Ведение документов дсп. Составление акта на уничтожение бухгалтерских документов

Акт на уничтожение документов представляет собой перечень бумаг, отобранных на ликвидацию, с указанием их количества. В нем отражают и нормативы, на основании которых тот или иной бланк не подлежит дальнейшему хранению.

Отбор документов производит архивариус. Он подбирает документы в соответствии со статьями типового Перечня. В акте может насчитываться более сотни позиций. Чем их больше, тем тщательнее организация относится к процедуре ликвидации бумаг.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Список указанных в акте бумаг должен в точности соответствовать реальной картине их истребления. В противном случае уничтожение характеризуется как незаконное. За это предусмотрены штрафы и уголовное наказание.

При составлении акта применяется приложение № 4 Правил работы архивов 06.02.02 (далее - Правила). К нему прилагается бумага, подтверждающая факт истребления документов. Утверждает документ директор компании по согласованию с экспертной комиссией.

Когда возникает необходимость

Каждая организация в работе в ходе работы оформляет огромное количество всевозможных бумаг. Со временем истекают отведенные государством сроки хранения документов, они теряют значимость и становятся ненужными. Избавиться от них можно, проведя необходимые процедуры.

Что говорит закон

Основным документом процесса уничтожения является акт о выделении бумаг. В нем представлен перечень ликвидируемых документов и их количество. Форма акта утверждена Правилами.

При подготовке к утилизации также нужно руководствоваться Положением о порядке и сроках хранения бумаг АО, утвержденным Федеральной комиссией по рынку ценных бумаг Постановлением 3 03-33/пс от 16.07.03. в нем определено:

• Для гарантированной сохранности документов, акты формируют после описей дел постоянного и временного хранения. Описи и акты рассматривает экспертная комиссия и утверждает директор организации.
• Дела в утвержденном акте на уничтожение должны располагаться отдельно от прочих бумаг. Хранятся они в специальном месте.
• Акт и описи хранят в архиве предприятия в формируемом деле.

Перечень правил хранения установлен Госархивом 06.10.06.

Согласно документу, в зависимости от видов документы хранят:

• в течение непродолжительного времени: от года до 5 лет;
• длительно: 10-75 лет;
• постоянно.

Перечень правил Госархива устанавливает следующие сроки хранения:

При налоговой ревизии постоянно хранящаяся отчетность и подтвердят правильность ведения учета, исчисления и уплаты налогов предприятием и т. д.

Специально сформированная в компании комиссия подбирает документы постоянного хранения. Их список составляют от начала до конца года в четырех экземплярах, которые утверждает директор.

Бумаги перманентного хранения должны находиться в государственном или собственном архиве предприятия. Ежегодно распоряжением руководителя назначается сотрудник, ответственный за их сохранность.

При утилизации следует пользоваться следующей нормативной базой:

• приказом Минкультуры № 526 от 31.03.15;
• Законом об архивном деле № 125-ФЗ от 22.04.04;
• Законом о бухучете № 402-ФЗ от 06.12.11;
• Перечнем архивных бумаг, утвержденным приказом Минкультуры № 588 от 25.08.10;
• Положением Минфина СССР о документах и документообороте в бухучете № 105 от 29.07.83.

Основные вопросы

При проведении утилизации бумаг нужно знать, как происходит процедура, какие способы применяются, кто отвечает за процесс уничтожения.

Способы и порядок утилизации

Согласно Правилам на уничтожение документы подбирает комиссия экспертов. Для ее создания директор утверждает приказ или Положение. Она состоит из работников предприятия: бухгалтера, секретаря, делопроизводителя и т. д.

Комиссия отбирает документы, имеющие истёкший срок хранения, и оформляет акт о подборе дел к уничтожению. Бумага содержит все дела компании, которые могут утилизироваться с начала года ее составления. Так, дела с 35-летним сроком хранения, завершенные в 2011 году, могут включаться в акт в 2019 году.

Форму акта организация разрабатывает сама или использует типовую. В дополнение к нему составляется протокол. Его подписывают члены комиссии и председатель. Затем компания может утилизировать все дела, входящие в акт.

Бумаги организация может уничтожить самостоятельно (измельчить, сжечь и т. д.) или прибегнуть к помощи специализированной компании. В последнем случае составляется накладная. В ней отражают дату передачи, число и вес документации.

Наличие акта имеет большое значение для компании. Он может понадобиться при ревизии или в суде.

При ликвидации бумаг нужно соблюдать определенные требования:

• не истреблять бумаги, связанные с идущим или предшествующим судебным процессом;
• не разглашать конфиденциальные данные, содержащиеся в утилизируемых документах и копиях;
• уничтожать все разрешенные к утилизации копии: страховые, личные, резервные.

Не следует выбрасывать неизмельченные бумаги. При этом персональные данные могут стать доступными. За нарушение требования конфиденциальности предусмотрена ответственность (ст. 90 ТК РФ).

Уничтожить бумаги компания может следующим образом:

• порвать;
• сжечь;
• измельчить шредером;
• перезаписать или стереть файлы (для электронных носителей).

Факт избавления от бумаг нужно подтвердить актом произвольной формы. Итак, по результатам работы экспертной комиссии оформляется 4 экземпляра описей дел и акты о документах к уничтожению. Скачать примерную форму акта можно в интернете.

Комиссия и приказ

Экспертная комиссия создается для определения документов, которые можно уничтожить. Если организация большая и бумаг много, то можно оформить Положение о постояннодействующей комиссии. Если утилизация планируется не чаще раза в год, то экспертов можно назначить разово распоряжением руководителя.

Приказ оформляется на бланке организации.

В нем указывают:

• название компании;
• дату, номер, место составления;
• смысл приказа (о создании комиссии);
• текст, для чего она создается (определения длительности хранения, сбора бумаг к уничтожению);
• состав;
• положение о деятельности (если комиссия постоянно действует);
• подпись и ФИО лица, контролирующего исполнение приказа (директора);
• подписи и ФИО ознакомленных сотрудников.

В состав комиссии должно входить не менее трех человек.

Это могут быть:

• кадровик;
• делопроизводитель;
• работник архива;
• бухгалтер;
• иной сотрудник.

