Какой документ входит в систему распорядительной документации. Организационно-распорядительные документы, их составление и оформление
Деятельность любого управления либо организации связана с созданием распорядительных документов, в которых фиксируется вся их деятельность. Понятие «документ» выражает доказательство и выступает носителем информации, имеющей юридическую силу. В зависимости от характера информации документ имеет своё значение и подразделяется на несколько видов.
Организационные — устанавливают структуру, основные принципы и режим работы, определяют принципы создания и ликвидации компании, определяют состав и стиль руководства компанией. Распорядительные — устанавливают порядок взаимодействия между управляющим и сотрудниками и направлены на выполнение конкретных задач.
Справочно-информационные документы доводят до сведения руководителей необходимую аналитическую информацию, выступающую основанием подготовки приказа либо другого организационно-распорядительного документа.
Какие существуют группы
Главная функция распорядительных документов нацелена на внесение порядка в управленческий процесс, отражает его вертикальную направленность при выполнении задач.
Значительная часть распорядительных документов имеет юридический характер, содержащит властные указания правительственных органов, обращенные к нижестоящим предприятиям, подразделениям, руководителям. К ним относят правовые акты (например, указы, подписанные Президентом РФ, постановления Правительства РФ, распоряжения местной администрации).
Основную группу таких документов составляют:
- приказы;
- распоряжения;
- решения;
- постановления;
- указание;
- протоколы. Это особый вид документа, который может быть как носителем справочной информации, так и содержать в себе постановляющую часть текста.
Издаются распорядительные документы как совместно, т.е. коллегиально, так и единолично. В случае единоличного подписания документов руководителем, повышается оперативность выполнения задач, и вся ответственность за принятое решение ложится на его плечи. Распорядительные документы бывают как внешними, т.е. поступают для исполнения из администрации, так и внутренними, т.е. выпускаются на данном предприятии.
Когда и кем издается приказ
Главный правовым актом в системе распорядительных документов является приказ. Он имеет правовую основу, является официальным актом и создается для оперативного решения задач в области основной деятельности.
Право подписи предоставлено руководителю предприятия, либо сотруднику, уполномоченному им по доверенности. Утверждаются этим видом документа методики, планы, положения, графики компании и прочее. Приказы имеют свою разновидность и в зависимости от срока их хранения издаются по личному составу и кадрам, основной деятельности.
Служба делопроизводства отвечает за оформление документов по основной и административно-хозяйственной деятельности (например, приказ о проведении инвентаризации, об утверждении бизнес-модели, положений и штатных расписаний, о назначении и т.д).
Служба персонала занимается подготовкой проектов трудовых приказов (например, о предоставлении различного вида отпусков, командировок, различных видов доплат и прочее). Но главным условием является компетентность сотрудников, подготавливающих и выпускающих правовой акт.
Сам приказ может быть простым и затрагивать конкретный вопрос, а может и содержать наиболее сложную структуру текста, затрагивающую решение многих задач.
Проект документа состоит из констатирующей (преамбулы) и распорядительной частей. Преамбула начинается словами «С целью», «В связи», отражая причину создания документа, и заканчивается словом «приказываю». В распорядительной части текст излагается в повелительной форме и направлен на выполнение основных вопросов функционирования организации.
Внимание: ввиду огромного разнообразия распорядительных документов многие организации при регистрации приказов применяют систему индексации, заметно упрощающую поиск.
Определенная буква или набор букв, соответствующая характеристике приказа ставится после присвоения номера через дефис. Например, приказ о предоставлении отпуска по беременности и родам — это кадровый документ, в соответствии с которым бухгалтерия производит расчет пособия по декрету, будет иметь номер 25-к.
Когда и кем издается распоряжение
Распоряжение вид правового акта, издание которого направлено на исполнение более оперативных вопросов, затрагивающий небольшой круг исполнителей. Распоряжение подлежит обновлению ежегодно.
Распоряжение может подписывать как сам руководитель, так и начальники подразделений, исходя из конкретики поставленной задачи. Такого рода документы издаются например, для определения круга ответственных, применения порядка индексации документов и прочее.
Принцип оформления распоряжения такой же как и принцип оформления приказа. Существует лишь одно отличие - «приказываю» заменяют на слово «обязываю».
Когда и кем готовится указание
Указание - правовой акт, который издается только руководителем для решения заданий внутри управления либо организации.
Несколько десятков лет назад указание широко применялось в правительственных учреждениях, но благодаря проведению административной реформы, которая наделила правом вышестоящих руководителей издавать приказы, указание, как вид документа, стало вытесняться из всего потока документации.
Указания оформляется также, как и распоряжение, только слово «обязываю» может заменяться на слово «предлагаю», указывает на возможность выполнения исполнителем поручений, не входящим в круг его задач.
Решение — как документ
Правовой акт, рассматриваемый и принимаемый коллективным органом для выполнения наиболее важных поручений в компании либо органа власти называется решением.
По своему оформлению решение схоже с оформлением приказа, только в конце преамбулы приводится название коллектива, а затем слово «решил» (например, совет депутатов решил).
Данный вид правового акта является юридическим документом только после его подписания председателем совещательного органа и секретарем, визируется участниками заседания в отдельном листе согласования, который прикладывается к решению, регистрируется и доводится до исполнителей.
К сожалению, этот вид документа на практике используется всё реже.
Особенности оформления
Для придания распорядительному документу официально-делового стиля нужно соблюдать некоторые принципы. Документ должен излагаться кратко с четкими формулировками и с соблюдением последовательности. Нормативной базой для составления организационно-распорядительной документации служит государственный стандарт. В нем прописаны основные требования и принципы составления документов.
В любой организации в целях избежания различных недоразумений, необходимо создать свой локальный документ, в котором нужно подробно описать весь делопроизводственный процесс предприятия. Привести примеры, закрепить в локальном акте образцы оформления распорядительных документов.
Совет: чтобы не запутаться в сложном документообороте, утверждайте только те виды документации, наличие которых действительно необходимо.
Все распорядительные документы создаются на утверждённом в организации бланке, согласно ГОСТу, который содержит все необходимые реквизиты. Наличие реквизитов подтверждает легитимность документа, т.е. правомерность. Документ обязательно должен пройти процедуру согласования всеми заинтересованными лицами, в том числе руководителем юридической службы, только после этого его подписывает руководитель и передает в службу делопроизводства для регистрации.
Документы, принимаемые коллегиально, выносятся на рассмотрение и обсуждаются совместно на совещаниях в случае принятия положительного решения, подписываются в установленном порядке. В случае разногласий, документ дорабатывается и подписывается на следующих совещаниях.
Обязательным условием является доведение документа до исполнителя и ознакомление с ним под подпись. Этот процесс осуществляется в течение 3 дней с момента подписания либо утверждения документа в соответствии с действующим законодательством.
