Пример заполнения личной карточки индивидуальной защиты. II

Инга Васильева

Эксперт по подбору средств защиты

Согласно Трудовому Кодексу РФ (ст. 112) каждый работник, чьи условия работы относятся к опасным и вредным, должен быть обеспечен . Они приобретаются работодателем за свой счет и предоставляются бесплатно.

Чтобы грамотно организовать учет защитных средств, контролировать их количество и степень износа, требуется документальное оформление всех операций с СИЗ. Руководитель предприятия назначает ответственное лицо, которое и будет производить выдачу, замену и возврат СИЗ, а также вести необходимую документацию.

Основной документ – личная карточка СИЗ . Оформляется она по типовой форме, для каждого работника персонально, в момент подписания трудового договора. Карточке присваивается порядковый номер, под этим же номером она отражается в журнале учета всех карточек СИЗ. Важно, чтобы учетная карточка была оформлена без ошибок.

Рассмотрим детально, как заполнить карточку СИЗ. Форма карточки – двухсторонняя, необходимо заполнить все ее графы. На лицевую сторону вносятся личные данные:

● фамилия, имя, отчество (пишутся полностью);

● табельный номер (присваивается в момент поступления на работу);

● структурное подразделение (название должно совпадать с соответствующими данными трудового договора);

● профессия (совпадает с данными трудового договора и личной карточки сотрудника)

● дата поступления на работу (пишется арабскими цифрами в формате ДД.ММ. ГГГГ.);

● дата изменения профессии (должности) или перевода... (заполняется только в случае смены должности, переводе и т.д.)

Продолжаем заполнять, указывая физиологические данные пол, рост, . Затем следует указать размер головного убора. Сведения о размерах записываются со слов работника.

Заполнение следующих граф может вызвать затруднение. Как определить размер противогаза, респиратора, рукавиц и перчаток? Если отраслевыми нормативами не предусмотрена выдача этих средств защиты, то и заполнять эти графы нет необходимости. Если же их необходимо выдать, то размеры нужно определить и указать. Инструкции по определению таких размеров несложно найти в интернете.

В нижней части лицевой стороны указываем наименование отраслевого норматива, на основании которого определяется перечень необходимых СИЗ (Приказ Минздравсоцразвития России от....№...). Далее заполняем таблицу. В первый столбец вписываются наименования самих средств индивидуальной защиты. Во втором указываем пункты типовых норм (открываем Приказ и ищем нужные пункты). Единица измерения – штука. Количество на год указывается целыми и дробными числами, исходя из нормативов. Заканчивается заполнение лицевой стороны подписью ответственного лица.

Теперь рассмотрим, как заполнить карточку СИЗ с обратной стороны. Сначала предстоит заполнить новую таблицу. Дублируем наименования СИЗ из предыдущей таблицы. В следующий столбец вносим номера сертификатов или декларации. Надо отметить, что данные документы часто подвергаются изменениям. Для некоторых средств защиты и вовсе сертификация отменена. Данные о сертификатах или декларациях обычно предоставляет поставщик СИЗ. Можно заказать документ и в специализированном центре.

Теперь необходимо указать дату выдачи, количество и степень износа СИЗ на тот момент. Работник должен расписаться в получении. Следующая часть таблицы посвящена операциям по возврату и заполняется непосредственно при возврате. При этом свои подписи ставят как работник, так и ответственное лицо, принявшее СИЗ.

Заполненные карточки СИЗ должны храниться в картотеке, в алфавитном порядке. Все документы, связанные с выдачей средств индивидуальной защиты, необходимо хранить не менее трех лет.

Личные карточки учета выдачи спецодежды, обуви, средств индивидуальной защиты (СИЗ) оформляются по утвержденной форме №МБ-6. В этом документе фиксируется спецодежда, спецобувь и защитные приспособления, выдаваемые работникам по установленной норме в личное пользование. Карточка оформляется в одном экземпляре для каждого работника, которому выдается спецодежда. В документе заполняют строки «ФИО», «Табельный номер», «Рост», «Пол», «Размер одежды, обуви, головного убора», «Участок», «Цех», «Профессия», «Дата поступления на работу». Затем нужно заполнить графы «Наименование спецодежды, спецобуви и защитных приспособлений», «Параграф норм», «Единица измерения», «Срок службы», «Количество».

