Кто может подписывать акт сверки, и как выглядит доверенность на совершение таких действий? Кто должен подписывать акт выполненных работ Какую информацию содержит.

Фирма имеет дело с поставщиками и с покупателями. Получает различные услуги, обращается за консультацией к профессионалам. Во всех этих случаях происходят расчёты. Количество контрагентов может быть небольшим, а может насчитывать сотни наименований. В то же время расчёты с одним покупателям или поставщиком могут состоять из десятков поставок товаров, возвратов, оплат. Конечно, бухгалтерия обязана точно фиксировать происходящие хозяйственные операции и в любой момент давать точные цифры задолженности, если она есть.

Практика на самом деле гораздо сложней. Тут вполне возможны неточности при оформлении документов, которые могут привести к искажению цифр, которые характеризуют расчёты с конкретным контрагентом. Грамотно проведённая и оформленная в соответствии с требованиями сверка взаимных расчётов поможет получить точные цифры на момент её проведения.

Акт сверки взаиморасчетов составляется в двух экземплярах и подписывается обеими сторонами процесса.

Этот документ применяется для отображения состояния расчётов на определённую дату и за определённый срок, который составляется двумя сторонами, которые являются их участниками.

Есть ситуации, когда акт сверки особенно необходим. Вот несколько примеров.

Предположим, продавец хочет сделать условия предоставления товара коммерчески более привлекательными и соглашается на отсрочку платежа за свои товары.
Иногда, на основании договора, услуги предоставляются регулярно и в большом количестве. Большое количество расчётов может привести к тому, что могут быть упущены некоторые бухгалтерские данные. Регулярное проведение сверок в такой ситуации было бы разумной мерой.
Бывает и так, что один торговец предлагает большой ассортимент товаров. Рассчитываясь с ним необходимо учитывать каждую из них. Периодически проводя сверки, можно быть уверенным, что учёт ведётся точно.
Если услуги или товары, которыми торгует данная фирма имеют сравнительно высокую стоимость или это же относится к товарам или услугам, приобретаемым у поставщиков, важно внимательно контролировать, что и происходит с помощью проведения сверок взаимных расчётов.
Бывают контрагенты, в процессе сотрудничества с которыми приходится заключать большое количество договоров и подписывать немало дополнительных соглашений. Расчёты в таких случаях нуждаются в проведении постоянного и тщательного бухгалтерского контроля. Регулярное проведение сверки взаиморасчётов помогло бы это сделать более эффективно.

Какую информацию содержит

Заполнение производится следующим образом. Здесь должны быть указана следующая информация.

Дата и время составления акта сверки.
Необходимо указать начало и конец периода, за который осуществляется проверка.
Должны быть в точности указаны имена контрагентов, между которыми имеет место проведение сверки.
Лица, которые подписывают документ, должны указать свою фамилию, инициалы и должность.
Указываются списком или в виде таблицы все имеющиеся у обеих сторон данные о поставках и платежах за них. Указываются сальдо по дебету и кредиту расчётов. На этом основании определяется величина задолженности.
В случае наличия расхождений принято указывать пустую таблицу, куда будут вписаны нужные данные после завершения процесса согласования.
Также надо сослаться на правоустанавливающую сделку, которая была основанием для поставки товаров и произведения расчётов.

Каким требованиям должен соответствовать

Законодательство не предусматривает обязательность проведения сверок и не устанавливает особых бланков для выполнения этой задачи.

Несмотря на сказанное, определённые правила оформления таких документов существуют. В частности, экземпляров должно быть два. После сверки каждой из сторон понадобится собственный правильно оформленный и подписанный документ.

После того, как достигнуто согласие по проверяемым данным (они отражены в обоих предприятий аналогичным образом и результирующие цифры соответствуют друг другу), документ нужно подписать и скрепить печатью.

Обычно принято, что его подписывает директор и главный бухгалтер каждой стороны, но, поскольку этот вопрос не регламентирован законодательством, бывает, что подписывает только директор или только бухгалтер.

Его назначение

При проведении сверки проверяются все имеющие документы о поставках и возвратах товаров, выполнении оплат, которые имеются у обеих сторон. Таким образом можно надёжно проверить бухгалтерские данные в обеих фирмах. Результатом такой проверки будет итоговая цифра задолженности, которая обоснована и достоверна и с которой согласны обе стороны.

