Главная-Документы-Личные дела практический опыт. Прием на работу. Обязательно ли оформлять личное дело работника. Сохранность персональных данных

Личные дела практический опыт. Прием на работу. Обязательно ли оформлять личное дело работника. Сохранность персональных данных

Несмотря на то, что законодательно не установлено обязательное ведение в организациях личных дел сотрудников, каждый здравомыслящий кадровик, чтобы упростить работу будет стараться систематизировать данные о работниках. Обязательным это является для государственных служащих. В статье расскажем, как оформить личное дело сотрудника, дадим образец оформления.

У вас могут быть сотрудники, которым нужны копии каждого документа, который они подписали, из своих заявок на работу в выбранный им план медицинского страхования. Или у вас могут быть сотрудники, которые хотят проверить, что вы вкладываете в свои персональные файлы после каждого дисциплинарного взыскания или оценки эффективности. Независимо от того, почему ваши сотрудники хотят получить копии своих записей, вам в ваших интересах знать федеральные и государственное право и передовые практики в области людских ресурсов для обращения с работниками, просьбы о копировании их личного материала.

Преимущества ведения личного дела

Дело представляет собой сформированную папку, совокупность документов, относящихся к одному сотруднику и всех его личных данных. Поскольку порядок формирования дела никак не регламентирован Законом, то кадровой службе необходимо разработать внутренне положение организации о ведении личных дел. В нем можно отразить ряд вопросов:

Федеральные законы диктуют некоторые требования к учету, такие как данные, требуемые в соответствии с Законом о справедливых трудовых нормах. Независимо от размера компании - малого бизнеса или крупного конгломерата - работодатели должны поддерживать определенные записи. Во многих случаях работодатели должны хранить информацию о заработной плате в течение двух-трех лет, включая отработанные часы, методы табулирования, перечисление налога на работу и личную информацию о сотрудниках, такую ​​как идентификационный номер налогоплательщика, дату рождения, профессию и пол.

  • Состав.
  • Порядок их формирования и ведения.
  • Перечень сотрудников, для которых необходимо вести такой учет.
  • Режим хранения.
  • Оговорить круг лиц, имеющих к ним доступ.
  • Сроки передачи в архив.

Состав личного дела

Документы, находящиеся в папке сотрудника можно разделить на три группы:

  • В первую отнесем документы, которые сотрудник предоставил при приеме на работу и кадровые по которым его приняли. К ним отнесем: анкету; резюме; характеристики с предыдущих мест работы (при наличии); копии паспорта, СНИЛС, ИНН (если имеется), документов об высшем или среднем образовании, документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу); по требованию справку о несудимости, заявление о приеме на работу; медицинские справки, если деятельность предполагает работу с детьми например, трудовой договор; личная карточка, копия приказа о приеме на работу и т. д.
  • Во-вторых, документы, возникающие в процессе трудовой деятельности работников: к таковым относятся свидетельства о браке, о рождении детей, о разводе, договора о материальной ответственности, если деятельность предполагает таковую, приказы о переводах, премировании, документы о пройденных крсах по время работы, различные сертификаты и т.д.
  • В-третьих, документы о прекращении трудовой деятельности, например: заявление работника об увольнении; копия приказа об увольнении. Читайте также статью: → « ».

Формирование и ведение дела

Стоит обратить внимание, что в личное дело можно поместить копию трудовой книжки, но не саму книжку. Оригиналы трудовых книжек должны храниться как документы строгой отчетности в специальных металлических шкафах либо сейфах, несгораемых. Выдаются лицу, которое несет за них ответственность только по заявке.

Но нет федерального закона, в котором говорится, что работодатели должны предоставлять своим сотрудникам доступ к этим записям или любые другие записи в своих файлах персонала. В соответствии с федеральным законом ваши работники не имеют права на копирование своих персональных файлов.

Государственные законы различаются в зависимости от доступа сотрудников к своим файлам персонала. В некоторых штатах молчит о том, следует ли предоставлять информацию в файлах занятости, что оправдывает работодателей, которые считают, что кадровые реестры являются частной собственностью компании. Частная собственность означает, что только работодатель и его агенты имеют доступ к трудовым книгам, а не отдельным сотрудникам. С другой стороны, некоторые законы штата кодифицируют требования к выпуску персональных файлов сотрудников.

Личные дела могут вестись на всех сотрудников или только на определенных (например, на руководящий состав, сотрудников бухгалтерии, материально ответственных лиц и т. п.). Оформлением личного дела в большинстве случаев занимается сотрудник отдела кадров, назначенный ответственным за их ведение и хранение.

Требования к оформлению документов

В обязанности данного работника обычно входит формирование личного дела, внесение в него различных записей, помещение и изъятие документов, заверка копий, ведение внутренней описи, периодическая проверка состояния дел и т. д.

