Акт об установленном расхождении. Как формируется акт о расхождении при приемке товара

Торговая деятельность на сегодняшний день регламентируется специальным законодательством. Для формирования отчетности необходимо будет в обязательном порядке составлять специализированную документацию.

Обычно все хозяйственные операции с товаром, вне зависимости от его типа, документируются. Причем касается это как погрузки, так и разгрузки. При приемке товара осуществляется обязательная проверка количество поставленного товара.

В случае обнаружения расхождений составляется специальный акт. В законодательстве установлен унифицированный его формат. По возможности стоит заранее ознакомиться с ним.

Что нужно знать

В соответствии с действующими законодательными нормами необходимо обязательно формировать отчетную документацию о ведущейся хозяйственной деятельности на конкретном предприятии.

Причем касается это в первую очередь торговой деятельности. Существует большое количество самых разных нюансов, связанных с приемкой товара. В первую очередь касается это сопроводительной документации.

При обнаружении каких-либо дефектов, расхождении в количестве товара необходимо составлять специальный акт. Данный документ позволяет одновременно решить достаточно большое количество задач.

К основным вопросам, рассмотреть которые нужно заранее, стоит отнести:

• основные понятия;
• какова роль документа;
• правовое регулирование.

Основные понятия

Сегодня существует достаточно обширный перечень всевозможных законодательных норм, которые регламентируют вопрос составления отчетной документации.

Но для верной трактовки таких норм нужно будет внимательно ознакомиться со всеми применяемыми в них понятиями. Только таким образом возможно составить соответствующего типа акт и не допустить наиболее типичных в таком случае ошибок.

К основным терминам, рассмотрение которых строго обязательно, относится следующее:

• грузоотправитель;
• производитель;
• поставщик;
• страховая компания;

Какова роль документа

Данного типа документ позволяет одновременно разрешить большое количество самых разных задач.

Акт расхождений при приемке товара ЕГАИС используется для:

В финансовой отчетности в обязательном порядке должна отражаться информация по поводу различного рода трат. Причем в не зависимости от того был ли принят товар или же он отправлен назад.

Составляется специальный документ по . На него в последствии делается ссылка в бухгалтерской отчетности. Такой акт относится к документам строгой отчетности.

Нередко случается, что возникают различного рода проблемы с самим грузом именно по вине или же транспортной компании.

В таком случае возникает необходимость осуществлять защиту своих собственных трат. Процедура эта осуществляется непосредственно через судебный орган или в другом уполномоченном учреждении.

Именно поэтому необходимо соблюдать формат акта. В противном случае он попросту не будет признан в суде, ином органе, соответствующее признает его ничтожным с юридической точки зрения.

Как следствие – невозможно будет использовать соответствующий акт непосредственно для защиты собственных интересов через суд.

При отсутствии опыта составления подобных документов по возможности стоит проконсультироваться с квалифицированным специалистом. При составлении такого акта он составляется обязательно не менее чем в двух экземплярах.

Причем один из них остается у получателя товара, второй – у отправителя. Таким образом, если необходимо будет осуществить оплату возврата сделать это можно будет достаточно просто. Так как все документы присутствуют на руках.

Правовое регулирование

Сам процесс составления документации подобного рода достаточно подробно освещается в законодательстве. Причем существует специальный сборник с образцами документов соответствующего типа.

На данный момент основополагающим нормативным документом является «Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций».

Альбом рассматриваемого типа включает в себя следующие основные разделы:

На данный момент рассмотренный выше журнал стандартных форм включает в себя 31 типовой акт.

При возникновении необходимости составлять такой акт требуется в обязательном порядке формировать документы исходя из обозначенных примеров. Несоответствие, нарушение может привести к признанию акта недействительным, ничтожным.

Что является достаточно серьезной проблемой. Во время подобные документы анализируются в первую очередь.

Акт об установлении расхождений при приемке товара должен составляться в обязательном порядке – если имеет место наличие подобных расхождений.

Иначе как-то обозначить претензии, защитить свои права соответствующим образом будет достаточно проблематично.

