Ввод дополнительных отпусков в «1С: УПП. Рекомендации по настройке дополнительного отпуска Как добавить дополнительный отпуск 1с

В данной статье мы проведем разбор основных возможностей программы 1С:ЗУП 3.0, созданной на платформе «1С:Предприятие 8.3», по оформлению отпусков с подробным описанием таких операций, как:

Назначение права на отпуск сотруднику;
Реализация расчета и начисления отпускных;
Осуществление оценки среднего заработка для отпускных;
Формирование справки по остаткам отпусков сотрудника;
Регистрация графика отпусков в программе;
Начисление денежной компенсации взамен предоставления отпуска.

Виды отпусков

Программа 1С:ЗУП 3.0 позволяет оформить и рассчитать разные виды отпусков. В таблице ниже перечислены основные из них, указаны настройки, которые позволяют проводить данные виды отпусков в программе, а также перечислены документы, которые предназначены для регистрации.

Таблица «Виды отпусков»

*Отпуск пострадавшим на ЧАЭС, учебный (оплачиваемый и неоплачиваемый) отпуск, а также отпуск за свой счет добавляется в справочник «Виды отпусков»:

*Северный отпуск будет добавлен в справочник «Виды отпусков», если для организации будут указаны «северные» условия:

Назначение права на отпуск сотруднику

В общем случае (без привязки к сотруднику) задать количество дней ежегодного отпуска можно в справочнике «Виды отпусков» или в Позиции штатного расписания.

Регистрация права на отпуск сотрудника и указание количества дней ежегодного отпуска реализуется кадровыми документами «Прием на работу» или «Кадровый перевод». По умолчанию количество дней ежегодного отпуска будет равно заданному значению в справочнике «Виды отпусков» или в Позиции штатного расписания. Значение из Позиции штатного расписания будет приоритетным, если данная позиция указана в поле «Должность» кадрового документа сотрудника. Заданное по умолчанию значение можно отредактировать на форме «Право на отпуск», которая вызывается по ссылке «Редактировать» на закладке «Главное» в кадровом документе. Таким образом, мы задаем количество дней ежегодного отпуска для сотрудника.

Нужно перейти по ссылке «Страхование» в Карточке сотрудника и указать количество дней дополнительного отпуска в группе «Сведения о льготах физического лица пострадавшего на ЧАЭС». В этом случае при создании кадровых документов «Прием на работу» или «Кадровый перевод» право на этот отпуск назначается сотруднику автоматически. Если количество дней дополнительного отпуска в группе «Сведения о льготах физического лица пострадавшего на ЧАЭС» не указано, то добавить этот отпуск на форму «Право на отпуск» можно по кнопке «Добавить».

Чтобы назначить сотруднику право на Северный отпуск достаточно указать «северные» условия в Карточке организации. Как и в предыдущем случае, уже при создании кадровых документов «Прием на работу» или «Кадровый перевод», право на этот отпуск назначается сотруднику автоматически.

Расчет и начисление отпускных в 1С:ЗУП 3.0

1. Требуемый вид отпуска добавляем в справочник «Виды отпусков». При этом в соответствующем списке будут созданы два Начисления – для расчета самого отпуска и для расчета компенсации за него. Если вид отпуска добавляется посредством настройки, то нужно установить соответствующий флажок в разделе «Настройка – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний – Отпуска». В этом случае требуемый вид отпуска будет добавлен в справочник «Виды отпусков» автоматически.

2. Чтобы оформить приказ на отпуск в 1С и выполнить расчет отпуска в 1С ЗУП следует создать документ «Отпуск» посредством разделов «Кадры» или «Зарплата».

Оформить групповой приказ на отпуск можно с помощью документа «Отпуск сотрудников». Далее по ссылке «Оформить отпуск» следует сформировать отдельный документ «Отпуск» для каждого из отпускников.

3. Длительность основного отпуска в документе «Отпуск» на закладке «Основной отпуск» можно указать двумя способами:

Указать даты начала и окончания отпуска: длительность отпуска будет рассчитана автоматически.
Указать дату начала отпуска и его длительность: дата окончания отпуска заполнится автоматически.

4. На закладке «Начислено (подробно)» документа «Отпуск» будут рассчитаны суммы отпускных для зарегистрированных отпусков на закладках «Основной отпуск» и «Дополнительные отпуска».