Также документ, в зависимости от обстоятельств может быть косвенным признанием долга и основанием для прерывания срока исковой задолженности.

Процедура сверки может относиться к различным объектам. Так, например, речь может идти о рассмотрении расчётов:

по одной длительной сделке;
по отдельному виду товаров;
по группе товаров;
по всем расчётам с данным контрагентом.

Это может выполняться просто в качестве рабочего момента для того, чтобы подтвердить полноту имеющихся у сторон бухгалтерских данных, а может быть запланированным действием, которое прописано в договоре между сторонами.

Правовая база для актов проведения взаиморасчетов, как таковая, отсутствует.

К сожалению, законодательство не устанавливает ни формы документа ни порядка его подписания. Поэтому процесс сверки ничем не регламентируется. Это можно, скорее назвать обычаем делового оборота. Поэтому вполне возможна ситуация, когда одна сторона согласна подписать акт сверки, в то время как другая просто отказывается это сделать.

Дело в том, что если должник признает долг, то это прерывает срок исковой давности по существующей . Это, в частности, означает, что он начинает заново отсчитываться от даты подписания документа.

Понятно, что стороне, которая является должником, такая ситуация невыгодна. Тем более тогда, когда она рассчитывает на истечение срока исковой давности. Именно поэтому бывает так, что невыгодно ставить свою подпись под актом сверки.

Кто должен подписывать документ

Обычно подпись ставит руководитель предприятия и его главный бухгалтер. Но тут возможны некоторые сложности. Самый простой и надёжный вариант - когда директор подписывает акт сверки взаимных расчетов, а бухгалтеру для подписи выдаётся на это от предприятия. После этого документ скрепляется печатью.

Некоторые юристы считают, что доверенность бухгалтеру не нужна, если соответствующая обязанность упомянута в должностной инструкции. Но это не является общепринятой позицией. Также существует точка зрения о том, что акт сверки достаточно подписать только бухгалтеру или только директору. Но это также принимается не всеми.

Упомянутые здесь разночтения возможны потому, что закон не определяет правила в этом случае. Кроме того, надо понимать, что документ можно рассматривать с различных точек зрения о том, кто подписывает акт сверки взаимных расчетов:

Это сугубо бухгалтерский документ, предназначенный для того, чтобы откорректировать цифры в бухгалтериях двух фирм. Безусловно подпись главного бухгалтера для этого вполне достаточно.
Должник не рассчитался за поставку товара и пытается увильнуть от оплаты. В этом случае ценным было бы наличие подписей главного бухгалтера и директора фирмы-должника для прерывания срока исковой давности.
Акт сверки попытаются использовать для доказательства наличия долга при обращении в суд.

Важно понимать, что акт сверки взаимных расчетов, если его рассматривать изолированно, не может привести к признанию судом долга. Для этого необходимы другие, более веские доказательства. Но он может быть ценным дополнением к ним.

Кто и как может подписать по доверенности

Без доверенности действовать от имени предприятия имеет право только директор. Считается, что любой другой сотрудник, в частности, главный бухгалтер, для того, чтобы представлять свою фирму должен иметь надлежащим образом оформленную доверенность.

Некоторые специалисты считают, что должностная инструкция даёт право не использовать доверенность, но данная точка зрения не является общепринятой.

Доверенность вообще может быть выдана директором на любое лицо. При этом она должна быть оформлена в полном соответствии законодательным нормам и предусматривать соответствующее право.

Одностороннее подписание

В случае одностороннего подписания акта стороны занимаются проведением сверки не совместно, а по очереди.

При проведении сверки возможны различные сложные ситуации. Одна из них имеет место в том случае, если сверка производится для того, чтобы побудить должника рассчитаться с долгом. В этом случае его подпись может быть основанием для прерывания срока исковой давности по этому долгу. Поэтому вполне реальна ситуация, когда такой должник не подписывает акт сверки взаимных расчетов, чтобы этот документ нельзя было использовать в суде. Однако, если акт был составлен грамотно, на основании имеющихся данных бухгалтерского учёта обеих фирм, он поможет бухгалтерам убедиться в правильности имеющихся у них данных по этим расчётам.

