Шапка организации с реквизитами. Создание фирменного бланка в Microsoft Word

Фирменный бланк организации является его лицом. Примерно так же, как визитка – лицо человека, которому она принадлежит. Жестких правил использования для организаций не существует . Но наличие профессионально разработанных шаблонов для документов добавит преимущества .

Обязательное содержание определяет ГОСТ Р 6.30-2003 , который подробно описывает требования к разработке макета для организаций. Носит рекомендательный характер . В приложениях А и Б приведены образцы шаблонов. Основное в оформлении:

1. Допускается изготавливать бланки двух стандартных форматов А4 (210х297 мм.) и А5 (210х148 мм.).
2. Необходимо оставлять поля для удобства обращения и использования документов. Левое, верхнее и нижнее поля — не менее 20 мм., правое — не менее 10 мм.
3. Фон для создания документа — белый или совсем светлый.
4. По назначению бланки делятся на общие и для писем. Общий используют для изготовления любых документов, кроме писем.
5. Каждый вид должен содержать свой перечень документов.
6. Если документ не поместился на одну страницу, то:

• остальные нумеруются в верхней части в середине строки;
• все последующие страницы печатаются того же цвета и качества, что и первая.

В зависимости от учредительных документов, допускается использовать один вид для всех случаев деятельности .

Особенности для ООО

1. (ООО) обязательно имеет учредительные документы. Фирменный бланк им полностью соответствует. В оформлении допускается свобода стиля, архитектуры заполнения и количества реквизитов. Главное, чтобы это не противоречило основным требованиям ГОСТа.
2. В «шапке» бланка указать:

• наименование организации полное и краткое;
• адрес (если фактический отличается от юридического, то указать оба);
• ОГРН;
• ИНН организации;
• КПП (код причины постановки);
• контактные данные (номера телефонов — мобильный и служебный, факс, мобильную почту, сайт);
• банковские реквизиты.

Допускается часть данных поместить в верхней части , а остальное (например, банковские реквизиты) расположить внизу, отделив сплошной линией от текста и уменьшив шрифт.

В РФ в фирменном бланке полагается указывать большое количество данных об организации, что затрудняет чтение, замедляет поиск телефона или e-mail. Но владеть всеми сведениями о фирме удобно и необходимо, поэтому идея разбить на две части продуктивна.

Составление для ИП

Для ИП наличие бланка не обязательно . Однако, это повысит статус предпринимателя. В упрощенном варианте фирменный бланк ИП напоминает увеличенную визитку.

Заполнение бланка ИП аналогично ООО. Отличия следующие:

1. Вместо наименования организации указать фамилию, имя, отчество лица, на которое зарегистрировано ИП. Эти данные представляют предпринимателя. Предпочтительно применить более крупный шрифт.
2. Указать № свидетельства о регистрации и дату выдачи.
3. Вместо ОГРН (у ИП не существует) — ОГРНИП.
4. Домашний адрес.
5. Адрес для получения корреспонденции (даже абонентский ящик).
6. Паспортные данные (кроме адреса) указывать не надо.

Для чего нужны

Вся деятельность предприятия хранится в документах . Буквально каждый шаг отражается на страницах фирменного бланка, который подписывает уполномоченное лицо. Только в этом случае документ признается юридически законным .

Никто не уйдет в отпуск без соответствующего приказа, никому не повысят зарплату, и, главное, деловые переговоры ведутся только на фирменных бланках. Поэтому периодически проверяют – не устарели ли данные, указанные в «шапке» документа. Повышенное внимание уделяют номерам телефонов, факсу, адресу электронной почты, банковским реквизитам.

Если вовремя не вносить изменения, то приостановятся производственные дела или произойдет задержка с банковскими платежами.

Правила типографики и стиля

Типографика – набор средств , с помощью которых текст становится понятным, интересным, легко читаемым. Цель одна – заинтересовать, стимулировать к прочтению, помочь правильно понять и дочитать до конца. Это набор правил, связанных с использованием шрифтов и других оформительских средств.

Главное — не оформлять текст вручную , что приведет к появлению лишних пробелов, разнообразию межстрочных интервалов, неоднородности шрифтов и пр. В текстовых программах заложены возможности, которые облегчают задачу – стоит использовать их в меру.

