномочий. Если доверителем выступает юридическое лицо, то требуется поставить печать, а также внести полное наименование должности составителя и сведения, на основании которых действует сотрудник компании.

Рукописный способ заполнения доверенности на управление транспортным средством содержит свои особенности, поскольку необходимо внести дополнительную информацию:

• характеристики машины (государственный номер, цвет автомобиля, его марка, сведения технического паспорта);
• обязательно устанавливается период действия документа, который не должен превышать трёх лет, в противном случае могут возникнуть проблемы.

Необходимо знать, что с начала 2013 года доверенность образец которой приведён выше стала не обязательной. Представители ГИБДД теперь не в праве просить показывать данный документ, поскольку достаточным аргументом будет являться полис ОСАГО, где указываются сведения о лицах, которым разрешается управлять автомобилем.

Ряд ситуаций не только не требует распечатывать или составлять доверенность у нотариуса, но и допускает написать её в простой форме.

Если речь идёт о документах, то доверенность составляется в тех случаях, когда заинтересованное лицо по ряду причин не может (не желает) заниматься такой проблемой как их получение, что иногда сопровождается простаиванием в очередях или поездкой в отдалённый район города, а то и в другой населённый пункт.

Естественно, зачастую человек, который не может посетить требующуюся инстанцию, не имеет доступа к ресурсам печати и набора текста . Например, пожилой человек, который привык всё записывать и не пользуется компьютером.

Главное отличие рукописного документа от печатного в том что он не имеет той официозности, которую имеет текст, набранный на компьютере. Но кроме визуального восприятия, он может оказаться трудно воспринимаемым адресатом. Поэтому следует исходить из следующих положений:

• Нигде в законодательстве не указано на недопустимость признания правоспособности рукописной доверенности.
• Если текст трудно читается, его владельцу могут отказать как в удостоверении, так и в принятии в производство такого документа.

Ещё одной важной особенностью является то, что печатный текст может набираться и составляться третьим лицом , а рукописный – быть написанным только собственноручно.

Что обязательно должно быть в тексте?

В тексте обязательно должно быть:

1. Сведения о доверителе – составителе документа, и о действии, которое доверяется.
2. Сведение о поверенном – исполнителе поручения.
3. Наименование инстанции или учреждения, в котором будет проводиться доверенное действие – получение документа или пакета документации.
4. Все особенности и нюансы, которые могут следовать из данного действия, имеющие отношение к получению нужного документа.

Сведения о сторонах доверенности требуют соответствия паспортным данным и вписываются из гражданских паспортов.

Важно! Доверенность действительна только при предъявлении гражданского паспорта представителя.

Инструкция по написанию

Расскажем, как пишется такая доверенность.

«Шапка»

В верхней части листа справа столбиком указывается организация или учреждение , в которой будет проводиться получение документов. Если правовая процедура касается определённого подразделения, то следует указать и его. Например: «В отдел кадров ООО «Стрела» .

Ниже, посередине листа вписывается название: «Доверенность на получение документов» . Если требуется получить конкретную официальную бумагу, то её наименование указывается в названии документа:

• на получение диплома ;
• получение трудовой книжки ;
• получение справки о заработной плате и т.п.

Под ним ставится дата написания: число и год вносятся арабскими цифрами, а месяц – прописью. На этой же строке рядом указывается место (населённый пункт).

Тело

После отступления одной строки пишется вводная часть . В ней указывают:

1. кто передаёт полномочия (доверитель);
2. кому передаются полномочия (поверенный).

Эта часть документа начинается с «Я» , за которым следует внесение Ф.И.О. доверителя и его паспортные данные. Далее пишется: «доверяю» и вносятся аналогичные сведения о поверенном.

После этого следует основная часть , в которой указывают главное действие, мотивирующее составление доверенности, или даётся перечень таких действий. Например, «получить мою трудовую книжку после увольнения» .

Так как эта юридическая процедура обеспечивается регистрацией выдачи, то обязательно указываются сопутствующие действия, такие как:

• проставление подписи в Журнале учёта;
• заполнение требующихся при увольнении форм и т.п.

В иных случаях указываются те действия, которые потребуется исполнить для того, чтобы выдали нужную документацию.

Внимание! Такая доверенность будет правоспособна только в пределах той организации, которая указана в «шапке» документа.

Заключение

После того как будет изложен основной перечень допустимых действий, можно внести соответствующие нюансы , по усмотрению доверителя. Они могут касаться только той ситуации, которая стала причиной составления данной бумаги. Например, можно внести: «Прошу вместе с трудовой книжкой выдать копии из пакета документации, представленного при трудоустройстве в ООО «Стрела» .