Существует процедура подписания, которая носит название одностороннего подписания. В этом случае стороны занимаются проведением сверки не совместно, а по очереди. При этом сначала одна сторона вносит изменения в заранее подготовленный документ, затем передает его другой стороне. Её бухгалтерия выполняет сличение поданных цифр со своими данными. Если всё совпадает, документ подписывается. Если этого нет, то документ передаётся на согласование первой стороне. После устранение всех неточностей, происходит подписание акта сверки.

Приказ на право подписи

Директор имеет право приказом дать право подписи на тех или иных документов главному бухгалтеру предприятия. В рассматриваемом вопросе он имеет такую же силу, как и доверенность. Его нужно составить таким образом, чтобы он включал следующие пункты.

Указывается номер и дата документа.
Название приказа может быть примерно следующим: “О наделении правом подписи”.
В документе необходимо указать причину для этого. Речь, например, может идти о производственной необходимости.
Приводятся юридические основания.
Указывается, что даётся разрешение главному бухгалтеру подписывать акты сверки взаиморасчётов с контрагентом.
Фиксируется персональная материальная ответственность главного бухгалтера.
Ставится образец его подписи и удостоверяется.
Под роспись с данным приказом знакомя главного бухгалтера.
Происходит возложение контроля за исполнения приказа на определённое лицо.

Данный приказ позволяет главному бухгалтеру подписывать акт сверки не только вместе с , но и самостоятельно.

Подписание при увольнении уполномоченного лица

Предположим, тот, кто подписывал акт, был впоследствии уволен. Если на момент оформления документ был подготовлен правильно, в соответствии с требованиями законодательства, то он сохранит свою юридическую силу.

Что будет, если акт подпишет неуполномоченное лицо

У рассматриваемого документа есть различные задачи:

сверка бухгалтерских данных;
доказательство в суде.

В первом случае если акт подпишет неуполномоченное лицо, он не будет основанием для урегулирования спорных вопросов. Если подпишет директор и главный бухгалтер, то это, безусловно, может быть основанием для проведения изменений в бухгалтерском учёте у обеих фирм.

Во втором случае могут рассматриваться два варианта:

вопрос признания долга;
прерывание срока исковой давности.

Если подписано неуполномоченными лицами, документ судом рассматриваться не будет.

Заключение

Проведение сверки не является обязательным. Если одна из сторон не желает этого делать, обычно принудить её нельзя. Но тут есть одно исключение. Если в договоре, который является основанием для поставки товаров и проведения расчётов предусмотреть необходимость проведения сверок, то они станут обязательными.

Также нужно понимать, что такой акт в большинстве случаев является своего рода дополнительным документом и редко имеет другое значение, чем простая сверка бухгалтерских данных.

Видео о процессе проведения взаиморасчетов:

В широком смысле под актом понимают категорию документов, которые обладают нормативным значением (правовой силой) и оформляются по установленным правилам. Этот термин достаточно широко применяется в юридической сфере для обозначения решений, действий, распоряжений. Однако это далеко не единственная область деятельности, в которой необходимо составление акта. Форма документа широко используется в учетно-отчетной, финансовой и прочих сферах.

Специфика понятия

Как выше было сказано, понятие "акт" используется в юридической сфере. В этой области термин выступает не как обозначение вида, а как родовое определение группы документов. К примеру, к значения относят Конституцию, Постановления Правительства и прочих органов государственной, региональной, муниципальной власти. В сфере гражданских правоотношений также используется эта группа документов. К примеру, актами подтверждаются те или иные события - смерть, рождение, вступление в брак, смена фамилии, имени, усыновление. В соответствии с этим, гражданам по их заявлениям выдаются свидетельства. В международной практике также используются акты. Ими являются соглашения, конвенции, договоры и пр.

Организационно-распорядительная деятельность

В ее рамках достаточно часто осуществляется составление актов, договоров и прочих документов. Ответственными за это могут быть несколько лиц (в составе специальной комиссии) или один субъект, наделенный полномочиями. Как правило, обусловлено необходимостью зафиксировать то или иное событие либо факт. В ряде случаев оформление документа осуществляется инспектором или ревизором. Например, в ходе расследования производственной аварии производится Документ может оформляться по результатам испытания нового изделия или образца, при приемке-передаче, установлении перечня бумаг, подлежащих уничтожению, и так далее.

