Курсовая работа: Современные материальные носители документированной информации. Документирование информации и информационные ресурсы
Понятие
Согласно Федеральному закону от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" под документированной информацией понимается зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или ее материальный носитель (где информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления).
Структура
Из термина «документированная информация (документ)», содержащегося в упомянутом законе, вытекают три основных признака документа.
Первый из них - наличие материального носителя информации. В качестве такового, в принципе, могут рассматриваться любые объекты материального мира, включая вещи и физические поля, в которых находят свое отображение определенные сведения. Одни и те же сведения могут быть зафиксированы на различных материальных носителях. Наибольшее распространение получили бумажные носители, документы, в которых информация представлена в электронно-цифровой форме (электронные документы), видео- и звукозаписи.
Вторым признаком документированной информации является идентифицируемость зафиксированных на носителе сведений. Это достигается путем присовокупления к содержательной стороне сведений данных, именуемых реквизитами, которые позволяют установить источник и назначение информации, время ее документирования, а в ряде случаев и обеспечить защиту того либо иного документа (электронная цифровая подпись). Реквизиты должны быть зафиксированы на том же материальном носителе, что и идентифицируемые сведения.
Третьим признаком документированной информации, который не нашел своего отражения в анализируемом термине, выступает возможность изменения форм ее закрепления. Данный признак проявляется в том, что информация, закрепленная на материальном носителе одного вида, может быть одновременно представлена и на других видах носителей без угрозы утраты своего содержания и реквизитов. По существу, это возможность копирования информации.
Свойства
Свойства документированной информации – это качества, признаки которые присущи документу вне зависимости от того, осознаются они человеком или нет. Свойства тесным образом связаны с содержанием понятия документа и его основными функциями. Документированная информация обладает большинством тех же свойств, что и информация вообще. Эти свойства также можно разделить на внешние и внутренние.
Однако, наряду с общими свойствами, документированная информация обладает и рядом специфических свойств, отличающих её от всех других видов и разновидностей информации. К их числу следует отнести, прежде всего, фиксированный характер документированной информации, вытекающий уже из самого понятия документа.
Обобщённой характеристикой, которая свидетельствует о степени полезности информации для потребителя, является её качество. Важнейшими показателями качества и одновременно свойствами документированной информации выступают: релевантность, полнота, полезность, своевременность, достоверность, новизна, доступность, защищённость, ценность, эргономичность.
Релевантностью (от англ. "relevant"- уместный, относящийся к делу) называется способность информации соответствовать запросам, нуждам, требованиям потребителя.
С релевантностью тесно связано другое важнейшее свойство документированной информации - её ценность , т.е. потребительская значимость, которая выражается, как правило, в соответствии информации своему целевому назначению.
Существенной характеристикой документированной информации является её полнота , которую обычно определяют как оптимальное соотношение между необходимой и полученной информацией. От полноты информации зависит качество принимаемых на её основе управленческих или иных решений. При этом следует заметить, что документированная информация никогда не бывает полной, так как невозможно зафиксировать на материальном носителе даже те события, свидетелями и участниками которых мы являемся. Тем более невозможно иметь полную информацию о минувших эпохах. Поэтому всегда можно говорить лишь о степени полноты информации.
Следует различать полноту и избыточность информации. Избыточная информация - это повторяющаяся, дублирующая информация. Она отнимает время у потребителя, отрицательно сказывается на эффективности управления. По имеющимся данным, излишним является в среднем около трети всего объёма информации, предназначенной для потребления в управленческих подразделениях разного уровня. Подсчитано, что в среднем 60% научных и административных документов потребителю не нужно прочитывать целиком. Мало того, он попросту не успеет прочитать всё для выполнения его профессиональных обязанностей, если будет читать всё подряд.
Однако с избыточностью информации дело обстоит далеко не так просто, как это может показаться на первый взгляд. Установлено, что в целом ряде случаев избыточная информация приносит даже пользу. Причём необходимость избыточности доказана эволюционным развитием. В частности, избыточными являются существующие алфавиты и языки. К примеру, в русском языке избыточность составляет 40 %, во французском - 55 %. Без некоторой избыточности человек не в состоянии длительное время воспринимать информацию. Это потребовало бы от него постоянного напряжённого внимания, что приводит к быстрому утомлению и потере способности к восприятию.
