Акт приема передачи дел отдела кадров. Передача дел в кадровой службе

При смене кадровика необходимо оформить прием-передачу дел в кадровой службе. Правильно принять дела важно, чтобы не отвечать впоследствии за ошибки предшественников. Кроме того, с самого начала работы вы зарекомендуете себя как профессионал. Разберемся, что сделать и какие документы оформить при приеме-передаче дел в кадровой службе 2017.

Из этой статьи вы узнаете:

Прием-передача дел в кадровой службе

Закон не регулирует прием-передачу дел в кадровой службе. Каждый работодатель проводит ее по своему усмотрению с учетом порядка, который сложился на практике. Прием-передача дел в кадровой службе включает ряд этапов:

Состав комиссии по приему-передаче дел в кадровой службе 2017 утверждают приказом гендиректора компании. Он составляется в произвольной форме. В документе указывают, что целью создания комиссии является проведение приема-передачи кадровой документации в связи с увольнением работника отдела кадров или переводом его на другую работу. Комиссия должна обеспечить законность и объективность процедуры передачи дел.

Скачайте документы по теме:

В состав комиссии по приему-передаче дел в кадровой службе включают разных специалистов в зависимости от размера и специфики деятельности компании. Обычно это заместитель директора по персоналу, главный бухгалтер либо бухгалтер по зарплате, сотрудники отдела кадров либо секретарь.

Члены комиссии по приему-передаче дел в кадровой службе составлют список кадровых документов и локальных актов, которые есть в наличии. Это трудовые договоры, приказы, личные карточки, трудовые книжки и прочее. К обязательным локальным актам относятся ПВТР, положение о защите персональных данных и так далее. С учетом специфики деятельности компании должны быть разработаны графики сменности, договоры о полной материальной ответственности.

Важно обратить внимание, верно ли кадровая служба оформляет дела с учетом правил делопроизводства, а также внесли ли в них правки с учетом изменений в действующем законодательстве. Кроме того, нужно проверить, правильно ли сформированы документы в дела согласно установленным срокам хранения.

Далее члены комиссии по приему-передаче дел в кадровой службе выявляют недостающие документы. При этом также нужно опираться на сроки хранения документов. Исчисление срока хранения производят с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства кадрового документа. Так, срок хранения графика отпусков в организации составляет один год. График отпусков на 2016 год заканчивает свое действие 31 декабря 2016 года. Хранить его следует весь 2016 год и в течение года после окончания года его делопроизводства, то есть до 31 декабря 2017 года.

После того как комиссия составит список документов, обязательных для отдела кадров именно данной организации, проводят их сверку. Выясняют, какие из обязательных документов есть, а каких нет.

В этом поможет номенклатура дел кадровой службы в организации, то есть составленный по установленной форме перечень наименований дел, которые формируются в процессе ведения кадрового документооборота. В дела объединяют однотипные документы, которые используют в компании. В кадровой службе это:

• трудовые договоры;
• приказы по личному составу;
• учетные документы;
• личные карточки;
• трудовые книжки;
• документы по награждению работников;
• обращения сотрудников и так далее.

В номенклатуре дел кадровой службы в организации обязательно указывают сроки хранения дел. Это позволит кадровой службе контролировать сохранность документов в течение установленных сроков. Сроки хранения кадровых документов устанавливают следующие основополагающие документы:

Перечень, утвержденный приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558;

Перечень, утвержденный Главархивом СССР 15.08.1988.

Акт приема-передачи дел кадровой службы:

После того как комиссия сверит документы с номенклатурой дел в кадровой службе, переходят к составлению акта о приеме-передачи дел кадровой службы. Унифицированной формы такого документа не установлено, его составляют в свободной форме.

В тексте акта приема-передачи дел кадровой службы указывают, какую работу провела комиссия. Акт приема-передачи дел в кадровой службе должен включать:

• наименование и количество кадровых документов и дел;
• период времени, который они охватывают;
• сведения об отсутствии или повреждении документов;
• замечания по поводу содержания и оформления документов и дел.

Обратите внимание! Перечень отдельных видов документов, например трудовых договоров и трудовых книжек, целесообразно оформить в виде приложений к акту.

Важно правильно оформить подписи в акте приема-передачи дел в кадровой службе. В нем расписываются кадровик, принимающий документы, и работник, который их сдает, председатель комиссии и ее члены. Все указанные лица проставляют дату подписания документа. Затем акт передают на утверждение гендиректору организации.

Скачать в.doc

Скачать в.doc

Прием-передача трудовых книжек

При смене кадровика особенно важно правильно зафиксировать прием-передачу трудовых книжек. Несмотря на разговоры об их отмене, на сегодняшний день трудовая книжка играет существенную роль в трудовых отношениях. Она отражает в хронологическом порядке трудовую биографию сотрудника, рост его квалификации, продвижение по службе, отношение к труду и причины увольнения . Кроме того, это основной документ для расчета страхового стажа. Поэтому отказаться от документального оформления передачи трудовых книжек ни в коем случае нельзя.

Важно: при приеме-передаче дел в кадровой службе нужно проверить наличие или отсутствие приказа о назначении ответственного за ведение, хранение трудовых книжек и вкладышей к ним (п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Если такого документа нет, его нужно составить и подписать у директора.

При приеме-передаче дел в кадровой службе особого внимания требует Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Эту книгу ведут в рукописном виде. Ее невозможно восстановить, поскольку книга содержит подписи работников, в том числе тех, которые уже уволились. Важно сопоставить записи в трудовых книжках с записями в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Если уволенные сотрудники не расписывались в книге, об этом делают отметку в акте.