Если предприятие проводит уничтожение впервые, и ответственные лица не знают, как правильно провести процедуру и как составить необходимые документы грамотно, можно пригласить представителя Росархива.

Основная задача комиссии - определить, какие бумаги следует утилизировать. Срок хранения должен закончиться и документ должен быть неактуальным для организации.

Срок хранения бумаг должен закончиться на начало года, в котором планируется их утилизировать.

После экспертизы всех бумаг можно заполнять акт на уничтожение бухгалтерских документов и приказ на утилизацию.

В распоряжении указывают:

• дату и номер;
• основание (реквизиты акта);
• назначение ответственного за исполнение лица;
• метод и время утилизации.

Приказ визирует директор, и бумаги ликвидируют.

Сроки хранения

Интервал хранения начинает отсчитываться со следующего после последнего использования бумаг года.

Периоды хранения некоторых документов приведены в таблице:

Некоторые бумаги, которые должны храниться до 10 лет считают текущими. Они находятся в отделах организации и не сдаются в архив, а по истечении своего срока утилизируются.

Компания вправе самостоятельно устанавливать сроки хранения бумаг, но они не должны быть короче утвержденных законодательством.

За сохранность бумаг отвечает руководитель организации. Если директор меняется, он должен передать эту обязанность преемнику в порядке, определенном компанией самостоятельно.

Подготовка акта на уничтожение бухгалтерских документов

Акт оформляет экспертная комиссия. Его форма законом не утверждена. Документ оформляется произвольно или используется разработанный компанией образец.

Составляться он может на листе А4 или фирменном бланке предприятия. Оформить его можно о руки или набрать текст на компьютере. Акт утверждается распоряжением директора.

Количество экземпляров должно соответствовать числу членов комиссии плюс один для самой организации.

Условно акт можно разделить на три части:

Правильно заполнить акт поможет инструкция:

• сверху по центру пишется название компании в соответствии с , адрес, и ;
• ниже справа вносят слово «утверждаю», строку для подписи, должность и ФИО директора;
• далее по центру название, номер, дата акта;
• затем текстом пишут состав комиссии, начиная с председателя;
• список бумаг к уничтожению, для каждого построчно вносят название, интервал составления, число папок, срок хранения;
• указывают, как утилизированы документы, например, переданы как макулатура (название компании-получателя, номер, дата накладной);
• подписи председателя и членов комиссии с расшифровками.

Полностью оформленный акт отдают на подпись директору. После утверждения документа производится списание ликвидированных бумаг с учетных журналов. При этом указывают дату и номер акта.

Особые случаи

Часто для работы организация разрабатывает формы документов самостоятельно, соответственно их нет в законодательном перечне. Рано или поздно их тоже приходится утилизировать. Сроки хранения таких бумаг устанавливают на основании п. 2.2.5 Правил. Для этого экспертная служба компании обращается в архивное учреждение. После установления срока организация определяет, хранить бумаги дальше или уничтожать.

Уничтожение бухгалтерских бумаг имеет некоторые тонкости. На них распространяются установленные законодательством сроки и способы хранения, способы утилизации. Есть некоторые нормативные акты, положения которых нужно учесть.

Например, организация должна хранить 4 года документы по расчету и уплате налогов (ст. 23 НК РФ). Но в ст. 29 Закона о бухучете установлен 5-летний срок хранения первички, отчетности и прочих учетных бумаг.

Значит, если регистр или справка относятся к бухгалтерии, то их хранить нужно минимум 5 лет.

Если предприятие имеет признаки банкротства, оно не вправе ликвидировать бумаги по экономической деятельности. За нарушение данного правила ст. 195 УК РФ предусмотрено уголовное наказание.

Например, компания переносит убыток от налогообложения на будущий 10-летний период. При этом налоговые документы, имеющие срок хранения 4 года, должны храниться 14 лет, т. е. стандартный срок плюс перенос (ст. 283 НК РФ).

Если акт на уничтожение бухгалтерских документов сформирован правильно, директора все равно могут привлечь штрафу 2 000-3 000 р. (ст. 15.11 КоАП), если бумаги уничтожены преждевременно и не соблюдались сроку их хранения.

Если руководитель не имеет материальной возможности содержать архивный отдел, он должен назначить сотрудников для непрерывного контроля над сроками хранения бумаг и утилизации дел, срок хранения которых прошел.

Документы в электронном виде также подлежат хранению. Средства воспроизведения и электронные носители данных и проверяющие верность ЭЦП следует хранить 5 лет. Срок отсчитывают от года, следующего за годом их последнего использования для формирования отчетов.

В наше время большие объемы документов хранят в электронной форме и на специальных носителях. Их уничтожают вместе с носителями, процесс аналогичен ликвидации бумажных форм. Также их можно стирать и перезаписывать.

При этом нужно помнить следующее:

• избавляться от ненужных электронных данных нельзя самовольно без оформления акта;
• запрещено утилизировать документы, относящиеся к текущему или предстоящему судебному процессу;
• следует соблюдать требование неразглашения персональных данных, имеющихся в оригиналах и копиях электронной документации;
• необходимо уничтожать все имеющиеся дубликаты бумаг.

Итак, перед тем как уничтожить документы, следует убедиться, что их срок хранения закончен, и они больше не потребуются. Их перечень закрепляют в акте. На его основании издают приказ и производят утилизацию.

Возможны ли расчеты между юридическими лицами наличными — мы расскажем

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

ГЛАВГОСЭКСПЕРТИЗА РОССИИ

ИНСТРУКЦИЯ
о порядке обращения с документированной
служебной информацией
ограниченного распространения
в организациях, учреждениях, предприятиях и т.д.

Москва

Отметка о возврате

Проверка исполнения

Прочие отметки

Фонд №

Опись №

Дело №

(Оборотная сторона)

Формат А5 (148 ´ 210) или А6 (105 ´ 148)

Приложение 2

к п. .

ЖУРНАЛ
учета документов и изданий с грифом «Для служебного пользования» *

Окончание

* Допускается раздельное ведение журналов на входящие и исходящие документы и издания с грифом «Для служебного пользования».