К основным вопросам, рассмотреть которые нужно прежде, чем приступить к составлению, относятся:

• как заполнить бланк;
• при работе в 1С;
• образец заполнения.

Как заполнить бланк

На данный момент устанавливается два основных вида актов данного типа – составляемых при возникновении расхождения. Это ТОРГ-2 и .

Причем акт №2 применяется в случае если имеются расхождения в товарах отечественного происхождения. ТОРГ-3 – когда присутствуют расхождения в товарах импортных.

Акт ТОРГ-2 обязательно должен включать в себя следующие основные пункты:

• полное наименование данного документа, а также ссылку на законодательную норму, которой он регламентируется;
• форма по и ОКПО;
• указывается наименование организации, адрес, а также номер телефона;
• обозначается структурное подразделение;
• прописывается причина, на основании которой осуществлено составление данного акта;
• номер и дата составления соответствующего приказа;
• указывается вид конкретной операции;
• проставляется дата и номер непосредственно самого акта;
• необходимо указать место приемки товара;
• настоящий акт составлен специальной комиссией;
• указывается подробная информация (адрес, контактные данные и наименование) следующих участников сделки — грузоотправитель, производитель, поставщик, страховая компания;
• данные по договору поставки товара;
• счет фактура;
• коммерческий акт;
• способ осуществления доставки, наименование транспорта которым она была осуществлена;
• составляется таблица в котором необходимо будет указать все моменты, связанные с расхождением:

1. Отметка об опломбировании.
2. Количество.
3. Вид упаковки.
4. Наименование самого товара.
5. Единицы измерения.
6. Массу БРУТТО по документам.
7. Особые отметки.

В документе рассматриваемого типа обязательно должна быть отражена информация по поводу несоответствия количества товара заявленному в сопроводительных документах.

На данный момент существует множество вариантов формирования документа данного типа. По возможности со всеми форматами стоит разобраться заранее. Существует множество типичных ошибок допущения которых можно легко избежать.

При работе в 1С

Существуют различные способы составления подобного типа акта. Можно заполнить его в таблице EXCEL или же воспользоваться полностью автоматизированной программой типа 1С.

С её помощью можно будет составить документ максимально быстро, буквально за пару кликов. Сам алгоритм составления выглядит следующим образом:

Образец заполнения

Простой образец акта о расхождении при приемке товара достаточно просто найти в интернете или скачать здесь. Оптимальным решением будет заполнить собственный акт по заранее верно сформированному образцу.

Сегодня процесс составления акта о расхождении товара необходимо осуществлять обязательно. Так как только при наличии его можно будет избежать сложностей при защите своих прав при возникновении таковой необходимости.

Товары, получаемые по внешнеторговым контрактам, принимаются способом, отличным от того, который используется во внутренних отношениях. В данной статье будет рассмотрена тема, касающаяся разногласий в приеме иностранного товара — ТОРГ-3 Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров.

Порядок приемки импортных товаров

Прежде всего, порядок должен быть урегулирован контрактом. Стороны могут договориться о том, что приемка осуществляется по правилам, действующим в стране покупателя, или определить собственные условия, но тогда они должны быть детально описаны, во избежание недопониманий и разночтений.

Если приемка определена в контракте лишь частично, то в неурегулированной части используются правила, определенные внутренним законодательством. В России с 15 октября 1990 применяется Инструкция Госарбитража, использование которой составляет обычай торгового оборота.

ТОРГ-3 Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров: когда составляется ТОРГ-3

Товар, направленный в рамках исполнения международного контракта, должен быть принят и оплачен покупателем. Если товар, направленный продавцом и задокументированный экспедитором, не совпадает с фактически полученным в части количества или качества, то применяется форма ТОРГ-3. В ней отображаются все обнаруженные недочеты.

В ходе приемки ответственное лицо изучает сопроводительные документы и сличает указанные сведения с полученным товаром. Оценивается качество, заявленное и фактическое, а также количество. Все несоответствия заносятся в акт, заполняемый в соответствии с правилами перевозчика или экспедитора.