Таким образом, хотелось бы отметить, что документ, это не просто бумажка, которая нужна для отвода глаз. А все — таки это носитель важной информации, который в дальнейшем поможет избежать множества неприятностей, а от его правильного оформления зависит плодотворное развитие предприятия.
Как правильно составить распорядительный документ, смотрите в следующем видео:
2.4.2. Распорядительные документы
Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно издавать распорядительные документы.
Распорядительные документы – это документы, позволяющие органу управления организацией обеспечить реализацию поставленных перед ним задач. Они оформляют административную деятельность организации (предприятия) и могут издаваться на правах коллегиального управления либо на правах единоначалия.
Решения, фиксируемые в распорядительных документах, могут касаться совершенствования организационной структуры организации, определения или корректировки средств и способов осуществления основной деятельности, обеспечения организации различными ресурсами. Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления, от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.
В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам, выражающим конкретные юридически властные предписания субъектам управления. Конкретность этих предписаний проявляется в том, что:
1) с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы;
2) их адресатом являются конкретные организации, структурные подразделения, должностные лица или работники;
3) они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.
С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:
1) правовые акты федеральных органов исполнительной власти;
2) правовые акты, действующие на уровне субъектов федерации и их территориальных образований;
3) правовые акты организаций.
Распорядительные документы, издаваемые органами федеральной исполнительной власти, относятся к категории ведомственных нормативных актов . Их подразделяют на:
1) акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы граждан Российской Федерации;
2) акты межведомственного характера;
3) акты, регулирующие отношения органов федеральной исполнительной власти с подведомственными учреждениями, организациями, предприятиями.
Подготовка нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти осуществляется в соответствии с Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства РФ от 19 января 2005 г. № 30 и Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органов исполнительной власти, утвержденной приказом Министра культуры и массовых коммуникаций 8 ноября 2005 г. № 536.
Основанием для издания распорядительного документа может быть:
1) необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;
2) необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.
Распорядительные документы, с точки зрения принятия решений, могут издаваться коллегиальными органами управления, органами управления, действующими на основе единоначалия и совместно несколькими органами управления.
В условиях коллегиальности распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых коллегиальным органом при обсуждении вопросов на своих заседаниях. Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать наиболее важные вопросы деятельности организации.
На основе коллегиальности действуют федеральные и региональные органы исполнительной власти, комитеты и комиссии, коллегии министерств, органы местного самоуправления, высшие органы управления акционерных обществ и др.
В системе коллегиальных органов управления особое место занимают совещательные по своему статусу органы управления. Решения совещательных органов управления носят рекомендательный характер. Это значит, что руководитель организации имеет право принять собственное решение, вопреки решению совещательного органа управления.
К распорядительным документам, принимаемым коллегиальными и совещательными органами управления, относят постановление и решение.
Подготовка распорядительных документов при коллегиальном принятии решения включает следующие этапы:
1) подготовка материалов к заседанию коллегиального органа;
2) внесение материалов на рассмотрение коллегиального органа;
3) обсуждение вопроса (подготовленных материалов) на заседании коллегиального органа;
4) принятие решения по рассмотренным материалам;
5) оформление протокола заседания;
6) издание распорядительного документа;
7) доведение решения до исполнителей.
На первом этапе происходит сбор информации по вопросу, ее анализ и оформление аналитической справки. Эта работа проводится в соответствии с планом работы коллегиального органа специалистами соответствующих структурных подразделений.
Аналитическая справка должна содержать исчерпывающую и всестороннюю информацию и конкретные предложения по решению проблемы, быть согласованной со всеми заинтересованными в готовящемся решении специалистами и подписанной руководителем подразделения, представляющим вопрос на рассмотрение.
Наряду с аналитической справкой готовится проект решения коллегиального органа. Справка по вопросу и проект решения оформляются на стандартных листах бумаги. Проект решения должен содержать обоснование решения и распорядительную часть.
На втором этапе подготовленные аналитическая справка и проект решения за 10–15 дней до заседания коллегиального органа управления передаются секретарю коллегиального органа управления. Секретарь размножает представленные материалы и рассылает их членам коллегиального органа для предварительного изучения.
На третьем этапе председатель коллегиального органа знакомится с представленными материалами и проводит организационные мероприятия по подготовке заседания коллегиального органа управления.
Четвертый этап реализует обсуждение представленных материалов на заседании коллегиального органа и принятие его членами коллегиального органа в представленном виде либо с изменениями, внесенными в ходе предварительного рассмотрения и обсуждения.
Пятый этап отражает специфику деятельности коллегиального органа управления и заключается в фиксации хода заседания путем оформления протокола заседания коллегиального органа управления. Протокол проходит стадию согласования с докладчиками и выступавшими и подписывается председателем и секретарем заседания коллегиального органа управления.
Шестой этап – издание распорядительного документа по решению коллегиального органа в виде постановления или решения. При этом, решения информационного характера, как правило, не оформляются в виде распорядительного документа а фиксируются только в протоколе заседания коллегиального органа. Такие решения называются протокольными и доводятся до исполнителей выписками из протокола заседания коллегиального органа.
Распорядительный документ подписывается либо всеми членами коллегиального органа, либо председателем коллегиального органа и доводится до исполнителей. Доведение распорядительного документа до исполнителей – это тиражирование документа, его рассылка или передача исполнителям.
В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления и повышает персональную ответственность руководителя за принятое решение.
На основе единоличного принятия решений действуют федеральные министерства, администрации субъектов РФ и муниципальных образований, руководители организаций.
Руководители органов управления, действующих на основе коллегиальности, также наделяются правом принимать единоличные решения по определенному кругу вопросов, как правило, касающихся внутренней деятельности организации.
В условиях единоличного принятия решений распорядительными документами являются приказы, распоряжения, указания.
Процедура издания распорядительного документа в условиях единоличного принятия решений включает следующие стадии:
1) инициирование решения (обоснование необходимости издания распорядительного документа);
2) сбор и анализ информации для принятия решения;
3) подготовка проекта распорядительного документа;
4) согласование проекта документа;
5) доработка проекта распорядительного документа по результатам согласования;
6) принятие решения (подпись распорядительного документа);
7) доведение распорядительного документа до исполнителей.
Проекты распорядительных документов готовятся на плановой основе (в соответствии с планом или программой деятельности), по поручению руководства организацией, по инициативе руководителей структурных подразделений, а также отдельных специалистов. Обоснование необходимости издания распорядительного документа может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.
Проекты распорядительных документов готовятся специалистами структурных подразделений (либо группой специалистов разных структурных подразделений, либо временной комиссией) на основе сбора и анализа объективной, достаточной и своевременной информации для выработки управленческого решения.
Итогом сбора и анализа информации по вопросу является выработка управленческого решения.
Оформление выработанного решения в виде проекта распорядительного документа осуществляется не на бланке организации, а на стандартном листе бумаги по правилам оформления распорядительного документа. При этом, на верхнем поле справа проставляется слово «Проект».