Приложение 3

к п. .

ЖУРНАЛ
учета и распределения изданий «Для служебного пользования»

Приложение 4

к п. .

КАРТОЧКА УЧЕТА
выдаваемых дел и изданий с грифом «Для служебного пользования»

Приложение 5

к п. .

МИНИСТЕРСТВО СТРОИТЕЛЬСТВА,

ПРИКАЗ

ОБ ОБРАЩЕНИИ С ИНФОРМАЦИЕЙ ДОРОЖНОГО ХОЗЯЙСТВА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ СВОЕЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

В целях совершенствования работы с информацией ограниченного доступа, установления единого порядка обращения с информацией ограниченного доступа в организациях, подведомственных министерству строительства, дорожного хозяйства Иркутской области или связанных с ним при осуществлении своей деятельности, руководствуясь Положением о министерстве строительства, дорожного хозяйства Иркутской области , утверждённым постановлением Правительства Иркутской области от 9 февраля 2011 года N 29-пп

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по обращению с информацией ограниченного доступа в организациях, подведомственных министерству строительства, дорожного хозяйства Иркутской области или связанных с ним при осуществлении своей деятельности.

2. Настоящий приказ подлежит размещению на официальном сайте министерства в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

Министр
М.В. Литвин

Инструкция по обращению с информацией ограниченного доступа в организациях, подведомственных министерству строительства, дорожного хозяйства Иркутской области или связанных с ним при осуществлении своей деятельности

УТВЕРЖДЕНА

приказом министерства строительства,

дорожного хозяйства Иркутской области

Глава 1. Общие положения

1. Инструкция по обращению с информацией ограниченного доступа в организациях, подведомственных министерству строительства, дорожного хозяйства Иркутской области или связанных с ним при осуществлении своей деятельности (далее - Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, регистрации, приёму, отправке, хранению, уничтожению и использованию образующихся в деятельности организаций, подведомственных министерству строительства, дорожного хозяйства Иркутской области или связанных с ним при осуществлении своей деятельности (далее - организации) документов и других материальных носителей информации, содержащих информацию ограниченного доступа (далее - служебная информация ограниченного распространения).

2. К служебной информации ограниченного распространения относится информация, не содержащая сведений, составляющих государственную тайну, образующаяся в деятельности организаций, ограничения на распространение которой установлены федеральными законами.

3. По вопросам подготовки, регистрации, приема, отправки, хранения, уничтожения и обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, не отраженным в настоящей Инструкции, организации руководствуются , утвержденной .

Глава 2. Подготовка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения

4. На документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в правом верхнем углу первой страницы проставляется пометка "Для служебного пользования" (далее - документы ДСП) и номер экземпляра. Указанная пометка проставляется без кавычек.

При оформлении документа ДСП, имеющего приложение (приложения), содержащее (содержащие) служебную информацию ограниченного распространения, пометка "Для служебного пользования" проставляется не только на первом листе документа, но и на первой странице приложения (приложений). В этом случае весь документ является документом ДСП, например:

Для служебного пользования
Экз. N 1

5. На обороте последнего листа каждого отпечатанного экземпляра документа ДСП указывается количество отпечатанных экземпляров, инициалы, фамилия исполнителя документа, его телефон, номер объекта информатизации, предназначенного для обработки информации ограниченного распространения, на котором был подготовлен документ ДСП, инициалы, фамилия сотрудника, отпечатавшего документ ДСП, номер объекта информатизации, предназначенного для обработки информации ограниченного распространения, на котором был отпечатан документ ДСП и дата его печатания, например:

Отп. 2 экз.

Экз. N 1 - в адрес

Экз. N 2 - в дело

Исполнил (инициалы, фамилия исполнителя, номер телефона), на ПЭВМ N __

Отпечатал (инициалы, фамилия), на ПЭВМ N __

Дата печатания

6. Если на документе, подготовленном и отпечатанном в общем порядке, проставляется пометка "Для служебного пользования", то для регистрации такого документа представляются все отпечатанные и подписанные экземпляры документа. Количество экземпляров отпечатанного документа подтверждается подписями исполнителя документа и сотрудника, ответственного за учет документов ДСП в организации, на обороте экземпляра документа ДСП, остающегося в делопроизводстве.

Уничтожение черновых материалов и бракованных листов осуществляется исполнителем, о чем на обороте документа ДСП делается отметка, например:

В случае отсутствия черновиков или бракованных листов при подготовке документа ДСП об этом делается отметка исполнителем документа на обороте экземпляра документа ДСП, например:

7. При необходимости направления документов ДСП в несколько адресов на оборотной стороне последнего листа экземпляра, направляемого в дело, или на отдельном листе составляется список рассылки, в котором проставляются номера экземпляров отправляемых документов ДСП и адресаты. Список рассылки подписывается исполнителем, готовившим документ ДСП.

8. После подготовки документа ДСП с использованием средств вычислительной техники вся информация, не предназначенная для дальнейшего использования, должна быть удалена исполнителем или лицом, отпечатавшим документ ДСП, со всех машинных носителей информации.

Глава 3. Учет исходящих и внутренних документов ДСП. Прием и учет входящих документов ДСП

9. Учету подлежат все стадии обращения с документами ДСП - подготовка, регистрация, прием, отправка, хранение, уничтожение.

Учет документов ДСП осуществляется подразделением (сотрудником) организации, обеспечивающим документационное обеспечение организации.

10. Учет документов ДСП осуществляется по журналам учета несекретных исходящих и внутренних документов или в электронной форме.

Разрешается регистрация документов ДСП отдельно от несекретных документов.

К регистрационному номеру документа ДСП добавляется пометка "ДСП", например:

N 59-37-5478дсп.

11. Документы ДСП готовятся, печатаются и размножаются в количестве, которое определяется руководителем подразделения организации, которому поручено исполнение документа ДСП.

Подготовка документов ДСП с использованием средств вычислительной техники осуществляется с учетом требований по защите информации, установленных федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в области противодействия техническим разведкам и технической защиты информации.

12. Все поступившие на регистрацию документы учитываются в журнале учета несекретной исходящей корреспонденции или в электронной форме.