Нюансы

В связи с тем что составление акта осуществляется при фиксации различных аспектов деятельности должностных лиц и предприятий, документирования действий и событий в разных отраслях, единого универсального бланка не существует. Оформление документа производится с учетом конкретных обстоятельств. Для некоторых ситуаций предусмотрены унифицированные бланки. Они считаются типовыми и не могут быть изменены организацией или должностным лицом.

Порядок составления актов

Несмотря на то что документы используются в разных сферах и могут иметь свою специфику, к ним предъявляется ряд общих требований. Правила составления акта обязывают субъекта, ответственного за оформление, включать в бланк следующие реквизиты:

Название вышестоящей организации (если она есть).
Наименование предприятия, на котором оформляется документ.
Название вида бланка (в данном случае "Акт"). В зависимости от события или факта к наименованию добавляют его краткое описание. К примеру, может осуществляться , приемки-передачи и так далее.
Место оформления.
Текст.
Указание на наличие приложения (если оно есть).
Подпись и дата оформления.
Регистрационный индекс.

В ряде случаев на документе должны быть и другие реквизиты. Например, предполагает включение в бланк сведений о проверяющих лицах, их подписи, отметки об ознакомлении. На некоторых документах должен присутствовать гриф утверждения либо согласования, печать предприятия или ответственного лица.

Специфика оформления

Составление акта (при отсутствии унифицированного бланка) осуществляется на листе А4. В качестве заголовка выступает краткое описание фиксируемых событий или фактов. Строгих требований к нему законодательство не предъявляет. При оформлении нужно следить за согласованностью слов. Допускается формулировать заголовок с использованием отглагольного существительного и предлога "о". К примеру, могут составляться акты о/об:

Утрате и уничтожении удостоверений и пропусков.
Расследовании производственной аварии.
Нормировании труда.
Оснащении учебных заведений.

В иных случаях заголовок можно оформить с помощью отглагольного существительного, поставленного в родительный падеж. К примеру, могут составляться акты приема работ, выдачи документации, проверки исполнения готовности проектно-сметных мероприятий и так далее.

Введение

Как правило, акт включает в себя вводную и констатирующую части. В первой указывают:

Основания, в соответствии с которыми осуществляется . Здесь приводятся реквизиты распорядительного либо нормативного документа, приводится устное указание начальника. В качестве основания может выступать и плановое задание.
Состав комиссии. В этой части необходимо указать наименования должностей, ФИО председателя и членов рабочей группы. В некоторых случаях в состав комиссии могут входить представители сторонних предприятий. В этом случае рядом с указанием должности прописывается от лица которой они действуют.

Отдельными строками в вводной части указываются ФИО субъектов, которые участвовали в составлении акта. Слова "Члены комиссии", "Основание", "Председатель", "Присутствовали" и пр. пишутся с большой буквы от начала левого поля бланка и остаются открытыми.

Констатирующая часть

В ней излагаются задачи и цели документирования, характер и описание выполненных мероприятий, методы, время, потраченное на это. В констатирующей части фиксируются также факты, которые были установлены в процессе осуществления запланированной деятельности. Если необходимо задокументировать несколько событий, то текст разделяют на соответствующее число пунктов. При необходимости по установленным фактам излагаются выводы, а также предложения по выявленным фактам. Если они приводятся в распорядительной форме, в акте должно присутствовать указание сроков исполнения установленных предписаний. Если такой документ оформляется уполномоченным лицом сторонней организации (к примеру, контрольным органом), он предоставляется руководителю проверяемого предприятия для ознакомления под роспись.

Дополнительно

В завершение констатирующей части указывается число экземпляров акта. Их количество определяется практической необходимостью либо нормативными документами. К примеру, составление акта о выдаче дел для временного использования осуществляется в 2-х экз., о необнаружении материалов, пути поиска которых исчерпаны, на предприятиях, обязанных передавать бумаги на государственное хранение, - в 2-х, не передающих - в 1-м экз. Если необходимо оформить приложения, в документе ставится на них ссылка.

