Правила оформления вордовского документа. Использование шрифтов в официальных документах по госту

Муниципальное бюджетное образовательное учреждение

городской Дворец детского и юношеского творчества

по оформлению текстовых документов

в Microsoft Word 2010

Нижний Тагил

2013

6. Вставляем разрывы страниц в нужных местах.

7. Наводим порядок в таблицах, списках и рисунках.

8. Оформляем колонтитулы и номера страниц.

Все действия выполняются по мере необходимости.

1. Гарнитура шрифта, размер, цвет, выравнивание

Поработаем со шрифтом. Сначала выделим текст документа, потому что все манипуляции применяются только к выделенному тексту. Выделить весь текст можно тремя способами:

· нажать сочетание клавиш Ctrl+А (латинская);

· трижды щёлкнуть мышкой на левом поле документа (на пустом месте);

· поставить курсор в самое начало документа и нажать "клавосочетание" Ctrl+Shift+End (или поставить курсор в самый конец документа и нажать Ctrl+Shift+Home )

Отдельное слово выделяют, дважды щёлкнув на нём мышью. Абзац - двойным щелчком на левом поле документа напротив нужного абзаца. Произвольную часть текста можно выделить просто мышкой, перетащив курсор с нажатой левой клавишей. Чтобы снять выделение с текста, достаточно щелкнуть мышкой где-нибудь на пустом месте.

Теперь, не снимая выделения, идем на закладку меню "Главная", в разделе "Шрифт" выбираем нужную гарнитуру. Как правило, это Times New Roman. Этот шрифт обычно употребляется при оформлении официальных документов.

Сразу же, не снимая выделения, задаем размер шрифта – 14, если в требованиях к документу не оговаривается другой. Обычно используют не меньше 12. Весь выделенный текст теперь оформлен гарнитурой Times New Roman с 14-м кеглем. Сразу же можно придать тексту какой-либо цвет, например, черный. Это бывает необходимо, если части документа скопированы из разных источников и имеют разные цвета, а Вам нужен единый стиль. Если нужного цвета в палитре не нашлось, нажмите строчку "Другие цвета…". Выравнивание (влево, по центру, вправо, по ширине) задается в разделе "Абзац". Как правило, в больших документах применяют выравнивание по ширине.

Выделение значимого слова. Не используйте слова и выражения, набранные заглавными буквами, это смотрится неаккуратно. Используйте для выделения заголовки, жирное начертание и курсив.

Так правильно выделять значимое слово. Так тоже можно.

Так неправильно выделять ЗНАЧИМОЕ слово.

Чтобы заменить в тексте заглавные буквы на строчные, необходимо найти во вкладке «Главная» кнопку «Регистр» (выглядит она так: Аа)

2. Поля

Поля устанавливаются 2 см со всех сторон или слева 2,5 см, справа – 1,5 см. Это можно делать и в пустом документе, и в уже готовом. Выделять текст не нужно. Идём на закладку "Разметка страницы", нажимаем кнопку "Поля" и в выпадающем списке выбираем нужные значения. Если их там не оказалось, нажимаем на строку "Настраиваемые поля…" и в появившемся окне "Параметры страницы" вводим значения вручную: верхнее поле – 2 см, левое – 2 см, нижнее – 2 см, правое – 2 см. Обратите внимание на кнопочку "По умолчанию…", которая располагается в нижнем левом углу окна "Параметры страницы". Если Вы хотите, чтобы установленные Вами сейчас поля были у всех документов, которые Вы создадите в будущем, нажмите эту кнопку. В появившемся окошке нажмите "ОК" - и всё, Word без лишних вопросов каждый раз будет устанавливать поля по 2 см со всех сторон. Если Вам понадобится изменить размеры полей, просто повторите описанную процедуру: задайте нужные размеры и нажмите кнопку "По умолчанию…".

3. Отступы первой строки и интервалы абзацев, переносы

Переносы слов включаются на вкладке "Разметка страницы". Можно выбрать из трёх вариантов: "Нет" (по умолчанию выбран именно этот вариант), "Авто", "Ручная".

В идеале в тексте необходимо расстояние между абзацами, которое задается не пустыми строками, а в настройках проставить отступы до или после параграфа - они выглядят более аккуратными. А также это позволяет быстро отредактировать все отступы в тексте, особенно, если нужно скопировать его в другие программы. Без отступов текст слипается, его неудобно структурировать и читать, это очень сложно для человеческого восприятия.

Также необходимо установить междустрочный интервал (одинарный или полуторный) и отступ первой строки. Обыкновенная его величина составляет 1,25 см. Его можно также установить вручную, перетащив верхний ползунок на горизонтальной линейке. Если линейки отсутствуют, их можно отобразить, поставив нужную галочку на вкладке "Вид".

4. Заголовки

Если заголовок необходимо разместить по центру, сделайте это с помощью специальной кнопки для выравнивания текста, а не бесконечным количеством пробелов перед текстом - это неправильно. Структурируйте большие тексты заголовками разных размеров и жирности - так легче читать и усваивать информацию, тексты визуально разбиваются на разные смысловые блоки, глазу удобнее скользить и сканировать данные.

Точка в конце заголовка не ставится!

Небольшую фразу (например, дату) нужно разместить справа, используйте кнопку выравнивания по правому краю, а не пробелы. Если одно слово нужно поставить у левого края, а другое - у правого, для второго слова используйте табуляцию.

5. Удаление лишних пробелов, особенно в начале абзацев и перед знаками пунктуации

По правилам набора текста пробел между словами должен быть один. Для того, чтобы увидеть пробелы, нажмите сочетание клавиш Ctrl+* или на закладке "Главная" в разделе "Абзац" кнопку "Отобразить все знаки" . Вы увидите знаки абзацев, пробелы, разрывы строк и прочие обычно неотображаемые знаки форматирования. На печать эти знаки не выводятся. Отключить их можно повторным нажатием клавиш Ctrl+* или кнопки "Отобразить все знаки". Удалять лишние пробелы вручную слишком утомительно, поэтому воспользуемся функцией поиска Word: вкладка "Главная", раздел "Редактирование", строка "Заменить". Открывается диалоговое окно "Найти и заменить" на вкладке "Заменить". В верхней строке с именем "Найти" вводим два пробела (при этом визуально строка остаётся пустой), в нижней строке с именем "Заменить" - один пробел. Нажимаем кнопку "Заменить все". Word произведёт замены и покажет их количество. Нажимаем кнопку "Заменить все" ещё раз, и ещё, и ещё - до тех пор, пока количество произведённых замен не станет равно нулю. Найти оставшиеся пробелы в начале абзацев можно, введя комбинацию подстановочных знаков "^p ^?" (без кавычек) в поле "Найти" и нажав кнопку "Найти далее". Эта последовательность означает следующее: знак абзаца, пробел и любой знак. Удалять найденный пробел придётся вручную.

Пробелы перед знаками пунктуации (точкой, запятой, многоточием, двоеточием и точкой с запятой, восклицательным и вопросительным знаком), после открывающих и перед закрывающими скобками, кавычками в Word"е тоже считаются ошибкой и подчёркиваются волнистой зелёной линией. Легко обнаружить их в большом документе поможет такая комбинация в поле "Найти": любой знак, пробел и знак пунктуации, например, так:

^? . (любой знак, пробел, точка) – поможет найти пробелы перед точкой;

^? , (любой знак, пробел, запятая) – пробелы перед запятой;

^? : (любой знак, пробел, двоеточие) – пробелы перед двоеточием и так далее. Вводим выбранную комбинацию и нажимаем кнопку "Найти далее". Удалять найденные пробелы опять-таки нужно вручную.

Немного о пробелах . Перед и после тире (-) обязательно ставятся пробелы (не путать с дефисом, который всегда стоит внутри слова и, соответственно, без пробелов с обеих сторон). Нельзя ставить дефис вместо тире. Правильно: интернет-магазин , но: Эта компания - лидер в своей отрасли.

В сокращениях т. п. и т. д. необходимо ставить пробелы.

Набор фамилий с инициалами: (пробела между инициалами нет, они отделяются только от фамилии, инициалы ставятся перед фамилией).

