Журнал выдачи топливных карт образец. Как вести журнал учета топливных карт

Топливная карта – удобное и безопасное платежное средство, которое активно используется частными и государственными компаниями во всех регионах России. Возможность безналичного расчета позволяет руководству предприятия контролировать и оптимизировать расходы на заправку служебных автомобилей, настраивать программы отдельно для каждого сотрудника.

Покупка карт на топливо отражается в бухгалтерском учете и фиксируется в ряде документов, среди которых одним из обязательных является журнал учета выдачи.

В какой форме ведется журнал

Единого образца не разработано. Специалист на предприятии веден журнал в форме, наиболее удобной и понятной для себя и контролирующих инстанций. Существует также Инструкция № 157н, разработанная для Единого плана счетов. В пункте 7 этого документа перечислены основные поля и реквизиты, которые должны быть указаны в журнале выдачи топливных карт:

номер записи по порядку;
дату выдачи платежного средства;
наименование карты;
фамилия, имя и отчество человека, выдавшего карту;
фамилия, имя и отчество человека, принявшего платежное средство к возврату;
дату приема.

В некоторых организациях журнал учета дополняют полями с номером карты, размером лимита на заправку по безналу , маркой автомобиля, видом топлива, госномером транспортного средства и другой информацией.

Как правило, ответственным за ведение журнала назначается заведующий хозяйственной частью. Документ предоставляется на проверку по требованию руководства и в других ситуациях.

Топливные карты от «РусПетрол»

На сайте нашей компании вы можете заказать платежные средства с рублевыми и литровыми лимитными программами для частных лиц и организаций. Мы реализуем карты, по которым можно заправляться в любом регионе РФ на АЗС крупных брендов и у ряда региональных операторов. Более полную информацию о предложениях компании и возможностях безналичного расчета вы можете получить у наших специалистов по телефону или при личном визите в офис. Все контактные данные указаны на сайте.

Всем предприятиям, деятельность которых связана с оказанием логистических услуг, и имеющим на своем балансе транспортные средства, нужна ведомость учета горюче-смазочных материалов (ГСМ). В этом документе в полной мере отображается, когда, кому и в каком объеме было оплачено использование топлива или других горюче-смазочных материалов. Для бухгалтера логистической фирмы эта бумага – одна из наиболее часто заполняемых.

Ведомость нужна только тогда, когда приобретение ресурсов осуществляется через подотчетное лицо.

Если компания выдает (приобретает) работникам топливные карты, то все расходы фиксируются на них и потом, в конце месяца, списываются. Но покупку этих карт также придется проводить и документально оформлять.

Законные основания

Форма существует с того момента, как Госкомнефтепродукт СССР 15 августа 1985 года (№06/21-8-446) ее утвердил. Несмотря на множество редакций, суть бумаги остается прежней, она показывает свою актуальность, переиздается и остается значимой для многих организаций.

На основании чего выдается топливо

Выдача ГСМ производится строго при наличии у водителя. Никакие расписки, справки или заявления не могут быть основанием для формирования документа. Для того чтобы убедиться в факте предъявления, бухгалтер (или любое другое назначенное материально ответственное лицо за ГСМ) расписывается в путевом листе, а водитель – в ведомости.

Проверяющие органы обычно интересуются, обоснованы ли расходы налогоплательщика. Кроме того, нужно доказать, что расходование горюче-смазочных материалов прямо или косвенно связано с получением дохода конкретной организацией.

Согласно п. 1 ст. 264 НК РФ траты, связанные с приобретением бензина, газа и других видов ГСМ, вполне возможно учитывать как в бухучете, так и в налоговом учете.

Как выглядит и заполняется документ

В бумаге имеется три части:

Введение, верхняя часть. В ней указываются порядковый номер ведомости, название самой организации, марка, наименование выдаваемого нефтепродукта, дата, ФИО ответственного за совершение выдачи.

Средняя часть ведомости. Она представлена таблицей с графами для заполнения. В ней обязательно указывается: модель и номер авто, номера путевых листов, ФИО водителя, его табельный номер, сколько выдано ГСМ в литрах цифрами и прописью.