Согласование проекта документа подразумевает визирование или внешнее согласование документа с заинтересованными лицами или организациями. Если согласующих инстанций много, то внешнее согласование документа проводится на отдельном листе – «Листе согласования». Визирование документа (внутреннее согласование) проводится с руководителями заинтересованных подразделений, главными и ведущими специалистами организации, юридической службой и с заместителями руководителя организации.
В процессе согласования (визирования) распорядительного документа могут быть высказаны замечания или дополнения к проекту документа. Они могут быть внесены непосредственно в представленный проект документа или оформлены на отдельном листе как особое мнение или замечания. В этом случае при согласовании (визировании) на проекте документа кроме подписи визирующего лица и даты поставляется отметка: «Особое мнение прилагается» или «Замечания прилагаются».
Особое мнение, оформленное на отдельном листе, прилагается к проекту документа и возвращается разработчикам проекта документа для доработки документа.
Доработанный проект документа оформляется на бланке организации и вместе листом согласования, особыми мнениями и замечаниями передается руководителю для принятия управленческого решения (на подпись).
Если проект документа готовился по поручению вышестоящей организации, то его оформление производится на стандартных листах бумаги, направляемых в вышестоящую организацию с сопроводительным письмом и пояснительной запиской.
Принятие решения – решающая стадия подготовки распорядительного документа. Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный документ, обладающий юридической силой.
Доведение распорядительного документа до исполнителей – это тиражирование документа, его рассылка или передача исполнителям.
Постановление – это акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов РФ в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм и правил.
Постановлением называется также заключительная часть протокола заседания коллегиального органа.
Для оформления постановления используются следующие реквизиты: наименование коллегиального органа – автора документа; наименование вида документа, дата, номер документа, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись.
Датой постановления является дата заседания коллегиального органа, на котором оно было принято.
Образец оформления постановления приведен в приложении 12, 13.
Решение – это акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами управления организаций и предприятий для разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.
Решениями именуются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя органами управления и более, один из которых действует на основе коллегиальности, а другой – на основе единоначалия.
Текст постановления или решения состоит из констатирующей и распорядительной частей, разделенных в постановлениях словом «ПОСТАНОВЛЯЕТ», а в решениях – «РЕШИЛ» («РЕШИЛА», «РЕШИЛО»), которое печатается прописными буквами.
В констатирующей части указывается цель издания постановления. Она может содержать ссылки на законы, ранее изданные постановления и другие нормативные акты. Распорядительная часть, как правило, состоит из пунктов, содержащих нормативные положения или поручения. Пункты, содержащие конкретные поручения, включают наименования организаций, которым дается поручение, содержание поручения и (при необходимости) срок его выполнения.
Образец оформления решения приведен в приложении 16, 17.
Приказ – это акт, издаваемый руководителем органа управления, действующего на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом управления.
В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и лиц.
По назначению и правилам оформления различают приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.
Приказы по основной деятельности издаются при реорганизации, ликвидации организации, утверждения и изменения структуры и штатов, в целях утверждения и (или) введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и др.), при регулировании вопросов финансирования, материально-технического, научно-технического и других обеспечений, организации выполнения задач, стоящих перед органом управления организацией.
Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрений, оформление командировок и другие вопросы управления персоналом.
Приказы оформляются на бланке приказа и имеют следующие реквизиты: наименование вышестоящей организации (если она имеется), наименование организации-автора, наименование вида документа (ПРИКАЗ), дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, визы.
Проекты приказов составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, с тем, чтобы содержащиеся в проектах поручения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и исключали в дальнейшем необходимость корректировки принятых решений.
Заголовок к тексту является обязательным реквизитом приказа. Он должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа и отвечать на вопрос «О чем?».
Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий или основание и цель издания документа. Если основанием для издания приказа послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, то в констатирующей части указывается его название, дата и номер.
Если проект приказа готовится в дополнение или изменение ранее изданного приказа, то в констатирующей части указывают дату, номер, заголовок дополняемого или изменяемого приказа.
Если приказ издается в инициативном порядке, т. е. во исполнение возложенных на организацию функций и задач, то в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа.
Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается с новой строки прописными буквами. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.
Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме от первого лица единственного числа. Каждое поручение распорядительной части оформляется в виде отдельного пункта. Пункты нумеруются арабскими цифрами.
Каждый пункт распорядительной части, содержащий поручение, включает наименование исполнителя или исполнителей, предписываемое действие, срок выполнения поручения. При разбивке предписываемого действия на отдельные задания или поручения они формулируются в виде подпунктов. Каждый пункт или подпункт распорядительной части приказа содержит только одно задание с указанием конкретного срока исполнения. Если предписываемое действие носит постоянный характер, то срок исполнения этого действия не указывается.
Последним пунктом приказа является пункт, в котором указывается наименование должности лица, ответственного за контроль исполнения приказа, его инициалы и фамилия.
Если пункт распорядительной части носит организационный характер, то исполнители и сроки исполнения не указываются, а только формулируется действие.
Проект приказа должен быть написан ясно, доходчиво, с соблюдением правил оформления официальных документов. В тексте проекта приказа необходимо:
1) увязывать содержащиеся в нем поручения с ранее изданными по данному вопросу документами во избежание повторений или противоречий;
2) излагать текст кратко, последовательно, четко, не допуская возможности его двоякого толкования;
3) указывать конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения поручений;
4) обеспечить юридически правильное (однозначное) написание упоминаемых в нем организаций;
5) указывать акты, подлежащие отмене или утратившие силу к какой-либо своей части.
Проекты приказов визируются всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами. Визы проставляются в нижней части последнего листа приказа либо на его обороте.
Согласованный и завизированный проект приказа оформляется на бланке организации и представляется на подпись руководителю организации, или лицу, официально исполняющего его обязанности в случае длительного отсутствия руководителя.
Если к приказу имеются приложения, в соответствующих пунктах приказа даются ссылки на них.
На самом приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово «Приложение» и указывается к какому пункту приказа оно относится.
Образец оформления приказа приведен в приложении 18, 19.
Распоряжение – это акт, издаваемый единолично руководителем органа коллегиального управления в пределах предоставленной ему компетенции, а также руководителями организаций, действующими на основе единоначалия в целях разрешения оперативных вопросов. Распоряжения, как правило, имеют ограниченный срок действия и касаются узкого круга организаций, должностных лиц и граждан.
Распоряжения составляются и оформляются по тем же правилам, что и приказы. Текст распоряжения состоит из констатирующей и распорядительной части. В констатирующей части указывается причина или цель издания распоряжения, а в распорядительной – предписываемые действия.
Образец оформления распоряжения приведен в приложении 14, 15.
Указание – это акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителем преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного или вышестоящего органа управления.
В целом указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте, разделяющими констатирующую и распорядительные части являются «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», в зависимости от содержания указания.
Если указания рассылаются в подведомственные организации с целью доведения до них норм общего характера или иных сведений, то указывается адресат или оформляется список рассылки документа.