Страница делится на три части . Наверху расположена «шапка», где указывается полное название организации. Здесь размещают логотип или товарный знак. Остальной текст «шапки» прописывается мелким шрифтом, должен легко читаться, но не бросаться в глаза.

Главная задача типографики – сделать так, чтобы в тексте ничего не раздражало, чтобы не приходилось перечитывать. Для этого:

• не используйте слишком вычурный шрифт;
• не надо часто менять размер шрифта;
• использовать не более 3-х начертаний шрифтов;
• при смешивании применять контрастные шрифты;
• не использовать фоновые рисунки и фотографии;
• не злоупотреблять подчеркиванием, курсивом, выделением;
• не употреблять только заглавные буквы;
• не забывать оставлять поля слева не менее 20 мм.

Сведения, указанные в «шапке» в соответствии со стандартом, располагаются продольно или в левом верхнем углу.

Порядок и стоимость изготовления

Фирменные бланки и канцелярские принадлежности, выполненные в одном стиле специализированной компанией, сделают фирму легко узнаваемой и запоминающейся.

Выбрать типографскую компанию для создания макета и дальнейшего размножения не сложно. Здоровая конкуренция гарантирует клиенту максимальное внимание и высокий профессионализм — помогут советом, выполнят работу, учитывая желания и возможности.

Для размножения бланков используют цифровую или офсетную печать .

Преимущества цифровой в следующем:

1. Не требуется предпечатной подготовки . Печать происходит непосредственно с электронного носителя или с компьютера, что снижает сроки выполнения и стоимость.
2. Можно ввести изменения . Не составляет труда исправить ошибки, откорректировать цвета, текст.
3. Низкая стоимость небольшого объема продукции . При тираже до 500 экземпляров выгоднее использовать цифровую печать.
4. Легко перейти на создание другой полиграфической продукции с теми же реквизитами.

Недостатки не имеют значения для тиражирования:

• ограничения по размеру бумаги;
• не рекомендуется использовать текстурную бумагу, так как это приведет к снижению качества.

Преимущества привели к востребованности данного способа печати, особенно при совсем маленьких объемах.

Если фирменные бланки используются как средство рекламы , требуется большое количество и высокое качество. Выбор лучше остановить на офсетной печати . Распечатать продукцию можно на различных поверхностях, использовать золотую и серебряную краску и многое другое.

При офсетной печати увеличение тиража пропорционально уменьшает себестоимость продукции . Недостаток способа – предпечатная подготовка, которая увеличивает сроки и стоимость. Несмотря на это выбор клиентов чаще останавливается на офсетной печати.

Можно сделать макет бланка собственными силами и по мере необходимости размножить на принтере. При использовании качественной бумаги получится неплохой результат.

На видео показано, как создать фирменный бланк в Word.

Фрагменты углового и продольного бланка

«НАИМЕНОВАНИЕ»

Общество с ограниченной ответственностью

ООО «Наименование»

р/с 40702810055500ХХХХХХ

СЕВЕРО-ЗАПАДНЫЙ БАНК ПАО СБЕРБАНК, г. Санкт-Петербург

ххххххх@yandex.ru

«НАИМЕНОВАНИЕ»

Общество с ограниченной ответственностью

ООО «Наименование»

191144, г. Санкт-Петербург, пр. Бакунина, ХХ,

ИНН 782ХХХХХХХ, КПП 7842ХХХХХ,

тел./факс 710-ХХ-ХХ, тел.710-ХХ-ХХ,

р/с 40702810055500ХХХХХХ

СЕВЕРО-ЗАПАДНЫЙ БАНК ПАО СБЕРБАНК, г. С.-Петербург

к/с 30101810500000000653 БИК 044030653

Как правило, фирменный бланк ИП — это лист бумаги формата 210×297 мм (А4). Он предназначен для указания на нем реквизитов индивидуального предпринимателя.

В нашей сегодняшней публикации мы рассмотрим вопросы, связанные с печатью фирменного бланка для ИП. В том числе, выясним, какая информация должна содержаться в этом бланке, где и как производятся фирменные бланки, узнаем, можно ли изготовить бланк самостоятельно.