На оборотной стороне «Личной карточки» заполняется «Выдача и возврат спецодежды, спецобуви и защиных приспособлений». В ней указывается наименование и номенклатурный номер выданной спецодежды, в подразделе «Выдано» проставляется дата, количество, процент годности, стоимость и подпись работника в получении. В случае утери спецодежды, обуви или защитных приспособлений в разделе «Возвращено» по строке утерянной вещи указывается акт выбытия, его номер и дата. Выдача дежурной спецодежды оформляется отдельными карточками с пометкой «Дежурная». Карточка должна быть подписана инженером по технике безопасности, начальником цеха, бухгалтером. Документ должен храниться у кладовщика цеха (участка). Допускается ведение карточек спецодежды в электронном виде с использованием компьютерных программ.

Кто должен оформлять карточки учета выдачи спецодежды

Порядок обеспечения рабочих спецодеждой, а также порядок ее хранения, замены, ремонта, стирки, сушки, включая процедуру оформления личных карточек учета выдачи спецодежды работодатель должен определить локальным нормативным актом (положением, приказом, стандартом организации). При этом необходимо учитывать удаленность подразделений от центрального склада. Работодатель может возложить обязанности по оформлению личных карточек учета СИЗ на начальника участка, заведующего складом или других материально ответственных работников. Не допускается возлагать обязанности по ведению карточек учета спецодежды на инженера по охране труда, поскольку в соответствии со своими должностными обязанностями он должен контролировать правильность ведения этих документов (пункт 7.23 Приложения к Постановлению Минтруда России от 08.02.2000 N14).

В последующем учтенную спецодежду вручают сотрудникам предприятия лично или централизованно через руководителей подразделений.

Журнал выдачи СИЗ, образец

Журнал составляется в произвольной форме. В нем содержатся сведения о:

дате получения;

наименовании выданного средства;

время его использования;

роспись получившего и фамилия выдавшего.

Ответственным за заполнение этого документа, а также за хранение и передачу средств защиты подчиненным является руководитель подразделения.

Бланк журнала выдачи СИЗ

Что относится к средствам защиты

Ответственность за невыдачу

Если пренебречь правилом снабжения персонала рабочей одеждой, обувью и т.д., можно получить штраф:

для администрации юр лиц и ИП - от 20000 до 30000 рублей (за каждого человека!);

для юридических лиц - от 130000 до 150000 рублей (за каждого необеспеченного сотрудника!)

При повторно выявленных нарушениях штрафы возрастают в разы - до 200000 рублей или административное закрытие на срок до 90 суток.

На предприятиях непременно должен вестись строгий учет и контроль за выдачей работникам спецодежды и требуемых средств индивидуальной защиты (СИЗ).

Важной обязанностью работодателя является организация этого процесса. Сотрудники должны обеспечиваться всеми необходимыми СИЗ в установленном объеме и обозначенные сроки.

Личная карточка учета выдачи СИЗ является инструментом учета количества данных средств, выданных определенному работнику (речь идет именно об индивидуальных средствах защиты).

Роль средств защиты

На предприятиях требуется обеспечить строгий контроль за сроками применения средств защиты (по дням), а особенно — за соблюдением нормативных сроков носки .

Периодичность выдачи средств защиты устанавливается в зависимости от особенностей производства и требований к защите сотрудников от вредных воздействий . Под понятием СИЗ понимается:

спецодежда;
спецобувь;
головные уборы;
перчатки или рукавицы;
беруши;
респираторы;
противогазы;
лицевые щитки;
страховые пояса и прочее.

Назначение личной карточки учета выдачи СИЗ

Корректный учет и контроль производится благодаря ведению личной карточки выдачи СИЗ, образец которой приводится в бухгалтерской документации. Форма документа утверждена законодательно. Такая карточка открывается на каждого сотрудника при:

его устройстве на работу;
переводе на иное рабочее место этом же предприятии;
изменении условий его труда (ранее не требовалось применение СИЗ, а при новых – подобные средства используются).

Личная карточка заполняется при вступлении сотрудника в должность, на которой требуется выдача СИЗ. При смене работником структурного подразделения либо списка средств личной защиты, в карточку обязательно вносятся соответствующие отметки.

