Российский бухгалтер. Инвентаризация денежных средств

Порядок проведения инвентаризации денежных средств в кассе и на счетах в банке установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.95 г. № 49, кроме этого дополнительно регулируется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22.09.93 г. № 40 и сообщенным Письмом Банка России от 04.10.93 г. № 18.
Сроки и порядок проведения инвентаризации кассы и денежных средств, хранящихся на расчетных и других счетах в банках, устанавливаются руководителем организации и закрепляются в приказе об учетной политике.
Материальную ответственность за сохранность всех денежных средств и документов, имеющихся в кассе организации, несет кассир.
Напомним, что руководителям предприятий при приеме на работу и назначении на должности, связанные с ведением кассовых операций, обслуживанием средств охранно-пожарной сигнализации, охраной и транспортировкой денежных средств, либо периодическому привлечению лиц к указанным выше работам рекомендуется обращаться в органы внутренних дел и медицинские учреждения для получения сведений об этих лицах, имея в виду, что к ведению кассовых операций, обслуживанию средств охранно-пожарной сигнализации, охране и транспортировке денежных средств не допускаются лица:
- ранее привлекавшиеся к уголовной ответственности за умышленные преступления, судимость у которых не погашена или не снята в установленном порядке;
- страдающие хроническими психическими заболеваниями;
- систематически нарушающие общественный порядок;
- злоупотребляющие спиртными напитками либо употребляющие наркотические вещества без назначения врача.
С кассиром должен быть заключен договор о полной материальной ответственности. Помещение кассы должно быть оснащено необходимыми средствами по обеспечению сохранности денежных средств (техническое укрепление и охранно-пожарная сигнализация), где хранятся дубликаты ключей от сейфов. Ключи должны храниться в опечатанных пакетах у руководителя организации.
Инвентаризация кассовой наличности проводится на основании приказа (распоряжения) руководителя организации комиссией в составе представителя администрации, главного бухгалтера, кассира (как материально-ответственного лица).
Также в составе инвентаризационной комиссии могут быть представители службы внутреннего аудита и независимых аудиторских организаций.
В случае если при проведении инвентаризации отсутствует хотя бы один член комиссии, проверку можно считать недействительной.
Результаты проверок и правильность проведения инвентаризаций оформляются актом и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации.
При проведении инвентаризации кассы, основные документы, которые необходимо проверить являются: кассовая книга, отчеты кассира, приходные кассовые ордера, расходные кассовые ордера, журнал (книга) регистрации приходных кассовых ордеров, журнал (книга) регистрации расходных кассовых ордеров, журнал (книга) регистрации доверенностей, журнал (книга) регистрации депонированных сумм, журнал (книга) регистрации платежных ведомостей, оправдательные документы к кассовым документам.
До начала инвентаризации наличия денежных средств и других ценностей в кассе кассир составляет последний кассовый отчет.
Кассир должен дать расписку о том, что до начала проверки все приходные и расходные документы, подтверждающие движение денежных средств и документов, сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, и вся денежная наличность, поступившая в кассу, оприходована, а выбывшая списана в расход. Отчет кассира проверяется с соблюдением правильности определения остатка денежных средств в кассе на момент инвентаризации. Остаток сверяется с записями в кассовой книге и в журнале-ордере.
При проверке кассовой книги необходимо проконтролировать соблюдение следующих требований:
– правильность подсчета итогов страниц книги и переноса сумм остатков наличных денег с одной страницы на другую;
– кассовая книга должна быть прошнурована, пронумерована и опечатана сургучной или мастичной печатью.
Проверяя полноту и своевременность оприходования денежных средств, полученных с расчетных счетов в банках, необходимо сравнить суммы, отраженные в ведомости по дебету счета 50 «Касса», с данными журнала-ордера по кредиту счета 51 «Расчетный счет». Эти суммы должны совпадать. Необходимо также сравнить соответствие записей в Главной книге по счету 50 «Касса» и в оборотной ведомости (журнале-ордере № 1). В случаях обнаружения расхождений их сопоставляют по приходным кассовым ордерам, выпискам банка, отчетам кассира, корешкам чеков, также при необходимости проверяют непосредственно в банке.
Расходование денежных средств из кассы проверяют по документам, приложенным к кассовым отчетам. При этом следует обращать внимание на четкое оформление документов: имеются ли расписки получателей, нет ли на них следов подчисток и исправлений.
При инвентаризации кассы необходимо также проверить:
– установлен ли лимит остатка наличных денежных средств в кассе;
– есть ли факты несоответствия даты в расходных кассовых ордерах и даты фактической выдачи денежных средств;
– правильность корреспонденции счетов по кассовым документам;
– своевременность депонирования невыплаченных сумм заработной платы.
Подсчет фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе производится по наличным деньгам, ценным бумагам и денежным документам.
Денежные средства и другие ценности кассир пересчитывает в присутствии членов инвентаризационной комиссии.
Деньги пересчитываются по каждой купюре в отдельности. При наличии значительного количества денежных средств необходимо составить опись, в которой указывается достоинство купюр, их количество и сумма. Опись подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии.