Подписание

Автограф ставит составитель и лица, участвовавшие в оформлении акта. Если фиксацию фактов осуществляла комиссия, то в реквизите "подпись" следует указывать не должности ее членов, а распределение их обязанностей в рамках рабочей группы. Первым ставит подпись председатель. После него расписываются члены комиссии в алфавитном порядке. Если у кого-либо есть замечания по оформлению документа, они ставят соответствующую отметку. Непосредственно сами выводы излагаются на отдельном бланке. Если замечания небольшие по своему объему, их можно вписать в акт. В заключение ставится дата. Срок составления акта может быть различным. Законодательство не содержит общих указаний на этот счет. Некоторые документы оформляются непосредственно в момент выявления фактов. Для составления других актов требуется несколько дней. Тем не менее в документе ставится календарное число, в которое оформление было окончено.

Утверждение

Для некоторых типов актов оно является обязательным. Утверждение осуществляется руководством данной либо вышестоящей организации, распорядительный документ которого стал основанием для оформления бумаги. Соответствующий гриф необходим в актах, предписывающих совершение тех или иных действий. Он проставляется на первом листе, в углу справа. Как правило, гриф выглядит так: "Утверждаю". Рядом с этим словом ставится подпись должностного лица.

Заключительные положения

В качестве дополнительного реквизита, придающего документу юридическое действие, выступает печать. Для некоторых актов она является обязательной, для других - рекомендованной. Однако на практике обычно печать присутствует практически на всех бланках, оформляемых предприятием. Ее наличие позволяет избежать различных проблем, в том числе связанных с установлением подлинности документа. Печатью заверяются акты приема выполненных работ, объектов, завершенных строительством, и так далее. В документах, которые должны пройти утверждение у вышестоящего должностного лица, оттиск ставится на грифе. Законодательство обязывает лиц, участвовавших в оформлении, ознакомиться с актом. При этом они ставят свои росписи рядом с соответствующей отметкой, их расшифровку и дату.

Выводы

Составление акта, таким образом, осуществляется в соответствии с установленными общими правилами делопроизводства. В РФ действуют государственные стандарты, в которых устанавливается перечень реквизитов, которые должны присутствовать на всех официальных документах. Дополнительные отметки, строки, надписи, грифы проставляются в зависимости от специфики события, подлежащего фиксации, особенностей отрасли и сферы деятельности организации. Как правило, на предприятии работает служба делопроизводства. Ее сотрудники уполномочены осуществлять оформление документации, прием и отправку бумаг, проверку правильности их оформления. Составление актов, однако, не является исключительной прерогативой внутренней службы. Оформление такого рода документов могут осуществлять и сторонние организации. Например, это может быть налоговая или иная контрольная инспекция. Между тем, вне зависимости от того, кто именно оформляет акты, документы должны соответствовать общим требованиям, установленным нормами. В случае отсутствия какого-либо из обязательных реквизитов, бумага будет считаться недействительной, не имеющей юридической силы.

Новая страница 1

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.

В разных сферах деятельности возникают ситуации, требующие документирования именно в форме акта, чем и определяется существование множества разновидностей актов. Различаются они как назначением, так и содержанием. Это могут быть акты:

приемки-сдачи (работ, оборудования, материальных ценностей, документов);

обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, подготовки объектов);

испытаний (образцов, систем, технологий);

приема-сдачи (материальных ценностей, документов);

приема-передачи (дел, денежных средств и иных ценностей);

ревизии, инвентаризации;

расследования аварий, несчастных случаев;

ликвидации организации и т.д.

Отдельные разновидности актов имеют свои особенности составления и оформления, для многих разновидностей имеются унифицированные формы, утвержденные нормативными актами и обязательные для применения в определенной сфере деятельности. Поэтому при возникновении ситуации, требующей составления акта, прежде всего необходимо выяснить, нет ли утвержденной формы акта для документирования данной ситуации . Нужно также иметь в виду, что наряду с унифицированными формами актов многими министерствами (ведомствами) утверждены специальные правила, инструкции о порядке составления актов.

Общие правила составления актов

При всем многообразии актов с точки зрения их назначения и содержания имеется ряд общих правил, которых необходимо придерживаться при составлении актов.