Если дополнительных притязаний нет – ставится дата и подпись. Рядом с подписью указывается фамилия и инициалы доверителя.

Теперь вы знаете, как правильно писать документ.

Как можно удостоверить?

Удостоверение проводится в той организации или учреждении, где будет получаться документация . Её можно удостоверить:

1. руководителем организации;
2. главным бухгалтером;
3. начальником отдела кадров.

Личность удостоверяющего лица зависит от специфики получаемой документации. Для удостоверения нужно получить удостоверительную подпись, сделанную уполномоченным должностным лицом, после которой ставится:

• его должность;
• фамилия и инициалы;
• печать.

Справка! Удостоверять такой документ в нотариальной конторе не требуется, но по усмотрению доверителя – допустимо.

Стоимость и срок действия

Все удостоверяющие процедуры в организации совершаются безвозмездно, оплачивать их не нужно . Исключение составляют учреждения, в которых установлена оплата за данное действие на основании локальной документации, с которой доверителя обязано ознакомить уполномоченное лицо.

При обращении в нотариальную контору взимается госпошлина в размере 1 000 рублей. За технические услуги нотариус взимать оплату не может, так как документ уже написан составителем.

Исключение составляют случаи, когда текст будет признан не надлежаще составленным или написанным неразборчиво. Здесь могут потребовать составить его по типовому образцу, на бланке, с дополнительной оплатой.

По преимуществу действия, требующие получения одного документа, оформляются разовой доверенностью. Срок правоспособности разовой доверенности прекращается в момент получения указанной бумаги . Однако срок всё равно целесообразно указать. Обычно он составляет от 3 месяцев до 1 года.

Если для совершения процедуры потребуется определённое время, или документация будет получаться систематически – указывают требуемый срок, который не должен превышать трёх лет.

Подведем итоги

Передачу полномочий на получение документации допустимо оформить в простой рукописной форме, заверив по месту получения документации. Оплачивать её выдачу не нужно. По усмотрению составителя, можно обратиться в нотариальную контору.

Д оверенность - это прежде всего документ, поэтому его нельзя рассматривать отдельно от общего документооборота компании. А раз так, то как и для любого другого документа, должен быть определен порядок его оформления и составления, согласования, подписания, регистрации, выдачи, хранения, порядок отзыва, контроля исполнения доверенностей. Если с порядком отзыва мы разобрались в прошлом номере журнала, то с остальными перечисленными задачами предлагаем разобраться сейчас.

Способы регламентации работы с доверенностями

На многих предприятиях порядок работы с доверенностями не регламентирован. Обычно доверенности готовятся юристами, и порядок подготовки доверенностей определен, скажем так, «на словах». Но на крупных предприятиях, как правило, он закрепляется в локальном нормативном акте. Причем возможны два варианта:

• утверждение общего порядка выдачи и регистрации доверенностей приказом организации (Пример 20);
• утверждение Инструкции о порядке подготовки, выдачи, учета, отзыва и контроля исполнения доверенностей (Пример 21).

В том случае, когда Предприятие выдает большое количество доверенностей, порядок работы с доверенностями требует более четкой регламентации, поэтому такой порядок может закрепляться в локальном нормативном акте, например, в Инструкции по подготовке, учету, выдачи, отзыву и контролю использования доверенностей.

Рассмотрим, какие же основные разделы будет содержать такая Инструкция (обращаем внимание на то, что разделы эти примерные, вы можете их дополнять или исключать в соответствии с вашими потребностями):

1. Общие положения.
2. Нормативные ссылки.
3. Общие правила работы с доверенностями на предприятии:
1. Порядок оформления запроса на подготовку доверенности.
2. Подготовка доверенностей (ответственные, оформление на фирменном бланке, разработка типовых форм доверенностей, требования к тексту доверенности).
3. Подписание, проставление оттиска печати, регистрация и выдача доверенностей (ведение журнала регистрации доверенностей).
4. Порядок отзыва доверенностей.
5. Контроль исполнения доверенностей.
6. Порядок ведения регистрационного дела доверенностей.
4. Ответственность по Инструкции.
5. Порядок пересмотра Инструкции.

Инструкция утверждается приказом предприятия (Пример 21).