Путем сравнения фактических и учетных остатков выявляется результат инвентаризации: излишек или недостача.
Результаты инвентаризации наличных денежных средств и документов в кассе оформляются актом инвентаризации наличных денежных средств по форме № ИНВ-15, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18.08.98г. № 88, в нем приводятся объяснения кассира о выявленных нарушениях и резолюция руководителя о дальнейшем решении по результатам инвентаризации. Акт инвентаризации кассы составляется в двух экземплярах (при смене кассира – в трех экземплярах), подписывается инвентаризационной комиссией и материально-ответственным лицом и доводится до сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, а второй остается у материально-ответственного лица.
Для отражения результатов инвентаризации фактического наличия ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности и выявления их количественного расхождения с учетными данными составляется инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности по форме № ИНВ-16.
Выявленные при инвентаризации излишки денежных средств в кассе подлежат оприходованию и принимаются к учету в составе внереализационных доходов. В бухгалтерском учете излишки денежных средств и документов приходуются следующей проводкой:
Дебет 50 «Касса» субсчета «Касса организации» или «Денежные документы»
Кредит 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет «Прочие доходы».
При выявлении излишков бланков документов строгой отчетности они отражаются по дебету счета 006 «Бланки строгой отчетности» в номинальной оценке.
На сумму выявленной при инвентаризации недостачи денежных средств и документов в учете осуществляется запись:
Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
Кредит 50 «Касса организации» или «Денежные документы».
При выявлении недостачи бланков документов строгой отчетности они отражаются по кредиту счета 006 «Бланки строгой отчетности» в номинальной оценке.
Если недостача денежных средств и документов допущена по вине материально-ответственного лица, то ее сумма списывается следующей проводкой:
Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»
Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Возмещение суммы недостачи возможно из заработной платы материально ответственного лица, что отражается следующей проводкой:
Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
Кредит счета 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба».
Если недостача возмещается в кассу организации, то в бухгалтерском учете отражается проводка:
Дебет 50 «Касса организации»
Кредит 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба».
При отсутствии виновного лица сумма недостачи денежных средств списывается корреспонденцией счетов:
Дебет91 «Прочие расходы»
Кредит счет 94
При расчетах с населением организации используют контрольно-кассовые машины, установленные в операционных кассах. В этом случае установлен особый порядок проведения инвентаризации.
Инвентаризационная комиссия в присутствии кассира – операциониста снимает показания счетчиков контрольно-кассовых аппаратов на момент проверки. Эти показания, отражающие сумму выручки, сравниваются с данными кассовой ленты. Сопоставлением показаний счетчиков на начало дня и на момент проверки определяют дневную выручку от продажи, соответствующую сумме денежных средств, которые должны находиться в операционной кассе организации. На момент инвентаризации кассир-операционист составляет последний отчет, в котором указывает показания счетчика кассовой машины на начало и конец рабочего дня, а также сумму поступившей за день выручки. Суммы, отраженные в книге кассира-операциониста, в кассовой ленте и на счетчиках кассовых аппаратов должны быть идентичны и характеризуют учетные остатки денежных средств, находящихся в операционной кассе организации.
Инвентаризация денежных средств на расчетных счетах в банках проводится в обязательном порядке при составлении годовой отчетности. Организация может иметь один или несколько расчетных счетов в разных кредитных учреждениях. На валютном счете хранятся денежные средства в иностранных валютах. Организация вправе иметь валютные счета внутри страны и за рубежом.
Перед началом проведения инвентаризации устанавливается: какие счета и в каких кредитных учреждениях имеет организация. Проверяются все имеющиеся договоры о банковском обслуживании. Для учета информации о наличии и движении денежных средств предназначен счет 51 «Расчетные счета». На этом счете денежные средства оцениваются только в валюте Российской Федерации (в рублях). Учет движение денежной наличности в иностранной валюте осуществляется на счете 52 «Валютные счета». При проверке денежных средств на валютном счете устанавливается правильность пересчета сальдо в валюте в рубли на основании официального курса рубля, установленного Банком России. Порядок пересчета валютных ценностей в рубли определен Положением по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (ПБУ 3/2000), утвержденным Приказом Минфина России от 10.01.2000 г. № 2н.
Инвентаризация денежных средств, находящихся на хранении в банках, производиться путем сверки остатков сумм по данным бухгалтерии организации с данными выписок банка.
Учет денежных средств в пути ведется на счете 57 «Переводы в пути». Проверка средств на этом счете осуществляется заключается в установлении документального обоснования отраженных по нему сумм. По каждому документу проверяется своевременность зачисления перевода на счет в банке. В случае необходимости могут быть сделаны письменные запросы банку, почтовому отделению о причине задержки зачисления или перевода.