Важный момент! Подпись водителя должна стоять непосредственно в таблице, в последнем столбце, напротив номера каждого путевого листа (если их несколько).

Также в табличной части упомянуты талоны на получение. Если организация выдает бензин через транспортные карты, то наличие этого столбца необязательно.

Заключительная часть бумаги. Она находится на обороте и состоит из фразы «Всего по ведомости номер______выдано______». Также в конце расписывается тот, кто проводит выдачу, и тот, кто проверяет указанную в доверенности информацию. В самом конце ставится печать организации.

Аналоги путевого листа

Помимо путевых листов, подходящей основой для заполнения могут считаться:

для спецтехники – специализированные маршрутные листы;
для спецтехники – рапорты о работе;
документы системы контроля пробега и т.д.

Госкомстат России 28 ноября 1997 года принял постановление №78. В нем перечисляются все формы первичной учетной документации, которые могут требовать составления ведомости учета ГСМ. Если учреждение не является автотранспортным предприятием, то четко выполнять все требования унифицированных форм в этом отношении оно не обязано. Но при проверках контролирующими органами будет удобнее пользоваться именно этими формами.

Важно! Храниться эти бумаги должны не менее 5 лет. Если же работник выполнял свои обязанности во вредных, опасных или тяжелых условиях, то согласно Приказу Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года путевые листы сохраняются 75 лет.

Электронный вид

Удобнее всего осуществлять оформление этого документа через программу 1С.

В ней существует специальный модуль учета ГСМ. Если в организации используется несколько видов ГСМ, то для каждой разновидности потребуется своя ведомость учета выдачи. Это правило действует как для электронных, так и для печатных документов.

Если ГСМ нужны для иных целей

Бывают ситуации, когда необходимы жидкости, позволяющие не только совершать поездки, но и осуществлять ремонт, ТО и пр. Для того чтобы в этом случае обойтись без путевых листов, пользуются накладными внутрихозяйственного назначения (подписанными МОЛ) либо лимитно-заборными картами ( и М-10).

Если ведомость распечатывается, то у нее не бывает титульной части. У документа две стороны. На первой – название, на второй – подписи ответственных лиц и печать.

Когда допустима повторная заправка

Если водитель не предоставил отчет об использовании предыдущей «порции» ГСМ, то материально ответственное лицо не имеет права отпускать ему следующую.

Иногда для дополнительного контроля за расходованием топлива на крупных предприятиях вводят специальные талоны с печатью предприятия. Информация об их наличии и номера тоже могут быть занесены в общую бумагу. Неиспользованные талоны благополучно сдаются, на основании чего может быть составлена ведомость возврата талонов.

Налоговый учет

Если бензин, дизельное топливо или иной вид ГСМ используется транспортной организацией (ее основной вид деятельности связан с перевозкой грузов и людей), то расход идет в качестве материальных затрат. Если предприятие не логистическое по своей основной деятельности, то их нужно учитывать как прочие расходы.

Причем в налоговом учете можно принимать как фактически использованное, так и рассчитанное по формуле количество этого ресурса, в зависимости от удобства расчетов и фиксации.

Если у спецтехники или транспортного средства нет одометра, то составляют акт о списании ГСМ и на его основе производят дальнейший учет.

Организация находится на ОСНО. ГСМ приобретается по топливным картам. Нужно ли закреплять топливные карты за держателем карты приказом руководителя? Есть ли в системе образец данного приказа? Если по данной топливной карте заправился другой сотрудник организации, не повлияет ли это на принятие к расходам ГСМ в налоговом учете по данной карте?

Типовой формы данного документа нет, поэтому организация вправе разработать ее самостоятельно.