– Акты составляются коллегиально (должно быть не менее двух составителей). Нередко акты составляются специально создаваемыми комиссиями, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя данной организации, вышестоящей организации или органа управления, осуществляющего контрольные, надзорные или иные функции. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.

– Главное при составлении акта – определение фактического состояния дел и правильное отражение его в акте. Если составлению акта предшествовала предварительная работа (проверка, экспертиза, испытания), акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат количественные показатели, фактические сведения и аналитические данные.

– Акт оформляется на общем бланке организации или с использованием унифицированной формы акта.

– Обязательными реквизитами акта являются: название организации, название вида документа (АКТ), дата и регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подписи составителей (с указанием их должностей и, при необходимости, места работы). Некоторые формы актов предусматривают проставление точного времени составления акта в часах и минутах. В том случае, если акт утверждается руководителем, оформляется гриф утверждения.

– Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом «акт», например: Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности, Акт ликвидации торгово-закупочного кооператива «Феникс», Акт списания материальных ценностей , или формулируется с помощью предлога «о», например: Акт об отсутствии на рабочем месте, Акт о несчастном случае на производстве .

– Датой акта является дата его составления. Если составлению акта предшествовали какие-либо мероприятия (проверка и др.), в тексте акта указывается дата или период времени, в течение которого проводилось данное мероприятие, например: В период с 15.09.2003 по 18.09.2003 комиссия провела проверку хранения материальных ценностей на…

– Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). Во вводной части акта указывается основание его составления (распорядительный документ, нормативный документ, договор с указанием его даты и номера), называются председатель и члены комиссии. В основной части излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может излагаться по пунктам, материал может быть представлен в виде таблицы.

– Акты проверок, обследований, ревизий и некоторые другие разновидности актов не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения, которые составляют заключительную часть акта.

– В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта зависит от количества заинтересованных в его получении сторон или определяется нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).

– Содержание актов ревизий и обследований согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии должно оформляться на отдельном листе и прилагаться к акту.

– В необходимых случаях, если этого требуют нормативные документы, акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.

Существуют ли нормативные требования к составлению, оформлению и подписанию актов сверки расчетов между контрагентами? Кто имеет право ставить подпись? Нужно ли бухгалтеру иметь доверенность на подписание акта? Ответы на эти и другие вопросы помогут найти эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ кандидат юридических наук Анна Кузьмина и юрист Анастасия Бахтина.

Кто имеет право подписи в актах сверки расчетов? На основании какого документа акт сверки взаиморасчетов могут подписать главные бухгалтеры организаций?

Никаких требований к составлению, оформлению и подписанию актов сверки расчетов между контрагентами правовые акты не устанавливают. Акт сверки будет иметь какое-либо юридическое значение только в случае наличия у подписанта соответствующих полномочий, а именно, если акт подписан единоличным исполнительным органом общества или иным лицом, действующим от имени организации без доверенности (главный бухгалтер к таковым не относится), представителем, имеющим доверенность на совершение таких действий, или работником организации, если такие действия входят в круг их служебных (трудовых) обязанностей. Полномочия могут явствовать из обстановки, в которой действует представитель. При отсутствии указанных обстоятельств подписание акта сверки только главным бухгалтером не создает юридических последствий для организации.

Обоснование вывода. Прежде отметим, что поскольку обязательное составление актов сверки взаимных расчетов между контрагентами не предусмотрено правовыми нормами, то, соответственно, и специальные требования к порядку оформления и подписания таких актов отсутствуют. Согласно ст. 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ) для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка. Однако требований к обязательному составлению акта сверки расчетов в целях проведения инвентаризации задолженности правовые акты не устанавливают.*(1) Кроме того, акт сверки расчетов по смыслу п. 1 ст. 9 Закона N 129-ФЗ не является первичным учетным документом, поэтому в отношении него не предусмотрено унифицированной формы первичного документа. Норма п. 3 ст. 9 Закона N 129-ФЗ в этом случае также не может быть применена.

Поскольку проведение сверки расчетов не является сделкой, то есть действием, направленным на установление, изменение или прекращение прав и обязанностей, а акт сверки, соответственно, не является документом, подтверждающим совершение сделки (ст. 153, п. 1 ст. 160 ГК РФ), требования ГК РФ к форме сделки в данном случае не применяются.

