Акт приема передачи оборудования образец word. Существующие виды объектов

Почти каждая организация сталкивается с необходимостью составлять акт приема-передачи оборудования (образец простой, но необходимо учитывать ряд особенностей, заполняя бланк). У этого документа существует три разных формы: ОС-14, ОС-15 и ОС-16. Но наиболее часто организациям приходится заполнять именно первый формат документа, о нем и пойдет речь в статье.

Унифицированная форма ОС-14 была введена в действие еще 21 января 2003 года. Именно тогда вышло постановление Госкомстата РФ №7. Согласно этому указу, при приемке оборудования организации должны составлять специальную бумагу. Акт приема-передачи оборудования может потребоваться и в некоторых других случаях: когда необходимо произвести монтаж или включить оборудование в фонд ОС организации.

Форма ОС-14 используется, если оборудование поступает на склад. Он обязательно составляется в двух экземплярах – для фирмы, которая передает оборудование, и для компании, которая основные средства получает.

Кто составляет и заверяет?

Не любое должностное лицо имеет право составлять акт передачи оборудования, образец которого поможет внести все данные без ошибок. Этим должна заниматься специальная комиссия. Она обязательно должна иметь полномочия в отношении оборудования, которое и принимается на склад.

Главная задача комиссии – проверить, нет ли у принимаемого оборудования каких-либо дефектов или недостатков. Если же таковые были обнаружены, то составляется дефектный акт (ОС-16). В этом документе отображаются все выявленные сколы, поломки и другие недостатки, указываются и способы их устранения.

Не всегда комиссии удается сразу заметить все дефекты. Некоторые из них можно обнаружить только при монтаже или проведении испытаний. В таких случаях дефектный акт составляется позднее.

Когда приемка заканчивается, члены комиссии проставляют свои подписи. Руководитель организации в обязательном порядке заверяет акт приема-передачи оборудования (образец поможет правильно вписать должности, фамилии и документы, в соответствии с которыми комиссия имеет полномочия на составление акта).

Использование актов приема-передачи оборудования на практике

Унифицированные акты приема передачи используются в определенной последовательности. Вначале применяется ОС-14. Он необходим для передачи оборудования на склад принимающей стороны. Только после полной первичной проверки оно может быть передано для монтажа. Тогда уже используется ОС-15.

Не всегда акт передачи оборудования ОС-14 предполагает необходимость заполнения ОС-15. Например, если монтажом занимается сторона, передающая товар, то второй документ заполнять не придется. Принимающей стороне просто нужно будет проставить подпись в форме ОС-14. Дефектная ведомость ОС-16 используется еще реже – только в случае обнаружения недостатков у оборудования.

Когда же монтаж оборудование закончен, то используют форму ОС-1 или ОС-1б. Эта бумага подтверждает, что объекты стали частью основного фонда предприятия.

Обязательные реквизиты акта приемки-передачи оборудования

Перед заполнением документа необходимо выяснить, данные о каких организациях в нем необходимо отобразить. Акт приема-передачи оборудования (образец Word схож с вариантом Excel) может содержать информацию о следующих фирмах:

изготовитель;
перевозчик;
поставщик;
приобретатель.

На титульном листе документа обязательно должны быть вписаны следующие реквизиты:

кто изготовил оборудование;
кто является поставщиком (потребуется не только вписать адрес, но и реквизиты в банке, ОКПО, контактные данные);
данные о транспортировке (обязательно прописывается информация о ТС);
информация о приобретателе (название фирмы, реквизиты в банке, ОКПО).

Перед заполнением бланка ОС-14 руководитель или другое уполномоченное лицо выпускает приказ, дает распоряжение или заключает договор о купле-продаже. Только после этого вся необходимая информация вносится в акт приемки-передачи оборудования, образец которого поможет вписать все данные в правильной форме.

В акте требуется вписать информацию об отгрузке и поступающем оборудовании. Для этого в форме ОС-14 есть 2 специальные таблицы. Уже после приемки комиссия вписывает количество фактического оборудования и сверяет с числом заявленного.