На данную должность назначается лицо, имеющее полное среднее или средне-специальное образование, старше 18 лет. Основные обязанности:

• Хранение и учет денежной наличности
• Произведение расчетных операций на ККМ.
• Ведение отчетной документации, кассовой книги
• Определение подлинности купюр

В некоторых предприятиях практикуется выдача работником заработной платы по расчетной ведомости. Так как организация полностью доверяет сотруднику материальные средства, то он полностью ручается за их хранение, что подтверждается договором.

Любые убытки, причиненные компании по вине работника, возмещаются им в обязательном порядке, в соответствии с договором.

Виды

Виды материальной ответственности, применяемые к должности:

1. Индивидуальная — кассир обязан сохранять доверенные ему материальные средства, представлять ежедневный отчет об их движении. В ситуации нехватки или недостачи ценностей, обязуется компенсировать убытки в индивидуальном порядке.
2. Коллективная материальная . Действующие сотрудники предприятия обязаны сохранять в целостности предоставляемое им имущество. В случае повреждения или утраты (хищения) товара, работники возмещают недостачу компании в равных долях.

Помимо прочего, на него может налагаться административная или уголовная ответственность. Сотрудник привлекается к административной ответственности при нарушении им прописанных в контракте правил работы, которые регламентируются статьей 15.1 КоАП РФ и влекут за собой наказание в виде штрафа от 4000 до 5000, это:

• выявление наличности в кассе свыше требуемого, по результатам кассового отчета
• нарушения при ведении учетной документации
• несвоевременное или неполное оприходование кассовой наличности

При хищении финансовых ценностей компании, он привлекается к уголовной ответственности, подтверждаемой статьей 160 УК РФ, и подлежит наказанию в виде штрафных санкций, назначения исправительных работ или лишения свободы.

В чем заключается?