В силу того, что проведение сверки расчетов не является сделкой, акт сверки сам по себе не является основанием для взыскания задолженности с должника (см., например, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 10 сентября 2008 г. N Ф08-5395/2008, ФАС Центрального округа от 1 июля 2003 г. N А36-268/8-02).

Вместе с тем, подписание акта сверки может иметь определенные юридические последствия, например, может свидетельствовать о признании должником долга. Напомним, что в силу ст. 203 ГК РФ течение срока исковой давности прерывается совершением обязанным лицом действий, свидетельствующих о признании долга. Также подписание акта сверки организацией может свидетельствовать, например, об одобрении сделки, заключенной от имени организации неуполномоченным лицом (п. 2 ст. 183 ГК РФ). При этом действия, направленные соответственно на признание долга или одобрение сделки, могут быть совершены от имени организации только управомоченным лицом.

В силу ст. 53 ГК РФ юридическое лицо приобретает гражданские права и принимает на себя гражданские обязанности через свои органы, действующие в соответствии с законом, иными правовыми актами и учредительными документами. Сразу отметим, что главный бухгалтер к органам юридического лица не относится. Кроме того, от имени организации могут действовать лица, полномочия которых основаны на доверенности, указании закона либо акте уполномоченного на то государственного органа или органа местного самоуправления (п. 1 ст. 182 ГК РФ). Такое полномочие может явствовать из обстановки.

Действия работников представляемого, исходя из конкретных обстоятельств дела, также могут свидетельствовать о признании долга или об одобрении организацией сделки, заключенной неуполномоченным лицом, при условии, что эти действия входили в круг их служебных (трудовых) обязанностей (см. также п. 5 информационного письма Президиума ВАС РФ от 23 октября 2000 г. N 57, п. 21 постановления Пленума ВС РФ и Пленума ВАС РФ от 12, 15 ноября 2001 г. N 15/18).

Таким образом, для того, чтобы подписание акта сверки главным бухгалтером от имени организации, в которой он работает, имело какие-либо юридические последствия, необходимо наличие у главного бухгалтера соответствующих полномочий, удостоверенных доверенностью, либо такие действия должны входить в его трудовые (служебные) обязанности. Напомним, что трудовые обязанности устанавливаются, прежде всего, на основании трудового договора (ст. 57 ТК РФ).

В отсутствие таких обстоятельств подписание акта сверки только главным бухгалтером не создает юридических последствий для организации. Подтверждается сказанное и судебной практикой (см., например, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 17 сентября 2010 г. по делу N А32-15192/2008, от 6 марта 2008 г. N Ф08-451/08, от 10 июля 2007 г. N Ф08-4091/07, ФАС Уральского округа от 22 августа 2007 г. N Ф09-6030/07-С4, от 16 апреля 2007 г. N Ф09-2651/07-С5, ФАС Центрального округа от 13 июня 2006 г. N А14-7505/05/66/20Б).

Вместе с тем нельзя не отметить наличие судебной практики, в которой суды приходили к выводу, что подпись главного бухгалтера, даже в отсутствие у него специальных полномочий на признание долга, удостоверенных доверенностью, подтверждает признание долга организацией (см., например, постановления ФАС Волго-Вятского округа от 10 июня 2004 г. N А39-3212/2003-180/16, ФАС Северо-Кавказского округа от 26 мая 2004 г. N Ф08-2002/04, ФАС Уральского округа от 23 ноября 2010 г. N Ф09-9001/10-С3). Однако такой вывод представляется нам неверным по названным выше соображениям.

В любом случае акт сверки, подписанный только главным бухгалтером, даже в отсутствие у него специальных полномочий, может быть принят судом в качестве доказательства по конкретному спору. Суд оценивает доказательства по своему внутреннему убеждению, основанному на всестороннем, полном, объективном и непосредственном исследовании имеющихся в деле доказательств (ч. 1 ст. 71 АПК РФ). Никакие доказательства не имеют для суда заранее установленной силы (ч. 5 ст. 71 АПК РФ).