13. При отправке документа ДСП с сопроводительным письмом в письме указывается наименование приложения, регистрационный номер приложения, номер экземпляра, количество листов в каждом экземпляре, пометка "Для служебного пользования", например:

Приложение: наименование документа, рег. N 59-37-54321дсп, экз. N 1, на 2 листах, для служебного пользования.

Если у отправителя не остаются экземпляры пересылаемых приложений, в сопроводительном письме указывается: "Только в адрес", например:

Приложение: наименование документа, рег. N 59-37-54321дсп, экз. N 1, на 2 листах, для служебного пользования, только в адрес.

14. Сотрудник, принимающий пакеты (конверты) с документами ДСП, проверяет правильность адреса, целостность упаковки пакета, сверяет номера вложений, указанных на пакете, с номерами, указанными в сопроводительных документах (реестре, разносной книге, расписке).

15. При вскрытии пакета проверяется соответствие номера, указанного на пакете, с номером документа ДСП, вложенного в пакет, приложений к нему с регистрационными данными о них, указанными в сопроводительном письме, номера экземпляров и количество листов всех документов ДСП.

16. Если в пакете (конверте) отсутствуют документы ДСП или приложения к ним, то составляется акт об отсутствии документов ДСП (Приложение 1).

Акт составляется в двух экземплярах. Один экземпляр направляется отправителю, а второй остается в делопроизводстве.

Ошибочно направленные документы ДСП возвращаются отправителю или, по согласованию с ним, пересылаются по назначению в новом пакете.

17. Все поступившие документы ДСП незамедлительно регистрируются в журнале учета входящих несекретных документов или в электронной форме.

При регистрации поступившего документа ДСП на его первом листе проставляется штамп с указанием регистрационного (входящего) номера, даты регистрации, количества листов основного документа ДСП и приложений к нему; листы иных приложений указываются отдельно, например:

На первом листе приложения ставится отметка, например:

18. После регистрации входящие документы ДСП передаются для рассмотрения адресату, а по его резолюции - исполнителям документа. Передача документов ДСП осуществляется под расписку.

Передавать документы ДСП для исполнения без регистрации запрещается.

Передача документов ДСП от одного сотрудника другому осуществляется по письменному разрешению (резолюции) руководителя организации.

Глава 4. Размножение документов ДСП

19. Копирование или производство выписок из документа ДСП осуществляются по письменному указанию руководителя организации.

20. Копии документов ДСП и выписки из них учитываются в журналах учета, где учтены оригиналы документов ДСП, за отдельными номерами и поэкземплярно. При этом на оригинале документа ДСП делается отметка с указанием даты копирования, количества экземпляров копий (выписок), регистрационных номеров копий (выписок), например:

Подготовлено 2 (две) копии (выписки из) документа, зарегистрированы за рег. N 2дсп.

Дата. Подпись (проводившего копирование).

На копиях документов ДСП в правом верхнем углу страницы проставляется отметка "Копия".

На выписках из документа ДСП после наименования документа проставляется отметка "Выписка".

21. Размножение входящих, исходящих или внутренних документов ДСП осуществляется по письменному указанию руководителя организации, которым подготовлен документ ДСП.

22. Дополнительно размноженные экземпляры документа ДСП учитываются за тем же номером, что и основной документ. Номера экземпляров нумеруются от последнего номера экземпляра документа ДСП. На обороте основного документа и в указателе рассылки делается отметка о дополнительно размноженных экземплярах, например:

Дополнительно размножено 2 экземпляра.

Экз. N 3 - отдел военного комиссариата

Экз. N 4 - МВД РФ

Дата. Подпись (производившего выписки).

Глава 5. Формирование исполненных документов ДСП

23. Документы ДСП после исполнения группируются в дела организации вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу. При этом на обложке дела, в которое помещены документы ДСП, проставляется пометка "Для служебного пользования", а в графе номенклатуры дел к номеру дела добавляется пометка "ДСП".

25. Допускается формировать отдельные дела с документами ДСП, сформированные по вопросному или видовому признакам, если таких документов большое количество.

При небольшом количестве документов ДСП допускается их группировка в одном деле, имеющем заголовок "Документы ДСП".

Глава 6. Рассылка документов ДСП

26. Исходящие документы ДСП пересылаются специальной связью, фельдъегерской связью, почтовой связью (заказными почтовыми отправлениями, почтовыми отправлениями с объявленной ценностью).

Запрещается передавать документы ДСП посредством факсимильной связи и электронной почты.

27. При пересылке документов ДСП специальной или фельдъегерской связью оформляется реестр на корреспонденцию, направляемую через специальную или фельдъегерскую связь (Приложение 2).

28. При доставке документов ДСП непосредственно адресату, минуя подразделения специальной или фельдъегерской связи, передача осуществляется по распискам, разносным книгам или реестрам.

29. В реестрах на корреспонденцию, направляемую через специальную или фельдъегерскую связь, разносных книгах и расписках проставляются дата и время приема-передачи, которые заверяются подписью принимающего их сотрудника и мастичной печатью организации.

Глава 7. Отбор документов ДСП для хранения. Уничтожение документов ДСП

30. Дела с документами ДСП передаются на постоянное или временное хранение в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных органах государственной власти Иркутской области , утвержденной указом Губернатора Иркутской области от 5 июля 2012 года N 199-уг .

31. Уничтожение дел и документов ДСП, утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится комиссией, назначаемой руководителем организации, в котором осуществляется учет и хранение документов ДСП.

Отобранные к уничтожению документы ДСП, дела с такими документами оформляются отдельным актом или включаются в сводный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

В журналах учета, в которых учтены документы ДСП, проставляется отметка об уничтожении документов ДСП со ссылкой на соответствующий акт, например:

Уничтожено. Акт N ____ от ________ 20___ года.

32. В случае если из отобранного для уничтожения дела изымаются отдельные документы ДСП, необходимые для дальнейшей работы, в акте указываются их регистрационные номера и наименования, номер дела, из которого они изъяты, и номера листов, а также номер дела, в которое они подшиты, номера листов и регистрационные номера по журналам учета текущего года. В акте об уничтожении таких дел указывается фактическое количество листов, оставшихся в деле после изъятия документов ДСП, например:

Из дела N 1 изъят документ вх. N 4дсп, листы 25, 26. Документ зарегистрирован за вх. N 2дсп, подшит в дело N 1, листы 1,2.