Цифры пишите с принятым разделением с помощью дефисов - сплошной ряд цифр очень сложно прочитать. В русских текстах принято писать: 8 (4, для английских версий документов: +7 В первом случае ставится восьмерка, так как внутри страны мы звоним именно таким образом, а за пределами России люди будут набирать код нашей страны +7. Правда, мобильные телефоны постепенно затирают это правило, но пока оно еще актуально. Код города ставится в скобки, если он не нужен для набора, в случае, когда оба абонента находятся в одном и том же регионе, и без скобок - когда код обязателен. Для федеральных мобильных по этой причине скобки не ставятся, код набирается всегда: 8

Кавычки в русском языке - «елочки». Одинарные - компания «Заводы-пароходы», двойные (кавычки в кавычках) - статья «Компания „Заводы-пароходы“».

Кавычки в английском языке - «лапки» . Style “ high - tech ”.

Обращение. Не используйте слова «Вы», «Вас» с большой буквы - это допустимо только в личной переписке при обращении к конкретному человеку, а на сайтах, в коммерческих предложениях это является грубой ошибкой.

6. Разрывы страниц в нужных местах

Если есть необходимость начинать новую главу или раздел с новой страницы, перед заголовком вставляют разрыв страницы комбинацией клавиш Shift+Enter . Другие виды разрывов можно найти на вкладке "Разметка страницы" -› кнопка "Разрывы" -› выбрать нужный разрыв страницы или раздела из раскрывающегося списка. Это послужит гарантией того, что заголовок останется на своём месте при изменении форматирования документа или увеличении/уменьшении объёма предыдущих глав или разделов. Убедитесь, что до и после разрыва нет лишних знаков абзацев, потому что они часто приводят к возникновению пустых страниц.

7. Таблицы, списки и рисунки

Как правило, в таблицах отступ первой строки не нужен. Выделяем весь текст таблицы, подведя указатель мыши к её левому верхнему углу и нажав на появившийся значок (см. рисунок ниже), и устанавливаем отступ первой строки равным нулю. После этого можно на 1-2 пункта уменьшить размер шрифта. Если Вы забыли, как это сделать, вернитесь к шагам 1 и 3. Чтобы снять выделение с таблицы, достаточно щелкнуть мышкой на пустом месте где-нибудь в стороне. Чтобы выделить отдельный столбец, подведите указатель мыши к верхнему краю нужного столбца, и, когда он примет вид толстенькой чёрной стрелки, направленной вниз, щёлкните один раз. Отдельные строки можно выделить, щёлкнув мышью на левом поле документа напротив нужной строки. А если щёлкнуть и потянуть, выделятся несколько строк (или столбцов). Выделив верхнюю строку таблицы, можно оформить заголовки столбцов, например, так: выравнивание по центру, начертание полужирное или полужирное курсивное.

Если таблица большая, имеет смысл включить повторение заголовков на каждой странице и запретить перенос строк на следующую страницу, так как разорванные строки, как правило, выглядят очень непривлекательно. Щёлкаем правой кнопкой мыши по первой строке таблицы, в появившемся контекстном меню выбираем пункт "Свойства таблицы", на вкладке "Строка" снимаем первую галочку и ставим вторую (см. рисунок ниже, цифра 2 ).

Если курсор стоит не на первой строке, вторая галочка будет недоступна. Перемещаться по строкам можно с помощью кнопок "Предыдущая строка" и "Следующая строка". Повторение заголовков столбцов можно также задать кнопкой "Повторить строки заголовков" (цифра 1 на рисунке выше).

Если в Вашем документе имеются списки, маркированные, нумерованные или многоуровневые, нужно проверить корректность нумерации и расстояние от маркера до текста. Изменить это расстояние можно несколькими способами: вручную перетаскивая маркеры на горизонтальной линейке, либо, что удобнее, из контекстного меню, вызвав его правым кликом по списку и выбрав строку "Изменить отступы в списке...". Из контекстного меню можно также изменить настройки шрифта, абзаца, уменьшить/увеличить отступ от левого поля, маркированный список превратить в нумерованный и наоборот, поменять маркер и уровень списка, разделить или объединить маркированный список с предыдущим, продолжить нумерацию или задать начальное значение для нумерованного списка.

В русском языке при оформлении списка принято использовать цифры либо длинные тире. Круглые маркеры - это американская специфика, а короткие дефисы - уже ошибка. Списки желательно смещать правее относительно основного текста (нужен отступ слева). В конце каждой строки списка ставьте знаки препинания - точку или точку с запятой для больших текстов, запятую для отдельных слов и коротких словосочетаний, но единые для всего списка. В последней строке обязательно ставится точка.

Рисунки в тексте. Задать точное положение рисунка невозможно, всё-таки Word – это текстовый процессор, а не издательская программа, однако можно проследить, чтобы привязка рисунка осуществлялась именно к тому абзацу, к которому относится рисунок (речь идёт о "плавающих" рисунках, имеющих обтекание). Привязка рисунка в режиме отображения всех знаков выглядит как чёрный якорь возле абзаца. Его можно взять мышкой и перетащить в нужное место. Однако помните, что если абзац с привязкой переместится на следующую страницу, то следом "перепрыгнет" и привязанный рисунок. Если рисунок не имеет обтекания, но зато имеет подпись, нужно проследить, чтобы подпись не отрывалась от рисунка: для абзаца, в котором располагается рисунок, установить галочку "Не отрывать от следующего" (диалоговое окно "Абзац", вкладка "Положение на странице". Как вызвать диалоговое окно "Абзац", мы рассматривали на шаге 3).

8. Колонтитулы и номера страниц

Самая трудоёмкая работа уже сделана, осталось несколько штрихов. Давайте создадим колонтитулы (надписи над или под текстом, помещаемые на нескольких или на всех страницах документа). Номер страницы - это по сути такой же колонтитул, только содержащий цифры. Идём в меню "Вставка", раздел "Колонтитулы" и выбираем нужную кнопку со стрелкой: "Верхний колонтитул", "Нижний колонтитул" или "Номер страницы". Не поленитесь просмотреть весь открывшийся список (с помощью полосы прокрутки с правой стороны списка), Вам будет предоставлено на выбор огромное количество вариантов оформления. Кроме того, с помощью команд этого же списка Вы можете изменить, удалить или создать свой собственный колонтитул на основании выделенного фрагмента. Если выбрана команда "Изменить колонтитул", открывается панель инструментов "Конструктор колонтитулов", и в нём уже можно указать (поставить нужную галочку), будет ли на первой странице особый колонтитул, будут ли различаться колонтитулы чётных и нечётных страниц, можно задать расстояние до края страницы и до текста, а также вставить рисунок, клип, дату и время или что-то ещё. Вводим нужный текст верхнего или нижнего колонтитула, например, название произведения и имя автора, выбираем расположение номеров страниц. Если на первой странице документа номер страницы предполагается, но отображаться не должен, нужно открыть вкладку «Вставка», там найти «Верхний колонтитул» или «Нижний колонтитул» (в зависимости от того, где расположены номера страниц), «Изменить колонтитул» и поставить галочку «Особый колонтитул для первой страницы». Чтобы перейти к редактированию текста, нужно дважды щёлкнуть на нём.

Современная черная машинопись является наиболее надежным средством текстонанесения и длительного архивного хранения.

На пишущей машинке документы изготавливаются:

При отсутствии средств вычислительной техники в организации;

Наиболее важные документы, перечень которых устанавливается самой организацией.

В машинописных текстах используются стандартные правила машинописи. Шаг письма и межстрочный интервал устанавливаются по ГОСТ 6.10.5-87: 2,6 мм - шаг письма (размер печатного знака); 4,25 мм - межстрочный интервал. Допускается использовать: шаг письма - 2,54 мм, межстрочный интервал - 4,24 мм.

Реквизиты документа, состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов "Адресат" , "Гриф утверждения документа" , "Отметка о наличии приложения" , "Гриф согласования" отделяют друг от друга 1,5 - 2 межстрочными интервалами, например:

СОГЛАСОВАНО (межстрочный интервал - 1,5) Начальник юридического отдела (межстрочный интервал - 1) (межстрочный интервал - 2) А.С.Круглов

Реквизиты документа отделяют друг от друга двумя - четырьмя межстрочными интервалами.

Наименование вида документа печатается прописными буквами.

