Как написать отчет по продажам. Общий отчет по всей фирме. Чек-лист на каждый день

Каждый руководитель отдела продаж или коммерческий директор сталкивается с необходимостью составления отчета о продажах. Но далеко не каждый отчет полезен руководителю, соотношение потраченного времени на изучение отчета и полученного результата не всегда говорит в пользу большого объема выгруженных данных о продажах. Причем важно видеть не только текущие показатели, но и историю их изменения – чтобы определить, каким образом текущая ситуация является следствием предыдущих продаж.

Так, к примеру: Знаете ли Вы - какую долю продаж занимает у Вас конкретный контрагент? А как эта доля изменилась с прошлого месяца? А какой из менеджеров делает ему максимум продаж? А с каких складов лучше всего уходят те или иные товары? А теперь спросите себя – можете ли вы ответить, потратив на это всего лишь 3 минуты, на эти же вопросы по состоянию на предыдущую неделю? А на предыдущий месяц? А как эти показатели изменились за год – какова их динамика? Можете ли Вы определить, что Ваш менеджер со временем продает все больше и больше и определенных видов товара, и при этом не обращает внимание на другие группы?

Система анализа продаж Mycroft Assistant поможет Вам найти ответы на эти вопросы. Mycroft Assistant позволяет формировать текущий анализ и исторические данные не только по сырым данным о количестве и сумме проданных товаров, но и более комплексные и полезные показатели, такие как средняя сумма сделки, и количество сделок в периоде.

Общий отчет по всей фирме

Аккумулирует основные данные, связанные с продажами компании за выбранный период. Именно этот документ еженедельно дает возможность коммерческому директору делать выводы о текущей работе компании.

Отчет о продажах менеджера по работе с клиентами

Самым простым способом определить, насколько эффективной была работа того или иного менеджера по продажам, является анализ истории его продаж – определение текущих показателей и динамики. Чем подробнее будет информация, тем объективнее оценка. Отчет должен давать возможность оценить производительность менеджера во времени – понять не только насколько хорошо или плохо он работал в последнем периоде, но и насколько объем этой работы изменился в контексте всей истории работы. Персональный отчет менеджера по продажам также дает возможность увидеть сильные и слабые стороны каждого менеджера и корректировать его работу в нужном направлении.

Отчет о продажах по разрезам товаров

Чтобы узнать, какие товары приносят высокую прибыль, а от каких лучше отказаться, необходим подробный отчет о продажах по видам и свойствам товаров. Анализ данного отчета позволит выделить наиболее выгодные товары, оценить динамику их продаж, и на основании этого оптимизировать ассортимент, ценовую политику и структуру продаж.

Отчет о продажах по отдельным торговым точкам

Отчет о продажах по магазинам, торговым площадкам, филиалам имеет большое значение для компаний с развитой торговой сетью. На основании такого отчета можно сделать выводы об эффективности работы каждой точки, оценить оптимальную товарную матрицу для данной торговой точки, понять структуру клиентов точки и, при необходимости, скорректировать работу.

Подводя итог, система анализа продаж «Майкрофт Ассистант» поможет Вам найти ответы на многие вопросы, возникающих из анализа продаж. И это не только сырые отчеты по продажам, но и комплексные аналитические срезы, которые дают максимум информации и которыми удобно пользоваться.

Мы предлагаем возможность детального, но доступного, анализа текущего состояния продаж в компании и отображения динамики в различных аналитических срезах и во времени. Важно, что вы можете выбрать срез данных на определенную дату и сравнить состояние продаж компании на выбранную дату, по сравнению с текущей ситуацией, что поможет принять нужные управленческие решения.

Анализ о продажах в разрезе ABC-групп в можете посмотреть по .

Ни один отчет о продажах не полный, если нет запланированного плана продаж, выполнение которого и есть предмет анализа продаж текущих. Информацию о плане продаж вы можете посмотреть по .

Наша система так же умеет автоматически составлять сводный периодический отчет и отсылать его на электронную почту.

Если Вы хотите начать работу в системе Mycroft Assistant, где реализована эффективный анализ продаж, Вам необходимо пройти регистрацию по ССЫЛКЕ и следовать дальнейшим инструкциям.

После завершения каждой сделки продавец должен написать отчет о продажах . Это нужно не только самому продавцу, но и компании в целом. Для удобства делайте наброски отчетов после каждого визита к клиенту.

В каждой компании, которая занимается продажами, существует система отчетов по продажам. Эти отчеты проходят путь от продавцов через менеджеров по продажам и доходят до высшего руководства компании.

Отчет о продажах – документ о встречах продавца с клиентами. Различают несколько видов отчетов о продажах.

Отчет о встречах с каждым клиентом , в который внесены следующие данные:

• имя и должность клиента;
• продолжительность встречи;
• количество проданного товара;
• действия компании по обеспечению заказа (сроки доставки).

Ежедневный отчет обычно заполняют в течение рабочего дня и вечером отправляют руководителю. Он содержит информацию о том, что было сделано в течение дня:

• количество посещений за день;
• какие товары были проданы;
• количество проданного товара.

