Акты инвентаризации наличных денежных средств. Когда процедура обязательна

Инвентаризация – это своего рода «опись средств», в результате чего проверяется:

• Главные средства.
• Нематериальные активы.
• Финансы.

Также осуществляется «опись» финансов, находящихся в наличном обороте или документации, которая располагается в кассе. Во время инвентаризации финансов в наличном эквиваленте осуществляется заполнение акта формы ИНВ-15.

Не знаете, как заполнить данный бланк? Вы можете найти пример заполнения ИНВ-15 на нашем сайте.

Две копии данного акта создаются специальной комиссии по инвентаризации, которая организуется управляющим с применением приказа на «опись» средств. Вы можете пример данного приказа на нашем сайте. Опись финансов в наличном эквиваленте может осуществляться в случае смены ответственного, тогда нужно произвести заполнение 3-х бланков ИНВ-15:

• «Старое» лицо.
• Новый ответственный.
• Бухгалтерия.

«Опись» ТМЦ – это пересчет финансовых средств в наличном эквиваленте и документации, которые располагаются в кассе организации. Процесс инвентаризации осуществляется только при участии всего персонала созданной комиссии. По окончанию пересчета всех финансовых средств в наличном эквиваленте, чеков, марок, комиссия осуществляет акт заполнения ИНВ-15. Не стоит забывать тот факт, что нельзя допускать ошибок при заполнении.

При «описи» главных средств осуществляется:

Вы можете скачать примеры заполнения описей у нас.

Пример акта инвентаризации финансов в наличном эквиваленте – ИНВ-15

Акт имеет состав в виде 2-х листов.

Первый лист:

• Заполнение наименования компании и иерархии подразделения.
• Фиксируется вид деятельности, номерной знак и дата приказа на «опись».
• Назначается индивидуальный номерной знак на акт, фиксируется дата.
• Заверяется росписью ответственного человека в строке «Расписка», производится указание должности и полные инициалы. При этом ответственный человек фиксирует информацию, что финансовые средства в наличном эквиваленте располагаются в кассе, кассовая документация направляется в бухгалтерский отдел.
• Члены комиссии указывают информацию о количестве финансовых средств в наличном эквиваленте, ценных бумаг и других элементов описи, которые были пересчитаны, а также документации, находящейся в кассе. Количество финансов фиксируется в рублевом эквиваленте. Внесение информации осуществляется на основе пересчета кассы.
• Следующий этап – указание суммы всей документации, которая находится в кассе.
• Также прописывается общее количество по информации бух.учета. Производится сравнение этих цифр.
• При излишке денег производится указание данной суммы внизу.
• При недостатке производится указание в соответствующем поле.
• Не стоит забывать об указании последних номерных знаков ордеров.
• По окончанию заполнения акта производится заверение членами комиссии.
• Отмечается подписью и главный ответственный.

Второй лист бланка ИНВ-15.

Денежные средства в кассе организации находятся на особом учете, потому что деньги - это наиболее ликвидные активы предприятия и они чаще являются объектом хищения, чем другие виды имущества. Именно поэтому проводить регулярную инвентаризацию денежных средств - в интересах компании. О том, как правильно это сделать, читайте в статье.

Инвентаризация кассы проводится в соответствии с «Об утверждении методических указаний...» (далее — Методические указания).

Не забудьте с материально ответственными работниками (далее — МОЛ), которые имеют доступ к денежным средствам и документам, в обязательном порядке заключить договоры о полной материальной ответственности. Если такой договор не заключен, то в случае выявления недостачи организация не сможет удержать с работника сумму ущерба в полном размере - ).

Когда процедура обязательна

Инвентаризация денежных средств в кассе в обязательном случае производится:

• перед тем как составять годовую бухгалтерскую отчетность (п. 27 Положения о бухучете, );
• перед сменой МОЛ (п. 1.5 Методических указаний);
• если обнаружены хищения (п. 1.5 Методических указаний);
• если произошли чрезвычайные ситуации, такие как пожар, авария и т.п. (п. 1.5 Методических указаний);
• если организация ликвидируется (реорганизуется) (п. 1.5 Методических указаний).

В остальных случаях инвентаризация кассы (2017)осуществляется в те сроки, которые установит руководитель своим приказом.

Порядок и сроки проведения инвентаризации кассы за 5 шагов

Шаг 1. Вначале издается приказ руководителя, в котором определяются:

• сроки проведения;
• место проведения;
• участки и объекты, которые будут проверены;
• состав инвентаризационной комиссии.

Такое распоряжение можно составить по форме № ИНВ-22 (скачать его унифицированный бланк можно в конце статьи).

Следует помнить, что любое решение — либо использовать унифицированные формы, либо отказаться от них и разработать собственные документы — должно быть закреплено в учетной политике.

Если предприятие достаточно большое и, например, имеет магазины в разных городах, то для одновременного контроля всех касс создаются инвентаризационные комиссии. Комиссия должна состоять не менее чем из 2 человек.
В ее состав обязательно включают:

• представителей руководства организации;
• бухгалтера;
• других специалистов.

Недопустимо формировать комиссию только из работников сторонней организации (например, представителей аутсорсинговой компании или аудиторской фирмы).
Работника, ответственного за сохранность денежных средств, в состав комиссии также не включают. Он может только находиться там, где проведится ревизия, наблюдать за ее процессом и подписывать инвентаризационную опись.
Если при проведении мероприятия по контролю отсутствует хотя бы один член комиссии, ее результаты будут признаны недействительными.

Образец заполнения Приказа об инвентаризации кассы

Шаг 2. Перед началом ревизии МОЛ обязаны расписаться в Акте инвентаризации наличных денег по форме № ИНВ-15. Таким образом оним подтвердят, что к началу процедуры вся документация сдана в бухгалтерию.

Шаг 3. Инвентаризация денежных средств в кассе заключается в пересчете денежных купюр, монет и денежных документов. Комиссия пересчитывает деньги и сверяет сумму с остатком по кассовой книге. Если какие-либо приходные и (или) расходные кассовые ордера не отражены в кассовой книге в течение дня, то указанные в них суммы также учитываются при расчете.

Шаг 4. Результаты такого пересчета оформляются в акте, составленном комиссией по форме № ИНВ-15, утв. .
Акт распечатывается в 2 экземплярах, в них ставят свои подписи все члены комиссии и МОЛ.

В случае проведения проверки при смене МОЛ акт составляется в 3 экземплярах:

1. Экземпляр для бухгалтерии.
2. Экземпляр для прежнего МОЛ.
3. Экземпляр для нового МОЛ или лица, временно исполняющего его обязанности.

Шаг 5. Если в ходе проверки были выявлены недостачи и (или) излишки денежных средств, информация об этом обязательно вносится в акт инвентаризации. На его оборотной стороне МОЛ указывает причины выявленных излишков и недостач.