Примечание: Дополнительный отпуск пострадавшим на ЧАЭС оплачивается не работодателем, а органами социальной защиты, поэтому на закладке «Начисления» документа «Отпуск» сумма отпускных для него рассчитана не будет. В программе нужно зарегистрировать период отсутствия сотрудника на закладке «Дополнительный отпуск», рассчитать средний заработок (реквизит «Средний заработок» на закладке «Основной отпуск») и выдать справку для оплаты дополнительного отпуска пострадавшим на ЧАЭС. Справку можно распечатать по кнопке «Печать – Справка для оплаты доп.отпуска гражданам, подвергшимся воздействию радиации».

5. Если при расчете отпуска нужно рассчитать и выплатить зарплату за месяц, то следует установить флажок «Рассчитать зарплату за месяц».

6. Чтобы отразить начисление материальной помощи к отпуску следует установить флажок «Материальная помощь к отпуску». Наличие данного флажка в документе «Отпуск» обеспечивает настройка «Выплата материальной помощи к отпуску» в разделе «Настройка – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний – Прочие начисления».

7. Распечатать приказ на отпуск в 1С: ЗУП 3.0 можно из документа «Отпуск» по кнопке «Печать – Приказ о предоставлении отпуска (Т-6)».

8. Для выплаты отпускных предназначена кнопка «Выплатить» в документе «Отпуск». Выплата отпускных производится в межрасчетный период за три календарных дня до начала отпуска.

Таким образом, из документа «Отпуск» можно создать и провести ведомость на выплату отпускных. В зависимости от настроек в программе будет создана «Ведомость в банк» или «Ведомость в кассу».

Если нужно выплатить отпускные нескольким сотрудникам, то следует создать ведомость на выплату в разделе «Выплаты», указать в поле «Выплачивать» вид выплаты «Отпуска» и выбрать все отпуска, которые необходимо выплатить.

9. Чтобы отразить факт перечисления НДФЛ следует в Ведомости на выплату установить флажок «Налог перечислен вместе с зарплатой» и указать сведения о платежном документе в поле «Платежный документ».

Когда возникает переходящий отпуск (отпуск сотрудника начинается в одном месяце, а заканчивается в другом) возникает вопрос по поводу даты удержания НДФЛ с суммы отпускных. Так как выплачивать отпускные нужно за три дня до начала отпуска, а работнику выплачивается доход, имеющий отношение к следующему месяцу, НДФЛ с такого дохода удерживается при фактической выплате отпускных.

Расчет среднего заработка для целей начисления отпускных

Чтобы увидеть расчет среднедневного заработка для отпускных в 1С:ЗУП следует в документе «Отпуск» нажать на кнопку «Печать – Расчет среднего заработка».

Расчет остатка отпусков

Увидеть остаток отпуска сотрудника в 1С:ЗУП 3.0 можно по ссылке «Отсутствия» в Карточке сотрудника.

В разделе «Отсутствия» мы видим остаток отпуска на текущий момент и можем сформировать справку по остаткам отпусков по ссылке «Справка по отпускам сотрудника».

Сформировать справку по остаткам отпусков сотрудника можно также по ссылке «Как сотрудник использовал отпуск» в документе «Отпуск».

Справка по отпускам сотрудника содержит информацию о праве на отпуск, количество накопленных дней отпуска за указанный период, количество использованных дней отпуска и текущий остаток на момент формирования справки.

График отпусков

Поскольку график отпусков не всегда отражает пожелания работников, его заполнению может предшествовать подготовительная работа, в результате которой будет составлена ведомость отпусков, отображающая планы и пожелания работника относительно периода отпуска. После анализа полученных сведений, можно приступать к составлению графика отпусков. Для составления графика отпусков в программе предназначен документ «График отпусков», который расположен в разделе «Кадры – Графики, переносы отпусков». На основании графика отпусков по ссылке «Оформить отпуск» могут быть оформлены фактические отпуска сотрудников. По ссылке «Этот документ оформлен правильно?» видны отклонения запланированных отпусков от учетных данных по остаткам отпусков.

С помощью документа «Перенос отпуска» можно оформить перенос отпуска относительно запланированного отпуска в документе «График отпусков». Документ «Перенос отпуска» может быть создан из документа «График отпусков» по ссылке «Оформить перенос».