Реквизиты ИП на фирменном бланке следующие:

• название ИП;
• логотип (если есть);
• контакты ИП: адрес, телефон и e-mail (по желанию — сайт);
• банковские реквизиты (по необходимости).

В связи с этим, для ИП очень важно иметь свой собственный фирменный бланк.

Нужно отметить, что наличие фирменного бланка говорит, прежде всего, о серьезности письма. Грамотно и качественно изготовленный фирменный бланк индивидуального предпринимателя прибавляет «плюсов» ИП.

Сфера использования фирменных бланков

Фирменный бланк можно использовать для оформления целого ряда документов. Руководитель организации или ИП вправе самостоятельно определить сферу применения этого бланка:

• внутренние бумаги, например, приказ о приеме на работу директора;
• деловые письма для переписки с контрагентами и контролирующими структурами;
• благодарственные письма;
• оформление деловых или рекламных предложений.

Изготовление и стоимость фирменного бланка ИП в типографии

При нынешних технических возможностях изготовление фирменного бланка ИП не является проблемой. Существует большое количество типографий, предоставляющих данную услугу. Специалисты из типографии способны помочь подобрать наиболее оптимальный вариант фирменного бланка для вашего бизнеса. Они помогут выбрать дизайн фирменного бланка индивидуального предпринимателя, предложив на выбор образцы фирменных бланков ИП.

Обычно фирменные бланки ИП печатаются на двух видах бумаги:

• на обычной офсетной;
• на дизайнерской (цветной, с водяными знаками, фактурным теснением и прочее).

Цена на услуги изготовления фирменного бланка ИП зависит от способа и объема печати (количества копий). Стоимость разработки дизайна фирменного бланка будет составлять приблизительно 1 000 — 2 500 рублей. При желании тут же можно заказать макет и готовую печатную продукцию.

Говоря об офсетном способе печати фирменного бланка ИП, нужно отметить, что он больше подходит для больших тиражей. В среднем срок изготовления бланков офсетным способом составляет от 6-10 дней.

Дизайнерская или цифровая печать фирменного бланка ИП выгодна в ситуации, когда требуется изготовить их в небольшом количестве.

Цифровой способ печати предполагает более высокую стоимость (в расчете на 1 копию). Срок изготовления составляет меньший срок, чем в случае с офсетной печатью — от 1 часа до 1 дня (в зависимости от объема заказа).

Самостоятельное изготовление фирменного бланка ИП

Когда нет возможности воспользоваться услугами типографии для изготовления фирменного бланка ИП, не стоит расстраиваться. В этом случае можно воспользоваться готовыми образцами, которые есть в интернет.

Из преимуществ самостоятельного изготовления фирменного бланка ИП, можно выделить:

• экономию времени (найдя понравившийся образец его можно подкорректировать и распечатать довольно быстро);
• экономию средств (не нужно платить за разработку дизайна и изготовление фирменного бланка ИП).

Воспользовавшись готовыми шаблонами, вы можете распечатать нужное количество копий на своем принтере, потратив при этом не более 20 минут личного времени.

Среди разнообразной деловой документации есть и такая бумага, как фирменный бланк ИП. Здесь мы рассмотрим, как его грамотно составить, дабы избежать проблем с налоговой и другими контролирующими организациями.

Что такое фирменный бланк ИП? Это официальный документ, содержащий самые важные реквизиты предпринимателя. Необходим он для оформления самых разных документов: приказов, справок, отчетов и пр.

Такие листы чаще всего заказывают в типографии в том количестве, которое требуется бизнесмену. Сотрудники полиграфической компании отвечают лишь за качество своей работы. Что касается достоверности изначально указанных сведений, то тут ответственность возлагается на заказчика, то есть, в нашем случае, на индивидуального предпринимателя.

Поэтому очень важно вносить в форму фирменного бланка только подлинные данные. А также знать перечень сведений, которые обязательно должны быть внесены в данный бланк.

Какие реквизиты обязательны

Бесплатно скачав образец фирменного бланка ИП, Вы избавите себя от многих хлопот. Там уже расписаны все перечни сведений, которые законодательство считает необходимыми для этого документа. Бланк должен содержать графы, куда уже «вбиты» или будут позже заноситься:

• полные паспортные сведения о лице, занимающемся предпринимательской деятельностью;
• телефон, адрес, иные контактные данные;
• платежные реквизиты, требующиеся для осуществления безналичных операций: ИНН, расчетный счет ИП и т. д. ;
• полная дата создания документа.