Инициалы и фамилия в реквизите "Подпись" печатаются с пробелом на уровне последней строки наименования должности. Например:

Генеральный директор ЗАО "Мануфактура" О.П. Иванов

Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 печатных знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков, его допускается продлевать до границы правого поля или переносить на следующую строку. Точку в конце заголовка не ставят.

0 - для печатания реквизитов "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложения", "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело"; наименования должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования документа", заверительной надписи "Верно", а также слов "ПРИКАЗЫВАЮ", "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПРЕДЛАГАЮ";

- 5 - для начала абзаца в тексте; - 32 - для реквизита "Адресат"; - 40 - для реквизита "Гриф утверждения документа"; - 16, 24, 56 - для составления таблиц и трафаретных текстов; - 34 - 48 - для расшифровки подписи в реквизите "Подпись".

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова "Примечание" и "Основание" печатаются от левой границы текстового поля.

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд печатают, начиная от левой границы текстового поля, второй - отступив 40 печатных знаков от левой границы текстового поля документа.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля листа.

Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа, в этом случае нумеруются страницы на лицевой и оборотной сторонах.

При подготовке принтерных текстов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 - 15, Times DL размером 12 - 14 через один-два интервала. При использовании таблиц могут использоваться шрифты меньших размеров.

Итак, приступим.

Вот план действий по оформлению любого текстового документа:

Задаём гарнитуру шрифта, его размер, цвет, выравнивание.
Устанавливаем поля.
Задаём отступы первой строки и интервалы абзацев, включаем переносы.
Оформляем заголовки.
Ищем и удаляем лишние пробелы, особенно в начале абзацев и перед знаками пунктуации.
Вставляем разрывы страниц в нужных местах.
Наводим порядок в таблицах, списках и рисунках.
Оформляем колонтитулы и номера страниц.
Проверяем структуру документа.
Составляем оглавление, список иллюстраций, предметный указатель, список литературы (нужное подчеркнуть).

Все действия выполняются в меру необходимости. В принципе, это всё. Осталось только ответить на вопрос КАК ? Как всё это сделать? Давайте рассмотрим каждый пункт подробнее.

1. Задаём гарнитуру шрифта, его размер, цвет, выравнивание

Поработаем со шрифтом. Сначала выделим текст документа, потому что все манипуляции применяются только к выделенному тексту. Выделить весь текст можно тремя способами:
а) нажать сочетание клавиш Ctrl+А (латинская);
б) трижды щёлкнуть мышкой на левом поле документа (на пустом месте);
в) поставить курсор в самое начало документа и нажать "клавосочетание" Ctrl+Shift+End (или поставить курсор в самый конец документа и нажать Ctrl+Shift+Home )

Отдельное слово выделяют, дважды щёлкнув не нём мышью. Абзац - двойным щелчком на левом поле документа напротив нужного абзаца. Произвольную часть текста можно выделить просто мышкой, перетащив курсор с нажатой левой клавишей. Чтобы снять выделение с текста, достаточно щелкнуть мышкой где-нибудь на пустом месте. Я обычно выделяю сразу весь текст.

Теперь, не снимая выделения, идем на закладку меню "Главная", в разделе "Шрифт" выбираем нужную гарнитуру, например, Times New Roman (см. рисунок).

Сразу же, не снимая выделения, задаем размер шрифта, например, 14. Весь выделенный текст теперь оформлен гарнитурой Times New Roman с 14-м кеглем. Сразу же можно придать тексту какой-либо цвет, например, черный. Это бывает небходимо, если части документа скопированы из разных источников и имеют разные цвета, а Вам нужен единый стиль. Если нужного цвета в палитре не нашлось, нажмите строчку "Другие цвета…". Выравнивание (влево, по центру, вправо, по ширине) задается в разделе "Абзац". Как правило, в больших документах применяют выравнивание по ширине.

Не пугайтесь, что заголовки и таблицы потеряли своё оформление. Мы займёмся ими чуть позже.

2. Устанавливаем поля

Давайте для примера установим поля 2 см со всех сторон. Это можно делать и в пустом документе, и в уже готовом. Выделять текст не нужно. Идём на закладку "Разметка страницы", нажимаем кнопку "Поля" и в выпадающем списке выбираем нужные значения. Если их там не оказалось, нажимаем на строку "Настраиваемые поля…" и в появившемся окне "Параметры страницы" вводим значения вручную: верхнее поле - 2 см, левое - 2 см, нижнее - 2 см, правое - 2 см. Обратите внимание на кнопочку "По умолчанию…", которая располагается в нижнем левом углу окна "Параметры страницы". Если Вы хотите, чтобы установленные Вами сейчас поля были у всех документов, которые Вы создадите в будущем, нажмите эту кнопку. В появившемся окошке нажмите "ОК" - и всё, Word без лишних вопросов каждый раз будет устанавливать поля по 2 см со всех сторон. Если Вам понадобится изменить размеры полей, просто повторите описанную процедуру: задайте нужные размеры и нажмите кнопку "По умолчанию…".

3. Задаём отступы первой строки и интервалы абзацев, включаем переносы

Переносы слов включаются на вкладке "Разметка страницы". Можно выбрать из трёх вариантов: "Нет" (по умолчанию выбран именно этот вариант), "Авто", "Ручная". Нажав кнопку "Параметры расстановки переносов", Вы получите доступ к более широким возможностям, вплоть до принудительной расстановки переносов.

В разделе "Абзац" можно установить промежутки между абзацами текста, отдельно до абзаца и после него. Напоминаю: наши манипуляции применяются к выделенному тексту, а если ничего не выделено, то только к тому абзацу, на котором стоит курсор. Как правило, выделив весь текст, в этих окошках я выставляю нули. Нажав на кнопку, помеченную на рисунке выше цифрой 1 , мы попадаем на вкладку "Отступы и интервалы" диалогового окна "Абзац". В это же окно можно попасть, нажав аналогичную кнопку на вкладке "Главная" раздел "Абзац". Обратите внимание на кнопку "По умолчанию...". Она делает заданные Вами параметры постоянными для всех новых документов.

Здесь можно установить междустрочный интервал (чаще всего одинарный) и отступ первой строки. Часто встречается ситуация, когда пустые промежутки, в том числе и отступы первой строки, задаются энным количеством пробелов, как на печатной машинке. Этот способ имеет один существенный недостаток: если текст имеет выравнивание по ширине (по обоим краям печатного листа), Word автоматически растягивает или сжимает пробелы между словами так, чтобы края текста были ровными, и в результате одинаковое количество пробелов занимает разное пространство. Посмотрите на рисунок ниже:

На нём явственно видно, что три пробела, которыми маркеры списка отделены от текста, занимают разное пространство на разных строчках. Чтобы избежать такого эффекта, следовало бы оформить текст как "Маркированный список" или, на худой конец, использовать знаки табуляции вместо пробелов. Однако подробнее о списках мы поговорим позже, на шаге 7.

Исходя из вышеизложенного, займёмся отступом первой строки. Обыкновенная его величина составляет 1,25 см. Его можно также установить вручную, перетащив верхний ползунок на горизонтальной линейке. Если линейки отсутствуют, их можно отобразить, поставив нужную галочку на вкладке "Вид".

4. Оформляем заголовки

Настало время заняться заголовками. Оформлять их мы будем с помощью стилей. Это не так сложно, как может показаться на первый взгляд. Научившись применять стили, Вы по достоинству оцените их удобство. Ведь, чтобы вручную изменить форматирование, например, всех заголовков первого уровня в огромном документе, необходимо потратить массу драгоценного времени, а с помощью стиля эта задача решается за несколько секунд. Давайте приступим. Находим первый из заголовков в нашем тексте, ставим на него курсор и применяем встроенный стиль "Заголовок 1" (вкладка "Главная" раздел "Стили"). Выглядит совсем не так, как мы хотели, не правда ли? Но это дело легко поправимое. Выделив заголовок, выбираем нужную гарнитуру шрифта, размер, начертание и выравнивание, например: Arial, 18 кегль, полужирное начертание, выравнивание по центру - точно так же, как мы делали это на первом шаге. Устанавливаем нужные отступы до и после абзаца, например, 24 и 0 соответственно. Убираем отступ первой строки: устанавливаем ноль в соответствующем окошечке диалогового окна "Абзац" или перетаскиваем верхний ползунок на горизонтальной линейке так, чтобы он совпал с нижним (см. шаг 3). Теперь щелкаем на заголовке правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню выбираем строчку "Стили", а в открывшемся подменю - строчку "Обновить Заголовок 1 в соответствии с выделенным фрагментом". Точно так же поступают со стилями "Заголовок 2", "Заголовок 3" и так далее. Изменить встроенные заголовки можно также с помощью окна "Стили", которое открывается по щелчку на кнопке, обозначенной на рисунке ниже цифрой 1 .