Образец оформления указания приведен в приложении 22, 23.
Данный текст является ознакомительным фрагментом. Из книги Расчеты с подотчетными лицами: бухгалтерский учет и налогообложение. автора Захарьин В РОфициальные документы Налоговый кодекс Российской ФедерацииЧасть втораяот 05.08.2000 № 117-ФЗИзвлеченияГлава 21. Налог на добавленную стоимость<…> Статья 171. Налоговые вычеты<….> 7. Вычетам подлежат суммы налога, уплаченные по расходам на командировки (расходам по
Из книги Налоговый арбитраж: практика решений налоговых споров автора Сальникова Людмила ВикторовнаОфициальные документы Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации от 24.07.2002 № 95-ФЗИзвлеченияГлава 1. Основные положенияСтатья 1. Осуществление правосудия арбитражными судамиПравосудие в сфере предпринимательской и иной экономической деятельности
Из книги Пользование чужим имуществом автора Панченко Т МОфициальные документы Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть первая от 30.11.1994 № 51-ФЗ Извлечения Глава 4. Юридические лица Статья 113. Унитарное предприятие 1. Унитарным предприятием признается коммерческая организация, не наделенная правом собственности на
Из книги Ценные бумаги – это почти просто! автора Закарян Иван ОванесовичТребуемые документы Строгость российских законов компенсируется необязательностью их исполнения. Народная мудрость Для открытия счета в брокерской фирме клиенту – физическому лицу необходимо заполнить анкеты, с помощью которых брокер хочет узнать финансовые
Из книги 1C: Предприятие, версия 8.0. Зарплата, управление персоналом автора Бойко Эльвира Викторовна4.4. Документы Документ любого вида, как правило, имеет номер и дату. Документ также имеет реквизиты и табличные части. Табличная часть документа представляет собой список однотипных данных (например, список работников организации в документе начисления заработной
Из книги 1С: Предприятие. Торговля и склад автора Суворов Игорь Сергеевич3.3. Документы Для отражения любых событий, происходящих на предприятии, а также для управления расчетами и данными в «1С: Предприятие» могут использоваться документы. Как правило, набор документов в «1С: Предприятие» совпадает с набором реальных первичных документов,
автора Крюков Андрей ВитальевичДОКУМЕНТЫ Вообще говоря, документ – это деловая бумага. С точки зрения бухгалтерии документ – это лист бумаги с таким текстом, который подтверждает или хотя бы предвещает какое-либо событие хозяйственной жизни организации. Документ можно изготовить разными способами,
Из книги Бухгалтерский учет с нуля автора Крюков Андрей ВитальевичКассовые документы Кассовые операции оформляются документами, имеющими типовые формы.Приходный кассовый ордерПрием денег в кассу организации осуществляется на основании приходного кассового ордера. При мерный вид приходного кассового ордера, подготовленный
Из книги Как найти инвестиции и не потерять бизнес автора Эванс Томас5.1. Готовим документы В заключение нашей книги поговорим об обеспечении безопасности инвестиционных сделок. После того, как вы получили согласие инвестора и начали переговоры по предмету инвестиционного договора, надо как минимум понимать и знать инструменты
Из книги Управление дебиторской задолженностью автора Брунгильд Светлана Геннадьевна1. ОСНОВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ Учет и оформление операции приема, хранения и отпуска товаров в торговых организациях осуществляются в соответствии с правилами отпуска и отражения товарных операций в бухгалтерском учете и отчетности. Материальная ответственность
Из книги Делопроизводство для секретаря автора Смирнова Елена ПетровнаРАЗДЕЛ 3 ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ Деятельность любого предприятия сопровождается составлением разных видов документов. Организационно-распорядительными документами (ОРД) называют документы, функционирующие в сфере управления. С помощью ОРД
Из книги Малый бизнес с нуля. Хватит мечтать, пора действовать! автора Шестеренкин ЕгорПлатежные документы Еще предпринимателю придется иметь дело с некоторыми платежными документами. Вообще говоря, я в этом разделе пишу о разных документах, не все из них можно назвать платежными. Но с точки зрения некоторых типовых операций смысл у них один – все они
Из книги Делопроизводство. Подготовка служебных документов автора Демин ЮрийРаздел 4 Документы – управленческие решения. документы планирования и
Из книги Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база автора Гусятникова Дарья Ефимовна2.8. Другие документы
Из книги Коммерческое право автора Горбухов В А14. Товаро-распорядительные документы К товаро-распорядительным документам относятся:1) складские свидетельства;2) коносамент;3) накладные на перевозку грузов.Складские документы бывают трех видов:1) двойное складское свидетельство;2) простое складское
Из книги Секретарское дело автора Петрова Юлия Александровна3.2. Распорядительные документы Целью распорядительных документов является регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. В условиях единоличного принятия решений процедура издания распорядительных
Постановление . Это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами.
Текст постановления может содержать констатирующую часть. В этом случае излагается вступление (указание причины издания документа), доказательство (перечисление основных фактов), заключение (формулировка цели издания постановления).
Обязательной является постановляющая часть, включающая действие, которое необходимо предпринять, срок исполнения, ответственных за исполнение (фамилия, инициалы должностного лица (лиц). Ключевым словом этой части является «ПОСТАНОВЛЯЕТ: …». Например: Общее собрание акционеров ПОСТАНОВЛЯЕТ: …
Решение . Это правовой акт, принимаемый коллегией министерств или ведомств, учеными советами и т.д. в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.
Решения оформляются по той же схеме, что и постановления, но ключевым словом текста является «РЕШИЛ». Например: «^ Ученый Совет… университета РЕШИЛ…», «Коллегия … РЕШИЛА …».
Распоряжение . Это акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции в целях разрешения оперативных вопросов.
Распоряжения издают правительство, министерства, ведомства, администрации краев, областей, городов, районов, предприятий, организаций, учреждений. Для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано, оно имеет обязательную силу.
Распоряжение может включать констатирующую часть, в которой, как и в постановлении, есть вступление, доказательство, заключение. Основная часть этого документа – распорядительная. В ней указывается действие, которое необходимо предпринять, конкретные поручения, срок исполнения, ответственные за исполнение. Ключевое слово, разделяющее констатирующую и распорядительную части, отсутствует.
Указание . Распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями, руководителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов.
В зависимости от содержания распорядительная часть указания начинается словами «ПРЕДЛАГАЮ…» или «ОБЯЗЫВАЮ…». Далее следуют пронумерованные указания, пункт о контроле над исполнением. Указание должно иметь заголовок. Вступительная часть не обязательна.
Приказ. Это правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, объединений, организаций, предприятий, действующих на основе единоначалия.
Приказ издается для решения оперативных задач. Он является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. В деятельности организаций различаются приказы по организационным вопросам, основной деятельности и кадровому составу. Приказ обязателен для всех работников данной организации.