Компенсация отпуска

Чтобы начислить денежную компенсацию взамен предоставления основного отпуска нужно установить флажок «Компенсация отпуска» и указать количество дней компенсации на закладке «Основной отпуск» документа «Отпуск».

Чтобы начислить денежную компенсацию взамен предоставления дополнительного отпуска нужно указать количество дней компенсации отпуска на закладке «Дополнительные отпуска» документа «Отпуск».

На закладке «Начислено (подробно)» документа «Отпуск» отображается сумма начисленной компенсации.

Отпуск за свой счет

Провести оформление отпуска в 1С за свой счет посредством документа «Отпуск без сохранения оплаты» можно, создав его в разделе «Кадры» или «Зарплата».

Чтобы воспользоваться документом «Отпуск без сохранения оплаты» нужно предварительно установить флажок «Отпуска без оплаты» в разделе «Настройки – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний – Отпуска». Флажок «В том числе внутрисменные» активирует возможность регистрации отсутствия в течение части смены.

В «Отпуск без сохранения оплаты» появится возможность указать часы отсутствия в течение части смены в поле «Часы отсутствия», после установки галки «Отсутствие в течение части смены».

Доступность флажка «В том числе внутрисменные» зависит от того, установлен ли флажок «Применение почасовой оплаты» в разделе «Настройки – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний – Почасовая оплата».

Мы рассмотрели основные функции программы ЗУП, к которым можно прибегнуть, осуществляя расчет отпуска в 1С. Помимо основных и льготных видов отпусков, рассмотренных нами, существует также ряд отпусков, расчет и оформление которых посредством 1С:ЗУП мы рассмотрим в последующих статьях.

"Зарплата", 2012, N 7

Лето - традиционная пора отпусков, когда работы у бухгалтера заметно прибавляется. Нужно вести учет использованных дней отпуска сотрудников, рассчитывать, сколько еще дней осталось. В статье расскажем, как произвести настройку этих операций в программах "1С: Зарплата и управление персоналом 8" и "1С: Управление производственным предприятием 8".

Каждый работник имеет право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск. Его минимальная продолжительность определена в ст. 115 Трудового кодекса и должна составлять не менее 28 календарных дней.

Некоторые категории работников, в соответствии со ст. 116 Трудового кодекса, имеют право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска. Такие отпуска должны быть предоставлены тем сотрудникам, которые:

заняты на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;
имеют особый характер работы;
ненормированный рабочий день;
работают в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.

Дополнительные отпуска для работников может также устанавливать работодатель с учетом своих производственных и финансовых возможностей, прописав порядок и условия их предоставления в коллективном договоре или локальном нормативном акте.

Для планирования отпусков, а также для расчета компенсаций за неиспользованный отпуск бухгалтеру нужно знать количество календарных дней отпуска, на которые сотрудник имеет право.

Как в программах "1С: Зарплата и управление персоналом 8" и "1С: Управление производственным предприятием 8" можно настроить учет использованных сотрудниками дней отпусков и расчет остатка неиспользованных дней отпуска в разрезе рабочих лет?

На момент подготовки материала применялись актуальные релизы конфигураций:

"1С: Зарплата и управление персоналом 8" - редакция 2.5 (2.5.51);
"1С: Управление производственным предприятием 8" - редакция 1.3 (1.3.26).

Этапы настройки программы учета отпусков

Первоначальная настройка состоит из нескольких этапов:

настройка порядка списания фактически использованных отпусков;
объявление перечня используемых видов отпусков;
создание и настройка вариантов расчетов отпускных и компенсаций за неиспользованный отпуск;
регистрация количества дней отпуска в течение года, на которые имеют право работники определенных должностей.

Рассмотрим каждый этап подробнее.

Настройка порядка списания фактических отпусков

Списание фактических отпусков (уменьшение остатка количества неиспользованных дней отпуска) в программе может происходить при проведении либо кадровых приказов на отпуск, либо документов по расчету отпусков и компенсаций.

Порядок списания определяется во вкладке "Параметры учета" меню "Сервис" (см. рис. 1 на с. 73).