Ранее мы рассмотрели различные варианты отзыва доверенностей . Локальными нормативными актами необходимо предусмотреть тот из них, что вам более подходит. Кроме того, следует четко прописать, в какие сроки должна быть возвращена доверенность, которая отозвана.

Контроль за исполнением доверенностей возлагается на руководителя структурного подразделения, инициировавшего подготовку доверенности. Данный раздел Инструкции не является обязательным. Если же вы все-таки решите включить его, то необходимо будет прописать процедуру такого контроля. Взять на контроль исполнение всех доверенностей практически невозможно. Но в Инструкции можно прописать контроль исполнения тех доверенностей, которые выдаются, например, на совершение разовых действий или для выполнения конкретного поручения, например, для оформления и переоформления лицензий. Для контроля исполнения таких доверенностей можно обязать руководителя структурного подразделения, инициировавшего подготовку доверенности, раз в квартал (или месяц) представлять отчет о выполнении конкретных поручений, на основании полномочий, определенных в доверенностях. Отчет может представляться одному из руководителей в зависимости от организационной структуры предприятия.

Запрос на подготовку доверенностей.
Подготовка доверенностей

Подготовка доверенностей на предприятии может осуществляться:

• самим подразделением, которое выступает инициатором подготовки доверенности. В этом случае особое значение приобретают типовые формы доверенностей, которые утверждаются в установленном порядке на предприятии;
• юридической службой (или юристом при отсутствии юридической службы / юридического отдела);
• доверенности на получение товарно-материальных ценностей оформляют департаменты (управления) бухгалтерского учета.

На крупных предприятиях подготовка доверенностей возлагается на юридическую службу (юридический отдел). Поэтому должен быть четко определен порядок предоставления ей информации для подготовки доверенности. Для этих целей обычно готовится запрос. Запрос на подготовку доверенности оформляется в виде служебной записки на имя руководителя юридической службы (юридического отдела). В нем указывается:

• должность и Ф.И.О. лица, которому выдается доверенность,
• прилагается копия паспорта (частично),
• наименование организации, куда будет представляться доверенность,
• полномочия,
• срок выдачи доверенности,
• ссылка на возможность передоверия (см. Пример 22).

Если на предприятии в силу специфики его деятельности часто используются однотипные доверенности, то приказом по предприятию можно утвердить формы типовых доверенностей (Пример 23); в этом случае типовые доверенности будут готовить сами ответственные исполнители, а юридическая служба будет только проверять их тексты на соответствие типовым. Возможно также для упрощения документооборота предусмотреть подготовку доверенностей по типовой форме без соответствующего запроса. Шаблон такой доверенности можно настроить в СЭД или выложить отдельным word`овским файлом в локальной сети на сервере предприятия, чтобы все заинтересованные лица могли ею воспользоваться. Это уменьшит количество ошибок при оформлении доверенностей.

Как правильно оформить доверенность?

Но независимо оттого, кто будет составлять доверенности на вашем предприятии, следует помнить правила ее оформления, можно сделать даже своеобразную памятку на этот счет.

Ведь правильное оформление доверенности обеспечивает преимущество вашему предприятию при возникновении споров с контрагентом, а иногда позволяет выиграть дело в суде. Как оформляются реквизиты доверенности, мы расскажем чуть позже, а сейчас посмотрим, что говорит судебная практика. Я думаю, что подходы судов к вопросам оформления доверенностей многих удивят.

Судебно-арбитражная практика

Суд разъяснил, что действующее гражданское законодательство (положения статей 185,189 ГК РФ) не содержит положений о необходимости присвоения подлежащим выдаче доверенностям каких-либо номеров.

(Постановление ФАС МО от 10.09.2007, 03.09.2007 № КА-А40/8959-07 по делу № А40-76383/06-80-286)

Судебно-арбитражная практика

Свернуть Показать

В доверенности был неправильно указан адрес организации, ее выдавшей - он не соответствовал фактическому адресу общества. Это действительно имело место. Но суд разъяснил, что данное обстоятельство не предусмотрено в качестве основания для признания доверенности ничтожной, при этом сослался на п. 5 ст. 185, на ст. 182 и ст. 186 ГК РФ, а также на ст. 57 Закона «Об акционерных обществах».

(Постановление ФАС МО от 28.06.2007, 21.06.2007 № КГ-А40/4265-07 по делу № А40-61271/06-131-421)

Судебно-арбитражная практика

Отсутствие в доверенности образца подписи уполномоченного лица и указания на количество получаемого товара не свидетельствует о ее ничтожности. Так решил суд, сославшись на статьи 185 и 186 ГК РФ.