____________________________________________

*(1) Исключение составляет положение п. 5 Порядка инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности предприятий и организаций жилищно-коммунального комплекса, утвержденного Приказом Госстроя РФ от 21 апреля 2003 г. N 142.

Р ассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу: работник общества с ограниченной ответственностью, не являющийся генеральным директором или его заместителем, может быть управомочен на подписание от имени общества актов выполненных работ как путем выдачи ему надлежащим образом оформленной доверенности, так и путем закрепления соответствующих полномочий в приказе по организации, трудовом договоре.

Обоснование вывода

В соответствии с подп. 2 п. 3 ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее - Закон об ООО) генеральный директор общества с ограниченной ответственностью (далее - ООО, общество) уполномочен выдавать доверенности на право представительства от имени общества, в том числе и с правом передоверия.

Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому для представительства перед третьими лицами, в том числе для совершения сделок от имени представляемого. По совершенной представителем по доверенности сделке гражданские права и обязанности возникают (изменяются, прекращаются) непосредственно у представляемого (ст. 182, 185 ГК РФ).

Таким образом, положениями ГК РФ и Закона об ООО допускается возложение функций представительства от имени общества по определенным вопросам, включая подписание договоров и других документов, на другое лицо путем выдачи соответствующей доверенности. Причем законодательство не ограничивает количество выдаваемых доверенностей и круг лиц, которым они могут быть выданы. Доверенность должна быть подписана генеральным директором с приложением печати организации. В доверенности должны быть указаны дата ее выдачи и полномочия представителя (п. 5 ст. 185 ГК РФ).

Обращаем ваше внимание, что при подписании документов от имени организации работнику следует указывать именно свою должность, а также то, что документы подписываются по доверенности.

Кроме того, полномочия сотрудника организации на подписание от ее имени документов могут также вытекать из устава общества, подтверждаться трудовым договором сотрудника (или его должностной инструкцией), о чем свидетельствует анализ судебной практики (смотрите, к примеру, постановление ФАС Северо-Западного округа от 09.03.2006 по делу № А05-8220/2005-32).

Поскольку в рассматриваемой ситуации общество намерено уполномочить работников на подписание актов выполненных работ, являющихся по смыслу ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон о бухучете) первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет, обществу надлежит учитывать также требования данного Закона.

Согласно п. 3 ст. 9 Закона о бухучете перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Право работника ООО на подписание первичных документов, включая и акты выполненных работ, может быть регламентировано внутренними документами общества. Если данный сотрудник уполномочен на подписание документов, которыми оформляются операции с денежными средствами, то этот внутренний уполномочивающий документ должен быть подписан не только генеральным директором, но и главным бухгалтером общества.

Таким образом, наиболее универсальным способом закрепления за определенными сотрудниками права подписи тех или иных первичных документов является издание локального нормативного акта. В роли такого акта, как правило, выступает приказ по организации. Унифицированной формы данного приказа нет, поэтому он издается в произвольной форме (если в организации не разработана какая-то специальная). Также определить круг полномочий работника, включая его право подписи тех или иных документов, можно в его должностной инструкции (однако на практике доказывание права подписи документов путем предъявления такой инструкции может оказаться довольно непростым).

В то же время положения Закона о бухучете не содержат запрета на подписание первичных документов представителем по доверенности. В свою очередь арбитражные суды также исходят из той позиции, что полномочия на подписание первичных документов может быть передано по доверенности, закреплено приказом или в должностной инструкции сотрудника организации (см., например, постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 03.05.2011 № Ф02-1287/11 по делу № А19-20918/2009, Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 20.04.2009 № 11АП-2510/2009, ФАС Северо-Кавказского округа от 02.06.2008 № Ф08-2922/2008, ФАС Поволжского округа от 30.01.2008 по делу № А57-22290/05-35-7-45, Девятого арбитражного апелляционного суда от 25.09.2007 № 09АП-10920/2007 и от 20.06.2006 № 09АП-4752/2006).

Учитывая изложенное, работник общества может быть управомочен на подписание от имени организации актов выполненных работ в равной мере как путем выдачи ему надлежащим образом оформленной доверенности, так и путем закрепления соответствующих полномочий в приказе по организации (трудовом договоре, должностной инструкции).