Особенности заполнения акта

Чтобы документ был действительным, нужно внести всю информацию в правильной форме. Вот несколько рекомендаций, которые помогут избежать досадных ошибок:

Когда все сведения записаны в акт, документ обязательно подписывается всеми членами комиссии. Непременно должна быть на нем и подпись руководителя предприятия.

Уже после проверки оборудования его передают на хранение ответственному лицу. Он тоже проставляет подпись в акте. Оборудованию присваивают табельный номер, а бухгалтер вписывает информацию о заведенной инвентарной карточке, а затем тоже подписывает документ.

Заключение

Акт приема-передачи – один из важнейших первичных документов. Он необходим для принятия и проверки оборудования. Именно ОС-14 позволяет принять ОС в основной фонд организации. Он необходим для фиксации данных об оборудовании, его состоянии. Наличие информации о табельных номерах позволяет быстро понять, о каком ОС идет речь в акте.

В соответствии с нашим законодательством, для выполнения процедуры получения техники на складе компании необходимым условием является оформление акта на прием-передачу, форма ОС-14.
Эту форму можно скачать прямо здесь на сайте, для скачивания бланка ОС-14 перейдите в конец статьи.

В продолжении статьи мы будем рассматривать особенности заполнения этого бланка. Чтобы ознакомиться с готовым примером заполненной формы, скачайте образец ОС-14 перейдя по ссылке внизу.

У каждой из сторон должен остаться свой экземпляр акта, так что необходимы два экземпляра. Этот документ составляется комиссией, принимающей технику на складе. Перед тем, как приступить к заполнению бланка, оборудование внимательно осматривают с целью выявления дефектов, поломок, повреждений, которые могут быть видны при осмотре.
Если какие-либо неисправности удалось выявить, составляется акт по дефектам, форма ОС- 16. В ней перечисляют найденные проблемные места и возможности их устранения. Ознакомиться с образцом заполненного акта о выявленных дефектах можно по ссылке.

Также стоит учитывать, что дефекты, выявленные в дальнейшем, на этапах монтажных работ, при наладке или во время тестовых запусков, могут описываться по форме ОС-16.

Акт приема-передачи оборудования (Форма ОС-14)

Если организация каким-либо образом связанна с техникой, данные о ней вносятся в бланк акта по приему-передаче оборудования ОС-14. Это могут быть следующие организации: производитель, поставщик (продавец), отправитель груза, получатель. В специально отведенные поля, на титульной странице, вносятся основные данные и реквизиты. Если это:

производитель, то указать его название;
поставщик, то указать название, адрес, телефон, реквизиты банка и ОКПО;
отправитель груза, то указать наименование транспортной компании. Если доставку выполняет третья специализированная организация или доставка выполняется продающей или покупающей стороной, это обязательно, надо указывать;
получатель, то указать наименование, номер телефона, реквизиты банка, ОКПО.

В дополнении, надо указать данные касательно самого транспортного средства, которое перевозило технику. А именно, разновидность транспорта, регистрационный номер, номер и дату транспортной накладной.
В качестве оснований для заполнения акта по приему-передаче техники, может быть приказ или распоряжение поступившее от руководителя, соответствующий договор.

Основная часть формы ОС-14 содержит две таблицы, в которые нужно внести информацию. В первую вносится дата, время отгрузки, время получение товара. Во втурую вносятся данные о грузе, то есть оборудовании, которое поступило на склад.
Процесс заполнения достаточно простой, чтобы иметь наглядный заполненный пример, скачайте образец в конце страницы.

Во время получения груза, комиссии необходимо сверить наличие фактического груза с тем, что указан в документе. В таблице номер 2 отражают информацию о документальном и фактически полученном грузе.

Принимающая комиссия производит осмотр, принимает груз и составляет заключение указывая комплектность и исправность. В случаи, когда осмотреть оборудование удалось лишь поверхностно, в заключении стоит указать, что вопросы и претензии относительно качества могут возникнуть на этапе установки и тестирования оборудования.

Составленный акт дается на подпись всем членам комиссии. Дополнительно, на бланке ОС-14 ставит подпись сотрудник, который принимал оборудование. Затем акт дают на утверждение руководителю.