Приказ оформляется на специальном бланке организации с указанием вида документа – ПРИКАЗ. Обязательными реквизитами приказа являются: наименование вышестоящей организации (при ее наличии), название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы. Заголовок должен быть кратким и четко отражать основное содержание документа. Например: О внесении изменений в должностную инструкцию; О назначении на должность; О прохождении флюорографического обследования.
В первой части приказа указывается причина или основание создания документа. Обычно она начинается словами В связи с…. Если содержание документа в пояснении не нуждается, он содержит только распорядительную часть.
Распорядительная часть начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ…». Если требуются управленческие действия, то используются глаголы в неопределенной форме: внести изменения…, назначить…, перевести…, объявить…. Если действия или задания предполагают конкретного исполнителя, приказ начинается с указания должности и фамилии исполнителя в дательном падеже (инициалы ставятся в тексте после фамилии). Например:
ПРИКАЗЫВАЮ:
Главному бухгалтеру Новиковой Т.Н. открыть отдельный расчетный счет …
Срок исполнения дается отдельной строкой и оформляется тремя парами арабских цифр: 15.04.05.
В последнем пункте приказа указываются конкретные должностные лица, на которых возложен контроль за исполнением данного распорядительного документа. Используются формулировки: Контроль за исполнением приказа возложить на…, Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Информационно-справочные и справочно-аналитические документы
Большинство документов, создаваемых в организациях и поступающих извне, содержат информацию о фактическом положении дел в данной и других организациях, служащую основанием для изучения распорядительных документов.
К информационно-справочным и справочно-аналитическим документам относятся справки, акты, докладные записки, сводки, обзоры, письма и т.д. По отношению к организационно-распорядительным документам они носят вспомогательный характер и не являются обязательными к исполнению. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть принята к сведению.
Справка . Справки бывают двух видов: с информацией о фактах и событиях служебного характера и с информацией, удостоверяющей тот или иной юридический факт, необходимой частному лицу для представления в организацию или учреждение.
Реквизиты справки: 1) наименование жанра документа; 2) именование лица (фамилия, имя, отчество), которому она выдается; 3) текст, содержащий требуемую информацию; 4) наименование адреса (организации, для которой предназначается справка); 5) подпись должностного лица. Обозначение адресанта обычно содержится в угловом штампе организации или трафаретном оформлении бланка справки; там же чаще всего предусмотрено обозначение даты. Юридическая сила документа чаще всего подтверждается печатью организации.
Основные языковые модели справок:
Обозначение адресата: Дана для представления в …
Докладная записка . Это документ, адресованный руководству и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки – побудить руководителя принять определенное решение. Докладные записки по указанию руководства чаще всего носят отчетный характер.
Реквизиты докладной записки: 1) адресат (наименование должностного лица, его фамилия, инициалы); 2) наименование жанра документа; 3) текст (информация, предложение и его аргументация); 4) список документальных приложений (если они требуются); 5) наименование организации (или в штампе). Докладная записка может содержать заголовок.
Ключевое слово докладной записки – Прошу… Широко используются клишированные конструкции: В связи с…, В соответствии с…, Возникла необходимость (чего)…, Согласовать вопрос….
Объяснительная записка . Это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительные записки делятся на две группы. К первой относятся документы, сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо ситуаций, происшествий, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, мотивированным. Схема текста объяснительной записки в принципе не отличается от реквизитов докладной записки и их расположения.
Заявление . Внутренний служебный документ, предназначенный для доведения до сведения должностного лица информации узкой направленности. Адресантом заявления может быть должностное лицо внутри этой же организации (служебное заявление), Частное лицо (личное заявление). В некоторых случаях заявление может быть коллективным: когда проблема, затрагиваемая в документе, касается нескольких человек или всего коллектива.
Заявления всегда пишутся по конкретному поводу и посвящены обычно одному вопросу. Цель личного заявления – реализация или защита своих интересов.
Реквизиты личного заявления: 1) адресат; 2) именование заявителя: фамилия, имя, отчество (адрес, телефон – при адресации от частного лица в организацию); 3) наименование жанра документа; 4) текст, формулирующий интересы или права заявителя с необходимой аргументацией; 5) список документальных приложений (если они есть); 6) подпись заявителя; 7) дата.
Нередко вызывает затруднения второй реквизит документа: как оформить фамилию заявителя – в форме родительного падежа с предлогом (от) или без предлога? С точки зрения норм литературного языка допустимы оба варианта. В первом случае подчеркивается адресующий характер документа и ставится вопрос от кого? (от Иванова И.И.), во втором случае подчеркивается принадлежность документа – чье заявление? (Иванова И.И.). В настоящее время более распространен второй вариант оформления именования адресанта – без предлога.
Наименование жанра также вызывает затруднения: писать ли слово заявление с прописной или строчной буквы и ставить ли после него точку? Традиция признает оба варианта: заявление – Заявление. Точку можно ставить потому, что после слова заявление заканчивается предложение. Точку можно не ставить, т.к. слово заявление вынесено в отдельную графу, т.е. является своеобразной рубрикой, а в рубрикациях знаки препинания не ставятся.
Дата может оформляться либо тремя парами арабских цифр (15.04.05), либо развернуто (15 апреля 2005 г.)
Служебное заявление организуется по той же схеме, что и личное.
Ключевое слово этого жанра – Прошу. Используются языковые формулы: Ставлю Вас в известность…, Довожу до Вашего сведения…, Ввиду того, что…, В связи с тем, что…, Прошу Вашего разрешения…, Прошу дать ответ…, Прошу оказать содействие…, Прошу принять меры…, В случае неполучения ответа…
Акт. Документ, подтверждающий установленный факт, событие. Чаще всего акты выставляются комиссиями, в отдельных случаях – одним или несколькими должностными лицами. Поводы для составления актов могут быть различными, отсюда и большое число разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, предприятий, организаций); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей); уничтожения дел; инвентаризации и т.д. В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ.
Текст акта делится на три части: введение, констатирующую часть и выводы. Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается распорядительный документ, на основании которого составляется акт, событие или действие, послужившее причиной составления акта, его номер и дата. Далее следует слово Составлен и перечисляются фамилии (с инициалами) составителей акта.
В констатирующей части излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты. Заключительная часть акта содержит выводы и рекомендации. Эта часть не является обязательной – текст может заканчиваться и констатацией фактов. В конце ставятся подписи, при этом должности перед фамилиями не указываются.
Как и в ряде других документов, в акте текст предваряет заголовок, начинающийся с предлога о (об) и формулируемый с помощью отглагольного существительного: О проверке…, О списании…, О приеме-передаче…
Некоторые виды актов требуют утверждения руководством вышестоящего ведомства (министерства).