Кассир обязан в целости сохранять имущество компании, вести отчетность в кассовом журнале (приход и расход). Работник несет обязательства возместить убыток предприятию, который произошел по его вине, в результате преднамеренных действий или пренебрежительного отношения.

Если в кассе обнаружена недостача, то он обязан возместить ее в полном размере. Взыскание недостачи производится следующим образом:

1. Должна быть обязательно проведена проверка, устанавливающая причины возникновения недостатка средств.
2. Работник обязан в письменном виде предоставить объяснительную записку, в которой подробно описаны причины возникшей ситуации.
3. Он должен компенсировать убытки в течение последующего месяца, в противном случае, взыскание производится в судебном порядке.

Однако договором регламентируются случаи, когда работник освобождается от взыскания недостачи, если:

1. Недостача возникла в результате хищения наличности другими лицами и их вина установлена.
2. Если свободный доступ к кассе помимо кассира имеют другие сотрудники организации.
3. Если должностное лицо выдало деньги по расходному ордеру, полученному от бухгалтера, в котором была совершена ошибка. В данной ситуации недостачу должен возместить бухгалтер.
4. Если сотрудник вынужденно покинул рабочее место в результате обстоятельств, угрожающих его здоровью и жизни, к ним относятся стихийные бедствия, пожары, акты терроризма.

Основания и условия

Кассир должен максимально ответственно относиться к доверенным ему ценностям, а работодатель, в свою очередь, обязан обеспечить работника необходимыми условиями для сохранности средств.

Основанием для наступления ответственности является наличие убытков, в данном случае недостачи денежных средств, виной которым явились действия или бездействия работника.

Кассир привлекается к обязательству возместить причиненный им ущерб, если соблюдены следующие условия:

1. Установление причины , которая является прямым доказательством вины работника. То есть, если установлено, что недостача явилась следствием преднамеренных действий сотрудника, или возникла по неосторожности или халатности.
2. Противоправные действия или бездействия. Если недостаток денежных ценностей возник в результате невыполнения его прямых обязательств, регламентируемых трудовым договором. К ним относятся: несоблюдение правил хранения и передачи ценностей, ошибочное совершение кассовых операций, нарушение правил эксплуатации кассовой машины, самовольный уход с рабочего места в течение дня.
3. Установление причинно-следственной связи между вышеперечисленными условиями, то есть доказанная вина должна являться следствием действий человека на должности.

Таким образом, кассир должен возместить ущерб, причиненный организации, если все вышеперечисленные условия имеют место быть.

Заключение договора

Заключение

Заключение договора о материальной ответственности не является обязательным, однако, для людей, чья работа напрямую связана с финансовым имуществом организации (должности прописаны в постановлении Минтруда РФ №85 от 31.12.2002), он имеет юридическую силу.

Поэтому наниматель имеет право отказать соискателю, претендующему на должность, если он отказывается подписывать данный контракт.

Обязанности кассира

Главный (старший) кассир перед началом рабочего дня выдает другим кассирам авансом необходимую для расходных операций сумму наличных денег под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег. Рядовые кассиры в конце рабочего дня обязаны отчитаться перед главным (старшим) кассиром в полученном авансе и в деньгах, принятых по приходным документам, и сдать остаток наличных денег и кассовые документы по произведенным операциям (главному) старшему кассиру под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег. По авансам, полученным для оплаты труда и выплаты стипендий, кассир обязан отчитаться в срок, указанный в платежной ведомости, для их выплаты (как вы помните, это обычно три дня).

До истечения этого срока кассиры обязаны ежедневно сдавать в кассу остатки наличных денег, не выданных по платежным ведомостям. Эти деньги сдаются в опечатанных кассирами сумках, пакетах и других упаковках главному (старшему) кассиру под расписку, с указанием объявленной суммы.

В соответствии с требованиями безопасности денег руководители всех предприятий обязаны оборудовать кассу (изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег) и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. В тех случаях, когда по вине руководителей предприятий не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке, они несут в установленном законодательством порядке ответственность.