Преимущества ведения личного дела

Требования варьируются от письменного запроса на выпуск файла занятости для выпуска записей сотрудника в рабочее время по 25 центов на страницу для копирования документов. Например, в штате Коннектикут сотрудник может просматривать свой персональный файл до двух раз в год; Закон штата Делавэр гласит, что работодатель может потребовать от сотрудников письменного запроса на материалы для персонала, в котором должны быть указаны конкретные документы, которые работник хочет рассмотреть. Государственные законы, касающиеся файлов персонала, распространяются на всех работодателей, а не только на крупные организации; малые предприятия также обязаны придерживаться законов штата.

Формирование личного дела начинается в момент приема сотрудника на работу и ведется в течение всей его трудовой деятельности в данной организации.

  • Каждое личное дело должно храниться в отдельной папке.
  • На титульном листе указываются: наименование организации; структурное подразделение, в котором сотрудник работает; номер личного дела; заголовок, то есть Ф. И. О. сотрудника; дата начала ведения личного дела (обычно это дата издания приказа о приеме на работу); дата окончания его ведения (дата издания приказа об увольнении); количество листов самого дела срок хранения (прописывается при закрытии личного дела).
  • После заполнения титульного листа в папку помещаются все необходимые документы в хронологическом порядке. В большинстве случаев данные бумаги располагаются следующим образом: личная карточка; анкета; резюме; заявление о приеме на работу; копия приказа о приеме на работу; трудовой договор; копии паспорта, СНИЛС, ИНН (при наличии), документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу) и т. д.

Хранение папки с документами

Одновременно с личным делом начинают вести его внутреннюю опись, которая составляется на отдельном листе и прикрепляется к делу. Опись составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Внутренняя опись заполняется на протяжении всего времени ведения личного дела.

В некоторых случаях государственное или федеральное правоприменительное агентство может принуждать к производству персональной информации сотрудника на основании официальной жалобы на компанию. Например, если сотрудник утверждает, что компания, в которой она работает, не сообщает обо всех ее заработной платы, Министерство труда США может потребовать, чтобы работодатель сотрудничал с расследованием правительства путем составления копий личного материала сотрудника. Комиссия по обеспечению равных возможностей для трудоустройства является еще одним правоприменительным органом, обладающим полномочиями по сбору информации о персонале сотрудников при расследовании формального обвинения в дискриминации.

Чаще всего в графы заносятся номера личных дел, даты их заведения, заголовки, даты закрытия.

Законодательная база для оформления

Все личные дела содержат персональные данные работника. Напомним, что под персональными данными понимается любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физлицу. Работодатель обязан соблюдать все требования по защите персональных данных.

Многие работодатели предоставляют работникам копию документов, которые подаются в их кадровые документы. Причина в том, что работодатели понимают, что некоторые сотрудники предпочитают хранить файлы, касающиеся личного бизнеса, и нуждаются в копиях всех файлов, относящихся к их трудоустройству.

Это на самом деле огромная проблема. Согласно федеральному закону, Клинтон должен был сохранить все свои сообщения. Но вам не нужно быть бывшим госсекретарем и фаворитом кандидатуры на пост президента Демократической партии, чтобы ваши рабочие письма были сохранены для потомков, и кто-то может быть заинтересован в их содержании: ваш босс.

Лица, виновные в нарушении положений законодательства в области персональных данных, могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности, а также к гражданско-правовой, административной и уголовной. Так, руководитель организации обязан назначить соответствующим приказом лиц, ответственных за ведение и хранение личных дел.

Что должно быть в личном деле сотрудника

Чтобы начать, это означает, что ваш босс может видеть любые сообщения, отправленные с помощью вашего рабочего письма. Одна серая область: недавнее постановление Совета по трудовым отношениям в последнее время показало, что у сотрудников есть презумптивное право использовать систему электронной почты своего работодателя для организации профсоюзов, хотя трудовое законодательство ограничивает работодателей наблюдением за деятельностью по организации профсоюзов.

По моему личному опыту работодатели будут контролировать электронную почту, когда есть основания для этого, - говорит Рубен. Например, если сотрудник обвиняет другого сотрудника в отправке сексуально преследующих электронных писем, работодатель, естественно, захочет в рамках своего расследования просмотреть все сообщения электронной почты между двумя сотрудниками.

Сохранность персональных данных

Для достижения сохранность необходимо применить ряд мер:

  • Лица, получившие официальный доступ к персональным данным сотрудников должны следить за их сохранностью и не допускать к ним третьих лиц. Чтобы систематизировать дела, можно выстроить их по алфавиту, либо по номерам, или по структурным подразделениям
  • Также в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, сотрудники имеют право: на полную информацию об их персональных данных и обработке этих данных; свободный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи,

При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные работника он имеет право заявить в письменной форме работодателю о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные могут быть переданы третьим лицам только с письменного согласия работника. Исключением является передача этих данных посторонним лицам в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

Неблагоприятные последствия нередки. И ваши письма могут вызвать проблему после отправки. «Помните, что электронные письма, текстовые сообщения и другие электронные документы могут жить вечно, даже если вы их удалите», - говорит Рубен. Вероятно, вы предполагаете, что ваш босс не успевает следить за каждым отправленным вами электронным письмом.