(Постановление ФАС СКО от 12.12.2006 № Ф08-6278/2006 по делу № А53-3857/2006-СЗ-43)

Анализируя Гражданский кодекс Российской Федерации, можно сделать однозначный вывод о том, что он не содержит каких-либо специальных требований к форме доверенности (они есть только к форме доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и установлены не ГК РФ). Поэтому доверенность можно составлять в произвольной форме, но при этом все-таки следует придерживаться определенных требований.

Подписываем, регистрируем, выдаем доверенность

После подготовки проекта доверенности на представление интересов предприятия , который завизирован всеми необходимыми специалистами, доверенность ложится на подпись руководителю предприятия или иному уполномоченному лицу.

При этом доверенности на получение товарно-материальных ценностей (ТМЦ) оформляют департаменты (управления) бухгалтерского учета в соответствии с Инструкцией Минфина СССР от 14.01.1967 г. № 17 «О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности». Доверенность должна быть полностью заполнена, содержать паспортные данные и иметь образец подписи лица, на имя которого выписана. При заполнении доверенности не допускаются исправления, подчистки, помарки.

После подписания доверенности на нее проставляется оттиск печати предприятия, и доверенность передается для регистрации в то структурное подразделение, которое отвечает за учет (регистрацию, выдачу доверенностей) в соответствии с локальными нормативными актами предприятия. Следует разграничивать учет доверенностей на представление интересов предприятия и доверенностей на получение товарно-материальных ценностей.

Доверенности на получение товарно-материальных ценностей оформляют и регистрируют департаменты (управления) бухгалтерского учета. Инструкция Минфина 1967 года содержит и требования относительно регистрации таких доверенностей.

Бухгалтерия должна регистрировать ее в корешке книжки доверенностей (образец полностью заполненной доверенности по форме № М-2 см. в Примере 13 в № 5` 2010 журнала на стр. 60). В книжке доверенностей, до начала выдачи из нее доверенностей, должны быть пронумерованы все листы. На последнем листе книжки за подписью главного (старшего) бухгалтера делается надпись: «В настоящей книжке пронумеровано ___ листов». Количество листов указывается прописью.

Организации, у которых получение ТМЦ по доверенностям носит массовый характер, регистрацию доверенностей могут производить в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей; его форма утверждена той же Инструкцией 1967 года и содержит графы, аналогичные тем, что размещены на корешке книжки доверенностей формы № М-2 (см. Пример 24).

По журналу регистрации доверенностей бухгалтерия присваивает доверенности порядковый номер (нумерация должна вестись с начала года), следит за использованием доверенности, делая отметки в специальной графе о доставке товарно-материальных ценностей.

Журнал регистрации доверенностей на получение товарноматериальных ценностей должен храниться у лица, ответственного за регистрацию доверенностей.

Доверенность оформляется в одном экземпляре бухгалтерией организации и выдается под расписку получателю. Он обязан не позднее следующего дня после каждого получения ценностей независимо от того, получены товарно-материальные ценности по доверенности полностью или частями, представить в бухгалтерию документы о выполнении поручений и о сдаче на склад (в кладовую) или соответствующему материально ответственному лицу полученных им ценностей (п. 7 Инструкции № 17).

После того как ТМЦ получена, подотчетное лицо представляет документ (накладную), подтверждающий ее получение, и в журнале учета доверенностей ставится соответствующая пометка с указанием номера и даты накладной. Кроме того, оформляется приходный ордер, подтверждающий передачу ТМЦ по назначению.

Неиспользованные доверенности должны быть возвращены выдавшему их учреждению на следующий день после истечения срока действия доверенности. О возвращении неиспользованной доверенности делается отметка в корешке книжки доверенностей или в журнале учета выданных доверенностей (в графе «Отметки о выполнении поручения...»). Возвращенные неиспользованные доверенности погашаются надписью «Не использована» и хранятся до конца отчетного года у лица, ответственного за их регистрацию. По окончании года такие неиспользованные доверенности уничтожаются, при этом составляется соответствующий акт.

Лицам, не отчитавшимся в использовании доверенностей, срок действия которых истек, новые доверенности не выдаются. Так предписывает Инструкция 1967 года.

Регистрация и факт выдачи доверенностей на представление интересов предприятия осуществляется структурным подразделением, определенным локальным нормативным актом. Это может быть служба ДОУ, юридический отдел или все та же бухгалтерия. Регистрация доверенностей производится в Журнале регистрации и выдачи доверенностей (возможный состав его граф приведен в Примере 25).