Нажав на строчку "Изменить", мы получим доступ к быстрым настройкам форматирования, а нажав кнопку "Формат" в нижнем левом углу открывшегося окна, увидим меню, откуда можно настроить буквально всё.

Просматривая текст, применяем нужные стили к заголовкам, чтобы создать правильную иерархическую структуру документа. Это необходимо для автоматического создания оглавления. Рекомендуется также создавать отдельные стили для обычного текста, списков, оглавления содержания, эпиграфов, цитат и т.д. Создать новый стиль можно, нажав первую из трёх квадратных кнопочек в самом низу окна "Стили". Имена стилям лучше давать осмысленные, латинскими буквами, вместо пробелов пользоваться символом подчёркивания.

5. Ищем и удаляем лишние пробелы, особенно в начале абзацев и перед знаками пунктуации

По правилам набора пробел между словами должен быть один. Для того, чтобы увидеть пробелы, нажмите сочетание клавиш Ctrl+* или на закладке "Главная" в разделе "Абзац" кнопку "Отобразить все знаки" . Вы увидите знаки абзацев, пробелы, разрывы строк и прочие обычно неотображаемые знаки форматирования. На печать эти знаки не выводятся. Отключить их можно повторным нажатием клавиш Ctrl+* или кнопки "Отобразить все знаки". Удалять лишние пробелы вручную слишком утомительно, поэтому воспользуемся функцией поиска Ворда: вкладка "Главная", раздел "Редактирование", строка "Заменить". Открывается диалоговое окно "Найти и заменить" на вкладке "Заменить". В верхней строке с именем "Найти" вводим два пробела (при этом визуально строка остаётся пустой), в нижней строке с именем "Заменить" - один пробел. Нажимаем кнопку "Заменить все". Word произведёт замены и покажет их количество. Нажимаем кнопку "Заменить все" ещё раз, и ещё, и ещё - до тех пор, пока количество произведённых замен не станет равно нулю. Найти оставшиеся пробелы в начале абзацев можно, введя комбинацию подстановочных знаков "^p ^?" (без кавычек) в поле "Найти" и нажав кнопку "Найти далее". Эта последовательность означает следующее: знак абзаца, пробел и любой знак. Удалять найденный пробел придётся вручную. Если Вы знаете способ автоматизации этого процесса, напишите мне, я буду Вам очень благодарна.

Пробелы перед знаками пунктуации (точкой, запятой, многоточием, двоеточием и точкой с запятой, восклицательным и вопросительным знаком, после открывающих и перед закрывающими скобками, кавычками) в Word"е тоже считаются ошибкой и подчёркиваются волнистой зелёной линией. Легко обнаружить их в большом документе поможет такая комбинация в поле "Найти": любой знак, пробел и знак пунктуации, например, так:
^? . (любой знак, пробел, точка) - поможет найти пробелы перед точкой;
^? , (любой знак, пробел, запятая) - пробелы перед запятой;
^? : (любой знак, пробел, двоеточие) - пробелы перед двоеточием и так далее. Вводим выбранную комбинацию и нажимаем кнопку "Найти далее". Удалять найденные пробелы опять-таки нужно вручную.

Немного о пробелах. Перед и после тире (—) обязательно ставятся пробелы (не путать с дефисом, который всегда стоит внутри слова и, соответственно, без пробелов с обеих сторон). Неразрывными пробелами соединяются (т.е. при необходимости переноса строки не разрываются, остаются единым блоком — либо на предыдущей строке, либо на новой) комбинации числа и обозначения (например, 5 м, 10 Мб, 13 сентября 1981 г., рис. 2.1), инициалы и фамилия, однобуквенные предлоги/союзы и последующее слово и др. Неразрывный пробел вводится комбинацией клавиш Ctrl+Shift+Пробел . При указании сумм в евро (€) и долларах ($) указанные знаки ставятся перед суммой без пробела: $150 .

6. Вставляем разрывы страниц в нужных местах

Если есть необходимость начинать новую главу или раздел с новой страницы, перед заголовком вставляют разрыв страницы комбинацией клавиш Shift+Enter . Другие виды разрывов можно найти на вкладке "Разметка страницы" —› кнопка "Разрывы" —› выбрать нужный разрыв страницы или раздела из раскрывающегося списка. Это послужит гарантией того, что заголовок останется на своём месте при изменении форматирования документа или увеличении/уменьшении объёма предыдущих глав или разделов. Убедитесь, что до и после разрыва нет лишних знаков абзацев, потому что они часто приводят к возникновению пустых страниц.

7. Наводим порядок в таблицах, списках и рисунках

Если таблица большая, имеет смысл вкючить повторение заголовков на каждой странице и запретить перенос строк на следующую страницу, так как разорванные строки, как правило, выглядят очень непривлекательно. Щёлкаем правой кнопкой мыши по первой строке таблицы, в появившемся контекстном меню выбираем пункт "Свойства таблицы", на вкладке "Строка" снимаем первую галочку и ставим вторую (см. рисунок ниже, цифра 2 ).

Пару слов скажу и о рисунках в тексте. Задать точное положение рисунка невозможно, всё-таки Word - это текстовый процессор, а не издательская программа, однако можно проследить, чтобы привязка рисунка осуществлялась именно к тому абзацу, к которому относится рисунок (речь идёт о "плавающих" рисунках, имеющих обтекание). Привязка рисунка в режиме отображения всех знаков выглядит как чёрный якорь возле абзаца. Его можно взять мышкой и перетащить в нужное место. Однако помните, что если абзац с привязкой переместится на следующую страницу, то следом "перепрыгнет" и привязанный рисунок. Если рисунок не имеет обтекания, но зато имеет подпись, нужно проследить, чтобы подпись не отрывалась от рисунка: для абзаца, в котором располагается рисунок, установить галочку "Не отрывать от следующего" (диалоговое окно "Абзац", вкладка "Положение на странице". Как вызвать диалоговое окно "Абзац", мы рассматривали на шаге 3).

8. Оформляем колонтитулы и номера страниц

Самая трудоёмкая работа уже сделана, осталось несколько штрихов. Давайте создадим колонтитулы (надписи над или под текстом, помещаемые на нескольких или на всех страницах документа). Номер страницы - это по сути такой же колонтитул, только содержащий цифры. Идём в меню "Вставка", раздел "Колонтитулы" и выбираем нужную кнопку со стрелкой: "Верхний колонтитул", "Нижний колонтитул" или "Номер страницы". Не поленитесь просмореть весь открывшийся список (с помощью полосы прокрутки с правой стороны списка), Вам будет предоставлено на выбор огромное количество вариантов оформления. Кроме того, с помощью команд этого же списка Вы можете изменить, удалить или создать свой собственный колонтитул на основании выделенного фрагмента. Если выбрана команда "Изменить колонтитул", открывается панель инструментов "Конструктор колонтитулов", и в нём уже можно указать (поставить нужную галочку), будет ли на первой странице особый колонтитул, будут ли различаться колонтитулы чётных и нечётных страниц, можно задать расстояние до края страницы и до текста, а также вставить рисунок, клип, дату и время или что-то ещё. Вводим нужный текст верхнего или нижнего колонтитула, например, название произведения и имя автора, выбираем расположение номеров страниц. Вуаля - всё готово! Чтобы перейти к редактированию текста, нужно дважды щёлкнуть на нём.

9. Проверяем структуру документа.

Проще всего проверить её по схеме документа, которая включается на вкладке "Вид".

Удостоверяемся, что все заголовки отображаются как положено. Обратите внимание, если у Вас заголовки занимают две строки, например, так:

ГЛАВА 1

Подкрепление: лучше, чем вознаграждение

то для корректного отображения номеров и названий глав в будущем оглавлении после строки "Глава 1" знак абзаца (вставляемый клавишей Enter) необходимо заменить на перенос строки (Shift + Enter).

Приступаем к созданию оглавления.