К примеру, если продавец отгрузил 18 коробок с писчей бумагой и 2 с бумагой для принтера, а согласно документам экспедитору передано 20 коробок писчей бумаги, то составляется акт. В нем отражается расхождение в 2 коробки.

Формирование комиссии

Принимать товары, поступившие в ходе исполнения внешнеэкономического контракта, может только специальная комиссия. Создается она не всегда, а только в тех случаях, когда имеются расхождения между отгруженным и прибывшим товаром.

В состав комиссии входят:

• представители покупателя;
• уполномоченное лицо продавца;
• эксперт бюро экспертиз Торгово-промышленной палаты или иной незаинтересованной организации.

Продавец должен быть оповещен о создании комиссии. После получения уведомления он направляет своего представителя. Если это невозможно или продавец игнорирует направленное обращение, к участию в работе комиссии привлекается представитель третьей организации, не заинтересованной в результате. По сложившемуся обычаю приглашают представителя Торгово-промышленной палаты соответствующего региона, поскольку он соответствует требованию компетентности в вопросах приемки товара. Комиссию создают сразу же после истечения срока, предоставленного на ответ. Поскольку простой транспорта оплачивается дополнительно.

Сроки направления уведомлений о формировании комиссии

Сроки направления уведомлений о проведении экспертного исследования составляют:

Где используется

ТОРГ-3 необходим для возмещения ущерба, причиненного покупателю в связи с недопоставкой товара или поставкой товара ненадлежащего качества. Порядок возмещения зависит от условий контракта и обстоятельств происшествия. На основе акта впоследствии составляется претензия. Она может быть направлена продавцу или экспедитору в зависимости от того, кто виноват в происшествии.

Направление акта сопровождается претензионным письмом, к которому прикладываются дополнительные документы:

• бумаги продавца или поставщика, в которых указано количество товара, его комплектность и иные данные;
• упаковочные ярлыки, прикрепленные к тем местам, в которых обнаружились недостатки;
• пломбы;
• доверенность уполномоченного лица;
• акты отбора образцов и результаты анализа;
• транспортные документы;
• иные документы, имеющие отношение к делу.

Кто заполняет акт

Заполняет акт уполномоченная комиссия, состоящая из представителей покупателя, продавца и эксперта ТТП или иной независимой организации. Важно, чтобы члены комиссии были компетентны в вопросах приемки товара. Акт заполняется на компьютере и подписывается всеми участниками. Отдельная строка предусмотрена для подписи эксперта ТТП или иной независимой организации.

Правила заполнения

Акт составляется в пяти экземплярах. Этим он отличается от аналогичной формы, предусмотренной для отражения разночтений при поставках внутри страны (ТОРГ-2). Скреплять печатью все пять актов не требуется.

В акте сопоставляются сведения, включенные в сопроводительную документацию, с теми, которые отражены в контракте. Таким образом, для корректного заполнения нужны документы:

1. контракт, спецификация или иной документ, в котором указывается перечень товаров, включая их количество и ассортимент и иные необходимые данные, подписанный непосредственно сторонами;
2. сопроводительная документация, выданная перевозчику и содержащая сведения о комплектности, количестве и наименовании товара, переданного в доставку;
3. если сопроводительные документы отсутствуют, то записываются данные из упаковочных листов и нанесенной маркировки;
4. фактическое количество записывается, когда нет документов, обозначенных в пп.2-3.

На каждую партию, поступившую по одному сопроводительному документу и по одному продавцу, оформляется отдельный акт. Если расхождения были выявлены не по всем позициям полученных товаров, то данные о комплектности в акт не заносятся, но в конце документа обязательно отмечается, то расхождений по иным (не отраженным в акте) ТМЦ не выявлено.

Заполнение акта при обнаружении недочетов

Акт составляется всегда, когда есть разночтения по количеству или качеству товара:

Образец заполненного заявления можно посмотреть .

Сроки составления, направления и акта

Обычно сроки предъявления претензий указаны в контракте. Если нет, то следует руководствоваться теми сроками, которые определены Инструкцией.