33. Без составления акта с проставлением в соответствующих журналах учета отметок об уничтожении и даты уничтожаются:

1) черновики или неподписанные проекты документов ДСП;

2) бракованные экземпляры размноженных документов ДСП;

3) отдельные перепечатанные и бракованные листы документов ДСП.

Отметки об уничтожении заверяются подписями двух сотрудников: ответственного за учет документов ДСП и исполнителя документа ДСП.

Уничтожение документов ДСП производится путем их сжигания в специальных печах или измельчения в бумагорезательной машине.

Глава 8. Проверка наличия документов ДСП

34. По окончании года проводится проверка наличия всех документов ДСП и других носителей информации независимо от времени их поступления.

Проверка проводится комиссией, назначаемой руководителем организации, в котором учтены и хранятся документы ДСП.

В состав комиссии включаются сотрудники, ответственные за учет и хранение документов ДСП.

35. В ходе проверки комиссией проводится сверка регистрационных данных и фактического наличия документов ДСП, а также проверяется движение (поступление, отправка, размножение и уничтожение) документов ДСП.

36. По результатам проверки составляется акт, в котором указываются:

1) вид проводившейся проверки (годовая, приемо-сдаточная и т.п.);

2) наименование подразделения, в котором проводилась проверка;

3) состав комиссии;

4) общее количество взятых на учет документов ДСП за проверяемый период по всем видам учета;

5) количество и регистрационные номера документов ДСП, не предъявленных в ходе проверки, причины их отсутствия, сотрудники, за которыми они числятся;

6) выявленные нарушения при организации и ведении учета документов ДСП;

7) выводы и предложения комиссии.

Акт подписывается всеми членами комиссии и утверждается руководителем организации.

37. Руководителем организации, в котором выявлен факт недостачи или утраты документа ДСП, назначается комиссия для проверки обстоятельств утраты в соответствии с законодательством.

38. По окончании проверки комиссия, указанная в пункте 35 настоящей Инструкции, предоставляет руководителю организации на рассмотрение заключение о результатах проведенной проверки, иные документы, имеющие отношение к проверке.

39. На утраченные документы ДСП составляется акт, который подписывается членами комиссии и утверждается руководителем организации, назначившим комиссию.

На основании акта делаются соответствующие отметки в журналах учета, в которых учтены утраченные документы ДСП.

Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив.

Глава 9. Обеспечение сохранности документов ДСП, их прием и передача

40. Документы ДСП хранятся в служебных помещениях в надежно запираемых шкафах (хранилищах).

Документы ДСП с разрешения руководителя организации могут находиться у исполнителя в течении срока, необходимого для выполнения задания, при условии обеспечения их сохранности и соблюдения правил хранения.

41. При смене должностных лиц, ответственных за учет документов ДСП, а также на период их временного отсутствия (отпуск, командировка), руководителем организации назначается комиссия для приема-передачи документов ДСП, в составе не менее 3 человек.

В состав комиссии включаются сотрудники: сдающий дела и вновь назначенный сотрудник, ответственный за учет документов ДСП.

42. Акт приема-передачи составляется в порядке, указанном в пункте 36 настоящей Инструкции.

Акт приема-сдачи подписывается всеми членами комиссии и утверждается руководителем организации.

43. В случае реорганизации или ликвидации организации, решение о дальнейшем использовании служебной информации ограниченного распространения принимает комиссия, назначенная руководителем реорганизуемой или ликвидируемой организации.

44. Комиссия, указанная в пункте 43 настоящей Инструкции, проводит полную проверку наличия документов ДСП. Результаты работы комиссии оформляются актом, утверждаемым руководителем организации, назначившим комиссию.

Все документы ДСП систематизируются и по решению комиссии передаются в министерство строительства, дорожного хозяйства Иркутской области (по согласованию), либо в государственный архив, либо уничтожаются по акту.

Министр строительства, дорожного
хозяйства Иркутской области
М.В. Литвин

Приложение 1. А К Т об отсутствии документов ДСП

Приложение 1

ограниченного доступа в организациях,

подведомственных министерству строительства,

дорожного хозяйства Иркутской области

или связанных с ним при осуществлении

своей деятельности

А К Т об отсутствии документов ДСП

Нами (мной), _______________________ при вскрытии пакета,

(должность, Ф.И.О.)

полученного из ________________________________, и проверке вложимого

(наименование организации отправителя документов)

обнаружено отсутствие документов ДСП:

(номера документов ДСП)

Перед вскрытием пакет осмотрен, повреждений не обнаружено.

__________________________________________________________________

(указание на возможный возврат документов или запрос подтверждения вложимых документов ДСП)

Наименование должности

делопроизводителя _____________ (Ф.И.О.)

(подпись)

Наименование должности

_____________ (Ф.И.О.)

(подпись)

Приложение 2

к Инструкции по обращению с информацией
ограниченного доступа в организациях,
подведомственных министерству строительства,
дорожного хозяйства Иркутской области
или связанных с ним при осуществлении
своей деятельности

РЕЕСТР N ______

на корреспонденцию, направляемую через _________________________

(наименование организации)

"___" ____________ 20__ года

Отправитель: ________________________________________________

(наименование организации)

Государственный контракт N _______

Итого ___________________ пакета (ов)

Подпись отправителя ________________

Принято __________________ пакет (ов)

"___"_____________ 20__ года

Час.__________ мин.