10. Составляем оглавление, список иллюстраций, предметный указатель, список литературы

Оглавление составляется автоматически на основании стилей или уровня текста. Также есть возможность заполнить его вручную. Вкладка "Ссылки" —› раздел "Оглавление" —› кнопка с треугольной стрелочкой вниз "Оглавление" —› команда "Оглавление...". В открывшемся окне можно выбрать один из уже определённых форматов (Из шаблона, Классический, Изысканный и т.д.); вид заполнителя между текстом и номером страниц (точки, дефисы, сплошная черта, пустота); количество уровней, включаемых в оглавление; кнопки "Параметры..." и "Изменить..." дают возможность настроить вид оглавления именно так, как Вам нужно. Уже вставленное оглавление можно обновлять как целиком, так и только номера страниц: правой кнопкой мыши вызовите контекстное меню, выберите команду "Обновить поле" и выберите нужный вариант.

Список иллюстраций создаётся на основании названий рисунков. Чтобы добавить название, выделите рисунок, для которого нужно вставить подпись, и на вкладке "Ссылки" в разделе "Названия" нажмите кнопку "Вставить название". В окошечке с голубым текстом "Рисунок 1" дописываем название рисунка, выбираем место расположения подписи: сверху или снизу рисунка и нажимаем ОК. Если Вы желаете, чтобы слово "рисунок" не отображалось, поставьте галочку "Исключить подпись из названия". Точно так же вставляют названия таблиц. Когда у всех иллюстраций есть подписи, создать список иллюстраций - дело пары секунд. Поставьте курсор в то место, где должен быть список иллюстраций, и нажмите кнопку "Список иллюстраций" на вкладке "Ссылки" в разделе "Названия".

Если в Вашем тексте есть, к примеру, масса терминов, которые Вы хотели бы вынести в конец документа, расставить по алфавиту и указать номера страниц, на которых встречается данный термин, то Word предоставляет замечательную возможность автоматического создания такого трудоёмкого списка, и называется он предметный указатель . Для его создания необходимо пометить в тексте каждое слово, которое должно быть включено в указатель: выделите нужный термин и на вкладке "Ссылки" в разделе "Предметный указатель" нажмите кнопку "Пометить элемент" и в открывшемся окне "ОК". После помечаемого слова Word вставит код вида {ХЕ "..."} . Этот код виден только в режиме отображения всех знаков и на печать не выводится. После того, как все нужные слова помечены, можно приступить к созданию собственно предметного указателя.

Ставим курсор в нужное место, нажимаем кнопку "Предметный указатель", помеченную на рисунке выше красненьким прямоугольничком, выбираем нужные настройки и жмём "ОК".

Список литературы создаётся аналогично предыдущим. На вкладке "Ссылки" —› раздел "Ссылки и списки литературы" в окошке "Стиль" выбираем строку "ГОСТ - сортировка по именам", которая соответствует библиографическим стандартам оформления списков литературы. Ставим курсор после цитируемого в тексте источника. Выбираем вкладку "Ссылки" —› "Ссылки и списки литературы" —› "Вставить ссылку" —› "Добавить новый источник...". Заполняем предложенные поля, жмём "ОК". В скобках Word подставляет фамилию автора и год издания книги. После того, как все источники указаны, идём в то место, где должен стоять список литературы, на вкладке "Ссылки" —› "Ссылки и списки литературы" —› кнопка "Списки литературы", и из предложенных вариантов выбираем нужный.

Сноски (примечания в самом низу страницы) вставляются кнопкой "Вставить сноску" из раздела "Сноски". Поставьте курсор после слова, к которому делается сноска, нажмите кнопку "Вставить сноску" и введите текст сноски. Концевые сноски отличаются только тем, что вставляются в конце документа (кнопка "Вставить концевую сноску").

Требования к оформлению текста реферата изложены в ГОСТ 2.105-95 «Общие требования к текстовым документам». Ниже приводятся рекомендации по оформлению работ в текстовом редакторе MS Word.

1. Объемы рефератов колеблются в пределах 10-24 машинописных страниц. Не следует требовать написания очень объемных по количеству страниц рефератов. Однако, жестких ограничений не существует. Работа выполняется на одной стороне листа стандартного формата. Поля слева+справа=4 см и сверху+снузу=4 см, например, 2*2*3*1 (сверху-снизу-слева-справа). (Файл/Параметры страницы/Поля)

2. Включена автоматическая расстановка переносов по тексту (Сервис/Язык/Расстановка переносов), но выключена в заголовках.

3. Все заголовки выделены особо. Наоборот, по тексту никаких выделений нет. Курсив, жирный или подчеркивание существует только для тех, кто не умеет достаточно ярко выражать свои мысли. Максимум, что допускается-во введении выделить слова "актуальность, цель, задачи, новизна, практическая значимость, информационная, методологическая база и т.д.). В рефератах это излишне, рекомендация для дипломов. В конце заголовков точка не ставится.

4. Содержание, введение, заключение, список литературы, основная часть, приложения ВСЕГДА начинаются с нового листа. Не надо ставить лишние абзацы-лучше вставить разрыв страницы (Вставка/Разрыв-Начать новую страницу), тогда точно заголовок не перепрыгнет на неверное место. В курсовых и дипломах обычно кроме этого каждую главу основной части также начинают с новой страницы. Если преподаватель требует, чтобы каждый параграф работы начинался с новой страницы, то придется искусственно увеличивать или сокращать текст, чтобы не было полупустых страниц.

5. Если выделить заголовки и подзаголовки встроенными стилями Заголовок 1, Заголовок 2 и т.д., то легко формируется профессиональное содержание (Вставка/Ссылка/Оглавление и указатели-Оглавление). В оглавлении должны быть указаны страницы. При этом автоматическое содержание позволяет его легко обновлять, если вы добавили или удалили пункты или изменили объем текста. Кстати, если вы удалили большой кусок текста, а в содержании так и остались старые страницы-достаточно переключиться в просмотр документа (Файл/Предварительный просмотр) и содержание обновится в соответствии с новым количеством страниц.

6. На каждой странице, кроме первой, должен стоять номер страницы (Вставка/Номера страниц). Чаще всего требуют сверху посередине или нижний правый угол. Из приложений нумеруется только первая страница (на которой стоит слово ПРИЛОЖЕНИЯ, выровненное абсолютно по центру страницы. Остальные страницы приложения не нумеруются и не выносятся в содержание. И их объем не включается в объем работы, так что это хороший способ сократить работу без ущерба ее качеству-вынеся все графики, рисунки, схемы и таблицы в приложения.

7. Весь обычный текст должен быть оформлен одним стилем (лучше не обычный, а специально созданный Стиль 1 или ваш авторский стиль, т.к. на обычном строятся некоторые другие стили). Оформление: шрифт Times New Roman 14, полуторный интервал, выравнивание по ширине. Зачем это надо? Например, если преподаватель требует исправить весь текст, уменьшив его до 13 или 12, то это делается за три секунды с помощью правки конкретного нашего Стиля 1.

8. Оформление таблиц: перед таблицей, выровненное к правому краю название Таблица 1 (нумерация или сквозная, или с включением названия главы типа 1.1, если таблиц очень много)-выровненное по центру название таблицы, часто тут же указывается единица измерения. Например "Анализ структуры баланса, %" - текст в таблице мельче, чем основной текст (создайте еще один стиль), обычно одинарный интервал, без абзацев. (Вставка/Ссылка/Название).

9. Оформление рисунков. После рисунка пишется: "Рисунок 1. Анализ структуры баланса, %" Нумерация аналогично таблицам-если там сквозная, то и здесь делаем сквозную. (Вставка/Ссылка/Название).

10. На таблицы, рисунки и приложения в тексте должны быть ссылки, например: (см. таблицу 1).

11. Литература. Сначала пишутся нормативно-правовые акты, потом все остальное. Если литературы много-делите на части с подзаголовками:
- нормативно-правовые акты
- библиография
- периодика
Естественно, оформление литературы должно соответствовать ГОСТу:

13. Сноски бывают трех видов:
-постраничные внизу страницы
-постраничные в тексте страницы
-концевые.
Необходимо, чтобы скоски по тексту были единообразные-только постраничные, например. Нумерация сносок или сквозная или начинается на каждой странице. Не забудьте перейти в сноски, выделить все и оформить одним стилем-помельче, чем основной текст. Ориентировочно по сноске на каждой второй странице устраивает большинство преподавателей.