Ошибки, допускаемые при заполнении бланка

1. Главной ошибкой может стать неверный выбор формы бланка. Для внутреннего оборота действует практически такая же форма ТОРГ-2. Не следует путать и с другой формой, имеющей схожее наименование 3-ТОРГ ПМ. Она используется для отражения сведения об обороте малого предприятия.
2. Неполная комиссия. Правила приемки определяются соглашением полностью или в части. Если их нет, то следует руководствоваться обычаями торгового оборота. Неполная комиссия, отсутствие документов, подтверждающих невозможность явки представителя продавца или ТТП либо иной независимой организации, ставит под сомнение результаты приемки. В такой ситуации покупатель может получить отказ, основанный на формальных основаниях нарушения порядка приемки.
3. Нарушение порядка заполнения акта: неверное или неполное описание дефектов товара. Эта ошибка также может привести к отказу.
4. Отсутствие четких требований со стороны покупателя. Направляя акт продавцу, и сопровождая его претензией, следует указать, каких действий он ожидает. Обычно все ситуации описаны в контракте. В противном случае исполнения не последует или оно будет исполнено частично.

Ответы на вопросы

Вопрос №1. Чем обосновано количество актов?

Ответ : Акты составляются в том количестве, которое необходимо для разрешения спорной ситуации. Согласно обычаю делового оборота, их 5: один передается покупателю, второй направляется продавцу вместе с претензией, третий – перевозчику, четвертый – его представителю, который подписывает акт, пятый оставляет себе организация, проводившая приемку.

Вопрос №2 . Партнер, торгующий импортными товарами, просит при расхождении выставлять ТОРГ-3, но при этом он является российской компанией, обоснована ли такая просьба?

Ответ: Да, такая просьба может от него поступить. Дело в том, что в отсутствие данного документа у продавца может возникнуть проблема с учетом ТМЦ. Так как он торгует импортными товарами, то их учет и списание производится по «своим» формам. Кроме того, если он закупает товар за границей, то ТОРГ-3 является основанием для предъявления претензий иностранному контрагенту.

Вопрос №3 . Когда можно приостановить приемку груза?

Ответ : Это допускается в случае обнаружения недостачи после вскрытия упаковки. Товар следует хранить до передачи отправителю.

Вопрос №4 . Комиссия нужна при любой приемке?

Ответ : Если условия контракта не предусматривают этого, то каждый раз собирать комиссию не нужно. Необходимость возникает только при обнаружении расхождений. Приемка приостанавливается, и оповещаются стороны. Затем организуется работа комиссии и составляется акт.

Отклонения по количеству и качеству товаров, выявленные в процессе его приёмки, от указанных в договорах и сопроводительных документах, могут оформляться Актом об установленных расхождениях по качеству и количеству при приемке ТМЦ форма ТОРГ-2.

Форма акта разрабатывается организацией самостоятельно или используется унифицированная форма ТОРГ-2, утвержденная Постановлением Госкомстата от 25.12.1998. № 132 Об утверждении унифицированной формы учетной документации по общим учетам торговых операций. Порядок заполнения данного акта будет описан в этой статье.

Бланк акта расхождений при приемке товаров форма ТОРГ-2 — .

Бланки унифицированных форм Актов расхождений по качеству и количеству составлены из нескольких страниц.

Если порча или брак выявляются позже и принимается решение о списании товара, то заполняют акт списания форма ТОРГ-16, бланк и образец которого можно скачать .

Образец заполнения акта об установленном расхождении при приемке ТМЦ форма ТОРГ-2

Первая страница бланка ТОРГ-2 содержит информацию об организациях, принимающих товар и документах, послуживших основанием для оформления Акта. В обязательном порядке должна быть указана дата составления, а также порядковый номер.

На той же странице формы ТОРГ-2 указывается информация о поступивших товарах:

• Способ доставки;
• Место приемки и отправки;
• Данные грузоотправителей, производителей, поставщиков и страховых компаний;
• Сведения о договорах поставки и товаросопроводительной документации.

Также необходимо указать документы, уведомляющие поставщиков, о необходимости присутствия самого поставщика, представителя, производителя или грузоотправителя.

На второй и третьей страницах унифицированной формы акта ТОРГ-2 описывается характер и причины расхождений по количеству и качеству товара.