Интерфейс "Кадровый учет организаций". Меню "Сервис"/"Параметры учета". Закладка "кадровый учет" Рис. 1

Обратите внимание: в отношении текущих отпусков, предоставляемых работникам в обычном порядке, есть возможность выбрать вид документа, который будет являться основанием для списания количества неиспользованных дней отпуска. При расчете компенсации за неиспользованный отпуск такой выбор невозможен. Основанием для списания в этом случае будут только расчетные документы.

Объявление в программе перечня видов отпусков

Все виды используемых в компании ежегодных отпусков необходимо объявить в справочнике "Виды ежегодных отпусков".

Для этого последовательно нужно выполнить ряд операций во вкладке "Виды ежегодных отпусков" меню "Предприятие" (см. рис. 2 на с. 74):

добавить новый вид ежегодного отпуска;
указать единицу измерения продолжительности отпуска: рабочие или календарные дни;
если продолжительность отпуска одинакова для всех или большинства сотрудников организации, необходимо установить отметку в графе "Предоставить отпуск всем сотрудникам";
указать количество дней отпуска, на которые все работники имеют право в течение года;
сохранить.

Интерфейс "Кадровый учет организаций". Меню "Предприятие"/"Виды ежегодных отпусков" Рис. 2 Виды начислений для расчета отпускных

Для расчета отпускных используются виды начислений из списка "Основные начисления организации".

Список открывается из пункта "Настройка расчета зарплаты" меню "Предприятие" (см. рис. 3 на с. 75).

Интерфейс "Расчет зарплаты организаций". Меню "Предприятие"/"Настройка расчета зарплаты"/"Основные начисления организации" Рис. 3

Необходимо создать и настроить виды начислений для каждого вида отпуска.

Для расчета отпускных при предоставлении основного ежегодного оплачиваемого отпуска в программе предназначен вид расчета "Оплата отпуска по календарным дням".

Эта опция, скорее всего, уже настроена в вашей программе для расчета основного отпуска.

Остается ввести и настроить виды начислений для дополнительных видов отпусков. Каждому варианту расчета отпускных должен соответствовать определенный вид отпуска.

Чтобы установить это соответствие, необходимо в меню "Предприятие" выбрать вкладку "Настройка расчета зарплаты". Далее следует обратиться к перечню "Основные начисления организации". В этом перечне нужно выбрать вариант расчета отпускных (см. рис. 4 на с. 75).

Форма вида начисления. Закладка "Использование" Рис. 4

Обратите внимание: варианту расчета отпускных "Оплата отпуска по календарным дням" должен соответствовать ежегодный основной оплачиваемый отпуск.

В закладке "Время" следует установить для всех видов отпусков вид времени - "Неотработанные полные смены, а также командировки" (см. рис. 5 ниже).

Форма вида начисления. Закладка "Время" Рис. 5 Виды начислений для расчета компенсации за неиспользованный отпуск

Варианты расчета компенсации за неиспользованный отпуск устанавливаются в перечне "Дополнительные начисления организации". Для них в разделе "Компенсации ежегодных отпусков" на закладке "Использование" нужно отметить, что это компенсация неиспользованного отпуска.

Интерфейс "Расчет зарплаты организаций". Меню "Предприятие"/"Настройка расчета зарплаты"/ "Дополнительные начисления" Рис. 6 Регистрация права на предоставление отпуска для определенной должности

Настройка должности необходима, если все сотрудники, занимающие данную должность, имеют право на одинаковое количество дней дополнительного отпуска определенного вида. Например , все электросварщики организации имеют право на дополнительный отпуск за работу во вредных условиях труда, а водители - за ненормированный рабочий день. В этом случае бухгалтер должен сделать следующее (см. рис. 7 на с. 78):

найти нужную должность и открыть форму должности для правки (Интерфейс "Кадровый учет организаций". Меню "Предприятие"/"Должности");
перейти на закладку "Ежегодные отпуска";
добавить виды отпусков, положенные на этой должности (правая кнопка мыши на поле);
указать количество дней отпуска, на которые все работники этой должности имеют право в течение года;
сохранить.

Интерфейс "Кадровый учет организаций". Меню "Предприятие"/"Должности" Рис. 7

О том, как в программе "1С" можно использовать "отпускные" настройки, а именно: как произвести регистрацию персонального права на предоставление отпуска для сотрудника, как произвести регистрацию остатков отпусков прошлых лет, как использовать расчет остатков отпусков, мы расскажем в ближайших номерах журнала "Зарплата".