Существует специальная инструкция по обеспечению сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке, которая должна неукоснительно соблюдаться во избежание дисциплинарных мер. Ее главные требования:

· Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операций заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношение к ее работе, воспрещается.

· Государством предписаны единые требования по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс предприятий - они должны быть выполнены (существует документ).

· Кассы предприятий могут быть застрахованы в соответствии с действующим законодательством.

· Все наличные деньги и ценные бумаги на предприятиях хранятся, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях -- в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании работы кассы закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты.

· Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей предприятий. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем предприятия, результаты ее фиксируются в акте.

· При обнаружении утраты ключа руководитель предприятия сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа. Щербакова, В. И. Теория бухгалтерского учета. [Текст] : учебник / В. И. Щербакова. - М. : Форум, 2010.

Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию, в том числе личных, кассиру запрещается. Перед открытием помещения кассы и металлических шкафов кассир обязан осмотреть сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей, убедиться в исправности охранной сигнализации.

Бывают и неприятные случаи. В случае повреждения или снятия печати, поломки замков дверей или решеток кассир обязан немедленно доложить об этом руководителю предприятия, который сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к охране кассы до прибытия их сотрудников. В этом случае руководитель, главный бухгалтер или лица, их заменяющие, а также кассир предприятия после получения разрешения органов внутренних дел производят проверку наличия денежных средств и других ценностей, хранящихся в кассе. Эта проверка должна быть произведена до начала кассовых операций.

О результатах проверки составляется акт в 4 экземплярах, который подписывается всеми участвующими в проверке лицами. Первый экземпляр акта передается в органы внутренних дел, второй -- отсылается в страховую компанию, третий высылается в вышестоящую организацию (в случае ее наличия), а четвертый остается у предприятия.

При приеме на работу кассира после издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, после чего с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности.

Кассир в соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию, как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

Кассиру запрещается самостоятельно передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам.

На предприятиях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя предприятия (решению, постановлению). С этим работником заключается специальный договор, предусмотренный особым документом. В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и другие причины) находящиеся у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера предприятия или в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем предприятия.

О результатах пересчета и передачи ценностей составляется акт за подписями указанных лиц.

На предприятиях, имеющих большое количество подразделений или обслуживаемых централизованными бухгалтериями филиалов, оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию, стипендий могут производиться по письменному приказу руководителя предприятия (решению, постановлению) другими, кроме кассиров, лицами, с которыми заключается договор по специальной форме и на которых распространяются все права и обязанности, установленные «Порядком ведения кассовых операций» для кассиров.

На малых предприятиях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего могут выполняться главным бухгалтером или другим работником по письменному распоряжению руководителя предприятия при условии заключения с ним особого договора.

Для контроля рекомендуется проводить ревизию (инвентаризацию) кассы и вести постоянную проверку соблюдения кассовой дисциплины. В сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров на каждом предприятии производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге.

Для производства инвентаризации кассы приказом руководителя предприятия назначается специальная комиссия, состоящая из работников предприятия, которая составляет акт. При обнаружении недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указываются их сумма и обстоятельства возникновения.

В условиях автоматизированного ведения кассовой книги должна производиться периодическая проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов (машина тоже ошибается!).

Учредители предприятий, вышестоящие организации (в случае их наличия), а также аудиторы (аудиторские фирмы) в соответствии с заключенными договорами при производстве документальных ревизий и проверок на предприятиях производят ревизию кассы и проверяют соблюдение кассовой дисциплины.

При этом особое внимание должно уделяться вопросу обеспечения сохранности денег и ценностей. Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей предприятий, главных бухгалтеров и кассиров. Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации вплоть до суда.

Кроме ревизий, систематически проверяют соблюдение предприятиями Порядка ведения кассовых операций и банковские учреждения, так как банки заинтересованы в правильности денежных отношений с предприятием, и любое нарушение или хищение вредит и финансовому положению банка, и его репутации.

Проверки порядка кассовых операций в бюджетных организациях осуществляются соответствующими финансовыми органами -- контролерами ревизионных служб.

Органы внутренних дел в пределах своей компетенции проверяют техническую укрепленность касс и кассовых пунктов, обеспечения условий сохранности денег и ценностей на предприятиях.

Нанимая на работу кассира, каждый работодатель должен помнить о том, что именно этому человеку он доверяет свои деньги.

Как подстраховать себя от недобросовестности и некомпетентности сотрудника, отвечающего за наличный денежный оборот, поговорим в данной статье.

Заключение договора

С работником, принимаемым на должность кассира необходимо заключить не только трудовой договор. Так как кассир будет иметь дело с деньгами и, подчас, довольно крупными суммами, нужен и типовой договор о полной материальной ответственности.

Отличие данного договора от договора о материальной ответственности заключается в размере ущерба, который работник обязан возместить. В первом случае, работник возмещает ущерб полностью, а во втором – в размере среднемесячного заработка.

Право работодателя на заключение с кассиром договора о материальной ответственности, подтверждает Постановление Министерства труда РФ № 85 от 31.12.2002 г. «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности».

На основании вышеуказанного договора материальная ответственность кассира будет полной :

За то, что принятые им ценности будут в сохранности;

За ущерб, причиненный им в любом случае – как умышленно, так и в результате неаккуратного или халатного отношения к обязанностям, предусмотренным трудовым договором.

Если должность сотрудника подразумевает работу по обслуживанию материальных ценностей, то его отказ от заключения с работодателем договора о полной материальной ответственности будет рассматриваться как неисполнение своих трудовых обязанностей.

Возмещение ущерба

В случае нанесения ущерба работодателю, возмещение происходит следующим образом:

1. С целью установления причин возникновения и размера ущерба создается комиссия с участием соответствующих специалистов. Работодатель обязан выяснить все обстоятельства, прежде чем вынести решение конкретному работнику возместить ущерб.

2. Работник обязан дать письменное объяснение причины возникновения ущерба. Если же работник отказывается от предоставления объяснений, необходимо составить соответствующий акт.

3. Не позже одного месяца с момента установления величины причиненного ущерба производится взыскание с виновного сотрудника суммы ущерба, не превышающей его среднемесячного заработка, по распоряжению работодателя.

4. Если месячный срок прошел или сотрудник не желает в добровольном порядке возместить причиненный нанимателю ущерб, а величина ущерба, которую надо взыскать с работника, больше его среднего месячного заработка, то взыскать возмещение может только суд.

5. При удержании ущерба из заработной платы сотрудника нужно знать, что с каждой выплаты заработной платы совокупный размер удержаний не может быть больше 20%, а в случаях, которые предусмотрены федеральным законодательством, — 50% зарплаты сотрудника (часть 1, статья 138 ТК РФ).

Иные варианты возмещения ущерба

Виновный сотрудник может добровольно возместить ущерб работодателю полностью или частично. Работодатель и работник могут подписать соглашение сторон, по которому разрешается возмещение ущерба частями, с рассрочкой платежа. В таком случае сотрудник предоставляет нанимателю обязательство в письменном виде о возмещении ущерба. В документе должны быть обязательно указаны точные сроки платежей.

Если работник добровольно согласен возместить причиненный им ущерб, то из его зарплаты ничего не удерживается, а деньги вносятся в кассу предприятия или переводятся на его расчетный счет.

Сотрудник может возместить причиненный им ущерб, передав работодателю равное по ценности имущество или исправить повреждения самостоятельно, разумеется, с согласия работодателя.

Уголовная и административная ответственность кассира

Материальная ответственность кассира также может сопровождаться привлечением к административной и к уголовной ответственности.

Если кассир:

Производил расчеты наличными сверх установленных размеров со сторонними организациями;

Не оприходовал (или оприходовал не полностью) в кассу денежную наличность;

Не соблюдал порядок хранения денежных средств;

Накопил в кассе наличные деньги сверх установленного лимита,

такие случаи признаются нарушением порядка работы с наличными деньгами, порядка ведения кассовых операций и дают повод привлечь кассира к административной ответственности. Совершение данных правонарушений влечет за собой наказание в виде административного штрафа на кассира в размере от 4 000 до 5 000 рублей, а на юридическое лицо — от 40 000 до 50 000 рублей.

Хищение кассиром доверенных ему материальных ценностей (присвоения имущества или растраты вверенных ему денежных средств) он должен быть привлечен к уголовной ответственности (статья 160 УК РФ).

Привлечение работника к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности не освобождает его от возмещения ущерба работодателю (ст. 248 ТК РФ).

Увольнение кассира, виновного в причинении ущерба работодателю

Основанием для увольнения может быть:

Вступление приговора суда в законную силу, установившего совершение хищения по месту работы (любого, даже мелкого) чужого имущества, растраты. (пп. «г», п. 6, ст. 81 ТК РФ) Хищение может быть так же установлено постановлением судьи или органа, имеющего право рассматривать дела об административных правонарушениях;

Утрата доверия со стороны руководства организации к работнику, непосредственно связанному с материальными ценностями и совершившему виновные действия (п. 7, ст. 81 ТК РФ).

Порядок оформления и передачи наличных денег инкассаторам установлен Положением о порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации (утв. ЦБ РФ 24.04.2008 N 318-П).

Сначала в подразделение инкассации банка представляем образцы оттисков пломб, которыми будут опломбировываться инкассаторские сумки.

Образцы заверяются руководителем кредитной организации или его заместителем. Первый экземпляр заверенного образца передается торговой организации для предъявления инкассаторским работникам при получении ими сумок с наличными деньгами, второй - выдается работникам кредитной организации, осуществляющим прием сумок с наличными деньгами от инкассаторов.

На каждой сумке проставляется порядковый номер. Банк ведет в произвольной форме список организаций, сдающих сумки с наличными деньгами, с указанием в нем наименований организаций, количества и номеров закрепленных за каждой организацией сумок.

Кроме подготовки пломб и сумок ежемесячно на каждую организацию для инкассации денежной наличности выписывается явочная карточка с присвоением ей номера, указанного в списке.

Кассир организации должен к каждой сдаваемой в банк сумке с денежной наличностью выписать ведомость, накладную и квитанцию, имеющие одинаковый код формы документа по ОКУД 0402300.

Инкассатор предъявляет кассиру документ, удостоверяющий личность, доверенность на получение ценностей, явочную карточку и порожнюю сумку.

Кассир организации в свою очередь предъявляет образец оттисков пломб, сумку с ценностями и оформленную препроводительную ведомость (Приложение 8 к вышеуказанному Положению).

Инкассатор в присутствии кассира организации проверяет целость сумки, наличие целых и четких оттисков пломб, соответствие их имеющемуся образцу, правильность заполнения документов и передает кассиру организации порожнюю сумку и явочную карточку для заполнения.

Затем инкассатор проверяет соответствие сумм наличных денег, проставленных в явочной карточке, накладной и квитанции к сумке (Приложение 9 к Положению), номера сумки, указанного в явочной карточке, накладной и квитанции к сумке, номеру принимаемой сумки с наличными деньгами, после чего подписывает квитанцию к сумке, проставляет оттиск штампа, дату приема сумки с наличными деньгами и возвращает квитанцию к сумке кассиру организации.

Принесенная инкассатором порожняя сумка остается в организации.

Она будет использована для подготовки наличности к сдаче на следующий день, а сумка с деньгами забирается инкассатором.