Для техники которая требует дополнительного монтажа составляется акт в соответствии с формой ОС-15.

Факт поступления оборудования на баланс компании требует подтверждения. Таким подтверждением является акт приема оборудования. Кроме поступления оформления требует прием основных средств, передача их в аренду или эксплуатацию. Наличие часто выступает завершением сделок между физическими лицами, например, если совершается купля продажа автомобиля или иного дорогостоящего имущества.

Именно этот документ доказывает фактическую передачу оборудования одной стороной и принятие его – другой. Кроме того передаточный акт фиксирует состояние передаваемого имущества и облегчает разрешение возможных споров между участниками сделки.

В создании документа участвуют как минимум две стороны, осуществляющие перемещение основных средств. При этом должен быть соблюден установленный порядок его оформления. В зависимости от процесса, составление передаточного акта является обязательным или производится по желанию сторон.

Чтобы правильно подготовить документ, необходимо знать процедуру оформления, как применяется акт приема оборудования, и какие нюансы следует учитывать в его содержании и использовании.

Центральные моменты

Документ составляется, если между сторонами в отношении оборудования заключен договор:

купли-продажи;
мены или дарения;
поставки;
аренды и т.д.

Касательно оборудования существует определенная процедура приема-передачи, в результате которой производится осмотр, фиксируется его состояние и возможные дефекты.

Особенности процедуры

Одновременно с переходом оборудования, осуществляется и переход прав и обязанностей на него. Согласно договору это может быть право владения или использования. Документальное подтверждение установит срок передачи прав и обязанностей. Именно поэтому стороны должны установить порядок принятия оборудования и зафиксировать его в акте.

Процедура составления акта состоит из нескольких этапов:

Сбор комиссии

Прием оборудования должен осуществляться при помощи специальной комиссии. В её состав входят представители обеих сторон.
Членами комиссии являются ответственные за прием основных средств лица, назначенные администрацией. Также принимающей стороной допускается приглашение экспертов и независимую третью сторону.
Если оборудование простое, допустимо составление акта представителем поставщика и получателя.
Технически сложное оборудование, которому требуется монтаж, или которое поступило после реконструкции, модернизации или капитального ремонта, требует присутствия экспертов.
Независимая сторона обычно привлекается, если между поставщиком и получателем существуют разногласия в оценке качества и состояния имущества.

Осмотр

В процессе осмотра компетентные лица должны:

установить соответствие поставленного оборудования, тому, относительно которого составлен основной договор;
подтвердить его качество;
зафиксировать отсутствие повреждений или наличие дефектов;
проверить все ли сопроводительные документы наличествуют и т.д.

Кроме визуального осмотра оборудование проверяется в работе.

Подписание

Сторонами подписывается акт, в котором они отмечают отсутствие взаимных претензий. Если выявлены повреждения, также составляется документ о неисправности.
Если дефекты незначительные, не влияют на работу, принимающая сторона может подписать акт и согласиться получить оборудование в текущем состоянии.
Если повреждения серьезные, то члены комиссии составляют документ о неисправности оборудования и акт приема передачи не подписывают.

Законодательно наличие акта приема основных средств, к которым относится передаточный акт на оборудование, является обязательным. Это отражено в 157 Приказе Минфина, принятого в декабре 2010 года. Документ устанавливает необходимость включения актов в первичные бухгалтерские документы и проведение принятия и списания средств на их основе.

Бланк ОС-1:

До введения поправок в 402 ФЗ («О бухучете») требовалось заполнение законодательно утвержденных типовых форм «Основные средства». Внесенные изменения отменили это требование и разрешили устанавливать форму и содержание акта непосредственно участникам договорных отношений.

Поэтому требования к его оформлению прописываются в основном договоре, сопровождающем сделку.

Стороны могут договориться о:

форме документа;
порядке подписания;
содержании.

Исходя из условий договора, и технической сложности оборудования, принятие может быть осуществлено в несколько этапов.

