Табель унифицированных форм документов пример. Скачать бланк табель форм документов организации пример образец заполнения

На каждом предприятии, независимо от его форм собственности, надлежащим образом должен вестись учёт всех форм документов. На больших фирмах, с достаточным количеством сотрудников, этим делом обычно занимается отдел делопроизводства или отдел кадров (для кадровых документов). Служба делопроизводства должна стремиться в своей работе к совершенствованию форм и методов своей работы. Большим подспорьем стало появление электронно-вычислительной техники. Им стало гораздо проще вести учёт, хранение разных форм документов.

На практике руководитель предприятия утверждает заранее разработанные внутренние нормативные документы. К ним относят альбом унифицированных форм и табель форм документов. Ведением, внесением в них изменений, контролем за их применениями занимается служба делопроизводства или уполномоченное на это лицо. Какого-либо нормативного акта, который должен регламентировать ведение кадрового учета, их форм, а также порядок заполнения таких документов по личному составу предприятия нет.

Но существуют основные нормативные акты, предназначенные для разработки форм кадровых документов. К ним относятся:

Принятый на Федеральном уровне закон за № 402-ФЗ от 06.12.2011 года “О бухгалтерском учете”;
Постановление Госстандарта Российской Федерации № 65-ст от 03.03.2003 года «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с “ГОСТ Р 6.30-2003 года).
Государственный стандарт РФ. Унифицированные системы документации;
Постановление Государственного комитета статистики Российской Федерации № 1 от 05.01.2004 года «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Предлагаем Вашему вниманию небольшое видео с советами на тему “Формы кадровых документов. Унифицированные или свои”:

Некоторые особенности при ведении форм

В законе о бухгалтерском учете сказано, что формы первичных учетных документов утверждает руководитель организации. В бюджетных организациях такие формы документов регламентируют нормативные акты. С 01 января 2013 года все организации могут самостоятельно разрабатывать и утверждать формы документов. Рекомендательный характер носят все унифицированные формы документов по личному составу, кроме личной карточки работника по форме Т-2.

На практике подавляющее число компаний продолжает пользоваться унифицированными формами. Это удобно, практично, да и многие уже к ним привыкли.

К ним можно отнести:

Инструкции по кадровому делопроизводству;
Учетную политику;
Приказы по основной деятельности предприятия, об утверждении формы первичных учетных документов по учету труда.

Табель форм документов используют для упорядочения всех кадровых документов предприятия. При его помощи руководство и работники ОК получают информацию о документах, которые были созданы в течение какого-либо промежутка времени.

В него обычно вносят:

наименование каждого вида созданного кадрового документа;
сведения о наличии либо отсутствии унифицированной формы для его составления;
код формы каждого отдельного документа (для унифицированных форм - код по ОКУД или отраслевому классификатору, для самостоятельно разработанных форм - код по локальному классификатору, принятому организацией);
условия заполнения документа.

Кроме того, в табель вносят ссылку на приказ, которым он был утвержден. Созданный табель подписывает лицо, которое его разработало. Может также поставить свою подпись юрист или главный бухгалтер. Сам приказ утверждает руководитель личной подписью и его отдают лицу, которое ответственно за его заполнение.

Все кадровые документы можно систематизировать по алфавиту или по их функциональному признаку. Например, можно отдельно сгруппировать документы, связанные с приемом на работу, отдельно - документы на увольнение, кадровые перемещения и прочее.

Скачать образец заполнения можно пройдясь по этой ссылке:

Надеемся, что наши документы пригодятся Вам в своей работе.

Практикующий юрист и экономист, директор ООО "КПЦ "Диалог Консалтинг", член Национального союза кадровиков России, эксперт-рецензент СПС "КонсультантПлюс".

Семинары М.В. Черенковой в первую очередь рекомендованы руководителям отделов управления персоналом (кадров), руководителям, специалистам структурных подразделений, участвующим в разработке коллективных договоров, локальных нормативных актов, организационно-распорядительных документов, систем оплаты труда, в разрешении трудовых споров.

Образование

1986-1991 гг. — Новосибирский институт советской кооперативной торговли; специальность: "Экономика торговли";
1992-1993 гг. — Международная школа менеджеров (г. Москва); специальность: "Внешнеэкономическая деятельность";
1997-2002 гг. — Юридический институт Красноярского государственного университета (в настоящее время — ЮИ СФУ) с отличием; специальность: "Юриспруденция".