Регистрация доверенностей производится в Журнале в течение года в порядке возрастания номеров (сквозная нумерация). Журнал должен быть предварительно прошит и скреплен печатью предприятия. Все листы журнала должны быть пронумерованы. Подчистки, приписки и исправления в Журнале не допускаются.

Как правило, доверенность на выполнение юридически значимых действий подписывается в одном экземпляре руководителем предприятия (уполномоченным лицом) и выдается под подпись доверенному лицу (он и осуществляет последующее хранение данной доверенности). Но на практике встречаются и другие варианты местоположения доверенностей:

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Положение о порядке хранения, выдачи и учета документов государственного образца об основном общем и среднем (полном) общем образовании

Бланки аттестатов, книги для учета бланков об основном общем и среднем (полном) общем образовании, а также все документы (накладные, доверенности и расписки, на основании которых бланки аттестатов получены и выданы) хранятся в установленном порядке, а при смене руководителей органов управления образованием и общеобразовательных учреждений передаются новому руководителю по акту, в котором указывается состояние хранения, учета и наличия бланков с указанием их номеров.

На многих предприятиях ведется учет доверенностей в автоматизированной информационной системе . Если на вашем предприятии осуществляется такой автоматизированный учет, то ответственных за его ведение необходимо зафиксировать в приказе.

Основанием для регистрации в автоматизированной системе является доверенность, подписанная руководителем предприятия.

Как правило, при использовании автоматизированной системы учета доверенностей номер присваивается автоматически. В ней может фиксироваться та же информация, что и в журналах учета из Примеров 24 и 25. При этом регистрационные сведения можно расширить, добавив туда:

• паспортные данные, место жительства представителя;
• Ф.И.О. и должность подписавшего доверенность (руководителя организации или уполномоченного лица);
• наименование ответственного подразделения;
• реквизиты служебной записки (запроса о подготовке доверенности) с указанием, кто подписал служебную записку (запрос).

Доступ к автоматизированной системе имеют, как правило, все руководители предприятия. Такая система позволяет группировать информацию по доверенностям по различным запросам, что делает работу с доверенностями более удобной.

Порядок ведения регистрационного дела доверенностей

Срок хранения Журнала учета и выдачи доверенностей - 5 лет (ст. 193 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием срока хранения, 2000 год).

Если документооборот ведется только в бумажном виде, то вопросов по ведению журналов, в т.ч. об отражении в них факта выдачи доверенности подписью получателя, не возникает. А как быть, если журналы регистрации доверенностей ведутся в электронном виде? В этом случае в номенклатуре дел следует указать, что документ хранится в электронном виде. А вот зафиксировать факт передачи доверенности уполномоченному лицу можно следующим образом: из системы электронного учета доверенностей распечатывается регистрационная карточка доверенности, которая уже будет содержать всю информацию о выданной доверенности, включая реквизит «отметка о передаче доверенности уполномоченному лицу под подпись», при этом не потребуется заполнять эту карточку вручную. На этой распечатке получатель доверенности и должен будет расписаться. Все распечатанные карточки с оригинальными подписями можно формировать в отдельное дело, срок хранения которого будет совпадать со сроком хранения Журнала учета и выдачи доверенностей.

Обязанности по формированию регистрационного дела возлагаются на тех же ответственных лиц, что занимаются регистрацией доверенностей. Дело формируется из ксерокопий доверенностей, выданных в период одного календарного года, т.е. с 1 января по 31 декабря текущего года. К ксерокопии доверенности подшивается и служебная записка (запрос о выдаче доверенности), если таковая имела место. В случае аннулирования доверенности на ксерокопии делается отметка, например, «Доверенность отозвана приказом предприятия от 03.03.2010 № 45-о/д» . К копии также подшивается оригинал прекращенной доверенности, возвращенный уполномоченным лицом. Срок хранения дела - 5 лет, ЭК.

Следует обратить внимание на то, что Перечень типовых управленческих документов (2000 года) для некоторых доверенностей (их копий и возвращенных оригиналов) устанавливает более длительные сроки хранения . Так, статья 5 предписывает хранить постоянно протоколы заседаний и другие документы к ним (в т.ч. доверенности), если они документируют заседания коллегиальных исполнительных, контрольных / ревизионных, научных / экспертных / методических / консультативных органов организации, а также совещания у руководителя организации, собраний трудовых коллективов организации, общих собраний / пайщиков.

Сноски

Свернуть Показать