Как уже отмечалось, передачу трудовых книжек можно зафиксировать в приложении к акту приема-передачи кадровой документации. В нем указывают общее количество, список их владельцев, серии и номера трудовых книжек, а также делают отметки о невостребованных документах.

Если по каким-либо причинам полная передача документации невозможна, как минимум, нужно составить акт передачи трудовых книжек. Это позволит новому кадровику снять с себя ответственность за утраченные или испорченные при предшественнике трудовые книжки. В этом случае составляют акт о приеме-передаче трудовых книжек. Он должен включать следующие сведения:

фамилию, имя и отчество работника-владельца;

серию и номер трудовой книжки (вкладыша),

общее количество трудовых книжек и вкладышей, включая невостребованные уволенными сотрудниками.

Таким образом, правильно проведенная процедура приема-передачи дел в кадровой службе даст возможность новому сотруднику отдела кадров оценить состояние кадровых документов и снять с себя ответственность за ошибки, которые допустили в предыдущий период. Также это позволит понять, правильно ли кадровая служба оформляет дела и как в дальнейшем расставить приоритеты в работе с кадровыми документами.

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами, их сохранность в кадровой службе возлагают на ее руководителя. При переводе, перемещении или увольнении работника кадровой службы имеющиеся у него документы и дела по решению руководителя организации (если это начальник кадровой службы) или начальника кадровой службы (если это специалист по кадрам) передают другому работнику по акту приема-передачи документов и дел (п. 7 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству)).

Акт приема-передачи документов и дел

Акт приема-передачи документов и дел (далее - акт) относят к системе организационно-распорядительной документации и при его оформлении соблюдают требования Государственного стандарта РБ СГБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», Инструкции по делопроизводству, Унифицированной системы организационно-распорядительной документации, утвержденной приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25.

В акте, составленном при смене руководителя кадровой службы, отражают наличие и состояние документов и дел кадровой службы, учетно-справочного аппарата к ним (книги, журналы, картотеки); при смене инспектора кадровой службы, ответственного, к примеру, за ведение личных дел, - наличие и состояние личных дел и учетно-справочного аппарата к ним (картотек, журналов и др.).

Создаем комиссию

Акт составляет комиссия, назначаемая распорядительным документом руководителя организации (приказом, распоряжением).

Распорядительные документы о создании комиссии по приему-передаче документов и дел в государственных организациях - источниках комплектования государственных архивов и негосударственных организациях относят к документам постоянного срока хранения (ст. 16.1 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций РБ, индивидуальных предпринимателей по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству РБ от 06.08.2001 № 38 (далее - Перечень-2001)). В государственных организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, такие распорядительные документы хранятся 10 лет (ст. 16.1 Перечня-2001).

Образец приказа о создании комиссии смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 26 журнала.

Состав комиссии

В состав комиссии входят работники, которые в силу своей квалификации или занимаемого положения могут дать объективную оценку состоянию передаваемых документов. В составлении акта участвуют и заинтересованные лица, т.е. те работники, которые передают и принимают документы. В акте обязательно указывают фамилии работников, присутствующих при приеме-передаче дел.

Реквизиты акта

Акт составляют и оформляют с использованием следующих реквизитов:

Наименование вышестоящей организации (при ее наличии);
- наименование организации;
- название вида документа (акта);
- дата;
- регистрационный индекс;
- место составления или издания;
- заголовок к тексту;
- текст (текст является отдельным реквизитом акта. Унифицированной структуры текста акта нет);
- гриф утверждения;
- отметка о наличии приложения (если оно имеется);
- подпись;
- визы;
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

В акте при оформлении процедуры ознакомления с документом используют реквизит «Визы».

Составляем акт

Вы можете составить акт на общем бланке или чистом листе бумаги формата А4.

Общий бланк, на котором оформляют акт в государственной организации, помещающей изображение Государственного герба РБ, имеет следующий вид:

Государственный герб Республики Беларусь

Найменне арганiзацыі Наименование организации
АКТ АКТ
______________ №___________
г. Мiнск г. Минск

Общий бланк с угловым расположением реквизитов, на котором оформляют акт в организации, не помещающей изображение Государственного герба РБ, имеет следующий вид:

Наименование организации
АКТ
___________ № ____________
г. Минск

Общий бланк с продольным расположением реквизитов, на котором оформляют акт в организации, не помещающей изображение Государственного герба РБ, имеет следующий вид:

Наименование организации
АКТ
Дата
№ ______
г. Минск

Аналогичным образом располагаем реквизиты общего бланка при оформлении акта на чистом листе бумаги.

Заголовок к тексту акта размещаем ниже реквизита «Место составления или издания» и печатают от границы левого поля листа документа. Заголовок такого акта представляет собой краткое содержание событий, фактов, действий.

В акте заголовок оформляем с помощью отглагольного существительного в родительном падеже (акт чего?), например акт приема-передачи документов и дел, и пишем со строчной буквы.

Текст акта состоит из 2 частей: вводной и констатирующей.

В вводной части указываем основание для составления акта, перечисляем лиц, составляющих акт. Отдельно во вводной части акта указываем наименование должности, инициалы и фамилии лиц, присутствующих при его составлении.

Вводную часть текста акта приема-передачи документов и дел начинаем словом «Основание» (после него ставим двоеточие) и помещаем после заголовка акта.

Затем указываем название вида распорядительного документа (приказа, распоряжения) в именительном падеже, послужившего основанием для составления акта, его дату, регистрационный индекс и заголовок, например:

Основание: приказ директора общества с ограниченной ответственностью «Ротор» от 20.05.2011 № 90-к «О переводе на другую работу Ивановича А.В.»