Самый массовый семинар лектора был проведён в Новосибирске в апреле прошлого года (298 чел.) на тему: "Последние изменения трудового законодательства РФ: обзор новаций, анализ практики".

Самый популярный семинар-практикум 2015 г.: "Эффективный контракт: ключевые моменты переходного периода" — организаторы: ЗАО "Квадро Плюс" (Кемерово), ООО "Центр корпоративного обучения" (Кемерово), УМЦ "Союз промышленников" (Барнаул), АНО ДПО "СЦПР" (Красноярск), ООО "КПЦ "Диалог Консалтинг" (Красноярск).

За 15 лет работы в области трудового права М.В. Черенковой подготовлено 35 обучающих программ, слушателями которых стали более 10000 человек в разных городах страны (Красноярск, Лесосибирск, Минусинск, Шарыпово, Канск, Ачинск, Архангельск, Вельск, Северодвинск, Вологда, Пермь, Иркутск, Санкт-Петербург, Новосибирск, Кемерово, Новокузнецк, Барнаул и др.).

В 2014 году вышла в печать первая книга М.В. Черенковой "Трудовая книжка: сложные вопросы ведения" (издательство "Мысль", Новосибирск, тираж 5000 экз.).

В настоящее время продолжается работа над второй книгой с рабочим названием: "Кадровые документы организации: оформляем правильно".

Одной из функций службы делопроизводства является совершенствование форм и методов работы с документами. Для ее реализации должен быть разработан ряд внутренних нормативных документов, в частности табель форм документов и альбом унифицированных форм документов, которые утверждает руководитель учреждения. Ведение этих документов, то есть внесение в них изменений и контроль за их применением, также возлагается на службу делопроизводства.

Разработка табеля форм документов

Табель форм документов - это перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности учреждения, с характеристикой их статуса, этапов подготовки и прохождения.

Табель форм документов нормативно закрепляет состав документов, применяемых в учреждении, и процедуру их подготовки.

Разработка табеля дает возможность решить одновременно несколько задач, в частности:

o оптимизировать состав форм документов, применяемых в учреждении, и закрепить их в едином нормативном документе;

o классифицировать формы документов по функциям и задачам управленческой деятельности (или по структурным подразделениям);

o унифицировать состав и формы управленческих документов, уменьшить количество форм документов, применяемых в учреждении, удалить с них показатели, дублирующие друг друга;

o унифицировать и нормативно закрепить процедуры подготовки (или ее отдельные важнейшие этапы) управленческих документов в учреждении;

o упорядочить документальную базу учреждения с целью повышения эффективности использования в управленческой деятельности информационных технологий.

Табель выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде названия форм документов, используемых в процессе деятельности учреждения. Это способствует оперативному поиску необходимых форм документов, а также контроля за деятельностью исполнителей, исключая при этом возможность появления непредусмотренных форм документов.

Табель форм документов составляется в форме таблицы и содержит графы, в которых указывают сведения, характеризующие форму документа по различным параметрам.

Работа по подготовке табеля форм документов включает несколько этапов.

1. Обследование.

На этом этапе изучают: состав документов, применяемых в учреждении; управленческие функции и ситуации, которые подлежат обязательному документированию; действующие нормативно-правовые акты и методические документы, которыми регламентированы процедуры документирования; организационные документы (положения, уставы, регламенты, инструкции и т.д.), закрепляющие компетенцию должностных лиц и порядок работы с документами в учреждении.

Во время обследования выявляют:

o функции и задачи, которые раскрывают направления деятельности учреждения;

o документы, создаваемые в учреждении в процессе реализации ее функций и задач;

o документы, характеризующиеся определенной последовательностью их создания, постоянством (или относительным постоянством) формы.

Информацию о документы собирают в структурных подразделениях учреждения по всем направлениям деятельности. Сведения о каждый выявленный документ фиксируются в карте документа (см. пример 1).

Карта содержит следующие сведения:

o полное название формы документа, включая заголовок, если он есть;

o имя файла (при наличии электронного варианта документа);

o функции управления и задачи (назначение документа), в процессе реализации которых создается документ;

o код формы;

o сведения об основных этапах подготовки документа: подразделение-составитель, внешнее и внутреннее согласование, удостоверения документа (подпись, гриф утверждения, печать), адресат документа, сведения о регистрации документа, контроль, место хранения оригинала (или копии, если первый экземпляр документа отсылается в другое учреждение).

Пример 1. в

Карты документов, собранные на первом этапе, используются для разработки структуры (классификационной схемы) табеля и для отбора в него форм документов.