16. В работе должны отсутствовать (Правка/Найти и заменить…):
- двойные пробелы (легко убрать, заменив пустое пространство на один пробел во вкладке замены)
- разрывы строки (заменить на абзацы)
- лишние абзацы
- полупустые страницы
- "вдовы" и "сироты"-одиночные строки от абзацев, оставшиеся в конце страницы или в ее начале.

17. Все кавычки должны быть единообразными - или «елочки» или "лапки".

18. До знаков препинания не должно быть пробелов, зато они должны обязательно присутствовать после знака препинания. НЕВЕРНО: Работа должна быть написана научным языком, без" жаргонизмов" . ВЕРНО: Работа должна быть написана научным языком, без "жаргонизмов".

19. Введение и заключение должны быть размером не менее страницы.

20. Все списки должны быть промаркированы: Нумерацией:
1. Анализ проблемы.
2. Теоретические основы.
3. Проектные предложения.
При этом каждое предложение начинается с заглавной буквы, в конце ставится точка.
Маркерами:
- анализ проблемы;
- теоретические основы;
- проектные предложения.
При этом каждое предложение начинается с маленькой буквы, в конце ставится точка с запятой и только в конце последнего предложения ставится точка.

Как написать список литературы (использованных источников)

Кон И.С. Психология ранней юности: Кн. для учителя /И.С. Кон. – М.: Просвещение, 1989. – 255 с.

Полозова Т.Д. Всем лучшим во мне я обязан книгам: Кн. для учителя / Т.Д. Полозова, Т.А. Полозова. – М. : Просвещение, 1990. – 256 с.

Из глубины: Сборник статей о русской революции / С.А. Аскольдов, Н.А. Бердяев, С.А. Булгаков и др. – М.: Изд-во Моск. ун-та, 1990. - 298 с.

Сырых В.М. История государства и права России. Советский и современный периоды. – М.: Юристъ, 2000. – 488 с.

Статья из сборника или периодического издания:

Венецкий С.М. Погубивший Рим// Рассказы о металлах. – М. : Металлургия, 1985. – С. 189-192.

Синцева Г.В. Построение методической работы на диагностической основе //Методист. - 2003. - № 1. - С.19-21.

Сборники документов:

Библиографическое описание документа. Общие требования и правила составления: ГОСТ 7.1.84. - Введ.01.01.86. - М., 1984. - 75 с. - (Система стандартов по информ., библ. и изд. делу).

О правилах описания изоизданий, аудиовизуальных материалов и электронных ресурсов

В описание изоизданий кроме общих элементов включаются сведения об особенностях воспроизведения изображения, форме выпуска документа. Под автором описываются только репродукции произведений изобразительного искусства. Например:

Шишкин И.И. Утро в сосновом лесу: [Репрод.] / И.И. Шишкин. – М. : Правда, 1959. – 1 л.; 53х72 см.

Олег Басилашвили, заслуженный артист РСФСР: [Открытка]. – Киев, 1980. – 1 л.; 14х9 см.

При описании аудиовизуальных материалов (фонограмм, кинофильмов и т.п.) обязательно включение вида и характеристики документа наряду с остальными сведениями. Например:

«Ария». Игра с огнем. – М.: MOROZ Records , 1989. – 1 электрон. опт. диск ( CD - ROM ).

Форрест Гамп: Драма / Реж. Р. Земекис; В гл. ролях: Т. Хэнкс, Р. Райт. – М.: Премьер-видеофильм, 1997. – 1 вк.

Различают два основных вида электронных ресурсов по доступу к ним: локального доступа (диски) и удаленного (т.е. сетевых). Соответственно используют и разные формы описания.

Описание магнитных и оптических дисков включает после основного заглавия, взятого с самого носителя (а иногда с этикетки, иногда с контейнера, иногда из сопроводительного документа), общее обозначение материала – «электронный ресурс». Оно заключается в квадратные скобки. Например:

Библия [Электронный ресурс]. – Электр. дан. – М. : Кирилл и Мефодий, 1996. – 1 электрон. опт. диск ( CD - ROM ) : зв., цв.+ Прил.: Руководство пользователя (7 с.).

Русские художники Х11-ХХ веков [Электронный ресурс] : Энциклопедия / Регион. Общественный фонд поддержки науки, культуры и образования «Петербургское наследие и перспектива». – Электрон. Дан. – СПб. : Азбука, 1998. - 1 электрон. опт. диск ( CD - ROM ) : зв., цв.

При описании материалов из Интернета необходимо отразить кроме общих сведений: режим доступа, тип протокола, доменный адрес сайта, имя файла, дату получения информации. Например:

Создание корпоративной сети публичных (КСПБМ) библиотек Москвы [Электронный ресурс]: Эскизный проект (с элементами технического проектирования) / Науч. Руководитель проекта Я.Л. Шрайберг; Отв. Исполнитель Ф.С. Воройский. – Электрон. текстовые данные (4515 bytes ). – М. : ГПНТБ РФ, 2000. – Режим доступа: http :// www . gpntb . ru / win / korppro /2/ index . html Tuesday , 18 Apr 2000 09:31:34.

Упрощенная форма:

1. Микляев А. Современные мониторы. http :// www . remservmru / cgi / rec 1. htm

2. Сайт «Студенточка». http :// studentochka . ru

Узнать о том, как оформить документ по ГОСТу . основные требования, предъявляемые к текстовым деловым и научным бумагам вы можете, ознакомившись с ГОСТ 2.105-95. Это межгосударственный стандарт, в котором очень подробно и основательно изложено все, что касается тестовых документов. В нем даны общие положения и определение этого понятия и требования к различным видам таких документов. Требования к оформлению документов также изложены в ГОСТ Р 6.30-2003.

Сам текст, согласно действующим ГОСТам, печатайте на одной стороне листа писчей бумаги формата А4. Верхнее и нижнее поле должно быть равно 2 см, размер левого установлен 3 см, правого 1,5 см. Текст печатайте с полуторным интервалом между строк, красная строка печатается с интервалом 1,25 см. Используйте шрифт Times New Roman Cyr размером 14 пт.

Нумеруйте страницы арабскими цифрами, размещая их в нижнем колонтитуле, посередине страницы. Нумерация должна быть сквозной по всему документу. Используйте шрифт 10 пт. Титульный лист учитывайте при нумерации, но номер на нем не ставьте. Рисунки и иллюстрации, выполненные на отдельных листах, также учитывайте в общей нумерации и ставьте на них номер страницы.

Рисунки и иллюстрации должны быть пронумерованы. Их располагайте в тексте сразу после того, как они были упомянуты первый раз. Нумерация проставляется арабскими цифрами под рисунком, после слова «Рис.» или «Рисунок», посередине, она должна быть сквозной по всему документу.

Таблицы нумеруйте также арабскими цифрами сквозным образом в пределах всего документа. Под каждой таблицей пишите ее наименование после слов «Табл.» или «Таблица». Каждая таблица обязательно должна быть расположена под ссылкой на нее в тексте. Заголовки граф и столбцов таблицы начинайте с прописных букв. Заменять кавычками повторяющиеся значения в таблице нельзя.

Все заголовки располагайте посреди строки, точка после названия не ставится. Отделяйте их от основного текста тройными интервалами сверху и снизу. Слова в заголовках переносить нельзя. В ГОСТе рекомендовано каждый новый раздел или главу начинать с новой страницы.

Текстовые документы должны быть отпечатаны с использованием компьютера и принтера на стандартных листах белой односортной бумаги формата А4.

Общие требования к оформлению текстовых документов, а также требования к использованию в них формул, рисунков и таблиц, определены межгосударственным стандартом ГОСТ 2.105-95. Кроме того, эти же требования с уточнениями применительно к отчетам о НИР приведены в ГОСТ 7.32-2001.

При подготовке текста документа в текстовом редакторе MS Word рекомендуется устанавливать следующие настройки.