После слова «Основание» с новой строки пишем «Составлен комиссией:» и далее указываем наименование должности, инициалы, фамилию председателя комиссии в именительном падеже, наименования должностей, инициалы, фамилии членов комиссии в алфавитном порядке.

Слова «Основание», «Составлен комиссией:», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишем с прописной буквы, не отступая от границы левого поля документа и оставляем открытыми.

В констатирующей части излагаем цели и задачи актирования, описываем характер проделанной работы (ее сущность, характер, сроки), фиксируем установленные факты (если излагаем несколько фактов, то текст акта делим на пункты). В случае необходимости в этой части акта делаем выводы, предложения и рекомендации по установленным фактам.

Акт можно заканчивать только констатацией фактов.

В конце текста констатирующей части акта указываем сведения о количестве экземпляров акта и их местонахождении, например:

Составлен в 3 экземплярах:
1-й экз. - в дело № 1-5;
2-й экз. - в отдел кадров;
3-й экз. - экспертной комиссии предприятия.

Если в акте в качестве приложений есть документы, подтверждающие, разъясняющие, дополняющие изложенные в нем факты, то ссылку на них даем после текста, вслед за указанием сведений о количестве составленных экземпляров акта и оформляем, как реквизит «Отметка о наличии приложения».

Если приложение названо в тексте акта, то в отметке о наличии приложения указываем количество его листов и экземпляров, например:

Приложение: на 10 л. в 3 экз.

Если приложение не названо в тексте акта, то в отметке о наличии приложения указываем его полное название, количество листов и экземпляров, например:

Приложение: объяснительная записка инспектора кадровой службы В.И. Петрович на 2 л. в 1 экз.

Если приложений несколько, то нумеруем их арабскими цифрами и располагаем справа столбцом и указываем количество листов и экземпляров, например:

Приложение: 1. Объяснительная записка инспектора кадровой службы В.И. Петрович на 2 л. в 1 экз.
2. Паспорт архива предприятия на 4 л. в 1 экз.

Подписываем акт

Акт вначале подписывают сдающий и принимающий документы и дела, затем - члены комиссии. При этом первой помещаем подпись председателя комиссии, а ниже - подписи членов комиссии в алфавитном порядке без указания наименований должностей.

Лица, имеющие замечания по содержанию акта, подписывают его с отметкой «Замечания прилагаются», например:

Председатель комиссии Подпись А.В. Ковалевский
Члены комиссии: Подпись В.В. Войтович
Подпись Н.М. Яновская
Замечания прилагаются

Текст замечаний оформляем на отдельном листе, а количество листов и экземпляров текста замечаний указываем в реквизите акта «Отметка о наличии приложения».

Замечания по содержанию акта можно оформить непосредственно в акте, если они незначительные по объему.

Утверждаем акт

Акт при смене руководителя кадровой службы, специалиста по кадрам утверждает руководитель организации.

Гриф утверждения проставляем в правом верхнем углу первого листа документа.

Если акт оформляем на общем бланке, то в грифе утверждения после слова «УТВЕРЖДАЮ» указываем наименование должности лица, утверждающего акт (директор), и видовое наименование организации (завода и др.), например:

УТВЕРЖДАЮ
Директор завода
Подпись В.В. Васюкевич
20.05.2011

Если акт оформляем на чистом листе бумаги формата А4, то в грифе утверждения после слова «УТВЕРЖДАЮ» указываем наименование должности лица, утверждающего документ (директор), и полное наименование организации, например:

УТВЕРЖДАЮ
Директор завода «Ротор»
Подпись В.В. Васюкевич
20.05.2011

Виза ознакомления

В акте, как правило, визу ознакомления не оформляют, но, например, в случае обнаружения в ходе актирования фактов утраты документов и дел с ним необходимо ознакомить руководителя службы документационного обеспечения управления (ДОУ) и заведующего архивом (лицо, ответственное за архив). В визе ознакомления проставляем подписи соответствующих заинтересованных лиц, расшифровку подписей и дату ознакомления, например:

С актом ознакомлены: Подпись А.П. Григорьева
20.05.2011
Подпись В.Д. Денисова
21.05.2011

Образцы актов смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 27-28 журнала.

Регистрируем акт

Акт регистрируем в регистрационной форме для учета исходящих и внутренних документов. При значительном количестве внутренних документов, создаваемых в организации, акт регистрируем в регистрационной форме для регистрации внутренних документов.

Дату акта проставляет, как правило, председатель комиссии, подписавший акт.

Акт служит основанием для издания руководством организации соответствующих распорядительных документов, например о привлечении к ответственности должностных лиц, виновных в утрате документов, выявленной в ходе проверки наличия дела в процессе их приема-передачи.

Акты при переводе (перемещении) или увольнении работников хранят в организациях независимо от формы собственности 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства (ст. 28 Перечня-2001).

Эмма Давыдова, начальник отдела делопроизводства и формирования Национального архивного фонда Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ

16.09.2018

Деятельность специалиста отдела кадров основана на ведении и заполнении различной документации трудоустроенных на предприятии сотрудников.

В случае увольнения кадровика бумаги, которыми он занимался, передаются другим специалистам.

В такой ситуации важно уделить особое внимание документальному оформлению данного процесса.

Должны соблюдаться правила, установленные на законодательном уровне.

Как передать дела при уходе кадрового работника?

Четкой технологии плана передачи дел при расторжении трудового соглашения с работником отдела кадров нет, потому как в нормативной документации информация такого характера отсутствует.

Несмотря на это, мероприятие принято проводить в несколько этапов . Каждый из них заключается в выполнении определенного действия:

1. Создание специальной комиссии.
2. Проверка наличия и грамотности заполнения кадровой документации, подлежащей к передаче.
3. Оформление соответствующих .