Фирменный бланк ИП иногда содержит и логотип, если у предпринимателя таковой имеется.

Грамотность делопроизводства — залог отсутствия проблем

Знание перечня необходимых реквизитов избавит предпринимателя от многих неприятностей. Как известно, время от времени делопроизводство компаний и частных предпринимателей подвергается проверке. И если будут обнаружены недочеты: неточные сведения, опечатки, нехватка необходимых данных, то проблем не избежать.

Лучше бесплатно скачать образец фирменного бланка ИП на нашем сайте и без хлопот заполнить его, чем после проверки получить список нарушений. А потом заказывать в полиграфической компании новый печатный бланк, снова платить печатникам.

Далеко не всегда дело ограничится этими финансовыми потерями. Нередко надзорные органы выписывают нерадивым предпринимателям еще и штрафы за неточности в документации. Во избежание дополнительных временных и денежных затрат мы и рекомендуем воспользоваться образцом бланка.

На законодательном уровне в Российской Федерации отсутствует закрепление понятия «фирменный бланк» негосударственных предприятий. Нормативный акт — ГОСТ Р 6.30 — 2003 выдвигает одно требование: оформление документа на белой или светлой бумаге. Следует отметить, что указанный ГОСТ имеет рекомендательный характер. На практике любой документ организации едва ли будет рассмотрен без грамотного оформления. Как выглядит фирменный бланк и как его создать? Об этом расскажем в нашей статье.

Деятельность предприятия вне зависимости от организационно-правовой формы связана с большими потоками информации, ниже перечислены ситуации, в которых нельзя обойтись без надлежащего оформления посланий:

• исходящие письма (информационные, претензионные, гарантийные, ответы на запросы партнёров, и прочие);
• информирование о существенных изменениях в финансово-хозяйственной деятельности предприятия;
• оформление доверенности на представление интересов компании в сторонних организациях;
• предоставление документов в контролирующие организации;
• официальные поздравления с профессиональными и общепринятыми национальными праздниками.

Печать письма на фирменном бланке создает имидж вашей компании и налаживает документооборот с партнёрами и прочими внешними организациями.

Как самому создать фирменный бланк в Word?

Фирменный бланк предприятия может быть с угловым или продольным расположением реквизитов, информационное наполнение реквизитов при этом одинаковое, оформляется на листе формата А4, с соблюдением полей по краям листа:

• верхнее 15 мм;
• нижнее 15 мм;
• левое 20 мм;
• правое 10−15 мм.

Отступами нельзя пренебрегать, так как документы зачастую подшиваются на хранение. Если послание объёмное лучше оформить его на нескольких листах, при этом второй и последующие листы не должны содержать шапки фирменного бланка.

Послания оформляются размером шрифта не меньше № 12, наиболее распространённый шрифт TimesNewRoman. Выбрать можно любой шрифт, который входит в стандартный пакет Microsoft Word и удобен для чтения. Нежелательно использование разных шрифтов в шапке фирменного бланка и самом послании. Допускается выделение наиболее важных фрагментов жирным текстом, курсивом, подчёркиванием.

Создание «шапки» фирменного бланка по шагам:

Для того чтобы официальная информация о компании не поддавалась ошибочному изменению предпочтительно размещение шапки в верхнем колонтитуле.

1. Логотип компании и наименование. Цель размещения логотипа и наименования на фирменном бланке компании — быстрая идентификация организации. Если логотип отсутствует, вверху крупным шрифтом указывается полное наименование компании. Компаниям, у которых в учредительных документах (в Уставе) зафиксировано сокращённое наименование желательно, указать его ниже полного, в скобках.
   Размер шрифта следует определять самостоятельно, если основной текст послания оформлен № 12, для наименования можно выбрать № 16−18, выделить жирным текстом.
2. Реквизиты ИНН /КПП. После наименования в следующей строке указываем официальные данные компании, номера ИНН и КПП в одну строку. Ниже можно поместить . Шрифт в этом блоке должен быть № 8−10.
3. Банковские реквизиты. Ниже следует перечисление полных банковских реквизитов, и корреспондентский счёт, наименование и БИК банка.
4. Контактные данные организации. Вместе с перечислением официальной информации компании важно указать контактные телефоны с кодом города, почтовый адрес с индексом, электронную почту.