Информация может быть полезной и бесполезной. Полезность информации - ещё одно из её свойств. Полезность есть не что иное, как ценность информации в определённых конкретных условиях. Граница между понятиями полезности и бесполезности относительна, субъективна, поэтому можно говорить лишь о степени полезности, которая выявляется в процессе актуализации информации.
С полнотой связана достоверность информации. Она отражает степень объективности в процессе фиксации и передачи информации. С увеличением полноты достоверность увеличивается. Однако происходит это лишь до тех пор, пока не наступает сверхизбыточность информации, которая уже перестаёт влиять на степень её достоверности.
Достоверность зависит от источника информации, прежде всего от уровня его компетентности, от субъективизма в процессе сбора, обработки, оформления информации. Поскольку документ создаётся человеком, постольку содержащаяся в нём информация всегда субъективна. Каждому конкретному документу присуща своя, большая или меньшая, степень субъективности.
Проблема достоверности информации нередко бывает связана с преднамеренным её искажением - дезинформацией (фальсификацией). Она может выражаться в предоставлении заведомо ложных либо неполных сведений, в сознательно искажённой интерпретации каких-либо фактов. Таким образом, достоверность относится к числу наиболее значимых свойств документированной информации, поскольку любые её отклонения могут отрицательно сказаться на качестве принимаемых управленческих решений.
Со временем информация, даже самая полезная, стареет. Поэтому важнейшим её свойством является новизна . Понятие новизны относительно. Одна и та же информация, утратив новизну в оперативной среде, может оказаться новой при реконструкции событий прошлого, т.е. в процессе реализации функции документа как исторического источника.
С новизной связана своевременность информации, т.е. её способность соответствовать запросам потребителя в нужный момент времени.
Одно из свойств документированной информации - её доступность , т.е. возможность получения потребителем.
Защищённость - свойство документированной информации, которое характеризует невозможность несанкционированного доступа и изменения, искажения её со стороны других лиц.
Ещё одним свойством информации является её эргономичность , т.е. оптимальность формы или объёма информации для конкретного потребителя.
Наконец, важным свойством документированной информации является её адекватность (определённость), т.е. соответствие отражённых в документе фактов, событий, показателей самому объекту или явлению, а также задаче конкретного документа. Можно, видимо, говорить лишь о степени адекватности, поскольку любая информация содержит элемент неопределённости, особенно информация о будущем (планы, прогнозы).
Помимо внешних, существуют внутренние свойства документированной информации. Они находят своё выражение в объёме информации, в её внутренней организации, структуре.
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Подобные документы
Производство документированной информации, формирования и использования информационных ресурсов. Характеристика обязательного экземпляра тиражированных документов. Государственная политика в области формирования и использования информационных ресурсов.
контрольная работа , добавлен 24.06.2011
Действующая Конституция РФ. Федеральный закон об информации, информационных технологиях и о защите информации. Федеральный закон об электронной цифровой подписи. Законы РФ "Об авторском праве и смежных правах", "О средствах массовой информации".
презентация , добавлен 19.05.2014
Понятие и сущность электронно-цифровой подписи и условия ее использования в электронных документах органами государственной власти, государственными организациями, юридическими и физическими лицами. Понятие и функции электронной банковской деятельности.
контрольная работа , добавлен 16.10.2010
Права и свободы потребителей в области оборота информации. Документированная информация, как объект информационных правоотношений. Законодательство о рекламе - информации, направленной на привлечение внимания к товару или услуге и их продвижения на рынке.
курсовая работа , добавлен 02.05.2011
Правовой статус электронной цифровой подписи, ее особенности и отличия от рукописной подписи. Рассмотрение ситуации о недопустимости осуществления рекламы пива в отсутствии предупреждающей надписи, а также ее размещения возле учреждений образования.
контрольная работа , добавлен 06.01.2015
Понятие информатизации права и ее правовое регулирование. Проблема создания в России информационно-правового пространства и защиты информационных прав граждан. Принятие закона об электронной цифровой подписи. Распространение процессуальных документов.
курсовая работа , добавлен 13.09.2013
Понятие электронного документа, его основные признаки и виды. Особенности собирания и представления электронных документов. Специфика исследования и оценки электронных документов. Возможности использования электронных документов как доказательств.
дипломная работа , добавлен 28.04.2012
Лекционное занятие
(очная форма 2 час., заочная форма 5 лет обучения 0 час.,
1. Основные правовые понятия, применяемые при документировании информации.
2. Правовое регулирование делопроизводства.
3. Правовое регулирование архивного дела.
4. Обязательный экземпляр документов.