Примерный состав комиссии может выглядеть таким образом:

• руководитель компании или его заместитель;
• главбух или бухгалтер, занимающийся начислением заработной платы;
• инженер по охране труда;
• юрист и т.д.

Проверка документации представляет собой изучение имеющихся бумаг, выявление проблем в их заполнении и т.п.

Другими словами, членами специально созданной комиссии делается общая оценка состояния кадровой документации , ее систем и технологий.

Важно учесть — в ходе проверке специалисты изучают не только бумаги, но и программное обеспечение, которое было задействовано для их создания.

В идеале на каждом производстве должен присутствовать специальный документ, в котором указан порядок ведения кадрового делопроизводства.

По итогам проверки составляется перечень имеющихся бумаг . В нем также отражается информация о необходимости внесения в них исправлений и разработке новых экземпляров.

Нужен ли передаточный документ?

Документация указанного типа не относится к категории обязательных бумаг . Следует учесть, что кадровик может отказаться от заполнения документа после расторжения трудового соглашения или в свое нерабочее время.

Именно поэтому позаботиться об оформлении акта важно заблаговременно.

Унифицированного бланка для составления документа не предусмотрено — он может оформляться в свободном виде, достаточно соблюдать стандартные правила ведения документооборота на предприятии.

В акте приема-передачи отображаются сведения о передающихся документах. В частности, нужно выделить такие данные:

• наименование бумаг и дел;
• период действия;
• точное количество;
• замечания, касающиеся темы заполнения и оформления бумаг.

Кроме этого в акт вносится информация о недостатках, выявленных в ходе проверки документации членами комиссии.

Акт приема-передачи можно оформить заранее. К примеру, если работник, который будет замещать увольняющегося кадровика, еще не найден.

Заполненную прежним специалистом отдела кадров бумагу в таком случае необходимо передать главбуху, руководителю или другому уполномоченному лицу.

После того, как найдется кандидат на освободившуюся должность, он примет все документы, согласно имеющемуся акту, и только затем приступит к дальнейшему выполнения своих должностных полномочий.

С особым вниманием нужно подойти к оформлению акта передачи трудовых книжек.

Помимо стандартных сведений, в бланк вносятся следующие данные о трудовой книжке:

• инициалы и должность ее владельца;
• номер и серия вкладыша;
• общее количество передаваемых трудовых книжек (в том числе невостребованные и те, которые принадлежат уволенным работникам).

Необходимость такого характера связана с тем, что хранением, ведением и учетом трудовых книжек должен заниматься специалист, уполномоченный на осуществление таких действий специальным распоряжением, изданным руководителем предприятия.

Данное правило регламентируется 45 пунктом Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Из всего вышеуказанного можно сделать вывод, что при передаче трудовых книжек составлять соответствующий акт нужно в обязательном порядке.

Таким образом новый кадровик сможет обезопасить себя от ответственности за ошибки, допущенные при ведении документации ранее.

Скачать образец

Оформление для передачи трудовых книжек

Для составления документа лучше всего использовать лист формата А4 или фирменный бланк компании. Допускается печатное и письменное заполнение.

Обязательно должно соблюдаться одно правило — наличие в акте личных подписей членов комиссии и других лиц, участвовавших в процессе приема-передачи трудовых книг.

При желании на акте ставится печать организации. С 2016 года это требование стало считаться необязательным.

В первой части акта указываются следующие сведения:

• наименование компании и бумаги;
• город регистрации фирмы;
• дата оформления акта;
• должность и инициалы главного руководителя предприятия;
• инициалы и персональные данные специалистов — увольняющегося и нового кадровика.

Во вкладыш вносится информация о трудовых книжках — данные об их владельцах, серии, номера документов, примечания. Все это оформляется в табличном виде.

"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2009, N 6

Далеко не всегда, поступая на новое место работы, кадровик находит "наследие" предшественника в идеальном порядке. Путаница в кадровой документации, ошибки в ее содержании, оформлении, регистрации, хранении, отсутствие ряда необходимых документов не только усложняют работу приступившего к обязанностям кадровика, но и возлагают на него дополнительную ответственность. Проведенная при смене кадрового работника проверка и последующая коррекция системы кадрового документооборота позволят устранить вопросы об ответственности за уже допущенные ошибки и минимизировать риски работодателя, связанные с неправильным ведением кадровой документации.

Процедура передачи кадровых документов при смене лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, не регламентирована нормативно-правовыми актами. Тем не менее на практике сложились определенные правила ее проведения. В данную процедуру следует включить несколько этапов: создание комиссии; проверку наличия, содержания, оформления, регистрации и хранения документов; составление актов приема-передачи дел.

В состав комиссии могут входить руководитель организации, бухгалтер, специалист службы документационного обеспечения или секретарь-делопроизводитель, юрисконсульт, специалист IT-службы и другие сотрудники компании. Главное, чтобы передача дел осуществлялась при участии и прежнего, и нового работников, ответственных за кадровый документооборот. Именно этим сотрудникам в случае обнаружения каких-либо отклонений придется исправлять допущенные ошибки, разрабатывать и внедрять предложения по улучшению деятельности предприятия. Состав и полномочия комиссии утверждаются соответствующим приказом руководителя (см. пример 1).

Пример 1 .