Параметры Страницы (в меню "Файл "):

– Размер бумаги – А4 210×297 мм ;

– Поля: Верхнее – 2,0 см . Нижнее – 2,0 см . Левое – 2,5 см . Правое – 2,0 см;

– Положение переплета – слева ;

Параметры Шрифта (в меню "Формат "):

– Шрифт – Times New Roman ;

– Размер – 14 пунктов (в полиграфии и в текстовом редакторе M S Word тоже в качестве стандартной единицы измерения размера шрифта используется пункт . 1 пт = 1/72 дюйма);

– Цвет текста – Авто или Черный ;

Параметры Абзаца (в меню "Формат "):

– Выравнивание – По ширине ;

– Отступы слева и справа – 0 см (т.е. отсутствуют);

– Первая строка (красная строка) – 1,5 см ;

– Интервалы перед и после абзацев – 0 пт (т.е. отсутствуют);

– Межстрочный интервал – Полуторный (или другой – заданный).

Текст документа печатается с одной стороны листа.

Разделы документа должны иметь порядковую нумерацию в пределах всего текста, за исключением приложений. Разделы, подразделы, пункты и подпункты следует нумеровать арабскими цифрами и записывать с абзацного отступа. После номера раздела, подраздела, пункта и подпункта ни в заголовках, ни в тексте точку не ставят. Заголовки разделов, подразделов и пунктов следует печатать с прописной буквы без точки в конце, не подчеркивая. Например: "3 Методы испытаний", "3.2 Подготовка к испытанию".

Если заголовок состоит из двух предложений, их разделяют точкой.

Для выделения заголовков этих элементов могут использоваться различные начертания шрифта (полужирный, полужирный курсив, курсив), а также прописное и строчное написание.

Названия разделов, подразделов, пунктов и подпунктов документа обычно отделяются одной строкой друг от друга и от основного текста.

Внутри пунктов или подпунктов могут быть приведены перечисления. Перед каждой позицией перечисления следует ставить дефис или, при необходимости ссылки в тексте документа на одно из перечислений, строчную букву (за исключением – г, ё, з, й, о, ъ, ы, ь), после которой ставится скобка. Для дальнейшей детализации перечислений необходимо использовать арабские цифры, после которых ставится скобка, а запись производится с абзацного отступа. Например:

Сноски располагают в конце страницы, на которой они обозначены, с абзацного отступа тем же шрифтом, что и основной текст, но меньшим размером (10 пт) и отделяют от текста короткой тонкой горизонтальной линией с левой стороны.

Знак сноски ставят непосредственно после того слова, числа, символа, предложения, к которому дается пояснение, и перед текстом пояснения.

Знак сноски выполняют арабскими цифрами со скобкой и помещают на уровне верхнего обреза шрифта. Допускается вместо цифр выполнять сноски звездочками (*). Применять более четырех звездочек не рекомендуется. Нумерация сносок отдельная для каждой страницы.

Все страницы документа следует нумеровать арабскими цифрами, соблюдая сквозную нумерацию по всему тексту. Номер страницы проставляют в центре нижней части листа ("Номера страниц… " в меню "Вставка ") без каких-либо дополнительных знаков (кавычек, тире, точек и т.д.).

Титульный лист включают в общую нумерацию страниц, однако номер страницы на нем (и только на нем) не проставляют.

Иллюстрации и таблицы, расположенные на отдельных листах, включают в общую нумерацию страниц отчета.

Каждый структурный элемент документа (введение, разделы, заключение, список использованных источников, приложения и др.) следует начинать с нового листа.

Каждое приложение начинается со слова "Приложение" с обозначением заглавными буквами русского алфавита (кроме букв Ё, З, Й, О, Ч, Ъ, Ы, Ь), расположенных сверху посередине страницы. Например: Приложение А.

Приложение должно иметь заголовок, который выполняется отдельной строкой с горизонтальным центрированием и с прописной буквы.

В документах могут применяться только научно-технические термины, обозначения и определения, установленные соответствующими стандартами, а при их отсутствии – общепринятые в научно-технической литературе.

В тексте документа не допускается .

– применять обороты разговорной речи, техницизмы, профессионализмы;

Читайте также: Образец заявления о принятии обеспечительных мер в арбитражный суд

– применять для одного и того же понятия различные научно-технические термины, близкие по смыслу (синонимы), а также иностранные слова и термины при наличии равнозначных слов и терминов в русском языке;

– применять произвольные словообразования;

– применять сокращения слов, кроме установленных правилами русской орфографии, соответствующими государственными стандартами, а также в данном документе;

– сокращать обозначения единиц физических величин, если они употребляются без цифр, за исключением единиц физических величин в головках и боковиках таблиц, и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы и рисунки.

Для математического обоснования выдвигаемых теоретических положений используют формулы (уравнения).

При использовании формул нужно придерживаться следующих рекомендаций:

– в формулах в качестве символов следует применять обозначения, установленные соответствующими государственными стандартами;

– пояснения символов и числовых коэффициентов, входящих в формулу, если они не пояснены ранее в тексте, должны быть приведены непосредственно под формулой. Пояснения каждого символа следует давать с новой строки в той последовательности, в которой символы приведены в формуле. Первая строка пояснения должна начинаться со слова "где" без двоеточия после него;

– формула должна располагаться в отдельной строке с абзацного отступа;

– формулы должны нумероваться сквозной нумерацией арабскими цифрами, которые записывают на уровне формулы справа в круглых скобках, например, (1). При этом используется тот же шрифт, что и в основном тексте;

– перед и после формулы обычно пропускается одна строка;

– формулы, следующие одна за другой и не разделенные текстом, разделяют запятой;

– переносить формулы на следующую строку допускается только на знаках выполняемых операций, причем знак в начале следующей строки повторяют;

Для ввода формул используется редактор формул Microsoft Equation 3.0 из состава Microsoft Word. Перед вводом формул в открывшемся окне редактора формул нужно проверить, а при необходимости установить следующие параметры.

В меню "Стиль " (командой "Определить… "):

Текст Times New Roman Cyr o o

Функция Times New Roman Cyr o o

Переменная Times New Roman Cyr o þ

Стр. греческие Symbol o o

Пр. греческие Symbol o o

Символ Symbol o o

Матрица — вектор Times New Roman Cyr þ o

Числа Times New Roman Cyr o o

В меню "Размер " (команда "Определить… "):

– Крупный индекс – 8 пт ;

– Мелкий индекс – 6 пт ;

– Крупный символ – 20 пт ;

– Мелкий символ – 12 пт .

Для абзацев текста, в которых содержатся формулы, рекомендуется устанавливать те же параметры, что и для основного текста.

Цифровой материал, как правило, оформляют в виде таблиц для обеспечения лучшей наглядности и удобства сравнения показателей.

При использовании таблиц нужно придерживаться следующих рекомендаций:

– таблицы нумеруются арабскими цифрами сквозной нумерацией;

– название таблицы следует помещать над таблицей слева без абзацного отступа в одну строку с ее номером через тире, например, "Таблица 1 – Название" (в конце точка не ставится);

– графу "Номер по порядку" в таблицу включать не допускается. При необходимости нумерации показателей, параметров или других данных порядковые номера следует указывать в первой графе (боковике) таблицы непосредственно перед их наименованием;

– цифры в графах таблиц должны проставляться так, чтобы разряды чисел во всей графе были расположены один под другим. В одной графе должно быть по возможности соблюдено одинаковое количество десятичных знаков для всех значений величин;

– в ячейках таблицы используется тот же шрифт, что и в основном тексте, но допускается применять размер шрифта в таблице меньший, чем в тексте;

– в ячейках таблицы не должно быть абзацного отступа;

– толщина основной сетки таблицы обычно устанавливается равной 0,75 пт;

– таблицы центрируются по горизонтали;

– после таблицы всегда пропускается одна строка.

Для пояснения излагаемого текста используются рисунки (иллюстрации, схемы, графики).

При использовании рисунков нужно придерживаться следующих рекомендаций:

– рисунки следует располагать в документе непосредственно после текста, в котором они упоминаются впервые, или на следующей странице;

– рисунки нумеруются арабскими цифрами сквозной нумерацией;

– название рисунка следует помещать под ним с центрированием относительно изображения в одну строку с его номером через тире, например, "Рисунок 1 – Название" (в конце точка не ставится);

– рисунки обычно центрируются по горизонтали;

– перед и после рисунка всегда пропускается одна строка;

– если рисунок достаточно мал, допускается его расположение справа от текста (т.е. рисунок располагается по правому краю страницы с обтеканием текста). При этом отступ от текста со всех сторон должен быть не менее 0,5 см.