Первоначально производится прием, при котором проверяется:

количество поставленных основных средств;
производится их визуальная проверка;
соответствие поставленных предметов тем значениям, которые отражены в сопроводительных документах.

По результатам составляется предварительный акт приема-передачи. После тестирования оборудования и детального обследования, составляется и подписывается окончательный акт приема оборудования.

Подготовленный и подписанный обеими сторонами документ передается в бухгалтерию предприятия. Акт должен быть завизирован руководителем компании и её главным бухгалтером. Затем основные средства, на основании акта, оформляются на баланс.

Количество экземпляров акта должно соответствовать количеству сторон, участвующих в сделке.

Бланк ОС-2:

Существующие виды объектов

В рамках предприятия оборудование представляет собой актив, который должен работать и приносить прибыль. Поэтому к нему предъявляются требования по качеству, состоянию и работоспособности.

Исходя из этих критериев, оборудование может относиться к одному из производственных фондов:

новый основной, к которому относятся ранее не используемые средства;
содержащий основные средства в исправном состоянии или требующие незначительного текущего ремонта;
состоящий из неисправного оборудования, которому необходим капитальный ремонт;
устаревших основных средств;
средств, подлежащих списанию с .

Распределение оборудования в процессе учета отдано на усмотрение организации.

Бланк ОС-3:

Допускается распределить основные средства, основываясь на критериях:

возраста (фактического или за период эксплуатации);
мощности;
отношения к сектору производства или определенной сфере деятельности организации.

Основные виды оборудования, подлежащие учету:

Торговое	К торговым основным средствам относится специализированная мебель, рекламные объекты и иное имущество, способствующее продвижению товара, его размещению и продаже. Среди наиболее распространенных основных торговых средств можно выделить: витрины, прилавки; выставочные и складские стеллажи; кассовые аппараты; навесные стенды и мобильные витрины; торговые стойки; манекены, стойки для вывешивания товара, кабинки и вешалки; павильоны, киоски и лотки для использования в выездной торговле; холодильное оборудование; имущество, приобретенное для удобства покупателей (тележки, корзинки, шкафы хранения вещей и т.д.); ограждения любого вида. К торговому оборудованию могут также относиться рекламные конструкции, автоматы по штучной продаже и т.д. Кроме того в данную категорию могут быть включены все предметы, которые использует в работе персонал компании: мебель, техника и т.д.
Холодильное	Наиболее распространенные категории основных средств этого вида: витрины холодильные и морозильные; горки; лари морозильные; шкафы холодильные; холодильные и морозильные камеры; генераторы льда и т.д. Данная группа оборудования может выделяться в отдельную категорию, в зависимости от деятельности предприятия и необходимости использования большого количества объектов разного назначения.
Медицинское	Чаще всего основные медицинские средства разделяются по категориям применения в той или иной отрасли медицинского обслуживания и хранения медикаментов. Выделяют: диагностирующие основные средства; терапевтическое оборудование; хирургическое оборудование; предметы транспортировки; реанимационное оборудование оборудование, используемое в период восстановления; основные средства, имеющие иное специализированное использование. Одно и то же наименование медицинского оборудования может входить в разную категорию основных средств, исходя из его применения. Также возможно деление средств на цифровые, электронные и т.д.
Газовое	Основные средства разделяются в данном виде средств исходя из отрасли использования. Так для автомобильной отрасли газовые основные средства могут подразделяться на вакуумные, инжекторные, электронные и т.д. Это связано с тем, что в отрасли используется градация, связанная с баллонным сжиженным газом, которым оснащен транспорт. Также в основу классификации можно положить поколение автомобильного газового оборудования. Тогда получится всего 5 категорий. Кроме автомобильной отрасли газовое оборудование применяется при отоплении домов, зданий и сооружений. Классификация оборудования на балансе предприятия будет зависеть от его состава.

Детали заполнения акта приема оборудования

Учитывая то, что закон допускает заполнение передаточного акта в простой форме, следует знать, какая информация является обязательной для последующего учета средств.

Обязательные сведения:

наименование документа;
дата составления;
реквизиты обеих сторон;
перечень оборудования;
его количество;
блок информации о его состоянии и качестве;
информация о подписантах;
их подписи.