Эти данные необходимы менеджеру по продажам для того, чтобы оценить достигнутые за день результаты.

Картотека клиентов тоже является одним из видов отчетов, который должен вести каждый продавец. Картотека клиентов содержит имена и адреса постоянных и потенциальных клиентов, имена контактных лиц организаций, описание характера бизнеса, отметки о полученных и возможных заказах, а также подробности состоявшихся визитов.

Картотека должна постоянно пополняться актуальной информацией о каждом клиенте. В случае ухода продавца из компании, картотека клиентов передается его преемнику.

Еженедельный отчет содержит описание событий, произошедших за неделю и включает в себя:

• все полученные заказы;
• информацию о новых клиентах;
• информацию об использовании служебного автомобиля (расстояние и расход топлива).

Ежемесячный отчет о работе суммирует данные недельных отчетов. Это ориентир для менеджера для дальнейшего . Он включает в себя:

• обобщенные данные еженедельных отчетов;
• прогноз вероятного объема продаж на следующий месяц;
• объяснения по поводу отклонений от плана продаж.

Отчет о расходовании денежных средств (фиксированной суммы, которую компания выделяет каждому продавцу).

Менеджер по продажам должен постоянно работать с отчетами своей команды. Из них можно почерпнуть много полезной информации. Руководители, ответственные за продажи, используют отчеты продавцов для контроля над деятельностью каждого продавца. Менеджер по продажам может использовать отчеты для дальнейших указаний и правильной постановки или адаптации целей своей команды.

Информация, которую предоставляют продавцы в своих отчетах, помогает менеджеру планировать продажи. Отчет также представляет собой часть , он предоставляет сведения о том, как рынок принимает ваш товар.

Кроме того, из отчетов можно узнать об отклонениях от прогнозируемых продаж и узнать мнение продавцов, почему реальные продажи отличаются от прогнозируемых.

Подготовка отчета о продажах

Продавцы в процессе работы заполняют значительное количество форм, делают много записей и составляют отчеты о продажах. Некоторые из них ежедневные, другие – еженедельные. Так же, как правило, составляется сводный отчет о проделанной работе за месяц.

Составление отчетов по продажам необходимо для того чтобы каждое звено структуры компании работало эффективно. На всех уровнях сбыта компании требуется разный объем отчетов, по восходящей – от рядовых торговых агентов к менеджерам по сбыту и от него к высшему руководству компании.

Объем работы по составлению отчетов возрастает при движении вверх по служебной лестнице компании. Несмотря на то, что отчеты составляют относительно небольшую часть всей работы, особенно на нижних уровнях, они, тем не менее, очень важны.

Главная задача торговых агентов и продавцов – продавать. Поэтому не стоит перегружать их работой по составлению отчетов.

Отчет по продажам должен быть понятным, сжатым, убедительным и содержать факты, которые можно использовать везде, где необходимо. Мнение работника, высказанное в отчете, может быть ценно, но необходимо понимать, что оно может быть субъективным.

Отчет по продажам не должен быть длинным. Как правило, на его подготовку и составление должно уходить не более 15 минут. В идеале отчет нужно составлять как можно быстрее после встречи с клиентом. Если это невозможно, нужно кратко зафиксировать существенные подробности. Многие компании обеспечивают своих агентов специальными блокнотами для записей, которыми они должны пользоваться в ежедневной работе.

Поддерживать отношения с клиентом и выполнять свои обязательства после заключения сделки удается немногим продавцам. Многие из них не всегда помнят, например, о том, что обещали клиенту выполнить его просьбу к определенной дате. Чтобы такого не происходило, уделите особое внимание ведению записей .

Самый простой способ не забывать об обязательствах перед клиентом – пользоваться специальной памяткой (картотекой текущей информации). Эта картотека похожа на гармошку с прорезями, помеченными числами от 1 до 31 и названиями месяцев от января до декабря. Если клиент просит позвонить ему первого числа следующего месяца, просто запишите дату, имя, номер телефона и опустите записку в соответствующую прорезь вашей памятки.

Иногда можно делать пометки в календаре, но если речь идет о документе (письме, карточке потенциального клиента), то лучше положить его туда, откуда его будет легко достать, например, в памятку.

Советы по работе с памяткой

Если вы будете брать памятку с собой на встречи с клиентами, лучше сделать ее закрывающейся, чтобы важные документы не выпали и не потерялись.

Проверяйте свою памятку каждый день. Напишите в своем рабочем календаре напоминание «проверить памятку» на ближайшие три недели.

Подчеркните в документе важные моменты, прежде чем положить его в памятку.

Поставьте дату в верхнем углу соответствующего документа. В конце месяца разложите бумаги следующего месяца.

Держите памятку на рабочем столе или носите с собой.

Чтобы визитные карточки и другие документы небольших размеров не потерялись, прикалывайте их к документам большого формата.

Напишите слово «памятка» на своем рабочем календаре рядом с записями о предстоящих встречах, документы для которых хранятся в памятке.

Если вы будете иметь под рукой записи, вы сможете легко и быстро составить любой необходимый отчет по продажам.