5. Правовые основы создания и применения электронных подписей.
Задание
В марте 2012 года Президент России Дмитрий Медведев поручил проработать вопрос о возможности отказа от бумажного документооборота в пользу электронного. Медведев сообщил, что на совещании по экономическим вопросам руководители многих российских банков «говорили о тоннах бумаг, которые никогда и никем не востребуются, но они прямо предусмотрены законодательством об архивном деле и другими законами».
Подготовьте проект соответствующих изменений в Закон об Архивном деле.
1. Раскройте содержание понятия «документ»
2. Раскройте содержание понятия «документированная информация» в соответствии с действующим законодательством РФ.
3. Раскройте содержание понятия «электронный документ» в соответствии с действующим законодательством РФ.
4. Раскройте содержание понятия «делопроизводство» в соответствии с действующим законодательством РФ.
5. Раскройте содержание понятия «Архивное дело» в соответствии с действующим законодательством РФ.
Нормативные акты
Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ (действующая редакция) «Об электронной подписи» // СПС «КонсультантПлюс».
Федеральный закон от 29.12.1994 N 77-ФЗ (действующая редакция) «Об обязательном экземпляре документов» // СПС «КонсультантПлюс».
Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (действующая редакция) «Об архивном деле в Российской Федерации» // СПС «КонсультантПлюс».
Федеральный закон от 29.12.1994 N 78-ФЗ (действующая редакция) «О библиотечном деле» // СПС «КонсультантПлюс».
ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст // СПС «КонсультантПлюс».
Основная:
Дополнительная:
Коржов В.Ю. Комментарий к Федеральному закону от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (постатейный) / под ред. Н.Н. Ковалевой // СПС КонсультантПлюс. 2011.
Похило Е. Как наилучшим образом организовать документооборот в компании? // Акционерный вестник. 2012. N 12.
Семизорова Е.В., Тульская О.В. Актуальные вопросы применения судами электронных документов // Информационное право. 2013. N 5.
Семизорова Е.В. Обеспечение юридической значимости электронных документов // Информационное право. 2011. N 2.
Степанюк О.С., Степанюк А.В. Проблема межотраслевого подхода к толкованию понятия «Официальный документ" // Российский судья. 2013. N 4.
Чамуров В.И. Электронные документы в сети Интернет как доказательства в российском судопроизводстве // Информационное право. 2013. N 4.
Тема 5. Правовая защита конфиденциальной информации
Лекционное занятие
(очная форма 2 час., заочная форма 5 лет обучения 0 час.,
3 года обучения 0 час., 3,5 лет обучения 0 час.)
4. Правовой режим тайны.
Практическое занятие
(очная форма 2 час., заочная форма 5 лет обучения 0 час.,
3 года обучения 0 час., 3,5 лет обучения 2 час.)
1. Защита информации и ограничение доступа к информации.
2. Понятие и виды правовых тайн.
3. Участники отношений, складывающихся в сфере защиты конфиденциальной информации.
4. Правовой режим тайны.
5. Правовые последствия разглашения конфиденциальной информации.
Самостоятельная работа студентов
(очная форма час., заочная форма 5 лет обучения час.,
3 года обучения час., 3,5 лет обучения час.)
Ваше мнение
1. Парень переписывался с девушкой в социальной сети ВКонтакте. Спустя несколько дней девушка опубликовала часть их переписки на своей странице. Публикация содержала сведения, распространения которых парень не хотел.
Имеется ли в данной ситуации какое-либо правонарушение? Изменится ли что-то, если парень оскорблял девушку в опубликованной части переписки?
2. Ознакомьтесь с видеороликом "Загрязнение почвы в Китае - "государственная тайна", http://youtu.be/qImuzvoN1kM. Существует ли в российском законодательстве лингвистическая неопределенность, о которой говорится в ролике?
Контрольные вопросы
1. Что понимается под конфиденциальностью информации?
2. Что лежит в основе деления тайн на первичные и производные?
3. В чем разница между государственной и коммерческой тайнами?
4. Что такое грифование? При документировании каких тайн оно используется?
5. Назовите основные обязанности обладателя информации, составляющей тайну.
Нормативные акты
Конституция Российской Федерации, принята всенародным голосованием 12.12.1993, с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ, от 05.02.2014 N 2-ФКЗ // СПС «КонсультантПлюс».
Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (действующая редакция) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // СПС «КонсультантПлюс».
Закон РФ от 21.07.1993 N 5485-1 (действующая редакция) «О государственной тайне» // СПС «КонсультантПлюс».
Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ (действующая редакция) «О персональных данных» // СПС «КонсультантПлюс».
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (действующая редакция) // СПС «КонсультантПлюс».
Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ (действующая редакция) «О коммерческой тайне» // СПС «КонсультантПлюс».
Федеральный закон от 21.11.2011 N 323-ФЗ (действующая редакция) «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации» // СПС «КонсультантПлюс».
Федеральный закон от 02.12.1990 N 395-1 (действующая редакция) «О банках и банковской деятельности» // СПС «КонсультантПлюс».
Указ Президента РФ от 06.03.1997 N 188 (действующая редакция) «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера" // СПС «КонсультантПлюс».
Основная:
Кузнецов П.У. Основы информационного права. Учебник для бакалавров. - М.: ПРОСПЕКТ, 2014.
Информационное право. Учебник для бакалавров / под ред. Рассолова И.М. - М.: ПРОСПЕКТ, 2013.
Бачило И.Л. Информационное право. Учебник. - М.: Юрайт, 2013.
Паршуков М.И. Понятийный аппарат информационного права в законодательстве, науке и образовательной деятельности // Информационное право. 2013. N 3.
Савельев Д.А. Информационное право и электронное государство. Вводный курс. Учебное пособие. - Санкт-Петербург: НИУ ИТМО, 2012.
Электронный учебник. CD Информационное право. Городов О.А. - М.:КноРус, 2012.
Дополнительная:
Волчинская Е.К. К юбилею Закона Российской Федерации «О государственной тайне» // Информационное право. 2013. N 2.
Волчинская Е.К. О проблемах формирования правовой системы ограничения доступа к информации // Информационное право. 2013. N 4.
Журавлев М.С. Персональные данные в трудовых отношениях: допустимые пределы вмешательства в частную жизнь работника // Информационное право. 2013. N 4.
Кротов А.В. Защита права на неприкосновенность частной жизни при реализации информационных прав посредством телефонной связи // Информационное право. 2013. N 2.
Потрашкова О.А. Коммерческая тайна: проблемы правовой защиты // Информационное право. 2013. N 1.
Северин Р.В. Сущность убытков в информационной сфере предприятия // Информационное право. 2013. N 1.
Стрельников В. Персональным данным - особую защиту // ЭЖ-Юрист. 2013. N 12.
Терещенко Л.К. Правовой режим персональных данных и безопасность личности // Закон. 2013. N 6.
Деятельность любой организации невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации. При этом информация все чаще принимает фиксированный, документальный характер. Согласно ГОСТ Р 51141-98 «документ, документированная информация - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».
Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. Если рассматривать это в историческом аспекте, то можно проследить, как менялись способы фиксирования информации на материальном носителе и соответственно сами носители. Для фиксирования и передачи информации во времени и пространстве применялись различные способы - от письменности до книгопечатания, от литографии до аудиозаписи, фотокопирования, кинозаписи, микрофильмирования, голографии, применения лазерной и компьютерной техники. Происходило это потому, что менялись носители информации - сначала это были береста, папирус, затем бумага, фотопленки (фотобумага), магнитные дискеты, лазерные диски и др.
Запись информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов.
Документирование может осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись) или на искусственных языках с использованием соответствующих носителей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.).
Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и нормативными правовыми актами. Федеральный закон Российской Федерации от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ «Об информации и защите информации» (с изменениями от 10 января 2003 г.) устанавливает, что информационные ресурсы, т.е. документы и массивы документов являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, в частности: порядок документирования информации; право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах; категории информации по уровню доступа к ней; порядок правовой защиты информации.
Данным законом (ст.5) также установлено, что «документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации».
Документирование, т.е. процесс создания и оформления документа, может осуществляться как физическими, так и юридическими лицами, которые будут выступать в качестве авторов документа. В связи с этим принято различать документ личного происхождения и официальный документ.
Документ личного происхождения - это документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.
Официальный документ - это документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.
Официальный документ обладает необходимым для управленческой деятельности свойством - юридической силой, что означает, что документ может служить подлинным доказательством заключенной в нем информации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован непосредственно, или всех участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность.
Согласно ГОСТ Р 51141-98 «юридическая сила документа есть свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления» .
Документы выступают в качестве непременного элемента управленческой деятельности, являясь одновременно и средством труда, и его результатом. Такое место документы занимают благодаря своей полифункциональности, т.е. наличию различных функций.