Закон не запрещает использовать в качестве акта приема типовую форму ОС. Унифицированные бланки перестали быть обязательными, но многие предприятия до сих пор пользуются ими для фиксации приема-передачи оборудования.

Типовая форма ОС-14 состоит из двух страниц, на которых указываются:

реквизиты принимающей стороны;
реквизиты основного договора;
амортизационная группа основных средств;
номер акта и его дата;
реквизиты компании – поставщика;
реквизиты компании – изготовителя;
адрес, куда осуществляется поставка;
реквизиты компании осуществляющей доставку (если им является отдельное лицо);
номерные знаки, вид транспорта, которым было доставлено оборудование, а также реквизиты товарно-транспортной накладной;
сроки отправки и прибытия (включая время);
характеристика оборудования (название, номер, модель, марка или тип, единица измерения и вид упаковки);
описание оборудования (состояние, дефекты, количество, его масса).

Члены комиссии, ответственные за процедуру передачи, обязаны проверить поступившее оборудование, вписать в акт то, в каком состоянии находится упаковка и соответствует ли оборудования заявленной комплектности.

Если одновременно с оборудованием передается дополнительная документация, её наличие также фиксируется в акте. Последним является подписание документа каждым из членов комиссии.

Подробно ознакомиться с примером заполнения простого акта приема оборудования поможет его образец.

Прочие формальности

Независимо от того, решает компания применять унифицированные или простые формы, следует понимать разницу в их применении, содержании и нюансах заполнения.

Порядок применения

Оформление передаточного акта в бухгалтерском учете служит основанием для списания основных средств и принятия их на баланс предприятия. Дополнительно акт может стать весомым аргументом в судебных разбирательствах, если у сторон возникли претензии друг к другу, связанные с объектом сделки.

Для учета основных средств были разработаны типовые бланки, которыми можно пользоваться и после упразднения требования об их заполнении. Если же компания сама разрабатывает формы актов, то в них должны быть учтены требования по заполнению, зависящие от обстоятельств, при которых произошло поступление средств.

Формы учета основных средств:

ОС-1	Бланк применяется для учета того оборудования, которое: включается в основные средства; учитывается и вводится в эксплуатацию в момент поступления (если оборудованию не требуется монтаж); учитывается и вводится в эксплуатацию после монтажа и сдачи их в эксплуатацию (если оборудованию требуется монтаж).
ОС-2	Оформляется при внутреннем перемещении основных средств.
ОС-3	Заполняется, если в компанию приходит оборудование после ремонта, модернизации, реконструкции и т.д.
ОС-6	Представляет собой регистрационную карточку оборудования, в которой отражаются все его перемещения внутри компании.
ОС-14	Бланк заполняется при поступлении оборудования, которое в дальнейшем будет использовано в качестве основных средств. Может выступать предварительным передаточным актом.
ОС-15	Заполняется при приеме оборудования на монтаж.
ОС-16	Представляет собой акт о наличии повреждений и дефектов.

Бухгалтерский учет предприятия требует составлять акт о приеме оборудования:

на основании договоров;
при приобретении оборудования без договора за счет денежных средств компании;
при получении основных средств безвозмездно в случаях дарения или пожертвования;
при получении оборудования во временное пользование;
при принятии основных средств на хранение;
при вводе основных средств, если предполагается их эксплуатация;
при списании оборудования с баланса компании.

Если оборудование получено по договору безвозмездного пользования, то в основные средства оно обычно не вносится и остается на счете 01, за балансом.

Передаточный акт требуется не только при передаче оборудования между предприятиями. Документ необходимо также заполнять, если производится перемещение средств внутри компании, например, между цехами или во временное пользование сотрудника.

При этом материальная ответственность за оборудование ляжет на того, кто используется его, согласно передаточному акту.

Бланк ОС-14:

Оговорки по содержанию

При составлении акта важно строго придерживаться требований к содержанию, так как их наличие напрямую влияет на дальнейшую работу предприятия. Регистрируя основные средства, компания подтверждает увеличение активов.