О.Я.Леонова

Руководитель отдела

автоматизации кадрового учета

и расчета заработной платы

компании "Микротест"

Информация по отпускам сотрудников – важная часть кадрового учета. В программе 1С 8.3 ЗУП вы можете сформировать детальный отчет по отпускам по каждому сотруднику. Как учитывать остатки отпусков в 1С 8.3 ЗУП 3.1 читайте в этой статье.

Каждый работник имеет право на ежегодный оплачиваемый 28-ми дневный отпуск. Это право закреплено в трудовом законодательстве. Кроме того руководство может предоставлять дополнительные отпуска. Например, сотрудникам с ненормируемым рабочим днем или вредными условиями труда. Если работники трудятся в условиях крайнего севера, то им гарантирован дополнительный отпуск 24 дня. В программе 1С 8.3 ЗУП 3.1 можно учитывать различные виды отпусков и формировать детальный отчет по отпускам по каждому сотруднику. Где можно посмотреть остатки отпусков в 1С 8.3 ЗУП 3.1 читайте в этой статье.

Шаг 1. Введите в 1С 8.3 ЗУП начальные остатки отпусков

Если вы перешли на 1С 8.3 ЗУП 3.1 из другой зарплатной программы, то вам надо внести в 1С остатки по отпускам. Это не нужно делать только по новым сотрудникам, которых вы приняли на работу уже в 1С 8.3 ЗУП. Ввод остатков делайте в карточке сотрудника. Для этого зайдите в раздел «Кадры» (1) и кликните на ссылку «Сотрудники» (2). Откроется окно со списком сотрудников.

В открывшемся окне укажите вашу организацию (3), и кликните два раза на сотруднике (4), по которому нужно ввести остаток. Откроется карточка работника.

В карточке нажмите кнопку «Оформить документ» (5), выберете «Отсутствия» (6) и кликните на ссылку «Ввод остатков…» (7). Откроется форма для ввода.

В окне ввода укажите дату остатков (8). Это должна быть последняя дата периода, по которому вводится остаток. Далее нажмите кнопку «Добавить» (9) и введите виды отпусков (10), по которым нужно ввести данные. Также по каждому виду введите начальную (11) и конечную дату (12) периода. В поле «Остаток» (13) введите количество дней неиспользованного отпуска. Для ввода данных нажмите кнопку «Провести и закрыть» (14). Теперь по этому сотруднику в программе 1С 8.3 ЗУП 3.1 есть данные по остаткам.

Шаг 2. Учтите входящий остаток при оформлении отпуска в 1С 8.3 ЗУП 3.1

При создании документа «Отпуск» вы можете посмотреть остатки неиспользованного отпуска за все периоды работы сотрудника и учесть их. Зайдите в раздел «Кадры» (1) и кликните на ссылку «Отпуска» (2).

В открывшемся окне нажмите кнопку «Создать» (3) и кликните на ссылку «Отпуск» (4). Откроется форма для его оформления.

В этом отчете видны начальные остатки по видам отпусков (7), которые были введены вручную. Также здесь указаны остатки, накопленные за период, когда зарплата уже учитывалась в 1С (8). В графе «Остаток…» (9) указано, сколько дней может взять работник на текущий момент. Ориентируясь на эти цифры можно перейти к дальнейшему оформлению отпуска.

Шаг 3. Сформируйте отчет по остаткам отпусков в 1С 8.3 ЗУП 3.1

В 1С 8.3 ЗУП есть отчет по остаткам отпусков всех сотрудников. Для его формирования зайдите в раздел «Кадры» (1) и кликните на ссылку «Кадровые отчеты» (2). Откроется список всех отчетов.

В окне отчетов есть два отчета по остаткам:

«Остатки отпусков» (3). Детальный отчет;
«Остатки отпусков (кратко)» (4). Сокращенный вариант отчета.

В первом отчете можно посмотреть по каждому сотруднику (5) количество дней неиспользованного отпуска (6) в разрезе видов (7) и периодов (8).

Во втором отчете вы увидите сокращенный вариант первого отчета без указания периодов. Краткий отчет более читабелен.