Организационно-распорядительные документы систематизированы по следующим функциям:
— Создание организации, предприятия;
— Реорганизация организации, предприятия;
— Ликвидация организации, предприятия;
— Приватизация государственных и муниципальных организаций, предприятий;
— Распорядительная деятельность организации, предприятия;
— Организационно-нормативное регулирование деятельности организации, предприятия;
— Оперативно-информационное регулирование деятельности организации, предприятия;
Виды
Административная система документирования по видам документов делится на три группы документов.
1. Организационно-распорядительная документация (ОРД) – положения, уставы, инструкции, приказы, решения, протоколы, штатное расписание, регламент и т.п.
2. Справочно-информационная документация (СИД) – письма, телеграммы, телефонограммы, докладные, служебные, пояснительные, объяснительные записки, справки, акты и т.п.
3. Документы по личному составу (ДЛС) – приказы, личные дела, заявления, трудовые книжки, характеристики, анкеты, резюме, договоры и т.п.
Функции
Основная функция распорядительных документов — регулятивная; целевое назначение — регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать ю аксимальний эффект от деятельности предприятийа.
Решение, зафиксированы в распорядительных документах, направлены на совершенствование организационной структуры, характера, содержания, средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности учреждений, обеспечь ния организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и другими ресурсам.
Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от вышестоящей организации в подведомственной, от руководителя организации к руководителю тока уктурного подразделения и работников данной организации и т.д. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертиі.
В юридическом плане значительная часть распорядительных документов относится к нормативно-правовых актов В них содержатся конкретные, юридически властные предписания субъектов исполнительной власти Конкретность таких пре исив проявляется в том, что их адресатом выступают конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, которые влекут возникновение конкретных административных тивно-правовых относиин.
Составление
Стилю служебных документов должна быть присуща стилистическая строгость, нейтральность изложения. Управленческие документы организации связаны с правовыми нормами, поэтому объективность в стиле изложения характеризуется эмпирическим и предписывающим характером документа. В официально-деловом стиле не должно быть эмоциональности, субъективной оценочности и разговорности. Официально-деловой стиль документов должен отвечать требованиям:
краткость и компактность изложения официального документа;
точность и определенность формулировок;
однозначность и единообразие терминов;
последовательность.
Обязательно в распорядительных документах указание конкретных лиц ответственных за исполнение, а также лица контролирующего ход исполнения. Наличие даты, к которой распоряжение должно быть исполнено.
Правила оформления
Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от лат. requisitum - требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, для того чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлении, событий.
Постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1997 г. № 273 принят и введен в действие с 1 июля 1998 г. ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации». Постановлением Госстандарта РФ от 21 января 2000 г. №9 в настоящий стандарт внесены изменения вводящиеся в действие с 1 апреля 2000 г. Этот стандарт определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правила их оформления и место расположения на документах, требования к изготовлению бланков и к учету бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов РФ.
В новом государственном стандарте, по сравнению с о стандартом действовавшим до 1997, года определено 29 реквизитов вместо 31. (Расположение их показано на схемах в прил. 1)
Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документов. Например, обязательные реквизиты для письма - наименование организации, почтовый адрес, адресат, заголовок к тексту, дата, индекс, текст, подписи, фамилия исполнителя и номер его телефона.
В процессе подготовки и оформления документа состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требуют назначение документа, его обработка и т.д.
Следует отметить, что часто документы оформляются на бланках трех видов: бланке служебного письма, бланке для конкретного вида документа и общем бланке для всех других документов. Эти бланки имеют установленный комплекс постоянных реквизитов с продольным или угловым расположением. Изготавливаются они в основном на бумаге форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Допускаются бланки форматов A3 и А6.
Документы, составленные от имени двух или более организаций, оформляются без бланка.
По пожарной безопасности
Перечень документации по пожарной безопасности
Приказы пожарной безопасности
1. Приказ по организации «О назначении лица, ответственного за пожарную безопасность»;
2. Приказ по организации «Об определении мест для курения»;
3. Приказ по организации «О порядке обесточивания электрооборудования в случае пожара и по окончании рабочего дня»;
4. Приказ по организации «О назначении ответственного за электрохозяйство»;
5. Приказ по организации «Об определении порядка и сроков прохождения противопожарного инструктажа и занятий по пожарно-техническому минимуму, а также назначение ответственных за их проведение»;
6. Приказ по организации «О назначении ответственного лица за сохранность и готовность к действию первичных средств пожаротушения и пожарного инвентаря»;
7. Приказ по организации «Об утверждении Инструкции по пожарной безопасности и по действиям персонала организации в случае пожара»;
8. Приказ по организации «Об утверждении добровольной пожарной дружины»;
9. Приказ по организации «Об организации обучения пожарно-техническому минимуму».
Журналы пожарной безопасности
10. Журнал объектовый «Отработка плана эвакуации при пожаре»;
11. Журнал объектовый «Техническое обслуживание огнетушителей»;
12. Журнал объектовый «Проведение испытаний и перезарядки огнетушителей»;
13. Журнал объектовый «Регистрация нарядов-допусков на производство газоопасных работ»;
14. Журнал объектовый «Техническое обслуживание пожарной автоматики»;
15. Журнал объектовый «Учет проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля».
Инструкции пожарной безопасности
16. Инструкция объектовая «О порядке действия персонала при срабатывании пожарной автоматики»;
17. Инструкция объектовая «О закрытии производственных и вспомогательных помещений после окончания работы»;
18. Инструкция объектовая «По оказанию помощи пострадавшему»;
19. Инструкция объектовая «По электробезопасности»;
20. Инструкция объектовая «По ревизии (очистке) воздуховодов вентиляционных систем»;
21. Инструкция объектовая «О мерах пожарной безопасности на объекте»;
22. Инструкция объектовая «О мерах пожарной безопасности при проведении мероприятий на объектах с массовым пребыванием людей»;
23. Инструкция объектовая «Ответственному за пожарную безопасность»;
24. Инструкция объектовая «По эксплуатации внутреннего противопожарного водопровода»;
25. Инструкция объектовая «По требованиям к выбору и эксплуатации огнетушителей»;
26. Инструкция объектовая «По применению работниками (гражданами) бытовых пиротехнических изделий».
27. Положение о проведении противопожарных инструктажей;
28. Билеты для проведения зачета по пожарно-техническому минимуму;
29. Комплект лекций для проведения пожарно-технического минимума;
30. Тестовые задания по ПТМ;
31. План противопожарных мероприятий на год;
32. Программа вводного противопожарного инструктажа.
Для защиты персональных данных
Организационные меры защиты персональных данных включают в себя разработку организационно-распорядительных документов, а также реализацию мероприятий по защите персональных данных.
В соответствии с п. 1 ст. 23 Федерального закона от 27.07.2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных» и п. 1 Положения о Федеральной службе по надзору в сфере связи и массовых коммуникаций, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 16.03.2009 года № 228, уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, на который возлагается обеспечение контроля и надзора за соответствием обработки персональных данных требованиям настоящего Федерального закона, является федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий функции по контролю и надзору в сфере связи и массовых коммуникаций (Роскомнадзор).