В связи с введением в штатное расписание должности специалиста по кадрам и необходимостью передачи обязанностей по ведению, регистрации, хранению кадровой документации специалисту по кадрам Петровой П.П., принятой на работу 19.05.2009,

Приказываю:

1. Назначить рабочую комиссию по проверке и приему-передаче кадровой документации ООО "Луч" в составе:

• Председатель - директор Иванов И.И.
• Члены комиссии:

1. Проверке подлежит имеющаяся по состоянию на 20.05.2009 в ООО "Луч" кадровая документация.
2. Сроки проверки: с 20.05.2009 по 30.05.2009.
3. По результатам проверки оформить прием-передачу кадровой документации ООО "Луч" специалисту по кадрам Петровой П.П. соответствующими актами.
4. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Проверка кадровой документации

В данном случае под проверкой следует понимать комплексную оценку системы кадрового документооборота компании, существующих в ней процедур, стандартов и технологий создания кадровой документации, а также ее проверку на предмет полноты состава, правильности оформления и соответствия действующему законодательству. Цель работ по проведению проверки заключается в выявлении существующих проблемных зон в системе кадрового документооборота и поиске возможностей для ее оптимизации путем проведения анализа работы основных подсистем управления документами (создания, передачи, оперативного хранения, уничтожения и др.). Проверка может быть проведена как собственными силами организации, так и с привлечением внешних аудиторов - специалистов консалтинговых компаний.

• полноты состава и правильности оформления кадровой документации;
• системы регистрации кадровой документации;
• системы хранения кадровой документации и подготовки дел к архивному хранению;
• программного обеспечения, используемого для создания кадровой документации.

Для начала необходимо проверить наличие в компании локального документа (инструкции, положения и т.п.), регламентирующего кадровый документооборот. Если такой документ имеется, то, проанализировав его содержание, вы сможете составить целостную картину организации и ведения кадрового делопроизводства в компании, увидеть "узкие места" и возможные проблемные зоны. Если же данный документ отсутствует, то процедуру создания кадровой документации придется восстанавливать "по кусочкам", определяя этапы создания и исполнителей документов в процессе взаимодействия с сотрудниками, принимавшими участие в их подготовке.

В ходе проверки кадровой документации предприятия следует провести проверку ее состава, а также анализ содержания и оформления на предмет соответствия действующему законодательству. Единого перечня документов, обязательного для каждой организации, не существует: различные правовые акты содержат упоминания о необходимости ведения тех или иных документов, обязательность которых варьируется в зависимости от сферы и специфики деятельности компании.

К кадровой документации относятся:

1. Учредительные документы и документы, определяющие специфику деятельности работодателя:

• устав организации (копия);
• лицензии, специальные разрешения (копии).

1. Локальные нормативные акты, наличие которых у работодателя обязательно независимо от специфики деятельности:

• штатное расписание (ст. ст. 15, 57 ТК РФ);
• правила внутреннего трудового распорядка (ст. ст. 189, 190 ТК РФ);
• график отпусков (ст. 123 ТК РФ);
• положение об оплате труда и премировании работников - документ, устанавливающий систему оплаты труда, если соответствующего раздела нет в правилах внутреннего трудового распорядка (ст. 135 ТК РФ);
• документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных, - положение о защите персональных данных работников (ст. 86 ТК РФ);
• документация по охране труда (ст. 212 ТК РФ).

1. Локальные нормативные акты, наличие которых у работодателя обязательно с учетом специфики его деятельности, а также если этого требуют условия труда:

• графики сменности;
• перечень должностей с ненормированным рабочим днем;
• документы, устанавливающие размер и порядок выплаты дополнительного вознаграждения за нерабочие праздничные дни;
• документы, устанавливающие нормы труда;
• документы, устанавливающие порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками.

1. Дополнительные локальные нормативные акты:

• должностные инструкции (если должностные обязанности не включены в трудовые договоры);
• положение об охране коммерческой тайны;
• положение о подборе и адаптации сотрудников;
• положение о порядке прохождения испытательного срока;
• положение о проведении аттестации работников и др.

1. Договорные документы:

• коллективный договор (если между работодателем и работниками достигнуто соглашение об этом);
• трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним (ст. ст. 16, 56, 67 ТК РФ);
• ученические договоры (ст. ст. 198 - 208 ТК РФ);
• гражданско-правовые договоры (если в организации существует практика заключения с работниками договоров подряда, возмездного оказания услуг, поручения и пр.);
• договор о коллективной материальной ответственности (ст. 245 ТК РФ);
• договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ).

1. Распорядительные документы:

• приказы по основной деятельности (об утверждении или изменении штатного расписания, о сокращении численности или штата работников организации, о работе в выходные дни, о предоставлении дополнительных дней отдыха работникам, о вступлении в должность генерального директора и др.);
• приказы по личному составу (приказы о приеме на работу, о прекращении (расторжении) трудового договора, о переводе на другую работу, о предоставлении отпуска, о направлении в командировку, о поощрении и др.).

1. Информационно-справочные документы:

• заявления работников (ст. ст. 80, 122, 127, 128 ТК РФ);
• служебные записки;
• протоколы;
• акты;
• документы, предъявляемые работниками в процессе трудовой деятельности (медицинские заключения, решения суда, справки-вызовы на сессию и др.);
• личные дела сотрудников.

1. Учетные документы:

• личные карточки работников (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (далее - Правила ведения и хранения трудовых книжек));
• табели учета рабочего времени (ст. ст. 91, 99 ТК РФ устанавливают обязанность работодателя вести учет времени, фактически отработанного работниками);
• записки-расчеты при предоставлении отпусков (составляются работниками кадровой службы, хранятся в бухгалтерии);
• записки-расчеты при увольнении (хранятся в бухгалтерии).

1. Трудовые книжки (ст. 66 ТК РФ).

Разумеется, данный перечень не является исчерпывающим. С учетом условий труда работников и организационных особенностей компании список обязательных кадровых документов может быть расширен.

Необходимым свойством каждого документа является его юридическая сила, которая означает, что данный документ может служить подлинным доказательством заключенной в нем информации. Юридическая сила кадрового документа зависит от нескольких условий.