Экспедитор-приемщик ОФС

Требования к документам “для служебного пользования”

На сегодняшний день ситуация такова, что продолжает действовать «Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти», утвержденное постановлением Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233, не предусматривающее не только распространение этого вида информации в электронном виде, но и использование компьютерной и электронно - вычислительной техники для создания таких документов. В Положении приведены такие требования, как:

а. Документы с пометкой «Для служебного пользования»: печатаются в машинописном бюро;

б. на обороте последнего листа каждого экземпляра документа печатающий должен указать количество отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, свою фамилию и дату печатания документа;

в. отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет;

г. черновики и варианты уничтожаются этим работником с отражением факта уничтожения в учетных формах. Учитываются, как правило, отдельно от несекретной документации;

д. при незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами;

е. к регистрационному индексу документа добавляется пометка «ДСП» либо «Для служебного пользования» и номер экземпляра, передаются работникам подразделений под расписку, пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями, размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения соответствующего руководителя;

ж. учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно, документы хранятся в надежно запираемых и опечатываемых несгораемых шкафах (ящиках, хранилищах) соответствующими печатями.

Ограничения по применению пометки “для служебного пользования”

К документированной служебной информации ограниченного распространения не могут быть отнесены:

а. акты законодательства, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

б. сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов;

в. описание структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес; порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;

г. решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;

д. документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.

работа исполнителей с документами с ограничительной пометкой «Для служебного пользования»

Исполнитель при работе с документами «Для служебного пользования» (ДСП) должен соблюдать следующие дополнительные требования:

* исполнитель получает документ от только под роспись в журнале учета документов «Для служебного пользования»;

* ознакомлению с документом ДСП подлежат только лица, указанные в списке рассылки документа, или лица, получившие разрешение руководителя подразделения;

* документ ДСП хранится в месте, недоступном для других сотрудников, не подлежащих ознакомлению с данным документом;

* документы ДСП хранятся отдельно от других документов;

* исполнитель после отработки документа ДСП сдает его в секретариат или приобщает в дело под роспись в журнале учета документов ДСП;

* документы ДСП после окончания срока их оперативного использования сдаются в архив;

* уничтожение документов ДСП производится в соответствии с правилами уничтожения документов с составлением отдельного акта;

* тиражирование документов ДСП производится с разрешения начальника подразделения;

* сотрудники, расписавшиеся в получении документа ДСП, несут персональную ответственность за сохранность документа и за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в документе.

В целях совершенствования документационного обеспечения управления, повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, обеспечения контроля исполнения документов, а также интеграции традиционного делопроизводства с электронным документооборотом в системе Федеральной налоговой службы, приказываю:

Руководителям управлений ФНС России по субъектам Российской Федерации довести до нижестоящих территориальных органов ФНС России и обеспечить его выполнение.

3. Внести в Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в налоговых органах, утвержденное приказом ФНС России от 31.12.2009 N ММ-7-6/728@, (далее - Положение) следующие изменения и дополнения:

в пункте 2.3 Положения исключить текст "регистрации,";

пункт 2.15 Положения изложить в следующей редакции:

"2.15. При увольнении или переводе на другую должность работник структурного подразделения налогового органа, за которым в "Журнале учета входящих документов "Для служебного пользования" числятся документы, возвращает их секретарю (делопроизводителю) структурного подразделения.

При увольнении или переводе на другую должность секретарь (делопроизводитель) структурного подразделения передает работнику, определенному руководителем структурного подразделения, "Журнал учета входящих документов "Для служебного пользования" и дела с документами "Для служебного пользования" по Акту приема-передачи.";

в абзаце 3 пункта 2.16 Положения и в наименовании Акта в приложении N 3 к Положению исключить текст "и состояния делопроизводства";

наименование раздела III в приложении N 3 к Положению изложить в следующей редакции: "III. Выводы и предложения комиссии".

4. Признать утратившими силу:

приказ ФНС России от 17.11.2006 N САЭ-3-18/794@ "Об утверждении Порядка обмена документами, ";

приказ ФНС России от 27.06.2008 N ММ-3-4/293@ "О внесении изменений в приказ ФНС России от 17.11.2006 N САЭ-3-18/794@ "Об утверждении Порядка обмена документами, содержащими конфиденциальную информацию".

5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя Федеральной налоговой службы К.В. Янкова

Порядок
обмена документами, содержащими конфиденциальную информацию
(утв. Федеральной налоговой службы от 21 июля 2011 г. N ММВ-7-10/459@)

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок обмена документами, содержащими конфиденциальную информацию, (далее - Порядок) регламентирует требования, обеспечивающие в налоговых органах прием входящих и отправку исходящих документов, содержащих конфиденциальную информацию (далее - ДСП-документы), а также прохождение ДСП-документов внутри налоговых органов.

Порядок регламентирует работу с ДСП-документами как в центральном аппарате ФНС России, так и в территориальных органах ФНС России (управления ФНС России по субъектам Российской Федерации, межрегиональные инспекции ФНС России, инспекции ФНС России по районам, районам в городах, городам без районного деления, инспекции ФНС России межрайонного уровня).

1.2. Отнесение информации к конфиденциальной осуществляется на основании законодательства Российской Федерации и нормативных документов ФНС России.

Ответственность за отнесение сведений, содержащихся в документе, к конфиденциальной информации возлагается на исполнителя и должностное лицо, подписавшее или утвердившее документ.

1.3. В налоговых органах организация обмена ДСП-документами осуществляется аналогично обмену документами без ограничения доступа в соответствии с индивидуальными инструкциями по делопроизводству с учетом особенностей, изложенных в настоящем Порядке.

Налоговые органы, исходя из специфики своей деятельности, при работе с ДСП-документами могут принимать иные обязательные методические нормы, не нашедшие отражения в настоящем Порядке, но не противоречащие его положениям.

1.4. Требования Порядка определяют правила работы со всеми ДСП-документами, кроме тех, порядок работы с которыми регламентируется специальными нормативными актами. Положения Порядка не распространяются на организацию обмена технологическими данными.

2. Обмен ДСП-документами налоговыми органами между собой, а также между налоговыми органами и сторонними органами власти или организациями

2.1. Обмен ДСП-документами налоговыми органами между собой, а также между налоговыми органами и сторонними органами власти или организациями может осуществляться:

В бумажном виде и на небумажных носителях в качестве приложения к сопроводительному письму на бумажном носителе (далее обмен ДСП-документами в бумажном виде);

В электронном виде.

2.2. Обмен ДСП-документами в бумажном виде в пределах Российской Федерации осуществляется фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями.