Каждому работнику, оформленному в организации, полагается ежегодный оплачиваемый отпуск. Причем не имеет значения занимаемая должность, уровень занятости или форма оплаты труда. Для учета времени отсутствия работника и размеров выплат, удобно использовать различные программные продукты 1С, например 1С: Бухгалтерия, или 1С: Зарплата и Управление Предприятием (ЗУП). Рассмотрим, как производится начисление отпускных в 1С: ЗУП

Создание документа

Начисление отпускных в 1С возможно создать множеством путей. Рассмотрим основные.

Через закладку «Главная» документ можно создать следующими путями:

Переходим в раздел «Все начисления», в открывшемся журнале нажимаем клавишу «Создать» и выбираем из раскрывшегося списка необходимый вариант;

Заходим в раздел «Расчеты и выплаты» и нажимаем на ссылку «Отпуск»;

В разделе «Создать» выбираем пункт «Отпуск».

Через закладку «Кадры» документ можно создать следующими путями:

Выбираем пункт «Отпуска»;

Переходим в список «Все кадровые документы», нажимаем кнопку «Создать» и выбираем нужную форму из списка;

Открываем журнал «Сотрудники», открываем карточку работника, уходящего в отпуск, нажимаем клавишу «Оформить документ», и выбираем нужное из списка.

Через закладку «Зарплата» документ можно создать следующими путями:

Переходим в раздел «Отпуска»;

Переходим во «Все начисления» и создаем новый документ, выбрав его из открывшегося списка;

Открываем «Расчеты и выплаты» и, в открывшейся форме переходим по ссылке «Отпуск».

Если при создании через журнал кадровых документов выбрать вариант «Отпуск сотрудников», то выйдет форма, в которой можно создать групповой приказ и заполнить данные сразу по нескольким работникам, уходящим в отпуск. Затем можно создать персональные документы, использовав ссылку «Оформить отпуск».

Расчет основного отпуска

Открыв любым из вышеприведенных способов документ «Отпуск» начинаем заполнять его следующим путем:

- - Реквизит «Месяц» — месяц выплаты, автоматически заполняется программой;

Важно правильно указать месяц. К примеру, если сотрудник уходит в отпуск с первого августа, то отпускные, согласно законодательству, он получит за три дня, то есть в конце июля. В данном случае в программе необходимо заменить вручную август на июль.

- - Реквизит «Организация» — уже заполнен (назначается, в зависимости от пользователя, создавшего документ). Если в программе ведется учет по нескольким организациям, необходимо выбрать ту, в которой числится сотрудник;
  - Реквизит «Дата» — дата приказа, программа устанавливает текущую дату;
  - Реквизит «Номер» — присваивается документу после записи и не доступен для редактирования;
  - Реквизит «Сотрудник» — выбирается из списка работник, уходящий в отпуск.

Если документ начисления отпускных в 1С создавался на основании карточки сотрудника, то графы «Организация» и «Сотрудник» программа заполнит самостоятельно.

Переходим к заполнению закладки «Основной отпуск». В первую очередь необходимо установить галочку рядом с пунктом «Отпуск».

Теперь вводим дату, с которой сотрудник будет отсутствовать на рабочем месте. Последний день отпуска в данной конфигурации, как и в 1С 8.2 можно ввести следующими путями:

- - Вручную — в соответствующем окне внести дату последнего дня;
  - Оставить графу с датой пустой, а в окошке количества дней указать надлежащие данные. Программа сама посчитает и выдаст число, на которое будет приходиться последний день отпуска сотрудника.

После введения этой информации программа выдаст период работы, за который сотрудник получает отпуск. А так же выдаст в нижней части формы все расчеты, включая средний заработок и НДФЛ.

Период работы рассчитывается конфигурацией исходя из информации о стаже сотрудника в организации и данных о ранее отгулянных отпусках. Расчетным периодом считается 12 месяцев, предшествующих первому дню, выхода в отпуск.

Если сотруднику, которому полагается удлиненный основной отпуск, будет выплачиваться возмещение неиспользованной части отпуска (дни, свыше стандартных 28 дней), то необходимо установить галочку на пункте «Компенсация» и указать количество дней. Программа посчитает и прибавит результат к общей сумме отпускных.

Если во время отсутствия сотрудника его работу будет выполнять другой человек, то во избежание путаницы с расчетами необходимо установить флажок на пункте: «Освободить ставку на период отсутствия».