Во-первых, от того, насколько его создателями соблюдены требования как к форме в целом, так и к отдельным элементам (реквизитам) этого документа. Такие требования определены в Государственном стандарте Российской Федерации "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (ГОСТ Р 6.30-2003)" <1> (далее - УСОРД). Важнейшими реквизитами любого документа являются дата его совершения и регистрационный индекс. Индексом приказа является его порядковый номер, который присваивается документам в пределах делопроизводственного года, в большинстве случаев совпадающего с календарным (с 1 января по 31 декабря). Исключение составляют учреждения образования, культуры и некоторые другие учреждения, в которых делопроизводственный год начинается 1 сентября. Обратите внимание, что, если в организации принята общая сквозная цифровая нумерация приказов, наличие приказа N 13-а между приказами N N 13 и 14 может навести проверяющие органы на мысль о том, что документ выпущен задним числом. При установлении этого факта документ будет признан ничтожным. За фальсификацию документов действующим законодательством предусмотрена ответственность вплоть до уголовной в зависимости от целей и последствий совершенного деяния. Все документы следует проверить на наличие подписей уполномоченного лица, виз согласования, отметок работника об ознакомлении, отметок об исполнении.

<1> ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" принят и введен в действие с 01.07.2003 Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст. Настоящий Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы (постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД).

Во-вторых, при создании ряда кадровых документов необходимо использовать унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (далее - Постановление Госкомстата России N 1). В эти формы при необходимости могут быть внесены дополнительные реквизиты, однако при этом все реквизиты, изначально утвержденные Госкомстатом, должны оставаться без изменений (включая код, номер формы, наименование документа). Введенные изменения должны быть оформлены соответствующими организационно-распорядительными документами компании (приказами, распоряжениями).

В-третьих, особенность кадровых документов заключается в том, что помимо требований к их оформлению и удостоверению трудовое законодательство также содержит определенные требования к их содержанию. Критерии, по которым осуществляется проверка содержания документа, зависят от его вида. Например , важнейшим критерием при проверке содержания приказов об увольнении работников будет указание причины и основания увольнения в точном соответствии с Трудовым кодексом РФ.

Особое внимание следует уделить проверке трудовых книжек, поскольку они являются основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Трудовые книжки должны быть заведены на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если данная работа является для сотрудника основной. Записи в трудовых книжках должны быть внесены своевременно и на основании соответствующих распорядительных документов. Принимая трудовые книжки, работник, ответственный за их ведение, должен убедиться в наличии в организации запасных бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Об обязательности такого запаса бланков говорится в п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

В наличии документов-оснований необходимо удостовериться и при проверке распорядительной документации. Нередко многие из упоминаемых в различных приказах документов существуют лишь виртуально - ссылка на них в приказе есть, а самих документов в организации нет. Например , в приказе о вступлении в должность генерального директора в качестве основания может быть указан протокол собрания учредителей, который на самом деле никогда не существовал.

Проверка системы регистрации

В рамках проверки системы регистрации документов организации могут быть проведены:

• анализ действующего порядка систематизации кадровой документации;
• анализ системы регистрации и используемых регистрационных форм;
• проверка корректности отражения создаваемой документации в системе регистрации.

Наиболее часто в кадровом документообороте используется журнальная форма регистрации. Регистрация документа является дополнительным доказательством самого факта его существования. При наличии системы регистрации достаточно легко доказать сотрудникам любого проверяющего органа, что тот или иной документ не составлен задним числом, поскольку журнал ведется последовательно с начала года, прошивается и нумеруется и подделать его так, чтобы это осталось незамеченным, весьма затруднительно.

• приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них;
• книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
• журнал ознакомления с локальными нормативными актами;
• журнал ознакомления с правилами пожарной безопасности и охраны труда;
• журнал учета приказов по личному составу;
• журнал учета мероприятий по контролю <2>.

Кроме того, возможно ведение журналов регистрации приказов по основной деятельности, административно-хозяйственной деятельности, журналов учета личных дел, трудовых договоров, отпусков, направлений в командировки и выдачи командировочных удостоверений, листов нетрудоспособности, проверок состояния воинского учета, прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования, выдачи медицинских полисов и свидетельств пенсионного страхования и др.

Особого внимания требуют Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них (ведется бухгалтерией организации) и Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Обязательность, а также порядок ведения данных книг прописаны в разд. VI Правил ведения и хранения трудовых книжек. Формы книг утверждены Приложениями 2 и 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек". Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (например, бумажной наклейкой). При приеме-передаче книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним необходимо убедиться в том, что все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, зарегистрированы в ней. Помните, что при оформлении книжки впервые ее бланк должен быть зарегистрирован в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее с указанием его серии и номера (п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Использование не оприходованных бухгалтерией бланков, серии и номера которых не значатся в приходно-расходной книге, недопустимо.

В целом при приеме-передаче кадровой документации рекомендуется проверить, все ли документы организации реально отражены в имеющихся журналах регистрации. Для этого можно провести выборочный анализ, сравнив ряд случайно выбранных документов с соответствующими записями в журнале за те даты, когда они были изданы.

Проведение сверки документов

После того как определен список документов, необходимых организации для полноценного кадрового учета, следует произвести сверку - процесс сопоставления требуемых и имеющихся в организации документов. Для наглядности результаты сверки удобно свести в таблицу, содержащую сведения обо всех проверенных документах (см. таблицу 1).

Таблица 1

Анализ системы хранения

Обеспечение сохранности документов в компании должно быть организовано таким образом, чтобы защищать создаваемые документы от несанкционированного доступа, утраты, повреждения. Требование об обеспечении сохранности документов, образующихся в процессе деятельности компании, и их передаче в государственные, муниципальные архивы содержится в п. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации". Если в организации не создана правильная система хранения кадровых документов, обеспечить их сохранность крайне сложно.

В рамках рассмотрения системы хранения следует провести:

• проверку наличия локальной нормативной документации, регламентирующей порядок хранения дел;
• анализ системы хранения кадровых документов;
• проверку подготовки дел к архивному хранению.

Анализ системы хранения кадровой документации целесообразно начинать с проверки номенклатуры дел. По сути она должна представлять собой систематизированный список дел, которые ведутся в течение года. Отсутствие номенклатуры дел свидетельствует о том, что система хранения не продумана и не организована должным образом. В ходе проверки следует определить, все ли дела, содержащие кадровые документы, включены в номенклатуру дел, соблюдены ли требования к заголовкам дел, проставлены ли сроки хранения и соответствуют ли они Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Росархивом 06.10.2000.

Затем рекомендуется проверить правильность формирования документов в дела на предмет соответствия архивным требованиям: документы постоянного и временного сроков хранения должны быть сгруппированы в разные дела, подлинники отделены от копий, годовые планы и отчеты - от квартальных и месячных, утвержденные документы - от их проектов. В дело должны группироваться документы одного календарного года, кроме переходящих дел, не закрывающихся по окончании года (например, личных дел). Дело должно включать по одному экземпляру каждого документа и не должно содержать более 250 листов при толщине не более четырех сантиметров.

Проверка используемого программного обеспечения

В настоящее время большинство компаний ведет кадровую документацию при помощи специализированных электронных систем кадрового документооборота. Поэтому в рамках процедуры приема-передачи обязанностей кадровика рекомендуется провести анализ:

• системы электронного документооборота и информационных потоков;
• соответствия электронных шаблонных форм требованиям действующего законодательства;
• системы электронного хранения, резервного копирования и защиты кадровой информации и персональных данных работников от основных рисков.

Проверьте, обеспечивает ли система возможность ведения кадровой документации в соответствии с рекомендуемыми требованиями УСОРД и Унифицированной системы первичной учетной документации (УСПУД) <3>, а также иными действующими нормативными актами.

<3> Раздел ОКУД "Унифицированная система первичной учетной документации" введен Изменением N 2/98 Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) ОК 011-93, утвержденным Госстандартом России 02.04.1998. Содержит, в частности, унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

Не факт, что наличие специализированной кадровой программы автоматически означает использование правильных форм документов. Нередки случаи, когда заложенные в кадровый модуль формы отдельных документов не соответствуют унифицированным формам, утвержденным действующими нормативными актами. Разработчики могут просто "потерять" в них отдельные реквизиты, некоторые из необходимых форм могут отсутствовать, программа может "устареть" из-за того, что не были установлены обновления.

Пример 2 . В одной компании, использовавшей для оформления кадровой документации соответствующий модуль специализированной программы, приказы по личному составу оформлялись по унифицированным формам 2001 г. Вызванные на предприятие разработчики программы уверяли, что ее обновление в соответствии с действующим законодательством происходит регулярно и шаблоны новых унифицированных форм в программе есть. Однако их подключение не входит в обязанности поставщика программы и должно осуществляться IT-службой предприятия. Руководитель IT-службы заявил, что он знал о наличии в комплекте поставки новых шаблонов, но не получал от отдела кадров заявки о необходимости их подключения. Начальник отдела кадров в свою очередь утверждал, что проверка наличия и установка обновлений ПО не входит в его функциональные обязанности и должна осуществляться службой информационных технологий автоматически. Данная проблема была решена в процессе разработки новой инструкции по документационному обеспечению деятельности предприятия, в которой были четко прописаны порядок взаимодействия и ответственность отдела кадров и службы IT в части работы с указанной программой.

Компетентный кадровик, анализируя используемое в организации программное обеспечение, может оценить целесообразность дальнейшего применения данных программ или же их замены на новую систему.

Оформление приема-передачи документов

После проведения проверки кадровой документации при смене работника, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, необходимо составить акт приема-передачи дел. Акт должен содержать наименования документов, период времени, который они охватывают, их количество, а также сведения об отсутствии (повреждении) документов и замечания по поводу их содержания и оформления (см. пример 3).

Пример 3 .

Общество с ограниченной ответственностью "Луч" (ООО "Луч") Акт приема-передачи кадровой документации N 4

Бухгалтером Сидоровой С.С. передается, а специалистом по кадрам Петровой П.П. принимается следующая кадровая документация:

Отдельным актом рекомендуется задокументировать прием-передачу трудовых книжек. Он должен содержать перечень всех имеющихся в организации трудовых книжек с указанием следующих сведений: фамилия, имя и отчество владельца, серия и номер трудовой книжки (вкладыша), общее количество трудовых книжек и вкладышей, включая не востребованные ранее уволенными сотрудниками. В этом же акте следует зафиксировать передачу новых бланков трудовых книжек и вкладышей в них (см. пример 4).

Пример 4 .

Общество с ограниченной ответственностью "Луч" (ООО "Луч") Акт приема-передачи трудовых книжек и вкладышей в них N 4

Бухгалтером Сидоровой С.С. передаются, а специалистом по кадрам Петровой П.П. принимаются следующие трудовые книжки и вкладыши в них:

Итого трудовых книжек - 85 (в том числе две невостребованных), вкладышей в них - 14. Всего трудовых книжек и вкладышей в них - 99.

Также передаются следующие бланки трудовых книжек и вкладышей в них:

Итого бланков трудовых книжек - 2; бланков вкладышей - 2.

Всего бланков - 4.