После перечисления всей информации отчёркиваем готовую шапку сплошной линией.

Советы по оформлению деловых посланий на бланке организации:

• Оформлять дату послания по деловой этике следует в цифровом формате — 01.01.2016.
• Заполняя поле адресата, указывают сначала наименование компании, должность и затем ФИО.
• Инициалы всегда указывают перед фамилией.
• Должность и ФИО адресата указывают в дательном падеже (отвечает на вопрос «кому?»).
• Писать заголовок документа, например «Гарантийное письмо» или «Уведомление».
• Указывать должность лица, подписавшего послание. Если по логике послания есть исполнитель, написать его ФИО и контакты.
• Не использовать государственную символику Российской Федерации.

Где заказать и сколько стоит дизайн фирменных бланков?

Услуги по разработке фирменных бланков, или уникального фирменного стиля оказывают рекламно-издательские, полиграфические организации, студии дизайна существующие в каждом городе.

Оформить заказ на создание логотипа и бланка можно удалённо, в том числе у иностранных компаний, для этого требуется составить техническое задание, в котором будет указан род деятельности организации, пожелания к цветовой схеме, цель создания фирменного стиля и другие нюансы.

Стоимость работ, в среднем, варьируется от 3 000 до 50 000 рублей за создание нового логотипа и стиля, чем выше стоимость услуги, тем большее количество вариантов на выбор будет изготовлено дизайнером.

Корректировка существующего фирменного стиля обходится дешевле, в зависимости от технического задания составляет от 2 500 до 5 000 рублей.

Добавить презентабельности обычному фирменному бланку способна печать на плотной дизайнерской бумаге. В типографии можно заказать пустые фирменные бланки, с отпечатанной шапкой и заполнять их самостоятельно с использованием офисной оргтехники.

Пример фирменного бланка

Каждая организация вправе самостоятельно выбрать или разработать фирменный бланк, руководствуясь только принципами деловой этики. Грамотно оформленный фирменный бланк, напечатанный, на плотной дизайнерской бумаге с использованием хороших чернил подчеркнёт статус. Уникальный фирменный логотип, носит рекламный характер, увеличивает узнаваемость компании.

Лист бумаги, отражающий фирменный стиль складывает первое мнение об организации, поэтому использование стандартного фирменного бланка чаще закрепляют внутренней политикой компании.

Смотрите также видео о том, как сделать фирменный бланк организации в Ворде самостоятельно:

Статьи по теме:

Интернет-сервис «Мое дело»: реальная помощь бухгалтеру

Сделайте набросок шапки фирменного бланка. Набросать примерный вид шапки на бумаге – отличный способ увидеть, как элементы сочетаются друг с другом. Просто нарисуйте (в общих чертах) ваш будущий фирменный бланк на белом листе бумаги.

• Убедитесь, что вы оставили достаточно места для логотипа компании, ее названия, адреса и прочей контактной информации.
• Не хотите ли вы добавить в бланк слоган своей компании? Это отличная идея в том случае, когда основной продукт или услуга, предоставляемая вашей компанией, не указана на бланке.

Запустите Microsoft Word. У Microsoft Word есть все необходимые инструменты для создания отличного образца. Вам будет достаточно просто воссоздать нарисованное на бумаге.

Откройте новый документ и сохраните его как образец. Назовите его «Пустой образец 1» или что-то вроде этого. В будущем это поможет вам быстро его найти и сохранить в папке с образцами. Таким образом, вы сможете быстро поднять документ и распечатать фирменный бланк в нужный момент.

Вставьте колонтитул. Если вы работаете в Word 2007, нажмите меню «Вставка» и «Колонтитулы». Создайте такой колонтитул, который будет хорошим фоном для шапки бланка.

• Если вы работаете в Word 2003, вы увидите колонтитул, выбрав команду «Колонтитул» в меню «Вид». По умолчанию сразу откроется поле, ограниченное пунктиром, для создания колонтитула.