Одна очень распространенная практика: у некоторых работодателей есть программное обеспечение для ключевых слов для выявления сексуальных домогательств. Но программное обеспечение может отображать ложные срабатывания. Если сотрудник-женщина отправит электронному письму со словом «грудь»своему онкологу через систему компании, он будет прочитан, - говорит Мальтби. У вас больше работы, но вы просто хотите вернуться домой, а доступ к электронной почте вашего работодателя удаленно - это огромная проблема.

Закрытие личного дела

Для закрытия личного дела, его необходимо полностью оформить, проверить и привести в должный вид.

  • Так же сверить наличие всех документов, чтобы они располагались в хронологическом порядке, пронумеровать все листы карандашом в правом верхнем углу.
  • В деле должна быть внутренняя опись, с полным перечнем документов. При закрытии дела составляется итоговая опись, в которой указывается окончательное число документов и листов.
  • Составляется лист-заверитель дела, подписывается его составителем. Если в будущем в закрытое дело будут вносится какие либо изменения, они фиксируются в этом листе.
  • .Далее личное дело подшивается. В конце каждого дела подшивается лист-заверитель, а в начале внутренняя опись.
  • Далее на титульном листе личного дела указывается дата его закрытия, с указанием приказа об увольнении и сроком хранения
  • Личные дела передаются в архив не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Рубрика «Вопросы и ответы»

Вопрос №1. Я кадровик, если документы в одном личном деле нужно хранить пять лет, а другие семь, каким сроком руководствоваться?

Возможно, ваш работодатель попросил вас подписать соглашение «принести свое устройство». Если вы этого не читали, сделайте это сейчас - вы, вероятно, отказались от некоторых своих прав. Для этого есть все основания: компаниям необходимо обеспечить безопасность своих информационных систем.

Вы читали это право: вы, вероятно, дали своему работодателю разрешение на удаление всех ваших личных данных. Возможно, ваша компания захочет сделать это, если ваше устройство может быть скомпрометировано, или если вы больше не работаете там. Когда вы покинете компанию, компания, вероятно, уничтожит ваш мобильный телефон, и они, вероятно, уничтожат все, - говорит Мальтби. «Фотографии ваших детей, банковские рекорды, и Бог знает, что еще было стерто навсегда».

Руководствоваться тем сроком, который длиннее, соответственно хранить семь лет

Давайте разберемся, как должно выглядеть личное дело работника, можно ли эти папочки так назвать и обязательно ли вести настоящие личные дела работодателям.

И создайте резервные копии этих фотографий в другом месте. Если бы сегодня вас били автобусом или были в противном случае выведены из строя, ваши близкие могли бы быстро найти вашу важную информацию или знать, как справляться с вашими делами? Многие из нас прекрасно справляются с нашими финансами, но наши системы ведения записей могут быть неочевидны для членов семьи или друзей, которым может потребоваться немедленный доступ к ним в чрезвычайных ситуациях. Вот пошаговое руководство по организации вашей важной информации, чтобы ее можно было удобно и безопасно получить при необходимости.

Шаг 2. Оформляем личный листок по учету кадров и помещаем его в дело

Личный листок по учету кадров разрабатывается в произвольной форме работодателем. Личный листок заполняется работником от руки, без сокращений, исправлений и помарок. Кадровик, принимая от работника заполненный личный листок, проверяет полноту заполнения и правильность указанных сведений, соответствие личным документам.

Цель: основной документ или папка со всей вашей важной информацией

Для этой цели мы создали базовый шаблон основной информации. Электронная таблица содержит подсказки для информации ниже, но вы можете настроить ее для ваших конкретных потребностей. На самом деле всего лишь несколько шагов к настройке этого органайзера: сбор записей, их совместное использование и их обновление. Следуйте за ним, и у вас скоро будет установлен ваш комплект - и немного дополнительного спокойствия.

Шаг 1: Соберите свои жизненно важные записи для хранения в основном информационном наборе

Наиболее важные личные записи: во-первых, есть несколько документов, которые вы, очевидно, должны хранить в защищенном месте. Карта социального страхования Свидетельство о переносеПаспорт Другие другие официальные, трудно заменяемые документы. Сканируйте эти предметы, чтобы вы могли также иметь цифровую запись.