2. Выбор формы табеля.

На втором этапе подготовительной работы, после изучения карт и анализа приведенной примерной формы табеля (см. пример 2) избирают его найдоцільнішу форму.

Пример 2. в

Выбор формы табеля зависит от функций и задач, которые выполняет учреждение. В случае необходимости регламентирования процедуры работы с документами табель может быть дополнен графами: "Вид бланка", "Внутреннее согласование", "Внешнее согласование", "Подпись", "Печать", "Утверждения".

В случае необходимости совершенствования документооборота учреждения табель должен содержать сведения о тираже бланков, регистрацию документов, постановку на контроль, сроки исполнения, место хранения оригинала и копий документов.

При отсутствии в учреждении собственного локального классификатора графу С выпускают.

3. Определение структуры табеля.

Разделами табеля могут быть названия структурных подразделений учреждения или управленческих функций и задач (организация системы и процессов управления, прогнозирования и планирования деятельности, финансовое обеспечение, кадровое обеспечение, материально-техническое снабжение и т.п.). Построение табеля по функциональному признаку является целесообразной, поскольку исключает необходимость его корректировки в случае изменения структуры учреждения. В разделах документы систематизируют по степени важности или по алфавиту.

4. Отбор форм документов для включения в табель.

Как правило, табель форм документов содержит:

o формы документов, утвержденные общегосударственными нормативно-правовыми актами, вышестоящими отраслевыми органами, органами межотраслевой координации, надзора и контроля;

o формы документов, применяемых в учреждении, которые предусмотрены Государственным классификатором управленческой документации ДК 010-98 (далее - ДКУД) ;

o формы документов, утвержденные распорядительными документами организации.

В табель вносят документы всех структурных подразделений по всем направлениям работы учреждения.

Табель форм документов организации – это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их статуса, основных этапов подготовки и происхождения.

Идея Табеля форм документов впервые была сформулирована в 1987 г. в методических указаниях Госстандарта «Порядок регистрации и ведения унифицированных форм документов» (РД 50-655-87). В соответствии с этим документом Табель представлял собой перечень форм документов, которые предполагалось включить или исключить из Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД). Этот перечень (Табель) представлялся организациями – разработчиками унифицированных систем документации в Госстандарт для государственной регистрации или отмены унифицированных форм документов. В документе была дана и форма Табеля.

Он представлял собой таблицу со следующими графами:

Код формы по ОКУД;

Отраслевой (ведомственный), республиканский (имелись в виду республики СССР) регистрационный номер;

Наименование и индекс формы;

Способ представления;

Периодичность;

Кто представляет;

Кому представляет;

Срок представления;

Разработка по линии ОАСУ.

Первоначально Табель рассматривался как вспомогательный документ для проведения государственной регистрации или отмены уже действующих унифицированных форм документов, но уже через год, в 1988 г., в ГСДОУ содержалось следующее положение: «В целях сокращения количества применяемых форм документов министерства и ведомства разрабатывают отраслевые табели документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач организаций. В Табель включаются документы, как традиционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники. Табель подписывается ответственным за его составление и утверждается руководителем ведомства. Ведение Табеля, внесение в него изменений осуществляется службой документационного обеспечения. Составление документов, не указанных в Табеле, запрещается».

В этом случае Табель уже рассматривается как средство сокращения и упорядочения форм документов, применяемых в организациях отрасли.

В 1991 г. была предложена форма Табеля унифицированных форм документов, применяемых в организации (ГСДОУ: Сборник плакатов и учебные формы основных организационно-распорядительных документов / ВНИИДАД. М., 1991):

Эта форма Табеля интересна тем, что наряду с оптимизацией состава документов позволяет зафиксировать основные этапы прохождения документов в организации. В пояснении к этой форме говорится, что в целях сокращения применяемых форм документов организации разрабатывают Табель управленческих документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управления, в Табель включаются документы всех структурных подразделений.

В 1994 г. Росархивом была утверждена Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, в которую также были включены положения о Табеле и дана его форма. В Инструкции подчеркивалось, что в Табель включаются унифицированные формы документов, а сам Табель является «перечнем разрешенных к применению форм документов»:

Примерная форма Табеля унифицированных форм документов министерства (ведомства)

В Инструкции отмечалось, что документы могут быть систематизированы в Табеле по структурным подразделениям или по функциям и задачам управления (организация системы управления, руководство, планирование, учет и т.п.). Форма Табеля была примерной, поэтому допускалось дополнять Табель другими сведениями о документе, например: адресат, ответственный за контроль исполнения, код формы документа по классификатору, годовой тираж бланков и др.