В список литературы включаются только те работы, на которые имеются ссылки в документе, ссылки на неопубликованные работы не допускается.

Правила оформления списка использованной литературы определены в ГОСТ 7.1-84. Кроме того, эти же правила с уточнениями применительно к отчетам о НИР приведены в ГОСТ 7.32-2001. В соответствии с ними список литературы набирается на языке оригинала. Требования к оформлению каждого абзаца этого списка те же, что и для основного текста документа.

Источники в списке литературы следует приводить в порядке появления ссылок на них в основном тексте работы, нумеровать арабскими цифрами без точки и располагать с абзацного отступа.

В описании литературы приводят сведения обо всех авторах. Если их более четырех, указывают фамилии только трех из них с добавлением слов "и др.".

При указании сведений о составителях, редакторах, переводчиках, иллюстраторах и т.д. приводят не более двух фамилий. Если их три и более, приводят фамилию только одного из них в каждой категории, с добавлением слов "и др.".

/ Оформление курсового проекта / Требования к оформлению текстовых документов кратко

1 Требования к оформлению текстовых документов на ПК

При применении ПК устанавливаются следующие поля: верхнее – 2 см; нижнее – 3.5 см; правое – 1,5 см; левое – 3 см (для установки полей используйте команду: Файл/Параметры страницы).

Текст должен быть набран в текстовом редакторе Microsoft Word с полуторным интервалом (воспользуйтесь командой Формат/Абзац/ Междустрочный/Полуторный) на одной стороне бумаги формата А4. Абзацный отступ – 1,5 см. выравнивание – по ширине.

Вид шрифта: Times New Roman.

Размер шрифра: для текста – 14; для заголовков – 16; для подзаголовков – 14; для формул – 14; для таблиц – 9, 10 или 12.

Заголовки разделов (глав), подразделов печатаются с заглавной буквы (Технико-экономическая характеристика работы станции), нумеруются арабскими цифрами без точки в конце и записываются с абзацного отступа.

Читайте также: Судебные приставы ханты мансийского автономного округа

Переносы слов в заголовках и подзаголовках не допускаются.

Расстояние между заголовком и текстом должно быть равно двум интервалам (размер шрифта 14). Расстояние между заголовками раздела и подраздела – один интервал (размер шрифта 14).

При наборе текста учитывайте правила ввода текста:

1 После знаков препинания пробел обязателен, до знаков препинания пробел не ставится (дисциплины: история, математика, физика).

2 После скобок и кавычек пробел не ставится, например «Война и мир» (великое произведение Л.Н.Толстого).

3 До и после тире пробел обязателен (Земля – наш дом). До и после дефиса пробел не ставится (во-первых, где-либо).

4 После заголовков точки не ставятся.

2 Разделы и подразделы

Разделы должны иметь порядковые номера в пределах всего документа (части, книги), обозначенные арабскими цифрами без точки и записанные с абзацевого отступа. Подразделы должны иметь нумерацию в пределах каждого раздела. Номер подраздела состоит из номеров раздела и подраздела, разделенных точкой. В конце номера подраздела точка не ставится. Разделы, как и подразделы, могут состоять из одного или нескольких пунктов.

Если документ не имеет подразделов, то нумерация пунктов в нем должна быть в пределах каждого раздела, и номер пункта должен состоять из номеров раздела и пункта, разделенных точкой. В конце номера пункта точка не ставится, например:

1 Типы и основные размеры

Нумерация пунктов первого раздела документа

2 Технические требования

Нумерация пунктов второго раздела документа

Если документ имеет подразделы, то нумерация пунктов должна быть в пределах подраздела и номер пункта должен состоять из номеров раздела, подраздела и пункта, разделенных точками, например:

3 Методы испытаний

3.1 Аппараты, материалы и реактивы

Нумерация пунктов первого подраздела третьего раздела документа

3.2 Подготовка к испытанию

Нумерация пунктов второго подраздела третьего раздела документа

Таблицы, за исключением таблиц приложений, следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией.

Таблицы каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения. Если в документе одна таблица, она должна быть обозначена «Таблица 1» или «Таблица В.1», если она приведена в приложении В.

Допускается нумеровать таблицы в пределах раздела. В этом случае номер таблицы состоит из номера раздела и порядкового номера таблицы, разделенных точкой.

Название таблицы следует помещать слева над таблицей без абзацного отступа. Например:

Таблица 1 – Температура плавления материалов

1 373 — 1 473 (1 100-1 200)

Заголовки граф и строк таблицы следует писать с прописной буквы, а подзаголовки граф — со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, или с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение. В конце заголовков и подзаголовков таблиц точки не ставят. Заголовки и подзаголовки граф указывают в единственном числе.

Графу «Номер по порядку» в таблицу включать не допускается.

Если строки или графы таблицы выходят за формат страницы, ее делят на части

Слово «Таблица» указывают один раз слева над первой частью таблицы, над другими частями пишут слова «Продолжение таблицы» с указанием номера (обозначения) таблицы.

Допускается помещать таблицу вдоль длинной стороны листа документа.

4 Иллюстрации (рисунки)

Количество иллюстраций должно быть достаточным для пояснения излагаемого текста. Иллюстрации могут быть расположены как по тексту документа (возможно ближе к соответствующим частям текста), так и в конце его. Иллюстрации должны быть выполнены в соответствии с требованиями стандартов ЕСКД и СПДС. Иллюстрации, за исключением иллюстраций приложений, следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией. Если рисунок один, то он обозначается «Рисунок 1».

Иллюстрации каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения. Например — Рисунок А.3.

Допускается нумеровать иллюстрации в пределах раздела. В этом случае номер иллюстрации состоит из номера раздела и порядкового номера иллюстрации, разделенных точкой. Например — Рисунок 1.1.

Иллюстрации, при необходимости, могут иметь наименование и пояснительные данные (подрисуночный текст). Слово «Рисунок» и наименование помещают после пояснительных данных и располагают по центру листа следующим образом: Рисунок 1 — Детали прибора.

Формулы записываются по центру листа.

В формулах в качестве символов следует применять обозначения, установленные соответствующими государственными стандартами. Пояснения символов и числовых коэффициентов, входящих в формулу, если они не пояснены ранее в тексте, должны быть приведены непосредственно под формулой. Пояснения каждого символа следует давать с новой строки в той последовательности, в которой символы приведены в формуле. Первая строка пояснения должна начинаться со слова «где» без двоеточия после него.

Пример — Плотность каждого образца, кг/м, вычисляют по формуле

где m — масса образца, кг;

— объем образца, м.

Формулы, следующие одна за другой и не разделенные текстом, разделяют запятой.

Переносить формулы на следующую строку допускается только на знаках выполняемых операций, причем знак в начале следующей строки повторяют. При переносе формулы на знаке умножения применяют знак «».

Формулы, за исключением формул, помещаемых в приложении, должны нумероваться сквозной нумерацией арабскими цифрами, которые записывают на уровне формулы справа в круглых скобках. Одну формулу обозначают — (1).

Формулы, помещаемые в приложениях, должны нумероваться отдельной нумерацией арабскими цифрами в пределах каждого приложения с добавлением перед каждой цифрой обозначения приложения, например формула (В.1).

Допускается нумерация формул в пределах раздела. В этом случае номер формулы состоит из номера раздела и порядкового номера формулы, разделенных точкой, например (3.1).

Порядок изложения в документах математических уравнений такой же, как и формул.

Приложение должно иметь заголовок, который записывают симметрично относительно текста с прописной буквы отдельной строкой.

Приложения обозначают заглавными буквами русского алфавита, начиная с А, за исключением букв Ё, 3, Й, О, Ч, Ь, Ы, Ъ. После слова «Приложение» следует буква, обозначающая его последовательность.

Допускается обозначение приложений буквами латинского алфавита, за исключением букв I и О.

В случае полного использования букв русского и латинского алфавитов допускается обозначать приложения арабскими цифрами.

Если в документе одно приложение, то оно обозначается «Приложение А».

Приложения, как правило, выполняют на листах формата А4. Допускается оформлять приложения на листах формата A3, А43, А44, А2 и А1 по ГОСТ 2.301.

Текст каждого приложения, при необходимости, может быть разделен на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруют в пределах каждого приложения. Перед номером ставится обозначение этого приложения.