Организационные меры осуществляются на предприятии независимо от того, подавалось уведомление в Роскомнадзор или нет, осуществляется обработка ПДн с использованием средств автоматизации или без их использования.
Перечень мероприятий и необходимых документов может меняться в зависимости от специфики обработки персональных данных, орг.структуры и других особенностей каждого отдельно взятого предприятия.
Распорядительные документы - это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации.
С помощью распорядительных документов осуществляется общая функция управления, в которой особо выделяется более частная функция регулирования, позволяющая органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, согласованность в работе всех звеньев производства.
Различаются несколько видов распорядительных документов, а именно:
Постановление
Решение
Распоряжение
Указание
Наиболее часто используемыми в управленческой практике являются два вида документа: приказ и распоряжение. Эти документы создаются в организациях, действующих на основе единоначалия, т.е. в них вся полнота исполнительной власти принадлежит одному лицу. Различия между приказом и распоряжением нередко оказываются стертыми, в организациях в одних и тех же случаях могут издаваться и приказы, и распоряжения.
Приказ - это правовой акт , издаваемый руководителем, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. Этот документ может оформляться на специальном бланке - бланке приказа или бланке с угловым или продольным расположением реквизитов.
Приказы по организационным вопросам;
Приказы по основной деятельности;
Административно-хозяйственным вопросам;
Личному составу.
Приказы по организационным вопросам издаются в случаях создания, реорганизации или ликвидации учреждения, при утверждении организационной структуры и штатного расписания организации, в целях утверждения и введения в действие различных организационно-методических, плановых и отчетных документов.
Приказы по основной деятельности издаются во исполнение нормативных правовых актов вышестоящих органов власти и управления, а также в целях осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач, стоящих перед организацией.
Основные группы приказов по основной деятельности предприятия:
Установление режима работы и внесение изменений в него;
Финансирование деятельности;
Материально-техническое обеспечение;
Информационное и документационное обеспечение;
Другие приказы в зависимости от специфики деятельности организации.
Основные группы приказов по административно-хозяйственным вопросам:
Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности;
Эксплуатация зданий, помещений;
Транспортное обслуживание, внутренняя связь;
Приказы о кадровых перемещениях в организации являются приказами по личному составу. Основные группы приказов по личному составу:
Оформление приема на работу работника;
Перевода на другую работу работника;
Увольнение работника;
Оформление поощрений работников;
Наложение взысканий на работников;
Установление надбавок к окладам;
Предоставление отпусков без сохранения заработной платы;
Предоставление отпусков по уходу за ребенком;
Изменение фамилии, имени, отчества;
Проведение аттестации персонала;
Повышение классности (разряда) работника;
Расследование несчастных случаев с работниками;
Направление в загранкомандировки;
Направление в длительные командировки (свыше месяца) внутри страны;
Прохождение практики студентов (если в этот период студентам выплачивается заработная плата и ими уплачиваются страховые взносы в Пенсионный фонд Российской Федерации).
Такие приказы состоят из пунктов, каждый из которых касается отдельного работника. Приказ по личному составу доводится до сведения сотрудника под расписку с проставлением его подписи и даты ознакомления.
Процедура издания приказов включает:
Инициирование решения (обоснование необходимости принятия решения);
Сбор и анализ информации по вопросу;
Подготовка проекта распорядительного документа;
Согласование проекта документа;
Внесение проекта распорядительного документа на рассмотрение;
Подписание документа;
Доведение распорядительного документа до исполнителей.
Вначале создается проект документа. Он готовится по поручению руководителя организации, по инициативе руководителей структурных подразделений, а также отдельных специалистов (в последних двух случаях вопрос об издании приказа предварительно обсуждается с руководителем организации). Созданию проекта приказа предшествует большая подготовительная работа, заключающаяся в тщательном и всестороннем изучении вопросов, требующих разрешения.
Прежде всего необходимо изучить законодательные акты и решения правительства, ведомственные нормативные акты, предшествующие распорядительные документы по данному вопросу, чтобы содержащиеся в приказах поручения соответствовали действующему законодательству. Также предполагаемые действия по осуществлению решений приказа должны обеспечиваться достаточными материально-техническими и финансовыми средствами.
Если проект приказа должен быть согласован с ведущими специалистами, он оформляется на стандартном листе бумаги с проставлением в верхнем правом углу слова «Проект». Текст проекта документа должен составляется как окончательный документ и содержать следующие реквизиты: «наименование организации», «наименование вида документа», «дата», «регистрационный номер документа», «место издания», «заголовок к тексту», «текст», «подпись», «визы согласования».
Текст приказа должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога «о» («об») и формулируется при помощи существительных, называющих основную тему документа (о назначении…, об утверждении…, об итогах…, о мерах…; например: о создании аттестационной комиссии).
Основной текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть вводит в существо рассматриваемого вопроса, в ней объясняется необходимость создания приказа. Разновидности констатирующей части выделяются в зависимости от того, что служит обоснованием распорядительной части документа.
В качестве обоснования могут выступать:
Формулировка целей и задач, стоящих перед организацией, описание фактов или событий, послуживших причиной издания приказа, их оценка.
Наиболее употребительные слова и словосочетания в этой части документа: в соответствии с постановлением, решением и т.д.; во исполнение постановления, решения, приказа, распоряжения и т.д.; в связи с возможностью, необходимостью, началом, отказом и т.д.; в целях улучшения, экономии, ограничения, увеличения и т.д.
В случае, если поручаемые действия не требуют особого пояснения и являются очевидными, констатирующая часть в приказ не включается.
Распорядительная часть приказа начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами без разрядки с новой строки от абзаца, в конце слова ставится двоеточие. Если в распорядительной части указываются различные по характеру действия и несколько исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами, и каждый из них начинается с красной строки.
Пункты распорядительной части могут содержать конкретные поручения или положения организационного характера, включая следующую информацию:
Наименование должностей, фамилию, инициалы исполнителя(ей) в дательном падеже. Исполнителя можно указывать и обобщенно, например: директорам заводов, руководителям архивов.
Поручение, которое выражается глаголом в неопределенной форме (осуществить, обеспечить, подготовить, отгрузить и т.д.).
Срок выполнения поручения, приводящийся либо в каждом пункте, либо отдельным пунктом для всех предписываемых действий.
Таким образом, общая структурная схема пунктов распорядительно части выглядит следующим образом: кому? что сделать? к какому сроку? (например: Руководителю первого отдела А.А. Иванову разработать должностные инструкции к 25.05.2015).
При наличии промежуточных сроков выполнения поручения или при разбивке предписываемого действия на отдельные задания каждое из них формулируется отдельным подпунктом. Каждый пункт распорядительной части проекта приказа содержит только одно задание с одним сроком исполнения, например :
Срок исполнения не указывают, если поручения носят постоянных характер. Количество исполнителей по каждому пункту не ограничивается.