В новой Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти не содержится информации о Табеле форм документов.

Анализ существующих на сегодняшний день положений о порядке разработки Табеля, организации этой работы, ее содержании показал, что они крайне скупы, а если учесть, что методические документы по этому вопросу отсутствуют, становится понятным, что всякая попытка практической реализации идеи разработки Табеля в конкретном учреждении неизбежно сталкивается со множеством вопросов. Тем не менее многие организации проводят эту работу. Актуальность и неизбежность ее проведения становятся очевидны тогда, когда организация внедряет средства автоматизации управленческих процедур.

Один из важнейших вопросов, связанных с Табелем, - его назначение. Разработка Табеля позволяет решать одновременно несколько задач:

Оптимизация состава применяемых в организации форм документов и их закрепление в едином нормативном документе;

Классификация применяемых в деятельности организации форм документов по функциям и задачам управленческой деятельности (или по структурным подразделениям);

Унификация и нормативное закрепление процедуры подготовки (или ее отдельных, наиболее важных этапов) управленческих документов в организации;

Упорядочение в целом документационного обеспечения организации в целях повышения эффективности использования компьютерных информационных технологий и оптимизации документооборота организации.

Последнее положение особенно важно: опыт показывает, что Табель является прекрасным инструментом и оптимизации, и инвентаризации форм документов именно в условиях автоматизированной подготовки и обработки документов.

В текущей деятельности организации Табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде наименования форм документов, используемых в организации, и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов. Кроме того, поскольку в Табеле указаны все или основные этапы подготовки документов, он служит одновременно средством оптимизации документооборота, позволяет осуществлять контроль за деятельностью исполнителей, исключая возможность появления непредусмотренных форм документов.

Как правило, наряду с разработкой Табеля форм документов проводится разработка Альбома форм документов, включенных в Табель, но это вполне самостоятельный вид работы, хотя и логически вытекающий из Табеля, и связанный с ним на содержательном уровне.

Разработка Табеля форм документов включает в себя несколько этапов:

Сбор и анализ материала;

Выбор формы Табеля;

Формирование структуры Табеля;

Составление Табеля.

На первом этапе изучается документация организации и в первую очередь:

Документы, составляющие правовую базу деятельности организации: законодательство, регулирующее данную сферу деятельности, нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, органов власти и управления субъектов Федерации, органов местного самоуправления, а также нормативные правовые акты вышестоящей организации;

Организационно-правовая документация учреждения: устав или положение об организации, положения о подразделениях, структура и штатная численность организации, штатное расписание, регламенты работы руководства и коллегиальных (совещательных) органов, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работников и др.;

Распорядительные документы организации: приказы, указания, распоряжения руководства, решения коллегиальных (совещательных) органов по основной деятельности организации главным образом на предмет выявления форм документов, введенных в действие распорядительными документами;

Комплекс документов, составляющих нормативно-методическую базу делопроизводства организации и определяющие состав и технологию обработки документов: инструкция по делопроизводству, правила составления и оформления документов, технологические инструкции по работе с документами, номенклатура дел организации и др.;

Документация организации как минимум за последний год ее существования.

Этап сбора и анализа материала преследует две основные цели: выявление функций и задач, раскрывающих направления и характер деятельности организации, и создаваемых в процессе их реализации документов.

В ходе обследования выявляются документы, характеризующиеся определенной периодичностью их создания, постоянством (или относительным постоянством) формы. Сбор материала проводится в структурных подразделениях организации по всем направлениям деятельности. Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в карте документа (см. образец), в которую вносится следующая информация:

Полное наименование формы документа, включая заголовок к тексту документа, если он имеется, код формы, имя файла (если имеется электронный вариант документа);

Функция управления и задача (назначение документа), в процессе реализации которых создается документ (например, штатное расписание организации создается в процессе реализации функции «организация системы управления» и задачи «регламентация численного и должностного состава»);

Сведения об основных этапах подготовки документа: подразделение-составитель, внешнее и внутреннее согласование, удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати), адресат документа, сведения о регистрации документа, контроле и месте хранения подлинника документа (или копии, если первый экземпляр документа отсылается в другое учреждение).

Карты документов, собранные на первом этапе, в дальнейшем при работе над Табелем будут являться основным рабочим массивом. Зафиксированные в них сведения будут использоваться для выработки структуры (классификационной схемы) Табеля и для отбора форм документов для включения в Табель.