В документе указываются все типы средств защиты (спецодежда, спецобувь и прочее), выдаваемые работнику. Также фиксируется причины списания этих вещей (естественная амортизация, форс-мажорные обстоятельства, возвращение на склад).

Карточка учета выдачи СИЗ должна содержать подпись руководителя структурного подразделения и находиться у кладовщика в алфавитном порядке, в раздельных ячейках, выделенных для отдельного подразделения.

На современном предприятии от состояния, своевременной выдачи (замены) средств защиты зависит здоровье и безопасность работников.

Карточка учета выдачи СИЗ является бланком отчетности , где отображается полная информация о работнике и выдаваемых ему средствах защиты. Использование этого документа дает возможность контролировать количество СИЗ и сроки их носки.

Особенно важно организовать корректное ведение учета и контроля на вредных и опасных производствах, на которых от исправности средств защиты, а также соблюдения сроков применения может зависеть жизнь сотрудников.

Образец карточки выдачи СИЗ демонстрирует все графы, необходимые для заполнения.

Правильное оформление бланка

В личную карточку заносятся о конкретном работнике:

табельный номер;
название структурного подразделения;
рост;
размеры;
должность:
дата устройства на работу;
дата смены должности (если меняется подразделение либо перечень применяемых средств защиты).

В таком стандартном бланке указываются исключительно индивидуальные средства защиты . Сама форма утверждена законодательно , образец заполнения карточки СИЗ можно найти в Интернете, бухгалтерских документах либо создать самостоятельно. Здесь также фиксируются:

сроки применения СИЗ (по установленным нормам);
годность (в процентах) на момент выдачи.

Бухгалтеру необходимо тщательно отслеживать сроки (по дням). Особенно за соблюдением нормативных сроков носки.

Виды карточек

Существуют карточки двух типов , которые различаются наличием (или отсутствием) графы о стоимости СИЗ. Какой вариант карточек заполнять всегда решает предприятие. Когда руководители не желают распространяться о стоимости средств защиты, то учет ведется по карточкам без цены.

Но стоимость широко используется в бухгалтерском и налоговом учете . Поэтому целесообразно выбирать вариант карточки с графой, где указывается цена. Образец заполнения личной карточки СИЗ можно найти в бухгалтерской документации.

Ранее личная карточка выдачи и карточка сдачи (на тыльной стороне) были одним документом . Сегодня ведутся два разных документа . Это необходимо знать кладовщику и бухгалтеру, отвечающему за учет средств защиты. Кроме карточки на предприятии ведется ведомость выдачи и возврата СИЗ.

Для упрощения документооборота и ведения бухгалтерии рекомендуется вариант карточки со стоимостью . Выбор бланка обязательно фиксируется распоряжением по предприятию. Чтобы при проверках не возникало претензий к заполнению, необходимо полностью указывать отраслевые нормы .

Полезно! Советуем почитать об .

О типовых нормах обеспечения спецодеждой на предприятии написано в статье.

Каковы нормы выдачи СИЗ по профессиям? Смотрите .

Большинство организаций, деятельность которых подразумевает выдачу работникам спецодежды, квалифицируемой в качестве средств индивидуальной защиты, должно придерживаться установленных законодательством Российской Федерации норм и правил .

Подобные правила содержат перечень используемых средств индивидуальной защиты , которые существенно зависят от того, какова специфика работы и направленность предприятия, какие опасные для жизни или здоровья людей присутствуют факторы. Также имеется определенный порядок учета осуществления выдачи средств, который, в частности, основывается на заполнении специальных карточек .

Основные средства защиты являются обязательным фактором допуска работника к выполнению им своих служебных обязанностей .

В том случае, если сотрудник по каким-либо причинам отказывается от применения униформы и СИЗ, его работодатель или непосредственный начальник подразделения не имеет право на допуск его к работе. В таком случае составляется отдельный акт, который фиксирует подобное событие.

С чем связано это требование? При выполнении любого вида работ, классифицируемых как опасные и требующие для своего выполнения средств индивидуальной защиты, должен производиться строгий контроль их применения – это требование диктуется правилами и нормами охраны труда.