Если предписываемые действия носят организованный характер, они формулируются следующим образом:
Если проект приказа отменяет в какой-либо части ранее изданные документы по рассматриваемому вопросу, то в предпоследнем пункте документа они перечисляются, например:
В последнем пункте приказа - о контроле - указываются должностные лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия, например:
При большом объеме информации в проекте приказа излагаются лишь основные вопросы, дополнительная же информация (графики, схемы, таблицы, списки и т.д.) оформляется в приложениях. В этом случае в соответствующих пунктах распорядительной части даются ссылки:
На приложениях в правом верхнем углу печатается слово «Приложение» (если приложений несколько, они нумеруются) с указанием, к какому приказу или отдельному пункту документа относится приложение:
Приложения к приказу должны иметь соответствующие названия (список, перечень, план мероприятий, график и т.п.). Каждое приложение визируется на последнем листе руководителем подразделения, готовившим приложение к проекту документа, или его вышестоящим руководителем.
После подготовки проекта документа он должен быть согласован. Согласование может быть внутренним или внешним (внешнее согласование оформляется на отдельном листе - листе согласования).
Внутреннее согласование (или визирование) производится с ответственными лицами или заинтересованными работниками (так, соответствие приказа действующему законодательству согласовывается с юристом, финансовые вопросы - с бухгалтерией). Юридическая служба при визировании проекта документа должна определить целесообразность оформления данного вопроса приказом или распоряжением, соответствие проекта документа законодательству, проверить отсутствие противоречий ранее изданным приказам. Визы согласования включают наименование должности работника, его личную подпись, расшифровку подписи, дату.
В процессе согласования могут быть высказаны замечания и дополнения к проекту документа. Если замечания и дополнения незначительны, они вносятся непосредственно в проект приказа и помещаются на оборотной стороне последней страницы первого экземпляра документа (кроме виз на обороте последнего листа документа могут указываться сведения о его исполнителе, а также отметка о рассылке). Если замечания и дополнения носят серьезный и принципиальный характер, они оформляются на отдельном листе согласования, при этом при визировании делается отметка: замечания прилагаются.
Разработчики документа могут согласится с замечаниями и доработать проект, но имеет право и отказаться от них. В последнем случае разработчики проекта при представлении окончательного варианта документа на рассмотрение руководителю обязаны приложить к нему все замечания, полученные в ходе согласования документа. В случае согласия руководителя с высказанными замечаниями составить документа обязан изменить текст с учетом мнения руководителя. Руководитель организации при принятии окончательного решения имеет право выразить также и свою собственную точку зрения.
После выполнения процедуры согласования осуществляются окончательное оформление документа на бланке учреждения и подписание его руководством. Приказы подписываются руководителем организации или, в случае длительного отсутствия руководителя, лицом, исполняющим его обязанности. Соответственно подпись может быть оформлена одним из следующих способов:
После подписания приказы регистрируются работником службы делопроизводства отдельно от других документов (регистрационные индексы присваиваются приказам в пределах календарного года), при регистрации проставляется дата (таким образом, датой приказа считается дата его подписания). С этого момента приказ вступает в силу (рис. 5.1.).
Рис. 5.1. Образец оформления приказа.
После подписания документ должен быть доведен до сведения исполнителей и ответственных лиц, указанных в списке на рассылку. Рассылка документа должна проводится в возможно сжатые сроки, поскольку срок исполнения приказа отсчитывается от даты подписания документа.
Выписка из приказа составляется в том случае, если ответственному за исполнение одного из пунктов распорядительной части необходим соответствующий текст. Выписка оформляется на общем бланке, имеет те же реквизиты, что и приказ. Распорядительная часть основного текста приказа содержит лишь тот пункт, который необходим исполнителю для работы с документом (рис. 5.2.).
Рис. 5.2. Образец оформления выписки из приказа.
Другие распорядительные документы оформляются по той же схеме, что и приказ. Их специфика определяется тем, кто является автором документа, а также характером рассматриваемых вопросов.
Решение важнейших вопросов организации отражается в постановлениях.
Постановление - это документ, принимаемы высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления (комитетами, комиссиями), общественными организациями для решения важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами и организациями.
Постановления состоят из вступительной части, в которой констатируется состояние рассматриваемого вопроса. Распорядительная часть начинается со слова «ПОСТАНОВЛЯЕТ», перед ним указывается название коллективного органа. Эта часть содержит перечень мероприятий с указанием сроков выполнения и служебных лиц, ответственных за их своевременное исполнение, а также тех, кому поручен контроль за выполнением постановления (рис. 5.3).
Рис. 5.3. Образец оформления постановления.
Решение - распорядительный документ коллегиального или совещательного органа управления. Решения могут создаваться министерствами, ведомствами, учеными советами, советами директоров, правлениями кооперативов, общественными организациями и т.д. по важным вопросам, входящим в компетенцию этих органов.
Юридическую силу решение обретает после его подписания председателем и секретарем коллегиального органа, присвоения ему регистрационного номера и проставления даты. Датой решения считается дата проведения заседания коллегиального органа, на котором оно было принято. Распорядительная часть документа начинается глаголом «РЕШАЕТ» («РЕШИЛ»), перед которым указывается название коллегиального органа (рис. 5.4.).
Рис. 5.4. Образец оформления решения.
Распоряжение - это правовой акт, издаваемый единолично руководителем главным образом коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов. Распоряжения издают также руководители организаций, предприятий, действующих на основе единоначалия, их заместители, главные специалисты, руководители структурных подразделений.
Содержание распоряжений связано с оперативными вопросами хозяйственной, производственной, административной деятельности (это задания руководителя учреждения или его заместителя на отдельные работы, мероприятия, выполняемые структурными подразделениями или должностными лицами). Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и распространяется на узкий круг исполнителей или структурных подразделений. Как уже отмечалось, нередко распоряжение признается документом, равноценным приказу. Разница между этими документами в том, что приказы издаются по более общим, принципиальным вопросам, а распоряжения - по более частным.
Распоряжение не отличается от приказа и по составу реквизитов и их расположению, однако часто основной текст не содержит констатирующей части. В таком случае текст распоряжения начинается с распорядительного действия - «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ», далее идут пункты, в которых формулируются распорядительные действия.
Распоряжение оформляется на бланке предприятия и подписывается директором или его заместителем (рис. 5.5).
Рис. 5.5. Образец оформления распоряжения.
Указание - это правовой акт, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организации. Таким образом, указание можно отнести к разряду распорядительно-инструктивных документов. Право издания указаний внутри организаций предоставляется руководителям и их заместителям.
В тексте указаний обычно используются глаголы «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» в зависимости от содержания документа. Текст указания в большинстве случаев имеет вступительную часть, в которой раскрываются цели и причины его издания. Указания рассылаются в подведомственные организации с целью доведения до них общих для всех норм, положений или иных сведений (рис. 5.6.).
Рис. 5.6. Образец оформления указания.