В графах фиксируется качество и целостность пломб, упаковок, условий затаривания и хранения груза.

В табличных частях указанных страниц включаются сведения по товарам партии, по которым были выявлены расхождения.

При актировании несоответствия необходимо указать наименование, сорт, артикул, номер паспорта товаров, а также ценовые, количественные и суммовые показатели, как по информации из документации поставщиков, так и по наличию с указаниями причин отклонения в виде излишка, недостач, боя или брака.

На четвертой странице бланка ТОРГ-2 комиссия, выражает мнение о причине образования расхождений и делает заключение после проведения приемки.

Отмечается, что на бланках данной формы могут быть отражены несоответствия во время приемки отечественных товаров. Акты расхождений оформляются в четырех образцах: первый подают в бухгалтерию организаций, принявших товар, второй направляется с претензионным письмом по адресу поставщиков, два других вручаются представителям поставщиков и перевозчиков, участвующим в составлении акта.

Формы Актов, разработанные организациями самостоятельно, обязательно должны содержать реквизит, предусмотренный бухгалтерским законодательством. К подобным реквизитам относятся: дата, наименование, порядковый номер, количественная и стоимостная оценка, суть операции, должности лиц, совершающих операции и ответственных за их правильное оформление, их подписи с расшифровкой фамилий.

Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке ТМЦ форма ТОРГ-2 бланк — .

Акт о расхождении при приемке товаров образец заполнения ТОРГ-2 — .

Получая товар, следует тщательно проверить его комплектацию, качество, количество, сверить фактические данные с документальными. Если выявляются какие-либо расхождения, то следует тут же составить акт о расхождении по форме ТОРГ-2.

Составлять данный акт следует в присутствии лица, доставившего груз, так как его подпись на документе будет выступать подтверждением изложенного в акте. Скачать бланк акта о расхождении при приемке товара форма ТОРГ-2 и образец заполнения этого бланка можно внизу статьи бесплатно.

Акт должен составляться несколькими лицами, присутствующими при приемке товаров, данные лица представляют собой комиссию, назначаемую руководителем. Каждый член комиссии по факту заполненного документ ставит свою подпись, после чего документ утверждается руководителем организации. Именно руководитель в конечно итоге определяет, каким образом будет ликвидировано расхождение — замена товара на качественный, довоз недостающих ТМЦ, возврат товара.

Образец заполнения

Бланк акта ТОРГ-2 на первой странице должен быть заполнен следующей информацией:

• наименование организации и ее контактные данные, которая составляет акт о расхождении;
• подразделение, в которое поступают товары;
• документ основание для заполнения формы ТОРГ-2;
• номер и дата акта;
• дата и место приемки товара;
• документы, которые приложены к ТМЦ;
• сведения о том, кто является грузоотправителем, поставщиком, производителем, если груз застрахован, то приводятся данные о страховой компании;
• также заполняются основные сведения о документе, на основании которого осуществляется поставка — договор, соглашение;
• указывают номер и дату счета-фактуры, если он имеется;
• сведения о доставке — способ, транспорт, данные о транспортной накладной;
• сведения о погрузке и разгрузке товара.

На развороте акта о расхождении ТОРГ-2 указывают данные о том, в каком виде поступили ценности, какая у них упаковка, качество, в отношении каких позиций выявлены расхождения, указывают недостачу, избыток. Любые отклонения от документальных данных должны быть зафиксированы в форме ТОРГ-2.

На последней странице пишется итоговое заключение комиссии о выявленных расхождениях, подробно описываются дефекты.

Здесь же отводится место для постановки подписи всеми членами комиссии, участвующими в составлении акта о расхождении. Представитель грузоотправителя или поставщика ставит свою подпись. Также документ подписывает главный бухгалтер и утверждает руководитель. Пример заполнения ТОРГ-2 предлагаем скачать бесплатно ниже.

Скачать образец документа

Акт о расхождении по количеству и качеству при приемке ТМЦ форма ТОРГ-2 бланк — .

Скачать образец заполнения акта о расхождении форма ТОРГ-2 — .