Если сотрудник уходит в отпуск не с первых дней месяца, то к сумме отпускных можно прибавить заработную плату за предшествующие дни текущего месяца. Для этого достаточно установить галочку в графе «Рассчитать зарплату за (1С выдает актуальный период)».

При необходимости можно получить более детальную информацию об отпусках работника, нажав на ссылку «Как сотрудник использовал отпуск?».

Подробнее можно посмотреть и расчет НДФЛ и удержаний, нажав на изображение карандашика, рядом с соответствующей графой.

В детализации НДФЛ можно просмотреть табличный документ, содержащий данные о доходах, налогах, вычетах и авансах отдельно по каждому месяцу.

Открывшаяся форма детализации по удержаниям разделяется на две части. Верхняя половина дает информацию непосредственно по удержаниям, нижняя отображает состояние займов.

Если что-то необходимо уточнить в расчете среднего заработка, можно нажать на карандашик рядом с графой «Средний заработок».

Здесь увидим заполненный табличный документ по всем видам начислений, разбитый по месяцам.

Если начислений нет, а программа выдает извещение «Документ не рассчитан», значит, настройки расчета зарплаты установлены не верно. Исправляется это следующим образом. В меню программы «Настройки» нужно выбрать пункт «Расчет зарплаты» и в открывшемся окне установить галочку на пункте «Использовать программу для расчета заработной платы».

Перейдя в закладку «Начислено (Подробно)» можно увидеть всю информацию по тому, как начислялись отпускные в 1С в виде табличного документа.

Для получений более подробной информации здесь можно использовать кнопку «Показать подробности расчета».

Если необходимо внести какие — то изменения, то все ячейки данного документа доступны для редактирования. При корректировке показателей в данной вкладке, автоматически меняются суммы расчетов в основной части формы.

Если после внесения изменений выясняется, что необходимо использовать данные, которые изначально выдала программа, то нажимаем функциональную клавишу «Отменить исправления».

В зависимости от ведения учета организацией, принимается решение о заполнении закладки «Дополнительно». Если определились, что вносить данные в этот раздел надо, то создаем «Способ отображения зарплаты в бухгалтерском учете» и указываем его в графе «Счет, субконто». Делается это следующим образом:

- - Заходим в закладку «Дополнительно»;
  - В пункте «Счет, субконто» открываем список;
  - Нажимаем кнопку «Создать»;
  - В открывшемся окне вводим наименование;
  - Нажимаем на кнопку «Записать и закрыть»;
  - Выбираем созданный счет, для отражения в закладке.

Возвращаемся на основную вкладку и заполняем оставшиеся графы. По согласованию с сотрудником выбираются дата и период выплаты из следующих вариантов:

- - С авансом;
  - В межрасчетный период;
  - С зарплатой.

Если все данные заполнены правильно, то ставим галочку, утверждая его корректность, проводим документ и распечатываем необходимые формы.

Теперь можно ввести платежный документ, нажав на клавишу «Выплатить». Программа создаст платежную ведомость, которую нужно будет провести и закрыть.

Соответствующий документ появился в журнале платежных ведомостей. На его основании можно выплачивать сотруднику отпускные.

Расчет дополнительного отпуска

Чтобы оформить сотруднику дополнительный отпуск, необходимо перейти в закладку «Дополнительные отпуска» и установит галочку на параметре «Предоставить дополнительный отпуск».

Табличная часть вкладки станет активной, в нее следует внести необходимый вид отпуска, из открывшегося списка и количество дней.

Программа сама поставит данный по рабочему году, а так же даты начала и конца отпуска, где первым днем дополнительного отпуска будет являться день, следующий сразу за последним днем основного.

Если необходимо компенсировать какое — то количество дней дополнительного отпуска, указываем количество в соответствующем окне таблицы, программа прибавит сумму компенсации по дополнительному отпуску к начислениям основного отпуска.

Если использоваться будет не один дополнительный отпуск, создаем новую строку, нажатием кнопки «Добавить».

После внесения всех данных переходим на основную закладку, перепроверяем, устанавливаем галочку об утверждении расчетов, проводим и распечатываем нужные документы.

Остатки и резервы отпусков

Чтобы программа сама вела учет остатков, необходимо ввести информацию по всем отпускам сотрудника, начиная с первого дня выхода на работу.