Шаг 3. Оформляем дополнение к личному листку по учету кадров и помещаем его в дело

Дополнение к личному листку по учету кадров для внесения последующих изменений в сведения о работнике Вы также можете разработать самостоятельно. Дополнение к личному листку заполняется кадровиком и помещается в дело первым документом, после внутренней описи документов личного дела.

Что должно лежать в личном деле сотрудника, кроме персональных сведений



Вы также захотите добавить в свой набор записей о чрезвычайных ситуациях. Контактная информация: как ваша контактная информация, так и информация о ваших чрезвычайных контактах. Опять же, отредактируйте свою соответствующую информацию. Наша основная информационная таблица содержит отдельные листы для большинства этих частей информации, поэтому просто сделайте копию листа и начните заполнять его в разделе за раз.

Шаг 4. Оформляем автобиографию и помещаем ее в дело

В автобиографии содержится краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности работника. Автобиографию составляет и пишет работник в произвольной форме, как правило, от руки, без исправлений и помарок.

В автобиографию включают следующую информацию:

Шаг 3: Поделитесь своим основным информационным комплектом и жизненно важными документами

Дайте получателям ваш пароль для шифрования, но по соображениям безопасности, пусть они запишут подсказку для пароля.

Регулярно обновляйте свой документ



Настройте напоминание о своем календаре, чтобы вы не забыли. Когда вы получите напоминание, не ждите - просто быстро просмотрите элементы в вашем документе и, если что-нибудь изменилось, обновите его. Если нет, вы только потеряли пару минут своего дня к очень хорошему концу.

  • фамилия, имя, отчество,
  • дата и место рождения,
  • сведения о родителях,
  • полученное образование,
  • с какого времени началась трудовая деятельность,
  • участие в общественной работе и выборных органах,
  • отношение к воинской обязанности,
  • наличие правительственных наград, поощрений,
  • сведения о составе семьи,
  • домашний адрес и телефон,
  • дата составления биографии,
  • подпись работника.

Шаг 5. Помещаем в личное дело заверенные копии документов работника

Копии документов работника, включаемые в состав личного дела, должны быть заверены, то есть иметь отметку о заверении:

Дополнительные ресурсы для создания основного информационного набора

Информация играет очень важную роль в конкурентоспособности компании и в инновациях. Хорошо организованный архив позволит нам получить надежную информацию в то время, когда она нам нужна, что поможет нам сделать более эффективные и выгодные решения для нашего бизнеса.

В бизнес-среде мы обрабатываем информацию из разных областей. Экологический или внешний, который входит в компанию, исходящую из окружающей среды. Эта группа включает культурные, научные, технические, экономические, юридические, политические, социальные, демографические и природные ресурсы. Он дает нам информацию об экономическом или социальном сценарии, помогая нам определить риски и возможности для нашего бизнеса. Внутренний, который создается и распространяется внутри самой компании, благодаря своим работникам. Очень важно использовать инструменты, которые позволяют нам собирать всю эту информацию, чтобы все члены организации могли делиться ею и получать к ней доступ. Хороший способ управлять им - через интрасеть нашей компании, облегчая ее текучесть и избегая дублирования. Корпорация - это та, которая оставляет компанию снаружи и поэтому связана с имиджем, который мы предлагаем поставщикам, клиентам и нашей среде в целом. Этот тип информации очень важен, потому что это зависит от мнения, которое наша окружающая среда оказывает на нас, что, в свою очередь, будет влиять на наш бизнес. Это также позволяет нам предоставлять полезную информацию сообществу, к которому мы принадлежим. Это позволяет нам определять сильные и слабые стороны нашей организации. . «В архиве по-прежнему накоплена информация и хорошо организована».

Шаг 6. Регистрируем личное дело

В целях обеспечения сохранности личных дел их обязательно регистрируют в Книге учета личных дел, разрабатываемой по усмотрению работодателя. После первичного оформления личное дело ведется кадровиком до момента увольнения работника. Потом личное дело необходимо оформить для архивного хранения. Срок хранения личных дел — 75 лет с года увольнения работника. А для личных дел руководителей организаций установлен срок хранения — постоянно.

Как называть папочки с ксерокопиями личных документов?

Если Вы не придерживаетесь никаких правил ведения личных дел: не ведете опись документов дела, не оформляете листок по учету кадров и автобиографию, не регистрируете дела, у Вас вообще не прописаны правила ведения личных дел, — то не называйте свои папочки с ксерокопиями и трудовым договором этим громким названием.

В номенклатуре дел эти папочки назовите «Трудовые договоры, заключенные с работниками». Вместе с трудовыми договорами пусть хранятся и ксерокопии личных документов.

Когда документы по личному составу оформляются на длительное хранение, ксерокопии уничтожаются, т.к. не подлежат хранению в составе кадровой документации. А вот если они находятся в составе личных дел, то хранятся вместе с остальными документами дела согласно описи.

Похожие публикации: