Должностная инструкция приложение к приказу. Общие рекомендации по разработке должностных инструкций

Одной из внутренних официальных бумаг каждой компании является должностная инструкция. Она имеет организационно правовой характер и содержит основные обязанности сотрудников. Инструкция является обязательным документом, который подписывается работниками при приеме на работу.

Обязательность

Чтобы эта бумага выступала в виде регламента, ее рекомендуется утвердить руководителя либо другого должностного лица. Определенной формы этой бумаги законом не утверждено. Их форма разрабатывается на каждом предприятии индивидуально. Несмотря на это, подобная документация требует правильного оформления, что придает ему определенную юридическую значимость.

Должностные инструкции рекомендуется утверждать специальными документальными распоряжениями. Подобные действия придадут юридическую силу любой бумаге. При возникновении вопросов всегда можно сослаться на документальное распоряжение по предприятию. Распоряжение об утверждении должно оформляться правильно, без ошибок и помарок. Кроме того, с ним должны быть ознакомлены все сотрудники предприятия.

Распоряжение об утверждении может быть общее на несколько бумаг. Именно после подписания соответствующего распоряжения они вступают в свою законную силу.

Об утверждении должностных инструкций

По причине реорганизации предприятия ООО Вымпел, а также с целью утверждения функциональных обязанностей

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить с 21.04.2017 года перечень должностных инструкций:

Бухгалтера (приложение 1);

(приложение 2);

Инженера (приложение 3);

Рабочего производства (приложение 4);

Уборщицы (приложение 5);

Дворника (приложение 6);

Кладовщика (приложение 7);

Секретаря (приложение 8);

Специалиста отдела кадров (приложение 9);

Специалиста по охране труда (приложение 10);

Подсобного рабочего (приложение 11);

Диспетчера (приложение 12);

Нормировщика (приложение 13).

1. Считать утратившими силу должностные инструкции, указанных в пункте 1 текущего документа и утвержденных приказом руководителя № 35 от 23 декабря 2016 г.
2. Секретарю Ивановой А. В. довести информацию до сотрудников организации под роспись. Лист ознакомления предоставить специалисту отдела кадров Буковой Р. А. до 25 апреля 2017 года.
3. Контроль, за выполнением требований документа, возложить на специалиста отдела кадров Буркову Р.А.

Генеральный директор А.К. Андрейка

Секретарь А. В. Иванова

Специалист отдела кадров Р. А. Буркова

Таким образом, подобные приказы ничем не отличаются от обычных приказов по предприятию. Главное печатать этот документ на фирменном бланке и соблюдать установленную структуру. Категорически нельзя допускать ошибок и опечаток в подобных документах, так как они могут быть признаны недействительной бумагой. В случае соблюдения всех вышеперечисленных рекомендаций по заполнению у проверяющих органов не возникнет дополнительных вопросов. Хотя конкретных требований по оформлению подобных приказав законом не установлено.

Чтобы ввести в работу предприятия инструкции, специалисты кадровой службы сначала должны издать документ их утверждающий. Распоряжение может быть одно на несколько бумаг. Но, при издании инструкции для новой должности придется создать отдельный приказ. Чтобы документ имел юридическую значимость, он должен составляться правильно и без наличия ошибок. Это необходимо для того, чтобы у человека, ознакомившегося с ним, не осталось вопросов. При этом, информация должна быть донесена до каждого сотрудника в письменном виде. При отсутствии соответствующего бумажного распоряжения, у предприятия могут быть серьезные проблемы с труд инспекцией и судебной инстанцией.

Вконтакте

Должностная инструкция является разновидностью организационного документа. Ее содержание описывает права/обязанности отдельного сотрудника. Работодателем такой документ составляется для каждой должности на предприятии – как для работников, так и для руководителей. Опираясь на текст этого документа, каждый сотрудник может понять, где заканчивают его обязанности и начинаются обязанности человека, работающего на другой должности. Особое значение приобретает должностная инструкция в том случае, если при оформлении трудовых договоров не указываются обязанности отдельных работников. Редакция данного документа должна быть утверждена специальным приказом.

Как составить приказ об утверждении должностных инструкций

Начинается порядок разработки и утверждения должностных инструкций с изучения требований к конкретной должности. Форма приказа может быть свободной. Традиционно в ее начале переписывается шапка фирменного бланка учреждения и наименование документа с датой его оформления. Далее указывается, о чем этот приказ – в данном случае об утверждении и последующем введении в действие должностных инструкций. После слова «приказываю» идет перечень должностей, для которых осуществляется утверждение. В скобках возле каждой должности необходимо упомянуть ссылку на соответствующее приложение. Также в тексте должно быть распоряжение от работодателя довести выше написанный текст до сведения персонала и обеспечить штат копиями.

Приказ об утверждении должностных инструкций в ДОУ

В нем указаны распоряжения по утверждению целого ряда документов с набором правил для различных должностей в детском саду – в основном, педагогов разнообразных направлений. В данном случае работодатель оставил ответственность исполнения за самим собой. В конце руководитель ставит свою фамилию с инициалами, а также подпись.

Утверждение должностных инструкций в школе

Особенностью этого документа является распоряжение об отмене ранее действующих указаний. Следующим пунктом утверждаются новые редакции документов. В данном случае указываются более тридцати различных должностей:

• Учителя-предметника;
• Лаборанта;
• Сторожа;
• Дворника;
• Классного руководителя;
• Заведующего воспитателя и т.д.

Это распоряжение вводит в действие большое количество новой документации, разграничивающей обязанности. Без существования приказа в этой редакции являлись бы возможными трудовые споры. Например, если в трудовом договоре точно не установлен список обязанностей, то не так легко установить, за что отвечает социальный педагог, а за что – педагог-организатор. После утверждения документов со списком обязанностей для работников записывается, когда вступает в действие этот распорядительный акт, а руководитель (в данном случае директор) ставит подпись.

Приказ об изменении должностных инструкций

В нем сначала записывается, что является основанием для официального оформления изменений. В конкретном случае вносятся изменения в должностные инструкции из-за перехода образовательного учреждения на систему обучения по требованиям ФГОС НОО. В перечень распоряжений включается ознакомление работников с распоряжением работодателя. Также руководитель указывает в тексте лицо, ответственное за исполнение. В конце руководитель ставит свою подпись, а работники, которых коснулись изменения, своими подписями подтверждают факт ознакомления.

Утверждение дополнений в должностной инструкции

В нем прописана ответственность для работников (часто определенные разделы упускаются в тексте основного документа по должности). Само распоряжение об оформлении дополнений составляется стандартно. Факт утверждения дополнения должен быть оформлен в письменном виде. Для этого берется фирменный бланк учреждения и прописывается соответствующее наименование распоряжения – приказ о внесении дополнений. Далее перечисляются должности и ссылки на приложения с указанием конкретных поправок в изначальной редакции. Подтверждает распоряжение работодатель при помощи своей подписи.

Без механизма документального оформления должностных инструкций последние не имели бы юридической силы. В этом вопросе незаменимым помощником становится отдельный приказ. Но с правилами его оформления и составления до сих пор знаком далеко не каждый руководитель.

В теории, большинству фирм-работодателей должностные инструкции вообще не нужны. Но благодаря таким документам управление человеческими ресурсами становится более эффективным.

Ведь именно должностные инструкции помогают в письменной форме закреплять обязанности и ответственность с правами работников, в соответствии с должностями, которые они занимают.

Сотрудник официально заявляет, что согласен с содержанием инструкции, когда ставит на ней свою подпись.

Приказ об утверждении должностных инструкций необходим, чтобы последние обрели юридическую силу.

Работники после ознакомления ставят свои подписи в специальном листе, подтверждая согласие с действующими правилами. Неисполнение обязанностей наказывается дисциплинарными взысканиями.

Образец и общая структура документа

На законодательном уровне какой-либо универсальной формы для такого приказа не установлено. Есть лишь несколько блоков, которые допустимо включать в состав:

• Текстовый с резолютивными формулировками. Здесь руководитель сообщает о своих приказах.
• Текстовый с мотивами. Здесь описывается, почему вводят то или иное правило на предприятии.
• Блок с наименованием документа.

Как составить приказ о назначении генерального директора? Кто должен этим заниматься? Порядок написания документа и примеры вы найдёте в .

Руководитель фирмы в обязательном порядке ставит свою подпись на этой бумаге.

Свои подписи ставят и сотрудники, которые отвечают за учёт, корректировку и разработку должностных инструкций, осуществление других необходимых действий в связи с этим документом.

Образец приказа об утверждении должностных инструкций можно скачать .

Резолютивная часть посвящена перечню должностей, для которых и требуется утверждение инструкции.

Обязательно наличие дат, в которые и произошло утверждение. Даты подписания и утверждения должны совпадать друг с другом.

Должностные инструкции в новой редакции

Любая должностная инструкция относится к локальным нормативным актам на предприятии.

Локальные нормативные акты, в любых версиях, утверждаются всего двумя основными способами:

• Приказом или специально издаваемым документом.
• Должностным лицом, руководителем.

Во втором случае действия будут такими. Гриф утверждения проставляется на самом нормативном акте. Это делается только на правой стороне, на поле, которое находится вверху.

Сам гриф состоит из одного слова «Утверждаю», только кавычки отсутствуют. Обязательно наличие должности лица, отвечающего за утверждение. Ставится подпись с датой и инициалами, фамилией.

Если документы утверждаются таким грифом, потом отдельные приказы издавать не нужно.

При наличии приказа об утверждении должностных инструкций

Работодатель самостоятельно определяет форму самого приказа. В таком документе обязательно отразить:

• Фамилии с должностями лиц, которые обязаны соблюдать инструкции.
• Указание об ознакомлении со сроками, за которые это надо сделать.
• Дату, когда локальный акт был введён в действие.

В каких случаях необходимо составить ? Образец акта и правила его использования смотрите по ссылке.

Каждый из способов утверждения правомерен. И имеет законную силу.

Внесение изменений в должностные документы

Чаще всего должностные инструкции подвергаются изменениям, когда корректировки вносятся в объём должностных обязанностей. Либо если другими надо сделать технологические, организационные условия труда на предприятиях.

Порядок внесения изменений в должностные инструкции не установлен точно на законодательном уровне.

Это значит, что у каждой организации есть право на самостоятельную разработку порядка данной процедуры. Сам порядок закрепляется в одном из локальных документов. Главное – учитывать пару факторов при внесении изменений.

Характер. Затрагивают ли изменения основные, важные моменты в индивидуальном или коллективном трудовом договоре?

Способ оформления самого документа, который требует корректировки. Изменения можно оформить либо как самостоятельный документ, либо в качестве приложений.

Создание дополнительного соглашения будет оптимальным решением, если сами инструкции – приложение к основному трудовому договору.

Или можно создать новую редакцию инструкций, если последние оформлены отдельным документом, а сами изменения не касаются основных положений договора.

Руководители кадровой службы должны обязательно оценить, насколько целесообразно введение инструкций и новых положений к ним. На следующем этапе руководству высказывают мнение, каждый из сотрудников.

При необходимости, организуется совместная доработка документа. Если уволены лица, подписавшие и утвердившие документ, менять реквизиты не требуется. Ведь инструкции действуют на протяжении долгого времени.

В приказе по должностным инструкциям заполнение реквизитов происходит также, как и в других приказах, обычных.

Разница появляется разве что в содержании констатирующей, распорядительной части. Одним приказом можно утверждать не только одну инструкцию, но и сразу несколько.

О новых редакциях приказов по должностным инструкциям

Обычно в инструкции вносятся изменения, когда меняются и основные рабочие обязанности. Тогда составляют сразу несколько приказов. Один – о том, что отменяется старая версия. Другой – о закреплении на практике новой редакции.

С новой редакцией каждый работник знакомится под личную подпись.

В приказе обязательно надо писать личную информацию руководителя и наименование организации.

Далее идёт описание ситуации из-за которой и возникла необходимость издавать приказ. Описать надо изменения, внесённые в документ, хотя бы кратко. Бумаги оформляются в свободной форме, потому каждое предприятие разрабатывает их индивидуально.

В остальном приказы состоят из тех же частей, что и обычные документы, об этом уже писалось выше.

Какой должна быть эффективная должностная инструкция вы узнаете из этого видео:

Приказ об утверждении должностной инструкции - образец этого документа разрабатывается и используется в организации, где было принято решение ввести должностные инструкции для единиц, упомянутых в штатном расписании. Какие пункты нужно обязательно внести в приказ и как его использовать, расскажем далее.

Разработка проекта приказа об утверждении должностной инструкции

Наличие должностных инструкций в организации не обязательно, но рекомендовано. И если в компании принято решение их использовать, они разрабатываются для каждой единицы в штате.

Вводится в действие инструкция после ее утверждения руководителем компании. Согласно ГОСТу Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введенному в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 года № 65-ст, утверждение документов может происходить 2 способами:

Применение второго способа имеет преимущество, когда утверждается сразу несколько должностных инструкций. Тогда в одном приказе перечисляются все должности, для которых вводятся в действие инструкции.

Разработка проекта приказа об утверждении должностных инструкций - образец этого документа и потом будет использоваться в организации - происходит один раз. В дальнейшем берется этот образец и в него вводятся нужная дата и перечень утверждаемых инструкций.

Не знаете свои права?

За разработку проекта приказа отвечает назначаемое руководством лицо, чаще всего это кто-то из кадровых работников.

Утверждение новой должностной инструкции

Порядок утверждения должностных инструкций может быть закреплен в компании локальным актом, но это необязательное условие.

Обычно утверждение новой должностной инструкции происходит по следующему алгоритму:

• разрабатывается проект конкретной инструкции;
• издается приказ об утверждении должностной инструкции;
• приказ вместе с инструкцией согласовывается юридическим отделом (юристом) и отдается на подпись руководителю компании;
• приказ регистрируется в книге (журнале) регистрации, и ему присваивается определенный номер; сама должностная инструкция также может регистрироваться в отдельном журнале, если такой заведен.

Должностная инструкция становится обязательной для сотрудника после ознакомления его под расписку с документом.

Какие реквизиты должны быть в приказе ?

В ГОСТе Р 6.30-2003 раскрывается вопрос об обязательном включении отдельных реквизитов в такую форму документа, как приказ. Здесь должны присутствовать:

• наименование организации;
• название документа (ПРИКАЗ);
• дата и регистрационный номер;
• текст документа;
• место для подписи должностного лица, утверждающего приказ, с указанием должности;
• отметка об исполнителе;
• место для виз согласования, если это необходимо.

Подпись сотрудника после ознакомления с документом проставляется на специальном листе, который является частью должностной инструкции.

Приказ об утверждении должностной инструкции утверждается руководителем компании, и только после этого ее можно использовать. Для внесения изменений в документ их тоже придется утверждать. А с введением в действие новой инструкции старая теряет силу.

Предприятия смогут приносить большую прибыль только тогда, когда его сотрудники будут максимально эффективными. Для повышения производительности сотрудников на каждом предприятии должны быть разработаны должностные инструкции. Под данным понятием подразумевается документ, с помощью которого устанавливаются должностные инструкции каждого сотрудника. Они нужны для того, чтобы у сотрудников не возникало вопросов по поводу их обязанностей и условий труда.

Основанием для их введения является приказ об утверждении должностных инструкций. Этот приказ необходим для приобретения должностными инструкциями юридической силы. Его подготавливают сотрудники отдела кадров или руководители структурных подразделений.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Приказ может утверждать сразу несколько должностных инструкций. Для этого в нем должен быть указан перечень инструкций. В случае введения в организации новой должности, для нее нужно разработать должностную инструкцию и утвердить ее отдельным приказом.

Приказ завершает процесс создания документов, которые определяют функции и полномочия всех работников организации или предприятия.

Зачем это нужно

Само понятие «должностная инструкция» отсутствует в ТК РФ, но ОКУД содержит в себе упоминание о данном документе.

Ведение данных документов в организации помогает достичь таких целей:

• правильно распределять полномочия каждого сотрудника;
• более эффективно управлять работающим персоналом;
• повысить ответственность каждого работника.

Несмотря на то, что должностные инструкции играют важную роль в любой организации, они не относятся к документам, которые необходимо в обязательном порядке иметь в организации.

Наличие данных бумаг позволяет работодателю избежать конфликтных ситуаций с сотрудниками или претензий от них. Сотрудникам же должностные инструкции помогут избежать исполнения задач, которые не относятся к их обязанностям.

Разработка проходит в индивидуальном порядке, опираясь на . Без приказа руководителя об их утверждении они не могут вступить в силу. Зависимо от того, какие потребности имеет организация, может осуществляться изменение содержания должностных инструкций, но уже измененный документ также должен быть утвержден приказом.

Важным нюансом является то, что все изменения, которые вносятся в документы, должны соответствовать законодательству, и не должны нарушать права сотрудников.

Для того чтобы избежать нарушения прав сотрудников организации и прочих ошибок, должностные инструкции составляются руководителями структурных подразделений, а потом передаются юристам для проверки и правки, если она понадобится. На утвержденной руководителем организации бумаге обязательно нужно указать номер и дату приказа, являющегося основанием введения в действие.

После введения должностных инструкций каждый сотрудник должен ознакомиться с документом, подтвердив это своей росписью. После того, как сотрудник подтвердить свое ознакомление, все его действия должны осуществляться в соответствии с положениями инструкции.

Нормативы и стандарты

В ст. 8 ТК РФ говорится о том, что руководитель организации имеет возможность самостоятельно разрабатывать нормативные акты, которые не противоречат нормам трудового права. Это положение касается также и должностных инструкций, но в трудовом законодательстве нет установленных требований к их составлению. При оформлении инструкций руководством может послужить государственный стандарт 6.30.2003.

Многие предприятия не создают должностные инструкции, а указывают всю необходимую информацию в трудовых соглашениях, но большинство специалистов считает, что данные документы должны находиться в каждой организации.

Инструкции должны содержать такие данные:

• задачи, стоящие перед сотрудником во время рабочего процесса;
• требования по уровню квалификации;
• функции работника;
• права и обязанности персонала;
• ответственность работника.

Создание правильной инструкции является очень тяжелой задачей. В этом деле помощником может выступить квалификационный справочник, утвержденный Министерством труда в 1998 г. Туда нужно включить перечень работ, характеризующих должность. Также — требования, которые предъявляются к подготовке сотрудника.

Профессиональные стандарты – это новый подход к квалификациям сотрудников. В законодательстве сказано, что до 2020 г. государственные и муниципальные (школы, ДОУ и т.д.) организации должны перейти на новые требования, предъявляемые к квалификациям сотрудников. Этот переход необходим из-за того, что были обновлены служебные правила.

Кроме создания документов, сотрудникам отдела кадров также нужно оценить насколько персонал организации соответствует обновленным требованиям. В случае несоответствия, в связи с профстандартами, сотрудники должны быть отправлены на обучение. Частными предприятиями профессиональные стандарты применяются по решению руководителя.

Квалификационные характеристики

Квалификационные характеристики – это суть служебного регламента. В законодательстве понятие «квалификация» расшифровывается как знания, опыт и умения сотрудника, которые необходимы для выполнения определенной работы.

Министерство труда постановило, что квалификационные характеристики должны состоять из трех частей:

• служебные обязанности;
• что должен знать сотрудник;
• квалификационные требования.

К служебным обязанностям относятся нагрузки, необходимые к выполнению сотрудником. Категория «что должен знать» устанавливается списком требований для определенной должности, а также списком необходимых навыков, знаний и умений. В квалификационных требованиях указывается информация о необходимом образовании и о трудовом стаже сотрудника. Квалификационные характеристики содержатся в справочниках ЕТКС и ЕКС.

В 2019 году требования для работников должны разрабатываться на основании профессиональных стандартов, которые актуальны и действуют как в государственных, так и в частных организациях.

Изменения и новая редакция

Изменения в должностные инструкции вносятся либо тогда, когда изменяются должностные обязанности сотрудников, либо при изменении условий труда в организации.

Инициировать внесение изменений в должностные инструкции может:

• директор предприятия;
• руководитель структурного подразделения, где трудится сотрудник;
• сам сотрудник.

Ответственному лицу нужно подать такие документы:

• заявление сотрудника;
• если изменение инструкции было инициировано директором – его предложения;
• если руководителем отдела, то нужно представить служебную записку.

Трудовым законодательством не установлен порядок, в соответствии с которым в должностные инструкции должны вноситься изменения, поэтому он устанавливается самостоятельно в каждой организации. Данный порядок нужно закрепить в локальных документах предприятия. Перед внесением изменений сотрудниками отдела кадров проводится оценка целесообразности введения.

После внесения изменений в должностные инструкции составляется два приказа:

• первым составляется приказ о том, что действующая должностная инструкция потеряла свою актуальность;
• второй приказ составляется о том, что была закреплена новая редакция.

С новыми бланками также нужно ознакомиться каждому сотруднику, и подтвердить это своей подписью. Директору организации нельзя самостоятельно изменять данные документы. Такая возможность появляется только после того, как между ним и сотрудником заключается договор.

В ТК РФ не установлена ни форма приказа, ни требования к его содержанию, но он должен содержать реквизиты, которые необходимо заполнить так же, как и в любом другом приказе.

Также он должен включать в себя две части:

Инструкция оформления приказа об утверждении должностных инструкций

Если сотрудник, который составляет приказ об утверждении должностных инструкций, не уверен в его правильности, то лучше обратиться к специалистам для помощи в составлении или проверки документа на юридические ошибки.

Информация о созданном приказе обязательно должна вноситься в книгу учета приказов, и на должностных обязанностях также должен быть указан номер приказа, являющегося основанием для их создания.

Без подписи руководителя компании данный документ будет считаться недействительным, и его с легкостью можно будет оспорить в суде.

Поскольку на данный момент нет правил составления и оформления приказов, которые утверждают должностные инструкции, то создаваться он может как по образцу, так и в произвольном виде.

Несмотря на это, составленный приказ должен включать в себя:

• номер;
• информацию, где и когда был создан;
• полное наименование организации;
• список должностных инструкций, которые он утверждает.

Если должностные инструкции имеют большой объем, то они могут быть отмечены как дополнение. Кроме указанной информации в данный приказ могут включаться и другие необходимые данные.

Оформляться приказ, утверждающий должностные инструкции, может на обычном белом листе формата А4. Допускается также использование бумаги формата А5. Заполняться он может на компьютере или от руки, это зависит от желания того, кто его оформляет. Единственным условием является то, что приказ должен включать в себя оригинальную подпись руководителя организации.

Приказ, утверждающий должностные инструкции, создается в одном экземпляре, а потом проходит регистрацию. Во время действия данного приказа хранить его нужно вместе с другими распорядительными документами предприятия. Доступ к этим документам должен ограничиваться.

После того, как приказ станет неактуальным, его нужно передать в архив организации. В архиве он должен храниться не менее трех лет в соответствии со сроком, который устанавливается законодательством. По истечению срока хранения приказ может быть уничтожен.

Плюсы и минусы

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.