Если организация начала использовать конфигурацию не с начала своей деятельности, то данные следует вносить следующим путем:

Переходим в «Данные на начало эксплуатации» главного меню;
Создаем начальную штатную расстановку;
Выбираем организацию;
Выбираем сотрудника из списка, нажатием клавиши «Добавить»;
Переходим в ячейку «Отпуска» табличного документа;
Нажимаем «Добавить» в нижней части открывшейся формы;
Заполняем все пустые ячейки и нажимаем «ОК»;
Используем клавишу «Провести и закрыть» в документе «Начальная штатная расстановка».

При оформлении отпускных встает вопрос, как в 1С посмотреть остаток отпуска. Сделать это можно в документе «Начальная штатная расстановка», находящемся в журнале «Данные на начало эксплуатации».

В программе есть возможность заранее планировать расходы по отпускам. Резервы отпусков в 1С: ЗУП могут формироваться двумя методами – нормативным и методом обязательств (МСФО). Согласно ст. 324.1 НК РФ в налоговом учете может поддерживаться только нормативный метод, поэтому следует использовать именно его. Для формирования резервов по отпускам в 1С: ЗУП используется документ «Начисление оценочных обязательств по отпускам».

Отзыв сотрудника из отпуска

Иногда сотрудник оказывается необходим компании во время отпуска. Кадровик должен знать, как в программе 1С отозвать сотрудника из отпуска. Делается это в соответствующем документе «Отпуск». Если документ попадает в открытый период, то изменения вносятся прямо в нем и производится перепроведение.

Если программа автоматически не пересчитывает данные, то нужно изменить настройки следующим путем:

- - Заходим в раздел «Настройки»;
  - Открываем пункт «Расчет зарплаты»;
  - Устанавливаем галочку на «Выполнять автоматический пересчет документов при их редактировании».

Если по какой-то причине необходимо оставить данный документ в первоначальном виде «Для истории», то создаем новый копированием, а первоначальный оставляем в журнале непроведенным.

Если документ попадает в закрытый период, то для корректировки нужно использовать функциональную клавишу «Исправить».

Если Вы работаете в программе 1С с конфигурацией Зарплата и управление персоналом 8.3 , то наверняка знаете процесс начисления и оформления отпускных. В случае столкновения с вопросами по данной теме – воспользуйтесь данным материалом. Как известно, для оформления отпуска сотрудника и других операций, связанных с ним, в программе существует документ под названием «Отпуск» .

Для начала создадим, заполним и рассчитаем основной ежегодный отпуск необходимому сотруднику.

1. В программе переходим на вкладку Зарплата , и нажимаем пункт Отпуска .

2. В открывшемся диалоговом окне, с помощью кнопки Создать открываем новую форму документа.

3. Заполняем необходимые для проведения документа поля: Организация, Сотрудник, Период .

После того, как указали необходимые реквизиты документа программа автоматически проведет расчет. Об этом будет свидетельствовать следующая надпись:

4. В случае, если у Вас автоматически расчет не произошел, его нужно настроить на вкладке Настройка , в пункте Расчет зарплаты . Поставьте отметку в поле Выполнить автоматический пересчет документов при их редактировании . На этой вкладке Вы также можете ознакомиться с дополнительными функциями и настройками.

5. Возвращаемся в форму документа Отпуск . Здесь Вы можете предоставить компенсацию отпуска, для этого поставьте отметку около строки Компенсация отпуска и укажите количество дней. По необходимости заполните недостающие и требуемые поля.

6. В части таблицы с рассчитанными суммами у Вас есть возможность просмотреть их детально и подкорректировать. Для этого нажмите на значок «зеленый карандаш» около необходимой строки.

Теперь попробуем оформить отпуск сотрудника за свой счет.

1 . В этом же документе Вам потребуется перейти на вкладку Дополнительные отпуска , которая находится в табличной части документа и поставить отметку в строке Предоставить дополнительный отпуск . Затем нажмите кнопку Добавить и из предложенного списка выберите необходимый.

2. На вкладке Начислено (подробно) Вы можете убедиться в правильности ранее введённых данных.

3. После всех проделанных действий нажимаем кнопку Провести .

4. Теперь на верхней панели нажимаем Выплатить , чтобы сразу создать ведомость о выплате начисленной зарплаты. Затем Проводим и закрываем документ.