Отправка ДСП-документов в пределах близлежащих населенных пунктов может осуществляться курьером. При этом документы должны быть упакованы таким образом, чтобы исключить возможность нарушения целостности упаковки и ознакомления с ними в процессе доставки. Пересылка небумажных носителей, содержащих ДСП-документы, осуществляется в контейнерах, обеспечивающих сохранность носителей и исключающих несанкционированный доступ к носителю.

2.3. Обмен ДСП-документами в электронном виде осуществляется по электронной почте (далее - ЭП), созданной и функционирующей в рамках действующей системы телекоммуникаций ФНС России, с использованием средств криптографической защиты информации (далее - СКЗИ).

ДСП-документы, отправляемые и принимаемые по ЭП с использованием СКЗИ, должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью (далее - УКЭП) лица, подписавшего соответствующий бумажный ДСП-документ.

Официальные электронные почтовые ящики (далее - ЭПЯ) устанавливаются в структурных подразделениях, в функции которых входит документационное обеспечение управления (далее - подразделение ДОУ). В подразделении ДОУ назначаются работники, ответственные за прием и отправку ДСП-документов в электронном виде (далее -операторы ЭПЯ).

3. Прием, обработка и регистрация ДСП-документов

3.1. Прием, обработка и регистрация ДСП-документов, поступивших в бумажном виде.

3.1.1. Прием и обработка ДСП-документов осуществляется в подразделениях ДОУ аналогично приему и обработке документов без ограничения доступа в соответствии с индивидуальными инструкциями по делопроизводству с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе.

3.1.2. Для каждого поступившего документа работник подразделения ДОУ, ответственный за регистрацию ДСП-документов, выполняет следующие действия:

В СЭД в БД "Канцелярия Экспедиция" создает регистрационную карточку (далее - РК), в которой заполняются поля: "От кого", "Исходящий N " и "Дата исходящего", а также поле "Кому", в которое вносится наименование структурного подразделения или должностного лица, которому будет направлен документ. Для ДСП-документов, поступивших из других налоговых органов, в СЭД в БД "Канцелярия экспедиция" в представление "Поступившие/ДСП-документы" от отправителя автоматически пересылается РК с заполненными полями "От кого", "Исходящий N " и "Дата исходящего";

Регистрирует РК. При регистрации РК в соответствующие поля автоматически проставляются регистрационный номер и дата регистрации полученной корреспонденции, РК входящего документа автоматически пересылается адресату в соответствии с информацией в поле "Кому";

В правой нижней части лицевой стороны первого листа полученного документа (либо на конверте корреспонденции, которая не вскрывается в подразделении ДОУ) проставляется штамп, на котором указывается дата регистрации документа и его входящий номер. При этом к входящему номеру документа добавляется пометка "ДСП";

Передает ДСП-документ секретарю (делопроизводителю) приемной руководителя (заместителя руководителя) налогового органа или структурных подразделений. Передача ДСП-документов производится под роспись получателя документов в реестрах (), которые формируются средствами СЭД, распечатываются и подшиваются в дело в подразделении ДОУ.

3.2. Прием, обработка и регистрация ДСП-документов, поступивших в электронном виде.

3.2.1. Из поступившего на ЭПЯ сообщения оператор извлекает архивный файл на жесткий диск, разархивирует его с помощью программы Winrar и проверяет:

Наличие файла документа, файла УКЭП к документу, файлов приложений (при их наличии) и файла списка рассылки;

Соответствие оформления файлов установленным требованиям;

Правильность адресата;

Подлинность УКЭП и соответствие ее должностному лицу, подписавшему электронный документ.

При наличии ошибок дальнейшая обработка ДСП-документа не осуществляется, а отправителю сообщения направляется мотивированный отказ в приеме ДСП-документа.

3.2.2. Оператор ЭПЯ:

Распечатывает файл документа и файлы приложений (при необходимости);

Вписывает в распечатанный документ исходящий регистрационный номер, дату регистрации и номер экземпляра (выбирается из списка рассылки). В случае если у ДСП-документа имеется приложение, имеющее первоначальный номер экземпляра, то при распечатывании приложения ему присваивается номер экземпляра, равный: <первоначальный номер экземпляра>/<номер экземпляра из списка рассылки>;

На бумажной копии документа ставит штамп "Дубликат. УКЭП подтверждена" и подпись.

Если в адрес налогового органа направлено несколько экземпляров, распечатывается и обрабатывается необходимое количество экземпляров ДСП-документа согласно списку рассылки.

Приложения большого объема не распечатываются. При этом на документе ставится отметка: "Приложения в эл. виде можно получить в комн. N…".

3.2.3. Дальнейшая обработка и регистрация распечатанного ДСП-документа осуществляется в соответствии с .

Срок хранения поступивших почтовых сообщений составляет не менее 10 рабочих дней, включая дату поступления.

При необходимости работник структурного подразделения, которому поступает документ на исполнение, может получить ДСП-документ и приложения к нему в электронном виде на съемном магнитном носителе, учтенном в общеустановленном порядке в соответствии с требованиями информационной безопасности.

4. Подготовка и оформление резолюций по ДСП-документам руководителем (заместителем руководителя) налогового органа, рассылка их в структурные подразделения

4.1. Обработку ДСП-документов осуществляют секретари (делопроизводители) приемных руководителя (заместителя руководителя) налогового органа.

Секретарь (делопроизводитель) приемных руководителя (заместителя руководителя) налогового органа фиксирует ДСП-документы в "Журнале учета входящих документов "Для служебного пользования" (), который ведется в каждой приемной руководителя (заместителя руководителя).

4.2. Подготовка и оформление резолюций по ДСП-документам осуществляется аналогично подготовке и оформлению резолюций по документам без ограничения доступа в соответствии с индивидуальными инструкциями по делопроизводству с учетам особенностей, изложенных в настоящем разделе.