Сдала Приняла
Бухгалтер Специалист по кадрам
Сидорова С.С. Сидорова Петрова П.П. Петрова
29.05.2009 29.05.2009
Члены комиссии:
Главный бухгалтер Игнатова А.П. Игнатова
Юрисконсульт Сомов С.О. Сомов
Секретарь Филина О.С. Филина

Согласно п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. В связи с этим одним из элементов процедуры приема-передачи кадровой документации является составление приказа о назначении нового ответственного лица (см. пример 5).

Пример 5 .

Общество с ограниченной ответственностью "Луч" (ООО "Луч") Приказ

В соответствии с требованиями п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках", и введением в штатное расписание должности специалиста по кадрам

Приказываю:

1. Назначить ответственной за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек специалиста по кадрам Петрову П.П.
2. При отсутствии Петровой П.П. ответственный за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек назначается приказом директора.
3. Контроль исполнения приказа оставляю за собой.

Таким образом, процедура приема-передачи дел позволяет новому сотруднику оценить состояние кадровых документов и снять с себя ответственность за ошибки, допущенные в предыдущий период.

Четко отлаженная и соответствующая законодательству система кадрового документооборота является одним из важных условий успешной деятельности компании, защищает ее в случае возникновения трудового спора с работниками, а также от прецедентов административных, материальных и уголовных санкций, налагаемых трудовой инспекцией или судом.

Целью кадровика, приступающего к своим обязанностям в новой компании, должно быть улучшение деятельности кадровой службы и, помимо поиска ошибок в уже созданных документах, принятие всех необходимых мер для их предотвращения в дальнейшем.

О.Скрябина

Консультант

в области трудового законодательства,

руководитель отдела кадрового аудита

Группы компаний "Градиент Альфа"

Н.Коробцова

Менеджер

отдела кадрового обслуживания

ООО "Учет Аудит Сервис"

В предыдущем номере журнала мы рассмотрели варианты организации работодателем кадровой службы. Сегодня остановимся на вопросе, который часто встает как перед работодателем, принимающим на работу нового кадровика, так и перед работником, пришедшим на новое место работы и получающим «в наследство» кадровую документацию. Как передать дела увольняющегося работника, на что следует обратить внимание при приеме дел и как поступать в том случае, если в процессе работы будет обнаружено отсутствие необходимых кадровых документов или они будут неверно заполнены?

Процедура приема–передачи дел не регламентирована законодательством, и перед работодателем довольно часто встает проблема организации передачи хранящихся в кадровой службе дел и находящихся в работе документов новому работнику, который будет принят на эту должность. Идеальным вариантом был бы прием на работу нового работника (принимающего дела) до увольнения прежнего работника (передающего дела). Однако, как правило, новый работник заменяет «старого» и должен поступить на уже освободившееся место, иначе работодатель нарушит штатно-финансовую дисциплину.

Оформлять с уволенным работником в целях приема–передачи дел договор гражданско-правового характера, например по оказанию услуг по передаче дел, невозможно, поскольку, во-первых, работа должна производиться в рамках рабочего времени, во-вторых, кадровая документация содержит персональные данные работников организации с ограниченным доступом, а также по другим причинам.

Не все работодатели имеют возможность ввести в штатное расписание дополнительную штатную единицу, чтобы обеспечить одновременную работу в течение определенного промежутка времени двух работников по одной должности. Хотя такая рекомендация законна и ей пользуются те работодатели, которые свободно могут вносить изменения в штатное расписание без финансовых последствий.

Чаще всего прием–передача дел осуществляется через «третье лицо». Например, специалист по кадрам перед увольнением передает дела начальнику отдела кадров, а тот, в свою очередь, вводит в курс дела вновь принятого специалиста.

Независимо от выбранного работодателем способа приема–передачи дел в кадровой службе, работник, принятый на работу, может принять дела с соблюдением определенной процедуры и оформлением акта приема–передачи дел или без соблюдения процедур и оформления специальных документов.

В случае когда процесс приема–передачи дел в кадровой службе заканчивается оформлением специального акта, работнику, принимающему дела, рекомендуем не относиться к этой процедуре формально. Для принимаемых по акту документов должны быть установлены:

• комплектность;
• соответствие их содержания и формы требованиям нормативных актов;
• соблюдение правил учета и хранения.

Пример оформления акта приема–передачи кадровой документации

Все обнаруженные недостатки должны быть закреплены в акте приема–передачи дел.

Если работник кадровой службы не принимал свой участок работы с соблюдением определенной процедуры, не имел достаточного времени для проверки кадровых документов и не подписывал акт приема–передачи кадровой документации, это не означает, что он не будет нести ответственности при обнаружении в будущем недостающих документов или ошибок, допущенных его предшественником. В этой ситуации принятый на работу работник должен провести аудит кадровой документации и работу по исправлению ошибок своего предшественника.

В случае обнаружения недостатков в ведении кадрового делопроизводства рекомендуем обратиться к работодателю с докладной запиской, в которой будут отражены основные результаты аудита кадровой документации. Должностная записка должна также содержать просьбу о создании специальной комиссии по проверке состояния работы с кадровой документацией.

Пример оформления докладной записки о недостатках в ведении кадровой документации

Комиссия должна быть создана приказом руководителя организации. В приказе следует определить не только состав комиссии, но и цели, и сроки ее деятельности.

Пример оформления приказа о создании комиссии по проверке состояния работы с кадровой документацией

Результаты работы комиссии оформляются соответствующим актом. Материалы этого акта должны содержать все сведения об утраченных и не оформленных своевременно документах, а также о документах, подлежащих восстановлению, дополнительному оформлению или исправлению.

Пример оформления акта проверки состояния работы с кадровой документацией