Документы могут выполнять следующие функции, которые условно можно разделить на три блока:
- · информативные функции (информационная, социальная, политическая и коммуникативная);
- · функции, обеспечивающие процесс управления (управленческая, правовая, учетная);
- · функции, носящие культурно-исторический характер (культурная, функция исторического источника).
Информационная функция обусловлена тем, что в документе происходит материализация информации и она присуща всем без исключения документам, независимо от способа их изготовления и носителя информации, так как необходимость фиксировать информацию - причина появления любого документа.
Итак, фиксация и передача информации во времени и пространстве, а,следовательно, сохранение зафиксированной информации, возможность ее использования (доступность) составляют основное содержание информационной функции.
Информационная емкость документа определяется такими показателями, как полнота, оптимальность и актуальность информации.
Важнейшей информацией, которую содержит документ, является социальная, т.е. информация о процессах, происходящих в обществе. Это позволяет выделить социальную функцию документа в качестве его самостоятельной функции. На изучении социальной информации базируются такие науки, как история, источниковедение и др.
В принципе каждый документ может выполнять социальную функцию, так как он возникает в силу определенной общественной потребности. Однако значение того или иного документа, выполняющего социальную функцию, может быть различным. Распорядительные документы (постановления правительства, например) имеют большее значение, чем справка с места работы, выданная гражданину.
Государственные стандарты по оформлению документов также выполняют социальную функцию, так как ориентированы на использование определенных средств обработки документов, указывающих на известную ступень технического развития, достигнутого страной (отраслью). Документы могут не только отражать процессы, происходящие в обществе, но и влиять на общественное развитие.
Социальная функция документа может проявляться и в характеристиках личности в ее социальных аспектах, т.е. в отражении деятельности, места, роли той или иной личности в определенной социальной структуре.
Политическая функция документа тесно связана с социальной функцией. Так, первые Декреты советской власти выполняли не только социальную, но и политическую функцию, так как оказали влияние и на политические, и на социальные процессы. Документы, фиксируя и сохраняя информацию о политическом процессе, т.е. о внутренней и внешней политике государства, о деятельности политических партий, оппозиции, лидерах, выполняют свою политическую функцию.
Коммуникативная функция документа состоит в передаче информации во времени и пространстве. Ее можно рассматривать и как частный информационный случай, так как ее содержание - это организация и поддержание информационной связи между индивидуумами в обществе, между различными элементами общественной структуры. С помощью этой функции документа происходит обмен идеями, сведениями, эмоциями, причем обмен этот может быть односторонним, двусторонним, многосторонним.
Односторонний обмен может происходить с помощью документов, ориентированных в одном направлении - сверху вниз (от законодателя к исполнителю).
Двусторонний обмен происходит с помощью документов, тесно связанных между собой (договорные документы, служебная переписка и др.).
Многосторонний обмен информацией происходит с помощью документов, рассчитанных на информирование всего общества (декларации, кодексы, законы и т.п.).
В настоящее время резко возросли коммуникативные возможности документа, так как резко увеличились скорости передачи информации и круг ее пользователей с помощью Интернета, E-mail (электронной почты) и др. В дальнейшем роль коммуникативной функции будет только возрастать, так как ежегодно увеличиваются объемы информации, число пользователей, меняется технология документационного обеспечения управления.
В управленческой функции документ выступает как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации, для обеспечения процесса принятия решения. Документы, обладающие управленческой функцией, являются основным источником информации, играют большую роль в информационном обеспечении управления. С их помощью производится сбор первичных данных, информации о фактическом положении дел. Затем эти данные подвергаются систематизации и обобщению, что реализуется в различных сводках, справках, отчетах. Результатом являются документы, содержащие анализ и оценку положения дел, варианты возможных решений. Управленческие документы в специфической форме отражают стадии, звенья и циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управления.
В правовой функции документ выступает как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения, предприятия, организации. Правовая функция документа выражается в фиксации, закреплении и применении правовых норм и правоотношений.
Существует две группы документов, наделенных правовой функцией:
- · изначально обладающие ею;
- · приобретающие ее на время.
В первую группу можно включить документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также документы, влекущие за собой юридические последствия. Это все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.); судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты управления, издаваемые учреждениями, организациями, предприятиями и влекущие за собой определенные юридические последствия (приказы, распоряжения, положения, уставы, инструкции, правила и др.