4.3. Секретарь (делопроизводитель) приемной для каждого документа выполняет следующие действия:

При необходимости размножает по резолюции копии ДСП-документов. После размножения первоначальному ДСП-документу и его копиям к номерам экземпляров через дробь присваиваются дополнительные номера (/1, /2, /3 и т.д.); В случае если у ДСП-документа имеется приложение, имеющее первоначальный номер экземпляра, то при размножении копий приложений им присваиваются номера экземпляров, равные: <первоначальный номер экземпляра>/<номер экземпляра из списка рассылки>/<дополнительные номера (/1, /2, /3 и т.д.)>;

В СЭД заносит в РК входящих ДСП-документов резолюции руководителя (заместителя руководителя) налогового органа и рассылает РК исполнителям.

Передает ДСП-документы секретарям (делопроизводителям) структурных подразделений. Передача ДСП-документов производится под роспись получателя документов в учета входящих документов "Для служебного пользования".

4.4. Если в налоговом органе функции делопроизводителя приемной руководителя (заместителя руководителя) выполняет работник подразделения ДОУ, допускается:

Передачу ДСП-документов из подразделения ДОУ делопроизводителю приемной для доклада руководителю (заместителю руководителя) осуществлять без росписи в реестре ();

Передачу ДСП-документов секретарям (делопроизводителям) структурных подразделений после доклада руководителю (заместителю руководителя) осуществлять под роспись в реестре ().

Проставляет на оборотной стороне последнего листа подлинника ДСП-документа (экземпляр N 1) штамп "Электронный документ соответствует подлиннику" .

Исполнитель ДСП-документа расписывается в штампе.

7.2.4. Все файлы, перечисленные в , архивируются с помощью программы Winrar.

7.2.5. Оператор ЭПЯ создает почтовое сообщение и отправляет его по ЭП, оснащенной СКЗИ.

При создании почтового сообщения необходимо учитывать следующее:

Адреса, в которые направляется сообщение, заполняются в соответствии со списком рассылки;

В поле "Тема" заносится дата регистрации ДСП-документа и его исходящий регистрационный номер (например, "от 24.06.2005 N 18-0-09/000123дсп@");

К почтовому сообщению прикрепляется архивный файл.

7.2.6. Оператор ЭПЯ отправляет РК исходящего документа по СЭД, при этом в РК в поле "Краткое содержание" после заголовка к документу добавляет фразу "Отправлено по ЭП с СКЗИ".

7.2.7. Подлинник представленного для отправки ДСП-документа (экземпляр N 1) на бумажном носителе формируется в дело подразделения ДОУ или структурного подразделения согласно утвержденной на текущий год сводной номенклатуре дел налогового органа.

8. Подготовка, регистрация и рассылка приказов и распоряжений, содержащих конфиденциальную информацию (ДСП-приказов)

8.1. Оформление, согласование, подписание и регистрация ДСП-приказов осуществляется аналогично оформлению, согласованию, подписанию и регистрации приказов без ограничения доступа в соответствии с индивидуальными инструкциями по делопроизводству с учетом следующих особенностей:

На ДСП-приказах (в необходимых случаях - и на проектах) в правом верхнем углу первой страницы проставляется (печатается) пометка ограничения доступа "Для служебного пользования";

Каждому ДСП-приказу присваивается номер экземпляра, который вписывается ниже пометки "Для служебного пользования";

В конце регистрационного номера ДСП-приказа добавляется пометка "ДСП" (для ДСП-приказа, рассылаемого в бумажном виде) или "ДСП@" (для ДСП-приказа, рассылаемого в электронном виде);

Пометка "Для служебного пользования" проставляется на обложке дела, в которое помещается ДСП-приказ.

8.2. На каждый ДСП-приказ в СЭД в базе данных ОРД должна быть создана РК, в которой:

Должны быть заполнены все необходимые поля;

Переключатель "ДСП документ" должен быть включен;

В поле "Документ" электронный образ документа не вкладывается.

Регистрация ДСП-приказов осуществляется с использованием СЭД.

Передача ДСП-приказов внутренним пользователям (секретарям (делопроизводителям) приемных и структурных подразделений налогового органа) производится в бумажном виде под роспись получателя документов в реестрах (), которые формируются средствами СЭД, распечатываются и подшиваются в дело в подразделениях ДОУ.

8.3. Отправка ДСП-приказов в электронном и бумажном виде внешним пользователям осуществляется аналогично отправке исходящих ДСП-документов в бумажном и электронном виде ( , настоящего Порядка).

8.4. Работа с ДСП-приказами в структурных подразделениях осуществляется аналогично работе с входящими ДСП-документами в структурных подразделениях налогового органа ( настоящего Порядка).

_____________________________

* Допускается вместо штампа делать запись вручную.

** Допускается вместо штампа делать запись вручную.

Приложение N 1
к обмена документами,
содержащими конфиденциальную информацию

Реестр приёма/передачи документов ДСП

Приложение N 2
к обмена документами,
содержащими конфиденциальную информацию

Журнал учета входящих документов "Для служебного пользования"

Приложение N 3
к обмена документами,
содержащими конфиденциальную информацию

Список рассылки Приказа (распоряжения, письма)

_____________________________

* Заполняются только те адресаты, которым будет направляться ДСП-документ.

Приказ Федеральной налоговой службы от 21 июля 2011 г. № ММВ-7-10/459@ “Об утверждении Порядка обмена документами, содержащими конфиденциальную информацию”

Обзор документа

Утвержден новый порядок обмена документами, содержащими конфиденциальную информацию. Он определяет правила работы со всеми ДСП-документами. Исключение - порядок работы с которыми урегулирован специальными нормативными актами.

Как и раньше, регламентирована работа с ДСП-документами как в центральном аппарате ФНС России, так и в территориальных органах Службы.

Уточнено, что ДСП-документы, отправляемые и принимаемые по электронной почте с использованием средств криптографической защиты информации, должны быть подписаны определенным видом ЭЦП - усиленной квалифицированной электронной подписью лица, подписавшего соответствующий бумажный документ.

Регистрация входящих и исходящих ДСП-документов осуществляется с использованием СЭД.

Отдельно уделено внимание подготовке, регистрации и рассылке приказов и распоряжений, содержащих конфиденциальную информацию (ДСП-приказов).

Приказ ФНС России, утвердивший ранее действовавший порядок, признан утратившим силу.