Указанная дата:

устанавливает срок фактической передачи основных средств;
подтверждает момент перехода прав на оборудование;
при обнаружении дефектов, поломки или повреждения, позволяет выявить виновного.

От фиксации мест перемещения оборудование зависит ответственный за состояние основных средств.

Им будет являться один из представителей цепочки:

поставщик (если передача производилась на его территории);
грузоперевозчик (если им производилась транспортировка);
получатель (который принял оборудование на своей территории);
компания, осуществлявшая монтаж и т.д.

Указание изменений состояния основных средств на всех этапах перемещения поможет избежать претензии сторон, при возможной порче имущества.

Основание для возникновения процесса передачи оборудования дает возможность спланировать необходимые действия и правильно учесть его. Пример дальнейших действий — необходимость произвести налоговые выплаты, если полученное оборудование является доходом компании.

Описательная и техническая характеристика оборудования идентифицирует имущество, и позволяет вовремя среагировать на его порчу или недостатки.

Формальное отношение к составлению акта приема передачи может привести к тому, что при возникновении претензий, сторона окажется перед фактом того, что добровольно согласилась принять неисправное оборудование. Доказательством этому послужит подписанный передаточный акт.

Бланк ОС-15:

Что важно помнить

С того момента, как акт подписан участниками, предъявить взаимные претензии, относительно переданного оборудования практически невозможно.

Поэтому при оформлении следует учитывать некоторые нюансы:

Принятие из ремонта	Как правило, документ оформляет та организация, которая согласно договору осуществляет ремонт. Важно указать срок и способ возврата оборудования. Если оборудование принимается после ремонта, предыдущий акт должен передаваться совместно с документами на основные средства.
Монтаж	Смонтированное оборудование принимается в присутствии представителя компании, производящей монтаж. Его подпись обязательно должна быть на акте. Если основные средства принимаются и монтируются в одно время, отдельного акта на каждый вид учета не требуется. Достаточно оформить акт, на базе ОС-15. Если выявлены повреждения или поломка, демонтируемое оборудование должно сопровождаться актом на базе ОС-16.
Аренда	При оформлении оборудование в аренду, акт должен в обязательном порядке содержать условия пользования, сроки аренды, и состояние основных средств в момент приема. Если основные средства предоставляются в лизинг, необходимо оформлять акт в трех экземплярах: продавцу; лизингодателю; лизингополучателю. Такая практика сложилась при реализации сделок, если лизингодатель осуществляет покупку оборудования, но её передача осуществляется силами продавца. Получается, что лизингодатель предстает в двух качествах: покупателя и продавца одновременно. Поэтому акт подписывается всеми тремя сторонами, при этом принимают оборудование лизингодатель и лизингополучатель одновременно.
Физическими лицами	Чтобы акт приема передачи был действительно весомым, необходимо заверить его в нотариате. Это касается частных лиц и индивидуальных предпринимателей. Если передаточный акт является приложением к договору, и сделка удостоверяется нотариально, то заверение акта является обязательным.

Бланк ОС-16:

Документ о неисправности

Акт о неисправности оборудования оформляется в случаях, когда обнаружены его серьезные дефекты. Также требуется оформление акта о неисправности оборудования, если в процессе работы ему потребовался ремонт. Перед тем, как составить акт о неисправности, следует провести диагностические работы.

Документ может быть составлен в простой форме, либо исполнен на типовом бланке ОС-16, где указываются:

номер и дата составления;
адрес нахождения основных средств;
реквизиты документа, на основе которого оборудование было поставлено;
реквизиты поставщика и принимающей организации;
если оборудование использовалось, указываются все лица, которые могли повлиять на возникновение дефектов (компания – производитель; организация, осуществлявшая транспортировку; компания, осуществлявшая монтаж и т.д.);
обстоятельства, при которых обнаружились повреждения;
перечень дефектов.

Составление документа требует присутствия заинтересованных сторон. Кроме того, могут быть привлечены эксперты, если от их мнения зависит установление факта неисправности. При составлении передаточного акта документ о неисправности является основанием отказа от приема оборудования.