Ко второй группе можно отнести документы, которые могут быть предъявлены как доказательства в суде, органах следствия, прокуратуре, нотариате, арбитраже и органах управления. Например, на основе протокола заседания аттестационной комиссии происходит издание приказа об утверждении разряда оплаты труда по Единой тарифной сетке (ETC) сотруднику. В силу определенных обстоятельств документ может быть доказательством, т.е. временно обладать правовой функцией.
Учетная функция документа характеризует прежде всего количественную сторону содержащейся в документе информации. С помощью учетной информации, представленной в формализованном цифровом выражении, систематизируются и отражаются все явления хозяйственной деятельности государства, его органов власти и управления. Документы, обладающие учетной функцией, как правило, имеют унифицированные формы, утвержденные государственными органами, в которых заранее разработана определенная структура представления информации.
Культурная функция документа проявляется в том случае, когда документ выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции, культурного наследия. В документах отражается информация о знаниях, традициях, обычаях, ритуалах, навыках, моральных нормах, менталитете (образе мышления), ценностных ориентациях и др. В этом смысле документ может быть определен как культурный образец, фиксирующий информацию.
Культурную функцию документа лучше всего выполняет комплекс документов, характеризующих определенную область деятельности (технику, науку, живопись и др.). Анализируя такой комплекс документов, можно проследить специфику научного и художественного творчества, моральные и эстетические принципы на определенном этапе, развитие и изменение традиций, обычаев, норм поведения и др.
Функция исторического источника, эта функция документа изучается такими науками, как источниковедение и дипломатика, исследующими документ через анализ его формы и содержания, происхождения, авторства, языка, материала, на котором документ изготовлен. Качество документа для исторической науки будет определяться точностью, конкретностью, новизной и полнотой информации, а также юридической, политической и культурной значимостью документа.
Документ сочетает в себе сразу несколько функций, которые взаимосвязаны между собой, но роль каждой из них различна.
В управленческих документах преобладает управленческая функция, но в то же время эти документы выполняют и другие функции информационную, правовую, коммуникативную и социальную, исторического источника. Роль функций документа может изменяться во времени, когда содержащаяся в нем информация теряет оперативность и актуальность и превращается в ретроспективную, а действенность, нормативное и регулятивное значение утрачиваются. Происходит как бы вытеснение одних функций другими.
Функции, носящие оперативный характер, время действия которых ограничены (политическая, коммуникативная, управленческая, правовая, учета), вытесняются функциями, имеющими постоянный характер (информационная, культурная, социальная, исторического источника).
Контрольные вопросы
- 1. Каким нормативным документом регламентируются основные термины в области делопроизводства?
- 2. Что включает в себя понятие «документ»?
- 3. Какие способы документирования вы знаете?
- 4. Чем отличается документ личного происхождения от официального документа?
- 5. Что обуславливает юридическую силу официального документа?
- 6. Что понимается под полифункциональностью документа?
- 7. Назовите основные блоки функций документа. Чем характеризуется каждый блок функций?
Документирование - это процесс создания документа с использованием различных методов, способов и средств фиксирования информации на материальном носителе. В случае если этот процесс регламентируется, возникают официальные документы. Поэтому в делопроизводстве термин “документирование” и определение этого понятия стандартизованы. Документирование - это “запись информации на различных носителях по установленным правилам”. В свою очередь, правила документирования определяются как “требования и нормы, устанавливающие порядок документирования” ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (М., 1998. С.2). Правила документирования устанавливаются либо правовыми нормативными актами, либо выработаны традицией. «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации» Федеральный Закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации», ст. 5
Запись информации на материальном носителе осуществляется с помощью специальных средств документирования, начиная от простейших (ручка, карандаш и т.п.) и заканчивая электронными средствами.
Средство документирования -- это предмет (орудие) или совокупность приспособлений (оборудование, инструменты), используемых для создания документа. Номенклатура средств составления, копирования и размножения документов включает ручные, механизированные и автоматизированные приспособления, начиная с гусиного пера и заканчивая вводно-выводными устройствами ЭВМ.
Способ документирования - это действие или совокупность действий, применяемых при записи информации на материальном носителе (например, высекание, тиснение, резьба, окрашивание, перфорирование, фотохимический, электромагнитный, оптический, электронный, механический, ручной и др. способы документирования).
Таким образом, документирование - это запись информации на различных носителях по установленным правилам, то есть процесс создания документов. Паневчик В.В. Делопроизводство. Документационное обеспечение управления. - Минск, 2003.