Налоговые и бухгалтерские изменения в 2017 году
С 2017 года в работе бухгалтеров многое поменялось. О самых актуальных изменениях читайте в этом разделе.
Утвердили новые КБК по страховым взносам и упрощенке
Изменились правила заполнения поля 101 в платежном поручении .
Страховые взносы передали налоговикам.
Появилась новая отчетность - расчет по страховым взносам , СЗВ-СТАЖ и другая.
По-новому теперь надо подтверждать .
Хочу быть в курсе всех изменений >>

Отвечает Любовь Котова,

начальник отдела нормативно-правового регулирования страховых взносов департамента налоговой и таможенной политики Минфина России

«Теперь на титульном листе расчета есть поля «Код по ОКВЭД», «Численность работающих инвалидов», «Численность работников, занятых на работах с вредными и опасными факторами». Раньше эти данные вы указывали в разделе II. В новой форме отчета нет ни раздела I, ни раздела II. Вместо них шесть таблиц. Как их заполнить? Читайте в рекомендации. Там же вы найдете готовый пример расчета.»

Нет, не повлияет. Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально ( , п. 1 ст. 252 НК РФ). Для подтверждения используйте путевые листы.

Включите стоимость ГСМ в расходы на дату принятия путевого листа к учету. А если расходы на топливо признаются прямыми, ГСМ – по мере реализации товаров (работ, услуг), в себестоимость которых они включены.

Андрея Кизимова, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Как выдать и отразить в бухучете и при налогообложении топливные карты для приобретения ГСМ

Журнал учета топливных карт

Как правило, топливную карту закрепляют за конкретным сотрудником (водителем). Для контроля можно завести журнал учета приема и выдачи топливных карт . Типовой формы данного документа нет, поэтому организация вправе разработать ее самостоятельно. Порядок выдачи и возврата топливных карт не регламентируется.* На практике можно обязать сотрудника сдавать карту либо ежедневно, либо при необходимости (по окончании срока ее действия, при увольнении, при уходе в отпуск и т. п.). Авансовые отчеты при расчетах за ГСМ с помощью топливных карт составлять не нужно.

Порядок бухучета топливных карт зависит от условий договора с поставщиком ГСМ.

Сергея Разгулина , действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как отразить в бухучете и при налогообложении приобретение ГСМ по топливным картам

Документальное подтверждение

Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально (п. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ , п. 1 ст. 252 НК РФ). Для подтверждения используйте путевые листы. Образцы путевых листов, которые применяются при эксплуатации грузовых и легковых автомобилей, утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 .* О том, как заполнить путевой лист, см. Как отразить в бухучете и при налогообложении приобретение ГСМ за наличные .

ОСНО

В зависимости от характера использования транспорта расходы на ГСМ включите в состав:*

материальных расходов (при оказании автотранспортных услуг) ( , письмо УФНС России по г. Москве от 14 ноября 2006 г. № 20-12/100253);
прочих расходов, связанных с производством и реализацией (при использовании автотранспорта для нужд организации) (подп. и п. 1 ст. 264 НК РФ).

Для расчета налога на прибыль ГСМ принимаются к учету по покупным ценам (п. 2 ст. 254 , подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Если НДС включен в цену и выделен в расчетных документах отдельной строкой, то сумму этого налога следует исключить (п. 1 ст. 170 НК РФ). НДС на основании счета-фактуры можно принять к вычету (п. 1 ст. 172 НК РФ).

Если затраты на приобретение ГСМ относятся к материальным расходам, списывайте их с учетом метода оценки материалов , который применяет организация (п. 8 ст. 254 НК РФ).

Если затраты на приобретение ГСМ относятся к прочим расходам, списывайте их по фактической стоимости приобретения (без НДС) (подп. 11 п. 1 ст. 264 , п. 1 ст. 170 НК РФ).

О применении норм расхода ГСМ при расчете налога на прибыль см. Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении приобретение ГСМ за наличные .

Ситуация: когда в состав расходов для расчета налога на прибыль можно включить стоимость ГСМ, приобретенных по топливной карте

Даты списания ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете совпадают. Это объясняется тем, что основанием для списания ГСМ является правильно оформленный путевой лист. Именно этот документ подтверждает обоснованность списания ГСМ (