В случае выявления нарушения целости сумки или неправильного оформления сопроводительных документов прием ценностей прекращается.

Исправления при заполнении явочной карточки не допускаются. Неправильно произведенная запись зачеркивается, на свободном поле карточки делается новая запись, заверенная подписью кассира организации. Инкассатору не разрешается производить записи в явочной карточке.

В случае отказа от сдачи денежной наличности кассир организации делает запись в явочной карточке "Отказ" и заверяет ее своей подписью.

Если организация самостоятельно отвозит деньги в банк, то ведомость вкладывается в сумку с наличными деньгами, а накладная к сумке и квитанция к сумке представляются в банк вместе с сумкой.

Кассир должен опломбировать сумку так, чтобы ее вскрытие было невозможно без видимых следов нарушения целости сумки и пломбы.

Доставленные в кредитную организацию в течение операционного дня денежная наличность и другие ценности сдаются уполномоченному работнику банка, который осуществляет их приемку и оформление.

Банковский работник проверяет соответствие записей в накладной к сумке и квитанции к сумке, если сумка с наличными деньгами принимается от организации, и составляет журнал (код по ОКУД 0402301).

При выявлении несоответствия записей в накладной и квитанции к сумке, сумка с наличными деньгами, а также документы к ней (накладная и квитанция) возвращаются организации.

Внесение исправлений в препроводительную ведомость к сумке не допускается.

Таким образом, по окончании рабочей смены кассир-операционист

• снимает Z-отчет ККТ в присутствии старшего кассира
• заносит данные о выручке в журнал кассира-операциониста (форма N КМ-4)
• составляет справку-отчет кассира-операциониста (форма N КМ-6)
• сдает деньги старшему кассиру (руководителю) вместе со справкой-отчетом

Старший кассир

• принимает деньги по приходному кассовому ордеру, подписанному в бухгалтерии и зарегистрированному в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов
• вносит приходную запись в кассовую книгу (форма N КО-4);
• по приезду инкассатора передает ему сумку с наличностью, накладную к сумке и препроводительную ведомость, заполняет явочную карточку инкассатора;
• получает от инкассатора подписанную препроводительную ведомость
• подписывает в бухгалтерии расходный кассовый ордер на сданную выручку и вносит расходную запись в кассовую книгу (форма N КО-4)
• в конце дня передает в бухгалтерию отчет кассира с кассовыми ордерами и прилагаемыми к ним документами.

Что касается материальная ответственность кассовых работников, то с кассиром должен быть заключен трудовой договор и договор о материальной ответственности.

Статья 244 ТК РФ определяет, что письменные договоры о полной ответственности, т.е. о возмещении работодателю причиненного ущерба в полном размере за недостачу вверенного работникам имущества, могут заключаться с работниками, достигшими возраста восемнадцати лет и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество.

В Перечне должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (утв. Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 85), упомянуты кассиры, контролеры, кассиры-контролеры (в том числе старшие), а также другие работники, выполняющие обязанности кассиров (контролеров).

Итак, с кассиром должен быть заключен договор о полной материальной ответственности.

Если договор о полной материальной ответственности по каким-то причинам не был заключен, работник несет ответственность лишь в размере среднемесячного заработка (ст. 241 ТК РФ).

Статья 247 ТК РФ определяет, что до принятия решения о возмещении ущерба конкретными работниками работодатель обязан провести проверку для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения.

Для проведения такой проверки работодатель имеет право создать комиссию с участием соответствующих специалистов. Истребование от работника письменного объяснения для установления причины возникновения ущерба является обязательным.

Материал, представленный в настоящей статье, предоставлен исключительно для информационных целей и может оказаться не применимым в конкретной ситуации, и не должен воприниматься как гарантия будущих результатов. За решением конкретных вопросов рекомендуем обращаться к специалистам нашей компании.
Обращаем внимание на необходимость учитывать изменения в законодательстве, произошедших после даты подготовки материала.