Карточка учета должна оформляться в таких случаях :

Когда сотрудник поступает (принимается) на работу, выполнение которой сопряжено с контактом с вредными или опасными веществами и элементами, нахождением в условиях повышенных или пониженных температур. Сюда также может относиться повышенная влажность в помещении, скользкий пол, опасность поражения острыми частями аппаратов и инструментов, работа на высоте и т.д.
Если сотрудник, уже числящийся в организации, переводится на работу с такими условиями.
Если в процессе выполнения трудовых обязанностей существенно изменяются условия работы и возникает необходимость применения СИЗ. Такой фактор может возникнуть при изменении технологии производства, выполнении работ разового характера, ликвидации последствий стихийных бедствий и т.д.

Нормативные акты

Основными нормативными актами, определяющими необходимость выдачи спецодежды сотрудникам, являются статьи 212 и 213 Трудового кодекса РФ. В частности, их основными положениями являются следующие :

Строгий учет применения спецодежды предназначен для контроля выполнения всех изложенных пунктов, а также возможности осуществления бухгалтерских операций по движению данного вида средств.

Организация учета и виды карточек

При организации и ведении учета обеспечения работников спецодеждой пользуются такими видами документации :

Личная карточка учета выдачи спецо дежды, именно она является основным средством контроля за своевременным снабжением каждого отдельного сотрудника, а также учета замены по истечении срока годности.
Журнал выдачи спецодежды . Он является исключительно внутренним документом и служит для обобщения всех имеющихся данных по организации.

Бланк учета выдачи спецодежды работнику должен применяться исключительно в форме, утвержденной Минздравсоцразвития. Использование карточек в любых других формах, даже утвержденных отдельной формой внутреннего приказа предприятия, запрещено.

Сама карточка оформляется в единственном экземпляре и ее хранение осуществляется непосредственно на предприятии. Начиная с 2015 года, разрешено заполнение таких карточек в электронном виде, однако, форма ее заполнения также должна полностью соответствовать установленным законодательством требованиям.

Какая информация вносится в документ

В данный документ внесение информации должно осуществляться только после выдачи одежды и перед тем, как работник приступает к выполнению своих прямых обязанностей. Карточка должна содержать информацию, касающуюся самого сотрудника, занимаемой им должности, даты приема на работу, размера его одежды и обуви.

Кроме того, указываются реквизиты основания для выдачи одежды, полный перечень всех выданных средств и их количество. Кроме непосредственной выдачи фиксируется также момент возврата средств защиты на склад или их передача на хранение при временном использовании (разовая работа, дежурство и т.д.).

Бланк и образец

Бланк карточки учета содержит в себе следующие сведения :

ФИО сотрудника, его номер по табелю;
занимаемая должность и подразделение, в котором он числится;
дата, когда осуществился прием на работу или перевод в отдел;
пол работника;
рост, размер одежды и обуви, головного убора и т.д.;
основания (законодательные акты) для выдачи спецодежды;
наименование выдаваемой единицы;
единицы измерения и количество выданных единиц одежды или прочих средств;
количество средств, которое было возвращено;
дата произведения возврата;
точное наименование в соответствии с действующей классификацией.

Сроки хранения

Любая из применяемой специальной одежды имеет свой строго ограниченный срок годности . Касаемо такого пункта в строгом порядке запрещена выдача спецодежды и ее дальнейшее применение в случае истечения такого периода.

Этот факт связан с тем, что после окончания времени, указанного к каждому из средств защиты, может значительно снижаться функциональная способность предотвращать воздействие на работника вредных факторов производства.

Стоит отметить, что каждым отдельно взятым предприятием или организацией могут быть изменены такие сроки, но исключительно в меньшую сторону. К примеру, если срок службы рукавиц составляет 24 месяца, то он может быть изменен на 22, 20 и т.д, но более такого периода использоваться не может.

В том случае, если в результате проведения проверки контролирующими органами обнаружится факт использования любых средств защиты после окончания срока их службы, то должностное лицо, ответственное за осуществление контроля, а также руководитель фирмы или предприятия могут быть привлечены к ответственности.

Что может заменить

В качестве альтернативы карточке выдаче спецодежды законом разрешено применять только ее аналог в электронном виде . Однако, в таком случае в соответствующей учетной программе должна быть проведена персонификация сотрудника и при желании проверить правильность заполнения должен быть обеспечен доступ к необходимым файлам.

В данном видео представлен бухгалтерский и налоговый учет спецодежды в компании.